Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng

Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Lắp máy Điện nước và Xây dựng.

LỜI MỞ ĐẦU

Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái sảnxuất tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế, nó góp phần tăng sức mạnhnền kinh tế, đẩy mạnh tiềm lực quốc phòng, là tiền đề vật chất kỹ thuật cho xã hội.Một quốc gia phát triển và giàu mạnh thì phải có một cơ sở hạ tầng vững chắc, mà cơ

sở hạ tầng được tạo nên không thể thiếu sự tham gia của ngành

xây dựng cơ bản

Ở bất kỳ doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất nào, mục tiêu hàng đầu là lợinhuận, mà muốn thu được lợi nhuận cao thì phải hạ thấp được giá thành sản phẩm.Muốn hạ thấp được giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp phải hạ thấp được các chiphí, trong đó có chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trong ngành xây lắpchiếm tỷ trọng rất lớn, thường từ 65%-70% giá quyết toán công trình Để tối đa hoá lợinhuận, bên cạnh việc đảm bảo chất lượng sản phẩm phải biết sử dụng triệt để tiết kiệmnguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm, từ đó hạ được giá thành sản phẩm Mặt khácvật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho Do vậy công tác kế toán vậtliệu còn là một yêu cầu tất yếu của quản lý Việc kế toán vật liệu tốt giúp đảm bảocung cấp vật liệu một cách kịp thời cho nhu cầu sản xuất, đồng thời kiểm tra giám sátchặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc lãng phívật liệu trong sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ giáthành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp

Là doanh nghiệp xây lắp, Công ty Cổ Phần Lắp máy Điện nước và Xây dựnghoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình, hạng mục côngtrình xây dựng công nghiệp và dân dụng; xây dựng thi công đường xá, cầu cống; hoànthiện công trình, trang trí nội thất; nhận thầu thi công trạm biến thế, đường dây tải điện

và lắp đặt trang thiết bị điện nước, thiết bị công nghệ; sản xuất kết cấu bê tông phục vụcông tác xây dựng Qua thời gian thực tập tại Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu thựctrạng sản xuất kinh doanh ở Công ty, nhận thấy sự quan trọng của nguyên vật liệu đốivới quá trình sản xuất, sự cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu cũng như tầm quantrọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với Công ty

Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Lắp máy Điện nước và Xâydựng cùng với sự giúp đỡ của các anh, các chị trong phòng kế toán – tài vụ em xin

chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng”

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập chuyên ngành của em gồmcác nội dung chính sau:

Phần I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Lắp máy Điện nước và Xây dựng Phần II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Lắp máy Điện nước và Xây dựng.

Phần III : Một số ý kiến nhận xét, kiến nghị và những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Lắp máy Điện nước và Xây dựng.

PHẦN I :TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN

Trụ sở tại : 198 – Nguyễn Tuân – Thanh Xuân – Hà nội.

Điện thoại : (084-4) 2249222

Fax : (084-4) 2249444

Tài khoản tại : Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội.

Để tồn tại và phát triển vững mạnh như ngày hôm nay, Công ty Cổ Phần Lắpmáy Điện nước và Xây dựng đã phải trải qua những bước đi dài khó khăn, từ ngàymới chỉ là đơn vị sản xuất mang tầm của xí nghiệp nhỏ

Tiền thân của Công ty Cổ Phần Lắp máy Điện nước và Xây dựng là Xí nghiệplắp máy điện nước thuộc công ty Xây Dựng I – Tổng công ty Xây Dựng Hà Nội,được thành lập vào năm 1978 theo sự đòi hỏi của quá trình chuyên môn hoá sản xuất.Đây là Xí nghiệp có nhiệm vụ thiết kế, thi công lắp đặt các công trình và hạng mụccông trình điện nước

Trong thời kỳ bao cấp, cùng với sự khó khăn chung của nền kinh tế đất nước,

Xí nghiệp Lắp máy điện nước và xây dựng cũng gặp không ít khó khăn mà khó khănlớn nhất là khó khăn về vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh Tình trạng cấp vốnkhông đồng đều từ trên xuống đã làm cho hoạt động của xí nghiệp không đạt hiệuquả cao Mặc dù vậy Xí nghiệp vẫn trụ vững và đảm bảo hoàn thành mọi chỉ tiêu màNhà nước đã giao cho

Từ sau Đại hội Đảng lần thứ VI, nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tếthị trường Sự thông thoáng đó đã giúp Xí nghiệp phát huy hiệu quả nguồn lực, tranhthủ tận dụng thành quả của nước ngoài, đóng góp một phần giá trị đáng kể vào kếtquả hoạt động của toàn Công ty Để phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động của Xínghiệp Lắp máy điện nước và Xây dựng trong tình hình mới, mở rộng quy mô sảnxuất là điều cần thiết

Ngày 26/03/1993, Bộ trưởng Bộ Xây dựng đã ký quyết định TCLĐ về việc thành lập lại Doanh nghiệp nhà nước, Xí nghiệp Lắp máy điện nướcđược tách khỏi Công ty Xây Dựng Số I- Tổng công ty Xây dựng Hà Nội và đượcmang tên Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng, trực thuộc Tổng công ty Xâydựng Hà Nội.

số:151A/BXD-Từ sau khi thành lập, được sự giúp đỡ của Tổng công ty Xây dựng và các đơn

vị bạn, các bạn hàng trên địa bàn Hà Nội, Công ty Cổ Phần Lắp máy điện nước vàxây dựng đã từng bước khẳng định được sự vững mạnh và phát triển của mình

Năm 2000, Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng là công ty đầu tiêntrong lĩnh vực xây lắp chủ động chuyển hướng sang một hình thức kinh doanh mới:Công ty cổ phần với số vốn điều lệ là 8 tỉ đồng và giá trị cổ phần phát hành lần đầu là

6 tỉ đồng.Trong đó :

+ Cổ phần Nhà nước: 65,46% vốn phát hành lần đầu

+ Cổ phần người lao động trong công ty: 29,07% vốn phát hành lần đầu.+ Cổ phần ngoài doanh nghiệp: 672 cổ phần

Phương thức kinh doanh tự chủ, nhanh nhạy, thống nhất đã đem lại cho Công

ty những kết quả ban đầu: Doanh thu hàng năm trên 100 tỷ, tạo công ăn việc làm cho

500 lao động hài hạn… đảm đương được những công trình với quy mô ngày càng lớnhơn trước

Từ buổi đầu hoạt động với những bước đi còn chập chững, đến nay đã 26 nămhoạt động Tuy còn tồn tại một số khó khăn song với bề dày thành tích đã đạt đượccủa mình, Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng tin tưởng sẽ có những bướctiến vượt bậc trong giai đoạn mới

1.2 : Đặc điểm hoạt động SX&KD của Công ty Cổ Phần Lắp máy điện nước và xây dựng

1.2.1: Đặc điểm hoạt động sản xuất và kinh doanh:

Với cương vị hoạt động sản xuất và kinh doanh, Công ty được phép tiến hànhcác ngành nghề kinh doanh chủ yếu là:

- Xây dựng các công trình, hạng mục công trình xây dựng công nghiệp và dândụng; xây dựng thi công đường xá, cầu cống

- Hoàn thiện công trình, hạng mục công trình xây dựng, trang trí nội thất

- Nhận thầu thi công trạm biến thế, đường dây tải điện và lắp đặt trang thiết bịđiện nước, thiết bị công nghệ.

