Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kịên môi trường luôn biến động.
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 5
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH 6
1.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ 6
1.1.1 Khái niệm quản lý 6
1.1.2 Vai trò của quản lý 7
1.2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC 7
1.2.1 Khái niệm công tác tổ chức 8
1.2.2 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 8
1.2.2.1 Chuyên môn hoá công việc của cơ cấu tổ chức 8
1.2.2.2 Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận 9
1.2.2.3 Mỗi quan hệ quyền hạn trong tổ chức 11
1.2.2.4 Cấp quản lý và tầm quản lý 12
1.2.2.5 Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý - tập trung phân quyền trong quản lý tổ chức 12
1.2.2.6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức 13
1.2.3 Những yêu cầu đối với công tác tổ chức 14
1.2.4 Những nguyên tắc với công tác tổ chức 15
1.3 ĐIỀU HÀNH 16
1.3.1 Khái niệm về điều hành 16
1.3.2 Vai trò của điều hành 16
1.3.3 Mục tiêu của điều hành 17
1.3.4 Nguyên tắc của điều hành 17
1.3.5 Nội dung của điều hành 18
1.3.6 Các công cụ điều hành 19
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH TUYẾN XE BUÝT: HÀ ĐÔNG - XUÂN MAI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ÔTÔ VẬN TẢI HÀ TÂY 21
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ÔTÔ VẬN TẢI HÀ TÂY 21
2.1.1 Lịch sử hình thành 21
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 22
Trang 22.1.3 Kết quả đạt được 22
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH TUYẾN XE BUÝT NỘI TỈNH HÀ TÂY: HÀ ĐÔNG - XUÂN MAI 23
2.2.1 Công tác tổ chức tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây 25
2.2.1.1 Phòng tổ chức - lao động tiền lương (phòng tổ chức hành chính) 25
2.2.1.2 Phòng tài vụ (phòng kế toán tài vụ) 26
2.2.1.3 Phòng kinh doanh 26
2.2.1.4 Bộ phận kỹ thuật (xưởng sửa chữa) 27
2.2.1.5 Cửa hàng xăng dầu (bộ phận dịch vụ) 28
2.2.1.6 Đối với công nhân lái xe và người phục vụ trên xe 28
2.2.2 Công tác điều hành tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây 30
2.2.3 Đánh giá chung về công tác tổ chức và điều hành tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây 39
2.2.3.1 Kết quả đạt được về công tác tổ chức và điều hành tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây 39
2.2.3.1.1 Kết quả đạt được về công tác tổ chức tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây 39
2.2.3.1.2 Kết quả đạt được về điều hành của tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây 40
2.2.3.2 Những hạn chế trong công tác tổ chức và điều hành tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại Công Ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây 41
2.2.3.2.1 Những mặt còn tồn tại cần giải quyết về công tác tổ chức của tuyến buýt Hà Đông - Xuân Mai 41
2.2.3.2.2 Những mặt còn tồn tại cần giải quyết về điều hành của tuyến buýt Hà Đông - Xuân Mai 43
CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH TUYẾN XE BUÝT HÀ ĐÔNG - XUÂN MAI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ÔTÔ VẬN TẢI HÀ TÂY 46
3.1 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC TUYẾN XE BUÝT HÀ ĐÔNG - XUÂN MAI 46
3.1.1 Thứ nhất 46
3.1.2 Thứ hai 46
3.1.3 Thứ ba 46
3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐIỀU HÀNH TUYẾN XE BUÝT HÀ ĐÔNG - XUÂN MAI 47
Trang 33.2.1 Thứ nhất 47
3.2.1.1 Vận dụng phối hợp marketing hiện đại 7P trong việc cung ứng một dịch vụ vận tải hành khách công cộng hướng tới khách hàng 47
3.2.1.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên phục vụ 48
3.2.1.3 Nâng cao chất lượng quảng bá thông tin, tuyên truyền 49
3.2.1.4 Đầu tư nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng 49
3.2.2 Thứ hai 50
3.2.2.1 Văn bản quy định về an toàn với người lái xe buýt khi tham ra giao thông do bộ phận kỹ thuật soạn thảo 50
3.2.2.2 Văn bản yêu cầu kỹ thuật điều khiển phương tiện do bộ phận kỹ thuật soạn thảo 51
3.2.2.3 Văn bản quy định về nguyên tắc điều hành xe buýt với lái phụ xe do phòng kinh doanh soạn thảo 51
3.2.2.4 Văn bản quy định chỉ tiêu chất lượng của tuyến buýt do phòng kinh doanh soạn thảo 51
3.2.2.5 Văn bản quy định về xử lý các tình huống trong điều hành do phòng kinh doanh soạn thảo 52
KẾT LUẬN 54
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Nền kinh tế nước ta tăng trưởng nhanh trong những năm qua
và cả nhiều năm nữa trong tương lai nên nhu cầu đi lại của nhân dân ngày càng tăng cao Nhận thấy được xu thế đó Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây đã quyết định mở tuyến xe buýt nội tỉnh
Hà Tây: Tuyến Hà Đông - Xuân Mai Đây là một hướng đi đúng trong thị trường vận tải hành khách ngày nay và phù hợp với xu thế xã hội hoá xe buýt Nhưng vấn đề đặt ra với Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây là làm thế nào để tuyến xe buýt này hoạt động hiệu quả, đem lại lợi nhuận cho công ty và có được kinh nghiệm điều hành xe buýt hiệu quả, để tiến tới mở nhiều tuyến xe buýt hơn nữa phục vụ nhu cầu đi lại tăng cao và đáp ứng được lối sống văn minh, hiện đại của nhân dân Vì vậy em đã lựa chọn đề tài:
"Hoàn thiện công tác tổ chức và điều hành tuyến xe buýt nội tỉnh
Hà Tây: Hà Đông - Xuân Mai tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây" để viết chuyên đề thực tập cho mình.
