Đề cương bài giảng kế toán hành chính sự nghiệp

+ Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cho phù hợp: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán liên quan, cu

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN

Trang 2

Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 1

Mục lục

Chương 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 2

1.1 Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trong đơn vị HCSN 2

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp 2

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp 2

1.2 Tổ chức công tác kế toán HCSN 3

1.2.1 Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp 3

1.2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN 4

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán 21

Chương 2: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 28

2.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 28

2.1.1 Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền 28

2.1.2 Quy định hạch toán vật tư 28

2.2 Kế toán vốn bằng tiền 30

Chương 3: KẾ TOÁN VẬT TƯ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ 39

3.1 Nhiệm vụ của kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa 39

3.2 Tài khoản sử dụng 42

3.3.Phương pháp hạch toán 43

Chương 4: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 48

4.1 Phân loại, đánh giá TSCĐ 48

4.2 Tài khoản sử dụng: 50

4.3 Phương pháp kế toán 51

CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 55

5.1 Kế toán thanh toán với công nhân viên, đối tượng khác và các khoản trích theo lương 55

5.2 Kế toán các khoản nợ phải thu, tạm ứng: 65

5.3 Kế toán các khoản phải trả, phải nộp 68

Chương 6: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU 80

6.1 Các khoản thu 80

Chương 7 KẾ TOÁN CÁC LOẠI HOẠT ĐỘNG 83

7.1 Kế toán chi và nguồn kinh phí chi cho hoạt động sự nghiệp 83

7.2 Kế toán chi và nguồn kinh phí dự án 95

Trang 3

Chương 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 1.1 Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trong đơn vị HCSN

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lí Nhà nước về một hoạt động nào đó Đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo chuẩn mực, định mức của Nhà nước

Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lí và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước tại đơn vị

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp

Để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải làm tốt công tác các nhiệm vụ sau đây:

- Thu thập, phản ánh, xử lí và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí cũng như các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước Kiểm tra tình hình chấp hành kỉ luật thu, chi, nộp Ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán

và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước

- Kiểm tra tình hình quản lí sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị

- Theo dõi, kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới

- Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lí và cơ quan tài chính đúng hạn và đúng quy định

- Cung cấp thông tin cần thiết để phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu Đồng thời tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn và các quỹ ở đơn vị

Trang 4

1.2 Tổ chức công tác kế toán HCSN

1.2.1 Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp

Bản thân công tác kế toán bao gồm các công việc về chứng từ, ghi sổ, tính giá và lập các báo cáo tài chính Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán là tạo ra mối liên hệ giữa các công việc trong từng phần hành kế toán cụ thể Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hoá nội dung hạch toán kế toán cụ thể Mức độ cụ thể hoá tuỳ thuộc vào quy mô của từng đơn

vị cũng như số lượng nghiệp vụ phát sinh Tuy nhiên về tổng thể, trong một đơn vị HCSN thường bao gồm các phần hành kế toán sau đây:

* Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và các chứng chỉ có giá của đơn vị)

* Kế toán vật tư, tài sản

Kế toán vật tư, tài sản có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tại đơn vị Riêng đối với TSCĐ bên cạnh việc theo dõi từng loại tài sản về mặt hiện vật, kế toán còn phải theo dõi về nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại Ngoài ra kế toán còn nhiệm vụ phản ánh công tác đầu tư xây dựng cơ bản và tình hình sửa chữa lớn tài sản cố định

* Kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng (người mua, người bán, người cho vay, cấp trên, Ngân sách, công nhân viên…)

* Kế toán nguồn kinh phí

Nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí là phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng giảm trong kì của các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, NVKD, các quỹ cơ quan, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của đơn vị

* Kế toán các khoản thu

Kế toán các khoản thu có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phát sinh trong đơn vị như các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD… tại đơn

vị cũng như tình hình phân phối, sử dụng và thanh toán các khoản thu

Trang 5

* Kế toán các khoản chi

Kế toán các khoản chi có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh trong đơn vị như các khoản chi hoạt động chuyên môn, chi dự án cũng như tình hình xét duyệt và thanh quyết toán theo từng khoản chi Ngoài ra tại các đơn vị có tiến hành hoạt động SXKD kế toán còn phải theo dõi các khoản chi hoạt động SXKD, trên cơ sở đó, xác định kết quả hoạt động tại đơn vị

1.2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN

Khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN đều phải căn cứ vào 2 yếu tố

cơ bản sau:

- Quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị

- Các quy định của luật kế toán, chế độ kế toán HCSN và các văn bản hướng dẫn hiện hành

Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN bao gồm:

a) Tổ chức vận dụng một số quy định chung:

*) Phân loại kế toán

- Kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

- Kế toán đơn và kế toán kép

*) Yêu cầu tổ chức kế toán HCSN

Trên cơ sở yêu cầu chung đặt ra cho kế toán và đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN, khi tổ chức thực hiện công tác kế toán HCSN phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

Trang 6

- Công khai

- Thận trọng

- Mục lục ngân sách nhà nước: Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện các nguyên tắc nói trên còn phải thực hiện nguyên tắc kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành

*) Đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:

- Tiền và các khoản tương đương tiền

- Vật tư và TSCĐ

- Nguồn kinh phí, quỹ

- Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán

- Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạy động

- Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán

*) Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán

Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoài tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt nam hoặc Bộ tài chính công bố tài thời điểm phát sinh (ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam thì quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam)