- Sản xuất kết cấu bê tông phục vụ công tác xây dựng

1.2.2: Tình hình hoạt động sản xuất và kinh doanh:

Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty CP Lắp máy điện nước và xây

5 Lợi nhuận trước thuế 4.088.204.290 14.092.532.650 15.012.126.135

6 Lợi nhuận sau thuế 2.943.507.090 10.146.623.508 10.808.730.817

7 Doanh thu 233.113.697.943 366.249.872.473 519.223.333.422

* Khó khăn:

Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn như thiếu vốn kinh doanh, vốn đầu tư vàothi công các công trình, việc thu hồi chậm dẫn đến nợ đọng kéo dài làm cho vòng quayvốn dài, đội ngũ cán bộ công nhân kỹ thuật thì thừa về chất lượng nhưng lại thiếu vềchuyên môn nghề nghiệp, thiếu công nhân lành nghề, năng lực của một số cán bộ côngnhân còn non yếu, không chủ động giải quyết được công việc cứ nhất thiết phải dựavào ban giám đốc hoặc trưởng phòng Do công việc đôi khi vẫn còn trì trệ dẫn đến chiphí quản lý cao

Ngoài ra công ty vẫn còn thiếu một số máy móc thiết bị cùng một số dụng cụ cácmáy móc Ở đây đa số là thiết bị cũ nên khi thi công gặp rất nhiều khó khăn Khi thicông các công trình cao tầng công ty không có các máy móc hiện đại để thực hiện do

đó công ty phải sử dụng thủ công, đôi lúc ảnh hưởng đến tính mạng của công nhân

Sở dĩ công ty gặp phải những khó khăn trên là do đặc điểm của ngành xây dựng

Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của công ty là phải đẩy mạnh tiến độ thu hồi vốn tích cựcgiảm chi, thực hiện tiết kiệm, tăng cường quản lý các mặt hàng nâng cao sx kinhdoanh có lãi, xây dựng lại vốn lưu động tiếp tục đề nghị với công ty cấp vốn đầu tư100% để trang trải lãi xuất kinh doanh, soạn thảo các văn bản có nội dung phù hợp với

cơ chế quản lý mới Thu hồi các công nợ quản lý và sử dụng tài sản tăng cường tráchnhiệm các nhân thực hiện nghiêm chỉnh sự bồi thường vật chất trong việc giữ gìn tàisản bị hư hỏng mất mát trên cơ sở giảm chi phí sửa chữa Từ đó chi phí sản xuất cũng

được giảm theo và thu hồi các công mợ xử lý những vật tư bị ứ động kém phẩm chất

để huy động vốn kinh đoanh Thường xuyên chấn chỉnh lại công tác hạch toán phảichịu trách nhiệm toán nguyên vật liệu xác định tính toán giá thành, xác định lỗ , lãingay tại chân công trình có như vậy mới giúp công ty làm căn cứ để kịp thời trong việcchỉ đạo sản xuất kinh doanh làm cơ sở tham khảo các quyết định giá bổ dự thầu cáccông trình sau này

* Tăng trưởng trong tương lai:

Năm 2011, Công ty quyết tâm phấn đấu tăng trưởng cao, với mục tiêu đạt 320 tỉgiá trị tổng sản lượng Theo Ban lãnh đão, để hoàn thành nhiệm vụ, Công ty sẽ chủđộng mở rộng, tìm kiếm thị trường trong cả nước, tham gia vào nhiều công trình khác.Cùng với đó, phải tăng cường cán bộ và hoàn chỉnh các bộ phận tiếp thị, nâng caotrình độ làm hồ sơ mời thầu, phấn đấu để đạt tỉ lệ trúng thầu cao

Định hướng phát triển của Công ty đến năm 2012: Đa dạng hóa sản xuất kinhdoanh, giảm tỉ trọng trong sản xuất kinh doanh xây lắp 20% năm 2010 và 30% năm

2011 Thay vào đó là tỉ trọng trong sản xuất kinh doanh phát triển nhà và đô thị, sảnxuất công nghiệp, ưu tiên tập trung đầu tư vào các dự án phát triển nhà và đô thị, hạtầng kĩ thuật có quy mô vừa, thời gian đầu tư ngắn, vốn đầu tư không lớn, thu hồi vốnnhanh Kết hợp các dự án theo hình thức đầu tư BT, BOT, hình thức đầu tư độc lập vàhình thức hợp tác liên doanh với các doanh nghiệp khác trong các dự án lớn có côngnghệ phức tạp

1.3 : Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Lắp máy điện nước

và xây dựng:

Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận phòng ban

- Đại hội cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan cao

nhất có quyền biểu quyết

- Hội đồng Quản trị: Do Đại hội cổ đông bầu ra Hội nghị cổ đông được tổ

chức mỗi tháng một lần Hội nghị xem xét tình hình sản xuất trong tháng và quyếtđịnh những vấn đề thuộc thẩm quyền cổ đông

- Giám đốc: Do Đại hội cổ đông bổ nhiệm, là người trực tiếp tiến hành kiểm tra hoạt

động của các phòng ban, các đội và Xí nghiệp trực thuộc Giám đốc; là người đại diện chocông ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông về mọi hoạt động của công ty

- Tham mưu cho Giám đốc là 3 Phó Giám đốc phụ trách các lĩnh vực:

+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật;

+ Phó giám đốc phụ trách nội chính;

+ Phó giám đốc phụ trách chi nhánh miền Nam

- Ban Kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ giám sát việc thực

hiện các quyết định của Đại hội cổ đông

Bên dưới là các phòng ban, xí nghiệp, tổ đội trực thuộc

- Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ tiếp nhận các chủ trương chính sách, nghị

quyết lãnh đạo và tổ chức triển khai thực hiện, giám sát quản lý về chuyên môn vớicác bộ phận liên quan Văn phòng có nhiệm vụ giao dịch đối nội và đối ngoại, thựchiện công tác hành chính, văn thư, y tế và quản trị văn phòng