Em xin chân thành cảm ơn, cô giáo hướng dẫn: Thạc sỹ Bùi Thị Hồng Việt cùng toàn thể các chú, các cô, các chị trong Công
ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình viết chuyên đề này.
Trang 5Em xin chân thành cảm ơn!
CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ
ĐIỀU HÀNH
1.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ
1.1.1 Khái niệm quản lý
Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra cácnguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chứcvới hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kịên môi trường luôn biến động.Quá trình quản lý có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Quá trình quản lý tổ chức
Lãnh đạo
Kết quả:
- Đạt mục đích
- Hiệu quả cao
Trang 6Như vậy với đề tài này, thì việc quản lý tuyến xe buýt là việc: lập kếhoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực dùng để phục vụ chotuyến xe buýt nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong điều kiện luôn biếnđộng của môi trường.
Các nguồn lực phục vụ cho tuyến xe buýt là: con người, tàichính,
phương tiện vận tải, thông tin phản hồi, thông tin quyết định,
Mục tiêu, mục đích của việc quản lý tuyến xe buýt là:
Thứ nhất, đảm bảo được hiệu quả tối ưu nhất về mặt tài chính (chi
phí thấp nhất nhưng doanh thu cao nhất)
Thứ hai, đảm bảo được khả năng phục vụ tốt nhất nhu cầu đi lại của
nhân dân
1.1.2 Vai trò của quản lý
- Quản lý giúp tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu vàhướng đi của mình, giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình, đạtđược những thành tích ngắn hạn và dài hạn, tồn tại và phát triển khôngngừng
- Quản lý sẽ phối hợp các nguồn lực: nhân lực, tài lực, vật lực vàthông tin thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của
tổ chức với hiệu quả cao
- Quản lý giúp tổ chức thích nghi được với môi trường, lắm bắt tốthơn các cơ hội, tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực củacác nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường
1.2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC
Do phạm vi của đề tài nên em sẽ đi sâu nghiên cứu hai giai đoạn củaquá trình quản lý là: tổ chức và điều hành Tuy nhiên không phải vì sự bóhẹp của đề tài mà em không hề nói đến phần: lập kế hoạch và kiểm tra Mà
Trang 7chúng sẽ được lý luận chặt chẽ trong chuyên đề này để cho nội dung haiphần tổ chức và điều hành được hoàn thiện nhất.
1.2.1 Khái niệm công tác tổ chức
Công tác tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thốngcác vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó cóthể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lượccủa tổ chức Công tác tổ chức được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêuchiến lược của tổ chức; sau đó là xác định và phân loại các hoạt động cầnthiết để thực hiện mục tiêu; phân chia tổ chức thành các bộ phận để thựchiện các hoạt động; xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong đóbao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền và trách nhiệm của từng bộ phận;đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức Như vậy với đề tài nàythì công tác tổ chức là việc thiết lập các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phậnsao cho việc phối hợp với nhau giữa các cá nhân và bộ phận đạt được kếtquả tốt nhất nhằm đạt được mục tiêu, mục đích đã vạch ra với tuyến xebuýt này
1.2.2 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
1.2.2.1 Chuyên môn hoá công việc của cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổchức chia tổ chức thành các bộ phận, các phân hệ khác nhau Mỗi bộ phận,mỗi phân hệ đảm nhiệm những công việc khác nhau tạo nên sự chuyênmôn hoá công việc trong tổ chức, nhờ vậy mà đẩy năng suất lao động của
tổ chức tăng lên Do, chuyên môn hoá công việc tạo ra những công việc,nhiệm vụ đơn giản dễ thực hiện đã làm cho việc thực hiện chiến lựơc của tổchức được đơn giản Với tuyến xe buýt thì thuộc tính này của cơ cấu tổchức cho biết cá nhân nào thuộc vào bộ phận nào và bộ phận này đảmnhiệm nhiệm vụ gì như: đội lái xe, đội quản lý điều hành, đội bảo dưỡngsửa chữa, đội cung cấp xăng dầu,…
Trang 81.2.2.2 Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận
Trong tổ chức chia ra làm hai phân hệ là: phân hệ quản lý và phân hệtác nghiệp Với tổ chức vận hành tuyến xe buýt thì:
- Phân hệ quản lý gồm: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng tàichính, phòng kỹ thuật, phòng tổ chức hành chính
- Phân hệ tác nghiệp gồm: Đội lái xe, đội sửa chữa bảo dưỡng, độicấp xăng dầu, đội thanh kiểm tra
Xét theo quá trình tác động ra quyết định thì có các mô hình tổ chứcquản lý sau:
Mô hình trực tuyến giản đơn: Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cảcác thành viên của tổ chức
Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Là hình thức tạo nên bộphận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năngnhư: sản xuất, tài chính, marketing, nghiên cứu và phát triển, …được hợpnhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu
Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm: Là hình thức hợp nhóm cáchoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm
Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư: Là loại hình tổ chức khi cầntiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau nhằmcung cấp những dịch vụ giống nhau đồng thời ở nhiều nơi
Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng: Được hìnhthành trên cơ sở nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng với sảnphẩm và
dịch vụ
Việc xây dựng hai phân hệ này với tuyến xe buýt được tổ chức theo
mô hình tổ chức bộ phận chức năng
Trang 9Xét theo mỗi quan hệ quyền hạn trong quá trình quyết định kinhdoanh có 3 mô hình cơ bản là: Mô hình độc quỳên nhà nước, mô hình chothầu và mô hình tổ chức quản lý hỗn hợp.
Mô hình độc quyền nhà nước: Việc ra quyết định kinh doanh sẽthuộc về nhà nước và không có vai trò quyết định của tư nhân, sở hữu tàisản thuộc về nhà nước Trong lĩnh vực vận tải hành khách công cộng thìnhà nước sẽ giao việc thực hiện hoạt động vận tải hành khách công cộngcho một doanh nghiệp nhà nước và nó sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm vềcông tác lập kế hoạch, tổ chức điều hành và kiểm tra
Mô hình cho thầu: Sở hữu tài sản thuộc về nhà nước nhưng quyềnquyết định kinh doanh lại thuộc về tư nhân Nhà nước giao trách nhiệmkinh doanh dịch vụ vận tải công cộng cho các công ty thông qua hợp đồng.Đoàn xe buýt sẽ do một công ty cho thuê xe buýt điều hành trên cơ sở hợpđồng thông qua đấu thầu dịch vụ xe buýt Hợp đồng cho thuê xe buýt sẽquy định các tiêu chuẩn chất lượng phục vụ, tuýên hoạt động và khung giádịch vụ cho phép Công ty cho thuê xe buýt có quyền kiểm tra dịch vụ xebuýt theo định kỳ và không định kỳ, sử phạt thật nghiêm khắc các trườnghợp vi phạm
Mô hình tổ chức quản lý hỗn hợp: Đặc điểm của mô hình này là nhấtthiết phải có một cơ quan quản lý nhà nước chịu trách nhiệm chung về vậntải hành khách công cộng Quá trình tiến hành sẽ là sự tác đông trực tiếp vàgián tiếp song song cùng thực hiện, có vai trò hỗ trợ và bổ sung cho nhaugiữa nhà nước và các đơn vị trực tiếp quản lý điều hành xe buýt
Tuyến xe buýt của công ty có mô hình tổ chức quản lý kiểu mô hình
tổ chức quản lý hỗn hợp Bởi lẽ, tuy công ty chịu hoàn toàn trách nhiệmcũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chất lượng phục vụcũng như chịu sự giám sát thường xuyên của Sở giao thông vận tải tỉnh HàTây
Trang 101.2.2.3 Mỗi quan hệ quyền hạn trong tổ chức
* Khái niệm về quyền hạn: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quátrình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vịtrí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức
Khi một cá nhân hay bộ phận được trao quyền hạn thì họ sẽ phảichịu trách nhiệm - đó là bổn phận hoàn thành những hoạt động được phâncông Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hộicho sự lạm dụng quyền hạn Ngược lại, không trao đủ quyền hạn để thựchiện được công việc thì công việc sẽ không thể hoàn thành
* Mỗi quan hệ quyền hạn trong tổ chức: Quyền hạn là chất keo dínhtrong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phươngtịên mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhàquản lý cao nhất Quyền hạn là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiệnquyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm
Quyền hạn tham mưu là: quyền được cố vấn cho nhà quản lý Nhiệm
vụ của người có quyền hạn tham mưu là thu thập số liệu, phân tích và đưa
ra các phương án quyết định để người quản lý trực tuyến quyết định lựachọn phương án thực hiện
Quyền hạn chức năng là: Quyền trao cho một cá nhân hay bộ phậnđược ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộphận khác
Với tuyến xe buýt của công ty thì sử dụng ba loại quyền hạn trên là:quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng Việc
Trang 11phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi cá nhân, bộ phận
là một công việc quan trọng cần phải được làm một cách công phu Việctrao quyền cho cá nhân, bộ phận là việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụcủa cá nhân, bộ phận đó
1.2.2.4 Cấp quản lý và tầm quản lý
Cơ cấu tổ chức sẽ cho ta biết rõ tổ chức có bao nhiêu cấp và tầmquản lý như thế nào? Tầm quản lý là tầm kiểm soát - số người và bộ phận
mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả Tầm quản lý rộng sẽ cần
ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp sẽ dẫn đến nhiều cấp quản lý
1.2.2.5 Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý - tập trung phân quyền trong quản lý tổ chức
Quyền hạn trong tổ chức chẳng qua là mức độ độc lập dành cho mỗi
cá nhân thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định Vậyquyền hạn
trong tổ chức nên được tập trung hay phân tán?
Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết địnhđược tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức
Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấpquản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc
Uỷ quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn
để họ nhân danh nhà quản lý thực hiện những công việc nhất định
Việc tổ chức vận hành tuyến xe buýt ở Công ty cổ phần ô tô vận tải
Hà Tây để quyền hạn trong tổ chức ở dạng phân quyền Bởi vì, công tykhông chỉ có loại hình kinh doanh vận tải hành khách bằng xe buýt mà còn
có nhiều loại hình kinh doanh khác nữa, do vậy việc để cấp cao nhất củacông ty quyết định mọi vấn đề về vận hành tuyến xe buýt là không khả thi
và không hiệu quả Việc phân quyền xuống các cấp ở bộ phận chức năng làhợp lý Có như vậy công ty mới phát triển được quy mô kinh doanh của
Trang 12mình lớn mạnh hơn nữa và phù hợp với nguyên tắc của điều hành là: "cầmlái, chứ không bơi chèo", "cấp tiền, cho kết quả, chứ không quan tâm làmnhư thế nào" Việc để các bộ phận chức năng tự quyết định việc phân bổnguồn lực một cách tối ưu nhất, để hiệu quả kinh doanh của công ty là caonhất là việc quan trọng trong sự thành, bại của doanh nghiệp.
1.2.2.6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức
* Vai trò của phối hợp: Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động củanhững con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện cóhiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức
* Mục tiêu của phối hợp là: đạt được sự thống nhất hoạt động củacác bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức
Việc công ty làm cho các bộ phận, các cá nhân trong các bộ phậnkhác nhau phối hợp với nhau để cùng thực hiện những công việc liên quantới sự vận hành hiệu quả tuyến xe buýt một cách hiệu quả nhất, là điềukiện quan trọng để xây dựng một tổ chức điều hành xe buýt đạt đượchiệu quả tối
ưu về mặt tài chính
* Các công cụ phối hợp:
- Các kế hoạch: là những công cụ vạch ra những việc sẽ làm trongtương lai và những cá nhân, những bộ phận nào cần phối hợp với nhau đểhoàn thành được các kế hoạch này Do đó, cần phải thông báo sớm chonhững bên liên quan chuẩn bị điều kiện tốt nhất để phối hợp hiệu quả nhất
- Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế-kỹ thuật: là thước do thành tích mà các
bộ phận hoàn thành Nó nói lên, để đạt được chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đó thìcác bộ phận cần phối hợp với nhau như thế nào?
- Cơ cấu tổ chức: phân tích các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, nhàquản lý biết được rằng các bộ phận mà họ xây dựng lên sẽ có sự phối hợp
Trang 13với nhau như thể nào trong quá trình vận hành tuyến xe buýt Từ đó, nhàquản lý lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp với tổ chức của mình nhất.
- Giám sát trực tiếp: là việc nhà quản lý trực tíêp giám sát các hoạtđộng của cấp dưới, buộc họ phải thực hiện công việc theo một khuôn khổthống nhất mà nhà quản lý đã dựng lên
- Công cụ hệ thống thông tin, truyền thông: dùng hệ thống thông tin,truyền thông để nói nên vai trò của sự phối hợp giữa các bộ phận, cá nhânvới lợi ích của tổ chức và lợi ích của mỗi cá nhân, bộ phận đó
- Văn hoá tổ chức: Hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩnmực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là xi măng chuẩn gắnkết các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhất
1.2.3 Những yêu cầu đối với công tác tổ chức
- Tính thống nhất trong mục tiêu: Với tuyến xe buýt thì tất cả các bộphận, các cá nhân hoạt động riêng rẽ đều phải góp phần vào việc thựchiện
mục tiêu chung của tổ chức là mục tiêu hiệu quả tối ưu nhất về mặt tàichính
và phục vụ tốt nhất nhu cầu đi lại của nhân dân
- Tính tối ưu: Việc xây dựng cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính tối ưu
về chi phí và hiệu quả công việc, có nghĩa là chi trả lương thấp nhất màhiệu quả công việc lại cao nhất
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo phối hợp tốt các hoạtđộng và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận
- Tính linh hoạt: Đảm bảo được cho tổ chức thích nghi được với bất
kỳ tình huống nào xẩy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường
- Tính hiệu quả: Đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức vớichi phí nhỏ nhất
Trang 141.2.4 Những nguyên tắc với công tác tổ chức
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Đảm bảo việc phân chia các
cá nhân, bộ phận với những quyền hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràngnhất
- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Việc giao quyềncho từng cá nhân, bộ phận phải tương xứng với nhiệm vụ để đảm bảo cho
họ khả năng thực hiện các kết quả mong muốn
- Nguyên tắc bậc thang: Đảm bảo rằng cấp dưới phải biết ai giaoquyền cho họ và những vấn đề vượt quá phạm vi quyền hạn của họ phảitrình cho ai
- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Việc nhiều nhà quản lý cùngđưa mệnh lệnh xuống một cấp dưới của mình thì không được mâu thuẫnmệnh lệnh với nhau
- Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Các quyết định theo phạm viquyền hạn của ai phải được chính người đó đưa ra chứ không được đẩylên
cấp trên
- Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Quyền hạn
là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách nhiệm
là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, do đó dẫn đến yêu cầu quyền hạn phảitương xứng với trách nhiệm
- Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: Cấp dưới phải chịutrách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp củamình, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi côngviệc, còn cấp trên không thể lẩn tránh trách nhiệm về các hoạt động đượcthực hiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức
- Nguyên tắc quản lý sự thay đổi: Để mà đảm bảo tính linh hoạt của
tổ chức cần đưa vào trong cơ cấu tổ chức các biện pháp và kỹ thuật dự
Trang 15đoán và phản ứng trước những thay đổi Giúp tổ chức có khả năng thíchnghi trước thách thức của những thay đổi về kinh tế, chính trị và xã hội.
1.3 ĐIỀU HÀNH
1.3.1 Khái niệm về điều hành
Điều hành là một chức năng quản lý nhằm tác động lên hành vi của
hệ thống, hướng hệ thống vào việc thực hiện mục đích và mục tiêu quản lýtheo kế hoạch, chiến lược đã định
Điều hành vừa là một hoạt động, vừa là một quá trình tác động củachủ thể quản lý từng bước biến mục đích, mục tiêu quản lý trở thành hiệnthực
1.3.2 Vai trò của điều hành
- Điều hành là chất keo liên kết các hoạt động riêng lẻ của tổ chức,hướng tất cả về mục tiêu chung, giúp cho tổ chức hoạt động nhịp nhàng, ănkhớp với nhau
- Điều hành sẽ cho ta thấy một cách tổng quan về toàn bộ hoạt độngcủa tổ chức, để từ đó có thể kịp thời bồi thường nhiễu khi cần thiết đảmbảo
- Điều hành với tuyến xe buýt là yếu tố then chốt đảm bảo cho tuyến
xe buýt hoạt động một cách liên tục, kịp thời; đảm bảo về thời gian, an toàn
và thái độ phục vụ
Trang 161.3.3 Mục tiêu của điều hành
Mục tiêu của điều hành tuyến xe buýt là đáp ứng tối đa nhu cầu đi lạicủa nhân dân và đảm bảo được hiệu quả tối ưu nhất về mặt tài chính cho tổchức
1.3.4 Nguyên tắc của điều hành
- Nguyên tắc cầm lái, chứ không bơi chèo
- Nguyên tắc cấp tiền, cho kết quả, không quan tâm việc làm như thếnào
- Nguyên tắc giao quyền, hơn là phục vụ
- Nguyên tắc kiếm tiền, hơn là chi tiêu
- Nguyên tắc phòng ngừa, hơn là chữa trị
- Nguyên tắc hoạt động theo hướng, hướng vào khách hàng
- Nguyên tắc biến đổi tổ chức theo hướng luật lệ
- Nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội: Hệ thống phápluật được xây dựng dựa trên nền tảng của các định hướng chính trị nhằmquy định những điều mà các thành viên trong xã hội không được làm và là
cơ sở để chế tài những hành động vi phạm các mỗi quan hệ mà pháp luậtbảo vệ
- Nguyên tắc tập trung dân chủ: Điều hành phải đảm bảo mỗi quan
hệ chặt trẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải được thực hiệntrong khuôn khổ tập trung Một mặt phát huy tính sáng tạo, đảm bảo quyền
tự chủ cho các đơn vị, các cấp, các thành viên Mặt khác, cần phải quản lýtập trung thống nhất quyền lực về trung tâm điều hành, công tác quản lýđiều hành cần phải được thống nhất từ trên xuống, quyền hạn và tráchnhiệm của các đơn vị thành viên phải được phân bổ một cách hợp lý
- Nguyên tắc kết hợp hài hoà các loại lợi ích: Điều hành tuyến xebuýt không những phải đảm bảo lợi ích cho các thành viên trong tổ chức
Trang 17mà lớn hơn là phải đảm bảo sự kết hợp hài hoà lợi ích của hành khách vàlợi ích chung của xã hội.
- Nguyên tắc chuyên môn hoá: Đòi hỏi việc điều hành phải đượcthực hiện bởi những người có chuyên môn được đào tạo, có kinh nghiệm
và khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách cóhiệu năng và hiệu quả Mặt khác, chuyên môn hoá sẽ đảm bảo tính liên tụccủa hệ thống, nhất là công tác quản lý điều hành gồm nhiều công đoạnphức tạp thì chuyên môn hoá sẽ giúp tổ chức giải quyết vấn đề được dễràng hơn
- Nguyên tắc tiếp kiệm và hiệu quả: Để thực hiện đúng nguyên tắcnày, nhà điều hành phải cân nhắc kỹ thu - chi trước khi đưa ra các quyếtđịnh có ảnh hưởng tới mặt tài chính của tổ chức
- Nguyên tắc hoàn thiện không ngừng: Trong nền kinh tế tri thức sôiđộng ngày nay Việc xuất hiện những công nghệ mới về điều hành là tấtyếu Các nhà điều hành tổ chức phải luôn tự hoàn thiện công nghệ điềuhành cho mình để đưa tổ chức phát triển vững chắc trong điều kiện môitrường biến động ngày nay
1.3.5 Nội dung của điều hành
Lập kế hoạch và tổ chức là hai quá trình còn nằm trên giấy tờ, chúngvạch ra mục tiêu và phương thức để thực hiện mục tiêu trong tương lai của
tổ chức Bởi vậy, chúng có vai trò rất quan trọng liên quan tới sự thànhcông hay thất bại của tổ chức Quá trình điều hành là quá trình tiếp theo củahai quá trình trên, điều hành là quá trình triển khai trên thực tế, cơ sở củađiều hành là kế hoạch và tổ chức Do vậy, nội dung của điều hành là thựchiện tất cả những công việc từ đơn giản đến phức tạp để đưa tổ chức đạtđược những mục tiêu định ra trong kế hoạch
Quá trình điều hành là quá trình phối hợp năm yếu tố: người điềuhành, người bị điều hành, mục tiêu của tổ chức, các nguồn lực và môi
Trang 18trường Trong cơ cấu tổ chức đã phân định rõ người điều hành và người bịđiều hành Công tác lập chiến lược, lập kế hoạch vạch ra những mục tiêucủa tổ chức và phương thức để thực hiện những mục tiêu đó Điều hành làquá trình sử dụng các nguồn lực để thực hiện mục tiêu trong điều kiện môitrường biến động Do vậy, quá trình điều hành đòi hỏi tính sáng tạo và linhhoạt cao trong quá trình dẫn dắt tổ chức đạt được những mục tiêu.
1.3.6 Các công cụ điều hành
- Công cụ pháp luật và quy định:
+ Pháp luật: Hệ thống các văn bản quy định pháp luật của nhà nước
có liên quan tới những mặt hoạt động của tổ chức
+ Quy định: Quy định của tổ chức, tạo lập khuân khổ pháp lý cho tổchức buộc mọi người trong tổ chức phải tuân theo
- Công cụ chiến lược, kế hoạch: Định hướng cho người các thànhviên trong tổ chức, nhằm cung cấp cho họ biết: Phải làm gì? Làm như thếnào? Làm bằng công cụ nào? Khi nào làm và ai làm?
- Công cụ giáo dục và tuyên truyền:
+ Giáo dục: Hướng các thành viên trong tổ chức thực hiện hoạt độngtốt hơn theo các định hướng trong chiến lược, kế hoạch của tổ chức
+ Tuyên truyền: Cung cấp thông tin nội bộ và môi trường có ảnhhưởng tới sự phát triển và tồn tại của tổ chức
- Quy chế xử lý vi phạm:
+ Các hình thức lỷ luật, khiển trách, cảnh cáo
+ Các hình thức xử lý vi phạm đối với công nhân lái xe và nhân viênbán vé
+ Các hình thức xử lý vi phạm đối với công nhân, các đơn vị phòngban khác
- Quy chế khen thưởng:
Trang 19+ Khen thưởng người lao động khi họ có những việc làm hợp đạo lý,
vì lợi ích của tổ chức được các cơ quan đại chúng đưa tin hoặc trực tiếpkhách đi xe khen ngợi (giúp đỡ hành khách, bảo vệ tài sản công, trả lại tàisản của hành khách bỏ quên,…)
+ Khen thưởng trong lao động sản xuất khi cán bộ công nhân viên cóthành tích xuất sắc, có tinh thần trách nhiệm, có sáng kiến hợp lý hoá sảnxuất, quản lý và đổi mới công nghệ, …
- Hợp đồng lao động giữa người lao động và công ty
Trang 20Theo quyết định thành lập, Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây cótrụ sở chính tại 112 Phố Trần Phú - Phường Văn Mỗ - Thị Xã Hà Đông -Tỉnh Hà Tây (km 10 đường Hà Nội - Hà Đông) Với diện tích sử dụng là4446m2 bao gồm: khu nhà điều hành, bến đỗ xe, xưởng sửa chữa, nhà nghỉ
Trang 21của công nhân Ngoài ra, công ty còn các chi nhánh dịch vụ chủ yếu hoạtđộng ở Hà Tây.
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là:
+ Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ca, xe buýt và vận tải hànghoá
+ Làm dịch vụ sửa chữa phương tiện vận tải đường bộ đáp ứng nhucầu nội bộ công ty và phục vụ các thành phần kinh tế khác
+ Kinh doanh đại lý xăng dầu, kinh doanh phụ tùng ôtô xăm lốp,dịch vụ rửa xe, thay dầu mỡ các loại xe cơ giới đường bộ
Nhiệm kỳ I giai đoạn 1999 đến 2004: Kinh doanh vận tải đường bộ(vận tải hành khách) chiếm 85% doanh thu của công ty; kinh doanh phụtùng ôtô, xăm lốp, dịch vụ sửa chữa, dịch vụ rửa xe, thay dầu mỡ và kinhdoanh đại lý xăng dầu chiếm 15% doanh thu của công ty trong đó kinhdoanh xăng dầu chiếm 10% doanh thu của công ty
Tính đến nay, không kể tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai thì công
ty đã mở được 36 tuyến xe chạy nội, ngoại tỉnh Hà Tây phục vụ nhân dân
đi lại bằng ôtô được thuận tiện Các tuyến xe của công ty hoạt động chủyếu ở các tuyến đường: quốc lộ 6A, quốc lộ 1A, quốc lộ 21A và một số cáctuyến đường khác
2.1.3 Kết quả đạt được
Nhiệm kỳ I (giai đoạn 1999 - 2004), công ty hoạt động trong điềukiện có nhiều khó khăn: Chịu sự cạnh tranh gay gắt của các công ty vận tảihành khách khác, giá cả biến động theo chiều hướng tăng (giá vật tư, phụtùng, nhiên liệu, phương tịên,…), … Nhưng công ty vẫn đạt được một sốchỉ tiêu kinh tế tích cực (bảng 2.1, trang 23)
Trang 22Năm 2001 công ty được bình xét là lá cờ đầu ngành giao thông vận
tải Hà Tây đựơc Uỷ ban nhân dân tỉnh tặng cờ thi đua xuất xắc
Năm 2001 công đoàn vận tải ôtô Việt Nam tặng cờ công đoàn cơ sở
có phong trào thi lái xe giỏi, an toàn
Năm 2003 công đoàn vận tải ôtô Việt Nam tặng cờ công đoàn cơ sở
có phong trào thi đua nâng cao chất lượng phục vụ hành khách
Năm 2004 công ty đựơc công nhận dẫn đầu khối vận tải ngành giao
thông vận tải Hà Tây
Đơn vị tính: Triệu đồng
NĂM
CHỈ TIÊU
NĂM 1999
NĂM 2000
NĂM 2001
NĂM 2002
NĂM 2003
NĂM 2004
Bảng 2.1: Các chỉ tiêu kinh tế của công ty
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU
HÀNH TUYẾN XE BUÝT NỘI TỈNH HÀ TÂY: HÀ ĐÔNG
-XUÂN MAI
Trước nhu cầu đi lại của nhân dân tăng cao trong những năm gần đây
và trước các tờ trình của các đơn vị kinh doanh vận tải ở Hà Tây về việc
mở các tuyến xe buýt trong nội tỉnh Hà Tây, Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tây
đã ban hành quyết định số 1782/QĐ-UBND về việc mở 2 tuyến xe buýt:
Hà Đông - Xuân Mai, Hà Đông - Tế Tiêu ngày 30 tháng 11 năm 2005
Quyết định này có nội dung gồm:
- Điều 1: Mở tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai quãng đường 27
km Về tuyến xe buýt, phương tiện, người lái, tần xuất chạy xe theo quy
Trang 23định của Bộ giao thông vận tải Sở giao thông vận tải chỉ đạo đơn vị vận tải
Thực hiện quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tây, Sở giaothông tỉnh Hà Tây phê duyệt phương án tổ chức vận chuyển khách bằngôtô buýt tuyến Hà Đông - Xuân Mai của Công ty cổ phần ôtô vận tải HàTây
Trước nhu cầu đi lại của nhân dân tăng cao trong những năm gầnđây, để đáp ứng nhu cầu đi lại thuận tiện bằng xe buýt cho nhân dân Công
ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây đã quyết định mở tuyến xe buýt Hà Đông Xuân Mai Được sự phê duyệt của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Sở giao thôngvận tải Hà Tây công ty đã mở tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai với tổng
-số xe dự kiến là 15 xe gồm hai loại xe: loại xe B40 và loại xe B55, giá vé là6000đ/HK/ Lượt Giờ xuất bến ở cả hai đầu tuyến Hà Đông, Xuân Mai là 5giờ sáng và giờ đóng bến cả hai đầu tuyến là 19giờ 15 phút Ban đầu công
ty đẩu tư 12 xe thực hiện 44 chuyến/ngày, 88 lượt/ngày đạt tần suất là 15đến 20 phút/chuyến
2.2.1 Công tác tổ chức tuyến xe buýt Hà Đông - Xuân Mai tại Công ty cổ phần ôtô vận tải Hà Tây
Trang 24Để điều hành tuyến xe buýt đạt hiệu quả cao, công ty đã phân côngnhiệm vụ cho mỗi bộ phận như sau:
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
2.2.1.1 Phòng tổ chức - lao động tiền lương (phòng tổ chức hành chính)
- Bố trí nhân sự đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của phương án sảnxuất kinh doanh Đến nay phòng đã xắp xếp đủ nhân viên lái xe và nhânviên bán vé xe buýt
- Quản lý về mặt hồ sơ, thủ tục hành chính đối với cán bộ công nhânviên
- Trực tiếp giải quyết và làm các thủ tục hành chính - tổ chức, phốihợp với các phòng ban giải quyết các công việc, các phát sinh hàng ngàytrên tuyến
PHÒNG
TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
BỘ PHẬN DỊCH VỤ
XƯỞNG SỬA CHỮA
ĐỘI CẤP XĂNG DẦU
ĐỘI SỬA CHỮA BẢO DƯỠNG
TỔ ĐIỀU
HÀNH
XE BUÝT
Trang 25- Lập phương án tiền lương và các chế độ khác đối với cán bộ côngnhân viên.
