Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HDT có tên giao dịch là HDT consultan Construction Joint Stock Company. Tên viết tắt là HĐT thành lập ngày 01 tháng 01 năm 2006 với 6 cổ đông thành lập. Giấy phép kinhdoanh số 2703000817 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An cấp ngày 23 tháng 02 năm 2006 . giấy chứng nhận đăng ký thuế ngày 28 tháng 02 năm 2006 có mã số thuế 2900735970 tại chi cục thuế thành phố Vinh tỉnh Nghệ An.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HĐT là một công ty hạch toán độc lập Sau một thời gian quan sát và tìm hiểu tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HĐT và nhận được sự giúp đỡ hết sức nhiệt tình từ phía công ty nói chung và phòng kế toán của công ty nói riêng em đã hoàn thành bản báo cáo kế toán tổng hợp gồm 3 phần chính sau đây :
Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy của
công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HĐT
Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần tư
Trang 2Phần I –Tổng quan về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và
tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HĐT
I – Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HĐT :
1- Khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần tư vấn và xây dựng H ĐT :
Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HDT có tên giao dịch là HDT consultan Construction Joint Stock Company Tên viết tắt là HĐT thành lập ngày 01 tháng
01 năm 2006 với 6 cổ đông thành lập Giấy phép kinhdoanh số 2703000817 do
sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An cấp ngày 23 tháng 02 năm 2006 giấy chứng nhận đăng ký thuế ngày 28 tháng 02 năm 2006 có mã số thuế 2900735970 tại chi cục thuế thành phố Vinh tỉnh Nghệ An
Trụ sở công ty đóng tại số 122 đường Hồng Bàng thành phố Vinh tỉnh Nghệ An
Trang 3+ Đội ngũ cán bộ hiện nay đã có kinh nghiệm, năng động, nhiệt tình, được đào tạo chính quy, trình độ chuyên môn cao Đã khảo sát, thiết kế, giám sát thi công nhiều công trình trong và ngoài tỉnh
Cơ cấu vốn góp của các cổ đông sáng lập Công ty:
- Ông: Phan Thế Hùng
Sinh ngày: 19 / 05 / 1977
CMND: 182 141 155 Ngày cấp: 09 / 05 /1995 Nơi cấp : CA Nghệ An
Hộ khẩu thường trú: Khối 2,phường Trường Thi,thành phố Vinh
Góp: 3000 cổ phần, trị giá: 3000 triệu đồng, tương ứng 42,85 % vốn điều lệ
- Ông: Chu Văn Đạt
Sinh ngày: 01 / 04 / 1978
CMND: 182 471 622 Ngày cấp: 30 / 01 / 1996 Nơi cấp: CA Nghệ An
Hộ khẩu thường trú: Số nhà 122,đường Hồng Bàng, thành phố Vinh
Góp: 2500 cổ phần, trị giá: 2500 triệu đồng, tương ứng 35,7 % vốn điều lệ
- Ông: Phan Thế Cường
Sinh ngày: 30 / 10 /1978
CMND: 182 163 65 Ngày cấp: 19 / 1 /1995 Nơi cấp : CA Nghệ An
Hộ khẩu thường trú: Khối 2,phường Trường Thi,thành phố Vinh
Góp: 500 cổ phần, trị giá: 500 triệu đồng, tương ứng 6,7% vốn điều lệ
- Ông: Nguyễn Quang Huy
Sinh ngày: 03 / 02 /1978
CMND:183 126 845 Ngày cấp: 26 / 08 / 1996 Nơi cấp: CA Hà Tĩnh
Hộ khẩu thường trú: Khối 12,phường Trung Đô,thành phố Vinh
Góp: 500 cổ phần, trị giá: 500 triệu đồng, tương ứng 6,7% vốn điều lệ
Trang 4- Ông: Lê Trung Tuấn
Sinh ngày: 25 / 10 /1978
CMND:182 163 473 Ngày cấp: 06 / 03 / 1994 Nơi cấp: CA Nghệ An
Hộ khẩu thường trú: Xã Hưng Lộc,thành phố Vinh
Góp: 500 cổ phần, trị giá: 500 triệu đồng, tương ứng 6,7% vốn điều lệ
- Ông: Chu Văn Thành
Sinh ngày: 10 / 05 /1975
CMND:182 033 757 Ngày cấp: 22 / 06 / 1993 Nơi cấp: CA Nghệ An
Hộ khẩu thường trú: Số nhà 122,đường Hồng Bàng, thành phố Vinh
Góp: 50 0cổ phần, trị giá: 500 triệu đồng, tương ứng 6,7% vốn điều lệ
2- Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần tư vấn
và xây dựng HĐT
2.1- Chức năng nhiệm vụ của công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HDT :
- khảo sát thủy văn, địa hình địa chất phục vụ công tác thiết kế công trình
- Tư vấn , giám sát , lập dự án đầu tư công trình xây dựng dân dụng công nghiệp , nông nghiệp , giao thông,thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật ( trụ sở, nhà ở ,nhà xưởng , đê, kè , đập, hệ thống cung cấp nước, cầu đường bộ,đường dây tải điện
