Đồng thời cũng góp phần trong công tác thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016-2017 của Sở GD&ĐT đó là Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo, điều hành; Ứng dụng công nghệ thô
Trang 1PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài:
Năm 2016 tôi được bổ nhiệm làm phó hiệu trưởng phụ trách mảng
chuyên môn của trường Trong vai trò mới mặc dù tôi đã cố gắng tìm tòi học hỏi, tuy nhiên vẫn gặp không ít khó khăn, đặc biệt là trong công tác quản lý lịch công tác của cá nhân, của các bộ phận chuyên môn và của nhà trường Để nắm được lịch làm việc tôi phải ghi chép cẩn thận vào sổ công tác và luôn mang theo để khi cần thiết có thể lấy ra cập nhập và tra cứu Việc lên lịch công tác tuần, công tác tháng cho giáo viên cũng tốn nhiều thời gian Chính vì những lí do trên đòi hỏi phải có phương pháp quản lý lịch làm việc sao cho có thể cập nhật, truy xuất, in
ấn nhanh chóng, chính xác và công nghệ thông tin chính là giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề trên Đồng thời cũng góp phần trong công tác thực hiện nhiệm
vụ CNTT năm học 2016-2017 của Sở GD&ĐT đó là Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo, điều hành; Ứng dụng công nghệ thông tin đổi mới nội dung, phương pháp dạy và học; Bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ và giáo viên Đó chính là lí do tôi chọn đề tài “ Sử dụng CNTT trong công tác quản lý lịch công tác”
1.2 Mục đích nghiên cứu:
Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác của cá nhân, tự học nâng cao trình độ năng lực công tác
1.3 Phạm vi đối tượng áp dụng:
Áp dụng trong công tác quản lý lịch, kế hoạch công tác của phó hiệu trưởng và tổ trưởng chuyên môn
1.4 Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Nghiên cứu thực trạng công tác quản
lý trong năm học 2016-2017
Trang 2PHẦN 2: NỘI DUNG
2.1 Thiết kế file excel quản lý lịch công tác
Sử dụng kiến thức về excel để thiết lập một file excel gồm một sheet
chính để nhập lịch công tác và các sheet phụ khác để xuất lịch công tác theo tháng, theo tuần, theo ngày Ngoài ra còn có thêm các sheet khác như lịch kiểm tra chung, lịch thao giảng, …
2.1.1 Sheet cập nhật lịch công tác
Nhập thông tin vào sheet với nội dung các cột như sau (Hình 1):
Cột thứ 1,2,3: nhập vào ngày tháng năm thực hiện công việc, có thể nhập ngày tháng năm cụ thể hoặc nhập ngày thứ mấy của tuần nào
Cột thứ 4: Nhập tóm tắt nội dung của của công việc
Cột thứ 5: Nhập vào thông tin người thực hiện công việc
Cột thứ 6: Nhập tóm tắt nội dung cần chuẩn bị cho công việc
Cột thứ 7: Nhập vào kết quả, nếu công việc chưa thực hiện được thì để trống cột kết quả
Khi nhập lịch công tác có thể nhập tùy ý không theo thứ tự ngày tháng vì vậy để thuận tiện theo dõi lịch công tác tác giả dùng macro sort dữ liệu theo ngày tháng và dùng chức năng Conditional formatting để xem đánh dấu những công việc hết hoặc chứa hết thời gian thực hiện
2.1.2 Sheet xuất lịch công tác hàng tháng
Sheet này xuất ra lịch công tác của từng tháng như (Hình 2) Muốn
xuất lịch công tác của tháng nào ta chỉ cần click vào Spin Button ( form control) cho tháng cần xuất Bên cạnh đó có thể check vào các ô điều khiển để xuất ra toàn bộ lịch công tác, công tác đã thực hiện, công tác chưa thực hiện để tiện theo dõi và kiểm tra Có thể in ra lịch công tác để theo dõi hoặc dán thông báo cho giáo viên, nhân viên thực hiện
Trang 3(Hình 1)
(Hình 2)
Trang 42.1.3 Sheet xuất lịch công tác hàng tuần
Sheet này xuất ra lịch công tác hàng tuần như ( Hình 3) Để có
lịch công tác hàng tuần chỉ cần click vào Spin Button ( form control) chọn tuần thích hợp, có thể đánh chữ “S” hoặc “C” tương ứng vào các hàng ở cột F để xuất nội dung công việc ra mẫu ở (hình 3) theo buổi sáng hoặc buổi chiều, cũng có thể bỏ qua các công việc và cũng có thể bỏ qua những những nội dung không cần truy xuất bằng cách để trống cột F ở các hàng tương ứng Tất cả các thông tin trong bảng lịch công tác tuần được xuất một các tự động từ ngày tháng đến nội dung của các công việc
(Hình 3)
Trang 52.1.4 Sheet tự xuất ra lịch công tác của ngày hiện tại, tra cứu nhanh lịch của một ngày bất kỳ (Hình 4,5)
(Hình 4)
(Hình 5)
Trang 6Khi mở file excel lịch công tác thì sheet này sẽ tự động xuất ra lịch công tác của ngày hiện tại để nhắc nhở công việc cho người sử dụng Bên cạnh đó để sắp xếp hay lên kế hoạch của một công việc nào đó có thể gõ vào ổ màu vàng như (hình 4) để tra cứu nhanh ngày mà muốn lên kế hoạch của công việc nào đó có bị cấn vơí lịch đã lên trước đó hay không?
