Đề cương bài giảng hệ thống thông tin kế toán

Những sự kiện, con số, hình ảnh… chưa được xử lý để phù hợp với người sử dụng - Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN

KHOA KINH TẾ

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

(HỆ ĐẠI HỌC) (Tài liệu lưu hành nội bộ)

Hưng Yên

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 1

MỤC LỤC Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 3

1.1 Hệ thống thông tin kế toán 3

1.1.2.Lý thuyết về hệ thống 3

1.1.2 Hệ thống thông tin 4

1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý 6

1.1.4 Hệ thống thông tin kế toán 12

1.2 Kế toán trong thời đại công nghệ thông tin 21

1.2.1 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 21 1.2.2 Kế toán tài chính và kế toán quản trị 23

Chương 2 THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 26

2.1.Thiết lập thông tin và sơ đồ hệ thống thông tin 26

2.1.1 Tài liệu tra cứu 26

2.1.2 Dự tính hệ thống công việc được tiến hành như thế nào? 26

2.1.3 Thiết kế hệ thống mới 26

2.1.4 Phát triển tính kiểm soát hệ thống và kiểm soát chi phí bảo trì 26

2.1.5 Hệ thống thông tin giúp kiểm toán 27

2.1.6 Trình tự xử lý nghiệp vụ kinh doanh 27

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu 27

2.2.1 Một vài khái niệm cơ bản 27

2.2.2 Các biểu tượng được sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu 29

2.2.4 Các loại sơ đồ dòng dữ liệu 31

2.3 Hướng dẫn vẽ lưu đồ 35

2.3.1 Các biểu tượng dùng để vẽ lưu đồ 36

2.3.2 Lưu đồ dòng dữ liệu (chứng từ) 37

2.3.2.1 Hướng dẫn vẽ lưu đồ xử lý dữ liệu (Flow chart) 40

2.3.3 Lưu đồ hệ thống 44

2.4 Người sử dụng cuối cùng không chuyên và các tài liệu hướng dẫn 45

2.4.1 Tầm quan trọng của tài liệu hướng dẫn cho người không chuyên 45

2.4.2 Kiểm soát người sử dụng cuối cùng 46

Chương 3 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH KINH DOANH 47

3.1 Các chu trình kinh doanh cơ bản 47

3.1.1 Tổng quan về chu trình kế toán tài chính tại công ty 47

3.1.2 Hệ thống mã hoá 49

3.2 Lựa chọn và báo cáo các thông tin kế toán 50

3.2.1 Tính hữu dụng và thân thiện với người đọc 50

3.2.2 Tính dễ nhận dạng và ổn định về thông tin 50

3.2.3 Chứng từ gốc – nguồn thông tin 51

3.3 Hai chu trình kinh doanh chính 51

3.3.1 Chu trình bán hàng 51

3.3.2 Chu trình mua hàng 57

3.4 Các chu trình kinh doanh khác trong doanh nghiệp 63

3.4.1 Chu trình quản lý nguồn nhân lực trong công ty 64

3.4.2 Chu trình sản xuất 70

3.4.3 Chu trình tài chính 73

3.4.4 Quá trình kinh doanh tại một số ngành đặc biệt 76

Chương 4 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 80

4.1 Định nghĩa và các thành phần cấu thành 80

4.1.1 Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ 80

4.1.3 Để đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả 93

4.1.4 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp 94

4.2 Những rủi ro mà công ty cần kiểm soát 96

4.2.1 Nhận diện rủi ro 96

4.2.2 Đánh giá rủi ro 99

4.3 Phân tích các thủ tục kiểm soát 101

4.3.1 Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa 101

4.3.2 Thủ tục kiểm soát phát hiện và thủ tục kiểm soát điều chỉnh 101

4.3.3 Mối quan hệ giữa thủ tục ngăn chặn và thủ tục phát hiện 102

4.4 Vấn đề lợi ích và chi phí cho việc phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ 106

4.4.1 Vấn đề lợi ích chi phí 106

4.4.2 Lợi ích của hệ thống kiểm soát vững mạnh 108

4.5 Kiểm toán viên nội bộ 109

4.5.1 Khái niệm và thực tế kiểm toán nội bộ tại Việt Nam 110

4.5.2 Vai trò - đặc thù – Vị trí 111

4.5.3 Hoạt động của kiểm toán nội bộ 112

4.5.4 Nội dung chi tiết của kiểm toán nội bộ 112

4.5.5 Đánh giá hệ thống kiểm toán nội bộ bởi kiểm toán nội bộ 113

Chương 5 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 115

5.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán 115

5.1.1 Nguyên nhân 115

5.1.2 Mục đích 116

5.1.3 Nhiệm vụ 116

5.1.4 Phương pháp 117

5.1.5 Công cụ 118

5.1.6 Thành phần 119

5.1.7 Kết quả 120

5.2 Thiết kế hệ thống 120

5.2.1 Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống 121

5.2.2 Thiết kế sơ bộ 121

5.2.3 Đặc tả chi tiết 126

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 3

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1 Hệ thống thông tin kế toán

1.1.2.Lý thuyết về hệ thống

Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem “hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”

Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, bộ khuyếch đại, micro… nhận đầu vào

là âm thanh nhỏ và mục tiêu của hệ thống là làm khuyếch đại âm đó ở đầu ra

- Hệ thống giao thông: Đường, cầu, cảng, xe, tầu… mục tiêu của hệ thống là vận chuyển con người hàng hóa… từ nơi này đến nơi khác

Một hệ thống bất kỳ có 4 đặc điểm sau:

- Các thành phần, bộ phận trong hệ thống

- Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong

- Phạm vi, giới hạn của hệ thống

- Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ,

hệ thống giao thông đường thủy…

+Đương biên và nơi giao tiếp

*Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức

*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của hệ thống con Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận

+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được phân loại thành bốn dạng cơ bản sau:

* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường Nó không có nơi giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trường tác động Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau

*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trường, có nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình Quan hệ ở đây được thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất

* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trường Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thường

bị nhiều loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến quá trình xử lý của nó Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn

- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của

nó

Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, người ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau

Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi

1.1.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng

Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng được gọi là hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần hay hệ thống kế toán… chính là những hệ thống thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau Để thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thống thông tin sẽ có các thành phần sau (hình 1.3)

