Tiểu luận môn quản trị học việc nghiên cứu các mô hình ra quyết định giúp ích gì cho các nhà quản trị

Khái niệm Quyết định quản trị Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra những đường lối và tính chất hoạt động của một đối tượng tổ chức nhằm giải quyết những

Việc nghiên cứu các mô hình ra quyết định giúp ích gì cho các nhà quản trị?

1. Khái niệm Quyết định quản trị

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra những đường lối và tính chất hoạt động của một đối tượng (tổ chức) nhằm giải quyết những vấn đề nảy sinh và đã chín muồi, trên cơ sở phân tích các quy luật khách quan đang vận động, chi phối đối tượng và trên khả năng thực hiện của

đối tượng (tổ chức)

2. Vai trò của Quyết định quản trị

Các quyết dịnh về quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng trong các hoạt động về quản trị Nguyên nhân là:

- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi hoạt động về quản trị Không thể nói đến hoạt động về quản trị mà thiếu việc ra các quyết định, cũng như không thể nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch vụ và hàng hóa.

- Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định của các nhà quản trị.

- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bằng bất cứ thứ máy móc tinh xảo nào.

- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các quyết định của một tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hưởng giữa chúng với nhau là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng Việc không thận trọng trong việc ra quyết định, thường dẫn tới những hậu quả khôn lường đến tổ chức lẫn cá nhân.

3. Phân loại Quyết định quản trị

Việc ra quyết định được phân chia theo những hình thức khác nhau, được thể hiện qua các đặc điểm và đảm bảo các yêu cầu trong việc ra quyết định Do tính phức tạp của quá trình quản trị, các quyết định quản trị cũng rất đa dạng, có thể phân loại các quyết định quản trị thành những loại sau:

- Theo tính chất của vấn đề ra quyết định: quyết định chiến lược, quyết định chiến

thuật, quyết định tác nghiệp.

- Theo thời gian thực hiện: quyết định dài hạn, quyết định trung hạn và quyết định

ngắn hạn

- Theo phạm vi thực hiện: quyết định toàn cục, quyết định bộ phận

- Theo chức năng quản trị: quyết định kế hoạch, quyết định về tổ chức, quyết định

điều hành và quyết định về kiểm tra.

- Theo phương thức soạn thảo: Quyết định theo mẫu có sẵn, quyết định không theo

mẫu có sẳn.

4. Chức năng và yêu cầu của quyết định quản trị

v Chức năng của quyết định quản trị bao gồm các chức năng về định hướng, bảo đảm,

phối hợp và cưỡng bức (bắt buộc)

v Các yêu cầu đối với quyết định quản trị là phải đảm bảo được tính hợp pháp, tính

khoa học, tính thống nhất, tính thẩm quyền, tính thời gian, hình thức và phải có đối tượng

cụ thể.

5. Quá trình ra quyết định quản trị

Bước 1: Nhận dạng và xác định vấn đề

Nhìn nhận vấn đề là bước đầu tiên có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc ra quyết định hiệu quả Bước đầu tiên thực hiện thiếu chính xác thì các bước tiếp theo sẽ trở nên vô nghĩa Trong tình huống đơn giản, nhà quản trị có thể nhanh chóng xác định vấn đề Ngược lại, trong tình huống phức tạp, nhà quản trị khó có thể đề ra quyết định một cách chính xác Trong tình huống như vậy thường phải đề ra quyết định một cách sơ bộ và tiếp tục thu thập, phân tích thông tin đểlàm rõ vấn đề Đặc biệt phải luôn nhớ rằng cách đặt vấn đề sai sẽ dẫn đến quyết định của một kết quả sai Tiến trình ra quyết định bắt đầu với việc xác định một vấn đề hoặc cụ thể hơn là sự khác nhau giữa trạng thái hiện tại với mong muốn của sự việc Hoặc chúng ta có thể hiểu là xác định nhu cầu của việc ra quyết định Việc nhận dạng và chẩn đoán vấn

đề liên quan tới năng lực của nhà quản trị Các năng lực này đề cập đến các khía cạnh sau đây:

· Việc nhận biết trước liên quan đến việc xác định và kiểm soát hàng loạt các tác động

từ môi trường bên trong và bên ngoài Nhận biết là cơ sở cho việc xác lập các giải pháp nhằm chủ động với sự thay đổi môi trường.