*) Đơn vị hiện vật và thời gian lao động

*) Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán

*) Chữ số rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính

*) Kỳ kế toán

*) Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

- Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán

- Đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, kiểm toán Các đơn vị được cung cấ tài liệu kế toán có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và hoàn trả tài liệu kế toán đầy

đử, đúng hạn

Trang 7

Bộ mụn kế toỏn – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yờn Page 6

b) Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn

Hệ thống chứng từ kế toỏn ỏp dụng cho đơn vị Hành chớnh sự nghiệp hiện nay được quy định trong Chế độ kế toỏn HCSN (ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

*) Phõn loại chứng từ kế toỏn

*) Cỏc nội dung cơ bản của chứng từ:

Chỉ được sao chụp chứng từ kế toỏn trong cỏc trường hợp sau đõy:

- Đơn vị kế toỏn cú dự ỏn vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết và phải nộp bản chứng từ chớnh cho nhà tài trợ nước ngoài

- Đơn vị kế toỏn bị cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chớnh chứng từ kế toỏn

- Chứng từ kế toỏn bị mất hoặc bị hủy hoại do cỏc nguyờn nhõn khỏch quan

*) Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toỏn

c) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn

- Yờu cầu của việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn

- Hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho đơn vị Hành chớnh sự nghiệp hiện nay được quy định trong Chế độ kế toỏn HCSN (ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) bao gồm 8 loại: 35 tài khoản cấp 1 trong Bảng cõn đối kế toỏn và 7 tài khoản ngoài Bảng cõn đối kế toỏn

d) Tổ chức vận dụng hỡnh thức kế toỏn và hệ thống sổ kế toỏn

Sổ kế toán dùng để ghi chép có hệ thống các số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc

và các chứng từ kế toán khác hợp lý, hợp pháp, phục vụ cho nhiều mục đích quản lý khác

Trang 8

nhau Vì vậy, sổ kế toán cần phải có nhiều loại sổ để phản ánh tính đa dạng, phong phú của số liệu và phục vụ được những yêu cầu quản lý khác nhau

- Sổ tổng hợp: là loại sổ dùng để theo dõi những chỉ tiêu tổng hợp v một đói tượng

nhất định, sổ tổng hợp thường được ghi định kỳ và chỉ theo dõi đối tượng theo chỉ tiêu tiền

tệ (thước đo giá trị), được làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính kế toán Căn cứ ghi sổ tổng hợp có thể là chứng từ gốc hoặc có thể là chứng từ trung gian (chứng từ ghi sổ, bảng

kế chứng từ ) Số tổng hợp thường là sổ Cái tài khoản

- Sổ chi tiết: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về một đối tượng (một tài khoản hoặc

một chỉ tiêu phản ánh) Sổ chi tiết mở theo tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 Sổ chi tiết có thể

mở vì 2 mục đích: Quản lý chi tiết đối tượng cần quản lý và để đối chiếu hoặc làm căn cứ ghi cào sổ tổnghợp (mục đích quản lý và mục đích nghiệp vụ kế toán) Trên thực tế sổ chi tiết thường được mở cho các đối tượng: tiền ngoại tệ, tài sản cố định, vật tư, hàng hoá, sản phẩm,

Sử dụng sổ kế toán là một kỹ thuật nghiệp vụ, để đảm bảo sự thống nhất cần quy định các ký thuật: mở sổ, ghi sổ, chữa sai sót trên sổ, chữa sổ và khóa sổ kế toán đảm bảo công tác kế toán trên sổ được thực hiện chuẩn xác, thống nhất, làm cho số liệu kế toán trên

sổ trở thành ngôn ngữ

* Mở sổ kế toán

Sổ kế toán quy định mở vào đầu niên độ Đối với Doanh nghiệp mới thành lập, sổ

kế toán được mở từ ngày thành lập Đơn vị kế toán phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ nhất định Các sổ mở cần đăng ký với cơ quan thuế

và tài chính, sổ quyển phải có dấu giáp lai giữa hai trang sổ liền nhau, phải đăng ký số trang sổ mở và đóng thêm nếu thiếu khi sử dụng

Căn cứ mở sổ sổ thường là căn cứ bảng cân đối kế toán đầu năm (nếu là đơn vị mới thnàh lập) hoặc dựa vào thực tế sổ sử dụng năm trức để có kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ

Sổ mở được dùng trong suốt niên độ theo thông lệ quốc tế, niên độ sử dụng sổ sách

mở là 12 tháng gồm 365 ngày; Việt Nam quy định niên độ tài chính để mở sổ là 12 tháng

kể từ ngày 01-01-N đến ngày 31-12-N

Cuối sổ phải có các chữ ký quy định cũng như tính hợp pháp của mở sổ cũng như

số liệu được ghi vào đó trong suốt niên độ

* Kỹ thuật ghi sổ kế toán

- Ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định

- Số liệu ghi trên sổ phải ghi rõ căn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung

số liệu chuyển sổ từ đầu

- Số liệu ghi trên sổ phải rõ ràng, sạch sẽ và ghi liên tục, không được cách dòng để tránh điền thông tin thêm vào

- Số tiền dương được ghi bằng mực xanh, số tiền âm (theo quy ước là số điều chỉnh giảm) được ghi bằng mực đỏ hoặc đóng khung