và trạm biến áp … )
- Tư vấn thiết kế, thẩm tra thiết kế các công trình : xây dựng dân dụng, công nghiệp , nông nghiệp, giao thông,thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật ( trụ sở, nhà ở, nhà xưởng, đê , kè, đập , hệ thống cung cấp nước, cầu đường bộ, đường dây tải điện
Trang 52.2 – Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cảu công ty cổ phần tư vấn
và xây dựng H ĐT :
Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HDT là doanh nghiệp cổ phần tư nhân được sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ An cấp giấy phép kinh doanh số 2703000817 ngày 23 tháng 02 năm 2006 Mọi hoạt động của công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp , theo các quy định hiện hành của nhà nước và theo điều lệ của công ty Công ty thực hiện chế độ kinh doanh hạch toán độc lập, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước , đảm bảo đầy đủ các nghĩa vụ, quyền lợi chính đáng của người lao động và sự phát triển lâu dài của công ty
Quy chế hoạt động của công ty được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các điều khoản của luật doanh nghiệp , các quy định hiện hành của nhà nước và các điều
lệ của công ty Quy chế này là cơ sở pháp lý chính thức để tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty áp dụng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị , nhằm thực hiện việc quản lý thống nhất , đồng bộ phát huy cao độ tinh thần trách nhiệm và tính chủ động sáng tạo của mỗi cán bộ công nhân viên để đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt nhất
3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty
cổ phần tư vấn và xây dựng HDT
Trang 6Trên cơ sở thực hiện Điều lệ công ty, trong thời gian trước mắt (2006 )
Trong thời gian đầu mới thành lập, qui mô tổ chức còn nhỏ, chưa đủ nhân
sự Công ty tạm thời quản lý theo mô hình trên Cơ cấu tổ chức sẽ được hoàn thiện từng bước
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi bộ phận:
3.1 Ban Giám đốc công ty:
- Ban Giám đốc công ty sẽ gồm: 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc
- Giám đốc
Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp quản lý tài chính, nhân sự và kế hoạch sản
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
BỘ PHẬN TƯ VẤN
THIẾT KẾ
BỘ PHẬN KHẢO SÁT
BỘ PHẬN TƯ VẤN GIÁM SÁT
Trang 7nhiệm toàn bộ các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và quá trình phát triển của Công ty ,trực tiếp chỉ đạo công tác quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm về kế hoạch tài chính, cơ chế chính sách, công tác tổ chức cán bộ.
Công ty khi điều hành công việc các phòng, các Xí nghiệp trực thuộc thông qua trưởng phòng Trong trường hợp đột xuất cần thiết phải điều hành trực tiếp đến cán bộ nhân viên, sau đó thông báo cho lãnh đạo phòng, Xí nghiệp biết để quản
lý cán bộ và công việc
- Phó Giám Đốc: Là người giúp cho Giám đốc điều hành các hoạt động về đầu
tư và phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, thu nhận và tổng hợp các thông tin từ các phòng ban chức năng cũng như các đơn vị trực thuộc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về những công việc được giao
Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc, điều hành các phần việc được Giám đốc phân công hoặc uỷ quyền
3.2 Bộ phận hành chính - lao động:
a- Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong điều hành, giải
quyết các công việc về hành chính, quản trị và nhân sự
b- Nhiệm vụ cụ thể:
•Công tác hành chính:
- Bảo quản con dấu và đóng dấu cho hồ sơ kỹ thuật và các văn bản liên quan đến Công ty sau khi đã có chữ ký của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được phân công hoặc uỷ quyền bằng văn bản
- Mua sắm vật tư, thiết bị và tài liệu cần thiết cho đơn vị theo quyết định của Giám đốc
Trang 8- Nhận và gửi công văn, giấy tờ của Công ty Công văn đến và đi đều phải vào sổ theo dõi rõ ràng, kịp thời và bảo quản cẩn thận.
