TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SHOP.ONE PHIÊN BẢN NHÀ HÀNG

3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT 3.1 Giao diện tổng thể chương trình Khi chạy chương trình thì màn hình đăng nhập của RES.ONE như sau: Khi đăng nhập vào chương trình, màn hình chính của RE

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SHOP.ONE PHIÊN BẢN NHÀ HÀNG

HỒ CHÍ MINH, THÁNG 06/2016

MỤC LỤC

1

1 MỤC ĐÍCH 4

2 GIỚI THIỆU TỔNG THỂ 4

3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT 4

3.1 Giao diện tổng thể chương trình 4

3.2 Hướng dẫn chi tiết chức năng của các module 5

3.2.1 Module CẤU HÌNH 5

3.2.1.1 Quên mật khẩu 5

3.2.1.2 Khôi phục dữ liệu từ file kết xuất 7

3.2.1.3 Tạo dữ liệu mẫu 8

3.2.2 Module THIẾT LẬP 10

3.2.2.1 Khu vực 10

3.2.2.2 Bàn 10

3.2.2.3 Nhóm khách hàng 11

3.2.2.4 Khách hàng 12

3.2.2.5 Tài khoản 12

3.2.2.6 Đơn vị tính 13

3.2.2.7 Thiết lập hóa đơn 14

3.2.2.8 Bảng giá 15

3.2.2.9 Thiết lập chung 17

3.2.2.10 Xóa dữ liệu phần mền 18

3.2.3 Module Thu – Chi 19

3.2.3.1 Màn hình Tiền 19

3.2.3.2 Màn hình kết ca 21

3.2.3.3 Màn hình lịch sử kết ca 22

3.2.4 Module KHO – NL 22

3.2.4.1 Danh mục NL 22

3.2.4.2 Nguyên liệu 23

3.2.4.3 Nhập mua 24

3.2.4.4 Kiểm kê 25

3.2.5 Module THỰC ĐƠN 25

3.2.5.1 Danh mục món 25

3.2.5.2 Danh sách món 26

3.2.6 Module BÁN HÀNG 27

3.2.7 Mudule Báo cáo 30

3.2.7.1 Báo cáo thu chi 30

3.2.7.2 Doanh thu theo hóa đơn 30

4 HƯỚNG DẪN CHUNG CÁC CHỨC NĂNG 37

4.1 Nhập từ excel 37

4.2 Xuất excel 38

4.3 Chức năng tìm kiếm 39

1 MỤC ĐÍCH

Đây là tài liệu mô tả chi tiết cách sử dụng các tính năng của Phần mềm Shop.ONE phiên bản nhà hàng, gọi tắt là RES.ONE Tài liệu sẽ giúp người dùng có cái nhìn trực quan về sản phẩm, giúp người dùng có thể tiếp cận sản phẩm và sử dụng một cách dễ dàng, nhanh chóng

2 GIỚI THIỆU TỔNG THỂ

RES.ONE là phần mềm quản lý nhà hàng, café, quán nhậu…với những tính năng ưu việt, phù hợp với nhu cầu và các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp Cùng với những tiện ích nổi bật, giao diện gần gũi, tính năng dễ sử dụng sẽ giúp cho các chủ doanh nghiệp, người sử dụng có thể quản lý cửa hàng một cách tốt hơn, nắm bắt tình hình kinh doanh kịp thời hơn

3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT

3.1 Giao diện tổng thể chương trình

Khi chạy chương trình thì màn hình đăng nhập của RES.ONE như sau:

Khi đăng nhập vào chương trình, màn hình chính của RES.ONE thể hiện như sau

Tại giao diện này chúng ta thấy rõ RES.ONE với 5 module chức năng chính:

- Module Thiết lập: để thiết lập các danh mục đầu vào phục vụ cho việc bán hàng như: thiết lập mẫu in hóa đơn, thiết lập danh mục bàn, danh mục khu vực, danh mục món, thực đơn…

kho chương trình theo kiểm kê thực tế

- Module Thực đơn: Tại module này, người dùng có thể khai báo thực đơn, các món sản phẩm mà cửa hàng sẽ thực hiện giao dịch bán hàng

- Module Bán hàng: Module giúp người dùng thực hiện các giao dịch bán hàng: chọn bàn, món và in bill cùng với các thao tác bán hàng liên quan: chuyển bàn, ghép bàn, cập nhật giá bán…

