Quản lý sự thay đổi công việc dự án xây dựng

QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI CÔNG VIỆC Những sự thay đổi trong các công việc của nhà thầu rơi vào 2 loại cơ bản đó là : Directed và Constructive changes TẠI SAO CÓ THAY ĐỔI XẢY RA ? WHY CHANGES OCCUR Sự phức tạp của quá trình (Complexity of the Process) Quan điểm AE về Claims

Giới thiệu

• Một trong những yếu tố tạo cho quá trình xây dựng côngtrình như một sự thử thách, một sự nỗ lực ở chỗ là nókhông tuân theo những cái được điển hình hóa

• Mỗi dự án xây dựng là thực sự duy nhất Mặc dù công

việc thiết kế đã dùng nhiều thời gian trước đó, nhưngnhững khác biệt ở công trường cũng sẽ đảm bảo tính độc nhất của dự án

• Những yếu tố như vấn đề tài chính và pháp lý (thông tư,nghị định nhà nước) cũng có thể “xen vào ” (inject) dự ánnhững sự thay đổi ở mức độ nhất định Không có gì làmngạc nhiên rằng những thay đổi xảy ra trong suốt quátrình diễn biến của dự án

• Những sự thay đổi trong các công việc của nhà thầu rơi vào 2 loại cơ bản đó là : Directed và Constructive

changes

– Những thay đổi được chỉ đạo “Directed changes” là những thay đổi mà được yêu cầu bởi CDT hoặc A/E, được CDT thừa nhận

– “ Constructive changes “ là những thay đổi gây ra bởi các nhân tố khác so với một yêu cầu thay đổi Thường thường nhà thầu tìm kiếm khoản khiếu nạitiền đền bù nhờ vào “constructive changes”

TẠI SAO CÓ THAY ĐỔI XẢY RA ? - WHY

CHANGES OCCUR

• Những sự thay đổi trong công việc thì hầu như khó tránh khỏi, bởi vì quá trình xây dựng thì rất phức tạp và phụ thuộc vào số lượng lớn các thay đổi

• Tuy nhiên thật không may, nhiều ngành công nghiệp từ chối xem những sự thay đổi như là sự thật xảy ra trong kinh doanh Những sự thay đổi là nguồn gốc của việc

tranh cãi và thậm chí là làm đứt quãng một số các dự

án

Sự phức tạp của quá trình (Complexity of the Process)

• DAXD nhỏ cũng có một số lượng rất lớn các thành phần.Các bản vẽ và các chi tiết kỹ thuật sẽ là một tập tài liệu rất dày => Thậm chí, kể cả các tài liệu hợp đồng được chuẩn bịmột cách cẩn thận nhất => cũng khó mà có thể giải quyết hết cho từng mẫu vật tư, hoặc mọi phương pháp lắp đặt, cáchthức áp dụng

• Không thể tránh khỏi theo thời gian, HĐ sẽ cần thêm lời giảithích từ CDT hoặc là A/E Nếu các tài liệu đó không rõ ràng

và còn mơ hồ trong một phần quan trọng nào đó, thì sự giảithích của A/E có thể khác với lời giải thích cũng hợp lý củanhà thầu Điều này có thể tạo nên “constructive changes”trong công việc

• Sự khác biệt với điều kiện công trường thì hầu như luôncần một sự thay đổi trong định nghĩa các công việc củanhà thầu Các bản vẽ và chi tiết kỹ thuật được chuẩn bịphụ thuộc vào các giả định chắc chắn liên quan đến côngtrường Mặc dù khảo sát công trường khá kỹ lưỡngnhưng những giả định đó có thể không đúng => Cần có

sự thay đổi

• Thêm nữa, sự phức tạp của quá trình dẫn đến một rủi ro

là những sai sót sẽ được tạo ra trong khâu thiết kế của

dự án Thông thường, những sai sót này sẽ được tìm rabởi nhà thầu trong phạm vi cố gắng hoàn thành côngviệc như đã đề ra => tạo nên sự thay đổi trong các côngviệc của nhà thầu

Những thay đổi trong kế hoạch triển khai

• Nhiều nhân tố đã không được xem trong Tk và TC CDT có thể

có những vấn đề không mong muốn với tài chính của dự án, gây

ra việc dự án bị cản trở Tương tự, sự thay đổi tình hình thị

trường có thể làm cho CDT làm giảm quy mô dự án hoặc sửa đổi dự án.

