Hồ Chí Minh TRUNG TÂM TIN HỌC Ứng dụng CNTT nâng cao Bài 4: Các tùy chọn và xử lý văn bản tiện dụng... Các tùy chọn trong Word Options tt Proofing Khai báo chế độ tự động chỉnh sửa
Trang 1Trường ĐH Khoa Học Tự Nhiên Tp Hồ Chí Minh
TRUNG TÂM TIN HỌC
Ứng dụng CNTT nâng cao
Bài 4: Các tùy chọn và xử lý văn bản tiện dụng
Trang 2Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 31 Các tùy chọn trong Word Options
Trang 41 Các tùy chọn trong Word Options (tt)
Proofing
Khai báo chế độ tự động chỉnh sửa khi nhập văn bản
Đánh dấu kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh khi nhập liệu
Trang 51 Các tùy chọn trong Word Options (tt)
Thiết lập nơi lưu trữ của file Recover
Thiết lập thư mục và ổ đĩa mặc định khi lưu và
mở file
Trang 61 Các tùy chọn trong Word Options (tt)
vùng đang chọn
- Khi chọn cho phép tự động chọn nguyên từ
- Cho phép di chuyển đoạn văn bản bằng cách kéo và thả
Trang 71 Các tùy chọn trong Word Options (tt)
Advanced (tt)
Lựa chọn chế độ hình mặc định khi chèn vào văn bản
Nếu sao chép văn bản
bị khoảng cách giữa các ký tự thì bỏ lựa chọn này
Hiển thị ký hiệu Bookmark tại những vị trí được đánh dấu
Hiển thị khung bao quanh vùng văn bản
Trang 81 Các tùy chọn trong Word Options (tt)
tin Word sử dụng gần nhất trong mục Recent
Thay đổi đơn vị đo trên thước (Inches, Points, Centimeters, …)
Luôn tạo ra một bản sao lưu dự phòng khi thực hiện lệnh Save Cho phép lưu ở chế độ nền
Trang 91 Các tùy chọn trong Word Options (tt)
Customize Ribbon
Tạo thêm các Ribbon tùy ý theo cách riêng của người dùng
Khai báo phím tắt cho các lệnh trong Word
Trang 101 Các tùy chọn trong Word Options (tt)
Quick Access Toolbar
Thêm hoặc bớt các lệnh của Word vào thanh truy cập nhanh
Trang 11Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 132 Sử dụng AutoCorect và AutoText (tt)
AutoCorrect (tt)
● Cách tạo:
Correct TWo INitial CApitals: nếu hai
ký tự đầu tiên trong một từ được gõ
bằng chữ in, Word sẽ thay chữ in thứ
hai bằng chữ thường
Capitalize first letter of sentences:
Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt
đầu một câu mới và ký tự đầu câu sẽ
được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ
bằng chữ thường
Capitalize first letter of table cells:
Word tự động thay ký tự đầu các ô
trong bảng thành chữ in
Trang 142 Sử dụng AutoCorect và AutoText (tt)
AutoCorrect (tt)
● Cách tạo:
Capitalize names of days : Ký tự đầu
tiên của thứ (ngày trong tuần được gõ
bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in
đồng thời tắt luôn đèn Caps Lock
Replace text as you type : tự động thay
từ sai thành từ đúng khi nhập liệu
Trang 152 Sử dụng AutoCorrect và AutoText (tt)
AutoCorrect (tt)
● Ví dụ:
Tại mục Replace text as you type:
ô Replace : nhập ký tự cần thay (hoặc ký tự tắt)
ô With : nhập từ đúng (hoặc chuỗi diễn giải ký tự tắt) (Có thể chọn
chữ cần sửa trên văn bản rồi mới mở hộp thoại AutoCorrect)
Chọn nút Add để thêm vào danh sách, OK để hoàn thành
● Sử dụng
Khi gõ ký tự cần sửa hoặc ký tự tắt,
nhấn phím cách (Space) Word sẽ
tự động sửa theo như đã định
Ví dụ: tt (thay bằng) thông tin
Khi đưa con trỏ đến nội dung đã điền,
có thể quay lại bước chưa thay thế hoặc
dừng việc tự động chỉnh sửa
Trang 162 Sử dụng AutoCorrect và AutoText (tt)
AutoText
Autotext là chức năng soạn thảo văn bản tự động giúp chúng ta soạn thảo một cách nhanh chóng đối với các từ/cụm từ được lặp lại thường xuyên trong văn bản
● Cách tạo:
Chọn đoạn văn bản muốn
ghi nhớ -> nhấn Alt+F3 hoặc Insert\Quick Parts\AutoText Save Selection to AutoText Gallery
Nhập tên đại
diện cho đoạn
văn bản (>6
ký tự)
Trang 17 Chọn Insert\ Quick Parts\ Building Blocks Organizer
