Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quản lý cán bộ

Chương I: Giới thiệu đề tài 1) Giới thiệu đề tài Nhóm chúng tôi đã tìm hiểu thực tế tại nhà phân phối bán lẻ máy tính Đại Nghĩa, cùng với tham khảo một số cơ sở dữ liệu trên internet. Tên đề tài : Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quản lý cán bộ Nguồn CSDL: Dữ liệu của nhà phân phối bán lẻ máy tính Hoàng Lân Phần mềm triển khai: Ms Access Nguồn Lực: Nhóm 2 lớp HT02 Thời gian thực hiện: tháng 3 năm 2013 Thời gian hoàn thành: Tháng 5 năm 2013 2) Yêu cầu hệ thống Sau khi khảo sát, tìm hiểu và điều tra chúng tôi nhận thấy hệ thống quản lý kho của chúng tôi cần phải đạt những yêu cầu tối thiểu như. a. yêu cầu chức năng Cập nhật hàng mới Quản lý được các mặt hàng trong kho Quản lý được số lượng hàng tồn trong kho Quản lý được số lượng nhà cung cấp, địa chỉ, các mặt hàng đã cấp Quản lý được số lượng hàng xuất cho từng khách hàng Quản lý được nhân viên nào nhập, xuất hàng. Vào thời gian nào Quản lý được việc nhập và xuất hàng b. Yêu cầu phi chức năng. Đảm bảo tính ổn định an toàn dữ liệu khi sử dụng. Dùng cho mọi đối tượng, kể cả người không hiểu về tin học. Thời gian thực hiện không quá 6 tháng. Lưu trữ dữ liệu an toàn, không để mất hoặc hư hỏng. Bảo đảm vẫn hoạt động tốt khi dung lượng dữ liệu tăng lên. Chi phí viết và bảo trì phần mềm không quá 5.000.000VNĐ Chương II: Giới thiệu môi trường triển khai đề tài Trong các phần mềm phát triển cơ sở dữ liệu, khi nói đến Microsoft Access thì hẳn tất cả những người đã và đang làm công việc phát triển cơ sở dữ liệu chắc chắn đã từng trải qua quá trình viết cơ sở dữ liệu trên môi trường Access này. Nói đến Access là nói đến chương trình quản lý cơ sở dữ liệu thông dụng dễ dàng thao tác nhất. Người sử dụng Access có thể dễ dàng hơn trong việc tạo cơ sở dữ liệu đơn giản, nhanh chóng mà lại hiệu quả. Microsoft Access 2003 là một phần mềm nổi tiếng nằm trong bộ Microsoft Office 2003. đến nay tính ứng dụng của nó vẫn đang được rất nhiều người sử dụng. Với các tính năng và ưu điểm có sẵn của nó, cộng với kiến thức đã được học và tích lũy trong suốt học phần. Nhóm chúng tôi đã quyết định chọn MS Access làm môi trường để triển khai và phát triển đề tài của mình. Chương III: Xây dựng cơ sở dữ liệu I). Xây dựng bảng (Table) Hệ thống gồm có 7 bảng: Table: NV Table: Hang Table: Kho Table: NCC Table: Khach Table: Phieunhap Table: Phieuxuat Được liên kết như hình dưới: 1). Bảng (table): NV Bao gồm các thông tin về mã nhân viên, họ tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ. Với khóa chính là MANV. File Name Data type Properties Ghi chú MANV TEXT Field size caption 20 Mã nhân viên Khóa chính Primary key HOLOT TEXT Field size caption 30 Họ lót TEN TEXT Field size caption 10 Tên gọi GT TEXT Field size Caption Disney control Row source type Row source 50 Giới tính Combo box Value List Nam;Nữ NGAYSINH DATETIME Format Input mask Short Date 99999999 DC TEXT Field size caption 100 Địa chỉ Chi Tiết: (NV) Dữ liệu (NV) 2). Bảng (Table): HANG Bao gồm các thông tin như mã sản phẩm, tên sản phẩm, thông tin chi tiết về sản phẩm và thời hạn bảo hành. Với Khóa Chính là: MASP File Name Data type Properties Ghi chú MASP text Field size caption 50 Mã sản phẩm Khóa chính Primary key TenSP text Field size caption 50 Tên sản phẩm Thongtin text Field size caption 200 Thông tin Baohanh number File size Format Long integer General number Chi tiết (HANG) Dữ liệu (HANG) 3). Bảng (Table): KHO Bao gồm các thông tin về mã kho, tên kho, địa chỉ. Với khóa chính là: MAKHO File Name Data type Properties Ghi chú Makho Autonumber Field size caption Long integer Mã kho Khóa chính Primary key Dckho Text Field size caption 50 Địa chỉ kho Tenkho Text Field size caption 50 Tên kho Chi tiết (KHO) Dữ liệu: 4). Bảng (Table): NCC Bao gồm các thông tin mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại và Email của nhà cung cấp. Với khóa chính là: MANCC File Name Data type Properties Ghi chú MaNCC AutoNumber Field size caption Long integer Mã nhà cung cấp Khóa chính Primary key TenNCC Text Field size caption 25 Tên nhà cung cấp DcNCC Text Field size caption 50 Địa chỉ SodienthoaiNCC Number Field size caption Long integer Số điện thoại EmailNCC Text Field size caption 50 Email Chi tiết (NCC) Dữ liệu (NCC) 5). Bảng (Table): KHACH

