Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)

Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN ANH

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Chuyênngành: Quản lý công Mãsố: 62 34 04 03

TÓM TẮT LUẬN ÁN TIẾN SĨQUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2017

DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ

6

Bàibáo“Sửdụngtàiliệulưutrữtronghoạtđộngcủacơquanhànhchínhnhànước

”,TạpchíQuảnlýnhànước, tháng 8/2017

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong các nguồn thông tin được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng góp phần tạo nên hiệu lực, hiệu quả của quyết định quản lý do đặc điểm tính pháp lý, độ chân thực, độ tin cậy cao của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ được hình thành và lựa chọn từ hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, văn bản vừa là nguồn thông tin làm căn cứ, vừa là phương tiện giải quyết công việc, đồng thời phản ánh kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ

Ở nước ta, thực tế việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước còn chưa thực sự hiệu quả Trong hoạt động quản lý, điều hành, ba nguồn thông tin cơ bản thiết yếu cần được sử dụng là thông tin hiện tại, thông tin dự báo và thông tin quá khứ Việc thiếu hoặc sử dụng không hiệu quả một trong ba nguồn thông tin đó phần nào làm hạn chế chất lượng quá trình cải cách hành chính nhà nước cũng như chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá nền hành chính phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo vệ đất nước trong bối cảnh hội nhập quốc tế của Việt Nam Nhằm đánh giá thực trạng, phân tích nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành

chính nhà nước, tác giả chọn vấn đề “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam” làm đề tài luận án

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu

Xây dựng luận cứ nhằm định hướng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Luận giảimục đích, ý nghĩa và nội dung của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong các

cơ quan hành chính nhà nước;

+ Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước;

+ Xây dựng luận cứđịnh hướng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước;

+ Xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Việckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ; nghiên cứu thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan quản lý hành chính làm căn cứ định hướng và xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

+ Phạm vi không gian: Khảo sát thực tế ở một số cơ quan hành chính nhà nước trung ương và cấp tỉnh; tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu báo cáo của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và các bộ,

cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau đây:

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Thu thập, phân tích, đối chiếu, so sánh thông tin các nguồn tài liệu tham khảo; tổng hợp các thành tựu lý thuyết, các kết quả nghiên cứu cụ thể đã công bố trên các ấn phẩm; tìm hiểu các chủ trương, chính sách liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Xây dựng nội dung, kết cấu phiếu khảo sát, phát phiếu, phân tích, tổng hợp, đánh giá các phiếu khảo sát; khảo sát, phỏng vấn trực tiếp; xin ý kiến chuyên gia; phân tích và tổng kết kinh nghiệm thực tiễn

5 Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu

Các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra trong luận án là: Tại sao phải sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước? Thực tế hiện nay, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam đã thật sự được các nhà quản lý coi trọng; đã được công chức, viên chức thực hiện hiệu quả hay chưa? Dựa trên cơ sở nào luận án có thể đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước?

Quản lý hành chính là nhiệm vụ trọng yếu của cơ quan hành chính nhà nước Tài liệu lưu trữ được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, nội dung chứa đựng thông tin trực tiếp (thông tin cấp I), là thông tin chính xác, có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao Thông tin, trong đó có thông tin văn bản, thông tin tài liệu lưu trữ là căn cứ, dữ liệu để triển khai thực hiện nhiệm vụ của quản lý hành chính Cùng với các yếu tố quyền lực, con người, tổ chức bộ máy và nguồn lực vật chất, thông tin là một yếu tố quan trọng để đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý hành chính nhà nước Việc sử dụng thông tin quá khứ cùng với thông tin hiện tại, thông tin dự báo là sự cần thiết tất yếu khách quan để phục vụ quản lý, quản trị, điều hành

cơ quan, tổ chức

Thời gian qua, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả chưa cao Nguyên nhân chủ yếu là cán bộ, công chức nhà nước chưa nắm hiểu chính xác về tính chất của tài liệu lưu trữ, vai trò, giá trị và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ dối với hoạt động của cơ quan