- Đánh máy một số văn bản theo yêu cầu của Giám đốc
- Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật gốc sau khi đã xuất đầy đủ hồ sơ cho bên A theo qui định ( Dự án đầu tư, bản vẽ thiết kế, dự toán, bản thuyết minh , báo cáo kết quả khảo sát ) Phải lập sổ lưu hồ sơ gốc để theo dõi cụ thể
- Công tác tạp vụ: Đôn đốc đảm bảo công tác vệ sinh nơi làm việc, đảm bảo nước uống cho CBNV và khách đến làm việc hàng ngày tại Cơ quan
- Tiếp khách đến làm việc khi có yêu cầu của Giám đốc
•Từ chối các yêu cầu giải quyết các vấn đề ngoài qui định chức năng, nhiệm
vụ được giao hoặc trái với Quy chế này
3.3 Bộ phận tài vụ:
a- Chức năng:
Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh của Công ty nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất - kinh doanh đúng pháp luật và có lãi
Trang 9•Thực hiện các nghiệp vụ tài vụ-kế toán để đảm bảo công tác tài chính Công
ty lành mạnh Phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình tài chính của Công ty; thực hiện quyết toán tài chính và các báo cáo định kỳ với các cơ quan chức năng theo qui định hiện hành của Nhà nước
•Lập sổ sách, biểu mẫu để theo dõi chính xác hoạt động tài chính; lưu giữ, bảo quản đầy đủ hồ sơ, chứng từ kế toán theo qui định
•Thường xuyên cập nhật các văn bản của Nhà nước liên quan công tác quản
lý tàii chính, các chế độ chính sách trong hoạt động Doanh nghiệp làm cơ sở cho việc triển khai công tác tại Công ty
•Phân tích hoạt động tài chính hàng năm, đúc rút kinh nghiệm, tham gia cùng với Giám đốc xây dựng hoặc điều chỉnh hạch toán giá thành sản xuất và tỷ suất tiền lương cũng như phương thức trả lương v.v
•Công tác kho - quỹ:
- Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối quĩ tiền mặt của Công ty và các tài liệu quan trọng khác
- Giao dịch ngân hàng, kho bạc cùng kế toán khi có nhu cầu của tài vụ
- Thực hiện công tác thu tiền và phát tiền đầy đủ, chính xác theo qui định của công tác kế toán-tài vụ:
Trang 10+ Mọi nguồn tiền thu vào đều phải có phiếu thu hợp lệ ( Có chữ ký của Giám đốc, kế toán, thủ quĩ và người nhận )
+ Mọi nguồn tiền chi ra đều phải có phiếu chi hợp lệ ( Có chữ ký của Giám đốc, kế toán, thủ quĩ và người nhận )
- Bảo quản và cấp phát vật tư sản xuất hàng ngày theo yêu cầu
•Kết hợp bộ phận kế hoạch thực hiện công tác thu hồi nợ, đối chiếu công nợ
b- Nhiệm vụ cụ thể:
•Lên kế hoạch hoạt động sản xuất và khai thác việc làm cho Công ty
•Thực hiện việc thương lượng và soạn thảo HĐKT, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với khách hàng để trình Giám đốc ký chính thức
•Đôn đốc và kiểm tra tiến độ thực hiện các HĐKT đẫ ký
•Thực hiện các hợp đồng thuê ngoài đối với các công việc mà Công ty không
đủ điều kiện về nhân lực hoặc thời gian để thực hiện
Trang 11•Nghiệm thu, bàn giao hồ sơ, tài liệu cho khách hàng theo các cam kết trong các Hợp đồng đã ký Phải có sổ theo dõi giao, nhận hồ sơ với khách hàng.