3.2 Hướng dẫn chi tiết chức năng của các module

- Đăng nhập hệ thống trên web https://shopone.com.vn

- Và vào menu: Cấu hình > Lấy mã xác thực

- Thực hiện nhập lấy mã xác thực trên web

- Sau khi nhập mật khẩu và mã kiểm tra thì hiển thị mã xác thực

Bước 2:

- Tại màn hình đăng nhập phần mềm RES.ONE, chọn Quên mật khẩu

- Nhập mã xác thực và mật khẩu mới và xác nhận để hoàn thành việc đổi mật khẩu

3.2.1.2 Khôi phục dữ liệu từ file kết xuất

Khi khách hàng cài đặt lại phần mềm, trong khi chờ đồng bộ dữ liệu từ web về thì mất nhiều thời gian và khách hàng không rõ khi nào dữ liệu đã được đồng bộ về hết Cũng như giúp khách hàng lưu trữ dữ liệu của mình trên hệ thống nhầm hạn chế quá trình sử dụng bị mất dữ liệu thì cũng có thể khôi phục lại dữ liệu đã có

Cách thực hiện:

Export dữ liệu từ web thành file Sau đó, khách hàng tự import vào phần mềm

Bước 1:

- Đăng nhập hệ thống trên web https://shopone.com.vn

- Và vào menu: Cấu hình > Kết xuất dữ liệu

- Thực hiện nhập file kết xuất

Bước 2:

- Tại màn hình đăng nhập phần mềm RES.ONE, chọn Cấu hình

- Chọn nhập dữ liệu từ file kết xuất

- Thực hiện nhập mật khẩu và chọn file đã kết xuất để import dữ liệu

3.2.1.3 Tạo dữ liệu mẫu

Chức năng này dùng để tạo dữ liệu mẫu dành cho người dùng hệ thống RES.ONE

Bước 1:

- Tại màn hình đăng nhập phần mềm RES.ONE, chọn Cấu hình

- Chọn Tạo dữ liệu mẫu

- Thực hiện nhập mật khẩu và chọn loại dữ liệu mẫu cần để khởi tạo và nhấn khỏi tạo

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thóng để dùng dữ liệu mẫu đã khỏi tạo

Lưu ý: Dữ liệu mẫu sẽ được khởi tạo ở các chức năng:

- Nhập mua nguyên liệu

Ta có thể thêm mới, sửa, xóa khu vực đã được tạo

Cách thực hiện: Thiết lập/ Khu Vực/ Thêm khu vực

Màn hình thêm mới

Lưu ý: Khi khu vực đã được sử dụng (có xảy ra việc bán hàng tại khu vực đó) thì chương trình

không cho phép XÓA

3.2.2.2 Bàn

Là nơi để phục vụ dịch vụ, chương trình sẽ quản lý in bill và tính tiền theo từng bàn

Ta có thể thêm mới, sửa, xóa bàn đã tạo

Cách thực hiện: Thiết lập/ Bàn/Thêm bàn

Màn hình thêm mới

Ta có thể thêm, sửa, xóa nhóm khách hàng đã tạo

Cách thực hiện: Thiết lập/Nhóm khách hàng/Thêm mới

Màn hình thêm mới

Lưu ý: Khi Nhóm khách hàng đã được sử dụng (có xảy ra việc bán hàng cho khách hàng thuộc

nhóm) thì chương trình không cho phép XÓA

3.2.2.4 Khách hàng

Khách hàng của quán Ta có thể thêm mới, sửa, xóa khách hàng đã tạo

Cách thực hiện: Thiết lập/ Khách hàng/Thêm mới

Lưu ý: Khi khách hàng đã được sử dụng (có xảy ra việc bán hàng cho khách hàng) thì chương trình

không cho phép XÓA

3.2.2.5 Tài khoản

Chức năng khai báo tài khoản cho người sử dụng chương trình

Ta có thể thêm mới, sửa, xóa các tài khoản đã tạo

Cách thực hiện: Thiết lập/Tài khoản/Thêm mới

Màn hình thêm mới

Gồm các thông tin:

- Tài khoản: là user đăng nhập vào chương trình

- Tên: Tên người sử dụng

- Nhóm: Có 3 nhóm mặc định

Khi tạo tài khoản, tùy quyền hạn của user mà ta phân vào nhóm admin hay thu ngân, phục vụ để chỉ sử dụng những tính năng phù hợp

- Mật khẩu: Mật khẩu đăng nhập

- Nhập lại mật khẩu

Lưu ý: Khi tài khoản đã được sử dụng (có xảy ra việc sử dụng tài khoản này để bán hàng) thì

chương trình không cho phép XÓA

3.2.2.6 Đơn vị tính

Khai báo đơn vị tính cho các món, nguyên liệu Ta có thể thêm mới, xóa, sửa đơn vị tính đã tạo

Cách thực hiện: Thiết lập/Đơn vị tính/ Thêm mới

Màn hình thêm mới

Lưu ý: Khi đơn vị tính đã được sử dụng thì chương trình không cho phép XÓA

3.2.2.7 Thiết lập hóa đơn

Chức năng thiết lập hóa đơn của doanh nghiệp, hóa đơn sẽ được in trực tiếp từ phần mềm khi giao dịch bán

Màn hình thiết lập

Gồm các thông tin:

- Thiết lập thông tin máy in: Khi in hóa đơn có thể in bill để thu tiền hoặc in để giao cho quầy pha chế, in cho bếp chế biến Do đó phải thiết lập máy in cho phù hợp, có 3 tùy chọn:

o Chọn máy in hóa đơn tạm tính: in hóa đơn thanh toán

o Chọn in hóa đơn pha chế: in hóa đơn giao cho quầy pha chế chế biến

o Tùy chỉnh: với loại tùy chỉnh, người sử dụng có thể tự nhập kích thước khổ giấy in phù hợp với nhu cầu

Riêng với máy in hóa đơn tạm tính, hệ thống cung cấp thêm 2 mẫu hóa đơn để khách hàng có thể lựa chọn theo như cầu:

Các thông tin này sẽ thể hiện trên mẫu in hóa đơn

Sau khi thiết lập xong chọn “Lưu lại”

3.2.2.8 Bảng giá

3.1.2.8.1 Thêm mới/Sửa/Xóa bảng giá

Module Bảng giá được sử dụng để thiết lập các loại bảng giá được áp dụng tại quán Hệ thống cung cấp 4 loại bảng giá để người sử dụng có thể lựa chọn:

- Bảng giá theo khu vực: Đây là loại bảng giá áp dụng cho quán quản lý bảng giá áp dụng riêng cho từng khu vực khác nhau

- Bảng giá theo thời gian: Đây là loại bảng giá áp dụng cho quán quản lý bảng giá riêng áp dụng theo những khung giờ khác nhau trong ngày

- Bảng giá theo thời gian khu vực: Đây là loại bảng giá áp dụng cho quán quản lý bảng giá riêng áp dụng cả theo thời gian và khu vực

- Bảng giá tùy chỉnh: Đây là loại bảng giá áp dụng cho quán quản lý bảng giá theo nhu cầu riêng

Chú ý: Trong cùng một thời điểm chỉ có một loại bảng giá được sử dụng, không đồng thời

sử dụng nhiều bảng giá cùng lúc Nếu không khai báo bảng giá sử dụng, hệ thống sẽ lấy giá mặc định được khai báo từ bảng giá mặc định

Ta có thể tiến hành thêm mới/sửa/xóa/cập nhật các loại bảng giá

Cách thực hiện: Thiết lập/Bảng giá/Thêm mới

Lưu ý: Khi bảng giá đã được sử dụng thì chương trình không cho phép XÓA

3.1.2.8.2 Thiết lập bảng giá

Chức năng thiết lập bảng giá giúp người sử dụng thiết lập giá của sản phẩm theo từng bảng giá

Cách thực hiện: Thiết lập/Bảng giá/Thiết lập

Màn hình thiết lập giá sản phẩm

Các thông tin như sau:

Khi muốn khai báo giá món ăn theo từng loại bảng giá, người sử dụng có 2 lựa chọn:

vào hệ thống

thị trên danh sách món ăn phía dưới, người sử dụng nhập giá và nhấn lưu

Chú ý: Nếu không khai giá món ăn trong bảng giá sử dụng, hệ thống sẽ lấy giá mặc định được khai báo từ bảng giá mặc định

o Cho phép đồng bộ dữ liệu: chức năng này cho phép đồng bộ dữ liệu lên web

Vd: Bán cho Khách hàng A nhưng không trả tiền trực tiếp mà sẽ Ghi nợ lại hóa đơn đó (Công nợ khách hàng) để thanh toán công nợ sau

hóa đơn

ảnh hưởng đến giá nhập khi bán hàng

o Tự động hủy đặt bàn: cho phép thông báo và hủy đặt bàn khi thực hiện cấu hình thời gian Vd: chọn bật chức năng này tì thông báo hiển thị trước 5 phút thì sau 5 phút sẽ hiển thị thông báo

sẽ xóa bàn đã đặt Và sau thời gian hủy 40 phút, sẽ hủy đặt bàn này

menu thực đơn ở màn hình bán hàng, để người bán linh động hơn khi chọn món

trên mính tính mà họ làm việc

3.2.2.10 Xóa dữ liệu phần mền

Chức năng này cho phép khách hàng tự xóa dữ liệu trên phần mền Client trước khi thực hiện xóa dữ liệu trên server

Thực hiện nhập mật khẩu Admin và nhấn Đồng ý Sau khi thực hiện xóa xong sẽ hiển thị thông báo, nhấn OK để thực hiện kết thúc việc xóa dữ liệu trên Client

3.2.3 Module Thu – Chi

Module Thu – chi được sử dụng để quản lý nguồn tiền thu và chi tại quán, tại module này ta có thể nắm được tình hình thu chi của cửa hàng mình theo thời gian, bên cạnh đó module này cung cấp cung cấp chức năng kết ca để người dùng thực hiện chuyển giao tiền từ ca hiện tại sang ca kế tiếp và xem lại lịch sử kết ca theo thời gian

3.2.3.1 Màn hình Tiền

Đây là chức năng quản lý nguồn thu và chi tiền tại quán, tại đây người sử dụng có thể tìm kiếm việc thu chi tiền theo thời gian, theo lý do hay theo khách hàng và số hóa đơn bên cạnh đó người sử dụng cũng có thể khai báo thêm những hoạt động thu chi tiền nằm ngoài những loại do hệ thống quy định

Tại màn hình xem thu chi, người sử dụng có thể lọc tìm lịch sử thu chi theo nhiều tiêu chí

Điều kiện lọc

- Từ ngày: Lọc xem lịch sử thu chi theo từ ngày

- Đến ngày: Lọc xem lịch sử thu chi theo đến ngày

- Số hóa đơn: Lọc theo hóa đơn

- Khách hàng: Lọc theo khách hàng

- Loại: Bao gồm loại thu và loại chi

- Lý do: Bao gồm các tiêu chí: Tất cả, thu tiền bán lẻ, thu khác, chi khác, thu thanh toán nợ, chi cuối ca

Để thêm mới giao dịch thu/chi tiền người sử dụng chọn “Thêm mới thu chi tiền”

Màn hình kết ca thể hiện thu/chi tiền của nhân viên bán hàng trong ca hiện tại

Để thực hiện kết ca, người sử dụng chọn kết ca

Tại màn hình này cung cấp các thông tin:

- Xuất ca cuối: Số tiền lấy ra khi hết ca

- Voucher: Số tiền voucher lấy ra khi hết ca

Sau khi nhập đúng các thông tin, nhấn “Kết ca” để lưu lại

3.2.3.3 Màn hình lịch sử kết ca

Màn hình lịch sử kết ca được sử dụng để theo dõi lịch sử kết ca theo nhân viên và theo ngày

Tại màn hình xem lịch sử kết ca, người sử dụng có thể lọc tìm theo nhiều tiêu chí

Điều kiện lọc

- Từ ngày: Lọc xem lịch sử thu chi theo từ ngày

- Đến ngày: Lọc xem lịch sử thu chi theo đến ngày

- Nhân viên: Lọc xem lịch sử thu chi theo nhân viên

Ta có thể thêm mới, sửa, xóa danh mục này

VD: Loại Sinh tố gồm các nguyên liệu: Bơ, dâu, xoài, đu đủ…để làm thành món sinh tố

Cách thực hiện: Kho-NL/Danh mục NL/Thêm mới danh mục nguyên liệu

Màn hình thêm mới

Màn hình thêm mới gồm thông tin:

- Tên danh mục nguyên liệu

- Mã NL: Người dùng có thể tự nhập, nếu bỏ trống chương trình sẽ tự sinh

- Danh mục NL: Là danh mục loại nguyên liệu, chọn từ danh mục NL đã được khai báo