· Việc giải thích rõ đòi hỏi đánh giá các nhân tố và xác định các nguyên nhân của vấn

đề, không nên chỉ đơn thuần xác định triệu chứng của vấn đề đó.

· Sự liên kết giải thích rõ mối liên hệ giữa hiện tại với mục tiêu mong đợi.

Bước 2: Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá

Khi người ra quyết định đã xác định được vấn đề cần giải quyết thì có thế đặt ra các mục tiêu cần đạt được.Đặt ra mục tiêu giúp cho nhà quản trị biết được cái mình cần đạt được và làm sao để đạt được Từ mục tiêu cần đạt được, nhà quản trị cần xây dựng nên tiêu chuẩn của quyết định và phải đảm bảo được tính định lượng, dễ hiểu và dễ đánh giá và thực tế Một khi nhà quản trị khẳng định là cần phải có một quyết định thì phải nhận ra những tiêu chuẩn nào cần thiết cho quyết định Đây là điều rất cần thiết đối với một người ra quyết định Trong bước này, người ra quyết định phải xác định mục tiêu cần đạt được và

cụ thể hoá chúng thông qua các tiêu chuẩn để đo lường Muốn so sánh các phương án một cách khách quan để lựa chọn phương án tốt nhất và thấy rõ khả năng thực hiện mục tiêu đề ra cần xác định tiêu chuẩn đánh giá các phương án

Hiệu quả các phương án phải thể hiện tính tổng hợp, nghĩa là cả về kinh tế và xã hội Các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả phải cụ thể, dễ hiểu, rõ ràng và phải lượng hoá được Khi đặt ra tiêu chuẩn đánh giá cần giữ lại những tiêu chuẩn quan trọng phản ánh mục tiêu cơ bản cần đạt tới của quyết định và cũng cần xác định

hệ số phản ánh tầm quan trọng của các mục tiêu Thường các tiêu chuẩn được chọn từ các chỉ tiêu: chi phí nhỏ nhất, năng suất cao nhất, sử dụng thiết bị tốt nhất, sử dụng vốn sản xuất tốt nhất

Bước 3: Tìm kiếm các phương án

Nhà quản trị cần liệt kê các giải pháp khả thi nhằm giải quyết vấn đề một cách thành công Tại sao phải xây dựng nhiều phương án mà không phải là chỉ một phương án? Nếu chúng ta chỉ có một phương án, mọi người sẽ chỉ có một lựa chọn: hoặc "có", hoặc "không", bởi vì bạn chỉ có duy nhất một câu hỏi:

"Chúng ta nên làm điều này không?” Tuy nhiên, điều này hiếm khi dẫn đến một quyết định hiệu quả.Vì vậy, chúng ta cần có các phương án khác nhau đại diện cho nhiều khả năng khác nhau Nhưng làm cách nào để tạo ra các phương án đó? Nhà quản trị có thể dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của bản thân, cũng có thể dựa vào ý kiến đề xuất của chuyên gia và tập thể

Nếu số lượng các phương án được đề xuất quá nhiều thì quá trình phân tích và chọn lọc phương án sẽ gặp khó khăn và rất tốn kém Để thuận lợi cho việc phân tích và lựa chọn nên giữ lại một số phương án thiết thực

Bước 4: Đánh giá các phương án

Sau khi xây dựng các phương án, nhà quản trị phải so sánh, đánh giá những điều lợi và bất lợi của từng phương án Mục đích của việc đánh giá các phương án là tính toán mức độ mà từng phương án sẽ đáp ứng

mục tiêu ban đầu đặt ra dựa trên các tiêu chuẩn nào để đánh giá đã thiết lập Trong bước này người quản

lí cần liệt kê tất cả những khả năng có thể mang lại thành công Không có nỗ lực nào được thực hiện trong bước này để đánh giá các khả năng mà chỉ liệt kê chúng mà thôi