Đối với người đứng đầu cơ quan, do chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; chưa nhận thức hết tầm quan trọng, sự cần thiết của việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan; chưa chấp hành nghiêm túc quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nên việc chỉ đạo triển khai và

tổ chức thực hiện các quy định về công tác này còn mang tính hình thức, chưa chú trọng đến hiệu quả thực

tế

Đối với đội ngũ công chức, do thiếu kiến thức pháp luật và nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ; do cơ quan không có hướng dẫn, chế tài cụ thể nên việc thực hiện trách nhiệm đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đúng quy định, đặc biệt là việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ trong hoạt động tham mưu, tham gia thực hiện quá trình xây dựng và ban hành quyết định quản lý chưa được coi trọng

Việc khảo sát thực tế, tìm ra những hạn chế, bất cập và xác định chính xác các nguyên nhân dẫn đến tình trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả là căn cứ để đề xuất các giải pháp, một phần quan trọng của

luận án Các giải pháp sẽ hướng tới việc phục vụ nền hành chính theo xu hướng và yêu cầu tất yếu của hành chính công mới và đóng góp tích cực trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước

- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận án góp phần bổ sung lý luận về giá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ; khẳng định việc sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những điều kiện cần thiết đảm bảo tính khoa học và hiệu quả cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước

+ Từ thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, có thể thấy,

so với vai trò và sự cần thiết, việc sử dụng tài liệu trên thực tế chưa đáp ứng yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý Tình trạng phổ biến ở các cơ quan là chưa có đầy đủ các yếu tố như sự chỉ đạo sát sao, quyết liệt của lãnh đạo; ý thức của công chức chuyên môn; biên chế và trình độ công chức lưu trữ; các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ để hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ

sơ, nộp lưu hồ sơ, thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt

+ Trên cơ sở những định hướng sử dụng tài liệu trong bối cảnh thời đại và xu hướng phát triển của đất nước, của thế giới, luận án xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Theo đó, để các giải pháp này đạt được kết quả, cần có sự phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi cơ quan hành chính nhà nước; của cơ quan quản lý nhà nước về nội vụ, về văn thư, lưu trữ và của các cơ sở đào tạo

7 Cấu trúc của luận án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận án gồm có 4 chương

Chương 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến luận án

Chương 2 Cơ sở lý luận về sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước

Chương 3 Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

Chương 4 Định hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

NỘI DUNG

LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.1.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

1.1.1.1 Về sử dụng tài liệu lưu trữ

Sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng trong chuỗi quy trình công việc có sự liên quan, kế thừa và gắn kết chặt chẽ với nhau của ba nghiệp vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của công tác lưu trữ; đồng thời được coi là thước đo đánh giá hiệu quả của công tác lưu trữ

Để phục vụ cho hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ trên mọi lĩnh vực, chủ đề sử dụng tài liệu lưu trữ được thảo luận tại các hội nghị, hội thảo; là đối tượng nghiên cứu của các đề tài, công trình khoa học được triển khai, nghiệm thu và ứng dụng tại cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở trung ương, địa phương Tại các cơ sở đào tạo, một

số đề tài, công trình khoa học ở cấp đào tạo trình độ thạc sỹ, tiến sỹ chuyên ngành lưu trữ và chuyên ngành

có liên quan đã nghiên cứu về nội dung sử dụng tài liệu, đồng thời đây cũng là một trong các vấn đề được đề cập trong nhiều bài viết trên các tạp chí, các trang thông tin điện tử về văn thư, lưu trữ, về quản lý nhà nước,

về lịch sử…

1.1.1.2 Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

Cho đến thời điểm hiện tại, chưa có đề tài, công trình nghiên cứu nào về sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

1.1.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

1.1.2.1 Về sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung

Cơ quan lưu trữ các nước đều có các tài liệu hướng dẫn, phương pháp theo những nguyên tắc, nghiệp

vụ thống nhất trên cơ sở luật pháp của mỗi nước và tiêu chuẩn chung của Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) và các chi nhánh của Hội đồng Lưu trữ quốc tế

