Giải pháp tối ưu hóa chuỗi phân phối Smart Biz

Tình trạng hiện tại• Mô hình hiện nay, đa số các chuỗi phân phối hàng hóa tiêu dùng đều được tổ chức theo mô hình truyền thống phân nhánh theo các cấp bậc từ giám đốc kinh doanh, ASM, gi

Giải pháp tối ưu hóa chuỗi phân phối

Smart Biz

Mục lục

1.Tình trạng hiện tại 2

2.Nhà phân phối cần gì? 2

3.Chúng tôi là ai? 2

4.Chức năng nhiệm vụ của SMART.BIZ 2

4.1.Dịch vụ quản lý hệ thống phân phối chuyên nghiệp trọn gói 3

4.2.Tư vấn/lập kế hoạch phát triển hệ thống phân phối 3

4.3.Cung cấp các thiết bị đầu cuối phục vụ quản lý 3

4.4.Cung cấp phần mềm quản lý phân phối 3

4.5.Cung cấp phần mềm bán lẻ 3

5.Giải pháp quản lý “Smart” 3

5.1.Giải pháp hệ thống phân phối “Smart” 4

6.Hoạt động của hệ thống phân phối 4

6.1.Quản lý chuỗi cung ứng 5

6.2.Các ứng dụng trên thiết bị di động 6

6.3.Phần mềm quản lý 8

6.4.Các quy trình 8

7.Khả năng điều phối hàng giữa các nhà phân phối 11

7.1.Điều chỉnh tồn kho 11

7.2.Tối ưu hóa nguồn lực 11

8.Lợi ích mang lại cho Nhà phân phối 11

8.1.Lợi ích do giải pháp “Smart” mang lại 11

8.2.Lợi ích do dịch vụ “Smart” mang lại 12

9.Đề xuất chi phí cho hệ thống 12

9.1.Chi phí phần cứng 12

9.2.Chi phí phần mềm đối với công ty phân phối 13

10.Tính toán hiệu quả của hệ thống 13

10.1.Tính toán ROI cơ bản (Kịch bản 1-8) 13

10.2.Tính toán ROI nâng cao (kịch bản từ 9-18) 15

10.3.Những tiêu chí giá trị ảo và vô hình 18

1 Tình trạng hiện tại

• Mô hình hiện nay, đa số các chuỗi phân phối hàng hóa

tiêu dùng đều được tổ chức theo mô hình truyền thống

phân nhánh theo các cấp bậc từ giám đốc kinh doanh,

ASM, giám sát bán hàng, đại diện thương mại, nhân viên

bán hàng , khá cồng kềnh, tốn nhiều nhân lực và nhất là

kiểm soát hoàn toàn thủ công hoặc bán thủ công gây

nhiều thất thoát

• Các nhà phân phối truyền thống ngày càng gặp nhiều khó

khăn do thiếu nhân lực, nhân lực không ổn định hoặc hiệu

quả công việc thấp mà vẫn phải trả lương, đồng thời gặp

nhiều vướng mắc trong khâu kiểm soát nguồn nhân lực nên sức cạnh tranh thấp, không còn đáp ứng được yêu cầu trong thời kỳ phát triển mới, nhất là khi thị trường phân phối và bán lẻ được mở cửa 100%

• Các Nhà sản xuất bắt buộc phải tổ chức đội ngũ bán hàng phân phối bên cạnh các Nhà phân phối mặc dù vẫn phải bán hàng thông qua Nhà phân phối Thực tế là đa số nhân sự bán hàng chuyên nghiệp là của Nhà sản xuất hoặc của đại diện Nhà sản xuất nhưng nhận lương từ Nhà phân phối, việc quản lý và báo cáo thường xảy ra chồng chéo và khó quản lý, mất thời gian mà lại kém chủ động đối với Nhà phân phối

