Dùng phần mềm quản lý hoàn chỉnh để minh họa trong quá trình giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access

Trong chương trình Tin học lớp 12, giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access nhằm giúp cho học sinh hiểu được cách tổ chức, quản lí dữ liệu trên máy tính và bước đầu làm quen

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA

TRƯỜNG THPT TRIỆU SƠN 2

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

DÙNG PHẦN MỀM HOÀN CHỈNH ĐỂ MINH HỌA XUYÊN SUỐT QUÁ TRÌNH GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ

LIỆU MICROSOFT ACCESS LỚP 12

Người thực hiện: Phạm Thị Biên Chức vụ: Giáo viên

SKKN thuộc lĩnh vực (môn): Tin học

THANH HÓA NĂM 2016

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU 3

I Lý do chọn đề tài 3

II Mục đích nghiên cứu 3

III Đối tượng nghiên cứu 4

IV Phương pháp nghiên cứu 4

B NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 5

I Cơ sở lý luận 5

II Thực trạng của vấn đề

III Giải pháp thực hiện 5

IV Kết quả thực nghiệm 19

C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 20

I Kết luận 20

II Đề xuất, kiến nghị 20

A MỞ ĐẦU

I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Như chúng ta đã biết mọi cơ quan, mọi tổ chức đều cần phải có sự quản lí Công tác quản lí phổ biến trong mọi hoạt động kinh tế -xã hội Một xã hội văn minh thì đòi hỏi trình độ quản lí ngày càng cao Việc lưu trữ và xử lí thông tin một cách chính xác, kịp thời chiếm vị trí quan trọng trong quản lí, điều hành của mọi tổ chức Vì vậy tin học hóa công việc quản lí là rất cần thiết Để đáp ứng nhu cầu đó rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã được ứng dụng như Foxpro, Access, SQL Server, Informix, Oracle, … Nhưng đơn giản và thân thiện hơn cả

là hệ quản trị CSDL Access, mặc dù nó không có những công cụ hỗ trợ mạnh như Informix hay Oracle, nhưng nó cũng hỗ trợ tương đối tốt về mặt quản lý dữ liệu vừa và nhỏ, đồng thời nó cũng cung cấp công cụ cho phép chúng ta có thể lập trình được Chính vì vậy mà nhiều khi ta còn gọi là ngôn ngữ Access Microsoft Access cung cấp hệ thống chương trình ứng dụng rất mạnh, giúp người dùng mau chóng và dễ dàng tạo lập các trình ứng dụng từ bất kể nguồn dữ liệu nào

Để thế hệ trẻ có được nền tảng kiến thức tin học cơ bản phù hợp với sự phát triển của xã hội, tin học đã được đưa vào giảng dạy trong nhà trường Trong chương trình Tin học lớp 12, giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access nhằm giúp cho học sinh hiểu được cách tổ chức, quản lí dữ liệu trên máy tính và bước đầu làm quen với các thao tác cơ bản để có thể xây dựng một chương trình quản lí đơn giản trên máy tính Đây là những kiến thức rất cần thiết đối với học sinh vì ngày nay các chương trình quản lí được sử dụng rất nhiều để giải quyết các bài toán quản lí trong xã hội

Để học sinh thấy rõ được tầm quan trọng của Access, tôi đã chọn đề tài

“Dùng phần mềm hoàn chỉnh để minh họa xuyên suốt quá trình giới thiệu

hệ quản trị CSDL Microsoft Access lớp ”

II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Ở đầu chương, giáo viên giới thiệu một phần mềm hoàn chỉnh ở để các em

có cái nhìn tổng quát, biết được sản phẩm mình có thể làm được sau khi tìm hiểu

về cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Thông qua các tiết học, giáo viên lồng ghép các ví dụ có trong phần mềm, đồng thời yêu cầu các em tự làm qua các tiết thực hành Sau khi kết thúc chương là các em có thể tạo được một phần mềm đơn giản nhưng không kém phần thực tế, từ đó giúp học sinh hứng thú với môn học, đạt hiệu quả học tập cao hơn

