Áp dụng phương pháp 5s vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện thường tín

Tại một số cơ quan nhà nước đã bắt đầu tiếp cận và áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại, trong đó có phương pháp 5S, nhằm cắt giảm lãng phí, tạo ra môi trường làm việc khoa học, tinh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

DƯƠNG THỊ QUỲNH CHÂU

ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CỦA UBND HUYỆN THƯỜNG TÍN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Hà Nội - 2017

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

DƯƠNG THỊ QUỲNH CHÂU

ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CỦA UBND HUYỆN THƯỜNG TÍN

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học của cá nhân tôi

Số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa từng được sử dụng hoặc công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này được tác giả cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đều được ghi rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 14 tháng 7 năm 2017

Học viên

Dương Thị Quỳnh Châu

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện luận văn, ngoài sự nỗ lực của bản thân tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của nhiều cá nhân, tập thể trong và ngoài nhà trường

Trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới T.S Nguyễn Đăng Minh - người đã hướng dẫn, chỉ bảo tôi tận tình trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn này

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các giảng viên của Viện Quản trị kinh doanh - Trường Đại học Kinh Tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã tận tình truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu và hướng dẫn tôi trong suốt thời gian học tập và rèn luyện tại trường

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, tập thể cán bộ công chức của UBND huyện Thường Tín đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, hỗ trợ tôi thực hiện quá trình nghiên cứu và khảo sát tại cơ quan Đặc biệt là các cán bộ, công chức phòng Nội vụ, phòng Kinh tế và các cơ quan, đơn vị đã nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp những thông tin cần thiết cho nghiên cứu này

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới gia đình, bạn bè và những người thân yêu luôn bên cạnh động viên và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu

Do điều kiện thời gian và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế, nên luận văn khó tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo và bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 14 tháng 7 năm 2017

Học viên

TÓM TẮT NGHIÊN CỨU

5S là phương pháp quản lý môi trường làm việc theo hướng làm thay đổi tư duy, tạo thói quen thực hiện thường xuyên công tác sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ cho toàn bộ thành viên trong tổ chức Tại một số cơ quan nhà nước đã bắt đầu tiếp cận

và áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại, trong đó có phương pháp 5S, nhằm cắt giảm lãng phí, tạo ra môi trường làm việc khoa học, tinh gọn và cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức

Với đặc thù là cơ quan quản lý hành chính nhà nước nên số lượng văn bản, giấy tờ phát sinh hàng ngày tại UBND huyện Thường Tín cần đưa vào lưu trữ khá lớn Trong khi đó, hiện nay hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện cũng như kho lưu trữ chung của huyện vẫn tồn tại nhiều hạn chế Điều này đã tạo ra áp lực lớn đối với lãnh đạo huyện và thủ trưởng các cơ quan, đơn

vị Do đó, nhiệm vụ đặt ra hiện nay là cần phải áp dụng phương pháp quản lý mới vào hoạt động lưu trữ để bảo quản, cất giữ tài liệu khoa học, ngăn nắp, sạch sẽ và tiết kiệm diện tích

Trước thực trạng trên và sự nhận thức về những lợi ích đem lại khi áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại UBND huyện Thường Tín, tác giả đã

thực hiện nghiên cứu về đề tài“Áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín Trong quá trình thực hiện, tác giả đã

khảo cứu các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến phương pháp 5S, phân tích những lợi ích và những yếu tố đem lại thành công khi áp dụng 5S đối với các doanh nghiệp, tổ chức nói chung và UBND huyện Thường Tín nói riêng Trên cơ sở phân tích này, luận văn đã áp dụng khung lý thuyết về 5 chữ S trong phương pháp 5S để khảo sát thực trạng hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín Phân tích đã chỉ ra những mặt thành tựu, mặt hạn chế, đặc biệt là những rào sẽ gặp phải khi áp dụng, từ đó là cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch, mô hình và giải pháp khắc phục cũng như duy trì hiệu quả phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại UBND huyện Thường Tín

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT viii

DANH MỤC CÁC BẢNG ix

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ x

MỞ ĐẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Câu hỏi nghiên cứu 3

1.3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

1.3.1 Mục đích nghiên cứu 3

1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 4

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 4

1.5 Những đóng góp của luận văn 4

1.6 Kết cấu của luận văn 4

Chương 1.TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN 6 1.1 Tổng quan về tình hình nghiên cứu 6

1.1.1 Các nghiên cứu ngoài nước 6

1.1.2 Các nghiên cứu trong nước 8

1.2 Cơ sở lý luận chung về Quản trị tinh gọn 11

1.2.1 Khái niệm về Quản trị tinh gọn 11

1.2.2 Các công cụ của Quản trị tinh gọn 12

1.3 Cơ sở lý luận chung về phương pháp 5S 14

1.3.1 Khái niệm về phương pháp 5S 14

1.3.2 Đối tượng áp dụng 5S 18

1.3.3 Quy trình áp dụng phương pháp 5S 18

1.3.4 Lợi ích của việc áp dụng phương pháp 5S 24

1.3.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc áp dụng 5S 25

1.4 Cơ sở lý luận về việc áp dụng phương pháp 5S đối với các cơ quan hành chính nhà nước 26

1.4.1 Khái niệm về cơ quan hành chính nhà nước 26

1.4.2 Đặc điểm của cơ quan hành chính nhà nước 26

Chương 2 PHƯƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU 30

2.1 Quy trình nghiên cứu 30

2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu 32

2.2.1 Dữ liệu sơ cấp 32

2.2.2 Dữ liệu thứ cấp 35

2.3 Phương pháp xử lý số liệu 36

Chương 3 THỰC TRẠNG LƯU TRỮ THEO PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI CÁC CƠ QUAN CỦA UBND HUYỆN THƯỜNG TÍN 37

3.1 Giới thiệu tổng quan về UBND huyện Thường Tín 37

3.1.1 Chức năng và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thường Tín 37

3.1.2 Thực trạng về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức 39

3.2 Kết quả điều tra khảo sát 43

3.2.1 Thông tin chung về đối tượng tham gia khảo sát 43

3.2.2 Thực trạng hoạt động lưu trữ tại UBND huyện Thường Tín phân tích dựa trên các thành tố của phương pháp 5S 45

3.3 Đánh giá chung về thực trạng hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín 63

3.3.1 Những kết quả đã đạt được 63

3.3.2 Những tồn tại, hạn chế 64

3.3.3 Phân tích những nguyên nhân của các tồn tại trong khi triển khai áp dụng phương pháp 5S ở cơ quan của UBND huyện Thường Tín 67

Chương 4 ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH, QUY TRÌNH VÀ GIẢI PHÁP NHẰM TRIỀN KHAI ÁP DỤNG HIỆU QUẢ 5S VÀO HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ 73

TẠI UBND HUYỆN THƯỜNG TÍN 73

4.1 Đề xuất mô hình áp dụng 5S tại UBND huyện Thường Tín 73

4.2 Quy trình áp dụng phương pháp 5S tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín 76

4.3 Đề xuất giải pháp 79

4.3.1 Giải pháp nhằm khắc phục các rào cản để đưa 5S vào áp dụng 79

4.3.2 Giải pháp nhằm duy trì và phát triển hoạt động 5S tại UBND huyện Thường Tín 84

KẾT LUẬN 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC 9 7

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

4 MSMEs Các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa

DANH MỤC CÁC BẢNG

2 Bảng 2.2 Phân bổ số lượng câu theo từng dạng câu hỏi 30

3 Bảng 3.1 Danh sách các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND

4 Bảng 3.2

Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức đang công tác tại các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Thường Tín