• Xu thế hiện đại hóa trong kinh doanh và sự giảm thiểu chi phí để tăng khả năng cạnh tranh tại mỗi doanh nghiệp không những là tất yếu mà còn là sự đấu tranh sinh tồn

2 Nhà phân phối cần gì?

• Quản lý nhân lực bán hàng một cách chặt chẽ và khách quan;

• Quản lý hàng tồn kho chích xác và biết được mọi giao dịch xảy ra ngay từ khi nó xảy ra;

• Kiểm soát được kho hàng và nhân viên từ xa và có thời gian nghỉ ngơi mà công việc vẫn chạy;

• Quản lý được nhân viên bán hàng có đi đúng tuyến, có thực hiện công việc đúng theo phân công hay không và những hoạt động bán hàng với độ trung thực cao mà không phải dựa vào những báo cáo của họ;

• Quản lý công nợ và luồng tiền một cách chặt chẽ;

• Có đầy đủ các yếu tố để chăm sóc khách hàng một cách tận tình

3 Chúng tôi là ai?

• “Công ty Cổ phần Smart Biz” tập hợp những thành viên lão luyện trên 20 năm, trong ngành

tổ chức các kênh phân phối, thiết lập hệ thống công nghệ thông tin chuyên ngành phân phối

và tổ chức quản trị doanh nghiệp tiên tiến

• “Công ty Cổ phần Smart Biz” có đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp

4 Chức năng nhiệm vụ của SMART.BIZ

“Công ty Cổ phần Smart Biz” được hình thành bởi những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm về quản trị và tổ chức kinh doanh phân phối cùng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp và công cụ quản lý sắc bén sẵn sàng phục vụ doanh nghiệp với những sản phẩm và dịch vụ cao cấp nhất

4.1 Dịch vụ quản lý hệ thống phân phối chuyên nghiệp trọn gói

“Công ty Cổ phần Smart Biz” chuyên nhận phân phối hàng hóa từ các nhà sản xuất hoặc nhập khẩu,

ra thị trường với một ngân sách khoán nhất định

4.1.1 Tuyển dụng và đào tạo nhân lực bán hàng

Đây là khâu đầu cuối khó khăn và phức tạp nhất trong những công việc của chuỗi phân phối

4.1.2 Hỗ trợ các nhà phân phối

Hệ thống SMART áp dụng mọi phương tiện quản lý, không giới hạn module nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của các Nhà phân phối, đảm bảo lợi nhuận tối đa cho các Nhà phân phối

4.1.3 Quản lý và điều phối hàng hóa

Quản lý và điều phối hàng hóa giữa các Nhà phân phối trong hệ thống hết sực cần thiết nhằm giảm tối đa vốn đầu tư và tăng tối đa lợi nhuận của tất cả các doanh nghiệp tham gia hệ thống SMART, đồng thời giúp các nhà cung cấp hoạch định sản xuất sát với nhu cầu của thị trường nhất

4.2 Tư vấn/lập kế hoạch phát triển hệ thống phân phối

Với kinh nghiệm và công cụ quản trị kinh doanh hàng đầu, “Công ty Cổ phần Smart Biz” có thể cung cấp dịch vụ tư vấn và lập kế hoạch phát triển hệ thống phân phối cho các nhà sản xuất cũng như các nhà phân phối quan trọng trên toàn quốc

4.3 Cung cấp các thiết bị đầu cuối phục vụ quản lý

“Công ty Cổ phần Smart Biz” chọn lọc những thiết bị phù hợp nhất cho các công tác quản lý và nhập liệu tại mỗi doanh nghiệp dưới nhiều hình thức như mua/bán hoặc cho thuê nhằm giảm thiểu những đầu tư không cần thiết cho các Nhà sản xuất và Nhà phân phối

4.4 Cung cấp phần mềm quản lý phân phối

“Công ty Cổ phần Smart Biz” có thể cung cấp cho các Nhà sản xuất và Nhà phân phối các loại phần mềm quản lý toàn bộ hoặc một phần hệ thống kinh doanh và phân phối riêng cho mỗi doanh nghiệp dưới nhiều hình thức như:

• Bán trọn gói, tùy biến và triển khai theo yêu cầu riêng;

• Cho thuê những gói tùy biến và triển khai theo yêu cầu riêng;

• Cho thuê theo module những gói tiêu chuẩn;

• Chia phần trăm doanh thu dưới hình thức cộng sinh, doanh nghiệp không bị giới hạn những module hoặc số người dùng nhất định mà chỉ quan tâm đến hiệu quả cuối cùng

4.5 Cung cấp phần mềm bán lẻ

“Công ty Cổ phần Smart Biz” luôn sẵn sàng cung cấp cho các nhà bán lẻ lớn nhỏ khác nhau những phần mềm đặc trưng cho bán lẻ, từ cửa hàng tạp hóa cho đến các chuỗi siêu thị, dưới các hình thức sau đây:

• Bán trọn gói, tùy biến và triển khai theo yêu cầu riêng;

• Cho thuê những gói tùy biến và triển khai theo yêu cầu riêng;

• Cho thuê theo module những gói tiêu chuẩn;

• Chia phần trăm doanh thu dưới hình thức cộng sinh, doanh nghiệp không bị giới hạn những module hoặc số người dùng nhất định mà chỉ quan tâm đến hiệu quả cuối cùng

5 Giải pháp quản lý “Smart”

Giải pháp quản lý chuỗi cung ứng Smart bao gồm sự kết hợp của cả hệ thống:

• Tổ chức và quản lý nhân lực bán hàng;

• Giải pháp quản lý hệ thống phân phối bằng CNTT;

• Giải pháp điều phối hàng hóa giữa các nhà phân phối

5.1 Giải pháp hệ thống phân phối “Smart”

"SMART" là viết tắt của “Supply Chain Mart” (chuỗi phân phối đến các cửa hàng bán lẻ) và là:

• Hệ thống quản lý bằng CNTT;

• Có khả năng cung cấp cho mọi mắt xích cung ứng cho đến từng nhân viên bán hàng;

• Phát triển vô tận và có thể phân phối nhiều mặt hàng cho nhiều nhà cung cấp

5.1.1 Chuỗi cung ứng thông minh

Ứng dụng CNTT có thể được áp dụng đến từng vị trí trong chuỗi phân phối nhằm hỗ trợ tăng năng suất lao động của từng mắt xích và sự gắn kết tương hỗ của tất cả các mắt xích đó Hệ thống quản lý phân phối lấy “Nhà Phân phối” làm trung tâm của mọi vận hành Mỗi nhà phân phối là 1 chủ thể thương mại (công ty) bao gồm một hoặc nhiều trung tâm hạch toán và nhiều kho hàng Hệ thống bao gồm:

• Ứng dụng bán hàng (POS) cho nhân viên bán hàng, giao hàng có thể chạy trên ĐTDĐ, tablet hay máy tính;

• Ứng dụng POS quản lý kho và quỹ tiền mặt cho nhân viên làm việc trực tiếp;

• Ứng dụng POS quản lý đặt hàng và mua hàng;

• Hệ thống phần mềm bao quát hỗ trợ mọi khâu quản lý kinh doanh;

• Hệ thống báo cáo và điều phối hàng hóa giữa các nhà phân phối

5.1.2 Tác dụng của hệ thống với nhà phân phối

• Quản lý chặt chẽ đầu vào đầu ra, kho hàng, những đại lý, nhân viên bán hàng cũng như khách hàng của mình;

• Kiểm soát mọi giao dịch của công ty bất cứ khi nào nó xảy ra ở bất cứ nơi nào;