- Phòng Tổ chức lao động tiền lương: Là phòng chuyên tham mưu cho GĐ

Công ty về công tác tổ chức sản xuất, quản lý và sử dụng lao động Phòng có nhiệm

vụ bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, theo dõi tình hình sản xuất, thực hiện chế dộchính sách với người lao động, xây dựng định mức lao động và làm công tác thanhtra, bảo vệ và khen thưởng trong toàn công ty

- Phòng Kế hoạch: Là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu cho GĐ công

ty tổ chức triển khai, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch (tiếp thị) Phòng cónhiệm vụ xây dựng kế hoạch SX, giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất cho các đơn vị, tổ chứctriển khai, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc về các chỉ tiêu được giao, soạn thảolưu trữ: Hợp đồng giao khoán, Hợp đồng kinh tế và các văn bản quy phạm

- Phòng Kỹ thuật - Thi công (An toàn - KCS): Là phòng chuyên môn có

chức năng tham mưu cho GĐ Công ty tổ chức, triển khai và chịu trách nhiệm vềcông tác kỹ thuật thi công, chất lượng tiến độ, sáng kiến cải tiến và an toàn lao động.Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của PGĐ phụ trách lĩnh vực này và có nhiệm vụ xâydựng các phương án thi công mang tính khả thi, giám sát quản lý về kỹ thuật – mỹthuật cũng như tiến độ các công trình

- Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng tham mưu cho GĐ Công ty tổ

chức, triển khai thực hiện toàn bộ công tác tài chính thống kê, thông tin kinh tế vàhạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Đồng thời kiểm tra,kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo pháp luật

- Các phòng ban có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát các hoạt động tại các đơn vịtrực thuộc

- Hiện tại công ty có 9 xí nghiệp.

+XN Xây lắp số 1, XN Xây lắp số 9 là những xí nghiệp hoạt động trong lĩnhvực xây dựng, đảm đương các nhiệm vụ khảo sát thiết kế, thi công các công trình dândụng và công nghiệp

+XN Xây lắp số 7: có nhiệm vụ tổ chức xây dựng các công trình kỹ thuật hạtầng đô thị và khu công nghiệp, xây dựng dân dụng

+XN Xây lắp số 5: có nhiệm vụ tổ chức xây lắp các công trình giao thôngđường xá, cầu cống, dân dụng

+XN Xây lắp số 3: có nhiệm vụ xây dựng các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ,làm về thuỷ lợi, xây dựng dân dụng

+ XN Xây lắp số 2 và 4: có nhiệm vụ xây dựng đường dây và trạm biến áp,làm các việc về điện, xây dựng dân dụng

+ XN cơ giới vật tư xây lắp: có nhiệm vụ cung cấp nguyên liệu cho các côngtrình, cung cấp phương tiện chuyên chở

+ XN Xây lắp hạ tầng: có nhiệm vụ tổ chức thi công hạ tầng các công trình dândụng, các công trình giao thông nội bộ, cầu cống

Các xí nghiệp thực hiện hạch toán độc lập, có văn phòng và con dấu riêng.Đứng đầu các xí nghiệp là các GĐ xí nghiệp chịu trách nhiệm quản lý, điều hành xínghiệp mà mình phụ trách Nhiệm vụ chủ yếu của các XN là trực tiếp thi công cáccông trình xây dựng trên cơ sở hợp đồng đã ký kết với đơn vị chủ đầu tư

Ngoài ra Công ty còn có 4 đội trực tiếp, chịu sự quản lý trực tiếp của PGĐ công tybao gồm: Đội XD 10, Đội gia công cơ khí; Đội cơ điện, Đội Điện nước Các đội sản xuấtnày làm các công việc chuyên trách do Công ty giao Công ty giao kế hoạch và đơn vị chủđộng tìm kiếm việc làm, hỗ trợ các XN trong lĩnh vực mà mình đảm trách

- Trung tâm tư vấn và thiết kế: có nhiệm vụ tư vấn XD; lập dự án đầu tư, tư

vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế, khảo sát XD thí nghiệm, thẩm định thiết kế kỹthuật, tổng dự toán cho các công trình trong và ngoài công ty

- Chi nhánh TP HCM mới XD & bắt đầu đưa vào vận hành

- Các công nghiệp công trình gồm máy móc, thiết bị và thợ vận hành có giá trịlớn Công ty đầu tư mua sắm và cho các đơn vị, XN thuê

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP lắp máy điện nước và xây dựng

Đại hội cổ đông

1.4: Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh:

Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng là một doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực xây lắp Do vậy, về cơ bản, điều kiện tổ chức hoạt động sản xuất cũngnhư sản phẩm của công ty có sự khác biệt khá lớn so với các ngành sản xuất vật chấtkhác

Hội đồng quản trịTổng Giám đốc

Phó giám đốc phụ

trách kỹ thuật

Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật

Phó giám đốc phụ trách chi nhánh miền Nam

Văn phòng

công ty Phòng tổ chứclao động

Phòng kếhoạch KTTT

Phòng tài chính

kế toán

Phòng KCS

Trung tâm tư vấn

và thiết kế

Ban quản lý dựán

Các công nghiệp công trình

Chi nhánh

TP Hồ Chí Minh

XN Xây lắp hạ tầng

1.4.1 Đặc điểm về sản phẩm sản xuất:

Sản phẩm xây lắp là các công trình, vật kiến trúc… có quy mô lớn, kết cấuphức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài; sản phẩm được tiêu thụ theo giá

dự toán hoặc theo giá thỏa thuận nên tính chất hàng hóa thể hiện không rõ; sản phẩm

cố định tại nơi sản xuất; sản phẩm đa dạng về hình thức, chủng loại, kích thước, khóchế tạo, khó sửa chữa và yêu cầu về mặt chất lượng cao… Chính vì thế nên trong sảnxuất xây dựng cũng có những đặc điểm riêng

- Công trình xây dựng thường có giá trị lớn, thời gian thực hiện lâu dài nên sốlượng vốn mà Công ty bỏ ra thường bị ứ đọng, gây ra việc tính giá thành công trìnhthường cao hơn mức bình thường và phải tính vào các chi phí khấu hao tài sản cố định

và tài sản lưu động vào giá dự thầu Do vậy, đòi hỏi công ty phải tính toán cẩn thận vàchính xác để tránh sự thiếu hụt vốn sau này Bên cạnh đó, các yếu tố về máy móc thiết

bị, nguồn lực lao động khó huy động hơn các lĩnh vực khác

- Công trình xây lắp phải đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của khách hàng cũngnhư phải đạt chất lượng và có giá trị thẩm mỹ cao Do vậy, đối với những công trình

có quy mô lớn, Công ty thường giao cho các xí nghiệp trực thuộc để thi công đảm bảođúng tiến độ cho từng hạng mục công trình Có như vậy Công ty mới đảm bảo đượccác yêu cầu của khách hàng