chọn AutoText muốn xóa Delete
Trang 18Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 19Chọn văn bản cần so sánh với văn bản gốc
Trang 203 So sánh văn bản (tt)
● Sau khi click nút OK
Nếu không tìm thấy sự khác biệt
Nếu thấy Word sẽ chỉ cho ta thấy từng vị trí của sự khác biệt
Trang 21Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 22 Công dụng
Giúp ghi lại tất cả những thay đổi trên văn bản (định dạng, thêm, xóa) Sau này có thể chấp nhận hay hủy những thay đổi đó trên văn bản
Cách thực hiện
● Sau đó tất cả những thay đổi
đều được ghi nhận
4 Ghi nhận những thay đổi trên văn bản
Trang 23Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 24 Comment _Ghi chú
● Công dụng
Tạo các ghi chú cho các từ hay đoạn văn trên văn bản
● Cách thực hiện
Chọn đoạn văn hay từ muốn tạo ghi chú
Review\ Comments New Comment
5 Tạo các ghi chú/chú thích
Trang 25 Comment _Ghi chú
● Cách sửa:
Nhấp chuột vào ghi chú
để sửa nội dung khi cần
hoặc chuột phải vào từ có
ghi chú Edit Comment
Trang 26 Footnote & Endnote
● Công dụng: Trong quá trình xử lý văn bản, ta có thể tạo chú thích cho một
từ Nội dung diễn giải của chú thích có thể trình bày ở chân trang (Footnote) hoặc ở chân bài (Endnote)
● Cách thực hiện
Di chuyển con trỏ đến vị trí sau từ cần thiết
Trên thẻ References, nhóm Footnotes, chọn lệnh Insert Footnote hoặc lệnh Insert Endnote, sau đó nhập chú thích vào
5 Tạo các ghi chú/chú thích (tt)
Trang 27 FootNote & EndNote
thích bằng cách mở hộp thoại của nhóm lệnh Footnotes:
Mục Location: chọn Footnote nếu
nội dung chú thích trình bày ở chân trang, chọn Endnote nếu nội dung chú thích trình bày ở chân bài
(cuối văn bản)
Mục Format: chọn Number format
nếu sau từ làm chú thích được
đánh số, chọn Custom mark nếu
muốn chọn ký tự chú thích khác
vào vùng chân trang chọn
5 Tạo các ghi chú/chú thích (tt)
Trang 28Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 296 Chèn lưu đồ - Sơ đồ tổ chức vào văn bản (SmartArt)
Công dụng
Word cung cấp một công cụ giúp chúng ta vẽ các lưu đồ hay sơ đồ tổ chức một cách nhanh chóng và đẹp
Sử dụng
Để dấu nháy tại vị trí muốn chèn chọn Insert\Illustrations\SmartArt
chọn kiểu trong các mẫu cho sẵn OK
Trang 30
Trong SmartArt Tools chọn Design để chỉnh sửa thiết kế và Format để định dạng
6 Chèn lưu đồ - Sơ đồ tổ chức vào văn bản (tt)
Chọn mẫu định dạng Chọn kiểu thể hiện
Thay đổi kiểu dáng của Shape Thay đổi màu nền và nét viền
Chèn thêm Shape
Trang 31Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 32 Encrypt with Password
Sau đó nhập mật khẩu và lưu lại văn bản
7 Bảo vệ văn bản
Trang 33 Mật khẩu Open hoặc Modify (tt)
6 Bảo vệ văn bản (tt)
Trang 34 Protect
Word còn cho phép thiết lập các chế độ
bảo vệ khác:Review\Protect\Restrict Editing
Sau khi lựa chọn chế độ bảo vệ chọn
7 Bảo vệ văn bản (tt)
Giới hạn sử dụng các kiểu dáng (Styles) trong văn bản
• Tracked changes: bảo vệ văn bản với chế độ Track
change được thiết lập
• Comments: khóa văn bản, chỉ được phép thêm
Comment_ghi chú
• Filling in forms: khóa văn bản chỉ làm việc với
những phần được thiết kế Forms (không cho sao chép)
• No changes (Read only) : khóa văn bản chỉ cho xem
Trang 35Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 368 Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
Trang 37Các tùy chọn & xử lý văn bản tiện dụng
1. Các tùy chọn trong Word Options
8. Chèn một ứng dụng khác vào tài liệu
9. Cất tài liệu sang định dạng pdf
Nội dung
Trang 389 Cất tài liệu sang định dạng PDF
Ý nghĩa:
Word cho phép lưu văn bản dưới dạng PDF/XPS
Thao tác:
● Chọn File\Save & Send\Create PDF/XPS Document Create PDF/XPS
● Hoặc File\Save as\Save as type : chọn PDF (*.pdf)