2.1.5 Bên cạnh đó có thể tạo ra các sheet truy xuất thông tin khác như lịch kiểm tra, lịch thao giảng,…
Kinh nghiệm Với một file excel nhỏ gọn như trên việc nhập lịch công tác
rất thuận tiện, việc truy xuất thông tin nhanh chóng chính xác, công tác in ấn nhanh chóng theo mẫu thống nhất
2.2 Lưu file excel quản lý lịch công tác
2.2.1 Nếu lưu file này trên laptop cá nhân hoặc máy tính để bàn ở phòng
làm việc thì chỉ nhập hoặc xuất lịch công tác rất không thuận tiện, không thể thực hiện mọi nơi mọi lúc Để khắc phục nhược điểm trên có thể lưu trên Google Drive của tài khoản gmail cá nhân Khi đó chỉ cần cài Google Drive lên các thiết bị cá nhân như máy tính, Ipad, điện thoại chỉ cần có mạng internet ta đều có thể nhập xuất lịch công tác một cách nhanh chóng, linh hoạt, có thể làm việc mọi nơi mọi lúc
2.2.2 Dữ liệu nhập vào file excel được đồng bộ trên tất cả các thiết bị sử
dụng, không cần các thiết bị lưu trữ như USB hay chuyển qua mail,
2.2.3 Không chỉ lưu file excel quản lý lịch công tác mà các dữ liệu khác
như kế hoạch, báo cáo, văn bản, quyết định, …, nói chung là các file dữ liệu của chuyên môn lưu vào Google Drive ta có thể làm việc bất kì trên máy tính nào
và ở đâu
Kinh nghiệm Với việc dùng Google Drive để lưu trữ và đồng bộ dữ liệu, công
việc đang làm việc ở trường chưa xong có thể về nhà làm tiếp hoặc khi đi công tác xa cũng có thể làm tiếp tục để hoàn thành
2.3 Hướng phát triển của đề tài
Trang 72.3.1 Bên cạnh quản lý lịch công tác bằng file excel có thể kết hợp
dùng lịch Google để thông báo lịch làm việc cho các nhân, giáo viên trên điện thoại
2.3.2 Tạo ra Google Drive chung cho phó hiệu trưởng và các tổ trưởng
chuyên môn để lưu kế hoạch, báo cáo, thống kê tổng hợp, … Thuận tiện cho việc lưu trữ tổng hợp của chuyên môn cũng như việc tìm hiểu chia sẻ thông tin giữa các tổ trưởng chuyên môn trong nhà trường
PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1- Sáng kiến: Tuy đề tài không mới, việc áp dụng CNTT không nhiều
nhưng nó mang lại những thuận tiện nhất định trong công tác quản lý lịch công tác tác, trong tra cứu, nhập xuất thông tin về lịch công tác
2- Kiến nghị: Các tổ trưởng chuyên môn, giáo viên có thể xây dựng file
lịch công tác cho cá nhânsử dụng
Trên đây là kinh nghiệm của tôi về công tác quản lý lịch công tác của chuyên môn được đúc kết thực nghiệm có hiệu quả Song không tránh khỏi khiếm khuyết, mong được sự chia sẻ góp ý của đồng nhiệp
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Người viết sáng kiến kinh nghiệm
Huỳnh Trung Đông
Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC TRƯỜNG
Trang 8
XẾP LOẠI:………….
TM HỘI ĐỒNG KHOA HỌC