- Hoạt động sản xuất xây dựng đa phần được thực hiện ngoài trời chịu ảnhhưởng của điều kiện tự nhiên Hơn nữa, điều kiện sản xuất thiếu tính ổn định, luônbiến đổi theo địa điểm và giai đoạn thi công Do đó, phải lựa chọn phương án cũngnhư tiến độ thi công hợp lí, thích hợp về mặt tổ chức và kĩ thuật theo từng thời điểm đểtránh rủi ro xảy ra

1.4.2 Đặc điểm công nghệ sản xuất:

*Trên phương diện sản xuất kinh doanh, hoạt động xây dựng từng công trình,hạng mục công trình được tiến hành như sau:

- Tổ chức mặt bằng thi công: Mặt bằng thi công của Công ty thông thường đượcbên chủ thầu tự giao Tuy nhiên, để quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi, Công ty phảigiải phóng mặt bằng và xác định mức độ thuận lợi, khó khăn trong quá trình tập kết vàvận chuyển vật liệu để có biện pháp tổ chức phù hợp

- Thi công phần thô:

+ Khảo sát thăm dò và thi công phần móng công trình: ở công đoạn này máymóc, thiết bị được sử dụng tối đa.

+ Tiến hành thi công xây dựng công trình: nguyên vật liệu (xi măng, cát, đá,sỏi, vôi, sắt, thép, gạch…) được đưa vào xây dựng phần thô (móng công trình, trụ, cột,tường bao, vách ngăn, cầu thang…) của công trình

+ Hoàn thiện công trình: lắp đặt hệ thống điện nước, hệ thống thông gió, cấpnhiệt… thiết bị theo yêu cầu của công trình; lắp cửa, dọn dẹp công trình (trang trí tôđiểm đảm bảo tính mĩ thuật của công trình) đồng thời trang trí nội thất (nếu có) Kếtthúc công đoạn này, Công ty tiến hành nghiệm thu và bàn giao, quyết toán công trình.Dưới đây là quy trình công nghệ sản xuất xây dựng

Bảng 2 – Quy trình công nghệ sản xuất xây dựng

GIẢI PHÓNG MẶT BẰNG

HOÀN THIỆN CÔNG TRÌNH

- Lắp đặt thiết bị điện nước, hệ thống thông gió, cấp nhiệt

- Trát tường : Trát trong và trát ngoài

- Chống thấm, chống nóng, cách âm

- Sơn, quét vôi ve, ốp lát

* Trên phương diện lắp đặt điện nước, hoạt động lắp đặt điện nước được tiếnhành theo quy trình công nghệ sau:

- Khảo sát kiểm tra mặt bằng, lắp đặt theo bản thiết kế kỹ thuật: vật tư, ống dẫnnước, van xả, trang thiết bị lắp đặt… được đưa vào xây dựng, lắp đặt công trình điệnnước (xây dựng bể chứa, đường thoát nước, cống rãnh, ống dẫn nước sạch, xây dựngtrạm biến thế, gia công móng, cột điện, kéo dây…)

- Hoàn thiện công trình và vận hành thử, kiểm tra các thông số kĩ thuật, nghiệmthu công trình, bàn giao và quyết toán công trình với bên chủ quản Có thể khái quátquy trình công nghệ lắp đặt này qua bảng 3

Bảng 3 – Quy trình công nghệ lắp đặt điện nước.

và Kế toán đội trực thuộc

Kế toán tại các XN, đội có nhiệm vụ lập các sổ phụ và chứng từ gốc có liênquan đến hoạt động sản xuất kinh doanh rồi chuyển lên phòng kế toán Công ty Tạiđây mọi hoạt động của Công ty được theo dõi và hạch toán một cách cụ thể theo quychế của Công ty

Các phần hành kế toán được phân công cho các kế toán viên trong phòng

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Khảo sát kiểm

tra mặt bằng

thi công

Tiến hànhthi cônglắp đặtcông trình điện nước

Hoàn thiện công trìnhsửa sang, kiểm tra

Đưa công trình vào vận hành thử, kiểm tra nghiệm thu

→ : Quan hệ mệnh lệnh

↔ : Quan hệ đối chiếu

- Kế toán trưởng: 01 người - Thạc sĩ kinh tế : Tốt nghiệp Đại học Kinh tế

quốc dân, kinh nghiệm: 25 năm Phụ trách chung phòng kế toán và chịu trách nhiệmpháp lý trước mọi hoạt động của phòng sao cho phù hợp với luật định cụ thể như sau:

+ Xác định hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung, xác định niên độ kế toán là

từ 1/1 đến 31/12

+ Xây dựng hệ thống tài khoản sử dụng

+ Phân công lao động trong phòng kế toán

- Kế toán Nguyên vât liệu: 01 người - Cử nhân Kinh tế Tốt nghiệp Đại học

Thương mại, kinh nghiệm 18 năm Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ mở sổ chitiết hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu làphương pháp thẻ song song Do vậy căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nguyên vậtliệu, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết theo định kỳ hàng tháng, số liệu trên sổ chi tiết làcăn cứ để ghi sổ tổng hợp

- Kế toán tiền lương và thống kê: 01 người - Cử nhân kinh tế Tốt nghiệp Đại

học Tài chính, kinh nghiệm 16 năm Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công của cácphòng ban, kế toán tiến hành tính lương phải trả cho công nhân và tính các khoảnBHXH, BHYT, KPCĐ Thông thường hình thức trả lương cho công nhân trực tiếpsản xuất ở các đội, xí nghiệp là hình thức trả lương khoán Đơn giá lương khoán đượccăn cứ trên hợp đồng giao khoán và do phòng Tổ chức lao động tiền lương tính toán

Kế toán trưởng

Kế toán ngân hàng &

thanh toán

tính giá thành

Kế toán tiền lương &

thống kê

Kế toán tiền mặt

& thủ quỹ

và quy định Còn hình thức trả lương thời gian được áp dụng cho các cán bộ, nhânviên quản lý.