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 5

Hình 1.3: các thành phần của hệ thống thông tin

- Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin Những sự kiện, con số, hình ảnh… chưa được xử

lý để phù hợp với người sử dụng

- Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung

dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng

- Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau

- Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng

- Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế

của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa

Ví dụ: điểm của một lớp là dữ liệu muốn thành thông tin thì cần phải sắp xếp phân loại giỏi, khá trung bình…

Như vậy thông tin chỉ được tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các thành phần của một hệ thống thông tin cụ thể, và mang một ý nghĩa nhất định đối với đối tượng sử dụng thông tin đó Trong nhiều trường hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thống này sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt

sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi một

hệ thống thông tin cụ thể

Quá trình xử lý hệ thống thông tin có thể được thực hiện bởi các phương thức xử

lý khác nhau Đó có thể là sự kết hợp giữa thủ công và máy tính Do đó một hệ thống thông tin không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy, mặc dù thuật ngữ này được dùng một cách rộng rãi trong thời điểm hiện nay để chỉ một hệ thống có sự ứng dụng của công nghệ thông tin trong nó

1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý

1.1.3.1.Bản chất

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 7

việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức.(Hình 1.4)

Hình 1.4 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý

Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua quá trình ra quyết định Quá trình này có thể diễn ra theo các bước sau:

- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết

- Đưa ra các phương án giải quyết

- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án

- Lựa chọn các phương án khả thi và ra quyết định

Trong quá trình này, thông tin đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hưởng đến chất lượng của các quyết định Thông tin được sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và thông tin cũng được sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết Do đó hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị Một thông tin hữu ích phải là thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, là thông tin đủ tin cậy, đầy đủ được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng có thể hiểu được Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại

1.1.3.2 Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý

Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong DN sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau từ đó ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý Thông thường chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một DN ra thành 3 cấp với 3 loại thông tin sau trong hình 1.5

Cấp quản lý Phân loại thông tin

Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu

trúc Hoạch định chiến

lược

Kiểm soát quản lý

Kiểm soát hoạt động

Hình 1.5 Phân loại thông tin và đối tượng sử dụng

- Cấp kiểm soát hoạt động: cấp này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng hoạt động thực hiện trong DN Thông tin cần thiết cho các nhà quản lý ở cấp độ này phải phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại DN Những thông tin này thường có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu

có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu Chúng ta gọi những thông tin này là thông tin có cấu trúc

- Cấp kiểm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong DN Nhiệm vụ của cấp quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của DN Các quyết định ở cấp độ này rất đa dạng tùy vào từng DN, loại hình DN, và tình hình phát sinh ở những thời điểm khác nhau cũng như tùy thuộc vào trình độ của người quản lý Do đó thông tin cung cấp cho cấp độ này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá của người quản lý, mà không theo một quy ước khuôn mẫu sẵn có Chúng ta gọi đây là những thông tin bán cấu trúc

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 9

- Cấp hoạch định chiến lược: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong DN Họ sẽ thiết lập và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của DN Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài DN, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo Khó có thể xác định những thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này Do đó, thông thường những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý này không có khuôn mẫu, quy định và ko có cấu trúc

1.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tượng sử dụng thông tin và theo nội dung kinh tế của các quá sản xuấ kinh doanh mà hệ thống này thu thập và phản ánh

* Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong DN

Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý trong DN, chúng ta có ba loại hệ thống thông tin quản lý sau:

- Hệ thống xử lý nghiệp vụ: thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tạo DN để cung cấp các thông tin có cấu trúc phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động

- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: Sử dụng các dữ liệu thu thập và các thông tin tạo

ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu của từng nhà quản lý ở cấp độ kiểm soát quản lý Hệ thống này đòi hỏi phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ thông tin có cấu trúc đến không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian

- Hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ thống chuyên gia: thông tin cung cấp từ các hệ thống này mang tính khái quát, tổng hợp cao Thông qua các công cụ phân tích, các quy luật về suy luận được lưu trữ và thiết lập sẵn, các nhà quản lý cấp cao trong DN có thể tạo ra thông tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá các phương án, các xu thế để đưa ra các

dự báo và các chiến lược phát triển trung và dài hạn của DN

* Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh

Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản phẩm và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những loại thông tin khác nhau Do đó, hệ thống thông tin quản lý có

nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên, để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của DN

Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con nhƣ sau:

- Hệ thống thông tin sản xuất

- Hệ thống thông tin bán hàng

- Hệ thống thông tin nhân sự

- Hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống thông tin tài chính…

Mỗi loại hệ thống thông tin quản lý sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định Tuy nhiên do tính liên tục và xâu chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này luôn có quan hệ qua lại sử dụng thông tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của chúng Do đó việc phân chia các hệ thống này chỉ nên dừng ở mức độ phân loại theo các chức năng của từng hệ thống Nếu phân chia các hệ thống thông tin con này một cách độc lập giống nhƣ những phòng ban trong một tổ chức thì có thể dẫn đến việc tổ chức trùng lắp dữ liệu và thông tin cung cấp giữa các hệ thống Điều này sẽ dẫn đến sự không nhất quán và lãng phí trong việc tổ chức cung cấp thông tin của hệ thống thông tin quản lý

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 11

1.1.3.4 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý cũng như bất kỳ hệ thống nào khác, nó có một cuộc sống cùng với các chu kỳ sống có những đặc trưng riêng Nó được sinh ra, phát triển và cuối cùng thì bị thay thế hay bị loại bỏ bởi hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn Ta có thể chia cuộc sống, hay còn gọi là vòng đời của hệ thống thông tin quản lý ra các giai đoạn như sau:

- Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này tình từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc điều hành các hoạt động sản xuất trong tổ chức

- Giai đoạn hình thành và phát triển: Trong giai đoạn này, các dự định xây dựng hệ thống thông tin được triển khai thực hiện trong thực tế Các chuyên gia phân tích hệ thống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin được thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đưa vào sử dụng

- Giai đoạn khai thác và sử dụng: Thông thường đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời của hệ thống thông tin quản lý Trong giai đoạn này hệ thống được vận hành phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức Trong quá trình sử dụng, hệ

thống được bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về thông tin hoặc nhu cầu thông tin

- Giai đoạn thay thế: Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, luôn gặp phải sự thay đổi về thông tin (thay đổi về dung lượng, cấu trúc) và những sửa chữa trong hệ thống làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả Vì vậy, hệ thống thông tin

cũ cần phải được thay thế bởi hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp

1.1.4 Hệ thống thông tin kế toán

1.1.4.1 Bản chất

Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành DN nhằm đạt mục tiêu đề ra Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN Để thực hiện chức năng đó, cần phải có một cấu trúc được thiết lập để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng của kế toán Cấu trúc đó chính là hệ thống thông tin kế toán

Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông tin thông thường được thực hiện theo các bước:

- Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu;

- Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký;

- Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cần theo tập hợp và theo dõi như tập hợp theo các đối tượng kế toán, các đối tượng theo dõi chi tiết gọi là chuyển số;

Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với nội dung đã được tập hợp, theo dõi Như vậy, kế toán dưới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành phần có liên quan với nhau (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình…) tham gia vào quá trình vận hành của hệ thông thông tin kế toán để có được thông tin đáp ứng yêu cầu của người sử dụng

1.1.4.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của

hệ thống thông tin quản lý Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phần

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 13

- Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung được đưa vào hệ thống kế toán gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm:

+ Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh;

+ Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;

+ Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của DN

- Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử

lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích:

+ Quá trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh;

+ Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu;

+ Quy định về phân tích, hạch toán cá nghiệp vụ phát sinh;

+ Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;

+ Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán

- Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

+ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công

+ Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính

- Kiểm soát: bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống

kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin

- Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội dung của báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống

sổ sách kế toán

1.1.4.3 Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán

Để cung cáp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản

lý cũng như các đối tượng hữu quan bên ngoài DN, hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập

dữ liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh của DN Dữ liệu thu thập chính là nội dung

của các hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình quá trình trên Tùy theo nội dung thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tương ứng Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán Để làm được điều này, kế toán cần am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của DN, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình đó Do đó, đối tượng của hệ thống thông tin kế toán là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của DN

Mỗi DN khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù cho DN của mình Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên quan Trong mỗi quá trình được phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lăp lại Các quá trình được phân chia đó gọi là các chu trình kinh doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán

Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn

ra theo trình tự được lặp lại liên liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau:

- Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng

- Chu trình chi phí: Là tập hợp các các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

- Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa NVL, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành Chu trình này chỉ có trong các DNSẢN XUẤT

- Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng,

sử dụng và trả lương cho người lao động

- Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các nguồn tiền đầu tư vào DN và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu

tư vào DN

Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguồn lực Tất cả các dữ liệu phản ánh

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 15

thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài DN

1.1.4.4 Vai trò của hệ thông thông tin kế toán

Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của DN thể hiện trong năm chức năng sau:

- Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài DN: Đây là các báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ, cơ quan quản lý nhà nước Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu có sẵn có và thống nhất cho tất cả loại hình DN (các báo cáo có cấu trúc) Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin

- Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình quá trình thực hiện các hoạt động diễn ra Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán… cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu như có thể thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán

- Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các quyết định quản trị DN rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng thông tin Các thông tin này thường ko có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý Đây là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng được, ví dụ như một hệ thống thông tin kế toán ghi chép thủ công đơn thuần Tuy nhiên, nếu thực hiện được chức năng này, vai trò của

kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị DN, bởi các thông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN đối với các

DN khác (mà hệ thống thông tin ở đó không đáp ứng được)

- Hoạch định và kiểm soát: Thông tin này được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả các hoạt động của DN, những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt động của DN trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và đưa ra những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạn

- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của DN, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ tục kiểm soát sẽ được “ nhúng vào” hệ thống kế toán Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong DN

1.1.4.5 Phân loại hê thống thông tin kế toán

* Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp

Theo đặc điểm và tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kế toán được chia làm 2 loại:

- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

- Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ DN để dự báp các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức

* Phân loại theo phương thức xử lý

Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ của máy tính, chúng ta chia hệ thống thông tin kế toán làm 3 loại:

- Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lưu trữ, thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay

- Hệ thống thông tin bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 17

- Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính: Các quá trình thực hiện, vận hành của

hệ thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử

lý, cung cấp thông tin…

1.1.4.6 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

* Bản chất

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán Quá trình này bao gồm rất nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng, tổ chức lựa chọn con người tham gia vào quá trình phát triển, cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của một hệ thống thông tin kế toán Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một bộ phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế toán Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ thống kế toán sẽ liên quan đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổ chức thu thập, luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý

Quá trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại của DN Do đó, nếu không được tổ chức chặt chẽ, khoa học, DN sẽ gặp thất bại trong quá trình tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán cho mình

*Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp cận theo các thành phần hệ thống Các nội dung bao gồm:

* Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý

Tổ chức công tác kế toán trong DN cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng

Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinh doanh của DN, các nội dung thông tin, đối tượng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý sẽ được phân loại và xác định đầy đủ những yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kể đến sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này

* Tổ chức dữ liệu đầu vào

Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách thức, phương thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của DN Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, và các đối tượng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh

* Tổ chức quá trình xử lý

Nội dung này liên quan đến 2 nhóm công việc:

- Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác định chức năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này Đồng thời thiết lập được cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh

- Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh doanh như tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phương thức xử

lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo yêu cầu thông tin cần cung cấp

* Tổ chức hệ thống báo cáo

Đây là nội dung quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện được nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp Quá trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết được cung cấp, nội dung của từng báo cáo, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tượng lập và sử dụng báo cáo

Để thực hiện các nội dung trên, người tham gia quá trình tổ chức hệ thống thông tin

kế toán cần được trang bị các kiến thức chuyên sâu về hệ thống thông tin kế toán cho các

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 19

- Các công cụ mô tả, phác thảo hệ thống thông tin kế toán

- Am hiểu các chu trình kinh doanh (các hoạt động, các rủi ro và báo cáo cung cấp thông tin cần thiết)

- Tổ chức dữ liệu cho một hệ thống thông tin kế toán

- Tổ chức kiểm soát cho hệ thống thông tin kế toán

- Quá trình phát triển một hệ thống thông tin kế toán

1.1.4.7.Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán được tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định bao gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau Quá trình này mô tả cách thức phát triển một hệ thống từ khi mới chỉ là ý tưởng tới khi đưa ý tưởng thành hiện thực và hệ thống chính thức đi vào hoạt động

Quá trình phát triển hệ thống kế toán được chia thành các giai đoạn lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống Các giai đoạn này diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán Do đó, quá trình này còn được gọi là “Chu kỳ phát triển một hệ thống thông tin kế toán”

* Lập kế hoạch phát triển hệ thống

Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển hệ thống, thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán Kế hoạch phát triển này phải đặt trong mối quan hệ với chiến lược phát triển của DN, những lý do phát sinh dẫn đến nhu cầu phải tổ chức một hệ thống thông tin kế toán

* Phân tích hệ thống

Giai đoạn này sẽ tiến hành khảo sát hệ thống kế toán hiện hành và môi trường của nó

để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống Qúa trình này bao gồm hai công việc:

- khảo sát sơ bộ: nhằm đánh giá hệ thống hiện hành, phát hiện những rủi ro có thể phát sinh, những điểm không phù hợp với nhu cầu mới của DN thông qua việc khảo sát các yếu tố môi trường xung quang hệ thống (chiến lược phát triển, đặc điểm kinh doanh, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin…)

- Phân tích chi tiết: tiến hành các phân tích chi tiết các thành phần nội dung môi trường hệ thống, các thành phần của hệ thống để nhận dang chi tiết các yêu cầu, các phương án hoàn thiện, các giải pháp cải tiến, phát triển hệ thống kế toán

* Thiết kế hệ thống

Giai đoạn này dựa trên cơ sở những mô tả, yêu cầu đã xác định trong quá trình phân tích để thiết kế và mô tả các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán bằng các hình

vẽ, công cụ minh họa như thiết kế báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lưu đồ luân chuyển chứng từ…

* Thực hiện hệ thống

Giai đoạn thực hiện sẽ chuyển mô hình hệ thống đã được thiết kế trở thành hệ thống hiện thực chuẩn bị đưa vào sử dụng Nội dung các công việc trong giai đoạn này có thể là:

- Tạo các chương trình xử lý của máy tính

- Mua sắm cài đặt thiết bị

- Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên

- Tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hệ thống

- Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

- Thiết lập hồ sơ về hệ thống

* Vận hành hệ thống

Đây là giai đoạn sử dụng hệ thống nhưng chưa được xem là kết thúc quá trình phát triển hệ thống Song song với quá trình sử dụng là việc thẩm định, đánh giá quá trình hoạt động của hệ thống Ngoài ra giai đoạn này con thực hiện các công việc liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa để duy trì hoạt động của hệ thống thông tin kế toán đã đưa vào sử dụng

1.1.4.8 Nhân sự tham gia vào quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán

* Các nhà quản lý cấp cao trong DN

Các nhà quản lý cấp cao sẽ xác định các mục tiêu, chiến lược của DN Các mục tiêu, chiến lược này sẽ hỗ trợ và khuyến khích quá trình phát triển hệ thống, giữ vai trò điều phối hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng Một vai trò không kém phần quan trọng của nhóm đối tượng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành

* Các kế toán viên, kiểm toán nội bộ

Các kế toán viên, kiểm soát nội bộ đóng vai trò là người sử dụng và đánh giá trực tiếp hệ thống kế toán Họ sẽ là người trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần có từ hệ thống kế toán, đưa ra các yêu cầu khác cần thỏa mãn và đánh giá hệ thống kế toán dưới góc độ là người tiếp sử dụng Ngoài ra các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham gia vào thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánh giá cá kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán

* Phụ trách các bộ phận chức năng trong DN

Các thành viên này tham gia với tư cách là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống Họ chính là trưởng bộ phận kế toán và các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên kết đến hệ thống thông tin kế toán Vai trò của các thành viên sẽ thiết lập các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả và trình các phương án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cáo cao trong DN

* Các chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình

Là những người có khả năng phân tích hệ thống hiện đại, thiết kế hệ thống mới và lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính Các chuyên gia phân tích hệ thống có thể là

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 21

các kiểm toán viên, chuyên gia tư vấn triển khai các phần mềm kế toán Họ là những người có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng liên quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý

DN Đối với những quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán có quy mô lớn hoặc

có sự ứng dụng của công nghệ thông tin, thì đây là thành phần không thể thiếu tham gia vào quá trình này

1.2 Kế toán trong thời đại công nghệ thông tin

1.2.1 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán

1.2.1.1 Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán

Có thể thấy rõ công nghệ thông tin tác động đến mọi mặt trong cuộc sống hiện nay, công nghệ thông tin mang đến nhiều lợi ích nhưng cũng phải thấy rằng bên cạnh đó còn

có những bất lợi cần phải hạn chế bớt Đối với hệ thống thông tin kế toán, công nghệ thông tin ảnh hưởng trong 1 số vấn đề sau:

- Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán

Một yêu cầu của thông tin kế toán là tính trung thực và đáng tin cậy, công nghệ thông tin giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được nhanh chóng, chính xác hơn so với xử lý thủ công Tuy nhiên, vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong môi trường này:

+ Sai sót và gian lận trong môi trường kế toán máy tính: do sự thiếu hiểu biết về kiến thức tin học hoặc có ý đồ xấu mà người sử dụng có thể gây ra các sai sót và gian lận về nhập liệu, xử lý nghiệp vụ, thông tin đầu ra và về lưu trữ và bảo mật thông tin

+ Rủi ro đối với thông tin kế toán: Hiện nay việc sử dụng phần mềm kế toán để tạo ra thông tin kế toán khá phổ biến, tuy nhiên những rủi ro vẫn có thể gặp phải như là:

Phần mềm được lập trình sai

Phần mềm không phù hợp với chế độ kế toán

Thông tin kế toán bị mất hay không đúng do lỗi thiết bị, lỗi người dùng

Thông tin kế toán bị đánh cắp, bị lộ bí mật

Hệ thống bị phá hủy

+ Thông tin kế toán trung thực hợp lý và đáng tin cậy phụ thuộc vào tính kiểm soát,

độ ổn định của hệ thống và năng lực của người sử dụng hệ thống

+ Đánh giá tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trong môi trường máy tính thường gặp khó khăn

+ Nhận thức, kỹ năng và các hiểu biết về công nghệ thông tin của người sử dụng rất quan trọng

- Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin

+ Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời + Các giới hạn về thời gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan trọng khi tổ chức công tác kế toán

- Tổ chức dữ liệu thu thập xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán

+ Sự thay đổi vai trò của sổ kế toán và hình thức kế toán

+ Sự biến mất dần của các tào liệu kế toán giấy

+ Sự xuất hiện các khái niệm, các phạm trù mới: cơ sở dữ liệu, tập tin, bảng dữ liệu,…

+ Dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý không chỉ bằng việc lập chứng từ và ghi sổ

kế toán

+Công việc nhập liệu có thể không do nhân viên kế toán thực hiện

+ Mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, giữa ghi nhật ký và ghi sổ cái + Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, thông tin kế toán có thể không theo các phương pháp truyền thống

- Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán

+ Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán

+ Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn dựa trên quan điểm truyền thống: in trên giấy, ký tên và đóng dấu

+ Thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của người dùng, tuy nhiên 1 vấn đê đặt ra là thông tin kế toán trên giấy và dữ liệu trên máy có thống nhất với nhau hay không, do đó sẽ cần đến hệ thống kiểm soát tốt

1.2.1.2 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán

Một trong những vấn đề đầu tiên cần lưu ý là các DN rất khác nhau về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng như quan điểm của người quản lý Có thể chia thành 3 mức độ chính:

* Xử lý bán thủ công

DN có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý bảng tính bằng excel

* Tự động hóa công tác kế toán

Ở mức độ này, DN làm kế toán với một phần mềm kế toán Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác Một số chứng từ

do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in, các chứng từ đến bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập phải được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy Đây là mô hình phổ biến Hầu hết quá trình xử lý dữ liệu kế toán được lập trình Các phần mềm kế toán có thể do DN mua, tự viết hay thuê các cty tin học viết Các phần mềm này có phẩm cấp chất lượng khác nhau và rất phong phú về chủng loại

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 23

Các DN có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong DN Trong mô hình này, DN tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết nối Internet Tất cả các phần mềm trong DN đều có thể khai thác, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin qua hệ thống này Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể

là các chứng từ bằng giấy, có thể là dữ liệu do hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong những quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban Xu hướng hiện nay các DN tự động hóa công tác quản lý thường sử dụng các phần mềm hệ thống quản trị các nguồn lực của DN do các DNSẢN XUẤT phần mềm trong và ngoài nước cung cấp

1.2.2 Kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán trong doanh nghiệp như là một hệ thống thông tin

Kế toán là quá chính xác định, đo lường và truyền đạt các thông tin kinh tế của một

tổ chức nhằm phục vụ cho mục đích ra quyết định

Kế toán là nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp và trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định và ra các quyết định đánh giá hiệu quả của một tổ chức

Mục tiêu của kế toán:

Cung cấp thông tin

Phục vụ cho việc ra các quyết định

So sánh, dự đoán và đánh giá hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn lực của một

tổ chức

Nhóm người sử dụng thông tin kế toán:

- Bên ngoài tổ chức: Với các nhu cầu về thông tin khác nhau, cách hiểu khách nhau

về các báo cáo tài chính

- Bên trong tổ chức: Các nhà quản lý, ban giám đốc

Thông tin mà người sử dụng quan tâm:

Với những nhu cầu khác nhau như vậy, người bên ngoài tổ chức được lựa chọn 1 trong 2 dạng thông tin mà kế toán cung cấp

- Các báo cáo tài chính tổng hợp gồm:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo lãi lỗ (báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Các báo cáo tài chính về một mục cụ thể : Báo cáo chi phí, các báo cáo đánh giá về hoạt động

Người ngoài tổ chức yêu cầu thông tin chính xác về các nguồn lực do công ty kiểm soát Các thông tin này chỉ liên quan đến các sự kiện trong quá khứ và liên quan tới thực thể kinh doanh

Hệ thống báo cáo cung cấp cho người ngoài doanh nghiệp phải là một hệ thống báo cáo phù hợp một cách toàn diện với bản chất của các báo cáo tài chính và tuân thủ theo :

Các yêu cầu của luật pháp

Các yêu cầu của thị trường chứng khoán

Các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán được thừa nhận

Các quy định của chính phủ

Người cho vay quan tâm đến:

- Khả năng thanh toán của doanh nghiệp, khả năng thanh khoản của tài sản (khả năng chuyển đổi thành tiền)

- Sự ổn định về tài chính của doanh nghiệp trong dài hạn

- Có nên mở rộng quan hệ tín dụng không? Có nên tiếp tục cho vay hoặc cho doanh nghiệp mua trả chậm hàng hoá, dịch vụ hay không?

Nhà đầu tư (Các cổ đông) quan tâm đến:

- Khả năng tạo ra doanh thu và mức độ an toàn của đồng vốn đầu tư

- Khả năng trả lãi vay và chia lợi nhuận

- Tiếp tục duy trì hay từ bỏ quyền sở hữu?

Cơ quan thuế:

- Xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp

- Kiểm tra xem doanh nghiệp có tuân thủ theo những nguyên tác và luật lệ chính phủ quy định không?

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 25

Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp cho người quản lý và những đối tượng ngoài doanh nghiệp, giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm

Kế toán quản trị

Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những người trong nội bộ doanh nghiệp sử dụng, giúp cho việc đưa ra các quyết định để vận hàng công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai phù hợp với chiến lược và sách lược kinh doanh

Các tiêu thức phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị

Tiêu thức phân biệt Kế toán tài chính Kế toán quản trị

tin

Phải khách quan và có thể thẩm tra

được

Thông tin thích hợp và linh động phù hợp

với vấn đề cần giải quyết Thước đo sử dụng Chủ yếu là thước đo giá trị Cả giá trị, hiện vật, thời gian

Người sử dụng thông

tin

Các thành phần bên ngoài doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh, các tổ chức tín dụng, các nhà cung cấp, người lao

Kỳ báo cáo Quý, năm Ngày, tuần, tháng,quý, năm

Bất kỳ lúc nào có yêu cầu Phạm vi thông tin Toàn doanh nghiệp Gắn với các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp Trọng tâm của thông

tin Chính xác, khách quan, tổng thể Kịp thời, thích hợp, ít chú ý đến độ chính

xác

Nguồn: “Kế toán doanh nghiệp trong kinh tế thị trường”

Kế toán tài chính cung cấp thông tin cho người ra quyết định bên ngoài doanh nghiệp

Chương 2 THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN 2.1.Thiết lập thông tin và sơ đồ hệ thống thông tin

2.1.1 Tài liệu tra cứu

Nhân viên kế toán không cần biết máy tính xử lý thế nào trong mỗi phân hệ kế toán, tuy nhiên điều quan trọng là họ phải hiểu được tài liệu hướng dẫn bao gồm tất cả các lưu

đồ, bảng mô tả, thông tin được viết lại để mô tả thông tin đầu vào, quá trình xử lý dữ liệu đầu ra của hệ thống thông tin kế toán Tài liệu hướng dẫn cũng mô tả dòng dữ liệu được

xử lý lôgic như thế nào và các bước công việc mà nhân viên phải thao tác để tiến hành công việc Có các lý do được mô tả là tài liệu tra cứu rất quan trọng

2.1.2 Dự tính hệ thống công việc được tiến hành như thế nào?

Nếu quan sát hệ thống thông tin kế toán xử lý như thế nào thì thật là rất khó học để

sử dụng Và hệ thống này được vi tính hoá không thể quan sát được Mặt khác, khi nghiên cứu các thông tin đầu vào, quá trình xử lý, thông tin đầu ra của hệ thống nếu vẽ bằng hình ảnh thì dễ tiếp thu hơn Qua các hình ảnh sẽ giúp nhân viên hiểu hệ thống làm việc như thế nào, nhân viên kế toán dễ dàng trong việc thiết kế thông tin và nhà quản lý

có thể tự tin tìm được các thông tin theo yêu cầu

Qua những lưu đồ người sử dụng sẽ biết được hệ thống làm việc như thế nào và có những sự chuẩn bị về các thông tin cần thiết khi tiến hành sử dụng hệ thống

2.1.3 Thiết kế hệ thống mới

Tài liệu hướng dẫn giúp những người thiết kế hệ thống phát triển hệ thống mới dựa trên tương đồng của hệ thống cũ Với tài liệu hướng dẫn đôi khi trở thành phương pháp thiết kế hệ thống, giúp giảm thiểu những thất bại của chương trình và tiết kiệm được thời gian vì giảm phép thử cho chương trình mới

Hầu hết các chương trình mới được viết ra đều là hình thành từ nền tảng các chương trình cũ Do tính chất phát triển liên tục của hệ thống để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp cũng như hệ thống kế toán được cập nhật thường xuyên do chính phủ ban hành, các hệ thống cần được liên tục cải tiến và nâng cấp

2.1.4 Phát triển tính kiểm soát hệ thống và kiểm soát chi phí bảo trì

Có một số chương trình đã được viết theo dạng phần mềm đóng gói và khi chương trình được bán ra cho một công ty có những nhu cầu riêng thì phần tài liệu hướng dẫn có

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 27

hướng dẫn tốt sẽ giúp nhân viên phát triển hệ thống, giúp phát triển hệ thống theo tiêu chuẩn hoá các ký tự, có các giải pháp để phát triể,n hay nâng cấp hệ thống Khi chương trình bị lỗi ta cần căn cứ vào tài liệu hướng dẫn để khác phục hệ thống

2.1.5 Hệ thống thông tin giúp kiểm toán

Tài liệu hướng dẫn giúp tìm kiếm được các dấu vết kiểm toán Khi xây dựng hệ thống thông tin kế toán, cần tập trung vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một số trường hợp tài liệu hướng dẫn giúp kiểm tra điểm mạnh, điểm yếu của việc kiểm soát hệ thống, từ đó kiểm toán viên có thể xác định được phạm vi kiểm toán và mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán Cũng dựa vào đây kiểm toán viên có thể theo dấu vết tìm lại các thông tin đã được trình bày trên báo cáo

2.1.6 Trình tự xử lý nghiệp vụ kinh doanh

Khi tìm hiểu về hệ thống thông tin nào đó chung ta cần biết được trình tự xử lý hay còn gọi là các bước xử lý dữ liệu trong hệ thống Điều này giúp chúng ta hình dung được dòng dữ liệu sẽ được luân chuyển xử lý ra sao thông qua các lưu đồ trong tài liệu hướng dẫn Trình tự xử lý nghiệp vụ này cũng phụ thuộc vào từng đơn vị với những cách thức hạch toán khác nhau

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu

Giống như lưu đồ hệ thống dòng dữ liệu dùng để thể hiện các dữ liệu được xử lý như thế nào trong hệ thống Chúng được sử dụng để phát triển hệ thống, ví dụ như cần phân tích những tồn tại của hệ thống, lên kế hoạch khắc phục hệ thống hay nâng cấp hệ thống Bởi vì khi tài liệu hoá cách thức dữ liêu lưu chuyển là điều quan trọng để hiểu một hệ thống thông tin

2.2.1 Một vài khái niệm cơ bản

*Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một

chức năng, một kho dữ liệu hoặc một đối tượng nào đó Các thành phần của dòng dữ liệu bao gồm đường biểu diễn dòng, mũi tên chỉ hướng dịch chuyển thông tin và tên của dòng Cần chú ý là các dòng dữ liệu khác nhau phải mang tên khác nhau, và các thông tin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp

Mỗi một sơ đồ dòng dữ liệu thường gồm các thành phần chức năng hoặc tiến trình, dòng dữ liệu, kho dữ liệu và các đối tượng

* Chức năng: trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình

biến đổi thông tin Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạt động của

hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượng khác

Tên chức năng

Các chức năng hoặc tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu thường được ký hiệu bởi các hình tròn hoặc hình có dạng tròn Tên của chức năng hoặc tiến trình được đặt trong hình này Trong phần này, chúng ta coi các thuật ngữ chức năng và tiến trình có ý nghĩa như nhau

Việc đặt tên chức năng cho hệ thống phải thống nhất Tên chức năng phải được dùng

ở dạng động từ + bổ ngữ

Chú ý: Khi xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nếu có tiến trình hoặc chức năng nào không tạo ra thông tin mới thì nó chưa phải là sơ đồ chức năng nghiệp vụ Trong trường hợp như vậy nên xem xét đến khả năng tiến trình hoặc chức năng đang được xem xét đã bị tách ra khỏi một chức năng hoặc tiến trình khác một cách không hợp lý

*Kho dữ liệu:

Trong sơ đồ dòng dữ liệu kho dữ liệu thể hiện các cấp thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý, kho dữ liệu này có thể là tập tài liệu, cặp hồ sơ, tệp thông tin trên đĩa Trong sơ đồ dòng dữ liệu dưới tên kho lưu trữ chúng ta chỉ quan tâm đến các thông tin chứa đựng trong đó

Trong sơ đồ dòng dữ liệu có thể đặt một kho dữ liệu ở nhiều chỗ, nhằm giúp việc thể hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn Khi cần thâm nhập kho dữ liệu chỉ ra sự kiện này

Việc thâm nhập kho dữ liệu có thể phân làm 2 loại tùy theo mục đích hoặc là thâm nhập để cập nhật (lưu trữ dữ liệu) hoặc là thâm nhập để khai sử dụng dữ liệu

Khi khai thác sử dụng dữ liệu người ta dùng mũi tên hướng ra phía ngoài khi lưu trữ cập nhật ta dùng mũi tên hướng vào phía trong Cũng có một số trường hợp việc thâm nhập chữa 2 mục đích thì có thể dùng mũi tên 2 chiều Tuy nhiên nếu ta tách được dòng

dữ liệu ra thì tốt hơn

*Tác nhân ngoài:

Là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên ngoài hệ thống, nhưng có mối liên hệ với hệ thống Sự có mặt của các tác nhân ngoài trong sơ đồ dữ liệu giúp cho việc xác định biên giới của hệ thống và mối quan hệ của hệ thống với bên ngoài được rõ hơn Tuy nhiên thế giới bên ngoài không có nghĩa là hoàn toàn bên ngoài hệ thống được xem xét

* Tác nhân bên trong: Tác nhân bên trong là một chức năng hoặc một tiến trinh bên

trong hệ thống được miêu tả ở trang khác của sơ đồ Tên của tác nhân bên trong phải ở

dạng động từ cộng bổ ngữ

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 29

2.2.2 Các biểu tượng được sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu

Đường biêu diễn dòng lưu chuyển của dữ liệu là những mũi tên chỉ hướng lưu chuyển dữ liệu Do đó, các mũi tên chỉ dẫn dữ liệu này dùng để chỉ dữ liệu đi từ bộ phận nào đến bộ phận nào Vì vậy một biểu tượng tiếp nhận hay xử lý dữ liệu có thể có một hay nhiều mũi tên chỉ hướng dữ liệu hướng đến hay di chuyển từ đó Và để rõ ràng hơn, mỗi đường dẫn dữ liệu sẽ được ghi chú rõ tên dữ liệu được chuyển là gì Biểu tượng hình tròn trong sơ đồ dữ liệu chỉ rõ thực thể hệ thống hay quá trình xử lý chuyển đổi dữ liệu Một số sách hướng dẫn lại sử dụng biểu tượng hình vuông với các góc làm tròn lại Biểu tượng hình vuông hay chữ nhật dùng để biểu diễn thông tin gốc từ bên ngoài vào hay đích đến của dữ liệu Biểu tượng hai đường song song hay hình chữ nhật có 2 hình song song dùng để mô tả việc lưu trữ dữ liệu

2.2.3 Các bước vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:

* Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

* Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến thực thể đó

Nhân viên bán hàng Lập phiếu thu, ghi số tiền, số hóa đơn,

số phiếu thu vào giấy đòi nợ

* Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động ở bảng mô tả

Dòng hay chiều

đi của dữ liệu

* Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện

các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống

* Bước 5:

+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên

+ Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành

+ Vẽ các đường nối giữa các ô

+ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu

VẼ DFD VẼ DFD VẬT LÝ: (GỒM BƯỚC 6 VÀ 7)

* Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống – là các thực thể tham gia thực

hiện các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống

* Bước 7:

+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống

+ Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống

+ Đọc lại bảng thực thể và các hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối lại các vòng tròn

+ Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng nơi và 1 thời điểm

+ Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng 1 thời điểm nhưng khác nơi xảy ra + Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý nhau

* Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ

nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm

* Bước 11: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối quan

hệ hợp lý

* Bước 12: Bổ sung nơi lưu trữ nếu thấy hợp lý

PHÂN CẤP DFD

* Bước 13: Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt động trong mỗi nhóm ở bước 9 Mỗi nhóm

nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròng lớn Thực hiện bước

10, 11, 12

* Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu đơn giản hơn lưu đồ và sử dụng ít biểu tượng hơn

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 31

1 Tránh quá chi tiết ở cấp độ mô tả ban đầu (VD: ở cấp độ 1 và 0) Nếu cần thiết phải mô tả hoạt động diễn ra cùng một thời điểm thì phải tách ra mô tả chúng một các có logic và có liên kết với nhau

2 Một sơ đồ chỉ gồm từ 5 đến 7 biểu tượng hình tròn xử lý Hướng dẫn này giúp sơ

đồ trở nên đơn giản, tránh sa đà vào quá nhiều chi tiết ở cấp độ ban đầu

3 Đặt những tên khác nhau ở những công việc xử lý dữ liệu khác nhau Điều này tránh nhầm lẫn về các dòng dữ liệu cần xử lý

4 Cần chú ý xem xét các trường hợp là nếu thực thể không phải là yếu tố bên ngoài thì phải luốn có hai dòng dữ liệu vào và ra, nêu không sơ đồ sẽ tạo ra lỗi về mô tả

5 Các tập tin mang tính tạm thời cũng cần được mô tả trong sơ đồ

6 Phải phân loại kỹ đâu là thành phần hay thực thể bên ngoài (đó là thành phần cuối cùng của hệ thống)

7 Phân loại, sắp xếp tất cả các nhân viên, phòng ban có liên quan trong quá trình xử

lý lập đi lập lại trong lưu đồ Tránh mô tả công việc cá biệt hay công việc sai

Nếu trong hệ thống có nhiều công việc xử lý giống nhau thì chỉ nên mô tả một công việc làm đại diện Điều này cũng áp dụng cho trường hợp nhiều nhân viên ở các bộ phận

khác nhau cùng xử lý một công việc giống nhau (VD: ở các phân xưởng khác nhau)

2.2.4 Các loại sơ đồ dòng dữ liệu

*Sơ đồ mô tả ban đầu: (cấp 0)

Trong sơ đồ hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu được dần mô tả chi tiết Ban đầu người thiết kế phác thảo sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hay còn gọi là sơ đồ mô tả ban đầu:

Là một sơ đồ cấp cao nhất mô tả khái quát những hoạt động của hệ thống dưới dạng một ký hiệu hỡnh trũn đơn lẻ và cho thấy các luồn dữ liệu đi ra và đi vào hệ thống và các thực thể bên ngoài hệ thống

Thực thể: cỏc đối tượng thực hiện hoặc điều khiển cỏc hoạt động (người, nơi chốn, vật)

Thực thể bờn ngoài hệ thống: là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (khụng xử lý dữ liệu)

* Sơ đồ khỏi quỏt

Hệ thống thụng tin về tiền lương của một doanh nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấp thụng tin cho cỏc thực thể: Người lao động, bộ phận chấm cụng, nhõn sự, nhà quản lý, cơ quan thuế

Bước 2: Lập bảng mụ tả thực thể và cỏc hoạt động của thực thể đú:

Bước 3: Đỏnh dấu cỏc hoạt động xử lý dữ liệu

Bước 4: Xỏc định thực thể bờn trong và bờn ngoài hệ thống: (người lao động, cơ quan thuế, nhà quản lý, nhõn sự, chấm cụng)

Bước 5: Vẽ sơ đồ dũng dữ liệu: (chỳ ý chiều đi của cỏc dũng dữ liệu: Đi vào đối với hoạt động lưu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhận thụng tin)

*Sơ đồ dòng dữ liệu vật lý:

cỏc thực thể liờn quan) và dũng dữ liệu giữa cỏc thực thể đú

Bảng l-ơng tổng hợp gian

Cơ quan thuế

Dữ liệu thời gian

Ng-ời lao động

Nhà quản lý Doanh nghiệp Chấm công

Nguồn nhân lực

Hệ thống thanh toán l-ơng

Thanh toán tiền

Dữ liệu thay đổi bảng l-ơng Thông tin thuế

Bộ mụn Kế toỏn Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yờn Trang 33

ai, lưu trữ ở đõu

Tiếp theo vớ dụ trờn: (bước 6 – 8)

Đầu tiờn ta xỏc định cỏc bộ phận xử lý dữ liệu trong hệ thống là những bộ phận nào?

*Sơ đồ dòng dữ liệu logic (luận lý):

ra cỏc hoạt động xử lý đú

nào mà khụng quan tõm đến do ai làm, dưới hỡnh thức gỡ và ở đõu

Lập bảng l-ơng

Tập tin trả l-ơng chính

Thanh toán l-ơng

Thông tin chấm công

Thông tin lao động

Bảng chấm công

Dữ liệu bảng l-ơng

Dữ liệu bảng l-ơng Trả l-ơng

Dữ liệu bảng Thông tin

Dữ liệu trả

l-ơng hàng tuần & thay đổi

Nguồn nhân

lực

Chấm công

Bộ phận chấm công

Tập tin trả l-ơng chính

Bộ phận thanh toán l-ơng

Nhà quản lý

Cơ quan thuế

Chấm công

Thay đổi bảng l-ơng

L-u trữ

Dữ liệu bảng l-ơng Trả

l-ơng

Dữ liệu bảng l-ơng tổng hợp Thông tin

thuế thu nhập

Ng-ời lao

động

B.C quá trình thanh toán l-ơng

Bµi tËp:

Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến Lưu lại theo hồ sơ khách hàng Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của từng khách hàng theo từng hóa đơn Định kỳ, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng sau đó chuyển tiền cho ngân hàng

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 35

2.3 Hướng dẫn vẽ lưu đồ

+Khái niệm: Lưu đồ là một hệ thống các biểu tượng hình vẽ được sắp xếp để mô tả

dòng đi của dữ liệu hay các bước xử lý của hệ thống Là một trong những công cụ quan trọng để phát triển hệ thống thông tin kế toán

2.3.1 Các biểu tượng dùng để vẽ lưu đồ

* Chú ý: Khi sử dụng biểu tượng

Bắt đầu, kết thúc

Chứng từ, báo cáo

Chứng từ, báo cáo có nhiều liên

Số, thẻ: chương trình

Điểm nối tiếp trên cùng một lưu đồ

Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống

Thủ tục, hàm, chương trình con được viết sẵn

Lưu trữ thủ công chứng từ, tài liệu

Điểm nối tiếp đến trang khác

Công việc xử lý bởi máy tính

Dữ liệu được lưu trữ trực tuyến (file)

Vô tuyến truyền hình

Thiết bị kết xuất thông tin như màn hình, bảng điện Đường đi

Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 37

Người ta sử dụng các ký tự chèn vào trong hình tam giác nhỏ, để biểu thị:

+ Nếu lưu trữ sắp xếp theo ngày thì chèn vào chữ D

+ Nêu lưu trữ sắp xếp theo số thứ tự thì chèn vào chữ N

+ Nếu lưu trữ sắp xếp theo Alphabet thì chèn vào chữ A

Trong điểm nối tiếp trong một lưu đồ ký hiệu là hình tròn bên trong người ta sẽ đặt các chữ A, B, C làm ký hiệu để nhận dạng điểm nối này với điểm nối khác

Trong ký hiệu nối tiếp giữa hai trang người ta thường đặt số 1, 2, 3 để làm ký hiệu nối từ trang 1 đến trang 1…

Ví dụ: hai điểm nối với nhau:

- Cấu trúc của một sơ đồ xử lý chứng từ được bắt đầu từ việc xem xét các phòng ban hay các cá nhân cụ thể có liên quan đến từng quá trình cụ thể Sơ đồ mô tả hệ thống xử lý

dữ liệu thường sử dụng các biểu tượng thường dùng để vẽ lưu đồ

- Lưu đồ xử lý dữ liệu tập trung vào các dòng luân chuyển vật lý về các báo cáo, các giấy tờ tương tự khi thiết kế lưu đồ, một số người thiết kế cũng có thể mô tả thêm các dòng hàng hóa được di chuyển như thế nào hoặc một số thông tin không liên quan đến giấy tờ phát sinh (VD: nhân viên bán hàng gọi điện để kiểm tra tình hình mua chịu của khách hàng trước khi bán chịu) Khái niệm chứng từ được dùng để mô tả các dòng dữ liệu lưu chuyển và thông tin trong đơn vị

* Các bước vẽ lưu đồ dòng dữ liệu:

 Mụ tả hệ thống hiện hành

 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

 Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó

 Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng

mô tả ở bước 2

N

 Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển húa, lưu trữ dữ liệu Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…

 Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt

xử lý dữ liệu

 Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu

 Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột

 Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ

 Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải

 Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột

 Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động

 Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin

từ trên xuống dưới

 Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra

 Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

 Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

 Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc

 Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)

 Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc

 Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật)

 Có thể lấy ví dụ trong trường hợp sau để minh hoạ

 Ví dụ: Trưởng phòng yêu cầu chuẩn bị giấy tờ mô tả quá trình yêu cầu mua hàng đến phòng cung ứng vật tư của công ty Quá trình này được mô tả bằng lời như sau: muốn cung ứng hàng hoá các yêu cầu phải lập phiếu yêu cầu hàng hoá Nhưng nếu cần văn phòng phẩm phải lập phiếu yêu cầu thành 2 bản, một bản gửi phòng cung ứng, một bản lưu lại văn phòng