• Thay thế hoặc giảm bớt 1 số vị trí hiện nay như: ASM hoặc GSBH hoặc ĐDTM

• Quản lý song song nhiều ngành hàng của nhiều hãng

• Đầu cuối của chuỗi là các cửa hàng bán lẻ, tạp hóa

6 Hoạt động của hệ thống phân phối

Dưới đây là những bài toán kỹ thuật

6.1 Quản lý chuỗi cung ứng

Sơ đồ chuỗi cung ứng

6.1.1 Nhà phân phối

• Mỗi nhà phân phối là một công ty và là hạt nhân quan trọng nhất trong hệ thống, hoạt động hoàn toàn độc lập

• Mọi giao dịch mua, bán và công nợ đều được tập trung về chủ thể là nhà phân phối

6.1.2 Trung tâm hạch toán (center)

• Nhà phân phối có thể có nhiều trung tâm phân phối hoặc chi nhánh (ở nhiều tỉnh hoặc nhiều khu vực chẳng hạn), gọi là “Center”

• Mỗi Center là 1 “chủ thể nhỏ” trong chuỗi cung ứng của công ty Center phụ trách các khâu phân phối (đại lý, NVBH, bán buôn, bán lẻ trực tiếp ) và được kiểm soát chặt chẽ trong hệ thống

• Mỗi user được chỉ định ở center nào thì chỉ được hoạt động ở center đó

• Mỗi Center cũng có thể bán hàng cho khách hàng là các cửa hàng bán lẻ hoặc khách lẻ

6.1.3 Nhân viên bán hàng

• Là nhân viên trên danh nghĩa của công ty, user trực tiếp liên hệ với khách hàng và bán hàng

• Sử dụng POS bán hàng, POS đặt hàng

6.1.4 Nhân viên kho

• Là nhân viên của công ty, quản lý đầu ra, đầu vào và chuyển kho

• Sử dụng POS nhập kho, POS xuất kho, POS chuyển kho

6.1.5 Nhân viên thu ngân

• Là nhân viên quản lý luồng tiền trực tiếp từ các nhân viên bán hàng

• Sử dụng POS quỹ

6.1.6 Nhân viên quản lý

• Bao gồm các vị trí admin, ASM, Giám sát bán hàng, kế toán

• Sử dụng RVX và các báo cáo

6.1.7 Nhà cung cấp

• Nhà cung cấp là nhà sản xuất hoặc nhập khẩu, bán cho nhà phân phối (công ty), thường cung cấp một số mã hàng (SKU) nhất định

• Công ty có nhiều nhà cung cấp và có thể tại các Center khác nhau

• Nhà cung cấp có thể là đối tác nước ngoài khi công ty nhập khẩu trực tiếp

• Công ty quản lý công nợ với tất cả các nhà cung cấp

6.1.8 Khách hàng

• Khách hàng là bất kỳ ai mua hàng, có thể là các đại lý, cửa hàng bán lẻ hoặc cả khách lẻ;

• Tập khách hàng có thể dùng chung với các công ty khác thành 1 cộng đồng hoặc dùng riêng, như vậy có thể làm marketing chung

• Công ty quản lý công nợ với tất cả các khách hàng

6.1.9 Hàng hóa

• Nhận xét thấy rằng đa số thời gian để vào dữ liệu phần mềm mà người dùng thường bị sa lầy

và ngại nhất là những dữ liệu về mặt hàng ban đầu và những khâu quét mã vạch cũng như

gõ tên cũng như thuộc tính sản phẩm Hơn nữa kiến thức và nhận thức về CNTT của người dùng không đồng đều dẫn tới việc thiết lập không chuẩn và mất rất nhiều thời gian để chỉnh sửa

• Hệ thống SMART thiết lập sẵn đa số các danh mục hàng hóa, mã vạch cũng như hình ảnh sản phẩm cho các đối tác để tiện cho việc sử dụng Dữ liệu hàng hóa bao gồm các mã hàng,

mã vạch, hình ảnh và các chi tiết hàng hóa là tập dữ liệu dùng chung cho tất cả các công ty

và cửa hàng

• Mỗi người dùng có thể nhập liệu và đóng góp vào dữ liệu chung này, nhưng hệ thống