•Điều phối việc cho bộ phận sản xuất để đảm bảo tiến độ, chất lượng sản phẩm
•Tham gia kiểm và nghiệm thu nội bộ chất lượng hồ sơ; đánh giá và nghiệm thu sản lượng thực hiện của Bộ phận Sản xuất
•Chủ trì trong việc bảo vệ các chi phí tư vấn đối với các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
•Lưu trữ, bảo quản toàn bộ HĐKT, Nghiệm thu kỹ thuật ( A-B ), Nghiệm thu- thanh lý hợp đồng với khách hàng Phải lập sổ theo dõi cụ thể
•Theo dõi và thống kê, báo cáo hàng tháng, hàng quí và cuối năm tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh ( Sản lượng hợp đồng, sản lượng thực hiện, sản lượng hoàn thành, sản lượng dở dang, doanh thu ) cho Ban Giám đốc
•Chủ trì công tác đòi nợ kết hợp với tài vụ
Trang 12Triển khai thực hiện nội dung của các HĐKT đã ký kết với khách hàng, đảm bảo tiến độ, chất lượng theo yêu cầu của khách hàng và các qui định của Nhà nước; thực hiện quyền giám sát tác giả.
b- Cơ cấu tổ chức:
- Các chủ trì hoặc chủ nhiệm dự án
- Các nhân viên
c- Nhiệm vụ chung:
•Triển khai thực hiện các công tác chuyên môn được giao:
- Khảo sát địa hình, địa chất công trình phục vụ công tác qui hoạch, thiết kế
- Lập các báo cáo đầu tư và dự án đầu tư
- Triển khai thiết kế ; lập dự toán và tổng dự toán
- Thẩm định hồ sơ thiết kế do đơn vị khác thực hiện
- Giám sát kỹ thuật thi công và các tư vấn xây dựng khác
•Chịu trách nhiệm bảo đảm tiến độ, chất lượng hồ sơ dự án, thiết kế theo HĐKT đã ký kết
•Chịu trách nhiệm in ấn hồ sơ ban đầu ( Bản vẽ, dự toán, thuyết minh ) để giao cho khách hàng theo các cam kết trong HĐKT Việc giao hồ sơ cho khách được thực hiện thông qua phụ trách kế hoạch-kỹ thuật
•Chịu trách nhiệm bảo vệ đồ án, giải pháp kỹ thuật, giá dự toán và giá tư vấn xây dựng trong các cuộc họp xét duyệt dự án, thiết kế, quy hoạch
•Giám sát tác giả, tham gia nghiệm thu cùng các bên A-B trong quá trình thi công xây dựng công trình
•Tham gia với bộ phận kế hoạch trong việc hoạch định tiến độ thực hiện và nghiệm thu kết quả sản xuất nội bộ
Trang 13c- Trách nhiệm cụ thể:
• Chủ trì :
- Là người được Giám đốc hoặc bộ phận kế hoạch phân công đảm nhận triển khai một công trình hoặc một dự án
- Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của bản thân
- Làm đầu mối tổ chức triển khai các phần việc liên quan công trình ,dự án : Kết cấu, điện, nước, kỹ thuật hạ tầng, dự toán
- Tổng hợp hồ sơ: bản vẽ, dự toán, thuyết minh, tính toán
- In và giao các bộ hồ sơ đầu tiên cho chủ đầu tư và cùng chủ đầu tư trình duyệt các cấp có thẩm quyền
- Sau khi có quyết định phê duyệt hoặc kết quả thẩm định thì đôn đốc các bộ phận liên quan chỉnh sửa để hoàn chỉnh hồ sơ gốc chính thức để giao cho bộ phận kế hoạch cấp đủ số bộ hồ sơ cho bên A và lưu trữ
Trang 14trường Khách hàng ngày một tin tưởng và dặt nhiều hi vọng ở công ty Các hợp đồng nhận thầu ngày được nhận càng nhiều với số lượng và quy mô ngày càng tăng
Công ty thực hiện quản lý thống nhất các hoạt động tài chính phù hợp với các qui định hiện hành của Nhà nước và các qui định cụ thể trong bản quy chế này Giám đốc phải trực tiếp quản lý tài chính theo các quyền hạn được giao; kế toán chịu trách nhiệm trong công tác quản lý tài chính trước Giám đốc và trước Pháp luật
Trong năm 2007 tổng doanh thu công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HĐTđạt 3.1 tỷ đồng Sang năm 2008 doanh thu đã tăng lên 3.7 tỷ đồng và đến cuối năm
2009 doanh thu tăng lên thành 4.1 tỷ đồng Cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên của công ty được củng cố qua các năm cả về số lượng và chất lượng Công ty có đông đủ các loại thiết bị chuyên dụng phục vụ cho khảo sát địa chất, địa hình, thiết kế và các loại hình tư vấn khác Thiết bị hiện đại và đa số được sản xuất năm 2004 trở lại đây
