Xây dựng hệ thống quản lý thu học phí cho Trường bồi dưỡng cán bộ quản lý văn hoá thể thao và du lịch

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế và xu thế toàn cầu hoá thì công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ giao tiếp san bằng khoảng cách về thông tin cũng như khoảng cách về địa lý. Cho dù bạn ở đâu, thuộc lứa tuổi nào hay làm nghề gì thì internet và công nghệ thông tin cũng mang lại cho bạn những thông tin hữu ích, đồng thời cũng chia sẻ những gì mà bạn biết cho mọi người biết không phân biệt khoảng cách về địa lý, giới tính, lứa tuối, trình độ...

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI VÀ KHẢO SÁT 4

THỰC TẾ 4

I.1 KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 4

I.1.1 Giới thiệu về cơ sở thực tập 4

I.1.2 Giới thiệu về cơ sở thực tế lấy thông tin để làm báo cáo trong đề tài 5

I.2 KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI 6

I.2.1 Giới thiệu đề tài 6

I.2.2 Phạm vi của đề tài 6

I.2.3 Ý nghĩa của đề tài 7

I.3 KHẢO SÁT THỰC TẾ QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 7 I.3.1 Mô tả thực trạng quy trình nghiệp vụ và một số mấu báo cáo thu học phí 7

I.3.2 Giải pháp tin học hoá cho hệ thống quản lý thu học phí 9

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT HỆ THỐNG 12

II.1.LÝ THUYẾT PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CÓ CẤU TRÚC 12

II.2 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG (BFD) 14

II.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống “Quản lý thu học phí” 16

II.2.2 Mô tả các chức năng 16

II.3 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU (BLD) 17

II.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 20

II.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 20

II.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 23

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT CƠ SỞ DỮ LIỆU 25

III.1 LÝ THUYẾT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 25

III.2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 28

II.2.1 Phân tích về dữ liệu 28

II.2.2 Thiết kế cơ sỏ dữ liệu dữ liệu 33

CHƯƠNG IV MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ 36

GIAO DIỆN 36

IV.1 LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT 36

IV.1.1 Giới thiệu về Microsoft NET và C# 36

IV.1.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 36

IV.1.3 Đoạn code mẫu về kết nối cơ sở dữ liệu giữa C# 2005 và SQL Server 2000 38

IV.2 GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH VÀ MỘT SỐ BÁO CÁO 39

IV.2.1 Một số giao diện chính của chương trình 39

IV.2.2 Một số báo cáo của chương trình 46

KẾT LUẬN 49

I ƯU ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG 49

II NHỮNG TỒN TẠI CỦA HỆ THỐNG 49

III HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI TRONG TƯƠNG LAI 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

LỜI NÓI ĐẦU

Sự bùng nổ công nghệ thông tin và xu thế chính phủ điện tử lànhững tiến bộ vượt bậc của nền khoa học kỹ thuật trên toàn thế giới

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế và xu thế toàncầu hoá thì công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ giao tiếpsan bằng khoảng cách về thông tin cũng nh ư khoảng cách về địa lý.Cho dù bạn ở đâu, thuộc lứa tuổi nào hay làm nghề gì thì internet vàcông nghệ thông tin cũng mang lại cho bạn những thông tin hữu ích,đồng thời cũng chia sẻ những gì mà bạn biết cho mọi ng ười biếtkhông phân biệt khoảng cách về địa lý, giới tính, lứa tuối, trình độ

Cuộc chạy đua giành thị trường của các nhà sản xuất thiết bịtên tuổi trên thế giới dẫn đến tốc độ phát triển của những thiết bị sốcũng đáng kinh ngac từ kích thước cho đến hiệu quả về tốc độ xử lý,dung lượng nhớ Từ đó đem lại cho người sử dụng những thiết bịtốt với nhiều lựa chọn về xu thế công nghệ, sở thích, nhu cầu sửdụng, chất lượng cũng như giá cả của các thiết bị đó Song song vớiquá trình trên thì quá trình phát triển những phần mềm bảo mật, phầnmềm ứng dụng, phần mềm hệ thống cũng diễn ra từng ngày từng giờ

để giành thị phần trong thế giới công nghệ thông tin rộng lớn vàkhốc liệt nhưng cũng không kém phần hấp dẫn Đó cũng chính làđộng lực làm cho nghành công nghệ thông tin nói chung luôn luônphát triển mạnh mẽ và rộng rãi gắn với nhu cầu của nhân loại thúcđẩy nền khoa học kỹ thuật trên thế giới không ngừng phát triển