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu chương II Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Micosoft Access thuộc chương trình lớp 12 khối THPT

IV PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1 Phương pháp nghiên cứu xây dựng cơ sở lý thuyết:

- Đọc các tài liệu, giáo trình có liên quan đến Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

- Tìm hiểu một số ứng dụng thực tế có sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

2 Phương pháp điều tra khảo sát thực tế, thu thập thông tin

- Dự giờ, tham khảo ý kiến của đồng nghiệp

- Áp dụng đề tài ở một số lớp, kiểm tra đánh giá và lấy kết quả so sánh giữa lớp có áp dụng đề tài và lớp không áp dụng đề tài để kiểm tra tính khả thi của đề tài

B NỘI DUNG

I CƠ SỞ LÍ LUẬN

Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office, là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu

và tiện lợi để dễ dàng xây dựng các chương trình cho một số các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán… Microsoft Access là phương tiện để trao đổi thông tin trên mạng Internet, giúp người dùng nhanh chóng tạo và sử dụng các chương trình ứng dụng trên mạng Access không những dễ dàng liên kết các thông tin liên quan mà còn có thể làm việc với nhiều nguồn dữ liệu khác: dBASE, Paradox, SQL trên nhiều loại máy tính: máy tính văn phòng (PC), máy chủ (Server) máy mini và máy lớn (mainframe) Access dễ dàng truy cập các chương trình ứng dụng khác như Microsoft Word, Exel, PowerPoint

Trong các ngôn ngữ như C, Pascal, Foxpro, một hệ chương trình gồm các tệp chương trình và các tệp dữ liệu được tổ chức một cách riêng biệt Nhưng trong Access toàn bộ chương trình và dữ liệu được chứa trong một tệp duy nhất

có đuôi MDB Như vậy thuật ngữ hệ cơ sở dữ liệu được hiểu là tổ hợp bao gồm

cả chương trình và dữ liệu

1 Thuận lợi

Do sự quan tâm và đầu tư của Bộ giáo dục và đào tạo nói chung và của Ban giám hiệu trường THPT Triệu Sơn 2 cùng với sự hỗ trợ của hội phụ huynh học sinh nói riêng, về cơ sở vật chất môn Tin học đã có 2 phòng thực hành hoạt động tốt, trong đó có một phòng kết nối mạng internet Có một số phòng máy chiếu projector được lắp đặt chung cho tất cả các lớp Ngoài ra máy chiếu còn được lắp đặt tại đa số các lớp học tạo điều kiện thuận lợi cho giáo viên trong quá trình giảng dạy

Trong quá trình thực hiện đề tài tôi đã được các giáo viên trong tổ bộ môn

tư vấn và hỗ trợ rất nhiều giúp tôi hoàn thành đề tài

2 Khó khăn

Vì là năm cuối cấp nên các em dành nhiều thời gian cho các môn thi tốt nghiệp và đại học nên môn tin học chưa được quan tâm đầu tư và hiệu quả học tập không cao

Nếu chỉ dạy bám sách giáo khoa thì khi tìm hiểu xong một số đối tượng như Table, Form, Query, Report học sinh vẫn khó hình dung các đối tượng này được sử dụng trong một chương trình quản lí như thế nào, mối quan hệ giữa các đối tượng ra sao hay học xong chương trình này thì các em có thể ứng dụng được gì trong cuộc sống Chính những lí do này khiến các em không hứng thú với môn học

Trong quá trình giảng dạy, giáo viên có thể chọn một phần mềm bất kì để minh họa như: Phần mềm quản lí điểm, phần mềm quản lí khách sạn, phần mềm

quản lí thuốc - vật tư y tế, …Ở đề tài này tôi chọn phần mềm Quản lí bán hàng

vì quản lí bán hàng là công việc rất thông dụng, gần gũi trong đời sống nên giúp các em học sinh dễ dàng tìm hiểu nội dung của phần mềm này

BÀI 3 GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

Ở bài đầu tiên này tôi đã giới thiệu sơ bộ toàn chương trình với học sinh thông qua phần giới thiệu các đối tượng:

- Bảng (Table): dùng để lưu dữ liệu

Ví dụ: bảng KHACH HANG (Khách hàng): lưu thông tin khách hàng; SANPHAM (sản phẩm): Lưu thông tin của các loại mặt hàng;

ChiTietHD (chi tiết hóa đơn): Lưu thông tin các mặt hàng được bán ra cho mỗi khách hàng

- Biểu mẫu (Form): Tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập và hiển thị thông tin

Ví dụ: biểu mẫu Khach hang,

- Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu

Ví dụ:

- Báo cáo (Report): định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu theo khuôn dạng nhất định để in ra

Ví dụ:

BÀI 4 CẤU TRÚC BẢNG

CSDL Quản lí bán hàng gồm nhiều bảng Giáo viên lựa chọn một bảng bất

kì làm minh họa

Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần sau:

Trường (field): Mỗi trường là một cột thể hiện một thuộc tính của chủ thể

cần quản lí

Ví dụ: Bảng KHACH HANG gồm 4 trường: MaKH, HoTenKH, Đia chi,

Đien thoai

Bản ghi (Record): Mỗi bản ghi là một hàng của bảng là thông tin các

thuộc tính của chủ thể

Ví dụ: Thông tin cụ thể của khách hàng trong bảng KHACH HANG

Kiểu dữ liệu (Data Type):Gồm các kiểu cơ bản Text, number, AutoNumber, Data/Time, Yes/No

Tạo cấu trúc bảng:

Để tạo cấu trúc bảng có 2 cách tự thiết kê (Design) và thuật sĩ (Winzard) nhưng chúng ta chỉ làm theo cách tự thiết kế

Bước 1: Nháy đúp chọn Create Table in design view, xuất hiện cửa sổ

gồm:

Field name (tên trường): gõ các trường MaKH, TenKH, DiachiKH, TP-Tỉnh, DienthoaiKH

Data Type (kiểu dữ liệu): click chọn kiểu dữ liệu phù hợp tương ứng với các trường

Description (mô tả): chú thích thêm cho trường Phần này có thể có hoặc không

Field properties (tính chất trường): tính chất trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường đó

Bước 2: Chỉ định khóa chính (primary key)

- Chọn trường MaKH làm khóa chính.

- Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit / Primary key

Bước 3: Lưu lại cấu trúc bảng với tên là: KHACH HANG.

Tương tự, giáo viên giới thiệu các bảng còn lại và yêu cầu học sinh làm trong tiết thực hành:

NHANVIEN (Nhân viên)

GioiTinh Yes/No

KHACHANG (Khách hàng)

Field Name Data Type Field Size Format Required

HOADON (Hóa Đơn)

SANPHAM (Sản Phẩm)

Validation rule >0 Validation Text “Phải là số dương”

CHITIETHD (Chi tiết Hóa Đơn)

Field Name Data Type Field Size Format

Required Yes

Required Yes

Validation Text “Phải là số dương”

BÀI 5 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG

Dựa trên các bảng đã tạo, giáo viên hướng dẫn các em cập nhật dữ liệu và thực hiện một số thao tác sắp xếp, tìm kiếm và lọc

KHACHHANG

3 D100 Công Ty Cổ Phần Đầu

L010 Cửa Hàng Bách Hóa

S001 Công Ty XNK Hoa

S002 Công Ty VHP Tân Bình 10 Lý thường Kiệt 8554545

NHANVIEN

m

Nam 10/12/1965 20 Võ thị Sáu 856566

66

HOADON CHITIETHD

0

9

12/07/1999

1

9

21/07/1999

SANPHAM

MaHD MaSP SoLuong

MaSP TenSP nh DonViTi ia DonG

BÀI 6 BIỂU MẪU

Biểu mẫu giúp tạo giao diện thuận tiên cho người dùng trong việc nhập và hiển thị thông tin

Để tạo được một biểu mẫu vừa nhanh lại vừa đẹp thì chúng ta kết hợp giữa dùng thuật sĩ rồi sau đó thiết kế lại