Chất lượng
Năm mua
1 Máy toàn đạc điện tử
Mã hiệu NIKO330, Theo20A Nhật 05 Tốt 2005
2 Máy kinh vĩ NA724, Mia rút Nhật 05 Tốt 2006
4 Máy khoan khảo sát địa chất TQ 03 Tốt 2005
Trang 155 Thước, kẹp kiểm tra VL VN 20 Tốt 2003
Thiết bị văn phòng:
sản xuất
Số lượng
Chất lượng
Năm mua
Thiết bị máy móc chuyên dụng:
xuất
Số lượng
Chất lượng
Năm mua
Trang 16Mã hiệu NIKO330, Theo20A
2 Máy kinh vĩ NA724, Mia rút Nhật 05 Tốt 2006
4 Máy khoan khảo sát địa chất TQ 03 Tốt 2005
Với những kết quả khả quan đã đạt được, công ty tư vấn và xây dựng HĐT
đã thể hiện hướng đi đúng và sự nỗ lực cuả cả một tập thể năng động,đoàn kết
Trang 17PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG HĐT
1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN
VÀ XÂY DỰNG HĐT :
1.1 Cơ cấu và chức năng của bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần và tư vấn HĐT
1.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng tài chính kế toán
Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng HĐT là đơn vị hạch toán độc lập trung nên mọi chứng từ đều được xử lý tại phòng kế toán Công ty
Phòng kế tóan Công ty hiện nay gồm 6 người đều có trình độ đại học trở lên.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần tư vấn và xây dựng HĐT
có thể khái quát qua sơ đồ sau:
- Phó phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ hàng tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết, các bảng phân bổ (do kế tóan vật tư, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán chi phí, giá thành lập) để vào sổ tổng hợp theo dõi các tài khỏan,
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán vật liệu
Kế toán giá thành
kế tóan (KT tổng hợp)
: Quan hệ chỉ đạo: Quan hệ đối ứng
Trang 18lập Bảng cân đối kế toán, sau đó vào Sổ Cái tài khoản có liên quan, lập Báo cáo tài chính theo đúng quy định của Pháp luật Ngòai ra, phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng với kế toán trưởng trong việc quyết toán cũng như thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của Công ty.
-Nhân viên Thủ quỹ: Là người trực tiếp thu chi tiền mặt VND và các ngoại tệ khác, ngân phiếu của Công ty vào Sổ quỹ
- Kế toán vật tư, thành phẩm và công nợ: Theo dõi và phản ánh vào sổ kế toán mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư Đồng thời, tập hợp tất cả các chứng từ có liên quan đến thành phẩm như nhập, xuất, tồn thành phẩm và cuối
kỳ phải lập báo cáo thống kê để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp
-Nhân viên kế tóan giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi các công trình xây lắp và xác đinh giá thành của các công trình
1.1.3 Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung
Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung đã tạo ra rất nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, thu thập số liệu, thông tin cho hoạt động kế toán Điều này cũng giúp cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty, tạo điều kiện cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng và đúng đắn nhất Mặc dù quy mô công ty là lớn lại có khá nhiều hoạt động phức tạp Tuy vậy nhưng ban lãnh đạo vẫn bao quát và giám sát được hoạt động của các phòng ban trong công ty, đó là nhờ có bộ máy kế toán làm việc rất có hiệu quả, luôn cung cấp thông tin một cách trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo công ty Phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc tạo cho việc ký duyệt các chứng
từ thuận lợi và dễ dàng hơn Cách phân công công việc trong phòng kế toán cũng đảm bảo cho các chứng từ được kiểm tra một cách chặt chẽ về tính hợp lý, hợp lệ
và hợp pháp, được phân loại và bảo quản theo một quy chuẩn nhất định do kế