- Kế toán ngân hàng và thanh toán: 01 người - Cử nhân Kinh tế Tốt nghiệp

Học viên ngân hàng - khoa Kế toán ngân hàng, kinh nghiệm 7 năm Kế toán ngânhàng có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng để huy động vốn, mở tài khoản tiền gửi vàtiền vay, mở tài khoản bảo lãnh các hợp đồng, tiến hành các nghiệp vụ thanh toán quangân hàng Nghiệp vụ kế toán ngân hàng được theo dõi trên sổ chi tiết tiền gửi ngânhàng, mở chi tiết cho các khoản thu và các khoản chi

- Thủ quỹ: 01 người - Tốt nghiệp Trung cấp Kinh tế Hà nội, kinh nghiệm 3

năm Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt của công ty Căn cứvào chứng từ gốc (phiêú thu, phiếu chi) thủ quỹ tiến hành các hoạt động nhập và xuấtquỹ Các hoạt động này được phản ánh trên sổ quỹ

- Kế toán tổng hợp: 01 người - Cử nhân Kinh tế Tốt nghiệp Đại học Kinh tế

Quốc dân, kinh nghiệp 10 năm Căn cứ vào số liệu phản ánh trên các sổ chi tiết của

kế toán phần hành, kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp và phân bổ các khoản chi phí;tập hợp các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán Báo cáo kếtoán là cơ sở để công ty công khai tình hình tài chính và báo cáo với Tổng công ty

1.5.2: Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ Phần Lắp máy Điện nước và Xây dựng:

- Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, Công ty CPLắp máy điện nước và xây dựng áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để tạo điềukiện thuận lợi cho hoạt động kế toán của đơn vị

Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống toàn bộ cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệtlà: Sổ Nhật ký Chung và Sổ cái các tài khoản

Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết đểghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt

- Bảng tổng hợp chi tiết;

Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký chung của

Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng

mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh còn được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Các đơn vị mở các sổ Nhật ký chuyên dùng hàng ngày thì hàng ngày căn cứvào các chứng từ gốc, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chuyên dùng liên quan

Định kỳ (5,10,… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh,tổng hợp từng Nhật ký chuyên dùng lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên

sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiềuNhật ký chuyên dùng khác nhau (nếu có)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối tàikhoản Cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảngtổng hợp chi tiết

Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổnghợp chi tiết, được dùng để lập các Báo cáo kế toán

Công ty tính thuế GTGT theo phương khấu trừ

Niên độ kế tóan: Từ 1/01 đến 31/12 hàng năm

PHẦN II: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG

TY CỔ PHẦN LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG

2.1: Khái quát về Nguyên vật liệu

2.1.1: Đặc điểm và phân loại Nguyên vật liệu

a Đặc điểm về Nguyên vật liệu.

Là một Công ty Xây lắp nên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty cónhững đặc thù riêng Để xây dựng các công trình lớn, công ty phải sử dụng một khốilượng rất lớn về nguyên vật liệu, phong phú và đa dạng về chủng loại, quy cách Cónhững vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng (có nhiều loại như ximăng trắng, xi măng thường ), thép gồm thép cây (trong đó có thép trơn, thép gai),thép hình (chữ U, I, ), gạch có gạch đặc, gạch thông tâm, gạch chống nóng, gạch látnền, gạch ốp, ; có những loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào

sử dụng ngay mà không qua chế biến như cát, sỏi, đá, ; có những loại vật liệu là sảnphẩm của ngành nông lâm ngư nghiệp như gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốp pha; cónhững loại vật liệu đã qua chế biến và ở dạng cấu kiện như các loại cửa, lan can, panelđúc sẵn, cọc bê tông cốt thép,

Khối lưọng vật liệu sử dụng khác nhau, có những loại vật liệu cần sử dụng vớikhối lượng lớn như: xi măng, cát, sỏi, gạch, thép, nhưng có loại sử dụng rất ít nhưvôi, ve, đinh, Hầu hết các loại vật liệu sử dụng trực tiếp cấu thành nên công trình(sản phẩm xây dựng cơ bản) Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trongtổng chi phí xây dựng công trình Qua đó, thấy được vật liệu có vai trò rất quan trọngtrong quá trình xây dựng và sản xuất của Công ty

Ngoài việc thu mua, vận chuyển, bảo quản, các loại vật liệu có đặc điểm riêngkhác nhau Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng, đại lý vật liệu xây dựngtrong địa bàn xây dựng vận chuyển thuận tiện nhanh chóng, có những loại vật liệuđược bảo quản trong kho như xi măng, sắt, thép, Có những loại vật liệu phải đến tậnnơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời (vì khốilượng quá nhiều và không bị ảnh hưởng của môi trường) như cát, sỏi, đá gây khókhăn cho việc bảo quản để xảy ra hao hụt mất mát, ảnh hưởng dến quá trình xây dựngcông trình, đến giá thành Vì vậy, Công ty cần phải có biện pháp vận chuyển bảo quảnphù hợp với từng loại vật liệu

Việc thu mua vật tư có thể do Công ty trực tiếp đi mua hay do các đội sản xuất tự

đi mua Theo nhu cầu vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình tại thời kỳ mànhân viên của đội viết đơn xin mua vật tư gửi lên phòng kế toán, sau khi được xétduyệt thì nhân viên của công ty hoặc tổ sản xuất sẽ tiến hành đi mua vật tư và áp tảihàng về tận kho kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp

b Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty:

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thịtrường Công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiềuthứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng.Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hànhphân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý Tại Công ty CP Lắp máy điệnnước và xây dựng cũng tiến hành phân loại Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuậntiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho Nhưng trong côngtác hạch toán do sử dụng mã hóa vật liệu Công ty không sử dụng tài khoản cấp II đểphản ánh từng loại nguyên vật liệu mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã sốriêng, như quy định một lần trên bảng mã hóa vật liệu ở máy vi tính bởi các chữ cáiđầu của nguyên vật liệu Vì vậy tất cả các loại nguyên vật liệu sử dụng đều hạch toántài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu" Cụ thể ở Công ty CP Lắp máy điện nước và xâydựng sử dụng mã hóa vật liệu như sau:

* Đối với vật liệu của Công ty được phân loại như sau:

+ NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà chúng được coi là vậtliệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất hình thànhnên sản phẩm xây dựng cơ bản Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu Công ty sử dụngnhư: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thànhnhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép 6A1, thép 10A1, thép  20A2… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng

+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng chocác loại máy móc, xe cô như xăng, dầu

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị màcông ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bêtông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô

+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng đượcnữa, vỏ bao xi măng… Nhưng hiện nay Công ty không thực hiện được việc thu hồiphế liệu nên không có phế liệu thu hồi.

Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình làmột kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi côngxây dựng Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu - công cụdụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau Riêng cácloại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình Công ty xác định mức dự trữ chosản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kếhoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra Để phục vụ cho yêu cầu củacông tác hạch toán và quản lý NVL Công ty đã phân loại NVL một cách khoa học,Công ty lập sổ danh điểm và mỗi loại VL công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên củavật liệu Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải cónhững hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kếthợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho

Bảng 4: Sổ danh điểm vật liệu

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Loại nguyên vật liệu chính

* Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Lắp máy Điện nước và Xây dựng – Năm 2010

2.1.2: Tính giá Nguyên vật liệu

Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theonhững nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất Kế toán ở Công

ty đã sử dụng trị giá vốn thực tế để hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tình hìnhnhập, xuất, tồn kho vật liệu Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đãtiến hành đánh giá vật liệu như sau:

* Đối với vật liệu nhập kho:

Trị giá vốn thực tế nhập kho, tính theo công thức:

= + + - Giá mua vật liệu là giá chưa có thuế GTGT

Ở Công ty phần lớn vật liệu mua về là do bên bán vận chuyển luôn và chi phívận chuyển do bên bán chịu, vì thế khi vật liệu về nhập kho kế toán có thể tính ngayđược giá trị thực tế của số vật liệu đó

Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT của Công ty TNHH TM Phương Đông, bán 870 kg thép

CT3, 1500 kg Ximăng Hoàng Thạch PC 40, 298 cáp thép 24 ngày 12 tháng 10 năm2010

+ Giá chưa có thuế GTGT là: 11.238.800

+ Thuế GTGT 10% là : 1.123.880

+ Tổng giá thanh toán là :12.362.680

Như vậy, giá thực tế nhập kho của lô vật liệu trên là 11.238.800 đồng

* Đối với vật liệu xuất kho:

Tại Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng, kế toán tính giá vật liệu xuất khotheo phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá nguyên vật liệu xuất kho,phương pháp này thích hợp với các loại vật tư sử dụng tại các công trình do đặc điểmcác loại vật tư này mua về được sử dụng ngay không để tồn trữ nhiều

Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT của Công ty TNHH TM Phương Đông, bán 870 kg thép

 6A1 với đơn giá 6.760 đồng/kg Ngày 12/10/2010 xuất ngay cho Nguyễn NgọcToàn 870 kg thép  6A1 cũng với đơn giá 6.760 đồng/kg

2.1.3: Vai trò của kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng.

Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý Nguyênvật liệu trong công ty, kế toán Nguyên vật liệu phải thực hiện được các nhiệm vụ sau:

Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chấtlượng và giá thành thực tế của Nguyên vật liệu nhập kho

Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị Nguyên vậtliệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao Nguyên vật liệu

Phân bổ hợp lý giá trị Nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chiphí sản xuất – kinh doanh

Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị Nguyên vật liệu tồn kho,phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa thiếu, thừa, ú đọng, kém phẩm chất để công ty

có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

2.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

2.2.1 Phương pháp kế toán chi tiết tại Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng

Hạch toán ban đầu:

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theodõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu cả về số lượng,chất lượng và giá trị Bằng việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu sẽ đáp ứng được yêucầu này

Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kếtoán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ đểphản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất vật liệu Chứng từ kế toán là cơ

sở pháp lý để ghi sổ kế toán

Thực tế tại Công ty, chứng từ kế toán sử dụng gồm:

+ Phiếu nhập kho

+ Phiếu xuất kho

Ở mỗi đội sản xuất có thể tham gia thi công một lúc vào nhiều công trình, hạngmục công trình hoặc một công trình lớn có thể do nhiều đội xây dựng tham gia thicông và mỗi đội phụ trách một hạng mục công trình Đối với hạng mục công trình ởtừng giai đoạn, phòng kế toán xem xét, nghiên cứu, tính toán xem công trình, hạngmục công trình đó cần những loại vật liệu gì với khối lượng, số lượng là bao nhiêu thì

đủ, sau đó lập hạn mức định tư

2.2.2:Trình tự hạch toán tiến hành như sau:

a) Thủ tục nhập kho:

Nhân viên cung ứng vật tư nhận tiền mặt, ngân phiếu, uỷ nhiệm chi để mua vật

tư Khi mua vật tư về kho thì nhân viên cung ứng mang hoá đơn kèm theo hoá đơnGTGT của bên bán vật tư lên người có trách nhiệm ở đội, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệcủa hoá đơn thì đồng ý cho nhập số vật liệu đó Khi nhập kho, thủ kho phải xem xét cụthể nếu số vật liệu đó đúng chủng loại, số lượng ghi trong hoá đơn thì tiến hành nhậpkho

Hiện nay, Công ty áp dụng cơ chế mới sau khi mua hàng về thì áp dụng tối đaphương thức vận chuyển thẳng tới các công trình để làm giảm chi phí thu mua Thôngthường, Công ty chỉ nhập những vật liệu cần thiết dự trữ để đề phòng trong trường hợpkhan hiếm như thép,

* Hoá đơn giá trị gia tăng:

Hoá đơn giá trị gia tăng là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu, thuế giá trị giatăng đầu ra và các sổ kế toán liên quan; là chứng từ cho người mua vận chuyển hàngtrên đường lập phiếu nhập kho; là căn cứ để đội, xí nghiệp thanh toán với Công ty tiềnmua hàng và là căn cứ ghi sổ kế toán.(VD: Sổ chi tiết tài khoản 331…)

Hoá đơn này là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá

và số tiền bán vật liệu cho người mua

Ví dụ: Trong tháng 10 năm 2010 hoá đơn bán hàng của Công ty TNHH TM Phương

Đông và nhận hoá đơn chứng từ sau:

Tên đơn vị bán hàng là công ty TNHH TM Phương Đông

Địa chỉ: 339 Kim Mã- Hà Nội; Mã số thuế: 0100281731-1

Tên người mua hàng là Đặng Văn Phúc Tên đơn vị mua hàng là Công ty CPLắp máy điện nước và xây dựng Địa chỉ : 61E- Đê La Thành- Hà Nội

Tài khoản tại: NH Đầu tư và phát triển Hà Nội

- Hình thức thanh toán : Mua chịu, Mã số thuế: 0100105197-1

Dưới đây là hoá đơn bán hàng của Công ty TNHH TM Phương Đông:

Mẫu biểu 4 : Hóa đơn

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Liên 2 : Giao cho khách hàng