SMART vẫn có thể chỉnh sửa và chuẩn hóa dữ liệu này

• Có 1 CSDL tập hợp tất cả các mặt hàng cùng mã vạch được kinh doanh trên thị trường Mỗi công ty chỉ thấy mặt hàng của công ty đó và sử dụng mặt hàng của cty đó

• Ngoài ra công ty vẫn có thể được phép tham khảo tất cả các mặt hàng có trong hệ thống (kể

cả các mặt hàng không kinh doanh)

6.1.10 Giới hạn quyền

• Mỗi công ty chỉ được giới hạn “nhìn thấy” hoạt động của cty đó

• Mỗi user thuộc loại gì thì được phân quyền cụ thể ở mỗi module theo tiêu chí quản lý

6.2 Các ứng dụng trên thiết bị di động

6.2.1 Các thiết bị di động có thể sử dụng

• Smart phone có màn hình cảm ứng từ 4 inch trở lên và có 3G trở lên

◦ Hệ điều hành Android (được khuyến cáo) có app di động và có thể chạy trên trình duyệt Chrome;

◦ Hệ điều hành iOS có thể chạy trên trình duyệt Chrome hoặc Safari;

◦ Hệ điều hành Windows có thể chạy trên trình duyệt Chrome hoặc Internet Explore

• Các loại tablets có chạy các hệ điều hành trên và có kết nối mạng (3G/WiFi);

• Máy tính, laptop chạy trên mọi hệ điều hành như Windows, Mac OS, Ubuntu, Linux Mint, Fedora và có kết nối mạng có dây hoặc không dây

• Trên các thiết bị di động sử dụng trình duyệt Chrome có thể tạo 1 đường tắt (shortcut) như một ứng dụng thực thụ

6.2.2 POS di động bán hàng

• Thiết kế ưu tiên cho các thiết bị nhỏ như điện thoại nhưng có thể hoạt động trên tablet và PC;

• Công việc: thăm khách hàng, nhận phản hồi, bán hàng, nhận đặt hàng của khách, thu tiền;

• Có thể dùng “mã vạch” hay “biểu tượng” (Nếu phân phối ít mặt hàng thì chọn dùng biểu tượng, giảm chi phí đầu tư vào thiết bị mã vạch Giao diện sẽ thay đổi tùy theo sự ưu tiên được chọn)

◦ Nếu dùng mã vạch: ẩn biểu tượng và hiển thị nội dung phiếu;

◦ Nếu dùng biểu tượng: chỉ cần nhấn vào hình ảnh mặt hàng nhưng vẫn có thể dùng mã vạch;

◦ Tự động ghi nhận tọa độ nơi xảy ra giao dịch;

◦ Có thể dùng mã vạch ngay mà không phải bấm vào trường đọc

6.2.3 POS kho

• Ưu tiên dùng thiết bị nhỏ như điện thoại;

• Công việc: Nhập/xuất hàng vào kho, xuất/nhập hàng cho/từ NVBH và chuyển kho;

• Giao diện ưu tiên dùng mã vạch Có thể dùng thiết bị POS mã vạch chuyên nghiệp mà không cần 2 thiết bị;

• Mỗi NVBH đều có thẻ mã vạch để xuất/nhập hàng nhanh chóng

6.2.4 POS thu tiền

• Chạy trên ĐTDĐ hoặc tablet nhưng đa số sẽ sử dụng máy tính vì ở vị trí tĩnh;

• Công việc: quét mã vạch NVBH, nhận biết ngay số tiền phải nộp (kể cả nợ cũ nếu có) và ghi nhận tiền mà NVBH thực tế nộp, tiếp theo là cảnh báo công nợ nếu có