37

5 Bảng 3.3

Thống kê số lượng, chất lượng công chức, viên chức đang công tác tại các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Thường Tín

38

6 Bảng 3.4 Thông tin về các đối tượng tham gia phát vấn 41

7 Bảng 3.5 Thực trạng kho lưu trữ của các cơ quan, đơn vị

8 Bảng 3.6 Đánh giá về thực trạng thực hiện công tác sắp

9 Bảng 3.7 Đánh giá về thực trạng thực hiện công tác vệ

10 Bảng 3.8 Đánh giá về thực trạng duy trì hoạt động sàng

lọc, sắp xếp, sạch sẽ tại các cơ quan 58

11 Bảng 3.9 Đánh giá về thực trạng hoạt động Sẵn sàng tại

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

1 Hình 1.1 Mô hình đề xuất áp dụng 5S cho các SMEs của

T.S Nguyễn Đăng Minh và các cộng sự 9

2 Hình 1.2 Sơ đồ ngôi nhà chất lượng - Hệ thống sản xuất

8 Hình 1.8 Phương thức xử lý sau khi thực hiện Seiri 21

9 Hình 3.1 Một số hình ảnh của UBND huyện Thường Tín 34

10 Hình 3.2

Phân tích nguyên nhân/ rào cản khiến 5S chưa được áp dụng vào hoạt động lưu trữ tại UBND huyện Thường Tín

64

11 Hình 4.1 Mô hình áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động

lưu trữ tại UBND huyện Thường Tín 70

DANH MỤC CÁC BIỂU

1 Biểu đồ 3.1 Cơ cấu lao động phân theo giới tính tại UBND

2 Biểu đồ 3.2 Cơ cấu lao động phân theo trình độ tại UBND

3 Biểu đồ 3.3 Tần suất thực hiện hoạt động sàng lọc 43

4 Biểu đồ 3.4 Tình trạng lưu trữ vật dụng/tài liệu không cần

5 Biểu đồ 3.5 Cách thức phân loại, sàng lọc tài liệu của cán bộ

công nhân viên chức tại các cơ quan 45

6 Biểu đồ 3.6 Tần suất thực hiện hoạt động sắp xếp 46

7 Biểu đồ 3.7 Mức độ tán thành về công tác bố trí phòng, kho

8 Biểu đồ 3.8 Thực trạng lãng phí về thời gian tìm kiếm tài

9 Biểu đồ 3.9 Mức độ tham gia của các thành viên vào hoạt

động vệ sinh khu vực lưu trữ tại các cơ quan 53

10 Biểu đồ 3.10 Những vấn đề bất cập trong hoạt động lưu trữ

11 Biểu đồ 4.1

Tỷ lệ tán thành việc áp dụng phương pháp mới vào hoạt động lưu trữ của đội ngũ lãnh đạo, nhân viên

69

MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào, trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Những hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ như vậy được gọi là hoạt động lưu trữ Trong thực tiễn, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc cũng như thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao Ngoài ra, hoạt động lưu trữ còn ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng

và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là “UBND”) huyện Thường Tín là một

trong những cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Hà Nội có

số lượng văn bản, giấy tờ lưu trữ nhiều nhất Thế nhưng, hiện tại có không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan được chất đống, bỏ trong thùng cattong và hầu như mọi thứ cần thiết hay không cần thiết đều được lưu giữ lại Việc sắp xếp, lưu trữ tùy tiện, thiếu tính khoa học như vậy đã ảnh hưởng không nhỏ tới

mỹ quan cũng như hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Do đó, nhiệm vụ đặt ra hiện nay là cần áp dụng phương pháp mới nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, tạo tiền đề phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên

mà 5S chính là mục tiêu phải hướng đến

Cũng như rất nhiều các phương pháp và công cụ quản lý khác, 5S hình thành cùng với quá trình phát triển của các hệ thống quản lý sản xuất trên thế giới 5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển nhanh chóng ở các công ty Nhật Bản, sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được

áp dụng vào năm 1993 tại công ty Vyniko Từ đó, khái niệm 5S đã trở thành công

cụ quan trọng nhất của hệ thống quản trị tinh gọn, được áp dụng cho hầu hết các ngành công nghiệp, bao gồm khoa học và đời sống, bởi nó được cho là nền tảng cơ

bản nhất cho việc triển khai áp dụng các công cụ và phương pháp cải tiến tiên tiến, hiện đại khác

Theo nghiên cứu được thực hiện tại một phòng kinh doanh thìviệc áp dụng triết lý Kaizen và phương thức 5S giúp làm tăng diện tích lưu trữ thêm 10%, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20%, tức là tối đa mất 1 phút để tìm bất

kì tài liệu nào Nếu Kaizen được xem như một công cụ chiến lược vững chắc để khắc phục các khó khăn và đạt được các mục tiêu của công ty thì 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật) là các kỹ thuật cơ bản cho phép tăng hiệu quả và năng suất trong khi vẫn đảm bảo môi trường làm việc dễ chịu Tiêu chuẩn 5S thực tiễn được thực hiện qua 5 quá trình cơ bản: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shituke (Sẵn sàng) Vì những lợi ích 5S đem lại mà hiện đã có nhiều cơ quan, tổ chức tại Việt Nam triển khai áp dụng vào cáchoạt động của mình

Nhằm đáp ứng nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, đã xuất hiện nhiều các chương trình đào tạo, huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước Song trên thực tế còn rất nhiều các khó khăn để áp dụng thành công 5S, đặc biệt là làm sao để duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện và để 5S ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức Hơn nữa, nhiều doanh nghiệp cũng như các cơ quan nhà nước vẫn chưa được tiếp cận hoặc có nhưng chưa nhận thức đầy đủ về tác dụng của việc áp dụng phương pháp này Một số tác giả trong và ngoài nước đã có những nghiên cứu về 5S và việc áp dụng phương pháp này vào các lĩnh vực khác nhau, đại đa số đã nêu bật được ưu điểm vượt trội khi áp dụng Tuy nhiên, những nghiên cứu này vẫn còn mang nặng tính hàn lâm và cho đến nay vẫn chưa có đề tài nghiên cứu ứng dụng phương pháp 5S vào các hoạt động tại các

cơ quan nhà nước

Trước thực trạng trên, việc đưa ra phương pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu tài liệu cũng như cắt giảm lãng phí về thời gian và chi phí là vô cùng cấp thiết Với chức năng tham mưu với lãnh

đạo huyện quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ, tác giả quyết định lựa

chọn đề tài: “Áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của

UBND huyện Thường Tín” để thực hiện nghiên cứu Thông qua quá trình nghiên

cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận và thực tiễn sẽ là cơ sở để đề xuất những giải pháp

áp dụng thành công phương pháp 5S nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín

1.2 Câu hỏi nghiên cứu

Luận văn sẽ tiến hành nghiên cứu dựa trên 2 câu hỏi nghiên cứu như sau: (1) Thực trạng hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị của UBND huyện Thường Tín hiện nay như thế nào và tại sao cho đến nay phương pháp 5S vẫn chưa được áp dụng?

(2) Để khắc phục những khó khăn và áp dụng có hiệu quả phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín cần làm gì?