- ĐV nhập: Đơn vị nhập mua, hàng hóa sẽ tự động trừ kho theo đơn vị này

- ĐV quy đổi: đơn vị tính thứ 2 được quy đổi từ ĐV nhập

- SL quy đổi: số lượng quy đổi từ ĐV nhập sang ĐV tính

- Giá vốn: giá vốn này sẽ hiển thị tại màn hình nhập mua, khi nhập mua chương trình sẽ tự động lấy giá này lên trên chứng từ nhập mua, người dùng có thể sửa lại giá vốn

Lưu ý: Khi đã phát sinh (nguyên liệu đã được nhập xuất) thì chương trình không cho phép XÓA

Các thông tin chung:

- Số phiếu: chương trình tự động sinh

- Ngày nhập

- Ghi chú: diễn giải khi nhập mua

Thông tin chi tiết:

- Mã NL: Khi nhập liệu, chọn mã NL (có thể gõ mã hoặc tên tại ô này), sau đó ấn Enter, màn hình sẽ tự động hiển thị các thông tin của nguyên liệu đã lưu trước đó

- Tên NL: tự động hiển thị sau khi nhập mã NL

- Giá nhập: tự động hiển thị sau khi nhập mã NL, có thể chỉnh sửa lại giá nhập

- ĐV nhập: tự động hiển thị sau khi nhập mã NL

Vào màn hình này và click vào “Tìm kiếm”, tất cả các nguyên liệu còn trong kho sẽ được thể hiện gồm các thông tin như hình chụp

Lưu ý: Tại màn hình kiểm kê, trong trường hợp có sai lệch giữa số “SL phần mềm” và “SL thực tế”

ta có thể cập nhập lại số lượng tồn kho cho đúng thực tế tại cột “SL thực tế”, sau đó nhớ nhấn “Lưu kiểm kê” để chương trình lưu lại tồn kho theo thực tế điều chỉnh

3.2.5 Module THỰC ĐƠN

Module thực đơn dùng để khai báo món, danh mục món (loại món/nhóm món), giá bán

Khai báo lần lượt: Danh mục món, khai báo món, có thể điều chỉnh giá bán khi đã được khai báo

3.2.5.1 Danh mục món

Khai báo danh mục món (Nhóm món) Ta có thể thêm, xóa, sửa danh mục này

Màn hình khai báo

Click vào “Chỉnh sửa danh mục” (Góc trái bên dưới hình),cửa sổ “Danh mục món” sẽ hiện ra, rồi click vào “Thêm danh mục” để tạo danh mục món

Ví dụ: Quán café sẽ chia thành các danh mục món như: Nhóm café, Sinh tố, Nước ngọt, Thuốc lá…

Lưu ý: Khi đã phát sinh giao dịch thì không cho phép xóa danh mục món

- Khung thông tin tìm kiếm món ăn: thực hiện tìm kiếm và thêm món ăn vào hóa đơn bán hàng bên cạnh cách thêm món ăn từ danh mục món ăn

Sau khi chọn bàn, chương trình sẽ sổ ra màn hình hóa đơn, màn hình thực đơn để người sử dụng thực hiện lập hóa đơn bán hàng

Màn hình cập nhật bán hàng

Các bước thực hiện bán hàng tại bàn đã chọn:

- Chọn món: Click vào các món cần bán trên thực đơn (bên phải hình trên), nếu 1 bàn có món

có số lượng n thì click n lần vào món đó tại thực đơn

- Nếu khách hàng có nhu cầu chuyển bàn/ ghép bàn ta thực hiện chức năng “Chuyển/Ghép bàn (F3)”

Màn hình chuyển bàn

o Chọn khu vực và bàn cần chuyển tới

o Click vào mũi tên “>” để tiến hành chuyển từng món

o Click vào “>>” để chuyển tất cả các món qua bàn mới

o Lưu lại để hoàn tất việc chuyển bàn

- Chức năng in hóa đơn “In tạm tính (F2)”: in hóa đơn cho khách hàng và thu ngân

- Chức năng in chế biến (F5): in danh sách món cho Bếp hoặc Quầy Pha chế

- Chức năng “Thanh toán (F1)”: được thực hiện khi kết thúc giao dịch và tính tiền cho khách hàng

Click vào “Thanh toán (F1)” sẽ xuất hiện cửa sổ