• Các vấn đề pháp lý cũng có thể ép CDT thay đổi các công việc Một cách lý tưởng, tất cả các rào cản pháp lý nên được làm sáng tỏ trước khi một HĐ xây dựng được xét duyệt Tuy nhiên, CDT vẫn đối mặt với nhiều vấn đề về pháp lý trong suốt tiến trình của dự án VD: do bởi sự quá chủ quan của CDT, nhưng

có thể do bởi sự phản đối của người dân hay các vụ kiện tụng.

• Cuối cùng, CDT có thể thay đổi đến khía cạnh nào đó của dự án

=> Các điều khoản thay đổi là một công cụ quan trọng cho CDT người muốn duy trì tối đa sự linh động để đối phó với những yếu

Những thái độ truyền thống đối với

• Nếu 1 nhà thầu khiếu nại rằng các tình huống cụ thể nào

đó, hoặc một chỉ dẫn nào đó của CDT làm thay đổi phạm

vi công việc thì nhà thầu thường sẽ yêu cầu điều chỉnh giá

để bù vào sự thay đổi công việc đó

• Quá nhiều khiếu nại bồi hoàn (claims) thành công cho việc điều chỉnh giá sẽ là mối đe dọa tới tính nguyên vẹn của

ngân sách dự án (nghĩa là thâm hụt ngân sách dự án) =>

Sự lo ngại của CDT

• Mâu thuẫn giữa CDT và nhà thầu liên quan tới

“constructive changes” đã làm cho CDT nhìn nhận các khiếu nại (claims) đền bù thêm vào như là một thực tế

không đúng của nhà thầu.

• Mặc dù CDT muốn linh hoạt cho những sự thay đổi chỉ đạo trong công việc, nhưng CDT muốn nhà thầu vẫn giữgiá ban đầu của HĐ nếu những thay đổi gây ra là do mộtviệc gì đó hơn là những định hướng (thay đổi) của CDT

• CDT cũng thường xuyên cảm thấy rằng những chỉ dẫn(thay đổi) của họ không làm tăng chi phí công trình và đókhông phải là nguyên nhân làm tăng giá

• Trong sự công bằng, một phần của việc nhìn nhận tiêu

cực trước những khiếu nại gây ra bởi thực tế của nhà

thầu trong việc bỏ giá cạnh tranh Khi cạnh tranh trở nên khốc liệt, nhà thầu phải đưa giá bỏ thầu với GỐC “the

bone”

• Do không có nguồn tài chính dự phòng những bất ngờ

trong giá thầu, nhà thầu đã đặt chính mình vào vị trí

không có chuẩn bị gì để đối phó với sự cố không theo ý muốn => Một vấn đề mà lẽ ra các nhà thầu có thể hấp thụ

để duy trì mối quan hệ tốt với CDT và giữ cho công việc hoạt động tốt => có thể trở thành nguồn gốc của những

“claims”

• Thực tế có một số nhà thầu không TỐT đã xem việc đấu thầu với khuynh hướng là tạo lợi nhuận từ những khiếu nại về công việc làm thêm

Quan điểm A/E về Claims

• Thông thường, việc khiếu nại nảy sinh từ những điểm sai phạm hoặc bỏ sót được viện dẫn trong bản vẽ/ mô tả

kỹ thuật => Tính nguyên vẹn trong các bản vẽ, mô tả kỹ thuật của A/E bị thách thức

• Dưới những tình huống đó, có thể dễ hiểu rằng A/E sẽ muốn bảo vệ và tỏ ra nghi ngờ nhà thầu khi mà đánh giá

sự xứng đáng của việc khiếu nại để có khoản bồi

thường thêm

• Tất cả những quan điểm được trình bày trên đây tác dụngcản trở với việc hoàn thành thành công một dự án Mỗibên trong dự án xây dựng nên nhận thấy rằng: những thayđổi kể cả “directed” và “constructive”, là một phần khôngthể tránh khỏi của quá trình XD.