Câu trả lời cho hai vấn đề trên được trình bày trong chương 3 kết quả nghiên cứu và đề xuất giải pháp ở chương 4 của luận văn

1.3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

1.3.1 Mục đích nghiên cứu

Đề xuất mô hình, quy trình và các giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những rào cản sẽ gặp phải và nâng cao hiệu quả khi triển khai áp dụng phương pháp 5S

vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín

1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phương pháp 5S để phân tích tính hiệu quả khi áp dụng phương pháp này vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín;

- Nghiên cứu thực trạng hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín;

- Phân tích nguyên nhân, đề xuất mô hình, xây dựng quy trình và các giải pháp nhằm áp dụng thành công phương pháp 5S tại UBND huyện Thường Tín

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị của UBND huyện Thường Tín dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S

1.5 Những đóng góp của luận văn

(1) Chỉ ra hiện trạng hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị của UBND huyện Thường Tín

(2) Phân tích các nguyên nhân khiến 5S chưa được áp dụng tại UBND huyện Thường Tín, từ đó đề xuất quy trình và một số giải pháp khắc phục khó khăn khi áp dụng nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả của hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín

(4) Luận văn mở ra hướng nghiên cứu ứng dụng 5S tại các cơ quan quản lý nhà nước chứ không chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp, phân xưởng sản xuất như trước đây

(5) Luận văn là tài liệu tham khảo cho các nhà khoa học, nhà quản lý, giảng viên và sinh viên liên quan đến lĩnh vực quản trị kinh doanh, kinh tế

(6) Các quy trình, giải pháp, mô hình đề xuất là cơ sở để các cơ quan nhà nước, UBND các quận, huyện khác nghiên cứu, học hỏi ứng dụng

1.6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Tóm tắt, Lời cám ơn, Lời cam đoan, Danh mục, Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, cấu trúc của luận văn gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận

Chương 2: Phương pháp và thiết kế nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng lưu trữ theo phương pháp 5S tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín

Chương 4: Đề xuất mô hình, quy trình và giải pháp nhằm triển khai áp dụng hiệu quả phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ

QUẢN TRỊ TINH GỌN VÀ PHƯƠNG PHÁP 5S 1.1 Tổng quan về tình hình nghiên cứu

1.1.1 Các nghiên cứu ngoài nước

Phương pháp 5S được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1980 tại Toyota do Chủ tịch tập đoàn là ông Sakichi Toyoda và kỹ sư Taichi Ohno phát triển dựa trên

hệ thống sản xuất Toyota (TPS) 5S được định nghĩa như một triết lý của việc loại

bỏ các hoạt động gây lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất từ khi khách hàng đặt hàng đến khi khách hàng nhận được sản phẩm với chi phí thấp nhất và chất lượng cao nhất Sau đó, phương pháp này tiếp tục được một số học giả nghiên cứu

và phát triển Dưới đây là một số nghiên cứu tiêu biểu về 5S:

Theo Osada (1991): “5S giống như 5 chiếc chìa khóa để quản lý môi trường tổng thể” Như vậy, 5S là một hệ thống để giảm thiểu lãng phí và tối ưu năng suất

và chất lượng thông qua duy trì nơi làm việc trật tự ngăn nắp đồng thời sử dụng các hình ảnh trực quan để gia tăng hiệu quả Thực hành 5S với mục đích tạo ra giá trị từ

sự sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng ở nơi làm việc, là bước cơ bản nhất trong việc áp dụng sản xuất tinh gọn Sau đó, các doanh nghiệp Nhật Bản bắt đầu biết và áp dụng 5S nhằm loại bỏ các loại lãng phí trong sản xuất và duy trì vệ sinh trong doanh nghiệp mình Thực hành 5S được khởi xướng trong lĩnh vực sản xuất và dần mở rộng sang lĩnh vực dịch vụ và các lĩnh vực công nghiệp khác Hệ thống sản xuất Toyota là một ví dụ điển hình cho các nguyên lý của 5S trong việc thực hiện, từ các phiên bản ban đầu dựa trên 3S này và trở thành 4S (Ohno, 1998)

Chin, K.S and Pun, K.F (2002) với tác phẩm “A proposed framework for implementing TQM in Chinese organizations” và bài viết của Becker, J.E (2001) với tiêu đề “Implementing 5S to Promote Safety and Housekeeping” đã chỉ ra rằng 5S ở phương tây vẫn được coi là công cụ như “Housekeeping” 5S và TPM đều

được xem là chưa tối đa hóa và không được coi trọng nên chưa được các doanh nghiệp chấp nhận hoàn toàn (Douglas, 2002)

Một nghiên cứu của nhóm tác giả Hyland cho rằng các nhà máy sản xuất của

Úc chỉ có nhận thức cơ bản về tầm quan trọng và tiềm năng của 5S (Hyland và cộng

sự, 2000) Có thể nói rằng, dường như không có một phạm vi giới hạn cho 5S Tuy nhiên, 5S thường xuyên xuất hiện và được sử dụng trong triết lý tinh gọn (Hines và cộng sự, 2004) 5S được công nhận là phương pháp góp phần thúc đẩy công nhân tham gia cải thiện môi trường làm việc của họ

Tiếp sau đó, Kobayashi và cộng sự (2008) đã phân biệt sự khác biệt giữa “5S như là một triết lý”và “5S như là một công cụ” bằng cách so sánh các khung lý

thuyết của Osada (1991) và Hirano (1995) Từ kết quả nghiên cứu, họ kết luận rằng

ở Nhật Bản, 5S được coi như là một triết lý nhưng ở Anh và Mỹ thì 5S lại giống như một công cụ Osada (1991) xem 5S như là một triết lý cho sự phát triển chiến lược, để học hỏi và thay đổi, trong khi Hirano (1995) lại coi 5S là một công thức công nghiệp - cái mà tạo ra sự khác biệt giữa một công ty với các công ty đối thủ Trong những năm tiếp theo, 5S được lan truyền sang các nước châu Âu, châu Mỹ và châu Á Đối với các nước châu Âu, và châu Mỹ, 5S được dịch thành Sorting, Straightening, Shining, Standardizing và Sustaining (Lonnie Wilson, 2010)

Theo nghiên cứu của Anthony Manos và Jennife Molski (2011) trong tác phẩm “The very best of 5S”, tại nhiều công ty Mỹ đã xuất hiện mô hình sản xuất theo quy trình 6S và 7S Từ 5S nguyên gốc, các công ty đã phát triển và đề xuất thêm các “S” khác như Safety (sự an toàn cho nhân viên), Security (bảo vệ cơ sở vật chất), Spirit (tinh thần) hay Smile, tuy nhiên bản chất của 5 “S đầu tiên” nếu làm đúng đã bao hàm đầy đủ ý nghĩa Hơn nữa, qua kết quả khảo sát, các tác giả đã chứng minh việc áp dụng5S được đánh giá hiệu quả tới 72%, trong khi mức độ hiệu quả của 6S và 7S lần lượt chỉ đạt 13% và 2% Từ đó cho thấy, mô hình 5S vẫn là

mô hìnhđơn giản, hiệu quả nhất và được hầu hết các nước tiên tiến cũng như đang phát triển trên thế giới áp dụng Ngoài ra, trong nghiên cứu này cũng đề xuất một số giải pháp để vượt qua các rào cản, cải tiến hệ thống 5S hiện tại

Trong quá trình áp dụng tại doanh nghiệp, 5S được kết hợp với các công cụ

hay công cụ quản lý trực quan (Nikkhan Kyogyo Shinbun, 1995) Thực hiện 5S cũng được coi là bước đầu tiên trong việc áp dụng các hệ thống, phương pháp khác như Quản lý chất lượng toàn diện TQM, Duy trì năng suất tổng thể TPM và Sản xuất tinh gọn (Ho và cộng sự, 1995; và Ho & và Fung, 1995)

Từ đó có thể thấy, 5S đã được áp dụng thành công tại rất nhiều quốc gia trên thế giới, nhưng các nghiên cứu này chủ yếu xoay quanh phân tích về khung áp dụng 5S, sự hiệu quả của 5S, và nghiên cứu sự khác biệt trong nhận thức về 5S

1.1.2 Các nghiên cứu trong nước

5S mới được gia nhập vào Việt Nam từ năm 1993, đến nay số lượng các đề tài nghiên cứu về phương pháp 5S còn rất hạn chế Theo tác giả tìm hiểu, hiện mới chỉ có một số ít cuốn sách, bài viết trên Tạp chí và một số bài luận văn trình bày về phương pháp này Tác giả xin phân tích một số nghiên cứu điển hình tại Việt Nam như sau:

Trong cuốn sách “Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến sản xuất” năm 2008, T.S Phan Chí Anh đã đưa ra định nghĩa phương pháp 5S bằng tiếng việt, theo đó 5S bao

gồm 5 hoạt động“Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng” Tuy nhiên, theo

T.S Nguyễn Đăng Minh (2013) “Shitsuke”- S5 nên được hiểu là “Tâm thế”, tức là phải làm cho người lao động ý thức được lợi ích của việc áp dụng, duy trì thực hiện đều đặn “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” đối với bản thân và doanh nghiệp Khi người lao động có “Tâm thế tốt” thì họ sẽ hình thành thái độ tích cực, chủ động trong suốt quá trình áp dụng 5S

Năm 2013, T.S Nguyễn Đăng Minh và cộng sự đã nghiên cứu đề tài “Thực

trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nhỏ và vừa (sau đây viết tắt là “SMEs”) trên địa bàn thành phố Hà Nội” Sau khi khảo sát tại 10 doanh

nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát đã thực hiện tốt việc đào tạo và thành lập Ban chỉ đạo 5S, các tiêu chuẩn 5S Tuy nhiên chỉ có gần 30% doanh nghiệp đã phát triển 5S trong mạng lưới cung ứng của doanh nghiệp mình Ngoài ra, đa số các doanh nghiệp đã thực hiện 5S đánh giá cao hiệu quả của phương pháp này tới chất lượng

sản phẩm, chi phí, thời gian giao hàng, thị phần cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Để đưa ra cái nhìn cụ thể hơn về tình hình áp dụng thực tế, nhóm nghiên cứu đã phân tích 3 công ty điển hình trong việc áp dụng 5S tại các SMEs ở

Hà Nội, đó là công ty cổ phần ứng dụng và công nghệ CNC Việt Nam VINA), công ty cổ phần Hanel xốp nhựa và công ty TNHH cơ khí chính xác, dịch

(CNC-vụ và thương mại Việt Nam (VPMS) Kết quả nghiên cứu cho thấy, số lượng doanh nghiệp đã áp dụng 5S chiếm tỷ trọng nhỏ hơn 10% và mới chỉ áp dụng thành công ở mức 3S Hoạt động S4 và S5 mặc dù đã được áp dụng song chưa thể duy trì đều đặn

và ổn định Bằng việc sử dụng phương pháp phân tích 5WHYS, và ý kiến của các chuyên gia, nhóm nghiên cứu đã xác định được 8 nguyên nhân sâu xa và 4 nguyên nhân chính khiến 5S chưa được phát triển rộng rãi tại nhiều SMEs trên địa bàn thành phố Hà Nội Ngoài các giải pháp cụ thể, nhóm nghiên cứu đã đề xuất mô hình mới cho các doanh nghiệp, đó là thực hiện Shitsuke đầu tiên bằng việc đào tạo Tâm thế cho người thực hiện 5S, tiếp đó mới bắt đầu thực hiện 4S còn lại (Hình 1.1) Mô hình này được các doanh nghiệp và chuyên gia đánh giá sẽ đem lại hiệu quả cao trong tương lai, góp phần thay đổi thực trạng 5S trong điều kiện hiện nay

Hình 1.1: Mô hình đề xuất áp dụng 5S cho các SMEs

(Nguồn: TS Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2013)

Cùng với hướng nghiên cứu trước đó, T.S Nguyễn Đăng Minh và các cộng

nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam - Thực trạng và khuyến nghị” Trong bài viết, nhóm

tác giả đã tổng hợp các nghiên cứu trong và ngoài nước cũng như hệ thống hóa các

cơ sở lý thuyết về phương pháp 5S nhằm đưa ra cái nhìn tổng quát nhất về phương pháp này Đồng thời, nhóm tác giả cũng chỉ ra thực trạng các nguồn lực hạn chế khiến cho rất ít doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng 5S và duy trì việc thực hiện tại nhà máy/xưởng chưa có hiệu quả, đặc biệt việc phát triển 5S trong mạng lưới cung ứng chưa được chú trọng Qua việc khảo sát tại 52 doanh nghiệp, nhóm tác giả đã chứng minh mối tương quan giữa việc thực hiện 5S và hiệu quả sản xuất kinh doanh.Thông qua việc sử dụng phương pháp phân tích nhân quả 5WHYS và xây dựng sơ đồ cây, nhóm tác giả đã chỉ ra các nguyên nhân khiến 5S chưa phát triển và

đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục và nâng cao hiệu quả áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam

Năm 2015, T.S Nguyễn Đăng Minh đã xuất bản cuốn sách “Quản trị tinh gọn made in Viet Nam - Đường tới thành công” Trong đó, tác giả đã đề cập đến

thuật ngữ “Tâm thế” được xem là là yếu tố hạt nhân quan trọng góp phần tạo nên thành công thì lại bị bỏ qua Sau khi thực hiện nghiên cứu tại hơn 300 doanh nghiệp tại Việt Nam, tác giả đã chỉ ra nguyên nhân khiến Quản trị tinh gọn chưa được áp

dụng thành công tại Việt Nam và đề xuất mô hình “Ánh xạ - giải pháp đưa tri thức vào thực tiễn hiệu quả” Ngoài ra, tác giả cho rằng các doanh nghiệp Việt Nam

không thể rập khuôn theo mô hình thành công của nước ngoài, mà cần xây dựng một mô hình mới phù hợp với điều kiện thực tế tại Việt Nam Do vậy, tác giả gợi ý

mô hình “Quản trị tinh gọn made in Viet Nam” và các giải pháp góp phần triển khai

áp dụng thành công mô hình này

Có thể nói mặc dù 5S đã du nhập vào Việt Nam 20 năm nhưng số lượng doanh nghiệp áp dụng thành công chủ yếu vẫn là các doanh nghiệp tư nhân có quy

mô lớn hoặc các doanh nghiệp nước ngoài, trong khi đó các doanh nghiệp nhỏ đã biết đến nhưng chưa áp dụng hoặc nếu có cũng chưa đạt hiệu quả mong đợi Khu vực còn lại là các cơ quan nhà nước thì hoàn toàn chưa biết và chưa tiếp cận đến phương pháp này

Mặt khác, nghiên cứu về phương thức quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ở các cơ quan hành chính, sự nghiệp ở Việt Nam là một nội dung được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm Tuy nhiên, vẫn chưa có công trình nghiên cứu về triển khai áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước Do vậy, nghiên cứu này sẽ tập trung phân tích thực trạng hoạt động lưu trữ tại

cơ quan nhà nước, cụ thể là UBND huyện Thường Tín để tìm ra các nguyên nhân chính khiến 5S chưa được áp dụng, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể góp phần

áp dụng hiệu quả 5S vào hoạt động lưu trữ tại UBND huyện Thường Tín

1.2 Cơ sở lý luận chung về Quản trị tinh gọn

1.2.1 Khái niệm về Quản trị tinh gọn

Thuật ngữ “Lean manufacturing” hay “Lean production” nghĩa là “sản xuất tinh gọn” lần đầu xuất hiện năm 1990, trong cuốn sách “Cỗ máy làm thay đổi thế giới” (The machine that changed the world) của các tác giả Daniel Jones, James

Womack và Danile Roos Trong cuốn sách này, các tác giả đã định nghĩa “Sản xuất tinh gọn là một hệ thống các phương pháp được áp dụng trong doanh nghiệp nhằm loại bỏ lãng phí và giảm thiểu thời gian sản xuất, nâng cao năng suất và lợi nhuận”

Theo James Womack và Daniel Jones định nghĩa trong cuốn Lean Thinking:

“tinh gọn” theo ba yếu tố dòng chảy, hệ thống kéo và nỗ lực để đạt được sự “xuất sắc” “Sự xuất sắc” được định nghĩa xuất phát từ khái niệm của sản xuất tinh gọn là một hệ thống các phương pháp áp dụng trong sản xuất nhằm hạn chế tối đa sự lãng phí thông qua tập trung vào chính xác những gì khách hàng mong muốn

Quản trị tinh gọn là phương pháp quản trị hướng tới đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua cắt giảm tối

đa lãng phí (Womack, 1990; Rao, 1999)

Lịch sử ra đời và hình thành của Quản trị tinh gọn gắn liền với hệ thống sản

xuất của Toyota (TPS hay Toyota Production System), khi “Sự giới hạn về vốn đã thôi thúc họ phát triển những máy móc có tính linh hoạt, có kích thước nhỏ gọn và

người lao động làm việc lâu dài cho một tổ chức đã tạo nên hình ảnh tổ chức như là cộng đồng sống đã giúp cho người lao động đóng góp nhiệt tình và tham gia trong việc giải quyết những khó khăn cho tổ chức” (Dennis, 2007)

Một cách định nghĩa khác của Quản trị tinh gọn là “Tư duy quản trị tạo ra lợi nhuận/giá trị gia tăng cho doanh nghiệp bằng cách dùng trí tuệ của con người cắt giảm tối đa chi phí lãng phí” (Nguyễn Hồng Sơn, Phan Chí Anh, trang 222)

Hay Quản trị tinh gọn là một hệ thống các công cụ và phương pháp quản lý nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí, những bất hợp lý trong quá trình hoạt động để giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, rút ngắn thời gian sản xuất

1.2.2 Các công cụ của Quản trị tinh gọn

Hoạt động quản trị tinh gọn bao gồm nhiều công cụ hỗ trợ như Chuẩn hóa quy trình (Standardized Tasks), Quản lý bằng công cụ trực quan (Visual Control), Phương pháp 5S (5S Programs), Cải tiến liên tục - Kaizen (Continuous Improvement), Sơ đồ chuỗi giá trị, Chất lượng từ gốc, Bảo trì ngăn ngừa, Bảo trì sản xuất tổng thể, Thời gian chuyển đổi/chuẩn bị, Giảm thiểu quy mô lô sản xuất, Kanban, Cân bằng sản xuất, Người giữ nhịp, Mức hữu dụng thiết bị toàn phần Tại hầu hết các quốc gia, các tổ chức mới bắt đầu áp dụng quản trị tinh gọn với một vài công cụ cơ bản, hướng áp dụng linh hoạt theo đặc điểm kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp (Braglia và cộng sự, 2006; Salem và cộng sự, 2006; Shah và Ward, 2007) Trong đó, khái niệm 5S đã nổi lên như là công cụ quan trọng nhất của

hệ thống Lean (tạm dịch là Tinh gọn/tinh giản) được áp dụng cho hầu như tất cả các ngành công nghiệp, bao gồm khoa học và đời sống, bởi vì nó được cho là nền tảng

cơ bản nhất cho việc triển khai áp dụng các công cụ và phương pháp cải tiến tiên tiến hiện đại khác

Tóm lại, có thể hiểu một cách khái quát Quản trị tinh gọn thông qua Sơ đồ ngôi nhà chất lượng với việc áp dụng các công cụ của quản trị tinh gọn

Hình 1.2.Sơ đồ ngôi nhà chất lượng - Hệ thống sản xuất Toyota

Chất lượng tốt nhất - Chi phí thấp nhất

- Thời gian hoàn thành ngắn nhất

- An toàn lao động nhất - Tinh thần lao động cao nhất Đạt được thông qua việc rút ngắn luồng sản xuất bằng cách triệt tiêu sự lãng phí

- Tự động ngừng máy

- Công cụ andon

- Tách biệt con người

- Máy móc

Sản xuất cân bằng (heijunka)

Các quy trình đã ổn định và được chuẩn hóa

Kiểm soát trực quan

Triết lý của Phương pháp Toyota

Con người và tập thể

- Tuyển chọn - Quyết định kiểu ringi

- Mục tiêu - Huấn luyện Chéo

Giảm lãng phí

- Genchi genbutsu - Hỏi “Tại sao” 5 lần

- Lưu ý lãng phí - Giải quyết sự cố

Cải tiến liên tục

1.3 Cơ sở lý luận chung về phương pháp 5S

1.3.1 Khái niệm về phương pháp 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ trong tiếng Nhật, đó là seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke, được sử dụng làm nền tảng cho việc phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dụng quản lý chất lượng tổng thể (TPM) (Bamber và cộng sự, 2000) Theo Dombrowski và cộng sự (2011) cho rằng 5S bao gồm một hệ thống các quy tắc, tiêu chuẩn, phương pháp và công cụ

Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhau song về cơ bản

ý nghĩa của chúng không thay đổi Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là Sorting, Straightening, Shining, Standardizing và Sustaining (Lonnie Wilson, 2010) Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc

và Sẵn sàng (Phan Chí Anh, 2008)

1.3.1.1 Seiri

Seiri là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Đây chính là bước đầu tiên mà các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S Mục tiêu của Seri là nhằm chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ nên giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc

Hình 1.3: Hoạt động Seiri

Các vật dụng trong phòng làm việc hay kho lưu trữ có thể không ghi chính xác vị trí cất giữ hoặc nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưng vẫn được lưu giữ lại Do đó, nhiệm vụ của Seiri chính là là phân loại các vật dụng cần thiết và các

vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học Một lời khuyên của các chuyên gia 5S là nên sử dụng “thẻ đỏ” để thực hiện việc “Sàng lọc”, bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức Kết thúc quá trình này, người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem lại lý do nó vẫn ở khu vực của mình để đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo cách nhất định

Với hoạt động trong Seiri, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ

đó có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc an toàn hơn

Hình 1.4: Hoạt động Seiton

Căn cứ vào công dụng và tần suất sử dụng các vật dụng còn lại để đưa ra quyết định nên để “chúng gần nhau hay không? hay “cần để chúng gần hay xa nơi làm việc?, phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyển Ở bước này,

lý trực quan Khi thực hiện Seiton, các vật dụng nên được đánh số hoặc dán nhãn tên để tất cả mọi người trong tổ chức đều có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm

Nhờ các hoạt động Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty

1.3.1.3 Seiso

Seiso có nghĩa là giữ gìn vệ sinh máy móc, thiết bị, khu vực làm việc, để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn) Vệ sinh không chỉ là để giữ gìn vệ sinh trong công ty mà còn có thể kiểm tra máy móc, thiết bị Từ đó phát hiện ra các vấn