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, ngành công nghệ phầnmềm luôn được quan tâm và ưu tiên phát triển vì nó mang lại hiệu

quả kinh tế cao cho nền kinh tế của các quốc gia Bên cạnh đóTrong các trường học là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu thì côngtác thu học phí thường được thực hiện thủ công bằng việc viết phiếubằng tay dễ dẫn đến sai xót Trong khi đây là công việc liên quanđến tài chính nên đòi hỏi sự chính xác và nhanh chóng Chính vì vậy,

để giúp cho công việc thu học phí trở nên đơn giản mang lại sự chínhxác và nhanh chóng khi có những yêu cầu về báo cáo của nhà quản

lý, cũng như để hiểu rõ hơn về quá trình Phân tích – Thiết kế - Cài

đặt một hệ thống phần mềm quản lý Em đã chọn đề tài “ Xây dựng

hệ thống quản lý thu học phí cho Trường bồi dưỡng cán bộ quản

lý văn hoá thể thao và du lịch” Nội dung của đề tài bao gồm các

chương sau:

 Lời nói đầu

 Chương I Tổng quan về đề tài và khảo sát thực tế: Trongchưong này gồm những vấn đề cơ bản của đề tài, giới thiệu cơ sởthực tập, khảo sát quy trình nghiệp vụ thu học phí tại Trường bồidưỡng cán bộ quản lý văn hoá thể thao và du lịch

 Chương II Phân tích và thiết kế hệ thống: Trong ch ươngnày đưa ra lý thuyết về phương pháp phân tích, xây dựng những biểu

đồ cụ thể như biểu đồ phân rã chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

 Chương III Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu: Trongchưong này đưa ra lý thuyết về thiết kế cơ sở dữ liệu, từ đó đưa rađược mô hình thực thể liên kết, sơ đồ quan hệ thực thể, chi tiết thiết

kế các bảng cơ sở dữ liệu

 Chương IV Môi trường cài đặt và thiết kế giao diện:Trong chương này đưa ra giới thiệu về môi trường cài đặt, giao diệnchương trình.

 Kết Luận

Trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học kinh tế quốc

dân, em xin chân thành cảm ơn cô giáo – Ths.Tống Minh Ngọc và

toàn thể thầy cô trong bộ môn công nghệ thông tin đã tận tình dạybảo và giúp đỡ em nỗ lực phấn đấu trong học tập cũng như trong quátrình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhưng do thời gian ngắn vàcòn có những hạn chế về kiến thức nên không thể tránh khỏi nhữngthiếu xót, em kính mong quý thầy cô và bạn bè góp ý và giúp đỡ để

em hoàn thiện tốt hơn về kiến thức cũng như chuyên môn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, Ngày Tháng Năm

Thực hiện

Vũ Văn Mạnh

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI VÀ KHẢO SÁT

THỰC TẾ

I.1 KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

I.1.1 Giới thiệu về cơ sở thực tập

Tên công ty: Trung tâm UNESCO Phát triển Công nghệ Thông tin

Trung tâm UNESCO Phát triển Công nghệ Thông tin(UNESCO Center for Development of Information Technology –UCDIT) là một tổ chức chuyên môn về Công nghệ thông tin trựcthuộc Hiệp hội Câu lạc bộ UNESCO Việt Nam, hoạt động theo tônchỉ, mục đích của Tổ chức Văn hoá – Giáo dục – Khoa học kỹ thuậtLiên hợp quốc gọi tắt là UNESCO Trung tâm được thành lập từ năm

1999 theo Quyết định số 15/QĐ-HH99 ngày 20 tháng 3 năm 1999của Chủ tịch Hiệp hội Câu lạc bộ UNESCO Việt Nam

Địa chỉ : Lô 7 – B20 Nam Thành Công - Đống Đa – Hà nộiĐiện thoại: 04.7763162 Fax: 04.7763162

 Các hoạt động chính:

- Xây dựng và chuyển giao các phần mềm ứng dụng cho cácđối tượng trong xã hội như doanh nghiệp, các tổ chức, trung tâm đàotạo…

- Tư vấn ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin hiệnđại như Internet băng thông rộng, các giải pháp VPN, WAN…

- Thực hiện các đề án phổ cập công nghệ thông tin cho từngnhóm đối tượng như doanh nghiệp, trường học, trung tâm, cơ sở đàotạo…