• Tự động cân bằng quỹ

6.2.5 POS mua hàng

• Ưu tiên dùng thiết bị to như tablet, máy tính, laptop

• Công việc: đặt hàng, mua hàng, thanh toán

• Sử dụng mã vạch và biểu tượng như POS bán hàng

6.2.6 POS bán hàng (cửa hàng bán lẻ)

• Ưu tiên dùng thiết bị to như tablet, máy tính, laptop

• Menu chính: Nhập hàng, bán hàng, đặt hàng nhà cung cấp, nhận đặt hàng của khách, quỹ tiền, công nợ

• Chọn ưu tiên dùng “mã vạch” hay “biểu tượng” (Nếu bán ít mặt hàng và chưa đầu tư máy

mã vạch thì chọn dùng biểu tượng Giao diện sẽ thay đổi tùy theo sự ưu tiên này)

◦ Nếu dùng mã vạch: ẩn biểu tượng đi và phần nội dung phiếu sẽ được tăng lên

◦ Nếu dùng biểu tượng: vẫn có thể dùng mã vạch nhưng hiển thị biểu tượng để ấn chọn

◦ Có thể dùng mã vạch ngay mà không phải bấm vào trường đọc

• Tổng số tiền và số được thanh toán luôn hiển thị ngay ở Footer

6.2.7 Các loại POS khác khi cần

• Tùy khả năng phát triển sẽ có thêm 1 số POS khác để phục vụ công việc vào thời gian phát sinh

6.3 Phần mềm quản lý

6.3.1 Quản lý tập trung

• Hệ thống ERP được thiết kế làm nền quản lý cho cả chuỗi, kết hợp với các POS và lập báo cáo cho hệ thống quản trị không có giới hạn số điểm quản lý Được gọi là hệ thống quản lý

“back office”

• Tất cả các vị trí quản lý đều sử dụng phần mềm và tham gia vào hệ thống tổng hợp dữ liệu

6.4 Các quy trình

6.4.1 Quy trình kinh doanh

 Các bộ phận quản lý chủ yếu sử dùng phần mềm RVX trên desktop

 Mỗi nhà phân phối có thể quản lý các chi nhánh và kho cho đến tất cả các cấp dưới như NVBH;

 Mỗi nhà phân phối có thể tự thiết lập chính sách bán hàng riêng

 Các NVBH khi bán hàng, thu được tiền có thể nộp

tiền về công ty hoặc nộp tại bất cứ ngân hàng nào

vào TK cùng với mã nhân viên hoặc nộp tiền mặt

tại TĐL/ĐL thì hệ thống sẽ tự động ghi có ngay

lập tức và quản lý được luồng tiền Quản lý tiền

theo NVBH và chi nhánh

 Có thể giảm thiểu một số vị trí GSBH trong hệ

thống phân phối truyền thống (nếu đang sử dụng)

 Hệ thống quản lý bao gồm:

◦ 1 số vị trí ASM tại trung tâm để điều hành tất

cả hệ thống (nếu nhà phân phối tự tạo kênh bán

hàng cho các nhà sản xuất)

◦ Chăm sóc khách hàng đồng thời làm nhiệm vụ

GSBH Kế toán và nhân viên điều hành phân

phối làm việc trên hệ thống và nhắc nhở trực tiếp các nhân viên bán hàng (cũng có thể thông qua POS)

6.4.2 Quy trình tổng quát

• Khởi đầu: Tạo người dùng → tạo dữ liệu nhân viên → tạo kho cho nhân viên → in thẻ nhân viên → (nhập dữ liệu khách hàng đang có nếu hệ thống đang hoạt động)

• Đầu vào: Đặt hàng → Hóa đơn mua → Phiếu nhập kho

• Phân phối: (Đặt hàng khách) → Chuyển kho NVBH → Hóa đơn bán → Đặt hàng khách (cho lần sau) → Thu tiền → Trả lại hàng thừa → Nộp tiền

6.4.3 Quy trình đặt hàng

 Mỗi NVBH trực tiếp bán hàng tập hợp nhu cầu của các cửa hàng, lập đơn đặt hàng của khách hàng (phiếu đề nghị xuất) và hệ thống tự động tổng hợp lên center;