Ngày 12 tháng 10 năm 2010

Ký hiệu R10/04

Số 0029938

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM Phương Đông

Địa chỉ : 339 Kim Mã - Hà Nội

Số tài khoản : 0123 10 00 213 5

MST : 0100281731-1

Số điện thoại : 048431058

Họ tên người mua hàng : Đặng Văn Phúc

Tên đơn vị : Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng

Địa chỉ : 61E-Đê La Thành-Hà Nội

Số tài khoản : MST

Hình thức thanh toán : Mua chịu

tính

Sốlượng

Thuế suất giá trị gia tăng : 10% Tiền thuế giá trị gia tăng : 1.123.880

Tổng cộng tiền thanh toán : 12.362.680

Số tiền viết bằng chữ : Mười hai triệu ba trăm sáu mươi hai nghìn sáu trăm támmươi đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

* Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Lắp máy Điện nước và Xây dựng – Năm 2010

Sau khi đã hoàn thành các thủ tục, 2 bên ký và ghi rõ họ tên vào hoá đơn và cácchứng từ mua vào Chủ nhiệm công trình viết giấy đề nghị xuất vật tư (Vào cuốitháng), phiếu xuất kho…

Khi Công ty hoặc các đội, xí nghiệp mua nguyên vật liệu, người bán giaonguyên vật liệu kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn hàng hoá

Hoá đơn này là căn cứ để đội, xí nghiệp thanh toán với Công ty về chi phí muanguyên vật liệu

0

Đối với những loại vật tư nhỏ, khối lượng mua không lớn lắm thì đại diện cácđội, xí nghiệp có thể đi mua ngay trên thị trường mà không cần hoá đơn đỏ làm chứng

từ thanh toán Trong trường hợp này, người đi mua sẽ làm giấy xin thanh toán nhậpkho (Viết bằng tay) Căn cứ vào giấy này kế toán ghi sổ kế toán

Từ Hoá đơn GTGT trên, kế toán ghi giá trị vật liệu vào Phiếu nhập kho khi vậtliệu được đưa về nhập kho công trình phục vụ cho công trình Dịch Vọng

* Phiếu nhập kho vật liệu:

- Tác dụng( mục đích): Đối với kế toán nguyên vật liệu:

Phiếu nhập kho vật liệu được lập nhằm xác nhận số lượng vật liệu nhập kho, làmcăn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan

và ghi sổ kế toán

Nó có tác dụng giúp kế toán công ty quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, từ đótập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành các công trình và hạng mụccông trình

- Căn cứ lập: Hàng ngày căn cứ vào khối lượng thực tế và giá trị nguyên vật liệu

ghi trên hoá đơn giá trị gia tăng khi vật liệu được đem về nhập tại các kho công trình;

kế toán đội (xí nghiệp) lập phiếu nhập kho

- Phương pháp lập và trách nhiệm ghi:

Phiếu nhập kho vật liệu thường được Công ty áp dụng trong trường hợp nhậpkho vật liệu mua ngoài, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê

Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày tháng năm lập phiếu;

họ tên người giao hàng; lệnh nhập kho và tên kho nhập

Cột A, B, C, D ghi số thứ tự; tên, nhãn hiệu nguyên vật liệu có mã số và đơn vịtính :

+ Cột 1: Ghi số lượng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập

+ Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho

+ Cột 3: Do kế toán ghi đơn giá trên hoá đơn GTGT

+ Cột 4: Thành tiền bằng số lượng (thực nhập) x đơn giá

Dòng cộng: Sau khi phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán của Công

ty, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ kho liên quan

để tính là tổng số tiền trên mỗi phiếu nhập

Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 315- ngày 12/10/2010 dưới đây: Kho anh Thịnh nhập 5

loại vật tư sau: ống kẽm D50; CT3; xi măng Hoàng Thạch PC40; Cáp thép 24, đơn

vị tính bằng kg Số lượng thực nhập bằng số lượng ghi trên chứng từ và bằng 298(kg).Đơn giá là 13.700 đ/kg

Suy ra: Cột thành tiền = 298 x 13.700=4.082.600( đ)

Dòng cộng của Phiếu nhập kho này bằng 39.022.800 (đ)

Phiếu nhập kho này do kế toán theo dõi các đội, lập thành 2 liên:

+ Thủ kho giữ 1 liên để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư

+ Người nhập vật tư giữ 1 liên và chuyển cho kế toán thanh toán để thanh toán.Tuỳ theo tình hình thanh toán của Công ty với nhà cung cấp kế toán định khoản

và ghi vào các sổ sách liên quan

Dưới đây là phiếu nhập kho vật liệu cho công trình Dịch Vọng:

Mẫu biểu 5: Phiếu nhập kho

CÔNG TY CP LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 61E - Đê

La Thành- Láng Thượng - Đống Đa – Hà Nội

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 12 tháng 10 Năm 2010 Nợ: Số: N248 Có:

Họ tên người giao hàng : Đặng Văn Phúc Bộ phận: Đội 10

Theo : Giấy đề nghị của đơn vị

Nhập tại kho : Anh Thịnh

Đơnvị

Số lượng

Đơn

Chứngtừ

Thựcnhập

* Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Lắp máy Điện nước và Xây dựng – Năm 2010

b) Thủ tục xuất kho:

Căn cứ vào nhiệm vụ xấy dựng sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu haovật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình, các đội viết giấy xin tạm ứng vật

tư Nhân viên kinh tế đội tiến hành lập phiếu xuất kho thành ba liên:

+ Một liên chuyển về phòng kế toán;

+ Một liên giao cho đơn vị lĩnh nguyên vật liệu;

+ Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho

Sau khi người phụ trách ký vào phiếu xuất kho và giao cho người lĩnh nguyên vậtliệu xuống kho để lĩnh Thủ kho thực hiện xuất kho và ghi thực xuất vào thẻ kho Saukhi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, số thực lĩnh, người nhận và thủ kho ký vào baliên đó.