• Một hướng đi khách quan, các tiếp cận thiết thực của “Sự thay đổi” tới quá trình XD sẽ là điều quan tâm nhất của mỗingười

• Từ đó, HĐ nên thiết lập một thủ tục để được theo sau Thủ tục đó nên bao gồm điều khoản an toàn để bảo vệ CDTchống lại nhà thầu “claim-hungry” (hay tìm cách đòi khiếunại kiếm tiền bồi thường) Nhưng HĐ cũng nên nhìn nhậnquyền của nhà thầu trong việc điều chỉnh giá nếu nhà thầu

có thể chứng minh rằng (1) được yêu cầu để làm việc gì

đó mà (2) đã bị khác biệt so với phạm vi công việc banđầu, và (3) nhà thầu có thể ghi thành từng khoản và có tàiliệu về việc tăng giá đó.TS LUONG DUC LONG 12

SỰ THAY ĐỔI ĐƯỢC CHỈ DẪN – DIRECTED CHANGES

Sự thay đổi được chỉ dẫn là sự thay đổi trong định nghĩa công

việc của nhà thầu được yêu cầu, hay chỉ dẫn, bởi CDT Sự thay đổi có thể thêm công việc mới trong phạm vi hoặc giảm bớt

những công tác nhất định đã có Sự thay đổi được thực hiện bằng cách ban hành một văn bản để thay đổi.

Sự cần thiết phải thay đổi của chủ đầu tư

Nếu một HĐ xây dựng mà thiếu các điều khoản cho sự thay đổi thì CDT sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong nhiều hoàn cảnh khác nhau Cụ thể hơn là CDT có thể yêu cầu thực hiện đúng tất cả

công việc như HĐ yêu cầu, nhưng CDT không được yêu cầu

thêm những gì không có trong HĐ Bằng việc xem xét về nhu cầu của CDT cho sự linh hoạt => một hợp đồng mà thiếu các điều

khoản thay đổi sẽ không thực tế trong một dự án xây dựng.

• Thiếu các điều khoản thay đổi, CDT muốn mở rộng phạm vicông việc sẽ phải đàm phán với nhà thầu để hoàn thiện HĐ.Nhà thầu có cán cân lớn trong cuộc đàm phán với CDT Dự án

sẽ bị chậm trễ cho đến khi đi đến sự thống nhất Nếu họ không

đi đến được sự thống nhất thì CDT sẽ phải tuyển nhà thầu thứhai thực hiện công việc thêm đó Trong trường hợp này sẽ tạo

ra vấn đề nghiêm trọng về tiến độ và sự phối hợp => Nhu cầucần mở rộng giới hạn công việc của CDT có thể làm gián đoạntoàn bộ dự án

• Ngược lại nếu CDT muốn bỏ đi một vài công tác trong HĐ =>

sẽ không thể thực hiện được nếu thiếu điều khoản thay đổi Sự thất bại của CDT khi không cho phép nhà thầu hoàn thành tất

cả công việc trong hợp đồng và chi trả => có thể là Vi Phạm HĐ

=> Thiết yếu là bao gồm những điều khoản thay đổi trong HĐ.

Giới hạn của sự thay đổi

• Có một giới hạn quan trọng về quyền thay đổi của chủ đầu tư, cho dù có những điều khoản thay đổi trong hợp đồng, đó là Tòa không cho phép CDT đưa ra những yêu cầu thay đổi “Cốt yếu” “cardinal Change”

• VD: Nếu CDT kí với nhà thầu hợp đồng $100.000 để xây dựng nhà kho, và sau đó xuất ra yêu cầu thay đổi 1.4 triệu USD để xây dựng nhà văn phòng đính kèm

theo nhà kho, thì nhà thầu sẽ bị rơi vào tình trạng khó khăn Họ có thể thiếu nhân lực hoặc trình độ để thực

hiện công việc lớn hơn giới hạn công việc Điều này có thể tạo áp lực NT gây vi phạm hợp đồng

Các yếu tố của một điều khoản thay đổi hiệu quả.