 Các sản phẩm chính:

- Phần mềm kế toán UNESCO dành cho Doanh nghiệp

- Phần mềm Quản lý Nhân sự - Tiền lương

- Phần mềm Quản lý Bán hàng

- Phần mềm Quản lý Nhà hàng

- Giải pháp Quản trị doanh nghiệp

I.1.2 Giới thiệu về cơ sở thực tế lấy thông tin để làm báo cáo trong đề tài

 Tên cơ sở: Trường bồi dưỡng cán bộ quản lý văn hoá thể thao và

lý luận chính trị; kiến thức, kỹ năng quản lý Nhà nước và chuyênmôn nghiệp vụ quản lý trong các lĩnh vực văn hoá, gia đình, thếdục, thể thao và du lịch cho công chức lãnh đạo, công chức chuyênmôn nghiệp vụ phục vụ yêu cầu kiện toàn và nâng cao chất lượngđội ngũ cán bộ, công chức của ngành theo quy hoạch, kế hoạch của

Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch

I.2 KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI

I.2.1 Giới thiệu đề tài

Đề tài “ Xây dựng hệ thống quản lý thu học phí cho

Trường bồi dưỡng cán bộ quản lý văn hoá thể thao và du lịch” với

mục tiêu hỗ trợ nhân viên phòng kế toán của tr ường quản lý việc thu

và theo dõi, cũng như thống kê các khoản đóng học phí của sinh viênmột cách nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí về thời gian vàtiền bạc với hiệu suất công việc là cao nhất

Vấn đề mà đề tài đặt ra nhằm giải quyết công việc thu học phíkhi người sử dụng viết phiếu thu học phí bằng tay thay vào đó quátrình viết phiếu thu sẽ được xử lý tự động khi người nhập dữ liệu đầuvào có thể thực hiện các công tác về nghiệp vụ thu học phí nh ư: theodõi danh sách lớp học hiện có và toàn bộ danh sách học viên trong

kỳ, cho phép lập và in biên lai thu học phí ngay lúc đó, theo dõi chitiết tình hình thu học phí đến từng học viên, cho phép tổng hợp tiềnthu học phí theo từng thời điểm với thời gian nhanh nhất và chi phí

ít nhất Từ đó chương trình sẽ đưa ra được các báo cáo nghiệp vụtheo yêu cầu mà nhà quản lý cần

I.2.2 Phạm vi của đề tài

Đề tài được xây dựng nhằm phục vụ đối tượng là kế toán củacác trường là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu Phục vụ công tácthu học phí của nhân viên kế toán nhằm tự động hóa một phần côngviệc của phòng kế toán trong các đơn vị này, từ đó cũng đưa ra đượccác báo cáo cụ thể có liên quan đến nghiệp vụ thu học phí

I.2.3 Ý nghĩa của đề tài

Trong các trường học là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu thìcông tác thu học phí thường được thực hiện thủ công bằng việc viếtphiếu bằng tay dễ dẫn đến sai xót Trong khi đây là công việc liênquan đến tài chính nên đòi hỏi sự chính xác và nhanh chóng Với yêucầu thực tiễn đó chương trình được xây dựng sẽ giúp cho công việctrở nên đơn giản mang lại sự chính xác và nhanh chóng khi có những

yêu cầu về báo cáo của nhà quản lý

I.3 KHẢO SÁT THỰC TẾ QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ I.3.1 Mô tả thực trạng quy trình nghiệp vụ và một số mấu báo cáo thu học phí

Đầu kỳ cán bộ thu học phí khai báo danh sách lớp và danhsách sinh viên trong từng lớp,chi tiết các khoản thu của từng lớptrong sổ excel lưu trên máy tính Khi sinh viên đến nộp học phí thì

cán bộ thu học phí sẽ nhập những thông tin như: số quyển, số phiếu,

người nộp tiền, lớp, học kỳ, nội dung thu, số tiền thu, chi tiết cáckhoản thu… trên excel và in ra hai liên phiếu thu một liên giao chosinh viên, một liên lưu lại trong bộ phận kế toán Từ đó sẽ đưa rađược các báo cáo thống kê như: Báo cáo danh sách toàn bộ học viên,danh sách học viên theo lớp, danh sách học viên ch ưa nộp học phí,danh sách học viên đã nộp đủ tất cả các khoản học phí, danh sáchhọc viên chưa nộp đủ các khoản phí, báo cáo tổng hợp thu học phí cho phòng kế toán cũng như ban giám đốc của trường