Lời nói đầu

Trong thời đại kinh tế thị trường, bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay cơ sở

dữ liệu ngày càng quan trọng và được sử dụng nhiều vào công việc quản lý cũngnhư xem và nhập thông tin trong đời sống của chúng ta

Với nhiều nhà kho nhiều địa chỉ, nhiều mặt hàng, nhiều nhà cung cấp v v màcác nhà quản lý sử dụng phương pháp thủ công nay đã trở nên rất lạc hậu có rấtnhiều hạn chế, nhiều thiếu sót dễ mất các giấy tờ liên quan… đặc biệt là thời gianlàm sẽ rất lâu và tốn công sức Vì vậy những tình trạng làm thủ công như vậy cầnphải được loại bỏ nếu không sẽ dẫn đến tình trạng lạc hậu so với xu thế của thời đại

Vì thế chúng tôi đã nhận đồ án “quản lý kho vật liệu xây dựng” với niềm thích

thú và say mê Chúng tôi đã tham khảo cách quản lý của một số nhà kho, một số

nhà phân phối để viết nên chương trình “quản lý kho vật liệu xây dựng” giải đáp

nhiều câu hỏi cho các nhà quản lý trong việc quản lý nhà kho một cách có hiệu quả.Đồng nhất dữ liệu và dễ sử dụng có tính ứng dụng cao trong thực tế

Tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên – Thạc sĩ: Nguyễn Thị Tuyển đã hướngdẫn nhiệt tình cho tôi hoàn thành chương trình này

Dù vậy trong thời gian thực hiện chương trình dù cố gắng nhưng thể tránh khỏiđược những thiếu sót do chưa hiểu rõ và nhắm hết được tất cả các nhu cầu của cácnhà quản lý vào việc quán lý kho vật liệu xây dựng trong thực tế Chúng tôi rấtmong được quý thầy cô và các bạn sửa chữa, bổ sung thêm để chương trình ngàycàng hoàn thiện hơn, có tính ứng dụng cao hơn trong thực tế

Mục lục

Chương I: Giới thiệu đề tài

1) Giới thiệu đề tài

Nhóm chúng tôi đã tìm hiểu thực tế tại nhà phân phối bán lẻ máy tính Đại Nghĩa,cùng với tham khảo một số cơ sở dữ liệu trên internet

- Tên đề tài : Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quản lý cán bộ