• Phải có sự thiết lập quyền của chủ đầu tư về sự thay đổi các điều khoản trong pham vi công việc Những thay đổi có thể được yêu cầu bất kỳ khi nào trước khi công việc hoàn thành.

• Thông thường các điều khoản được qui định cụ thể cách thức ban hành, ví dụ như là văn bản

• Các điều khoản thay đổi phải nêu rõ rằng nhà thầu phải có

trách nhiêm thực hiện công việc thay đổi đúng tiến độ yêu cầu Ngay cả khi đôi bên không thỏa thuận được sự tăng giá hoặc thời gian Nếu các bên không thể thỏa thuận về sự thay đổi Nhà thầu phải trình đơn yêu cầu giải quyết theo đúng như điều khoản tranh chấp trong hợp đồng Hay nói cách khác là nhà thầu phải thực hiện công việc bây giờ và mọi tranh chấp sẽ

được giải quyết bổ sung sau.

• Nếu có thể thì các điều khoản trong HĐ nên được thành lập các thức hay phương pháp điều chỉnh về giá cho những công việc thay đổi.

• Các điều khoản thay đổi có thể gia hạn thời gian thích hợp để thực hiện công việc thay đổi Luật cơ bản ở đây nếu sự thay đổi mà kéo dài thời gian thực hiện của nhà thầu một số lượng ngày nhất định thì ngày hoàn thành theo như HĐ phải được kéo dài thêm bấy nhiêu ngày tương ứng.

• Thời gian kéo dài không nhất thiết phải giới hạn chỉ cho công việc thay đổi Đôi khi sự thay đổi gây ảnh hưởng tới các công tác khác, những phần không thay đổi (Vd gây ảnh hưởng cho nhà thầu thực hiện vào giai đoạn thời tiết khắc nghiệt) => Việc gia kéo dài thời gian phải xem xét ảnh hưởng tổng thể của yêu cầu thay đổi đến các công việc khác.

• Thông thường CDT để cho nhà thầu đề xuất về giá và thời gian kéo dài để thay đổi công việc Sau đó CDT sẽ xem xét mọi thông tin Cuộc đàm phán về giá và tiến độ thường rất căng thẳng => Nhiệm vụ

Constructive Changes

• “Constructive change- Sự thay đổi về xây dựng/công viêc xây dựng” là một sự thay đổi trong phạm vi hoặc đinhnghĩa công việc của nhà thầu được chỉ đạo từ chủ đầu

tư hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư “Constructive change” có thể được phân biệt với “Directed change” vì Constructive change không được CDT công nhận, ít nhất ngay từ đầu khi có sự chỉ thị cho thay đổi trong côngviệc

• A constructive change occurs where a contractorperforms work beyond the contract requirements, without

a formal order under the changes clause

• Khi CDT ban hành một yêu cầu thay đổi chính thống

(change order), nó mặc nhiên thừa nhận rằng phạm vi hoặc định nghĩa công việc đang được thay thế Chỉ có giá và sự kéo dài thời gian là cần được giải quyết

• Tuy nhiên, nếu CDT đưa ra một chỉ thị (directive) thay vì đưa ra một yêu cầu thay đổi (Change order) => Đây là tình huống bắt nguồn cho Constructive Change, CDT

không thừa nhận là Yêu cầu này đưa đến một thay đổi trong công việc CDT cho rằng các chỉ thị này nằm bên trong phạm vi các công việc ban đầu, các công việc

được yêu cầu bởi chị thị đều được nêu ra trong hợp

đồng

• “Constructive Change”= Sự thay đổi về xây dựng : phải được phân biệt với việc khác biệt điều kiện công trường Với việc khác biệt điều kiện công trường, nó là một điều kiện vật lý của công trường, do tự nhiên hoặc nhân tạo, mà nó sẽ ép buộccác nhà thầu thực hiện công việc bổ sung hoặc thay đổi.