 Dữ liệu đầu vào:

- Nhập Danh sách lớp, sinh viên từng lớp

- Nhập các khoản thu học phí theo từng lớp, từng kỳ

 Dữ liệu đầu ra: - In được danh sách sinh viên lớp - In được biên lai thu học phí - In báo cáo thống kê tình hình nộp học phí của từng lớp, từng sinh viên, báo cáo tổng hợp thu học phí

Sau đây là một số mẫu biểu của nghiệp vụ thu học phí Hình I.1: Mẫu biên lai thu tiền Đơn v ị: Địa chỉ: Mã đơn vị SDNS:Mẫu số C38-BB (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) BIÊN LAI THU TIỀN Ngày … tháng … năm Quyển số: ……

Số:………

Họ tên người nộp:……….

Địa chỉ:……….

Nội dung thu:………

Số tiền thu:……… (Viết bằng chữ) ………

……… Người nộp tiền

(Ký, họ tên)Người thu tiền (Ký, họ tên)

M S V

LệphíTS

Thuhọcphí

Lệ phíkhác

Tiềnmặt

CK

Hình I.2: Mẫu Bảng kê thu tiền

Tuy nhiên, khả năng sử dụng và hiệu quả khai thác thông tintrên máy tính không cao do phần lớn cán bộ chỉ tự học hoặc một số íthọc qua lớp tin học văn phòng cơ bản Vấn đề quản lý thu học phícủa trường vẫn lưu trữ, tìm kiếm, khai thác thông tin theo phươngpháp thủ công Do đó, việc quản lý thông tin, tra cứu và báo cáo rấtmất thời gian

I.3.2 Giải pháp tin học hoá cho hệ thống quản lý thu học phí

Mục tiêu của bài toán Quản lý thu học phí ở đây là thiết lậpđược một hệ thống thông tin quản lý bằng máy tính phù hợp với điềukiện cụ thể của trường nghĩa là xây dựng chương trình phải dễ dàngcho người sử dụng, giao diện thân thiện, tìm kiếm chính xác, kịpthời, không đòi hỏi quá cao về trình độ của người sử dụng máy tính.Qua khảo sát và nắm tình hình thực tế tại trường thì vấn đề thiết kếphải đạt được các yêu cầu sau:

 Phải có giao diện thân thiện với người sử dụng

 Giảm thiểu những thao tác nhập liệu trùng lặp (khi nhập liệuvới số lượng lớn và có những cấu trúc dữ liệu giống nhau), giúp

người nhập dữ liệu cảm thấy thoải mái, nhanh chóng và giảm các saisót.

 Hệ thống xây dựng với cơ chế bảo mật cao

 Hệ thống phải cung cấp khả năng chỉnh sửa dữ liệu một cách

Giá trị sử dụng mà hệ thống thông tin quản lý thu học phí có thể mang lại:

 Đối với lãnh đạo cơ quan: Có thể xem xét trực tiếp tình hìnhthu học phí của sinh viên cần quan tâm hay tình hình tổng quan củacông tác thu học phí mà không cần phải thông qua phòng kế toán

 Đối với cán bộ phòng kế toán:

- Việc nhập dữ liệu trở nên đơn giản hơn, có thể chỉnh sửathông tin một cách dễ dàng, không mất nhiều thời gian

- Việc tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí: ngày, lớp, quyển,

số, học viên, lớp học, hình thức đóng học phí dễ dàng hơn

- Có thể thống kê xem theo từng kỳ hoặc cả khoá học: danhsách lớp học, mã sinh viên, họ tên, giáo viên chủ nhiệm, tình hìnhđóng học phí: theo dõi theo từng kỳ học, theo từng khoản mục phí,

danh sách nợ học phí theo từng kỳ, theo cả khoá học., biến động họcviên theo từng kỳ và lý do

Đối với sinh viên : có thể yêu cầu in chi tiết thống kê tìnhhình thu học phí của bản thân trong một hoặc nhiều kỳ theo từngkhoản mục phí

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT HỆ THỐNG

II.1.LÝ THUYẾT PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CÓ CẤU TRÚC

Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào cácchức năng của hệ thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, Phân tích,Thiết kế, Xây dựng và cài đặt chương trình Đặc trưng của phươngpháp này là các hoạt động có thể thực hiện một cách song song Mỗihoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặcnhiều hệ thống trước đó Trong phân tích có cấu trúc cách tiếp cậncấp tiến cho phép các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xâydựng và cài đặt chương trình được tiến hành một cách song song

Ba công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phươngpháp phân tích thiết kế có cấu trúc là: mô hình chức năng, mô hình

dữ liệu, mô hình luồng dữ liệu Trong đó mỗi mô hình thể hiện mộtcách nhìn ở góc độ khác nhau vào hệ thống

 Mô hình chức năng.

Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin,thông thường được biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thểhiện hệ thống từ khía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi: Hệ thốngthực hiện những công việc gì?

Mô hình được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ phân rã chứcnăng (Business Functional Diagram viết tắt là BFD) Nội dung chínhcủa BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống Sơ đồ chức năng

là công cụ khá hữu hiệu cho người đọc một bức tranh tổng thể về cácchức năng mà hệ thống có thể thực hiện được

 Mô hình dữ liệu

Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệràng buộc giữa chúng, thông thường được mô tả bằng sơ đồ quan hệthực thể, các bảng thuộc tính các ràng buộc dữ liệu thể hiện hệthống từ khía cạnh dữ liệu hay trả lời cho câu hỏi: Hệ thống sử dụng

dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình?

Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hìnhhóa các hệ thống nhưng công cụ này cũng chỉ mô tả được một khíacạnh lớn của hệ thống là chức năng, mà không cho được một phântích đầy đủ về toàn bộ hệ thống Mô hình dữ liệu (EntityRelationship Diagram viết tắt là ERD) là một trong các công cụ phảnánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho BFD để tạo nênmột tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích

 Mô hình luồng dữ liệu

Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống Có thể biểudiễn bằng nhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ quá trình xử lý, Sơ đồluồng dữ liệu hoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể

Nếu như các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệthống dưới dạng tĩnh thì ngược lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệthống dưới cách nhìn động Mô hình này lột tả luồng luân chuyển dữliệu trong cả quá trình hoạt động của hệ thống Hệ thống được mô tảnhư một quá trình vận động

Một trong các mô hình kinh điển được sử dụng cho mục đích

mô tả luồng dữ liệu là sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram viếttắt là DFD) DFD thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bìnhđẳng cho cả dữ liệu và chức năng (quá trình), là một trong những

công cụ quan trọng nhất của phân tích hệ thống có cấu trúc Sơ đồchỉ cách thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năngnày sang một quá trình hoặc một chức năng khác Một điều khá quantrọng là sơ đồ chỉ ra được những thông tin nào cần phải có trước khithực hiện một chức năng hay một quá trình Nói cách khác, DFD đưa

ra một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng hoặc quátrình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng

 Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình.

Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tượng mô tả là môhình hệ thống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một môhình có thể suy ra được một phần các mô hình còn lại Trong phươngpháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các mô hình này được xâydựng chi tiết hoá dần theo cách tiếp cận từ trên xuống

II.2 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG (BFD)

Biểu đồ phân cấp Chức năng BFD là một loại công cụ cho phépphân cấp dần dần các chức năng từ mức cao nhất, tổng thể nhất thànhcác chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn và cuối cùng ta thu được mộtcây chức năng

Hệ thống thông tin là một thực thể khá phức tạp bao gồm nhiềuthành phần, nhiều chức năng, nhiều phân hệ Bản chất của việc phâncấp là một chức năng được phân tích thành nhiều chức năng ngàycàng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây

Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệthống có thể đi từ tổng hơp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết Trên

cơ sở đó, phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tựkhoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ trách phân tích ở một mức

nào đó Điều này tạo ra nhiệm vụ cụ thể của mỗi nhóm và làm choquy trình phân tích không trùng lặp, không nhầm lẫn Xây dựng s ơ

đồ là quá trình phân rã, từ một chức n ăng lớn (ở cấp cao) được phânchia thành những phần thích hợp, nhỏ (ở cấp thấp h ơn) theo sơ đồcấu trúc hình cây

 Thành phần của biểu đồ gồm:

- Các chức năng: ký hiệu bằng hình chữ nhật có đặt tên (nhãn)

Tên ( nhãn của chức năng)

- Kết nối: kết nối giữa các chức năng và được ký hiệu bằng đoạnthẳng nối chức năng “Cha” với các chức năng “Con”

 Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng (BFD)

- Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan dễhiểu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức n ăng từ tổng quát đếnchi tiết