 Sử dụng POS NVBH để đặt hàng (sale-order):

◦ Không dùng mã vạch: Chọn tên/mã khách hàng mà NVBH phụ trách → chọn mặt hàng

→ nhập số lượng → kết thúc → nhập thời gian cần giao hàng → lưu

◦ Dùng mã vạch: Chọn tên/quét mã khách hàng mà NVBH phụ trách → quét mã hàng

(hoặc chọn mặt hàng) → nhập số lượng → kết thúc → nhập thời gian cần giao hàng → lưu

 Tổng hơp: Mỗi Center tự động tập hợp (cập nhật) các đơn hàng từ các NVBH gửi lên Center có ngay được tổng tất cả các đơn hàng đồng thời phân ra cho các công ty cung ứng

để đặt hàng Mọi hoạt động đều trực tuyến ngay lập tức

 Nâng cao: Các nhà cung cấp có thể truy cập trực tiếp và tổng kết ngay được các đơn hàng đến với mình, hoặc vào thời gian nhất định có thể nhận được qua SMS hoặc mail đơn hàng

đã được tổng hợp

6.4.4 Quy trình quản lý kho

 Nhà cung cấp bán hàng và xuất kho cho Nhà phân phối sau khi

nhận được đơn đặt hàng

 Nhà phân phối có thể quản lý nhiều kho cùng một lúc

 Sử dụng POS kho và mã vạch để nhập và xuất hàng tại kho.

Có thể dùng thiết bị chuyên nghiệp đọc mã vạch bằng laser

được tích hợp trên máy điện thoại di động chuyên dụng, tốc độ

cao, bền và tiện lợi cho thủ kho

 Nhập/xuất kho (warehouse receipt/delivery) từ Nhà cung cấp:

Bắn mã vạch nhà CC → bắn mã vạch sản phẩm → kiểm tra ngành hàng → nhập số lượng đếm được → tiếp tục → Kết thúc: lưu

 Xuất/nhập kho (warehouse transfer) cho/từ NVBH: Bắn mã vạch của NVBH → bắn mã

vạch sản phẩm → kiểm tra ngành hàng của NVBH → nhập số lượng → tiếp tục → Kết thúc: lưu.

 Chuyển kho (warehouse transfer) tới các Kho khác: Bắn mã vạch của Kho đến → bắn mã vạch sản phẩm → nhập số lượng → tiếp tục → Kết thúc: lưu.

6.4.5 Quy trình quản lý tiền nội bộ

 Tiền phải thu được của mỗi NVBH được ghi nhận ngay trên hệ thống khi bắt đầu bán hàng như sau:

◦ Tổng số bán được trong ngày = phải thu

◦ Tổng số thu được trong ngày = đã thu

◦ Khi bán hàng đã xác định khách nào còn thiếu tiền và ghi nhận trên hệ thống

 NVBH nộp tiền vào TK ngân hàng: Kế toán ghi nhận cùng với mã NVBH và tự động báo có cho NVBH;

 NVBH về trung tâm nộp tiền mặt (Giao diện quỹ làm trên RVX và sử dụng desktop): Thủ

quỹ → quẹt thẻ NVBH → hiển thị số tiền “phải thu”, “đã thu” và “phải nộp” → click nộp hết hoặc nhập số tiền nộp → Lưu → tự động post những phiếu thu và ghi có.