1.1.2.2 Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh xã hội thông tin và điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin và sự hình thành khối lượng lớn tài liệu điện tử, vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là một đề tài được Hội đồng Lưu trữ quốc tế, các chi nhánh của Hội đồng Lưu trữ quốc tế và lưu trữ các nước đặc biệt quan tâm, xây dựng và thực hiện các chương trình, dự án, tài liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó sử dụng tài liệu lưu trữ là một phần bắt buộc trong hệ thống

1.1.2.3 Về vai trò của tài liệu lưu trữ trong nền hành chính công

thúc đẩy trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong quản trị và quan hệ giữa lưu trữ hồ sơ và truy cập

thông tin trong quá trình dân chủ hóa; yêu cầu quản trị tốt đòi hỏi phải lưu trữ hồ sơ tốt

1.1.3 Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu

Các kết quả nghiên cứu trên đây chủ yếu tập trung vào những vấn đề chính như sau:

- Vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các quốc gia, các chính phủ, các cơ quan tổ chức và cá nhân với nhiều mục đích khác nhau: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, khoa học

- Các vấn đề về pháp lý, các quy định, nguyên tắc, tiêu chuẩn, hướng dẫn nghiệp vụ trên cơ sở tiêu chuẩn quốc tế và thực tế mỗi quốc gia, mỗi địa phương, mỗi cơ quan tổ chức trong công tác quản lý và phục

vụ sử dụng tài liệu lưu trữ

- Các yêu cầu và vấn đề đặt ra trong bối cảnh tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử với những thách thức khi mà tài liệu điện tử liên tục tăng cả về số lượng và tính phức tạp do sự thay đổi không ngừng của công nghệ

- Vai trò của tài liệu lưu trữ và sự cần thiết tổ chức mô hình quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ trong xu hướng hành chính mới: quản trị tốt để đạt được hiệu suất, hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm giải trình

- Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, kinh nghiệm trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích, nhu cầu khác nhau của Nhà nước, của xã hội

Ngoài những vấn đề trên, chưa có tài liệu nào nghiên cứu về sử dụng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ cơ quan, tổ chức và các lưu trữ lịch sử phục vụ cho hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

1.2 Những vấn đề luận án cần giải quyết

Trên cơ sở kế thừa, tiếp thu những kết quả nghiên cứu, luận án xác định nhiệm vụ chính là tập trunggiải quyết những vấn đề sau:

- Làm rõ cơ sở lý luận về sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên cơ sở nội dung và đặc điểm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

- Phân tích hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trong bối cảnh yêu cầu hiện đại hoá, cải cách nền hành chính nhà nước; sự phát triển của công nghệ thông tin, toàn cầu hoá, bảo vệ chủ quyền quốc gia…

- Phân tích thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước qua khảo sát thực tế ở một số cơ quan,đánh giá những kết quả đạt được và những hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước cần được khắc phục

- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành

chính nhà nước phù hợp với điều kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của Việt Nam và đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế, phát triển khoa học công nghệ

sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan này

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

2.1 Về hoạt động quản lý hành chính nhà nước

2.1.1 Khái niệm và đặc điểm quản lý hành chính nhà nước

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động của cơ quan thực thi quyền lực nhà nước (quyền hành

pháp) để quản lý, điều hành các lĩnh vực của đời sống xã hội theo quy định của pháp luật, đó là Chính phủ và

Uỷ ban nhân dân các cấp

Quản lý hành chính nhà nước có những đặc điểm sau:

- Quản lý hành chính nhà nước lệ thuộc vào chính trị và hệ thống chính trị

- Quản lý hành chính nhà nước có tính chấp hành và điều hành, được tiến hành bằng các chủ thể

có quyền năng hành pháp

- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động có tính thống nhất, thứ bậc được tổ chức chặt chẽ

- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục, tương đối ổn định và thích ứng

- Quản lý hành chính nhà nước đa dạng về chuyên môn, phạm vi hoạt động rộng, có tính chuyên môn

hoá và nghề nghiệp cao

- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động không vì lợi nhuận

2.1.2 Đặc điểm và nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

- Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước với tư cách là một bộ phận của bộ máy nhà nước

- Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước với tư cách là cơ quan hành pháp, thực hiện chức năng chấp hành, điều hành

2.1.2.2.Nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

- Hoạch định, xây dựng thể chế, chính sách, quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, quy trình quản lý hành chính nhà nước

- Tổ chức thực hiện để các thể chế, chính sách, quy hoạch, chiến lược… được triển khai trong thực tế theo chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước được phân công

- Kiểm soát hành chính nhà nước để kiểm tra, tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện

2.1.3 Điều kiện bảo đảm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

- Hệ thống pháp luật quy định các hoạt động của các cơ quan thực thi công vụ;

- Các thủ tục, quy tắc, luật lệ quy định cách thức tiến hành các nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước đầy đủ, rõ ràng và khoa học, hợp lý;

tiện thông tin thể hiện các quyết định hành chính, đồng thời, các quyết định hành chính cũng được tạo nên từ các nguồn thông tin văn bản Văn bản thể hiện nội dung các quy phạm pháp luật, các quy định hành chính ở dạng chữ viết, là phương tiện để chủ thể quản lý truyền đạt thông tin và kiểm tra đánh giá việc thực hiện các quyết định quản lý và là căn cứ để khách thể quản lý thực hiện Do vậy, đây là một trong những điều kiện cơ bản, có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

2.2 Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước

2.2.1 Về tài liệu lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ

2.2.1.1 Khái niệm và đặc điểm tài liệu lưu trữ

Khái niệm

Trên thế giới, tài liệu lưu trữ được coi là một nguồn tài nguyên thông tin, mỗi nước đều có khái niệm

về tài liệu lưu trữ trong văn bản pháp luật

Ở Việt Nam, trên cơ sở kế thừa, bổ sung các quy định trước đó, Luật lưu trữ năm 2011 quy định:

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa

chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ là thông tin quá khứ về tất cả các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, các mặt hoạt động của nhà nước và xã hội, bao gồm cả tổ chức và cá nhân

- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, có thể coi là thông tin gốc, thông tin cấp một, có độ tin cậy, tính chính xác và tính pháp lý cao Nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ là sử dụng nguồn sử liệu gốc, có thể tiếp cận gần nhất với sự thật của các sự kiện, hiện tượng đã qua

2.2.1.2 Giá trị của tài liệu lưu trữ

Giá trị về chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao

Ở hầu hết các nước trên thế giới và Việt Nam, tài liệu lưu trữ được sử dụng làm bằng chứng, phương tiện để giải quyết các vấn đề chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao của quốc gia trong quan hệ song phương, đa phương và quốc tế Đặc biệt, tài liệu lưu trữ là bằng chứng quan trọng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới, lãnh thổ

Tài liệu lưu trữ là các tư liệu gốc để các cơ quan chức năng nghiên cứu về đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước ta trong các lĩnh vực ngoại giao và quân sự; từ đó có những tổng kết, đánh giá để rút kinh nghiệm hoặc phát huy thế mạnh, làm cơ sở hoạch định phương hướng trong tương lai Tài liệu lưu trữ cũng

là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội Giá trị về kinh tế

Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung của đất nước, tình hình phát triển của từng ngành, từng lĩnh vực nên có ý nghĩa kinh tế to lớn Các thông tin trong tài liệu lưu trữ như hồ sơ xây dựng cơ bản các loại công trình quốc gia, trọng điểm; các hồ sơ khai thác, vận hành nhà máy, xí nghiệp, hầm mỏ, cầu đường; các tài liệu về thiết kế chế tạo máy; điều tra khảo sát địa chất, địa hình, thổ nhưỡng, khí tượng thuỷ văn, môi trường, cây trồng, vật nuôi; các số liệu, báo cáo về dân cư, tình hình, đặc điểm phát triển kinh tế - xã hội; các kết quả công trình nghiên cứu khoa học, sáng chế có liên quan… là căn cứ quan trọng để