- Đơn giản, dễ thành lập (BPC được sử dụng trong giai đoạn đầucủa thiết kế ) Nó trình bày hệ thống phải làm gì h ơn là hệ thống làmnhư thế nào

- Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nóvới sơ đồ tổ chức

- Có tính chất tĩnh, bởi nó chỉ cho thấy các chức n ăng mà khôngcho thấy trình tự xử lý

Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) của HTTT chỉ ra cho chúng

ta biết hệ thống cần làm gì chứ không chỉ ra là nó làm nh ư thế nào ởđây, chúng ta chưa cần lưu ý tới các phương tiện để thực hiện các sơ

đồ chức năng ấy như nhân lực, máy móc, trang thiết bị, vị trí của cáctác nhân hoặc những ràng buộc về chức năng

II.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống “Quản lý thu học phí”

Trên cơ sở khảo sát sơ bộ và xác định mục tiêu ở phần khảo sát

hệ thống trong chương I, Ta xây dựng được biểu đồ phân cấp chức

năng của hệ thống “Quản lý thu học phí” như sau:

 Chức năng “Hệ Thống” là chức năng hỗ trợ người sử dụng hệ

thống (nhân viên Phòng kế toán) có thể chuyển đổi danh sách sinh

viên sang một học kỳ mới để có thể khai báo mức thu học phí chocác lớp trong một học kỳ mới.

 Chức năng “Khai báo” là chức năng để khởi tạo chương trình

như: khai báo danh sách lớp, danh sách sinh viên, chi tiết danh sáchcác khoản mục cần thu trong kỳ, chi tiết số tiền và các khoản mụcthu cho từng lớp…

 Chức năng “Nhập biên lai thu học phí” là chức năng để nhân

viên thu học phí ( nhân viên phòng kế toán) nhập vào thông tin củabiên lai thu học phí, sau đó in ra một liên giao cho sinh viên nộp tiền

và một liên lưu lại trong phòng kế toán Ngoài ra chức năng này còncho phép người sử dụng có thể tìm kiếm và sửa đổi các thông tin củabiên lai học phí đã nhập

 Chức năng “Báo cáo thống kê” cho phép người sử dụng có thể

xem các báo cáo thống kê như: danh sách lớp, danh sách sinh viên,tình hình nộp học phí, tổng hợp nộp học phí…

II.3 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU (BLD)

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là biểu đồ nhằm mục đích diễn tảmột quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau:

- Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi

”làm gì?”

- Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quátrình xử lý cần mô tả

- Chỉ rõ các thông tin được chuyển qua giữa các chức năng

đó , và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng

 Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là diễn tả chức năng của hệ

trao đổi thông tin cho nhau Từ đó cho chung ta thấy được đằng saunhững gi xẩy ra trong hệ thống ( bản chất), làm rõ chức n ăng vàthông tin cần thiết cho quản lý.

 Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

- Chức năng xử lý (Process): diễn đạt các thao tác, nhiệm vụhay tiến trình xử lý nào đó Nó được biểu diễn bằng hình tròn hayelip bên trong có ghi nhãn (tên) của chức năng

Tạo danh sách học kỳ mới

- Luồng dữ liệu ( Data flow): là luồng thông tin vào hay racủa một chức năng xử lý Nó được biểu diễn bằng mũi tên có hướngtrên đó có ghi nhãn (tên) là tên luồng thông tin mang theo

Danh sách sinh viên

- Tác nhân ngoài (External Entity): là một người nhóm hay

tổ chức nằm ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt

có một hình thức trao đổi thông tin với hệ thống Nó được biểu diễnbằng hình chữ nhật có ghi nhãn (tên) bên trong.

Phòng kế toán

- Tác nhân trong (Internal Entity): là một chức năng hay hệthống con của hệ thống được miêu tả ở trang khác của biểu đồ Nóđược biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía bên trong có ghinhãn ( tên tác nhân trong này)

Quản lý sinh viên

 Phân rã biểu đồ luồng dữ liệu: Biểu đồ luồng dữ liệu miêu tảchức năng của hệ thống theo tiến trình xử lý ( process), là biểu đồđộng Nó diễn tả cả chức năng và dữ liệu Một kỹ thuật khá phổ biến