 Sau khi nộp tiền trên POS của NVBH tự động ghi xóa nợ cho NVBH

 Quản lý luồng tiền và công nợ chặt chẽ của tất cả các NVBH, nếu có vấn đề gì quá hạn hệ thống sẽ cảnh báo và nhắc báo

6.4.6 Quy trình bán hàng

 NVBH tiếp xúc từng cửa hàng bán lẻ, nhận đơn hàng và giao hàng trực tiếp;

 Quản lý các chương trình khuyến mại trực tiếp trên hệ thống và NVBH không thể gian lận

 NVBH phải đi đúng tuyến, có thể được việc hoặc không được việc nhưng phải ghi nhận lộ trình đã đến và có thể sẽ gửi phản hồi, kêu ca hoặc vấn đề từ các cửa hàng hoặc của chính mình về trung tâm bằng 1 số những mẫu sẵn để trung tâm xử lý

 Nâng cao: Có thể kích hoạt hệ thống SMS nhắn cho chủ cửa hàng ngay sau bán, báo tổng số

đã mua, nếu không trả lời nghĩa là đồng ý, nếu không đồng ý hoặc có ý kiến gì thì nhắn tin trả lời để công ty biết Như vậy có thể thay cho chữ ký confirm bán hàng và quản lý được nhân viên bán hàng đúng chỗ

 Qui trình POS NVBH trên sale-invoice

◦ Không dùng mã vạch: Chọn mặt hàng → số lượng → Ghi số tiền trả → Chọn tên khách

hàng → Kết thúc: lưu → Nhắn tin KH → (confirm nếu cần) hoặc phản hồi nếu có vấn đề

◦ Dùng mã vạch: Quét mã khách hàng → quét mã hàng → số lượng → Ghi số tiền trả →

Kết thúc: lưu → Nhắn tin KH → (confirm nếu cần) hoặc phản hồi nếu có vấn đề

 Khi NVBH bấm trả tiền trên POS → đã trả đích danh cho hóa đơn → ghi nhận tiền vào Quỹ TẠM → quy trình bán và thu tiền đã hoàn thành

 NVBH có thể làm việc và khuyến khích các cửa hàng sử dụng phần mềm và các thiết bị bán

lẻ của hệ thống “SMART” nhằm giúp họ quản lý bán hàng tốt đồng thời giúp hệ thống đặt hàng tự động, giảm thiểu khâu tiếp xúc để lấy đơn hàng

6.4.7 Quy trình quản lý công nợ

 Quản lý công nợ mua hàng của hệ thống: bằng các hóa đơn mua hàng từ các nhà cung cấp

và quá trình trả tiền cho họ → công nợ phải trả;

 Quản lý công nợ bán hàng của hệ thống: bằng các hóa đơn bán hàng cho các cửa hàng và quá trình trả tiền của họ → công nợ phải thu;

 Quản lý công nợ nội bộ:

◦ NVBH thu tiền của khách hàng → hệ thống đã ghi nhận và phân bổ trước

◦ Thủ quỹ công ty chỉ lọc để hiển thị số tiền NVBH đã thu (=phải nộp) và nhận tiền: ghi nhận chuyển quỹ từ quỹ TẠM → quỹ của thủ quỹ thu tiền (cân bằng quá trình thu tiền

và nộp tiền sau khi bán hàng);

◦ NVBH nhận hàng đi bán = tổng giá trị hàng nhận trong ngày;

◦ Hàng phải trả cuối ngày = tất cả hàng nhận - hàng đã bán;

◦ Nợ phải thu = tổng giá trị bán được - tiền thu được

 Mỗi loại công nợ đều có báo cáo và theo dõi chặt chẽ, cảnh báo và liên lạc kịp thời với đơn

vị phát sinh

6.4.8 Quy trình chăm sóc khách hàng

 Chủ yếu sử dùng phần mềm RVX trên desktop sau khi đã có dữ liệu tự động tập hợp từ các POS

 Hệ thống chăm sóc trực tiếp khách hàng (các cửa hàng bán lẻ đều có mã);

 Chăm sóc khách hàng đồng thời làm nhiệm vụ giám sát bán hàng để kiểm tra NVBH có làm đúng chức năng nhiệm vụ hay không;

 Chăm sóc khách hàng sẽ có những chiến dịch cụ thể cho từ vùng và được hoạch định cụ thể Tạo các bộ lọc để thiết lập chiến dịch