Một số thao tác có thể thực hiện trong chế độ thiết kế:

- Thêm, bớt, thay đổi vị trí, kích thước các thành phần của biểu mẫu

- Định dạng phông chữ, màu sắc

- Tạo một số nút lệnh: Thêm, xóa, lưu, tìm kiếm, kết thúc, …

Để thiết kế được một biểu mẫu đẹp cần khiếu thẩm mĩ cùng với tính sáng tạo, điều này tạo hứng thú cho trong quá trình thực hành

BÀI 7 LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG

Để quản lí dữ liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo tính nhất quán và không dư thừa dữ liệu thì cần tạo nhiều bảng, mỗi bảng chứa thông tin về một mảng nào

đó Nhưng để được thông tin tổng hợp thì giữa các bảng này phải tạo mối liên kết với nhau

Điều kiện để 2 bảng liên kết với nhau là trường khóa chính của bảng này phải là thành phần của bảng kia

Ví dụ:

Bảng Khach hang : MaKH, HoTenKH, Diachi, Dienthoai

Bảng Hoadon: MaHD, MaKH, NgayLapHD, NgayNhanHang, MaNV

Hai bảng này liên kết với nhau thông qua trường MaKH

Tương tự với các bảng còn lại

Cửa sổ liên kết giữa các bảng trong chương trình

BÀI 8 TRUY VẤN DỮ LIỆU

Đây là bài tương đối khó Học sinh phải nắm được các biểu thức và các hàm để tạo các mẫu hỏi Qua các ví dụ và bài thực hành trong SGK thì các em

đã nắm được cách tạo một mẫu hỏi, nhưng các em không hình dung được các mẫu hỏi sẽ được sử dụng như thế nào trên một chương trình quản lí Để giúp các

em hiểu rõ hơn về ứng dụng của mẫu hỏi, giáo viên minh họa một số ví dụ đơn giản

Bài toán 1: Tạo truy vấn gồm các vùng: MaHD, NgayLapHD, TenKH,

MaSP, SoLuong, ThanhTien

Phân tích bài toán:

+ Các bảng dữ liệu sẽ được dùng gồm: HoaDon, ChiTietHD, KhachHang, SanPham

+ Biểu thức được sử dụng: ThanhTien:[DonGia]*[SoLuong]

Các bước thiết kế Query:

Bước 1 Ở đối tượng Query, nháy đúp chọn Create query in Design View Bước 2 Trong hộp thoại Show Table, chọn các bảng có liên quan để đưa

vào cửa sổ gồm bảng HoaDon, ChiTietHD, KhachHang, SanPham

Bước 3 Từ các bảng đã chọn, nháy đúp chọn các trường cần đưa vào mẫu

hỏi gồm: MaHD, NgayLapHD, TenKH, MaSP, SoLuong và gõ vào biểu thức ThanhTien:[DonGia]*[SoLuong]

Bước 4 Mục sort, Tại cột MaHD chọn Ascending để sắp xếp tăng

Bước 5 Nháy nút để xem kết quả

Bước 6 Chọn Save để lưu mẫu hỏi

Cửa sổ thiết kế truy vấn

Cửa sổ thực thi truy vấn

Lưu ý: Đối với trường ThanhTien, ngoài cách gõ trực tiếp biểu thức ở trong

mục Field, chúng ta có thể tạo nhanh hơn bằng cách nháy nút lệnh , sau đó chọn các toán hạng và phép toán tương ứng để tạo biểu thức như hình dưới:

Bài toán 2 Từ bảng ChiTietHD Thống kê Tổng số lượng theo Mã sản

Phẩm

Phân tích bài toán:

- Thông tin lấy từ một bảng ChiTietHD

- Các trường cần hiển thị MaSP, TongSL

- Trường gộp nhóm là MaSP

- Hàm được sử dụng là hàm Sum

Lưu ý: để sử dụng được các hàm gộp nhóm thì phải nháy chọn nút để tại lưới QBE xuất hiện mục Total

Cửa sổ thiết kế

Cửa sổ kết quả:

Giáo viên có thể giao thêm một số bài toán khác để yêu cầu học sinh thực hiện ngay trong tiết học và cả các tiết thực hành sau đó

Các bài toán truy vấn lựa chọn:

Bài 1 Hiển thị các trường: MaHD, TenSP, SoLuong, ThanhTien của những

khách hàng đã mua hàng

Bài 2 Hiển thị các vùng: MaHD, TenSP, SoLuong, ThanhTien của những

khách hàng đã mua hàng trong tháng 7/99

Bài 3 Tạo truy vấn gồm các vùng: MaSP, TenSP, DonGia, GiaCongThue:

[Dongia]*110%

Các bài toán nhóm dữ liệu:

Bài 4 Tổng kết xem từng khách hàng của công ty đã mua mặt hàng với số

tiền là bao nhiêu

Bài 5 Cho biết các Khách hàng đã đặt bao nhiêu Hóa đơn mặt hàng “R02” Bài 6 Tổng kết xem từng khách hàng của công ty đã mua mặt hàng trong

tháng hiện hành với số tiền là bao nhiêu

Bài 7 Từ bảng ChiTietHD Thống kê Tổng số lượng theo MaHD

BÀI 9 BÁO CÁO VÀ KẾT XUẤT BÁO CÁO

Báo cáo (report): dùng để so sánh, tổng hợp và in dữ liệu ra giấy

Tương tự với tạo biểu mẫu, báo cáo tạo bằng thuật sĩ sau đó thiết kế lại

Ví dụ: Tạo báo cáo gồm các trường NgayLapHD, SoLuong, Dongia, ThanhTien

thống kê tổng thành tiền của từng loại mặt hàng theo TenSP

Phân tích bài toán:

Bước 1 Tạo mẫu hỏi có tên Q_ThanhTien gồm các trường: NgaylapHD,

TenSP, SoLuong, DonGia, ThanhTien:[Soluong]*[DonGia]

Bước 2 Tạo báo cáo lấy nguồn dữ liệu từ mẫu hỏi Q_ThanhTien

 Các trường có trong báo cáo: NgaylapHD, TenSP, SoLuong, DonGia, ThanhTien:[Soluong]*[DonGia]

 Trường gộp nhóm: TenSP

 Hàm được sử dụng: Sum

Dùng Design để thiết kế lại báo cáo theo mẫu Report như sau:

Kết quả của Report:

Sau khi hướng dẫn xong nội dung các bước để tạo một báo cáo, tôi cũng giới thiệu với các em một số báo cáo của chương trình Ví dụ đưa ra báo cáo danh sách sinh viên với điểm trung bình môn Anh văn đã được tính ở trên

Học sinh rất thích thú và có tinh thần tập trung đối với bài học, từ đó tiếp thu bài và hiểu bài nhanh hơn Các em đã có được cái nhìn thực tế và thấy được tầm quan trọng của việc ứng dụng các chương trình quản lí trong đời sống xã hội Nhiều học sinh tỏ ra rất quan tâm và đặt rất nhiều câu hỏi xung quanh việc xây dựng các chương trình quản lí và ứng dụng thực tiễn của nó Học sinh đã yêu thích môn học và có ý thức học tập đúng đắn

Để kiểm tra hiệu quả của đề tài tôi đã nghiên cứu trên 2 lớp 12C4 và 2C5 Đây là 2 lớp cơ bản A có trình độ tương đương nhau Tôi áp dụng đề tài với lớp C5 còn lớp C4 thì không Sau khi kết thúc chương II, tôi yêu cầu các em vận dụng những kiến thức đã học để tạo ra một CSDL khác thông qua bài kiểm tra tiết như sau:

ĐỀ KIỂM TRA 1 TIẾT

Câu 1 : Em hãy sử dụng Access tạo một cơ sở dữ liệu QuanLiLuong.MDB

gồm các bảng sau:

BANGLUONG (Bảng lương)

DMDV (Danh mục dịch vụ)

Câu 2 Tạo liên kết giữa các bảng, nhập dữ liệu cho 2 bảng như sau: