Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2

Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường là sự ra đời của nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp như ở nước ta hiện nay.

LỜI MỞ ĐÂU

Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường là sự ra đời của nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp như ở nước ta hiện nay Với xu hướng hội nhập Quốc tế (AFTA, APEC…) thì việc cạnh tranh gay gắt để tồn tại giữa các doanh nghiệp, giữa các sản phẩm cùng loại trên thị trường là không thể tránh khỏi

Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải thiết kế một cơ chế quản

lý chặt chẽ và hệ thống thông tin có hiệu quả Vì thế các doanh nghiệp đã sử dụng một trong những công cụ quan trọng nhất, hiệu quả nhất là hạch toán kế toán Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu của hoạt động sản xuất kinh doanh và thông tin cho các nhà quản trị một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời nhất Trong đó, kế toán nguyên vật liệu (NVL) được xác định là khâu trọng yếu của toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất

Nguyên vật liệu là yếu tố chính của quá trình sản xuất, có tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Đây còn là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp quan trọng phản ánh trình độ sử dụng vạt tư, trình độ tổ chức công nghệ sản xuất sản phẩm, là cơ sở để kế toán giá thành, tính đúng chi phí sản xuất cho từng đơn vị sản phẩm và tổng giá vốn hàng bán Các doanh nghiệp sử dụng càng nhiều loại NVL, chi phí NVL càng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm thì việc quản lý NVL, quản lý chi phí NVL càng đóng vai trò quan trọng Hay nói khác đi, công tác kế toán NVL, CCDC thực hiện một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một mục tiêu quan trọng giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động

Nhận thức rõ tầm quan trọng của NVL, công tác tổ chức kế toán NVL, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2 em đã chọn đề

tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2” để đi sâu nghiên cứu và làm chuyên đề tốt nghiệp.

Kết cấu luận văn được trình bày trong ba chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tịa công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược

sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của cô TS Trần Thị Nam Thanh và các thầy cô giáo trong khoa kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân , cũng như sự chỉ bảo và giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 đã giúp đỡ em trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên:

Phạm Ngọc Quang

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

1.1.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Công ty được tổ chức sản xuất theo 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng sản xuất chính và 1 phân xưởng sản xuất phụ Trong các phân xưởng lại được phân chia thành các tổ sản xuất:

- Phân xưởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền như: Vitamin, thuốc bổ, kháng sinh, thuốc giảm đau, glucoza…

- Phân xưởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên như: Tetacilin, vitamin B1, B6, Ampicilin, Pennicilin, kháng sinh, thuốc giảm đau…

- Phân xưởng hóa (chế phẩm): sản xuất các hóa chất, tinh dầu, nhỏ mũi, giảm đau, các loại cao xoa…

- Phân xưởng cơ khí (phân xưởng phụ): chuyên phục vụ, sửa chữa định

kỳ, thường xuyên, phục vụ điện nước và sản xuất hơi cho các phân xưởng sản xuất chính

Sản phẩm ngành dược là một loại hàng hóa đặc biệt, nó liên quan trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng người sử dụng Bởi vậy, quy trình công nghệ phải đảm bảo khép kín vô trùng theo đúng tiêu chuẩn dược Việt Nam

Những đặc điểm trên đã quy định về công nghệ sản xuất thuốc, quy trình được phân chia làm 3 giai đoạn:

+ Giai đoạn chuẩn bị: là giai đoạn xử lý vật liệu trước khi sản xuất.+ Giai đoạn sản xuất: dược liệu được pha chế, dập viên, cho vào ống và

in nhãn mác

+ Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: phòng KCS có nhiệm

vụ kiểm tra chất lượng thuốc sau đó nhập kho hay xuất bán trực tiếp

Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty như sau:

a Phân xưởng sản xuất thuốc tiêm: có 2 dạng dây chuyền ống 1ml và ống 250,500 ml

* Dây chuyền sản xuất thuốc tiêm ống 1ml

* Dây chuyền sản xuất thuốc tiêm ống 250ml, 500ml

b Phân xưởng thuốc viên

Sản xuất thuốc viên có 2 dây chuyền sản xuất thuốc viên nén và dây chuyền sản xuất thuốc viên bao