để phân rã (decompose) biểu đồ là kỹ thuật phân mức hay còn gọi là

kỹ thuật “phân tích từ trên xuống” (Top down analysis) tiến hànhphân tích chức năng của hệ thống bằng cách đi dần từ một mô tả đạithể đến những mô tả chi tiết qua nhiều mức Sự chuyển dịch từ mộtmức tới mức tiếp theo thực chất là sự phân rã chức n ăng ở mức trênthành một số chức năng ở mức dưới Vậy đây là quá trình triển khaitheo một cây, và chính vì vậy mà phương pháp này có tên là phươngpháp phân tích có cấu trúc

II.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh: là mô hình hệ thống ở mức tổngquát nhất, ta xem cả hệ thống như một chức năng Tại mức này hệ

thống chỉ có duy nhất một chức năng Các tác nhân ngoài và đồngthời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống đượcxác định.

Trên cơ sở biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống “Quản lý

thu học phí” đã xây dựng được ở trên ta xây dựng biểu đồ luồng dữ

liệu ở mức ngữ cảnh của hệ thống “Quản lý thu học phí” như sau:

Biên lai thu học phí

Báo cáo thống kê

về tình hình nộp học phí

Biên lai thu học phí Yêu cầu thống kê Kết quả

Thông tin biên lai học phí

chi tiết về học phí của lớp, sinh viên

Yêu cầu các báo cáo thống kê tổng hợp hoặc

Hình II.2: Biểu đồ BLD mức khung cảnh hệ thống “Quản lý thu học

phí”

II.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: gồm nhiều chức năng đượcphân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Nguyên tắc phân rã:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài được bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

Trên cơ sở biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu ở mức

ngữ cảnh của hệ thống “Quản lý thu học phí” đã xây dựng được ở

trên ta xây dựng được biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống

“Quản lý thu học phí” như sau:

Phòng kế toán Sinh viên

Hệ thống

Báo cáo thống kê

Danh mục chi tiết các khoản thu Biên lai học phí

Khai báo

Yêu cầu nhập ds

Nhập biên lai thu học phí

Biên lai học phí Danh mục chi tiết các khoản thu

Danh sách lớp

Danh sách sinh viên

Các khoản thu, mức thu theo kỳ Yêu cầu nhập ds Lớp, sinh viên

Danh sách lớp

Danh sách sinh viên

Yêu cầu tạo dssv Học kỳ mới Yêu cầu kết thúc

Danh sách sinh viên Danh sách lớp ,sinh viên

Các khoản thu, mức thu theo kỳ

Hình II.3: Biểu đồ BLD mức đỉnh của hệ thống “Quản lý thu

học phí”

II.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: được phân rã từ biểu đồluồng dữ liệu mức đỉnh, các chức năng được định nghĩa riêng từngbiểu đồ hoặc ghép lại một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơngiản Các thành phần của biểu đồ được phát biểu như sau:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn, ở mức dưới thì phân rã

bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng vàthêm vào kho dữ liệu

- Các tác nhân ngoài được bảo toàn

- Kho dữ liệu : dần dần xuất hiện thoe nhu cầu nội bộ

- Phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dướithấp hơn

Trên cơ sở biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu ởmức ngữ cảnh và biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống

“Quản lý thu học phí” đã xây dựng được ở trên ta xây dựng được

biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “hệ thống” và

”khai báo” của hệ thống “Quản lý thu học phí” như sau:

Phòng kế toán

Kết thúc

Tạo danh sách học kỳ mới

Danh sách sinh viên

Hình II.4: Biểu đồ BLD mức dưới đỉnh của chức năng “Hệ thống”

Khai báo Danh sách lớp

Phòng kế toán

Khai báo mức thu học phí theo kỳ

Khai báo Danh

sách sinh viên

Khai báo danh mục khoản thu

Danh sách sinh viên

Danh mục và chi tiết các

khoản thu

Yêu cầu Nhập vào mức thu học phí theo các khoản thu trong

kỳ

Danh sách mức thu học phí theo kỳ

Danh sách sinh viên đã

nhập

Yêu cầu Nhập vào danh sách sinh viên

Danh sách lớp

Hình II.5: Biểu đồ BLD mức dưới đỉnh của chức năng “Khai báo”

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT CƠ SỞ DỮ LIỆU

III.1 LÝ THUYẾT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

 Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu:

- Cơ sở dữ liệu: là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưutrên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp vớiđơn vị tổ chức đó

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: hệ thống các phần mềm cho phép

mô tả, lưu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bímật, an toàn với nhiều người sử dụng