Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty TNHH Thanh Huyền Trang

Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều phải chịu sự chi phối của quy luật cung cầu, quy luật đào thải, quy luật cạnh tranh gay gắt và phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều phải chịu

sự chi phối của quy luật cung cầu, quy luật đào thải, quy luật cạnh tranh gay gắt

và phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình Để tồn tại và pháttriển được thì điều quan trọng trước tiên là các doanh nghiệp phải tiêu thụ đượcsản phẩm hàng hóa hay nói cách khác là phải bán được hàng hóa Đối với mỗidoanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp thương mại điều này có ý nghĩa hếtsức quan trọng bởi mọi nguồn lợi nhuận trong doanh nghiệp thương mại đềuxuất phát từ việc bán hàng Hoạt động bán hàng sẽ quyết định đến sự thành cônghay thất bại trong kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp thương mại chính

là cầu nối giữa các nhà sản xuất với người tiêu dùng, giữ vai trò phân phối lưuthông hàng hóa thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội Sự phát triển của cácdoanh nghiệp thương mại góp phần làm cho sản xuất trong nước phát triển, hànghóa ngày càng đa dạng phong phú về chủng loại, mẫu mã, chất lượng được đảmbảo

Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại có thể được hiểu là việc dựtrữ và bán ra các loại thành phẩm, hàng hóa trong đó bán hàng là khâu cuối cùng

và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trình kinh doanh Khi mà cácdoanh nghiệp phải tự hạch toán kinh doanh, tự chịu trách nhiệm về mọi quyếtđịnh của mình thì tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sựsống còn của mỗi doanh nghiệp Chỉ khi bán được hàng thì mới bảo toàn và tăngnhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa

vụ với nhà nước, cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ công nhân viên,

doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích lũy mở rộng phát triển sản xuất kinhdoanh.

Như vậy trong hoạt động kinh doanh thương mại muốn quay vòng vốn nhanh,thu lợi nhuận nhiều thì các nhà quản trị doanh nghiệp cần luôn nắm bắt nhu cầuthị trường để có chiến lược phát triển phù hợp Đó chính là lý do mà các nhàquản lý doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp quản lýnhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa Việc tổ chức hợp lý quá trình hạchtoán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa là yêu cầu hết sức cần thiết với bất cứdoanh nghiệp nào Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động kinh doanh

có vai trò hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại là một trongnhững thành phần chính của công tác kế toán

Từ khi đi vào hoạt động Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang luôn cố gắng ápdụng các chế độ kế toán mới của Bộ tài chính ban hành như các chuẩn mực kếtoán cũng như các thông tư hướng dẫn kế toán thực hiện các chuẩn mực kế toánban hành nhằm hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán đáp ứng yêu cầu pháttriển kinh tế trong quá trình đổi mới, mở cửa và hội nhập quốc tế nhằm đạt được

sự đánh giá trung thực, hợp lý, khách quan về thực trạng tài chính và kết quảkinh doanh của doanh nghiệp

Nội dung của Báo cáo thực tập tổng hợp ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3phần chính:

Chương I: Tổng quan về đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý

hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Thanh Huyền Trang

Chương II: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty TNHH

Thanh Huyền Trang

Chương III: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty

TNHH Thanh Huyền Trang

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THANH HUYỀN TRANG.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thanh Huyền Trang.

Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang kinh doanh các sản phẩm của Nhà máy Bia

Hà Nội, Nhà máy Bia Heineken, Nhà máy Rượu Hà Nội, kinh doanh các loạinước giải khát, nước khoáng Công Ty được thành lập vào ngày 29 tháng 12 năm2003

Tiền thân của Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang chỉ là một đại lý bán lẻ Bia,Rượu, nước giải khát với tên là Đại Lý Huyền Trang được thành lập từ năm

1994 hoạt động theo hình thức bán đúng giá hưởng hoa hồng, không có bộ máyquản lý và con dấu riêng

Đến năm 2003 sau nhiều năm hoạt động thị trường tiêu thụ của công ty ngàycàng được mở rộng quy mô của đại lý không đủ cung ứng cho khách hàng với sốlượng lớn Đại lý Huyền Trang đã quyết định mở rộng quy mô kinh doanh thànhCông Ty TNHH Thanh Huyền Trang

Công ty TNHH Thanh Huyền Trang được tổ chức lại và thành lập theo Giấyphép đăng ký kinh doanh số 0102010729 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố

Hà nội cấp ngày 29 tháng 3 năm 2003

Vốn điều lệ của công ty: 1000 000 000 VNĐ

Đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 29 tháng 12 năm 2003

Đăng ký thay đổi lần thứ nhất vào Ngày 02 tháng 11 năm 2006

Tên giao dịch: Thanh Huyen Trang Company Limited.

Tên viết tắt: Thanh Huyen Trang CO.,LTD

Trụ sở chính: Số 18 Ngõ 1 Phố Nguyễn Khánh Toàn, phường Dịch Vọng, QuậnCầu Giấy, Hà Nội

Số điện thoại: 04 37676162 hoặc 04 37676234

Theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102010729 Ngành nghề đăng ký kinhdoanh của công ty là:

- Mua bán Rượu, Bia, Nước giải khát, Đường sữa, Bánh kẹo, Văn phòngphẩm, Đồ dùng cá nhân và Đồ gia dụng gia đình

- Mua bán lương thực, thực phẩm, công nghệ phẩm

- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa

Công ty có một kho chứa hàng đặt tại số 71/76 Phố Linh Lang – Cống Vị - BaĐình – Hà Nội Tại kho có chứa hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh củacông ty với 5 nhân viên làm nhiệm vụ bảo vệ và xuất, nhập kho

Mục tiêu hoạt động của công ty là cung cấp các sản phẩm đến tay người tiêudùng với mức giá thấp nhất, nâng cao uy tín của công ty, tối đa hóa lợi nhuận,tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, tăng lợi tức chocác cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển công tyngày càng lớn mạnh và mở rộng thị trường tiêu thụ

Đến nay sau 15 năm hoạt động Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang đã đứngvững trên thị trường và có uy tín với khách hàng Hiện tại Công ty đã là đại lýchính thức của Nhà máy Bia Hà Nội, Đại lý của Nhà máy Bia Heineken và Đại

lý của Nhà máy Rượu Hà Nội Ngoài ra còn là đại lý của Công Ty Coca ViệtNam và Công Ty Vital, Công Ty Lavi

Đặc biệt năm 2009 vừa qua Công ty còn được làm đại lý chính thức của hãngBia Bitburger là hãng bia mới có mặt trên thị trường Việt Nam từ tháng 9 năm

2009 và được nhập khẩu từ nước Đức

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuât kinh doanh của Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang.

1.2.1.Chức năng và nhiệm vụ của Công Ty.

* Chức năng của Công ty:

- Lựa chọn ngành nghề và quy mô kinh doanh theo đăng ký kinh doanh

- Lựa chọn hình thức và cách thức huy động vốn nhằm phát triển hoạt động kinhdoanh

- Lựa chọn khách hàng, cách tiếp thị, giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng

- Tuyển dụng lao động và thuê mướn lao động theo yêu cầu của hoạt động kinhdoanh

- Xây dựng và áp dụng các định mức về lao động, đơn giá tiền lương, tiềnthưởng trên hiệu quả công việc để khuyến khích tăng năng suất lao động

- Tổ chức vận chuyển, kinh doanh tiêu thụ các sản phẩm của Nhà máy Bia HàNội, Bia Heineken, Nhà máy Rượu Hà Nội, Nước khoáng, Nước giải khát

- Tổ chức xây dựng mạng lưới kinh doanh tiêu thụ các sản phẩm của Nhà máyBia, Rượu, Nước giải khát, Nước khoáng

* Nhiệm vụ của Công ty:

- Sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề ghi trong giấy phép đăng ký kinhdoanh

- Đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ theo quy định

- Tuân thủ đúng chế độ kế toán theo quy định hiện hành

- Chấp hành các quy định của nhà nước về chế độ tuyển dụng lao động, quản lý

và sử dụng lao động

- Bảo đảm quyền và lợi ích của người lao động theo quy định của luật lao động

- Phát triển mạng lưới bán buôn, bán lẻ các sản phẩm Bia, Rượu, Nước giải khát,Nước khoáng

- Thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn, quy định, quy trình của hệ thống quản lý

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuât kinh doanh của Công Ty.

Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang được tổ chức và hoạt động theo luật doanhnghiệp do vậy công ty thuộc sở hữu của cá nhân, có bộ máy quản lý và có condấu riêng Công ty do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộtài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp

Công ty TNHH Thanh Huyền Trang chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thươngmại, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là kinh doanh các sảnphẩm của Nhà máy Bia, Rượu, Nước giải khát, Nước khoáng

Bia được cung cấp tới khách hàng dưới 2 dạng: Bia lon và Bia chai

Rượu gồm có Rượu chai và Rượu can

Các loại nước giải khát gồm 2 dạng: dạng lon và dạng bình

Nước khoáng gồm có: Nước khoáng đóng chai và Nước khoáng bình Nướckhoáng đóng chai gồm có loại chai 330ml và chai 500ml Nước khoáng bìnhgồm có loại bình 1,5l ; bình 5l và bình 19,5l

Những mặt hàng của công ty thường có đặc điểm là:

- Hàng hóa thường có kích thước nhỏ thuận tiện trong việc bảo quản trong khobãi và dễ vận chuyển, được đảm bảo an toàn vể chất lượng

- Thời gian vận chuyển ngắn và chi phí vận chuyển thấp

Để có được nguồn hàng hóa trên doanh nghiệp dựa vào các nguồn cung cấpchính đó là Nhà máy Bia Hà Nội, Nhà máy Rượu Hà Nội, Công Ty nước khoángLavi, Công Ty nước khoáng Vital, Công ty Coca

Việc kinh doanh các mặt hàng có chất lượng cao của các nhà cung cấp có uy tín

đã giúp công ty nâng cao được sức cạnh tranh của mình với các doanh nghiệpkhác

1.2.3 Đặc điểm tổ chức tiêu thụ sản phẩm của công ty

Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa của công ty: Công ty TNHH Thanh Huyền Trang làcông ty kinh doanh thương mại với các mặt hàng cung ứng đó là các sản phẩmBia, Rượu, Nước khoáng, Nước giải khát… Vì vậy việc tiêu thụ hàng hóa có ýnghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty Nhằm đạtđược mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận công ty đã áp dụng các hình thức tiêu thụnhư:

Trong quá trình bán hàng công ty luôn có các chính sách hợp lý trong việc tiêuthụ hàng hóa như:

- Giảm giá hàng bán và Chiết khấu bán hàng cho khách hàng

- Giảm giá với những khách hàng mua với số lượng lớn, thanh toán ngay, thanhtoán tốt hàng tháng

- Chấp nhận cho khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản hoặc

ký nhận nợ thanh toán theo tháng, thanh toán gối mã

- Bán theo chương trình khuyến mại khi có chương trình khuyến mại của Nhàmáy như chương trình mua 50 tặng 1 hoặc 100 tặng 1

Khi các hợp đồng kinh tế được ký kết về mặt số lượng, chủng loại và chất lượngcủa sản phẩm thì phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công Ty

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy của Công ty

Là một công ty được thành lập theo vốn góp của các cổ đông nên bộ máy hoạtđộng của công ty không cồng kềnh, luôn năng động để có hiệu quả hoạt độngcao nhất trên cơ sở chi phí thấp nhất Để thực hiện được chức năng nhiệm vụ nêutrên các phòng ban của công ty luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, tươngtác qua lại lẫn nhau tạo thành một thể thống nhất trong mọi hoạt động tổ chứckinh doanh, giúp cho công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển Sự phối hợpphân công nhiệm vụ của từng phòng ban trong bộ máy được quy định chặt chẽbằng hệ thống văn bản và điều lệ công ty đó là điều kiện đảm bảo cho sự hoạtđộng nhịp nhàng thông suốt của các bộ phận phòng ban trong bộ máy điều hành

và quản lý của công ty

1.3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Thanh Huyền Trang

GIÁM ĐỐC

Phụ trách giao dịch với kháchhàng

Phụ trách kinh doanh Bia

Phụ trách kinh doanh Nước khoáng

Phòng Marketting

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Phòng Tài Chính

Kế Toán

Phòng Tổ ChứcHành Chính

PHÓ GIÁM ĐỐC

MARKETTING

Phòng Kinh Doanh

1.3.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận trong Công ty.

- GIÁM ĐỐC: Là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm về toàn bộ mọi hoạt

động của công ty, là người có quyền quyết định cao nhất đối với các hoạt độngcủa công ty Đồng thời Giám Đốc là đại diện pháp nhân của công ty trước phápluật chịu trách nhiệm trước pháp luật về những quyết định của mình

- PHÓ GIÁM ĐỐC: Các Phó Giám Đốc công ty có trách nhiệm giúp Giám Đốc

công ty trực tiếp chỉ đạo quản lý, điều hành thường xuyên các mặt công tác đượcphân công và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc công ty về các mặt công tác đó.Các Phó Giám Đốc thay mặt Giám Đốc giải quyết các công việc của Công ty khiGiám Đốc đi vắng

+ Phó Giám Đốc Kinh Doanh: Có nhiệm vụ giúp Giám Đốc chỉ đạo, giám sát,

triển khai toàn bộ công việc có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công tynhư: trợ giúp Giám đốc lập kế hoạch, triển khai các kế hoạch kinh doanh, tiêuthụ sản phẩm thông qua phòng kinh doanh Trực tiếp phụ trách bộ phận tiêu thụ,duy trì và phát triển hoạt động tiêu thụ của công ty duới sự chỉ đạo của Giámđôc

+ Phó Giám Đốc Marketing: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc chỉ đạo giám sát,

nghiên cứu và phát triển thị trường tiêu thụ cho công ty

- Trưởng các phòng: chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về mặt quản lý hành

chính chuyên môn nghiệp vụ được giao, phân công theo dõi kiểm tra cán bộcông nhân viên của phòng, thực hiện các nhiệm vụ được giao Chủ động thammưu đề xuất với Giám Đốc về nghiệp vụ chuyên môn trong quá trinh thực hiệncông việc

* Phòng tài chính – kế toán: Là bộ phận có nhiệm vụ giúp Giám Đốc tổ chức

chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác quản lý tài chính, công tác kế toán đối với

công ty Hạch toán mọi hoạt động của công ty theo chế độ kế toán hiện hành,theo yêu cầu quản lý của Ban Giám Đốc và quy chế tổ chức của công ty Đồngthời theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, nghĩa vụ với nhà nước,tình hình lợi nhuận của doanh nghiệp Lập báo cáo tài chính phản ánh kết quảhoạt động kinh doanh của công ty theo định kỳ tháng, quý, năm Cung cấpnhững chỉ tiêu kinh tế tài chính cho Giám đốc công ty trên cơ sở đó giúp choviệc kiểm tra một cách toàn diện và có hệ thống tình hình hoạt động kinh doanhcủa công ty để Giám đốc có cơ sở chỉ đạo hoạt động kinh doanh sao cho có hiệuquả hơn Theo dõi các lĩnh vực có liên quan đến tài chính của công ty nhằm sửdụng vốn đúng mục đích, đúng chính sách của công ty đảm bảo kinh doanh cóhiệu quả.

* Phòng Tổ Chức Hành Chính: Phục vụ mọi công việc hành chính của công ty.

Có nhiệm vụ giúp Giám Đốc công ty thực hiện tốt công tác quản lý về nhân sự,sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự, thực hiện đầy đủ chính sách cho người laođộng, cân đối công nhân viên trong công ty đảm bảo tính chặt chẽ không lángphí lao dộng, đảm bảo sức khỏe cho công nhân viên trong công ty

* Phòng Marketing: Tìm hiểu nhu cầu của thị trường, xây dựng hệ thống kênh

phân phối ổn định, thực hiện các chiến dịch bán hàng có hiệu quả Có nhiệm vụlên các kế hoạch bán hàng cho công ty, phát trỉển thị trường tiêu thụ cho công ty,xây dựng kế hoạch bán hàng cho công ty theo từng thời đỉểm thích hợp

* Phòng Kinh Doanh: Có nhiệm vụ tiếp nhận và tiêu thụ hàng hóa, đối chiếu

thu tiền bán hàng, ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa, theo dõi việc thựchiện các hợp đồng mua bán hàng hóa, đề xuất với lãnh đạo công ty các chiếnlược biện pháp kinh doanh ngắn hạn, dài hạn

1.4.1 Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây

Bảng 1.1 : Một số chỉ tiêu tài chính trong một số năm gần đây

(Nguồn tài liệu: Lấy từ Báo cáo tài chính năm 2006, 2007, 2008)

Từ số liệu ở bảng trên ta thấy tổng tài sản của công ty ngày càng tăng lên nămsau cao hơn so với năm trước cụ thể là tài sản ngắn hạn năm 2008 so với năm

2007 tăng lên 977.680.008 (đồng) nhưng tăng đáng kể vào năm 2009 so với năm

2008 đã tăng 2.291.264.649 (đồng) là do quy mô hoạt động của công ty đã được

mở rộng, số lượng và chủng loại hàng hóa của công ty tăng lên, và công ty cóđầu tư thêm vào các lĩnh vực đầu tư tài chính ngắn hạn Tài sản dài hạn của công

ty cũng tăng lên, năm 2008 so với năm 2007 tăng lên 98.791.361 (đồng) là docông ty có mua thêm một số tài sản cố định phục vụ cho hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp như đầu tư thêm máy tính văn phòng nhằm nâng cao năng suấtlao động của cán bộ nhân viên, mua thêm xe chở hàng đảm bảo đủ khả năngcung ứng đơn đặt hàng của khách hàng Đến năm 2009 tài sản dài hạn của công

ty giảm so với năm 2008 là 27.138.349 (đồng) là do một số tài sản cố định củacông ty không còn khả năng sủ dụng nên đã được thanh lý Về kết quả kinhdoanh của công ty từ khi thành lập đến nay mặc dù gặp không ít khó khăn nhưngnhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả, doanh thu năm saucao hơn năm trước Doanh thu năm 2008 so với năm 2007 đã tăng lên4.613.913.980 (đồng), năm 2009 so với năm 2008 tăng 6.588.388.860 (đồng).Lợi nhuận của công ty qua các năm cũng được tăng lên rõ rệt chứng tỏ doanhnghiệp kinh doanh có hiệu quả và chứng tỏ bộ máy quản lý của công ty hoạtđộng có hiệu quả và tình hình quản lý tài chính của công ty rất tốt, tình hìnhquản lý và sử dụng chi phí của công ty có hiệu quả đảm bảo việc tăng lợi nhuận

ổn định cho công ty Lợi nhuận năm 2009 so với năm 2007 gần gấp 2 lần Theo

đó phần thực hiện nghĩa vụ với nhà nước cũng được nâng cao điển hình là năm

2009 nộp ngân sách nhà nước tăng so với năm 2008 là 6.489.559 (đồng) Sốlượng lao động cũng tăng lên đảm bảo đủ nhân lực phục vụ cho hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Thu nhập bình quân của người lao động cũng được

tăng lên đáng kể phần nào giải quyết được khó khăn cho người lao động Năm

2009 so với năm 2008 thu nhập bình quân tăng lên 530.000 đồng/tháng

1.4.2 Tình hình tài chính của Công ty TNHH Thanh Huyền Trang.

- Kể từ ngày thành lập Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang đã hoạt động cóhiệu quả, tuy thời gian đầu mới thành lập công ty còn gặp rất nhiều khó khănnhưng đến nay Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang đã có nguồn vốn tài chính

ổn định và lành mạnh nhờ duy trì một hệ thống kế toán chặt chẽ, tôn trọng cácnguyên tắc hoạt động kinh doanh của Công ty và các quy định tài chính của Nhànước Công ty luôn luôn thực hiện đầy đủ và đúng hạn các nghĩa vụ thuế đối vớinhà nước

- Vốn hoạt động: 10 000 000 000 ( Mười tỷ đồng Việt Nam)

- Trải qua nhiều năm kinh nghiệm đến nay chúng tôi sẵn sàng tham gia cung cấpcác đơn hàng với số lượng lớn