- Nguồn CSDL: Dữ liệu của nhà phân phối bán lẻ máy tính Hoàng Lân

- Phần mềm triển khai: Ms Access

- Nguồn Lực: Nhóm 2 lớp HT02

- Thời gian thực hiện: tháng 3 năm 2013

- Thời gian hoàn thành: Tháng 5 năm 2013

2) Yêu cầu hệ thống

Sau khi khảo sát, tìm hiểu và điều tra chúng tôi nhận thấy hệ thống quản lý

kho của chúng tôi cần phải đạt những yêu cầu tối thiểu như.

a yêu cầu chức năng

- Cập nhật hàng mới

- Quản lý được các mặt hàng trong kho

- Quản lý được số lượng hàng tồn trong kho

- Quản lý được số lượng nhà cung cấp, địa chỉ, các mặt hàng đã cấp

- Quản lý được số lượng hàng xuất cho từng khách hàng

- Quản lý được nhân viên nào nhập, xuất hàng Vào thời gian nào

- Quản lý được việc nhập và xuất hàng

b Yêu cầu phi chức năng.

- Đảm bảo tính ổn định & an toàn dữ liệu khi sử dụng

- Dùng cho mọi đối tượng, kể cả người không hiểu về tin học

- Thời gian thực hiện không quá 6 tháng

- Lưu trữ dữ liệu an toàn, không để mất hoặc hư hỏng

- Bảo đảm vẫn hoạt động tốt khi dung lượng dữ liệu tăng lên

-Chi phí viết và bảo trì phần mềm không quá 5.000.000VNĐ

Chương II: Giới thiệu môi trường triển khai đề tài

Trong các phần mềm phát triển cơ sở dữ liệu, khi nói đến Microsoft Access thì hẳn tất cả những người đã và đang làm công việc phát triển cơ

sở dữ liệu chắc chắn đã từng trải qua quá trình viết cơ sở dữ liệu trên môi trường Access này.

Nói đến Access là nói đến chương trình quản lý cơ sở dữ liệu thông dụng dễ dàng thao tác nhất Người sử dụng Access có thể dễ dàng hơn trong việc tạo cơ sở dữ liệu đơn giản, nhanh chóng mà lại hiệu quả.

Microsoft Access 2003 là một phần mềm nổi tiếng nằm trong bộ Microsoft Office 2003 đến nay tính ứng dụng của nó vẫn đang được rất nhiều người sử dụng

Với các tính năng và ưu điểm có sẵn của nó, cộng với kiến thức đã được học và tích lũy trong suốt học phần Nhóm chúng tôi đã quyết định chọn

MS Access làm môi trường để triển khai và phát triển đề tài của mình.

Chương III: Xây dựng cơ sở dữ liệu

I) Xây dựng bảng (Table)

1) Bảng (table): NV

Bao gồm các thông tin về mã nhân viên, họ tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ.

Với khóa chính là MANV

caption

20

Mã nhân viên

Khóa chính Primary key

Caption Disney control

Row source type Row source

50 Giới tính Combo box Value List Nam;Nữ NGAYSINH DATE/TIME Format

Input mask 99/99/9999Short Date

caption

100 Địa chỉ

Chi Tiết: (NV)

Dữ liệu (NV)

2) Bảng (Table): HANG

Bao gồm các thông tin như mã sản phẩm, tên sản phẩm, thông tin chi tiết về sản

phẩm và thời hạn bảo hành.

Với Khóa Chính là: MASP

caption Mã sản phẩm50 Primary key Khóa chính

caption

50 Tên sản phẩm

caption

200 Thông tin

Format General numberLong integer

Chi tiết (HANG)

Dữ liệu (HANG)

3) Bảng (Table): KHO

Bao gồm các thông tin về mã kho, tên kho, địa chỉ.

Với khóa chính là: MAKHO

Makho Autonumber Field size

caption

Long integer

Mã kho

Khóa chính Primary key

caption

50 Địa chỉ kho

caption

50 Tên kho

Chi tiết (KHO)

Dữ liệu:

4) Bảng (Table): NCC

Bao gồm các thông tin mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại

và Email của nhà cung cấp.