đề như bụi bẩn trong máy móc, các chỗ lỏng ốc, vỡ ốc… , tìm ra các giải pháp cho giúp nâng cao năng suất của máy móc, thiết bị và đảm bảo an toàn trong lao động

Mọi thành viên trong đơn vị đều phải có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, đồng thời phải được trang bị phương tiện, dụng cụ vệ sinh thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, vì vậy Ban lãnh đạo

phải thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện, phát động chương trình “5 phút Seiso mỗi ngày” để mọi người thấm nhuần tư tưởng Seiso, duy trì sự sạch sẽ

Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả đáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao năng suất cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp

Hình 1.5: Hoạt động Seiso

1.3.1.4 Seiketsu

Seiketsu được dịch sang tiếng Việt là Săn sóc với mục đích duy trì kết quả và các hoạt động trong 3S đầu tiên tức là duy trì thường xuyên những việc đã làm, đồng thời cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn Xác lập một

hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc và tạo môi trường thuận tiện để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

Mục tiêu của Seiketsu là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không chỉ coi

đó là phong trào nhất thời Các tổ chức, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định, nội quy, cơ chế… để có thể kiểm soát và phát triển việc thực hiện 5S Một điểm quan trọng nữa trong nội dung S4 là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động

mà doanh nghiệp đã thực hiện được, đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức của mọi người trong việc thực hành 5S

Bằng việc phát triển Seiketsu, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp

Hình 1.6: Hoạt động Seiketsu 1.3.1.5 Shitsuke

Shitsuke hay Sẵn sàng là hoạt động cuối cùng của 5S Nó được hiểu là rèn

luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S Khi một doanh nghiệp thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu một cách thường xuyên và hiệu quả, tức là doanh nghiệp đó đang duy trì tốt 5S Tuy

nhiên, nếu chỉ thực hiện mà không có sự nâng cấp thì dần dần, hệ thống 5S sẽ đi xuống và không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp Do đó, Sẵn sàng có thể được hiểu là đào tạo mọi người tuân theo thói quen làm viêc tốt và giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc Để mọi người có thể sẵn sàng thực hiện 5S, các tổ chức cần xây dựng các chương trình đào tạo và thực hành thường xuyên cho toàn bộ cán

bộ công nhân viên Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo, quản lý trong tổ chức cần là tấm gương cho mọi người noi theo trong việc học tập và thực hành 5S

Như vậy, trong nội dung Shitsuke, việc đào tạo về Shitsuke là điểm quan trọng nhất, giúp các hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm Mục tiêu của việc thực hiện 5S không chỉ là đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp mà còn cắt giảm sự lãng phí trong doanh nghiệp

1.3.2 Đối tượng áp dụng 5S

5S là một công cụ mang tính nền tảng với mục đích hướng đến việc tạo ra một môi trường làm việc khoa học, giảm hoặc loại bỏ các lãng phí trong các hoạt động Đây chính là mong muốn chung của các tổ chức, doanh nghiệp nên 5S có thể

áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp: nhỏ, vừa và lớn cũng như đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ ngành nào: sản xuất, thương mại và dịch vụ và ở mọi lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp hay dịch vụ

1.3.3 Quy trình áp dụng phương pháp 5S

Để triển khai thành công 5S, các tổ chức cần có kế hoạch cụ thể và phù hợp với tình hình của đơn vị mình 5S không phải là một phong trào mang tính ngắn hạn, muốn thấy được hiệu quả, cần phải trải qua một quá trình gồm 6 bước: Chuẩn

bị, Phát động chương trình, Toàn bộ nhân viên thực hiện tổng vệ sinh, Thực hiện Seiri (Sàng lọc), Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày và đánh giá định kỳ 5S

Cụ thể như sau:

Hình 1.7: Các bước thực hiện phương pháp 5S 1.3.3.1 Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp doanh

nghiệp tiếp cận và phát triển các hoạt động 5S Việc thiết lập ban chỉ đạo 5S, tổ

chức đào tạo và xây dựng kế hoạch là những nội dung chủ đạo Còn sự cam kết của

lãnh đạo là yếu tố quan trọng giúp quá trình triển khai 5S thành công Việc cam kết

này sẽ đảm bảo các nguồn lực trong toàn bộ quá trình thực hiện, do vậy nhóm chỉ

đạo 5S cần phải có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của tất cả các phòng ban có

liên quan trong tổ chức Ngoài ra, việc đào tạo lý thuyết, học hỏi kinh nghiệm từ các

tổ chức đi trước trong việc thực hành 5S sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận 5S nhanh

chóng hơn, giảm thiểu rủi ro Bằng các chuyến tham quan thực tế, cán bộ trong Ban

chỉ đạo 5S có thể nhận thấy lợi ích của 5S cũng như cách thức mà các doanh nghiệp

đã vận dụng thành công Cuối cùng là xây dựng kế hoạch chi tiết, khi thiết lập cần

chú ý:

- Dự tính thời gian cho toàn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời

gian cụ thể cho từng hoạt động

Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dài từ 1-2 năm, nhưng đối với các

doanh nghiệp khác nhau, thời gian của cả quá trình sẽ khác biệt tùy vào hoàn cảnh,

ngắn thời gian thực hiện song phải đảm bảo khi dự án kết thúc, nhân viên có nhận thức rõ ràng về triết lý 5S Như vậy, các hoạt động 5S trong doanh nghiệp mới thế tiếp tục được duy trì và phát triển

- Nội dung công việc nên được xây dựng chi tiết cho từng phòng ban, khu vực Nội dung công việc càng chi tiết thì việc thực hiện và kiểm soát tiến độ càng

dễ dàng hơn

- Chỉ định người trách nhiệm chính cho các hoạt động 5S tại từng bộ phận Những người chịu trách nhiệm chính này sẽ tuyên truyền, giám sát và điều phối hoạt động trong phòng ban mình Do vậy, các điều phối viên cần được đào tạo sâu sắc hơn nữa

1.3.3.2 Phát động chương trình

Trong quản lý, lãnh đạo là người có ảnh hưởng rất lớn đến ý thức của nhân viên Thông báo chính thức của lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện chương trình 5S trong doanh nghiệp mình có vai trò khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của cán

bộ công nhân viên trong quá trình thực hiện Bên cạnh đó, lãnh đạo cần phải cam kết thực hiện và tham gia trực tiếp vào các hoạt động 5S cùng với nhân viên, như vậy chương trình 5S mới có thể duy trì và phát triển bền vững trong doanh nghiệp

Trong quá trình thông báo chính thức, việc phổ biến phương hướng và mục tiêu của chương trình thực hiện 5S là rất quan trọng Bởi nó giúp cán bộ công nhân viên định hướng được phương pháp và cách thức thực hiện các hoạt động 5S trong các bước tiếp theo

Sau đó, Ban chỉ đạo 5S xem xét và hệ thống lại tổ chức của ban, từ đó xây dựng sơ đồ tổ chức thực hiện để thuận tiện trong việc kiểm soát Việc thiết lập các quy định đóng vai trò quan trọng,có tác dụng hướng dẫn các hoạt động 5S cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả của các hoạt động Ngoài ra, để cán bộ công nhân viên

dễ dàng hiểu và ghi nhớ các quy định, chúng nên được thể hiện bằng hình ảnh hay

sơ đồ và được trưng bày ở những chỗ nổi bất dễ nhìn

Sau khi nhân viên nắm rõ được mục tiêu và phương hướng của chương trình 5S, việc tổ chức đào tạo cho toàn bộ mọi người trong tổ chức sẽ được tiến hành

Thông qua các chương trình đào tạo, các tổ chức có thể lồng ghép phổ biến những quy định, quy chuẩn cho hoạt động 5S bằng các phương thức hiệu quả như: áp phích, băng dôn, khẩu hiệu…

1.3.3.3 Thực hiện Seiri

Trong 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các chữa S tiếp theo Mục đích của sàng lọc là di dời các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hướng tới nâng cao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất

Hình 1.8: Phương thức xử lý sau khi thực hiện Seiri

Vật dụng/tài liệu

Có giá trị Còn ít

giá trị, khó thanh

lý

Không

có giá trị, không thanh

lý được

Sử dụng thường xuyên

Thỉnh thoảng dùng đến

Không dùng nhưng vẫn phải giữ lại

Bố trí gần

vị trí làm

việc

Bố trí trong phòng làm việc

Cất giữ tại kho có gán nhãn riêng

Thanh lý/Giao cho đơn vị khác/Trả lại nhà cung cấp

Tận dụng, bán đồng nát

Vứt bỏ/Tiêu hủy ngay Seiri

Seiton

Trong bước này, doanh nghiệp cần lập tiêu chuẩn, tiến hành sàng lọc sơ bộ, loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh, xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng Cuối cùng là đánh giá lại những vật dụng không dùng đến nhưng vẫn còn giá trị, đồng thời dán thẻ đỏ lên chúng để dễ phân biệt và theo dõi

Thực hiện công tác sàng lọc cùng với phong trào tổng vệ sinh 2 lần trong năm nhằm loại bỏ triệt để các vật dụng không cần thiết, tránh lãng phí trong công việc Việc tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của các vật dụng dư thừa là rất cần thiết giúp tổ chức ngăn ngừa sự tái diễn Sau đây là một số nguyên nhân chính gây ra tình trạng tích lũy nhiều thứ không cần thiết:

- Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh;

- Đặt số lượng lớn nguyên vật liệu;

- Tích trữ nguyên vật liệu quá lâu;

- Không kiểm soát số lượng đầy đủ;

- Không kiểm soát chất lượng đầy đủ;

- Vị trí lưu kho không thích hợp hoặc phương pháp lưu kho không hiệu quả Dựa vào các nguyên nhân trên, tổ chức có thể đưa ra kế hoạch thích hợp nhằm ngăn ngừa sự tái xuất hiện của các vật dụng không cần thiết trong môi trường làm việc, giảm bớt công việc sàng lọc

1.3.3.4 Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

a Thực hiện Seiri hàng ngày

Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, các doanh nghiệp cần tiếp tục các hoạt động này để tận dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn Đồng thời, Ban chỉ đạo 5S

và lãnh đạo nên vận động các phòng, ban triển khai cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên môi trường làm việc khoa học hơn

b Thực hiện Seiton

Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ được thực hiện Các nguyên tắc thực hiện Seiton bao gồm:

- Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO) để lưu kho các vật dụng

- Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng

- Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi nhãn

có hệ thống

- Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm

- Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lý, vận chuyển dễ dàng

Đối với các công cụ, thiết bị văn phòng phẩm, nên bố trí hợp lý, phù hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, các vật ít dùng tới thì có thể để xa hơn

và những thứ không cần dùng tới nhưng phải lưu giữ thì cất vào kho riêng và có dấu hiệu nhận biết

c Tiến hành Seiso

Seiso có nghĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết

bị Các công việc chủ yếu trong Seiso bao gồm: phân chia khu vực và trách nhiệm, chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh, tiến hành thực hiện vệ sinh, cải tiến vệ sinh và đề

ra các quy định, khẩu hiệu trong việc giữ gìn vệ sinh

Thứ hai, tổ chức thi đua giữa các phòng ban trong tổ chức

Thứ ba, phát động phong trào thi đua trong nội bộ phòng, ban về 5S

e Thực hiện Shitsuke

Tiến hành Shitsuke chính là tạo ra thói quen, nâng cao ý thức tự giác của người lao động trong việc thực hiện 3S Khi thực hiện 3S thường xuyên sẽ khiến 3S dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của nhân viên Mục tiêu cuối cùng của Shitsuke hay của cả 5S chính là đưa triết lý 5S vào trong văn hóa doanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của công ty trong các nhà cung cấp, khách hàng và đối tác

1.3.3.5 Đánh giá định kỳ 5S

Để các hoạt động 5S được duy trì lâu dài và mang lại hiệu quả lớn trong cải tiến năng suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ là rất cần thiết, trong đó việc đầu tiên là xây dựng bảng tiêu chí đánh giá Tùy thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp, các tiêu chí đánh giá thực hiện 5S được thiết lập cho phù hợp

Thực tế cho thấy việc duy trì và phát triển dài hạn lại một vấn đề khá khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam Ở hầu hết các tổ chức, ý thức kỷ luật của nhân viên trong công việc còn chưa cao, do vậy kiểm tra, đánh giá thường xuyên trong giai đoạn đầu sẽ giúp triết lý 5S dần trở thành thói quen của họ Ngoài ra, dựa vào quy mô của doanh nghiệp có thể thiết lập những đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác nhau để đánh giá các hoạt động Sau khi 5S trở thành thói quen của nhân viên, việc đánh giá chỉ cần thực hiện định kỳ 2 lần/năm để cải tiến chương trình 5S

Ngoài các hoạt động kiểm tra đánh giá, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc phát động phong trào thi đua, khen thưởng định kỳ cho các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt 5S Đây cũng là hình thức khích lệ rất hiệu quả trong quá trình áp dụng 5S trong công ty Bên cạnh đó, tổ chức tham quan, giao lưu kinh nghiệm với các đơn vị đã áp dụng mô hình này sẽ góp phần thúc đẩy tinh thần của nhân viên trong việc phát triển 5S lâu dài

1.3.4 Lợi ích của việc áp dụng phương pháp 5S

5S là một phương pháp đơn giản, tốn ít chi phí lại mang lại hiệu quả cao nên 5S đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp Khi thực hiện 5S thành công, sẽ

tạo ra sự thay đổi kỳ diệu Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, nhờ đó tạo thêm nhiều không gian làm việc Đồng thời, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm Việc thực hiện Seiso giúp máy móc thiết

bị sạch sẽ hơn, các nguồn bẩn được loại bỏ, các nguyên nhân làm hỏng máy móc, thiết bị được ngăn ngừa, góp phần tiết kiệm chi phí, giảm sai lỗi trong công việc Thông qua các hoạt động thực tế như vậy sẽ phát triển kỹ năng, vai trò lãnh đạo và quan trọng hơn là thay đổi tư duy làm việc của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý

Từ các hoạt động chung, 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực cải tiến, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc Khi tinh thần làm việc của nhân viên được nâng cao sẽ góp phần tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho tổ chức, củng cố niềm tin của khách hàng cũng như các đối tác

Tóm lại, thực hành 5S giúp doanh nghiệp xây dựng được môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, đảm bảo an toàn trong công việc, khuyến khích phát huy sáng tạo trong nhân viên và phát triển kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp

Ðối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì lợi ích này còn có thể được

nhận biết thông qua mô hình PQCDSM:

- Nâng cao năng suất (P - Productivity);

- Cải tiến chất lượng sản phẩm (Q - Quality);

- Cắt giảm chi phí (C - Cost);

- Giao hàng đúng hẹn (D - Delivery);