- Khi có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng quy định

- Khi chuyển sổ mà chưa kết thúc niên độ, cầng ghi rõ ‘cộng mang sang” ở trang

Trang 9

trước và “công tang trước” ở trang sau

* Kỹ thuật sửa chữa sai sót trên sổ kế toán

Trong quá trình ghi sổ kế toán, có thể xảy ra các trường hợp sai sót do:

- Ghi sai các số liệu từ chứng từ vào sổ kế toán (ghi nhiều hơn hoặc nhỏ hơn)

- Bỏ sót định khoản (bỏ sót nghiệp vụ)

- Ghi trùng lặp các định khoản

- Ghi sai quan hệ đối ứng

Để đảm bảo số liệu kế toán khớp với thực tế tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh thì cần hết sức hạn chế những sai sót có thể xảy ra Khi phát hiện ra sai sót,

dù là trong hay sau kỳ hạch toán, niên độ kế toán, cần phải áp dụng các phương pháp chữa

sổ theo những nguyên tắc thống nhất quy định Các nguyên tắc làm cơ sở cho việc sửa chữa sai sót đó là:

+ Phải thường xuyên đối chiếu sổ để phát hiện sớm trước khi cộng sổ, kết dư sổ, chuyển sổ giữa 2 kỳ kế toán, giữa 2 niên độ kế toán

+ Khi phát hiện sai cần tuỳ thuộc vào tính chất thời điểm pháthiện để dùng kỹ thuật sửa thích hợp Trong bất kỳ cách sửa sổ nào cũng không đưowcj tẩy xoá làm mờ, mất, làm không rõ ràng số sai cần sửa

Các kỹ thuật chữa sổ như sau:

Cách chữa: dùng mực đỏ gạch ngang vào giữa dòng sai số (không được làm mất, làm

mờ số sai) sau đó ghi lại con số hoặc chữ đúng bằng mực thường với cùng số hiệu chứng từ gốc lên phía trên số bị gạch bỏ Người cải chính phải ký tên trên dòng có sai sót

Cách chữa sổ: số đã ghi sổ lớn hơn số thực tế phát sinh: thì dùng mực đỏ (bút toán

đỏ) ghi số thừa trên sổ theo đúng quan hệ đối ứng đã ghi (bằng cách đặt số cần ghi vào

Trang 10

trong ô hình chữ nhật hoặc trong dấu ( ), đồng thời ghi giải thích - điều chỉnh giảm cho

nghiệp vụ nào)

- Nếu ghi trùng định khoản (nghiệp vụ) 2 lần hoặc ghi sai định khoản: dùng mực đỏ (bút toán đỏ) ghi lại định khoản sai hoặc trùng sau đó dùng mực thường ghi lại định khoản

đúng

* Kỹ thuật khoá sổ kế toán

Khoá sổ kế toán thường được thực hiện vào ngày cuối của niên độ kế toán, giữa các

kỳ báo cáo và xã định kết quả, trong một vài trường hợp, kế toán phải khoá sổ trong kỳ kế toán để kết dư, kiểm tra số liệu

Trước khi kháo sổ cần tiến hành ghi nốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết, kiểm tra, đối chiếu số liệu

Khi khoá sổ, kế toán tiền hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác của số liệu, sau đó ghi bút toán khoá sổ – chuyển cột của số dư tài khoản

Hình thức kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc

Hình thức kế toán bao gồm những nội dung cơ bản sau:

- Số lượng sổ và kết cấu của từng sổ

- Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ

- Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá trình xử lý thông tin

Việc tổ chức sổ sách kế toán trong mỗi đơn vị cần thống nhất theo một trong các hình thức kế toán dưới đây

+ Nhật ký - sổ cái được sử dụng làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả

các hoạt động kinh tế theo thứ tự thời gian và theo hệ thống

+ Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết

- Sổ kế toán sử dụng:

+ Sổ nhật ký – sổ cái: chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất đó là Nhật ký - sổ cái,

sổ này dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian và theo

hệ thống Sổ này được mở cho suốt (từng) niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng

Bộ, sở Nhật ký – Sổ cái

Đơn vị: Năm

Trang 11

+ Sổ thẻ kế toán chi tiết: Các sổ kế toán chi tiết được mở chi tiết cho các tài khoản

cấp I cần theo dõi chi tiết Số lượng sổ kế toán chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ doanh nghiệp, như Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu, Thẻ kho

- Phương pháp ghi sổ:

Hạch toán trên Nhật ký - Sổ cái được thực hiện vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ

thống cho từng tài khoản riêng biệt Các tài khoản sổ cái được trình bày trên cùng một trang sổ: Nhật ký - Sổ cái

Cơ sở ghi Nhật ký - sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc cùng loại Nhật

ký - Sổ cái được ghi hàng ngày (thường xuyên)

- Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiến hành định khoản rồi ghi trực tiếp vào Nhật ký - Sổ cái Đối với những chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều trong kỳ,

có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc và lấy số tổng cộng ghi một lần vào Nhật ký - Sổ cái nhằm giảm bớt khối lượng ghi sổ Mỗi chứng từ (bảng tổng hợp chứng từ) ghi vào một dòng của Nhật ký - Sổ cái

+ Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cho phù hợp: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán liên quan, cuối tháng (cuối quý) tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết Cuối kỳ kiểm tra đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với số liệu ở sổ Nhật ký - Sổ cái, giữa sổ quỹ với Nhật ký - Sổ cái, căn cứ vào số liệu ở sổ Nhật ký

- Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành lập báo cáo kế toán

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Số dư đầu kỳ

Cộng số dư cuối kỳ n

Số dư đầu kỳ (n+1)

Chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trang 12

- Đặc điểm: đây là hình thức kế toán phát triển cao hơn so với các hình thức

Nhậtkýchung hay Nhật ký sổ cái trong lĩnh vực thiét kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hoá cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt Các hoạt động kinh tế, tài chính được phản ánh trên chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ rồi từ đó ghi vào các sổ tổng hợp liên quan Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: sổ cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kế toán riêng biệt

+ Chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản): Sổ này có nhiều dạng và nội dung phản ánh: Chứng từ ghi sổ lập trên cơ sở chứngtừ gốc có cùng một nội dung kinh tế (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập ) Tuỳ theo tính chất phát sinh nghiệp vụ của đối tượng phản ánh mà có thể lập chứng từ ghi sổ hàng ngày hoặc 3.5.7.10 ngày

Chứng từ ghi sổ phải đính kèm chứng từ gốc mới có giá trị pháp lý để ghi tiếp vào các sổ tổng hợp khác

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Trang 13

+ Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ ghi

sổ đã lập trong tháng

.Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Năm

Chứng từ ghi sổ

Cộng tháng

Cộng luỹ kế từ đầu quý

Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý

Ngày tháng năm

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Sổ cái: Là sổ ghi theo hệ thống để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản được ghi trên

một trang sổ cái Sổ cái của hình thức kế toán này có thể chi tiết theo tài khoản cấp 2.3

Sổ cái

Năm:

Tài khoản

Số hiệu

Trang 14

Tổng số tiền

Tài khoản cấp 2

Số

hiệu

Ngày tháng

Nợ C

ó

Tài khoản

Hàng ngày, từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp ghi vào Chứng

từ ghi sổ, hoặc từ các chứng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi từ bảng tổng hợp chứng từ gốc định kỳ ghi vào Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó từ Chứng từ ghi sổ ghi vào các sổ cái các tài khoản liên quan Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cho phù hợp Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán liên quan, cuối tháng (cuối quý) tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết Cuối tháng (quý) đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với số liệu

ở sổ cái, đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên sổ cái Tính tổng

số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, và số Dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ cái, và

từ sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh

Cộng tổng số tiền của các nghịêp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên bảng cân

đối tài khoản, từ bảng cân đối tài khoản lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Sổ, thẻ kế toán Bảng tổng hợp

chứng từ gốc

Trang 15

- Đặc điểm: là hình thức sổ kế toán đơn giản, tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc

ghi sổ theo hệ thống Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt (Nhật ký chung và Sổ cái)

+ Nhật ký chung: là sổ nhật ký chủ yếu, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

phản ánh ở chứng từ gốc đều được ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ Nhật ký chung Nhật ký chung mở chung cho các đối tượng, thường là sổ quyển, không có sổ tờ rời

Mẫu Nhật ký chung có dạng

Trang 16

Số hiệu tài khoản

Cộng chuyển sang trang sau

lý đối tượng đó để có mẫu sổ hợp lý với quá trình hạch toán

Ghi có các tài khoản

Số

hiệu

Ngày tháng

Tài khoản khác

Số trang trước chuyển sang

Trang 17

Ghi Nợ các tài khoản

Số hiệu

số hiệu

Số

hiệu

Ngày tháng

Hàng hoá

Nguyên vật liệu

Tài khoản khác

Số tiền số hiệu

Trang 18

Ghi có tài khoản doanh thu

Số

hiệu

Ngày tháng

Hàng hoá

Thành phẩm

sổ Nhật ký và được thực hiện theo từng nghiệp vụ đã ghi trên sổ Nhật ký

Mẫu Sổ cái của hình thức Nhật ký chung như sau:

Đơn vị: Sổ cái

Địa chỉ: Năm

Tài khoản

Số hiệu

Trang 19

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào Nhật ký chung hoặc Nhật ký chuyên dùng

theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, hoặc ghi vào các sổ chi tiết (với những đối tượng cần hạch toán chi tiết) Định kỳ (trong kỳ), từ Nhật ký chung ghi vào các Sổ cái của các tài khoản liên quan Với các Nhật ký chuyên dùng thì cuối kỳ lấy số tổng cộng ghi một lần vào sổ cái tài khoản liên quan Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết; Từ sổ cái lập bảng cân đối tài khoản; đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản Sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối tài khoản lập báo cáo tài chính

- Ưu điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế

toán, có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy tính trong xử lý số liệu kế toán

- Nhược điểm: ghi trùng lặp nhiều

- Điều kiện áp dụng: thích hợp với mọi đơn vị hạch toán nếu đơn vị đã sử dụng máy

tính trong xử lý thông tin kế toán, chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô vừa và nhỏ nếu đơn

vị chưa sử dụng máy tính vào xử lý thông tin kế toán

7.2.4 Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ

Hình thức Nhật ký - chứng từ là hình thức kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt

động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên Nợ các tài khác có liên quan