Với khóa chính là: MANCC

MaNCC AutoNumber Field size

caption

Long integer

Mã nhà cung cấp

Khóa chính Primary key

caption

25 Tên nhà cung cấp

caption

50 Địa chỉ SodienthoaiNCC Number Field size

Chi tiết (NCC)

Dữ liệu (NCC)

5) Bảng (Table): KHACH

caption Mã khách7 Primary key Khóa chính

caption Tên khách30

caption Địa chỉ khách100

caption Số điện thoại15

Chi tiết (KHACH)

Dữ liệu (KHACH)

6) Bảng (Table): PHIEUNHAP

Bao gồm các thông tin mã phiếu nhập, mã nhân viên, mã sản phẩm, ngày nhập, mã

nhà cung cấp, số lượng nhập, mã kho.

Với khóa chính là: maphieunhap

Maphieunhap Number Field size

caption

Integer

Mã phiếu nhập

Khóa chính Primary key

caption Ngày nhậpShort date

caption

Long Integer

Mã kho

Chi tiết (PHIEUNHAP)

Dữ liệu (PHIEUNHAP)

7) Bảng (Table) PHIEUXUAT:

Bao gồm các thông tin như mã phiếu xuất, mã nhân viên, mã sản phẩm, ngày xuất,

mã khách hàng, số lượng xuất, giá xuất, mã kho

Với khóa chính là: maphieuxuat.

File Name Data type Properties Ghi chú

Maphieuxuat Number Field size

caption Mã phiếu xuấtInteger Primary key Khóa chính

caption

Short Date Ngày xuất

caption Mã khách7

caption Long IntegerMã kho

Chi tiết (PHIEUXUAT).

Dữ Liệu (PHIEUXUAT).

II) Xây dựng các truy vấn (Query).

Khi xây dựng chương trình, chúng tôi tạo ra nhiều những truy vấn (Query) để xem hiển thị các thông tin liên quan đến chi tiết Làm nguồn cho Form và Report

Phần Query chúng tôi gồm có 14 Query

Q_baocaonhap Q_nhap Q_taophieuxuat

Q_baocaoxuat Q_spham Q_ton

Q_khoton Q_sub pnhap Q_xempxuat

Q_kho Q_sub pxuat Q_xempnhap

Q_xuat Q_taophieunhap

1) Truy vấn (Query): Q_baocaonhap

Là truy vấn có chứa tham số dùng để hiển thị các phiếu nhập nằm trong khoảng từ ngày đến ngày

2) Truy vấn (Query): Q_baocaoxuat.

Là truy vấn có chứa tham số nhằm hiển thị các phiếu đã xuất từ ngày đến ngày

(Query):

Q_khoton

Là truy vấn lựa chọn dùng để xem thông tin về các loại hàng được lưu trong kho

4) Truy vấn (Query): Q_kho

5) Truy vấn (Query): Q_xuat

Là truy vấn lựa chọn dùng để xem số lượng các mặt hàng đã xuất.

6) Truy vấn

Là truy vấn lựa chọn dùng để xem các chi tiết về sản phẩm như mã sản phẩm, tên

sản phẩm, thời hạn bảo hành.

8) Truy vấn (Query): Q_sub Pnhap.

Là truy vấn lựa chọn dùng để xem các thông tin về phiếu nhập

9) Truy vấn (Query): Q_sub Pxuat.

Là truy vấn lựa chọn dùng để xem các thông tin chi tiết của phiếu xuất

10) Truy vấn (Query): Q_taophieunhap

Là truy vấn lựa chọn hiển thị tất cả các thông tin chi tiết liên quan đến phiếu nhập.

11) Truy vấn (Query): Q_taophieuxuat.

Là truy vấn lựa chọn hiển thị tất cả các thông tin chi tiết liên quan đến phiếu xuất

12) Truy vấn (Query): Q_ton.

Là truy vấn lựa chọn dùng để xem hàng tồn trong từng kho

13) Truy vấn (Query): Q_xemphieunhap

Là truy vấn lựa chọn dùng để xem các chi tiết các sản phẩm nhập về và thời gian

nào, được lưu và kho nào?

14) Truy vấn (Query): Q_xemphieuxuat.

Là truy vấn lựa chon để xem danh sách bán hàng cho từng khách hàng và xuất hàng từ kho vào thời gian cụ thể

III) Thiết kế Report

1) Report : baocaonhap

Với report này sẽ in yêu cầu các phiếu nhập trong khoảng thời gian bao nhiêu.

IV) Thiết kế Form (Giao diện)

1) Form: F_Themsp

Nguồn: Table Hang

Chức năng: Cập nhật thêm các sản phẩm mới

2) Form: F_Bao cao nhap

Nguồn:

Chức năng: Dùng để xem các thông tin về chi tiết nhập trong một khoảng thời gian

3) Form: F_Bao cao xuat

Nguồn:

Chức năng: giao diện này dùng để xem những thông tin về chi tiết xuất trong một

khoảng thời gian

4) Form: F_baocao

Nguồn:

Chức năng: Dùng để mở các Form khác

19) Form: F_Main

Form chính

20) Form: F_ChuongTrinh

V) Các Menu trong chương trình

Các Menu này bao gồm các tính năng có trong Main Form tuy nhiên còn có các

chức năng mở rộng khác

1) Menu hệ thống: gồm các thông tin về chương trình, quay về Form chính và

thoát

2) Menu Chức năng: cập nhật, tìm kiếm tra cứu thông tin.

3) Menu Dữ liệu: Tạo và xem phiếu

4) Menu in ấn: in các bản báo cáo, thống kê.

VI KẾT LUẬN

Sau một thời gian thực hiện đề tài này, cùng với sự hướng dẫn giảng viên NguyễnThị Phương Tâm chúng tôi đã hiểu được phần nào về cách thức quản ly của một nhàkho để rồi viết nên chương trình này Mặc dầu chúng tôi muốn làm cho chương trìnhnày tối ưu và khả thi hơn nữa nhưng trình độ của chúng tôi còn hạn chế nên khôngthể không tránh được những sai thiếu sót Rất mong được y kiến đóng góp bổ sung

từ phía quy thầy cô và các bạn đặc biệt là những người sử dụng chương trình này

Những ưu điểm của hệ thống (chương trình này).

- vì là chương trình hướng đến những người làm quản ly co hiểu biết trung bình

về tin học nên có thể nói chương trình có một giao diện khá dễ sử dụng, tất cảđều được việt hóa giúp cho người quản ly có thể thao tác dễ dàng trên cơ sở dữliệu này

- Chương trình này của chúng tôi được viết ra nhằm có thể thay thế phần nàonhững thao tác truyền thống trên giấy tờ nay đã lạc hậu và tốn kém

- Toàn bộ chương trình được đóng gói trong một File cài đặt(chạy trên môitrường Access) chỉ với dung lượng chưa tới 6Mb

Những nhược điểm của hệ thống (chương trình).

- cùng một phiếu không thể nhập được nhiều mặt hàng, chẳng hạn như mộtphiếu nhập hoặc một phiếu xuất không thể nhập cùng một lúc được nhiều hơnmột sản phẩm

- Trong các truy vấn có chứa tham số hỏi về thời gian thực hiện (từ ngày – đếnngày) khi nhập thời gian từ ngày lớn hơn đến ngày thì hệ thống vẫn xuất dữliệu ra

(Và cuối cùng chúng tôi xin chân thành tất cả mọi người đã ủng hộ chúng tôi để chúng tôi có thể hoàn thành chương trình này đúng hạn Tuy chương trình này chưa được đưa vào áp dụng ở thực tế nhưng chúng tôi cũng mong những ai muốn

sử dụng chương trình này hoặc sửa đổi bổ sung xin hãy liên hệ bản quyền với tác giả.)