Trên cơ sở nhiệm vụ đã được chính thức đề ra, ở bước này nêu ra những phương án quyết định sơ bộ trình bày dưới dạng kiến nghị Để thực hiện tốt bước này cần phải xây dựng, xem xét kỹ mọi phương án và không để sót bất kỳ một phương án có thể có nào, ngay cả những phương án mới thoạt nhìn tưởng như vô

lý, không thể chấp nhận được nhưng nếu bình tĩnh xem xét cẩn thận, lại là những phương án có hiệu quả cao hơn cả Trong xây dựng và xem xét các phương án phải sử dụng phương pháp luận logic, nghĩa là lật ngược vấn đề, phải "nghi ngờ" giống như phương pháp 3 W: What? (cái gì, thế nào? ); Who? (ai, người nào? ); How? (bao nhiêu? làm sao? ); cần phải xác định xem xây dựng phương án nào thì có lợi, phương án nào khó thực hiện do nguyên nhân nào đó Để lựa chọn lần cuối, chỉ nên để lại những phương

án thiết thực nhất, bởi vì các phương án càng nhiều thì càng khó phân tích, đánh giá hiệu quả của chúng

Có thể nói đây là bước thể hiện rõ nhất tài năng của người lãnh đạo khi ra quyết định

Bước 5: Lựa chọn phương án tối ưu

Sau khi đã đánh giá toàn bộ phương án, bước kế tiếp của nhà quản trị là chọn ra phương án có điểm cao nhất theo tiêu chuẩn đã nêu Việc lựa chọn phương án nên có sự tham gia của tập thể, của những chuyên gia có kinh nghiệm, thậm chí của cấp trên Những ý kiến của họ có ý nghĩa rất lớn giúp người ra quyết định chọn được phương án tối ưu Một khi những khả năng đã được nhận ra, thì việc tiếp theo là đánh giá mỗi khả năng Ưu điểm và nhược điểm của mỗi khả năng trở nên rõ ràng nếu ta đem đối chiếu với những tiêu chuẩn đã được thiết lập ở bước 2 và 3 Mỗi khả năng được đánh giá bằng cách đánh giá so với tiêu chuẩn

Bước 6: Ra quyết định

Chọn được giải pháp thích hợp chưa đảm bảo cho thành công mà còn đòi hỏi phải tổ chức thực hiện chu đáo giải pháp đã được chọn Nếu muốn thành công ở giai đoạn quan trọng này thì cần phải triển khai theoquy trình sau:

· Ra văn bản quyết định: thường được thể hiện dưới dạng văn bản Hình thức và thể thức văn bản phải tuân theo đúng quy định của pháp luật.

· Lập kế hoạch thực hiện quyết định: kế hoạch phải xuất phát từ việc quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và phải theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện quyết định.

· Tuyên truyền và giải thích quyết định: bắt đầu thực hiện quyết định bằng việc tuyên truyền cho những người thực hiện về nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của quyết định.

· Thực hiện kế hoạch theo quyết định: quyết định được triển khai trên thực tế, các nguồn lực được huy động, các công việc được triển khai.

6. Các mô hình ra quyết định

Có 5 mô hình ra quyết định ứng với từng loại quyết định cá nhân

1. Quyết định cá nhân

Đây là phương pháp ra quyết định trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của nhà quản trị Theo phương pháp này khi xuất hiện những nhiệm vụ (vấn đề) thuộc thẩm quyền của mình, nhà quản trị tự mình đề ra quyết định quản trị mà không cần có sự tham gia của tập thể hoặc các chuyên gia

· Hoàn cảnh khi dùng quyết định cá nhân

- Vấn đề cần quyết định không quá phức tạp

- Việc xác định vấn đề không khó khăn

- Các phương pháp giải quyết vấn đề rõ ràng và việc phân tích lựa chọn phương án đơn giản.