* Dây chuyền sản xuất thuốc viên nén

NVL

Soi in K.tra, đóng gói

Giao nhận Đóng hộp

Rửa ống

Soi in K.tra, đóng ống

Giao nhận Đóng hộp

Ống rỗng

* Dây chuyền sản xuất thuốc viên bao

c Phân xưởng hóa (chế phẩm)

1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Sản phẩm của công ty rất đa dạng phong phú nên NVL cũng rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa, thuốc là một sản phẩm đặc biệt,

nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của con người do đó đòi hỏi chất lượng cao Vì vậy, ngay từ khâu ban đầu của quá trình sản xuất là chuẩn bị NVL thì NVL phải đảm bảo chất lượng, phải có biện pháp quản lý chất lượng NVL tránh hư hỏng kém phẩm chất

Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí vền NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, chi phí NVL chính chiếm 70% đến 80% chi phí NVL dùng vào sản xuất Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành

Xay, rây

Đóng gói Kiểm tra

Giao nhận Đóng hộp

NVL

Xay, rây

Đóng gói Kiểm tra

Giao nhận Đóng hộp

NVL

Xử lý

Sấy khô Giao nhận

Đóng hộp NVL

sản phẩm Muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì cách tốt nhất là đảm bảo quản

lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả Do đó Công ty phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ

Về tình hình thu mua NVL: NVL của Công ty chủ yếu được mua ở các đơn vị trong nước, công ty thường có những khách hàng thường xuyên như: Công ty cổ phần Dược phẩm, Công ty cổ phần Dược phầm TW… với những nhà cung cấp thường xuyên thì công ty thường xuyên có kế hoạch thu mua cả năm gửi đến khách hàng để nhà cung cấp có điều kiện chuẩn bị cung cấp cho công ty, giúp công ty đảm bảo nguồn NVL thường xuyên Nhưng bên cạnh

đó, để đảm bảo cho việc hạ thấp giá thành thì công ty phải không ngừng tìm nguồn hàng mới để đáp ứng yêu cầu tốt nhất

Bên cạnh các đơn vị trong nước thì 1 số NVL Công ty phải nhập khẩu

từ nước ngoài Phòng Kế hoạch cung ứng của Công ty luôn thực hiện việc cung ứng, xây dựng kế hoạch thu mua dựa vào kế hoạch sản xuất phóng Kế hoạch tính toán số NVL cần mua trong tháng sau đó tổ chức thu mua

* Các đối tượng quản lý có liên quan đến NVL

Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên Để tăng cường tính tự động hóa của chương trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản Các loại đối tượng được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng

TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

* Công tác mã hóa kho của Công ty được quy định như sau:

Công ty có 16 kho được mã hóa theo tên viết tắt của người chịu trách nhiệm về kho hoặc địa chỉ kho

Ví dụ: Kho THUC là tên viết tắt của kế toán phần hành NVL là Thục Kho 2NK là tên viết tắt của địa chỉ kho số 2 Ngọc Khánh

* Xây dựng danh mục nguyên vật liệu

Các loại nguyên vật liệu có một vài đặc điểm giống nhau thì được nhóm lại với nhau và chúng có những đặc điểm riêng để phân biệt với các nhóm nguyên vật liệu khác Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng cho các đối tượng có cùng bản chất Việc xây dựng căn cứ vào từng nhóm vật tư NVL được mã hóa theo chữ cái đầu của người chịu trách nhiệm kho, tên nhóm NVL và số thứ tự NVL

Ví dụ: Mã vật tư được mã hóa như sau:

Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt

*Chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán NVL là Phiếu nhập kho,

Phiếu xuất kho

Việc khai báo các mã vật tư, kho… được tiến hành vào một lần đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm hoặc khi có một loại nguyên vật liệu mới phát sinh mà chưa có sẵn trong danh mục, thì kế toán lại tiến hành khai báo bổ sung thêm vào hệ thống danh mục đó

Tóm lại: mã hóa các đối tượng trong quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những

ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hóa giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng

1.1.3 Phân loai nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2:

2 Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế của vật liệu đối với quá trình sản xuất Vật liệu được chia thành các loại sau:

3 * Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên

THC1001

Số thứ tự NVL là 001 Quyển 1

Nhóm hóa chất Chữ cái đầu kho THUC

4 - Thuốc độc A: Atropin Sufat 1A, Andrenalin, Pavelin HCL 1A…

5 - Thuốc độc B: Aminazin, Dexammethazon, Prenisolon…

6 - Thuốc thường: Vitamin B1, B6, B12, Vitamin C…

7 - Thuốc hóa nghiệm: Amoniclorua, Tetracilin…

8 - Thuốc viên: Ampinicilin, Penicilin…

9 - Thuốc đông dược: Đại hồi, Bổ phế, Bổ thận âm…

10 - Thuốc tiêm: Demactrol, Gentamicin…

11 * Vật liệu phụ: chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất, tuy không tạo nên

thực thể sản phẩm nhưng làm tăng chất lượng NVL chính, phục vụ cho công tác quản lý, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản như: bông, nhựa, vải, mỡ, nhãn thuốc, dầu…

12 * Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng trực tiếp sản xuất

chạy máy: than đá, xăng công nghiệp, dầu tuốc bin…

13 * Phụ tùng thay thế: là những phụ tùng, chi tiết để thay thế, sửa chữa máy

móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bao gồm: thép ống mạ, vòng bi, đèn ống, đèn tuýp…

14 * Vật liệu xây dựng: là thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây

dựng cơ bản của Công ty, sửa chữa nhà làm việc của phân xưởng sản xuất như: gạch, xi măng, gỗ, cát…

15 * Vật liệu khác: là các vật liệu dùng cho việc sản xuất bao bì, đóng gói

như: chai, nút…

16 Cách phân loại vật liệu thông qua vai trò và công dụng kinh tế của Công

ty là cách phần loại mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng

17 Cách phân loại này giúp công ty đánh giá được vai trò, vị trí của từng loại vật liệu, từ đó xây dựng được các định mức tiêu hao Mặt khác, kế toán sẽ xác định được giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí NVL trong giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ chính xác hơn

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

1.2.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Sản phẩm của công ty rất đa dạng phong phú nên NVL cũng rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa, thuốc là một sản phẩm đặc biệt,

nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của con người do đó đòi hỏi chất lượng cao Vì vậy, ngay từ khâu ban đầu của quá trình sản xuất là chuẩn bị NVL thì NVL phải đảm bảo chất lượng, phải có biện pháp quản lý chất lượng NVL tránh hư hỏng kém phẩm chất.

Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí vền NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, chi phí NVL chính chiếm 70% đến 80% chi phí NVL dùng vào sản xuất Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm Muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì cách tốt nhất là đảm bảo quản

lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả Do đó Công ty phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ

Về tình hình thu mua NVL: NVL của Công ty chủ yếu được mua ở các đơn vị trong nước, công ty thường có những khách hàng thường xuyên như: Công ty cổ phần Dược phẩm, Công ty cổ phần Dược phầm TW… với những nhà cung cấp thường xuyên thì công ty thường xuyên có kế hoạch thu mua cả năm gửi đến khách hàng để nhà cung cấp có điều kiện chuẩn bị cung cấp cho công ty, giúp công ty đảm bảo nguồn NVL thường xuyên Nhưng bên cạnh

đó, để đảm bảo cho việc hạ thấp giá thành thì công ty phải không ngừng tìm nguồn hàng mới để đáp ứng yêu cầu tốt nhất

Bên cạnh các đơn vị trong nước thì 1 số NVL Công ty phải nhập khẩu

từ nước ngoài Phòng Kế hoạch cung ứng của Công ty luôn thực hiện việc cung ứng, xây dựng kế hoạch thu mua dựa vào kế hoạch sản xuất phóng Kế hoạch tính toán số NVL cần mua trong tháng sau đó tổ chức thu mua

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Đánh giá NVL là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định

1.2.2.1 NVL nhập kho

Vật liệu của Công ty được nhập từ các nguồn khác nhau với giá mua, chi phí vận chuyển cũng khác nhau NVL của Công ty chủ yếu là mua ngoài

và một số gia công tự chế hoặc thuê ngoài gia công

* Đối với vật liệu mua ngoài: đây là nguồn vật liệu lớn, chiếm tỷ trọng

cao trong tổng số NVL nhập kho

+ NVL mua ngoài trong nước: giá trị NVL được tính như sau:

= +

Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 36511 ngày 29/12/2009 mua 2.200g Acid Acitric của cửa hàng An Phú, thực nhập là 2.200kg, giá ghi trên hóa đơn là 2.200.000 đ (chưa có thuế)

Vậy giá vốn thực tế của 2.200kg Acid Acitric là 2.200.200đ

+ NVL nhập khẩu từ nước ngoài:

= + Thuế nhập khẩu

Ví dụ: Theo hóa đơn số IN 12945/12/12 mua Salbutanol Sulphate của hãng Schweizerhall: 57 kg, giá mua ghi trên hóa đơn là 7.500USD (đổi thành tiền Việt Nam là 120.937.500đ), giá CIF cảng Hải Phòng

Giá NVL được tính cụ thể cho từng thứ vật tư:

- Ngày 15/12/2009 xuất 766g

- Ngày 20/12/2009 xuất 58g

- Ngày 25/12/2009 xuất 2 983g

- Ngày 30/12/2009 xuất 100g

Biểu 2.1

HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Dùng cho khách hàng)

Ngày 11 tháng 12 năm 2009

Mẫu số 01 GTKT – 3LL No: 58046

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật tư Hải Phòng

Địa chỉ: Số 27 Ngõ 192 Lê Trọng Tấn – Q.Thanh Xuân – HN

Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 3 547 000

Tổng cộng tiền thanh toán 41 997 500

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi mốt triệu chín trăm chín bảy ngàn năm trăm đồng

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ

tên)

Biểu 2.2

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số 05 – VT

Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2Ngày: 11/12/2009

Căn cứ vào hóa đơn 58046 ngày 11/12/2009 của Công ty TNHH Vật tư Hải Hoàng

Ban kiểm nghiệm gồm:

1 Ông Nguyễn Huy Sơn: Cán bộ phòng KHCƯ – Trưởng ban

2 Ông Phạm Hùng: Phòng KCS - Ủy viên

3 Bà Nguyễn Thị Thanh: Thủ kho: Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư như sau:

Tên vật

Phương thức kiểm nghiệm

Số lượng theo chứng từ

Số lượng thực tế kiểm nghiệm

Số lượng đúng quy cách

Số lượng không đúng quy cách

Ủy viên (Ký tên)

Trưởng ban (Ký tên)

Kho nhập: Kho THUC

STT Tên vật tư TK vtư Mã vtư ĐVT Số

lượng Giá Thành tiền

Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách Người nhận Thủ kho

Vậy giá thực tế xuất dùng là:

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

Sơ đồ 1.3.1: Hệ thống tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần Dược phẩm

Trung ương 2

Giám đốc Ban kiểm soát

Trợ lý giám đốc phụ trách KH-CN

Phân xưởng

thuốc

tiêm

Phân xưởng chế phẩm

Phân xưởng

cơ điện

Phòng nghiên cứupháttriển sản phẩm

Phòng kiểm tra chất lượng

Phòng đảm bảo chất lượng

Phòng tài chính

kế toán

Phòng

tổ chức hành chính bảo vệ

Phòng thị trường

Phòng bảo vệ

Hiện nay công ty có tổng số lao động là trên 500 người, trong đó có khoảng hơn 200 người có trình độ Đại học, Cao đẳng Công ty đang thiết lập một bộ máy quản lý trực tuyến đa chức năng Bộ máy quản lý của công ty là tập thể lãnh đạo, cấp dưới chịu sự quản lý của cấp trên trực tiếp.

Đại hội đồng cổ đông đứng đầu công ty Đại hội đồng cổ đông sẽ họp

mỗi năm một lần để tổng kế lại năm trước và bàn bạc và đưa ra quyết định về những vấn đề quan trọng trong công ty như: chiến lược phát triển của công ty, các vấn đề về kế hoạch trong năm tới, các mục tiêu phát triển của công ty…

Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu và chịu trách nhiệm

cao nhất để lãnh đạo công ty Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên: 1 chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành công ty, 1 phó chủ tịch kiêm Kế toán trưởng và

3 thành viên ở mảng kinh doanh, kỹ thuật và sản xuất Hội đồng quản trị có nhiệm vụ thực hiện các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm có 3 người trong

đó trưởng ban chính là phó phòng tài chính – kế toán Ban kiểm soát có nhiệm

vụ kiểm tra tính hợp lý trong quản lý điều hành sản xuất, tính chính xác và hợp lý trong ghi sổ và lập báo cáo tài chính

Ban giám đốc gồm có 1 giám đốc, 1 phó giám đốc và 1 trợ lý giám

đốc Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, là người có trách nhiệm báo cáo lại kết quả hoạt động kinh doanh cho Đại hội đồng cổ đông và các nhân viên của công ty Dưới Giám đốc là một phó giám đốc phụ trách sản xuất, và một trợ lý giám đốc phụ trách khoa học công nghệ giúp việc cho Giám đốc

Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm có nhiệm vụ nghiên cứu các

mặt hàng sản xuát cụ thể đó là việc nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới, cải tiến các sản phẩm cũ; theo dõi quy trình tiêu thụ sản phẩm; nghiên cứu và đổi mới công nghệ

Phòng kiểm tra chất lượng (KCS) có nhiệm vụ kiểm tra nguyên vật

liệu đầu vào về cả chất lượng và số lượng Đồng thời, phòng cũng có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định chất lượng của sản phẩm đầu ra

Phòng đảm bảo chất lượng có nhiệm vụ xây dựng các tiêu chuẩn về

chất lượng sản phẩm theo các tiêu chuẩn sản xuất thuốc, xây dựng các định mức kỹ thuật

Phòng tổ chức hành chính bảo vệ gồm 4 phòng: phòng tổ chức lao

động, phòng hành chính, phòng y tế và phòng bảo vệ Phòng có nhiệm vụ sắp xếp nhân sự, quản trị nhân sự, các chính sách về người lao động, chăm sóc sức khỏe các cán bộ cong nhân viên Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ xây dựng và tham mưu cho Giám đốc các chính sách về lương, thưởng và bảo hiểm Phòng bảo vệ có trách nhiệm bảo vệ mọi tài sản của công ty, kiểm tra giấy tờ xuất trình của mọi người khi ra vào công ty

Phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, lao động,

tiền lương… Bên cạnh đó phòng cũng chịu trách nhiệm thu mua, quản lý vật

tư đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và kịp thời cho sản xuất

Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế

toán, lập các báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin kế toán kịp thời cho các nhà quản lý…

Phòng thị trường có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về xây dựng

chiến lược kinh doanh và tiếp thị sản phẩm của công ty Đồng thời, phòng thị trường cũng có trách nhiệm phân phối các sản phẩm do công ty sản xuất, theo dõi các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm và quản lý các chi nhánh, nhà thuốc, quầy thuốc của công ty

1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 trong những năm gần đây

Bảng1.4.Kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

2.1.1 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty áp dụng phương pháp mở thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, trình tự được tiến hành như sau:

Tại kho: Thủ kho mở “Thẻ kho” (Biểu 2.4) để theo dõi chi tiết cho từng loại NVL, mỗi loại ghi trên một tờ thẻ và chỉ theo dõi mặt số lượng Hằng ngày, khi NVL mua về thì tiến hành công tác nhập kho, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL ghi trên số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và tính ra số tồn Định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho Song ở Công ty việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại vật liệu, kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức nên Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kho vào cuối năm

Biểu 2.4

THẺ KHO

Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

Ngày lập thẻ: 01/12/2009Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Acid citric TK

Biểu 2.5

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Kho: THUC- Kho ThụcVật tư: THC1003- Acid citric

Đvt: gTK: 152

Người lập biểu(Ký, họ tên)

Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” (Biểu 2.8) để theo dõi tình hình N-X-T kho theo hiện vật và giá trị Sau khi nhận được các chứng ở kho, kiểm tra và sắp xếp chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ để tiến hành nhập liệu Ngày nhập chứng từ, nội dung nhập liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển đến các sổ chi tiết, sổ tổng hợp như: Sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tổng hợp hàng nhập, bảng tổng hợp hàng xuất, sổ tổng hợp chữ T, sổ cái TK 152…

Phần mềm kế toán VASJ có thể lập các sổ chi tiết, báo cáo tổng hợp theo đối tượng, theo tổng hợp tài khoản… tại bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu (sau khi hạch toán) Tùy theo yêu cầu quản lý mà NVL xem, in ra những mẫu biểu cần thiết

2.1.2 Chứng từ sử dụng:

Biểu 2.5

HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Dùng cho khách hàng)

Ngày 11 tháng 12 năm 2009

Mẫu số 01 GTKT – 3LL No: 58046

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật tư Hải Phòng

Địa chỉ: Số 27 Ngõ 192 Lê Trọng Tấn – Q.Thanh Xuân – HN

Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 3 547 000

Tổng cộng tiền thanh toán 41 997 500

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi mốt triệu chín trăm chín bảy ngàn năm trăm đồng

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.6

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số 05 – VT

Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2Ngày: 11/12/2009

Căn cứ vào hóa đơn 58046 ngày 11/12/2006 của Công ty TNHH Vật tư Hải Hoàng

Ban kiểm nghiệm gồm:

1 Ông Nguyễn Huy Sơn: Cán bộ phòng KHCƯ – Trưởng ban

2 Ông Phạm Hùng: Phòng KCS - Ủy viên

3 Bà Nguyễn Thị Thanh: Thủ kho: Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư như sau:

Tên vật

Phương thức kiểm nghiệm

Số lượng theo chứng từ

Số lượng thực tế kiểm nghiệm

Số lượng đúng quy cách

Số lượng không đúng quy cách

Trưởng ban (Ký tên)

Kho nhập: Kho THUC

STT Tên vật tư TK vtư Mã vtư ĐVT Số

lượng Giá Thành tiền

Biểu 2.8

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2 Mẫu số 04 -VT

PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC

Ngày… tháng 12 năm 2009

Bộ phận sử dụng: PX ViênXuất tại kho: THUC

Biểu 2.9

PHIẾU XUẤT KHO Số: 13 Mẫu số 02 - VT

Ngày 15 tháng 12 năm 2009 Nợ TK 6213

Có TK 1521Xuất tại kho: THUC

Lý do xuất: Xuất NVL chính cho sản xuất sản phẩm PX Hóa

Thực xuất

Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách Người nhận Thủ kho

Người mua hàng: Phạm Văn Huy

Đơn vị mua hàng: Công ty cổ phần dược Vật tư Y tế Thanh Hóa

Thành tiền (đồng)

Codein phosphat g 5 000 10 000 50 000 000

Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 2 500 000

Tổng cộng tiền thanh toán 52 500 000

Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu., ghi rõ họ tên)

2.1.3 Sổ kế toán chi tiết:

Công ty áp dụng phương pháp mở thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, trình tự tiến hành như sau:

- Tại kho: Thủ kho mở “Thẻ kho” (Biểu 2.3) để theo dõi chi tiết cho

từng loại NVL, mỗi loại ghi trên một tờ thẻ và chỉ theo dõi về mặt số lượng Hằng ngày, khi NVL mua về thì tiến hành công tác nhập kho, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL ghi trên số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và tính ra số tồn Định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho Song ở Công ty này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại vật liệu, kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức nên Công ty chỉ thực hiện kiểm kho vào cuối năm

- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”

(Biểu 2.4) để theo dõi tình hình N- X – T kho theo hiện vật và theo giá trị Sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kiểm tra và sắp xếp chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ để tiến hành nhập liệu Ngày nhập chứng từ, nội dung nhập liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển đến các sổ chi tiết, sổ tổng hợp hàng nhập, bảng tổng hợp hàng xuất, sổ tổng hợp chữ T, sổ cái TK 152…

Phần mềm kế toán VASJ có thể lập các sổ chi tiết, báo cáo tổng hợp theo đối tượng, theo tổng hợp tài khoản… tại bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu (sau khi hạch toán) Tùy theo yêu cầu quản lý mà kế toán NVL xem, in ra những mẫu biểu cần thiết

Muốn xem, in các sổ sách, báo cáo, người sử dụng vào giao diện phần

mềm VASJ, nhấn “Báo cáo hàng tồn kho”, chọn loại sổ cần xem, khai báo

các số liệu cần thiết để xem chi tiết

Ví dụ: Muốn xem “Bảng tổng hợp N – X – T” nhấn vào “Báo cáo hàng

tồn kho”, chọn loại sổ cần xem, sau đó khai báo các số liệu cần thiết ở giao

Biểu 2.11

THẺ KHO

Đơn vị: Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2

Ngày lập thẻ: 01/12/2009Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Acid citric TK

Biểu 2.12

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Kho: THỤC – Kho ThụcVật tư: THC1003 – Acid citric

Đvt: g TK: 1521

Đơn giá

11/12/09 PN1216

Công ty TNHH XNK TB Vật tư Hải Hoàng

Ngày… tháng… năm… Người lập biểu

Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép về tình hình nhập xuất NVL trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị.

Do đặc điểm của Công ty là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn, NVL nhiều chủng loại nhập từ nhiều nguồn bên ngoài, để thuận lợi cho việc quản

lý, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh liên tục

về giá N – X – T Phương pháp này theo dõi được chính xác tuy nhiên mất nhiều thời gian

Kế toán tổng hợp của Công ty sử dụng một số tài khoản và số kế toán:

- Về tài khoản:

TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2

2.2.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm

TW 2:

Nguồn NVL của Công ty có thể mua trong nước hoặc nhập khẩu.Phương thức thanh toán của Công ty: có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, bù trừ, trả chậm cho người cung cấp Nhưng dù theo dõi theo phương

pháp nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên “Sổ chi tiết thanh toán với người

bán” (Biểu 2.9), cuối tháng số tổng cộng trên sổ “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu 2.9) là căn cứ chuyển lên “NKCT số 5” (Biểu 2.10),

“NKCT số 5” theo dõi từng người bán hoặc từng nhân viên tiếp liệu thường

tạm ứng vật tư

* Mua ngoài trong nước

a Trường hợp trả tiền ngay Công ty vẫn hạch toán ban đầu như trường hợp trả chậm

Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:

Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Phải trả người bánCăn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, kế toán tiến hành nhập vào máy Nếu thanh toán tiền mặt, định khoản:

Nợ TK 331

Có TK 112Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng thì kế toán ghi theo định khoản:

Nợ TK 331

Có TK 131

Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng, định khoản:

Nợ TK 331

Có TK 311

b Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng

Tại Công ty, việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên

sổ chi tiết thanh toán với người bán, cán bộ cung tiêu đóng vai trò như một hộ bán hàng cho Công ty

Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng với chủng loại và số lượng cần dùng đưa lên phòng kế hoạch cung ứng, phòng kế hoạch cung ứng

sẽ xem xét và duyệt để chuyển sang phòng Tài chính kế toán, kế toán trưởng

ký rồi mới lên phiếu chi theo định khoản:

Nợ TK 331 (Chi tiết cho người tạm ứng)

Có TK 111Khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán định khoản:

Nợ TK 152

Nợ TK 133

Có TK 331 (Chi tiết cho người tạm ứng)Chi phí vận chuyển khi mua vật liệu, việc hạch toán chi phí mua hàng được phản ánh trực tiếp trên NKCT số 1 theo định khoản:

Nợ TK 152

Có TK 111(Tháng 12 không có CPVC)

Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu)

Nếu NVL nhập khẩu phải chịu thuế TTĐB thì số thuế TTĐB phải nộp được phản ánh vào giá gốc NVL nhập khẩu:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (bao gồm cả thuế TTĐB)

Khi xuất kho NVL để tự chế biến, định khoản:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (1546)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệuKhi nhập kho NVL đã tự chế:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (1546)

Kế toán nhập vào máy các phiếu nhập kho, sau khi nhập liệu máy sẽ ghi vào các sổ “Sổ chi tiết NVL” (Biểu 2.8), “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu 2.9), “NKCT số 5” (Biểu 2.10), “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn” (Biểu 2.15), “Bảng tổng hợp hàng nhập” (Biểu 2.16), “Sổ tổng hợp chữ

T của một tài khoản” (1511, 1522…) (Biểu 2.18), “Sổ cái tài khoản” (1521, 1522…) (Biểu 2.19)

Biểu 2.13

TRÍCH SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tháng 12 năm 2009Đối tượng: Công ty TNHH XNK Vật tư Hải Hoàng

32500 000

1 625 00011/12/2009 5804

6 11/12 Glycerin 250x23000 thuế suất

1521133

5 750 000

287 50011/12/2009 5804

6 11/12

Acid citric TK 2000x100 thuế suất 5%

1521133

Biểu 2.14

TRÍCH SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tháng 12 năm 2009Đối tượng: Anh Nam