Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại công ty TNHH ABC

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học đã trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Trong bất cứ một lĩnh vực nào của cuộc sống, người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay. Và thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngày càng nhẹ nhàng, chính xác, hiệu quả và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm vừa phù hợp với công tác quản lý vừa phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một điều dễ dàng. Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty ABC, em nhận thấy Công ty ABC là công ty chuyên sản xuất các loại bao bì carton, việc quản lý chi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và quá trình phát triển của công ty. Hệ thống quản lý vật tư ở công ty mặc dù đã được tin học hoá, nhưng do khối lượng vật tư rất nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty ABC”.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực

tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án

PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học đã trở thànhmột lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay Trong bất cứ một lĩnhvực nào của cuộc sống, người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng caochất lượng các hoạt động Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học

là bắt buộc nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường Khối lượng công việc đồ

sộ của các doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử Mộtmáy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòngmột giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chiphí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Vì vậy, ngày naybất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học Xuất phát từ xu thế chungcủa xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quảntrị đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay

Và thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lýngày càng nhẹ nhàng, chính xác, hiệu quả và đem lại thành công lớn cho rất nhiềudoanh nghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm vừa phù hợp với công tác quản

lý vừa phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một điều dễdàng

Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty ABC, em nhậnthấy Công ty ABC là công ty chuyên sản xuất các loại bao bì carton, việc quản lýchi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận vàquá trình phát triển của công ty Hệ thống quản lý vật tư ở công ty mặc dù đã đượctin học hoá, nhưng do khối lượng vật tư rất nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tinhọc có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thôngtin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống

Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại

Công ty ABC”.

II Mục đích của đề tài

 Được người sử dụng chấp nhận

 Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục

vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản xuất

 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằmnâng cao hiệu quả công tác quản lý

 Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý nguyên liệu, vậtliệu của Công ty

 Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhâncông, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên liệu, vậtliệu

III Đối tượng nghiên cứu của đề tài

 Hệ thống kế toán vật tư của Công ty

 Hệ thống kho của Công ty

IV Phạm vi nghiên cứu đề tài

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tưnhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác sản xuât tại Công ty một cáchtốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát đượctình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo cáo cần thiết cho cácnhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng caohiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai Không nghiên cứu vật

tư xuất nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh liên kết…

V Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

 Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin.

VI Kết cấu của đồ án

Đề tài :“Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty ABC”.

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý và kế toán vật tư

trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty

ABC

Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty ABC

Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty ABC Em xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo rất tận tình của các thầy giáo cô giáo trong cả quá trình học tập và thực hiện đồ án, đặc biệt là cô giáo - ThS Phạm Thái Huyền Trang đã hướng dẫn

em rất chu đáo, nhiệt tình trong thời gian qua

Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2013

Sinh viên

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

PHẦN MỞ ĐẦU 2

I Lý do chọn đề tài 2

II Mục đích của đề tài 3

III Đối tượng nghiên cứu của đề tài 3

IV Phạm vi nghiên cứu đề tài 3

V Phương pháp nghiên cứu 4

VI Kết cấu của đồ án 4

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 Lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 8

1.1.1 Khái niệm và đặc trưng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 8 1.1.2 Quy trình phát triển một HTTT quản lý 9

1.1.3 Công cụ để xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 11 1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp 15

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư 15

1.2.2 Nguyên tắc phân loại, đánh giá và hạch toán chi tiết vật tư 15

1.2.3 Các hình thức kế toán 21

1.2.4 Các tài khoản kế toán và các chứng từ sử dụng 26

1.2.5 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu 27

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY ABC 33

2.1 Khái quát về Công ty ABC 33

2.1.1 Giới thiệu về Công ty ABC 33

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 33

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty 35

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 35

2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng 36

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán 37

2.2.4 Phương pháp kế toán vật tư tại công ty 37

2.2.5 Hệ thống sổ kế toán sử dụng 39

2.2.6 Các báo cáo sử dụng liên quan đến kế toán vật tư 40

2.2.7 Quy trình kế toán vật tư tại công ty 41

2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty 41

2.3 Đánh giá thực trạng và hướng khắc phục của hệ thông kế toán vật tư tại Công ty ABC 41

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người 42

2.3.2 Về hình thức kế toán nhật ký chung và hệ thống sổ kế toán sử dụng 43

2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán 44

2.3.4 Về chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 45

2.3.5 Về các báo cáo sử dụng liên quan đến kế toán vật tư 46

2.3.6 Về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của công ty 47

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY ABC 49

3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán vật tư 49

3.1.1 Xác định mục tiêu hệ thống 49

3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 49

3.1.3 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 52

3.1.4 Phân tích khái niệm mô hình lo-gic 56

3.1.5 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 61

3.2 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư 68

3.2.1 Thiết kế mô hình lo-gic 68

3.2.2 Thiết kế mô hình vật lý 69

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

VÀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm và đặc trưng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

 Khái niệm

HTTT quản lý là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử

lý, lưu trữ, phân phối các dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lýđiều hành của một doanh nghiệp, tổ chức

HTTT kế toán là một phân hệ thuộc HTTT quản lý HTTT kế toán: là một hệthống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vựckinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp cácthông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tácnghiệp của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp

Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý Nhập Xuất Vật Tư, hệ thống này sẽ thuthập và lưu trữ các thông tin về các hoạt động Nhập và Xuất Vật tư thông qua cácPhiếu Nhập và Phiếu Xuất Theo định kỳ, hệ thống tiến hành xử lý các thông tinNhập và Xuất vật tư để cung cấp các báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn cho lãnhđạo, nhằm hỗ trợ ra các quyết định điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của tổchức, doanh nghiệp

 Đặc trưng hệ thống thông tin quản lý

 HTTT quản lý hỗ trợ cho chức năng lưu trữ và xử lý dữ liệu từ các giao dịch

 HTTT quản lý dung cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vựcchức năng khác nhau

 HTTT quản lý cung cấp cho các nhà quản lý từ cấp tác nghiệp cho đến cấpsách lược, chiến lược về các thông tin hỗ trợ cho công tác ra quyết định

1.1.2 Quy trình phát triển một HTTT quản lý

1.1.2.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện banđầu, chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý

do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm vicho hệ thống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bảnđược mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thờigian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó Hệ thống dự kiến phải giảiquyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thểtrong tương lai mà tổ chức gặp phải, và cũng phải xác định chi phí phát triển một hệthống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức

 Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc của nó phù hợp với mối quan hệ bên trong,bên ngoài và những giơi hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện

 Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, sosánh lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng yêu cầu với chi phí, nguồnlực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua

1.1.2.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin

để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

 Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần

cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

 Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết

kế hay các đặc tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vàonhững thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu,

xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này cần phải lựa chọn ngôn ngữ lâp trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấutrúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cầnđược xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như

nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàngchuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

1.1.2.4 Lập trình và kiểm thử

 Trước hết chọn phần mềm nền (hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngônngữ lập trình, phần mềm mạng)

 Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

 Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các modulechức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

 Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

 Đưa vào vận hành

 Bảo trì hệ thống, gồm có: sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống

1.1.3 Công cụ để xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

1.1.3.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL)

 Khái niệm CSDL

Một CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau

Một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất đó là tính độc lập dữ liệu, tính chia

sẻ dữ liệu

 Khái niệm hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở

dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó

 Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vào cơ sở dữ liệu)

 Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (< 2GB)

 Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

 Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

 Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

 Sử dụng: phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

b) Ưu nhược điểm của hệ quản trị CSDL Oracle:

 Ưu điểm

 Đối với các doanh nghiệp: Oracle thực sự là một hệ quản trị CSDL tuyệt vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì – nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ rang, ổn định

 Đối với những người phát triển: Oracle cũng tỏ ra có rất nhiều ưu điểm như dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới

 Nhược điểm

 Gía đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó

 Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về công nghệ thông tin mới có thể quản trị được

 Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows

 Sử dụng: Với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có yêu cầu nghiêm ngặt về tính liên tục thì chưa đáp ứng được mà cần có giải pháp tổng thế về cả hệ điều hành, phần cứng và mạng

d) Ưu nhược điểm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro

 Ưu điểm

 Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết

kế giao diện trực quan

 Dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL vàxây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa

 nên khá dễ dàng trong việc nâng cấp sửa đổi.

 Nhược điểm

Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không

an toàn và không thuận lợi khi chạy trên môi trường mạng Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows

Sử dụng thích hợp cho các ứng dụng có CSDL quy mô vừa và nhỏ

1.1.3.2 Ngôn ngữ lập trình

 Khái niệm

Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính Đây là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng để miêu tả những quá trình, ngữ cảnh một cách chi tiết

 Đặc điểm

 Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng

để giải quyết bài toán

 Miêu tả một cách đầy đủ rõ rang các tiến trình để có thể chạy được trên các máy tính

 Các ngôn ngữ lập trình thường dùng

 Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các chương tŕnh lớn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng nhiều trong hiện tại VD: pascal, C…

 Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập trình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng, đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau Mới hơn so với lập trình cấu trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế VD; C++, C#,Java, Ada…

1.1.3.3 Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứngdụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất

từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêucầu của người sử dụng

 Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL:

 Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản

lý dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

 Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột Nhưng do khổ giấy

in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiềudòng

 Một số công cụ tạo báo cáo:

 Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biếnhiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thểthực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một

số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chứcnăng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel

 Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu

để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu ZohoReports sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyênnghiệp để chia sẻ

 Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư

từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng ElementWordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC(MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format)

 Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách

 Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo kháthuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

 Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tựthiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điềukiện hoàn cảnh.

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư

Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quátrình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế, công cụ,dụng cụ…

Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật

tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinhdoanh được tiến hành bình thường

Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:

 Phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loạivật tư cả về giá trị và hiện vật tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thựctế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấpđầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư củadoanh nghiệp

 Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụngtừng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2 Nguyên tắc phân loại, đánh giá và hạch toán chi tiết vật tư

1.2.2.1 Phân loại

Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại vàtừng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quảnlý

Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư đượcchia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động muangoài hoặc tự chế dung cho mục đích sản xuất kinh doanh Dựa vào các tiêu chíkhác nhau mà phân loại nguyên liệu, vật liệu:

 Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trìnhsản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trịđược chuyển một lần vào giá trị sản phẩm mới được taọ ra

 Nguyên vât liệu phụ: là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăngchất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm…Các loại vật liệu này khôngcấu thành nên thực thể sản phẩm

 Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuấtkinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất

 Phụ tùng thay thế: là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa máy móc thiếtbị

 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu sử dụng cho quátrình xây dựng cơ bản

 Vật liệu khác: là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên.Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vậtliệu thu hồi thanh lý Tài sản cố định…

Ngoài ra còn có nhiều cách phân loại khác nữa phù hợp đặc điểm sản xuất củadoanh nghiệp đó

 Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn:

 Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài

 Nguyên liệu, vật liệu tự chế

 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu, vật liệu có thể chia nguyênliệu, vật liệu thành:

 Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

 Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác

 Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng cóhiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp Do vậy, trong công tácquản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu

1.2.2.2 Đánh giá vật tư

 Nguyên tắc đánh giá

Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho a tủa doanh nghiệp, do đó về nguyên tắcđánh giá vật tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Theo Chuẩnmực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được

đánh giá theo nguyên tắc giá gốc (trị giá vốn thực tê) Trong trường hợp giá trị

thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể

thực hiện được Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng Thực hiện

nguyên tắc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong

kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm

và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm

Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại bao gồm: chi phí mua, chiphí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó

Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để so sánh được giữa

các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán,

nghĩa là doanh nghiệp đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phươngpháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phươngpháp kế toán đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phéptrình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lý hơn, đồng thời phải giải

thích được sự thay đổi đó (nguyên tắc thời điểm)

 Phương pháp đánh giá vật tư nhập kho

Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: Trị giá vốn thực tế đượcxác định theo từng nguồn nhập

 Đối với vật tư nhập kho: nguyên vật liêu được nhập kho từ các nguồn khácnhau nên có những loại giá thực tế khác nhau

 Đối với vật tư mua ngoài:

Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua

 Giá mua thực tế: giá ghi trên hóa đơn

 Các khoản thuế: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuếgiá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp

 Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phânloại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…

 Đối với vật tư thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = Giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiềntrả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận

 Đối với vật tư sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất

 Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốnthực tế là giá trị hợp lí công tác chi phí phát sinh sau khi được các bên thamgia liên doanh, góp vốn chấp nhận

 Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: trị giá vốn thực tế của nguyênvật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận công các chi phí phát sinh saukhi giao nhận

 Đánh giá vật tư theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá

do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong một thời giandài Hàng ngày kế toán chi tiết vật tư sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiếtvật liệu nhập, xuất Cuối kì kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuấtkho theo hệ số:

Hệ số giá (H)

Trị giá thực tế của vật tư tồn đầu kìTrị giá thực tế của vật tư nhập trong kì

+

=Trị giá hạch toán của vật tư tồn đầu kì

+Trị giá hạch toán của vật tư nhập trong kì

Trị giá thực tế của vật tư xuất kho trong kì

=

Trị giá hạch toán của vật tư xuất kho trong kì

* Hệ số giá (H)

Đơn giá bình quân gia quyền

Giá trị thực tế vật tư tồn đầu kìGiá trị thực tế vật tư nhập trong kì+

Số lượng vật tư tồn đầu kì Số lượng vật tư nhập kho trong kì

+

=

Giá trị thực tế vật tư xuất kho

= Số lượng vật tư xuất kho * Đơn giá bình quân

 Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho

Đối với vật tư xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

 Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn

thực tế của lô hàng nhập nguyên vật liệu đó

 Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân gia

quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kì, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kì (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một

lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh nghiệp

 Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả đinh sốvật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá củavật tư xuất kho.

 Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định số vật

tư nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tônkho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanhnghiệp quyết định Song cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phảithuyết minh trong Báo cáo tài chính

1.2.2.3 Hạch toán chi tiết vật tư

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trongphương pháp chủ yếu đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư vàphương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệpdùng giá mua để ghi chép kế toán vật tư tồn kho Theo phương pháp này, ở phòng

kế toán mở thẻ chi tiết cho từng loại hay từng thứ vật tư và theo từng địa điểm bảoquản vật tư để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại hay từng thứ vật tưtrên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng ngày

Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp

vụ kế toán Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiếtvật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được ápdụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồnkho

Phương pháp sổ đối chiếu luân phiên: tại phòng kế toán căn cứ vào chứng từnhập, xuất để lập bảng kê nhập, xuất hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luânchuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả số lượng và giá trị

 Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

(2) Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang

bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

1.2.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hình 1.1- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

1.2.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký-sổ cái

Chứng từ kế toán

toán chitiếtBảng tổng hợp

chứng từ kếtoán cùng loại

Nhật ký - Sổ cái

Bảng tổnghợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Hình 1.2- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái

1.2.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán

toán chitiết

Bảng tổng hợpchứng từ kếtoán cùng loại

Bảng cânđối phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Hình 1.3- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

1.2.3.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Ghi chú:

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Sổ Cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hình 1.4 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hinh thức Nhật ký chứng từ

1.2.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

SỔ KẾ TOÁN

BẢNG TỔ NG HỢ P

CHỨNG TỪ KẾ

TOÁN CÙNG LOẠI

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Hình 1.5 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính

1.2.4 Các tài khoản kế toán và các chứng từ sử dụng

 Các tài khoản kế toán liên quan đến vật tư

TK 151: Hàng mua đang đi đường

TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

TK 153: Công cụ, dụng cụ

TK 156: Hàng hóa

TK 157: Hàng gửi đi bán

TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Và các tài khoản có liên quan khác

 Các chứng từ sử dụng

 Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)

 Phiếu xuất kho (Mâu 02-VT)

 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 03-VT)

 Phiếu báo vật tư còn lại cuối ký (Mẫu 04-VT)

 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (Mẫu VT)

05- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)

 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu VT)

07-1.2.5 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu

1.2.5.1 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

Trị giá vốn nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định

ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu, tài khoản

151 – Hàng mua đang đi đường

 Phương pháp kế toán các nghiêp vụ chủ yếu

a) Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật tư

Khi mua vật tư, căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho:

 Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch

vu thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (tiền thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141, 331…(tổng giá thanh toán)

 Đối với vật tư mua ngoài dùng để sản xuất kinh hàng hóa dịch vụ chịuthuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (tổng giá thanh toán)

Có TK 111, 112, 141, 331…(tổng giá thanh toán)

 Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, kế toánđối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lâp phiếu nhập kho theo

số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán

Nợ TK 152

Có TK 331Khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tếCăn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:

Nợ TK 133

Có TK 331

So sánh với giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây để điều chỉnh theo giá thực tế

 Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng vật

tư chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi đường”

Nếu trong tháng vật tư về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho vàghi vào TK 152

Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

 Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chất lượng có thể được giảm giá,

kế toán ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán

Nợ TK 111, 112,…

Có TK 711 – Thu nhập khác

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

 Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNNCăn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nơ TK 152, 153

Có TK 331

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

 Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, hoặc dùng vào hoạt động phúc lợi,

dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3333, 3331)

Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá vật tư, kế toán ghi:

Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

b) Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất vật tư

 Khi mua vật tư xuất ra sử dụng cho sản xuất kinh doanh, đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 341 – Chi phí xây dựng cơ bản

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

 Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:

 Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tôn kho Các tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản 611 – “Mua hàng”

Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ

 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 611

Có TK 152Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư mua vào dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 157, 632, 627, 641, 642

Có TK 611

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT

TƯ TẠI CÔNG TY ABC 2.1 Khái quát về Công ty ABC

2.1.1 Giới thiệu về Công ty ABC

Tên giao dịch bằng tiếng việt: CÔNG TY ABC

Tên giao dịch bằng tiếng anh: HOANG LE COMPANY LIMITTED

Tên viết tắt tiếng anh: HOANG LE CO., LTD

Địa chỉ: Khu 11 – phường Bình Hàn – Tp Hải Dương – Tỉnh Hải DươngVốn điều lệ: 7.050.000.000đ (Bảy tỷ không trăm năm mươi triệu đồng)Điện thoại: 0320.3832382

Fax: 0320.3832918

Mã số thuế: 0800127478

Ngành nghề kinh doanh (theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh)

 Mua bán máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng, vật tưthiết bị điện

 Sản xuất bao bì carton

 Sản xuất, mua bán các sản phẩm phụ liệu ngành may, sản phẩm hợp kim,nhựa, bao bì PP,PE, chế biến các nguyên liệu, phế liệu ngành nhựa

 Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, xây lắpđường dây tải điện và trạm biến thế điện đến 35KV

 Sản xuất và sửa chữa các sản phẩm cơ khí, điện phục vụ nông nghiệp,giao thông, thủy lợi ; vận tải hành khách du lịch bằng ô tô

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Ban giám đốc công ty: bao gồm giám đốc và phó giám đốc

Giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt độngsản xuất kinh doanh của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước thủ tướng Chính phủ

và pháp luật nhà nước về công việc sản xuất kinh doanh của công ty

Phụ giúp cho giám đốc là 2 phó giám đốc: phó giám đốc phụ trách kinhdoanh và phó giám đốc điều hành

Các phòng ban của công ty

 Phòng hành chính: Tham mưu cho giám đốc soạn thảo các văn bản, hợpđồng, quản lý hành chính, quản lý nhân sự, tiền lương, bảo hiểm của công

ty, công tác vệ sinh và lao động, công tác chăm sóc sức khỏe cho cán bộcông nhân viên

 Phòng kế hoạch: Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch sản xuất và chiếnlược kinh doanh Báo cáo giám đốc tình hình sản xuất kinh doanh,…đểxây dựng kế hoạch sản xuất và điều động sản xuất kinh doanh

 Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ khai thác hàng bán, nghiên cứu mẫu mãchào hàng, nắm bắt được nhu cầu thị trường, đẩy mạnh khâu tiếp thị sảnphẩm và bán hàng, tăng doanh thu cho công ty

 Phòng kế toán: Tham mưu cho giám đốc về chi tiêu trong sản xuất kinhdoanh, quản lý mọi hoạt động của công ty về lĩnh vực tài chính, có nhiệm

vụ thanh toán, quyết toán hợp đồng, trả lương cho công nhân viên, tínhtoán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong các kỳ báo cáo của công ty, đảmbảo vốn cho công ty kinh doanh hiệu quả cao nhất

 Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc về kỹ thuật, công nghệ sảnxuất, thiết kế mẫu mã, kích cỡ sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm,vận hành máy móc

 Các phân xưởng sản xuất: gồm phân xưởng tráng, ép, tạo hình và phânxưởng in, hoàn thiện sản phẩm

Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty:

Phòng hành chính

Phòng kỹ thuật

Phòng kế hoạch

PX tráng, ép, tạo hình

PX in và hoàn thiện

Tổ cơ khí và bảo trì

Hình 2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán ở Công ty ABC được tổ chức theo mô hình tập trung, cónghĩa là đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiệncác giai đoạn hạch toán ở tất cả các công tác kế toán từ lập chứng từ đến thu nhậnchứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích, tổng hợp của đơn

vị Ở các phân xưởng, công ty có bố trí các nhân viên thống kê có nhiệm vụ theodõi, ghi chép, hạch toán ban đầu về ngày, giờ công lao động, lượng vật tư tiêu hao,

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợpKế toán vật tưKế toán tiền lươngKế toán tiền mặt, tiền gửiKế toán chi phí giá thành sản phẩmKế toán tài sản cố địnhKế toán công nợThủ quỹ

chi phí phân xưởng và chuyển chứng từ về cho phòng kế toán trung tâm chứ không

tổ chức hạch toán riêng Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan

hệ theo kiểu trực tuyến, tức là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kếtoán phần hành không qua trung gian nhận lệnh

Cụ thể, tổ chức bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau:

Hình 2.2- Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ kế toán.Việc ghi sổ được thực hiện theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vào ngày31/12 dương lịch hàng năm

Đơn vị tiền tệ: VNĐ

Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyếtđịnh 15/2006 – BTC và thông tư 60/2007/TT – BTC và vận dụng cho phù hợp vớiđặc điểm sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu TK này được mở chi tiết đến cấp 2:

2.2.4 Phương pháp kế toán vật tư tại công ty

2.2.4.1 Tổ chức quản lý vật tư tại công ty

Kế toán hàng tồn kho của công ty được áp dụng theo phương pháp kê khaithường xuyên, đánh giá vật tư xuất kho theo phương pháp đích danh, hạch toán chitiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song, tính thuế giá trị gia tăng theophương pháp khấu trừ thuế

Hoạt động chủ yếu của Công ty ABC là sản xuất các loại bao bì carton.Nguyên vật liệu chủ yếu để sản xuất sản phẩm là giấy Kraft các loại Ngoài ra cầnphải có mực in, sáp paraffin, ghim, dầu điezen,…

Do khối lượng vật tư sử dụng lớn và sự đa dạng về chủng loại nên để dễdàng trong việc quản lý, Công ty đã tiến hành phân loại theo vai trò và tác dụng củavật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo đặc trưng này, vật tư của công tyđược phân thành:

Nguyên vật liệu chính: Đây là những nguyên liệu chủ yếu cấu thành nên sảnphẩm, chiếm khoảng 50% giá trị của sản phẩm, bao gồm các loại giấy Kraft (giấysóng, giấy vàng, giấy nâu, giấy duplex,…)

Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng sử dụng kết hợpvới nguyên vật liệu chính, bao gồm: sáp parafin, mực in, bột màu các loại,…

Nhiên liệu: Là những vật liệu có tác dụng tạo nhiệt năng trong quá trình sảnxuất như dầu điezen, xăng, củi,…

Phụ tùng thay thế: Dùng để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị sảnxuất, phương tiện vận tải,…

Phế liệu: Là những vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất

Công cụ, dụng cụ: Là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của tàisản cố định về giá trị và thời gian sử dụng Vì vậy công cụ, dụng cụ được quản lý vàhạch toán như nguyên vật liệu Bao gồm như đồ dùng văn phòng, găng tay, khẩutrang lao động,

Các loại vật tư được kí hiệu bằng mã khác nhau để quản lý

2.2.4.2 Các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ

 Chứng từ sử dụng

Hệ thống chứng từ nhập, xuất NVL của Công ty đã được thực hiện đầy đủ vàđúng theo QĐ15/2006 BTC ngày 20/03/2006 và QĐ48/2006 BTC ngày 14/09/2006của Bộ Tài Chính Các chứng từ liên quan đến NVL được lập và luân chuyển theotrình tự hợp lý, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lý như các chữ

ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng Cácchứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khighi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ Việc lập cácchứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau Các chứng

từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin

cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lí NVL của Công ty Sau khi ghi sổ kế toán, cácchứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận

Bao gồm các chứng từ:

 Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)

 Phiếu xuất kho (Mâu 02-VT)

 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (Mẫu03-VT)

 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (Mẫu VT)

05- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)

 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu VT)

07- Quy trình luân chuyển chứng từ

Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật tưnhằm mục đích đơn giản công việc, thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữaphòng toán và kho, giữa sổ sách và thực tế, đồng thời có thể theo dõi được chínhxác, kịp thời tình hình biến động của từng loại vật tư

 Khi nhập kho: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư,

kế toán vật tư lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được ghi thành 3 liên: 1liên lưu hồ sơ gốc, 1 liên chuyển cho thủ kho, 1 liên giao cho người giaohàng làm căn cứ thanh toán

 Khi xuất kho: Khi có lệnh sản xuất, tổ trưởng phân xưởng sản xuất viết phiếuyêu cầu xuất kho vật tư gửi cho ban giám đốc kí duyệt Kế toán vật tư liên hệvới thủ kho để biết tình hình tồn kho vật tư, từ đó viết phiếu xuất (có chữ kýcủa thủ trưởng) chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho vật tư

2.2.5 Hệ thống sổ kế toán sử dụng

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ sốliệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phùhợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật kýchung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặcbiệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụphát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoảnphù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghiđồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cânđối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báocáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cânđối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổNhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loạitrừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

2.2.6 Các báo cáo sử dụng liên quan đến kế toán vật tư

Công ty tổ chức hai hệ thống báo cáo là báo cáo tài chính và báo cáo kế toánquản trị để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tác và phục vụ tốt chocông tác quản lý, điều hành hoạt động của công ty Các chỉ tiêu, số liệu tổng hợpbáo cáo đầy đủ, chính xác, trung thực, khách quan

Về vật tư:

 Khoản mục vật tư được trình bày hợp lý trên báo cáo tài chính