- Người ra quyết định có nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong việc ra quyết định.

v Mô hình 1: Nhà quản trị độc lập ra quyết định

Ưu điểm

Nhược điểm

v Mô hình 2: Nhà quản trị đề nghị cấp dưới cung cấp các thông tin, sau đó độc lập đưa ra các quyết định

Ưu điểm

§ Giải quyết vấn đề kịp thời

Nhược điểm

2. Quyết định có tham vấn

Khi nhà quản trị cần có thêm thông tin hay ý kiến của người khác thì việc tham vấn có thể thông qua hội họp để mọi người cho ý kiến hoặc gặp theo từng nhóm, cá nhân riêng rẻ Sau khi tham khảo ý kiến, nhà quả trị mới tiến hành ra quyết định

Đối với Quyết định có tham vấn thông thường nhà quản trị xây dựng một chuẩn mực nào đó sau đó tham vấn ý kiến và đưa ra quyết định

· Hoàn cảnh dùng quyết định có tham vấn

- Vấn đề phức tạp, phi cấu trúc.

- Đối phó với nhiều kiến thức mà nhà quản trị không hiểu sâu.

v Mô hình 3: Nhà quản trị tham khảo ý kiến của từng cá nhân riêng lẻ sau đó ra quyết định

Ưu điểm

khi quyết định được đề ra

thật

Nhược điểm

§ Có nguy cơ bị rò rĩ thông tin

v Mô hình 4: Nhà quản trị tham khảo và trao đổi ý kiến với tập thể sau đó ra quyết định

Ưu điểm

Nhược điểm

3. Quyết định tập thể

Ra quyết định tập thể là phương pháp ra quyết định mà người lãnh đạo không chỉ dựa vào kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của mình mà còn dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của tập thể để đưa ra quyết định

và chịu trách nhiệm về quyết định được đưa ra

· Hoàn cảnh khi dùng quyết định tập thể

- Có đủ thời gian để sử dụng phương pháp này.

- Mỗi thành viên tham dự có đủ thông tin như mong muốn.

- Các thành viên cam kết theo đuổi mục tiêu.

- Quyết định không lập trình trước và có nhiều bất trắc.

- Muốn huấn luyện cấp dưới trong việc ra quyết định.

v Mô hình 5: Nhà quản trị bàn bạc với tập thể, ra quyết định dựa trên ý kiến đa số

Ưu điểm

Nhược điểm

chức.

v Để có thể lựa chọn phong cách ra quyết định phù hợp thì nhà quản trị cần phải trả lời trước các câu hỏi sau:

- Vấn đề ra quyết định có cấp bách hay không?

- Đã có đầy đủ thông tin để ra quyết định chưa?

- Có thể tự giải quyết vấn đề này hay chưa?

- Vấn đề đã được hiểu thấu đáo chưa?

- Sự chấp thuận của tập thể có thuận lợi cho sự thành công của quyết định hay không?

7. Ý nghĩa của việc nghiên cứu các mô hình ra quyết định đối với các nhà quản trị

Việc nghiên cứu mô hình quản trị giúp nhà QT trong việc sáng tạo ra các quyết định độc đáo, tạo nên hiệu lực và hiệu quả của các quyết định

· Dự đoán xu hướng hiện tại và tương lai để hiện thực hóa công việc và mục tiêu DN

· Phân công công việc cụ thể đến từng bộ phận, chức năng, tránh trùng lắp, sai người

và sai việc.

· Nhà quản trị có thể kiểm soát, nhận biết và khắc phục kịp thời những sai sót không đáng có trong quá trình tác nghiệp của từng bộ phận liên quan.

· Trách nhiệm và quyền hạn, nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân, xử lý dễ dàng, nhanh chóng.

· Mô hình quản trị giúp nhà quản trị hành động trong một khuôn mẫu chuẩn mực rõ ràng, cụ thể hóa, bộ máy hoạt động đồng bộ trên cơ sở tài nguyên sẵn có.

· Nguyên nhân và kết quả thành công hay thất bại của doanh nghiệp có thể dự đoán dựa trên mô hình cụ thể, giúp nhà quản trị tránh sai lầm lặp lại.

Về mặt lý thyết thì việc vận dụng các mô hình ra quyết định điều đầu tiên là giúp cho các nhà quản trị tìm

ra được phương án giải quyết tối ưu cho vấn đề phát sinh ngay tại thời điểm hiện tại

Tuy nhiên, không có một mô hình nào là tốt nhất, và để có thể giải quyết tốt và kịp thời những vấn đề phát sinh thì việc lựa chọn được mô hình ra quyết định tối ưu là rất quan trọng Cụ thể:

- Giúp các nhà quản trị nhận ra được phong cách ra quyết định của mình là gì và mô hình mình ra quyết định và tiến trình ra quyết định đã thực sự phù hợp và hiệu quả chưa.

- Có thêm nhiều hiểu biết về các mô hình ra quyết định khác, để có thể vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo, kịp thời và hiệu quả tùy theo từng trường hợp và tùy theo từng môi trường làm quyết định cụ thể, tránh việc suy nghĩ theo lối mòn, máy móc, rập khuôn trong việc đưa ra quyết định

- Khuyến khích sự tham gia của nhân viên, thảo luận tình huống với đồng nghiệp, tận dụng sự tư vấn, hiểu biết của các chuyên gia vào một số quyết định.

- Thông qua các công cụ hỗ trợ việc ra quyết định ứng với đặc thù của từng mô hình ra quyết định cụ thể, giúp cho đẩy nhanh tiến trình, tiết kiệm thời gian và tăng cường sự hiệu quả của việc ra quyết định.

v Một số ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Hàng loạt công nhân đình công để phản đối các chính sách không phù hợp (thời gian nghỉ trưa

quá ít, thời gian làm việc các ca thay đổi đột ngột, lương chưa công bằng…)

với công nhân, lắng nghe những yêu cầu chính đáng của tập thể, từ đó đưa ra hướng giải quyết phù hợp với tập thể, đáp ứng quyền lợi chính đáng của người lao động (bố trí các

ca làm việc lại như cũ, tăng thời gian nghỉ trưa, thực hiện chính sách trả lương tương xứng với sức lao động…) Mô hình ra quyết định này giúp nhà quản trị xác định đúng vấn đề vì sao công nhân đình công, điều gì khiến họ không hài lòng, đồng thời giúp nhà quản trị tạo được sự gắn bó với tập thể Bên cạnh đó, mô hình ra quyết định này khuyến khích mỗi cá nhân đóng góp ý kiến cho nhà nhà quản trị, giúp nhà quản trị giải quyết được những vấn đề vướng mắc của công nhân từ đó năng suất lao động tăng, đạt kế hoạch mục tiêu đã đề ra.

Ví dụ 2: Trong tình hình thị trường điện thoại di động cạnh tranh gay gắt, công nghệ mới liên tục xuất

hiện, đòi hỏi công ty sản xuất điện thoại di động phải cải tiến công nghệ liên tục

sẽ cải tiến các ứng dụng kĩ thuật mới, tiện lợi hơn cho dòng sản phẩm điện thoại nhất định Ta thấy trong trường hợp này, việc ra quyết định theo hướng tập thể cùng bàn bạc như ví dụ trên đã không còn thích hợp trong trường hợp này vì mức độ phức tạp của vấn

đề khó khăn hơn, Nhà quản trị không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của bản thân hay của cả tập thể, thay vào đó họ cần kiến thức về mặt chuyên môn được phân tích sâu sắc hơn, mổ xẻ kỹ lưỡng hơn bởi các chuyên gia, thợ lành nghề Mô hình ra quyết định này giúp nhà quản trị có đầy đủ thông tin để xem xét và đánh giá để ra quyết định đúng đắn.