- Xây dựng nội quy kỷ luật của tuyến buýt, tổ chức kiểm tra, giámsát việc thực hiện các quy định về quản lý xe buýt của người lái và ngườiphục vụ trên xe
- Tham mưu cho giám đốc công ty về chuyên môn thực hiện các chế
độ quy định hiện hành và giải quyết các phát sinh hàng ngày
2.2.1.2 Phòng tài vụ (phòng kế toán tài vụ)
- Thực hiện công tác về quản lý tài chính như: Giao vé, thanh toán
vé, thu sản phẩm hàng ngày, xác nhận vào tờ lệnh của người bán vé phục
vụ trên xe đối với từng đầu xe khi hết ca làm việc
- Thường xuyên có các thông tin liên quan đến công tác giao nộp sảnphẩm cho các phòng ban liên quan đến công tác điều hành hàng ngày
- Lập phương án và thực hiện các chế độ thưởng phạt về tài chínhđối với cán bộ công nhân viên phục vụ trên tuyến
- Phối hợp với các phòng ban giải quyết các công việc, các phát sinhhàng ngày trên tuyến
- Tham mưu cho giám đốc công ty về chuyên môn thực hiện các chế
độ quy định hiện hành và giải quyết các phát sinh hàng ngày
Trang 26- Điều chỉnh biểu đồ chạy xe hàng ngày kịp thời, phù hợp trong điềukiện các phát sinh ảnh hưởng tới lịch trình chạy xe trên tuyến.
- Thông kê kết quả thực hiện phương án sản xuất kinh doanh hàngngày, hàng tháng để báo cáo lãnh đạo và thông tin thường xuyên cho cácphòng ban để phối hợp giải quyết các phát sinh
- Cấp lệnh vận chuyển cho các đầu xe hoạt động hàng ngày, kết hợpvới phòng tài vụ nghiệm thu lệnh hàng ngày với từng đầu xe, từng ca làmviệc
- Xây dựng nội quy trên xe buýt đối với lái xe, người phục vụ vàhành khách đi xe
- Tham mưu cho giám đốc công ty về chuyên môn thực hiện các chế
độ quy định hiện hành và giải quyết các phát sinh hàng ngày
2.2.1.4 Bộ phận kỹ thuật (xưởng sửa chữa)
- Tổ chức thực hiện quy chế khoán, quản lý, sửa chữa phương tiệntrong sản xuất kinh doanh tại công ty
- Hàng ngày đảm bảo cho các phương tiện trước khi tham gia hoạtđộng phải có đủ điều kiện về kỹ thuật, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ khi bàngiao phương tiện cho lái xe đưa phương tiện vào hoạt động Khi phươngtiện về địa điểm tập kết phải tổ chức kiểm tra, bàn giao giữa lái xe và tổbảo dưỡng sửa chữa
- Làm đầy đủ các thủ tục giấy tờ cần thiết cho phương tiện hoạt độngtheo quy định hiện hành
- Lập phương án và quy trình tổ chức công tác bảo dưỡng sửa chữathường xuyên, bảo dưỡng các cấp và sửa chữa lớn cho phương tiện
- Tính toán các thông số kỹ thuật để kết hợp với phòng kinh doanh,tài vụ xây dựng các định mức về tiêu hao nhiên liệu, định ngạch và kinhphí sửa chữa bảo dưỡng
Trang 27- Có kế hoạch cụ thể cho từng đầu xe để phòng kinh doanh, phòngtài vụ làm cơ sở lập phương án điều hành và tính toán kế hoạch chi phí.
- Báo cáo lãnh đạo, phòng kinh doanh các trục trặc kỹ thuật cần sử lýngay để có phương án thay thế kịp thời
- Tham mưu cho giám đốc công ty về chuyên môn thực hiện các chế
độ quy định hiện hành
2.2.1.5 Cửa hàng xăng dầu (bộ phận dịch vụ)
- Căn cứ vào lệnh vận chuyển cung cấp dầu hàng ngày theo địnhmức cấp phát của bộ phận kỹ thuật cho các xe trước khi hoạt động
- mở sổ theo dõi, ghi chép hoạt động cấp dầu của từng xe hàng ngày,cuối tháng thống kê lượng dầu cấp cho xe buýt để thanh quyết toán vớicông ty
2.2.1.6 Đối với công nhân lái xe và người phục vụ trên xe
* Đối với lái xe:
- Lái xe buýt phải thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định của công
ty, phải có thế chấp nhận xe đến 20 triệu đồng
- Khi vận hành phương tiện trên tuyến phải mặc đồng phục và đeophù hiệu của công ty cấp Có thái độ phục vụ chu đáo, tận tình, văn minh.Chấp hành nghiêm chỉnh luật giao thông đường bộ
- Thực hiện đúng hành trình, lịch trình được phân công chạy trêntuyến, dừng đỗ đúng điểm quy định, nghiêm cấm việc chạy vòng vo đónkhách
- Tuyệt đối lái xe không được tự ý thu tiền của hành khách
- Có ý thức giữ gìn bảo vệ phương tiện được giao sạch đẹp, chấtlượng kỹ thuật tốt Nếu để xảy ra việc làm hư hỏng phương tiện do chủquan thì phải chụi hoàn toàn trách nhiệm
- Khi đưa xe về địa điểm tập kết phải bàn giao cụ thể cho bộ phận kỹthuật để kiểm tra bảo dưỡng