- Đảm bảo an toàn trong công việc (S - Safety);

- Nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên (M - Morale)

- Chính sách đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S

- Sự tham gia tích cực, tự nguyện của mọi người: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

- Công tác phát động phong trào cải tiến: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động sàng sọc, sắp xếp, sạch sẽ nhằm duy trì và cải tiến các hoạt động

1.4 Cơ sở lý luận về việc áp dụng phương pháp 5S đối với các cơ quan hành chính nhà nước

1.4.1 Khái niệm về cơ quan hành chính nhà nước

Bộ máy nhà nước là một chỉnh thể thống nhất, được tạo thành bởi các cơ quan nhà nước Bộ máy nhà nước Việt nam gồm bốn hệ thống cơ quan chính: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan toà án và cơ quan kiểm sát

Cơ quan hành chính nhà nước là một loại cơ quan trong bộ máy nhà nước được thành lập theo hiến pháp và pháp luật, để thực hiện quyền lực nhà nước, có chức năng quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

1.4.2 Đặc điểm của cơ quan hành chính nhà nước

Cơ quan hành chính nhà nước có quyền nhân danh Nhà nước khi tham gia vào các quan hệ pháp luật nhằm thực hiên các quyền và nghĩa vụ pháp lý với mục đích hướng tới lợi ích công Biểu hiện của tính quyền lực nhà nước đó là: Cơ quan hành chính nhà nước có quyền ban hành các văn bản pháp luật như Nghị định, Quyết định, Chỉ thị và có thể được áp dụng những biện pháp cưỡng chế hành chính nhà nước nhất định

Hệ thống cơ quan hành chính nhà nước có cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định Tức là, cơ quan hành chính nhà

nước có tính độc lập tương đối về cơ cấu, tổ chức Cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính nhà nước được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật

Các cơ quan hành chính nhà nước được thành lập và hoạt động dựa trên quy định của pháp luật, có chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền riêng và có những mối quan hệ phối hợp trong thực thi công việc được giao với các cơ quan khác trong bộ máy nhà nước mà quan hệ đó được quy định bởi thẩm quyền nhất định do pháp luật quy định – đó là tổng thể những quyền, nghĩa vụ chung và những quyền hạn cụ thể mang tính quyền lực, pháp lý mà nhà nước trao cho để thực hiện nhiệm vụ, chức năng của nhà nước

Nguồn nhân sự chính của cơ quan hành chính nhà nước là đội ngũ cán bộ, công chức được hình thành từ tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc bầu cử theo quy định của pháp lệnh cán bộ, công chức

Ngoài những đặc điểm chung của cơ quan nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước còn có các đặc trưng được quyết định bởi chính bản chất hoạt động chấp hành, điều hành như sau:

Thứ nhất, cơ quan hành chính nhà nước là cơ quan quản lý hành chính nhà nước Các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện hoạt động chấp hành, điều hành (đó là những hoạt động được tiến hành trên cơ sở luật và để thi hành luật) nhằm

thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước

Thứ hai, hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước được thành lập từ Trung ương đến cơ sở, đứng đầu là Chính phủ, tạo thành một chỉnh thể thống nhất, được tổ chức theo hệ thống thứ bậc, có mối quan hệ mật thiết phụ thuộc nhau về tổ chức và hoạt động nhằm thực thi quyền quản lý hành chính nhà nước

Thứ ba, thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước được pháp luật quy định trên cơ sở lãnh thổ, ngành hoặc lĩnh vực chuyên môn mang tính tổng hợp

Đó là những quyền và nghĩa vụ pháp lý hành chính chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động chấp hành, điều hành

Thứ tư, các cơ quan hành chính nhà nước đều trực tiếp hay gián tiếp trực thuộc cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp, chịu sự giám sát và báo cáo công tác trước cơ quan quyền lực nhà nước

Thứ năm, các cơ quan hành chính nhà nước có hệ thống đơn vị cơ sở trực thuộc Các đơn vị cơ sở của bộ máy hành chính nhà nước là nơi trực tiếp tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội Hầu hết các cơ quan có chức năng quản lý hành chính đều có các đơn vị cơ sở trực thuộc

1.4.3 Lý do nên áp dụng 5S vào cơ quan hành chính nhà nước

Thứ nhất, đối tượng áp dụng của phương pháp 5S bao gồm toàn bộ mọi loại hình cơ quan, tổ chức, trong bất kỳ ngành nào với quy mô lớn nhỏ khác nhau

Thứ hai, các doanh nghiệp sản xuất hay cơ quan nhà nước đều tiến hành các hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ công Trong khi đó, thực trạng hoạt động tại các cơ quan nhà nước có phần nhiều bấp cập hơn, đòi hỏi cần phương pháp quản lý mới để cải tiến môi trường làm việc

Thứ ba, để bắt kịp với xu thế phát triển hiện nay, các cơ quan nhà nước bắt đầu áp dụng các phương pháp, mô hình quản lý mới của các doanh nghiệp tư nhân

và kết quả đã mang lại nhiều kết quả tích cực

Do vậy, việc áp dụng 5S vào hoạt động tại các cơ quan hành chính nhà nước

là hoàn toàn khả thi, có giá trị thực tiễn cao

1.4.4 Tính chất khác biệt khi áp dụng 5S tại các cơ quan hành chính nhà nước

Trong khi các doanh nghiệp tư nhân tiến hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận, thì các cơ quan nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước, cung cấp dịch vụ công hướng tới lợi ích cộng đồng Xuất phát từ sự khác biệt về đặc điểm và mục đích hoạt động như vậy đã dẫn đến một số khác biệt trong việc áp dụng 5S vào các cơ quan nhà nước so với các doanh nghiệp

tư nhân

Thứ nhất, thành phần lưu trữ và các thức lưu trữ của hai loại hình tổ chức này

là khác nhau Thành phần lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân bao gồm: chủ yếu là

nguyên, nhiên, vật liệu đầu vào và sản phẩm hàng hóa đầu ra, và một số ít giấy tờ,

sổ sách kế toán, kết quả kinh doanh hàng năm Đối với các cơ quan nhà nước thì ngược lại, chủ yếu là lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, văn bản có tính pháp lý cao, mà hiện nay phần lớn là tài liệu giấy nên khả năng mối mọt, rách nát cao Bên cạnh đó, còn lưu trữ số lượng ít máy móc, thiết bị chưa sử dụng, hoặc các công cụ, dụng cụ phục

vụ hoạt động chuyên môn tại một số cơ quan đặc thù

Thứ hai, do khác biệt về thành phần lưu trữ, lưu trữ vật liệu, hàng hóa sẽ khác lưu trữ hồ sơ, tài liệu nên cách thức lưu trữ sẽ không giống nhau, mỗi loại có phương pháp lưu trữ riêng

Thứ ba, đối tượng được hưởng lợi ích từ việc áp dụng 5S nhìn chung đều bao gồm đối tượng nội bộ bên trong tổ chức (người lao động) và đối tượng bên ngoài tổ chức Sự khác nhau nằm ở chỗ, đối tượng bên ngoài của doanh nghiệp tư nhân là khách hàng, người tiêu dùng sẽ được giao hàng nhanh hơn, với chất lượng sản phẩm tốt hơn nhờ áp dụng 5S Trong khi đó, các đối tượng bên ngoài của cơ quan nhà nước là các cá nhân, tổ chức đến liên hệ giải quyết công việc sẽ được cung cấp dịch

vụ hành chính công với thủ tục đơn giản, nhanh chóng hơn