Trong quá trình sản xuất thi công vì một nguyên nhân nào đó mà đội đơn vị thicông sử dụng vật liệu quá hạn mức quy định, viết xuất kho vật liệu nhiều hơn địnhmức thì phòng kế toán của Công ty không hạch toán phần chi phí vượt hạn mức củakhối lượng vật liệu đó mà đội xây dựng thi công phải tự thanh toán phần vượt quá địnhmức đó

* Phiếu xuất kho:

Phiếu xuất kho vật liệu được lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất khocho các bộ phận, công trình sử dụng Nó là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tínhgiá thành sản phẩm và kiểm tra, quản lý vật liệu cũng như thực hiện định mức tiêu haovật tư

- Phiếu xuất kho được lập căn cứ vật liệu và khối lượng vật liệu thực tế đượcxuất ra theo nhu cầu của từng công trình trong đó giá vật liệu được xuất rachính là giá vật liệu được mua vào

- Phiếu xuất kho vật liệu có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung chonhiều thứ vật liệu cùng loại nhưng phải cùng kho và sử dụng cho một côngtrình Thông thường, Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng lập Phiếuxuất kho cho nhiều thứ vật liệu

- Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu, ngày tháng năm lập phiếu, họ tênngười nhận hàng, lý do xuất kho sử dụng và kho xuất vật liệu

Ví dụ: Khi vật liệu được xuất kho theo yêu cầu xây dựng của công trình Dịch Vọng,

ngày 12/10/2010, kế toán lập phiếu xuất kho vật liệu

+ Cột A,B,C,D : Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu quy cách vật liệu, mã số và đơn vịtính của vật liệu Cụ thể: Trên Phiếu xuất kho vật tư số X252, ngày 12/10/2010 (đượctrích dẫn ở trang sau ) Nguyễn Ngọc Toàn đã nhận từ kho anh Thịnh 5 loại vật tư đểphục vụ công trình Dịch Vọng

Trong đó, STT thứ 4 ghi tên vật tư là: Cáp thép 24, đơn vị tính là kg

+ Cột 1: Ghi số lượng vật liệu theo yêu cầu xuất kho của từng bộ phận, côngtrình Cụ thể: Số lượng xuất trên chứng từ =250(kg)

+Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho ( Số lượng thực tế xuất kho chỉ

có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu) Cụ thể: Số lượng xuất thực tế = 250 (kg)

+Cột 3: Kế toán ghi đơn giá của từng loại vật liệu xuất kho Cụ thể: Đơn giá(Cáp thép 24)= 13.700(đ)

+Cột thành tiền: Thành tiền = Số lượng xuất kho ( thực tế) x Đơn giá

(Cột 4 = Cột 2 x Cột 3 )

Cụ thể: Cột thành tiền = 250 x 13.700 = 3.425.000 (đồng )

– Dòng cộng ghi tổng số tiền của vật liệu thực tế đã xuất kho Cụ thể:

Dòng cộng ghi giá trị xuất kho của 5 loại vật liệu trên là: 37.904.200(đồng) Dưới đây là Phiếu xuất kho ngày 12/10/2010 xuất cho công trình Dịch Vọng:

Mẫu biểu Biểu 6: Phiếu xuất kho

CÔNG TY CP LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 61E - Đê

La Thành- Láng Thượng - Đống Đa – Hà Nội

Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Ngọc Toàn Bộ phận: Đội 10

Lý do xuất kho : Xuất công trình nhà A7- Đô thị Dịch Vọng

Nhập tại kho : Anh Thịnh

Đơnvị

Cộng thành tiền bằng chữ: Ba mươi bảy triệu chín trăm linh bốn nghìn hai trăm đồng

Xuất, ngày 12 tháng 10 năm 2010

* Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Lắp máy Điện nước và Xây dựng – Năm 2010

2.2.3 Hạch toán chi tiết vật liệu:

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phảnánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại nguyênvật liệu cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị Bằng việc tổ chức kế toán chitiết nguyên vật liệu ở Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng đáp ứng được nhucầu này Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung

và kế toán chi tiết nguyên vật liệunói riêng, thì trước hết phải bằng phương phápchứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất nguyên

vật liệu Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán Tại Công ty CP Lắp máyđiện nước và xây dựng chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toánchi tiết nguyên vật liệu là:

- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu

- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Số (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu

Sơ đồ 4: Trình tự luân chuyển chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:

Ghi chú:

: Ghi hàng tháng: Ghi cuối tháng: Đối chiếu hàng ngày : Đối chiếu cuối tháng

Ở Công ty CP Lắp máy điện nước và xây dựng, hiện đang vận dụng phương phápghi thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết vật liệu

Phương pháp này được tiến hành như sau:

+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình

nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Mỗi loại vật liệuđược ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại, nhóm, thứvật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý Cách ghi thẻ kho như sau: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ, kế toán nhập,xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ Sau đó,

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ

nhập

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp N - X - T

Sổ kế toán tổng hợp

đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất với số liệu ghi trên phiếu xuất, phiếu nhập rồighi số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho, ghi số lượng nhập vào cột nhập, ghi sốlượng xuất vào cột xuất, cuối ngày tính ra số tồn của từng thứ, loại vật liệu và ghi vàocột tồn của thẻ kho Cuối tháng, thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu.

Ví dụ: Thẻ kho được lập cho Cáp thép 24, ngày lập thẻ 02/8/2010

Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cộttương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho

+ Từ cột A đến cột D: Ghi STT, số phiếu nhập, xuất và ngày tháng chứng từ

Cụ thể: STT thứ 3, ghi số phiếu nhập N248 ngày 12/10

+ Cột E, F: Ghi diễn giải và ngày nhập xuất Cụ thể: STT 3 ghi diễn giải như

sau: Nhập của công ty TNHH TM Phương Đông Ngày nhập xuất: 12/10

+ Cột 1,2,3: Ghi số lượng vật tư (sản phẩm, hàng hoá) nhập kho, xuất kho và tồn kho

Cụ thể: Trên thẻ kho lập ngày 02/8/2010 (tờ số 2) của Công ty CP Lắp máy điện nước

và xây dựng được lập cho loại vật tư : Cáp thép 24 (trích dẫn ở trang sau):

STT 3 ghi: Số lượng nhập là 298 (kg), số lượng tồn là 298 (kg

Dưới đây là thẻ kho lập cho: Cáp thép 24.

CTLMĐN&XD

Kho: Anh Thịnh

THẺ KHO

Ngày lập thẻ: 02/8/2010Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Cáp thép 24

(Ký, họ tên, đóng dấu)

* Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Lắp máy Điện nước và Xây dựng – Năm 2010

Thẻ kho trên được dùng để đối chiếu với Sổ chi tiết vật liệu

+ Ở phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho gửi

lên, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra tính đúng đắn củaviệc phân loại chứng từ và việc ghi chép trên thẻ kho, nếu thấy hợp lý thì kế toán nhậnchứng từ và ký xác nhận vào thẻ kho

- Căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơngiá trị gia tăng …kế toán lập được sổ chi tiết vật liệu

Mẫu biểu 8: Sổ chi tiết vật liệu

Ví dụ: Sổ chi tiết Cáp thép 24 mở cho kho anh Thịnh.

CÔNG TY CP LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG

61E - Đê La Thành- Láng Thượng - Đống Đa – Hà Nội

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

Tháng 10 năm 2010 Tên vật liệu: Cáp thép 24

Số lượng Đơn giá Thành tiền

* Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty CP Lắp máy Điện nước và Xây dựng – Năm 2010