• “Constructive Change”/“Sự thay đổi về xây dựng” tạo ra từmột đề nghị hoặc một sự chỉ thị của CDT

• Nếu chỉ thị được ban hành trong việc đáp ứng lại điều kiện không lường trước được ngoài công trường, những yêu cầu bồi hoàn (claims) của nhà thầu có thể được mô tả chính xác hơn như “một yêu cầu bồi hoàn cho việc khác biệt về điềukiện công trường- A differing site condition claim”

• Nếu chỉ thị phản ánh “sự diễn dịch- interpretation” của chủ đầu

tư về yêu cầu của công việc, khiếu nại bồi thường (claim) củanhà thầu được dựa trên “một sự thay đổi mang tính xâydựng”- “constructive change”.TS LUONG DUC LONG 20

Thế nào là một chỉ thị (What is a directive?)

• Một chỉ thị là một yêu cầu không mơ hồ cho nhà thầu từ CDT hoặc được người đại diện hợp pháp của CDT yêu cầu nhà thầu để thực hiện một phần cụ thể của công

việc, hoặc chỉ đạo các nhà thầu để thực hiện công việc theo một cách cụ thể nào đó

• Đôi khi chỉ thị được đưa ra bằng văn bản Điều này có

thể dưới hình thức của một chỉ dẫn công trường yêu cầu nhà thầu làm một số công việc nhưng không thừa nhận rằng làm việc thêm hoặc thay đổi công việc có bao gồm bên trong

• Thường xuyên hơn, các chỉ thị được nói trực tiếp , hoặc

• Để cho có được một sự thay đổi thuộc xây dựng (Constructive change), thì phải có một yêu cầu phải không

mơ hồ Nếu CDT hoặc người đại diện chỉ đơn giản là yêu cầu không ràng buộc pháp lý về một cái gì đó, hoặc làđưa ra một ý kiến không bắt buộc => nó không phải là mộtchỉ thị

• Một nhà thầu sẽ được phép lấy thêm khoản bồi thường

bổ sung chỉ khi họ có thể thể hiện được rằng đó là “yêu cầu có tính pháp lý” phải thực hiện các công việc bổ sunghoặc thay đổi Nếu nhà thầu chỉ đơn giản là đồng ý tình nguyện làm công việc để duy trì các quan hệ kinh doanh tốt, nó sẽ không được đền bù cho những sự thay đổi thuộc về xây dựng

• Hầu hết những khiếu nại bồi hoàn (Claim) do sự thay đổi

thuộc xây dựng được giải thích khác nhau về HĐ Đôi khi

những bản vẽ hay những thuyết minh tùy thuộc vào hai hoặc nhiều hơn các sự giải thích

• Nếu có một sự không rõ ràng hiển nhiên hoặc xung đột trực tiếp giữa các quy định, nhà thầu có nghĩa vụ thông báo cho chủ đầu tư trước khi nộp thầu, ký hợp đồng Tuy nhiên, nếu không rõ ràng là nhạy cảm, hoặc "tiềm ẩn”, nhà thầu không có trách nhiệm như vậy

• Các quy tắc liên quan đến sự mơ hồ tiềm ẩn rằng nếu những giải thích các yêu cầu trong hợp đồng của nhà thầu là hợp

lý, bất kỳ chỉ thị làm thay đổi phương pháp dự kiến thực hiện của nhà thầu thực được xem là một sự thay đổi mang tính xây dựng Đây là nguồn phổ biến nhất của khoản tiền phát sinh

• CDT hoặc A / E giả định hoặc tin rằng hợp đồng yêu cầu cho công việc nhất định sẽ được thực hiện theo một

cách cụ thể nào đó Nhà thầu giả thiết bằng cách

khác Nếu các bản vẽ, đặc điểm kỹ thuật tiềm tàng

không rõ ràng và giải thích của nhà thầu là hợp lý, sự chỉ đạo yêu cầu các nhà thầu thay đổi cách thực hiện công việc sẽ được coi là thay đổi xây dựng