- Đặc điểm: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đều được phân loại hệ thống hoá

để ghi vào bên Có của các Tài khoản trên các sổ Nhật ký - chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số

liệu từ Nhật ký - chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản Hình thức kế toán Nhật ký -

Trang 20

chứng từ kết hợp ghi sổ kế toán theo thời gian và theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các Sổ nhật ký - chứng từ Kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trong cùng một mẫu sổ và trong cùng thời gian

- Sổ kế toán sử dụng: bao gồm các Nhật ký - chứng từ, các bảng kê, sổ thẻ kế toán

chi tiết và sổ cái

Nhật ký - chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phân loại, phản ánh số phát sinh bên Có của các tài khoản Nhật ký - chứng từ có thể mở riêng cho từng tài khoản và có thể

mở chung cho một Nhật ký - chứng từ cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau và có nghiệp vụ phát sinh ít Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh ở một Nhật ký - chứng từ và từ Nhật ký - chứng từ này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng Số phát sinh

Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các Nhật ký - chứng từ khác nhau có liên quan

đối ứng Có với tài khoản ở Nhật ký - chứng từ đó Cuối mỗi tháng, chứng được tập hợp phản ánh vào sổ cái Nhật ký -chứng từ mở cho từng tháng Mẫu sổ Nhật ký - chứng từ

được thiết kế vận dụng theo kết cấu kiểu bàn cờ Theo chế độ hiện hành, hiện nay có 10 Nhật ký chứng từ: từ Nhật ký - chứng từ số 1 đến Nhật ký - chứng từ số 10

Bảng kê được sử dụng trong một số trường hợp cần tập hợp số liệu chi tiết, hoặc cần tính toán những số liệu cần thiết, phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký - chứng từ được gọn nhẹ nhanh chóng Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà mẫu bảng kê được thiết kế khá đa dạng

và phong phú Theo chế độ hiện hành, hiện nay quy định có 11 bảng kê: từ bảng kê số 1

đến bảng kê số 11

Bảng phân bổ được sử dụng để tập hợp, tính toán và phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí trong một số trường hợp chi phí cần tập hợp và phân bổ trước khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê Theo chế độ hiện hành, hiện nay quy định có 4 bảng phân bổ

Tờ kê chi tiết dùng để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại của một số đối tượng có đặc tính riêng về hạch toán chi tiết, nhằm phục vụ cho việc ghi bảng kê hoặc Nhật ký - chứng từ

được đơn giản Ngoài tờ kê chi tiết, hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ còn được sử dụng các sổ chi tiết giống như những hình thức kế toán khác trong các trường hợp mà hạch toán chi tiết chưa được kết hợp hạch toán trên các sổ trên

Sổ cái được mở cho cả năm, mở cho các tài khoản tổng hợp mỗi tài khoản sử dụng cho một trang sổ và chi tiết theo từng tháng Nguyên tắc ghi sổ cái đối với hình thức này là: số phát sinh bên Có mỗi tài khoản được phản ánh vào sổ cái theo tổng số lấy từ Nhật ký - chứng từ ghi

Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo đối ứng Có với từng tài khoản lấy

ở các Nhật ký - chứng từ có liên quan Sổ cái chỉ ghi vào cuối tháng trên cơ sở các Nhật ký - chứng từ, sau đó tính ra số dư các tài khoản

Đơn vị: Sổ cái

Địa chỉ: Năm:

Tài khoản

Số hiệu

Trang 21

- Phương pháp ghi sổ: hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các nhật ký -

chứng từ, hoặc Bảng kê, Tờ kê chi tiết có liên quan hoặc ghi vào các sổ chi tiết có liên quan Đối với các trường hợp ghi vào tờ kê chi tiết, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các tờ kê chi tiết ghi vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê có liên quan Đối với các bảng kê, phần lớn cũng được tổng hợp để ghi vào Nhật ký - chứng từ có liên quan Cuối tháng, từ Nhật ký - chứng từ ghi vào sổ cái, từ các sổ kế toán chi tiết tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tương ứng trên

sổ cái Cuối cùng từ Nhật ký - chứng từ, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo kế toán

- Ưu nhược điểm:

+ Ưu điểm: đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi sổ do hầu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (Trừ 1 số tài khoản thanh toán) Việc kiểm tra, đối chiếu được tiến hành thường xuyên trên tờ sổ do sổ được kết cấu theo kiểu bàn cờ tức là được ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ Cung cấp số liệu kế toán kịp thời cho công tác quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn

+ Nhược điểm: số lượng sổ nhiều, kết cấu sổ phức tạp, nên khó vận dụng phương tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán

- Điều kiện vận dụng: thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ kế

toán có trình độ cao và đơn vị hạch toán kế toán chủ yếu bằng thủ công

Trình tự hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ

Sơ đồ 7.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ

Trang 22

Ví dụ áp dụng Cho số dư đầu tháng 1/2006 của một số tài khoản như sau tại Công ty A

Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 1/2006 như sau:

1 Thu tiền mặt do khách hàng trả nợ: 7.000 (Phiếu thu số 01 ngày 01/01/2006)

2 Rút tiền gửi ngân hàng nhập về quỹ tiền mặt: 3.000 (Phiếu thu số 02 ngày 02/01/2006)

3 Chi tiền mặt trả nợ cho người bán: 2.000 (Phiếu chi số 01 ngày 05/01/2006)

4 Nhập kho 1.000 nguyên vật liệu trả bằng tiền mặt (Phiếu chi số 02 ngày 08/01/2006)

Như vậy bộ máy kế toán giống như một cỗ máy, nó bao gồm các phần tử (từng cán

bộ kế toán), các bộ phận (từng tổ kế toán) Giữa các phần tử, các bộ phận có mối liên kết chặt chẽ với nhau (Theo một trật tự trong một hệ thống) về quan hệ cung cấp số liệu, đối chiếu số liệu, quan hệ chặt trẽ với nhau trong việc thực hiện các chức năng của hạch toán

kế toán

Tuỳ theo đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, trình

độ cán bộ kế toán mà các đơn vị cơ thể lựa chọn mô hình tổ chức kế toán và bộ máy kế toán tương ứng với mô hình kế toán cho phù hợp

Hoạt động của bộ máy kế toán có hiệu quả hay không là do sự phân công, tạo lập mối

Trang 23

liên hệ chặt chẽ giữa các cán bộ nhân viên kế toán trong công việc với những tính chất khác nhau

Trong bộ máy kế toán, các kế toán phần hành và kế toán tổng hợp đều có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về công tác kế toán ở đơn vị Các kế toán phần hành thường

được chuyên môn hoá sâu theo một hoặc một số phần hành Khi đã được phân công ở phần hành kế toán nào, thì kế toán đó phải đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới các giai đoạn kế toán tiếp theo như: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ theo thực tế, lập báo cáo phần hành được giao Trong quá trình đó các kế toán phần hành

có mối quan hệ có tính chất tác nghiệp với nhau Đồng thời các kế toán phần hành đều có mối quan hệ với kế toán tổng hợp trong việc cung cấp số liệu đảm bảo cho kế toán tổng hợp thực hiện chức năng tổng hợp

Kế toán tổng hợp được phân công công tác kế toán có liên quan đến tất cả các phần hành kế toán, nhằm thực hiện tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý chung toàn đơn vị Trong quá trình này, kế toán tổng hợp thực hiện ghi sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất

Bất kỳ bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức nào đều phải có người lãnh đạo có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm nhiệm, chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán của đơn

vị Tuỳ theo từng loại hình đơn vị mà người lãnh đạo bộ máy kế toán được gọi là kế toán trưởng hoặc trưởng phòng kế toán hoặc phụ trách kế toán

Với chức năng tổ chức công tác kế toán ở đơn vị thuộc phạm vi phụ trách của mình, người lãnh đạo bộ máy kế toán là người giúp việc cho thủ trưởng về công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực kế toán Đối với những đơn vị không tổ chức hoạt động tài chính hoạt động

độc lập, người lãnh đạo bộ máy kế toán còn làm cả nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo cả công tác tài chính Trên cương vị đó, người lãnh đạo bộ máy kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp về hành chính của thủ trưởng đơn vị, đồng thời chịu sự lãnh đạo về nghiệp vụ chuyên môn của người lãnh đạo bộ máy kế toán cấp trên

Quyền hạn của người lãnh đạo bộ máy kế toán gắn liền với trách nhiệm có quyền phổ biến chủ chương và chỉ đạo thực hiện các chủ chương về chuyên môn, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan đến các bộ phận chức năng đó Kế toán trưởng có

Trang 24

quyền ký duyệt tất cả các tài liệu kế toán và có quyền từ chối ký duyệt đối với vấn đề tài chính không phù hợp với chế độ quy định của Nhà nước Với quyền hạn về ký duyệt này

đã thể hiện trách nhiệm rất to lớn của kế toán trưởng trong việc giám sát, quản lý tài sản, vốn liếng của doanh nghiệp

Việc tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị có thể thực hiện theo những mô hình khác nhau phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế toán mà đơn vị lựa chọn

Trong thực tế, mô hình tổ chức bộ máy kế toán rất đa dạng, vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố của đơn vị, như đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý, trình độ cán bộ nhân viên kế toán mà những yếu tố này rất khác nhau ở mỗi đơn vị

* Các kiểu bộ máy kế toán tương ứng với từng mô hình tổ chức kế toán

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

cùng một địa bàn hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng

đã trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán tập trung của đơn vị, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán Thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc

đơn vị làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó

và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán tập trung của đơn vị

Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị được thể hiện qua sơ đồ sau:

Trang 25

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, nhưng chưa trang bị và ứng dụng kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại, có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán tập trung của đơn vị và các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc

đơn vị Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc đơn vị gửi lên, hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung của toàn đơn vị, lập các báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị Các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi bộ phận phụ thuộc theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm Mô hình bộ máy kế toán

trong các đơn vị này được thể hiện qua sơ đồ sau:

Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) đơn vị

Bộ phận kế toán vật liệu, TSCĐ

Các nhân viên hạch toán ở bộ phận phụ thuộc

Trang 26

Mô hình kế toán kiểu phân tán

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô

lớn tổ chức hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc,

đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau, chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin hiện đại trong công tác kế toán, có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc hoạt động trên các địa bàn phân tán thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Khi đó, bộ máy kế toán của đơn vị, các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt

động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Bộ phận tài

chính Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán chung

Bộ phận kế

toán tiền lương

Bộ phận kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán chi phí

Bộ phận kế toán

Kế toán trưởng ở đơn vị cấp dưới

Các nhân viên hạch toán ở bộ phận phụ thuộc Phó kế toán trưởng

Trang 27

chính có tính chất chung toàn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các

bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và của toàn đơn vị, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị Phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của các bộ phận phụ thuộc theo

sự phân cấp của phòng kế toán tập trung, các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung trên một địa bàn làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban

đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận phụ thuộc đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng

kế toán trung tâm của đơn vị

Sơ đồ bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (kiểu tổ chức hỗn hợp)

Bộ phận kế toán chung

Bộ phận kế toán tiền lương

Bộ phận kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán chi phí

Các nhân viên hạch toán ở bộ phận phụ thuộc

Phó kế toán trưởng

Kế toán trưởng ở đơn vị cấp dưới

Kế toán trưởng ở đơn vị trực thuộc

Trang 28

 Phõn cụng lao động kế toỏn:

Việc phõn cụng lao động kế toỏn trong bộ mỏy kế toỏn phải đảm bảo yờu cầu sau:

- Lựa chọn đủ số lượng lao động kế toỏn

- Đảm bảo phõn cụng đỳng chuyờn mụn, trỡnh độ

- Tạo dựng mối quan hệ giữa cỏc laoij lao động trong bộ mỏy kế toỏn (quan hệ chỉ đạo, quan hệ tỏc nghiệp) Quy định thời gian hoàn thành từng cụng việc của từng loại lao động trong bộ mỏy kế toỏn

Bộ phận kế

toán tiền lương

Trang 29

Chương 2: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

2.1.1 Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền

- Sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là VNĐ, vàng bạc, kim khí đá quý và ngoại tệ phải được quy ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán

- Vàng bạc, ngoại tệ, kim khí đá quý hạch toán trên các TK phải được phản ánh theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để đơn giản cho công tác kế toán, các TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng phát sinh bằng ngoại tệ được quy ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán Chênh lệch giữa tỷ giá hạc toán với tỉ giá thực tế phản ánh vào TK 413: chênh lệch tỷ giá

- Đối với vàng bạc đá quý ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải được theo dõi chi tiết

về mặt số lượng, chất lượng, quy cách theo đơn vị đo lường thống nhất của Nhà nước Việt Nam, các loại ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ

- Mọi giao dịch liên quan tới biến động tăng giảm tiền mặt, TGNH của các đơn vị đều phải lập chứng từ hợp lí, hợp pháp để ghi sổ và lập các báo cáo tài chính

*) Tài khoản 111- Tiền mặt

TK 111: Tiền mặt, được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị HCSN

Nội dung và kết cấu:

Bên nợ phản ánh các khoản tiền mặt tăng do:

- Nhập quỹ tiền mặt các loại thu từ các hoạt động, các giao dịch, sự kiện

- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ

Bên có phản ánh các khoản tiền mặt giảm do:

Trang 30

- Xuất quỹ tiền mặt các loại cho các mục đích sử dụng tiền tệ trong đơn vị

- Thiếu hụt tiền mặt tại quỹ khi kiểm kê

- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại

Số dư bên nợ: phản ánh các loại tiền mặt còn tồn quỹ cuối kì

TK 111: Tiền mặt gồm 4 TK chi tiết sau:

TK 1111: Tiền Việt Nam

Nội dung và kết cấu TK 112 được phản ánh như sau:

Bên nợ phản ánh các loại TGNH thu và gửi vào từ:

- Các loại kinh phí, vốn nhận cấp phát, rút từ dự toán, hạn mức bằng TGNH

- Các loại tiền VN, ngoại tệ, kim khí, đá quý gửi vào NH, kho bạc

- Thu từ các hoạt động bằng TGNH, kho bạc

- Thu nợ phải thu bằng TGNH, kho bạc

- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại

- Các khoản điều chỉnh tăng do ghi sót, ghi nhầm

Bên có phản ánh TGNH, kho bạc giảm do:

- Các khoản tiền VN, vàng bạc, rút về quỹ tiền mặt

- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại

- Chi TGNH, kho bạc thanh toán, chi trả, cho vay

Trang 31

Số dư bên nợ phản ánh các loại tiền Vn, ngoại tệ, còn gửi tại NH, kho bạc cuối kì (đầu kì)

2.2.1 Kế toán quỹ tiền mặt

*) Nội dung thu chi tiền mặt

- Thu tiền mặt từ các nguồ: rút TGNH, kho bạc, nhận kinh phí hoạt động, kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí dự án, kinh phí Nhà nước cấp theo đơn đặt hàng, bán hàng hoá, dịch vụ, tài sản, đối tác thanh toán công nợ…

- Chi tiền mặt cho cá mục đích: gửi tiền mặt vào TK ngân hàng, kho bạc, mua tài sản, hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho các hoạt động, cấp kinh phí cho cấp dưới, thanh toán công

nợ cho các đối tác liên quan

*) Chứng từ kế toán thu chi tiền mặt

- Bảng kê kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc )

- Biên lai thu tiền

*) Phương pháp hạch toán

Các trường hợp tăng tiền mặt tại quỹ:

- Rút TGNH, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt đơn vị, kế toán ghi:

Trang 32

- Nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, căn cứ phiếu thu ghi:

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 462 Nguồn kinh phí dự án

Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN

Các khoản tiền nhận là kinh phí rút từ dự toán thì ghi Có TK 008, 009

- Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí và các khoản thu khác ghi:

Có TK 342 Thanh toán nội bộ

Có TK 341 Kinh phí cấp cho đơn vị phụ thuộc

- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định nguyên nhân chờ xử lí, kế toán ghi:

Nợ TK 111 Tiền mặt

Trang 33

Có TK 331 Các khoản phải trả (3318)

- Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, trái phiếu bằng tiền mặt ghi:

Có TK 511 Các khoản thu (5118)

Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất cung ứng

- Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ:

Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái

- Khi thu tiền mặt bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 111 Tiền mặt (Tổng giá thanh toán)

Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất cung ứng

Có TK 5118 Thu sự nghiệp khác

Các trường hợp giảm tiền mặt tại quỹ:

- Chi tiền mặt mua vật liệu, CCDC, hàng hoá căn cứ phiếu chi kế toán ghi:

Nợ TK 152 Vật liệu, dụng cụ

Nợ TK 155 Sản phẩm hàng hoá

Nợ TK 631 Mua về dùng ngay cho sản xuất

Nợ TK 3113 Thuế GTGT được khấu trừ

Trang 34

Nợ TK 431 Quỹ cơ quan

Nợ TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

Trang 35

- Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt, các khoản vãng lai

Nợ TK 341 Kinh phí, vốn cấp cho đơn vị phụ thuộc

Nợ TK 342 Thanh toán nội bộ

Có TK 111 Tiền mặt

- Chi quỹ cơ quan nộp các khoản thuế, phí, lệ phí, KPCĐ, BHXH

Nợ TK 333 Các khoản phải nộp NN

Nợ TK 332 Các khoản phải nộp theo lương

- Số tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê, kế toán ghi:

Nợ TK 311 Các khoản phải thu (3118)

- Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ:

Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 111 Tiền mặt (1112)

2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc

*) Nội dung thu chi tiền gửi

Trang 36

TGNH, kho bạc của các đơn vị HCSN bao gồm: tiền VN, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

Nội dung thu chi TGNH, kho bạc:

- TGNH, kho bạc được tăng lên chủ yếu là do: xuất quỹ tiền mặt gửi vào TK ngân hàng, kho bạc, nhận được các khoản kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí đầu tư XDCB, nguồn kinh phí NN đặt hàng cấp bằng chuyển khoản, bán hàng hoá, dịch vụ hoặc các đối tác thanh toán nợ bằng chuyển khoản

- TGNH chi ra cho các mục đích sau: rút TGNH, kho bạc về quỹ tiền mặt để thanh toán, thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ, tài sản bằng chuyển khoản, thanh toán công nợ bằng chuyển khoản

- Các trường hợp tăng TGNH, kho bạc

- Nộp tiền mặt vào NH, kho bạc, kế toán ghi:

Trang 37

Có TK 341 Kinh phí cấp cho đơn vị cấp dưới

- Khi nhận được kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí đầu tư XDCB, vốn kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 112 TGNH, kho bạc

Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 462 Nguồn kinh phí dự án

Có TK 465 Nguồn kinh phí thực hiện đơn đặt hàng

Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh

Có TK 336 Tạm ứng kho bạc

- Nếu TGNH, kho bạc tăng do rút dự toán thì ghi Có TK 008, 009

- Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí, kế toán ghi:

Có TK 511 Thu sự nghiệp và thu khác

Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ kinh doanh

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp

- Chênh lệch do đánh giá lại, kế toán ghi:

Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá

- Các trường hợp giảm TGNH, kho bạc

- Rút TGNH, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi:

Có TK 112 TGNH, kho bạc

- Mua NVL, CCDC, hàng hoá bằng TGNH, kho bạc, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Vật liệu, CCDC

Trang 38

- Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:

Nợ TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

Nợ TK 661 Chi hoạt động

Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

- Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh

- Chi tạm ứng, thanh toán các khoản phải trả phải nộp theo lương, nộp phí, lệ phí, kế toán ghi:

- Kinh phí cấp cho cấp dưới hoặc nộp hoặc thanh toán các khoản vãng lai khác cho đơn

vị cấp trên hoặc cấp dưới, kế toán ghi:

Trang 39

Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới

Nợ TK 342 Thanh toán nội bộ

Có TK 112 TGNH, kho bạc

- Chi bằng TGNH, kho bạc cho mục đích đầu tư XDCB, cho hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ kinh doanh, thực hiện dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 241 XDCB dở dang

Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 635 Chi thực hiện đơn đặt hàng

Trang 40

Chương 3: KẾ TOÁN VẬT TƯ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ

3.1 Nhiệm vụ của kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa

3.1.1 §¸nh gi¸ vËt t

*) Đặc điểm vật liệu, dụng cụ

Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận tài sản mà đơn vị HCSN khai thác sử dụng để phục vị cho hoạt động của đơn vị Khác với đơn vị SXKD, vật liệu, dụng cụ ở các đơn vị HCSN là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho hoạt động HCSN theo chức năng nhiệm vụ được giao Vật liệu, dụng cụ được coi là hình thái tài sản thuộc nguồn kinh phí, quỹ cơ quan hoặc

Định dạng
Số trang	122
Dung lượng	1,4 MB