Công tác văn thư lưu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt nhà trường. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó. Trong khi nhiều cơ quan, đơn vị trường học làm rất tốt thì vẫn còn một số cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cụ thể là bảo quản và lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học.
Trang 1CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
NĂM HỌC 2016 – 2017
Mã số 17
I Sơ lược bản thân
Họ và tên: Nguyễn Thị Đào, Năm sinh: 1990
Nhiệm vụ được phân công: Văn thư - Thủ quỹ
Đơn vị: Trường THCS Tân Mỹ
Tên sáng kiến kinh nghiệm: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học, bỏ học”
II Nội dung
1 Khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ được phân công
1.1 Khó khăn
Công tác văn thư lưu trữ chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt nhà trường Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa vốn có của nó Trong khi nhiều cơ quan, đơn
vị trường học làm rất tốt thì vẫn còn một số cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện các nội dung liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cụ thể là bảo quản và lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học
Trường THCS Tân Mỹ là ngôi trường có tiền thân lâu đời từ trường phổ thông cấp II, III là trường THPT Lấp Vò 2, sau đó được tách ra và thành lập nên trường THCS Tân Mỹ Từ đó đến nay trải qua thời gian khá dài nên số lượng hồ
sơ học bạ của học sinh nghỉ, bỏ học được lưu trữ rất nhiều Việc di chuyển hồ
sơ về đị điểm mới gặp nhiều khó khăn trong việc sắp xếp hồ sơ học bạ và hơn nữa do trường thành lập rất lâu nên số lượng học bạ cũ có nguy cơ hỏng rất nhiều
Công việc quản lý và lưu trữ học bạ trong những năm gần tương đối dễ dàng vì học bạ được sắp xếp theo từng lớp, từng khối, của từng năm học Riêng học bạ của các học sinh đã nghỉ, bỏ học được lưu trữ qua nhiều năm có thể trên
25 năm mà phụ huynh vẫn liên lạc đến rút hồ sơ Vì vậy việc quản lý hồ sơ gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian đi lại của phụ huynh, học sinh vì phải hẹn một vài ngày để tìm lục hồ sơ, nhiều khi học bạ bị hỏng nặng, có thể đã thất lạc
Trang 21.2 Nguyên nhân
Ở đơn vị vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp, bảo quản, lưu trữ học bạ của học sinh nghỉ học, bỏ học
Do học sinh nghỉ học nhiều nhiều năm về trước không rút học bạ về, vì vậy lượng học bạ để tồn động ở trường khá nhiều, công tác bàn giao học bạ từ giáo viên chủ nhiệm sang văn thư còn chậm, không theo thời gian học sinh nghỉ học và học sinh nghỉ học có nhu cầu rút học bạ khá ít
Do cơ sở vật chất nhà trường còn hạn chế như tủ đựng hồ sơ cũ, nhỏ không thể lưu trữ hết học bạ của nhiều năm trước
Do công tác văn thư thời gian trước chưa ứng dụng triệt để công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ học bạ Công tác lưu trữ còn thủ công, chủ yếu lưu trữ qua sổ tay là chính
2 Các biện pháp đã thực hiện
2.1 Thực hiện quy trình quản lý học bạ trước khi sử dụng công nghệ thông tin:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng Để quản lý tốt học bạ nhân viên văn thư nhất thiết phải làm:
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng bìa đựng theo từng lớp, bỏ vào một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, khối, năm học, số lượng và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin
Khi quản lý hồ sơ học sinh nhân viên văn thư cần mở các loại sổ quản lý như:
+ Sổ bàn giao học bạ học sinh nghỉ-bỏ học để giáo viên chủ nhiệm ghi rõ khi bàn giao: số học bạ bàn giao, tên học sinh, ngày tháng năm sinh, lớp, năm học
+ Sổ rút học bạ: cho học sinh hoặc phụ huynh đến rút ký tên xác nhận đã rút học bạ
Khi học sinh hoặc phụ huỳnh có nhu cầu rút học bạ, người làm công tác văn thư rất vất vả trong việc tìm thông tin vì mọi thứ đều lưu vào sổ tay, phải tìm thông tin rất mất thời gian, sau khi tìm được thông tin học sinh, phải vào tủ lục hồ sơ học bạ, đôi khi có sự nhầm tên càng gây khó khăn hơn trong công tác tìm rút học bạ cho học sinh Chưa kể đến những hồ sơ đã khá lâu, có khi tìm không thấy phải hẹn lại phụ huynh vào ngày khác vào lấy Như vậy tốn rất
Trang 32.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản và lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học:
Việc quản lý và lưu trữ học bạ của học sinh đã nghỉ, bỏ học là một công việc tôi trân trở rất nhiều, vì thế tôi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản và lưu trữ học bạ học sinh nghỉ, bỏ học
Hàng năm số lượng học bạ học sinh nghỉ học được giáo viên chủ nhiệm chuyển sang văn thư tương đối nhiều Việc bảo quản lưu trữ học bạ hết sức quan trọng, không để học bạ bị thất lạc, không để rơi hồ sơ bên trong học bạ, không để bị mói mọt, Do đó văn thư phải sắp xếp và phân loại học bạ cho ngăn nắp, theo khối, theo từng năm học cụ thể để việc tìm kiếm cho dễ dàng
Trước khi ứng dụng công nghệ thì việc tìm kiếm học bạ bằng thủ công khá vất vả Khi ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ thì việc tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng hơn Cụ thể tôi mở sổ quản lý học bạ trên máy bằng Microsoft Office Excel, lập danh sách học sinh bỏ học theo từng khối, năm học như sau:
HỌC BẠ HỌC SINH NGHỈ HỌC, BỎ HỌC KHỐI 8
Năm học STT Họ và tên học sinh Ngày sinh Ghi chú
2015-2016
1 Nguyễn Thị Hiền 02/09/2001 Nghỉ đầu năm
2 Lê Thị Anh Thy 29/09/2001 Nghỉ HK1, tháng …
3 Đinh Công Cộng 04/10/2002 Hoàn thành lớp 8
Khi học sinh hoặc phụ huynh cần rút học bạ thì tôi chỉ cần mở trang lưu trữ ra và nhấn vào lệnh Edit trên thanh công cụ Chọn Find and Replace
Nhập họ và tên học sinh cần tìm mà ta đã lưu trước đó và nhấn Enter sẽ cho
ra kết quả học bạ cần tìm Kết quả tìm kiếm rất nhanh chóng, nếu không hiện kết quả thông tin đã nhập thì có nghĩa là học bạ em này không còn lưu trữ ở trường, không cần phải vất vả mở sổ tìm rất lâu mới phát hiện có hay không có
Lưu học bạ vào máy tính được nhiều lợi ích:
+ Khi ta tra nhập vào bảng lưu nếu thật sự em đó nghỉ vào năm đó sẽ hiện lên mọi thông tin đầy đủ để ta biết được thông tin học sinh hoặc phụ huynh cung cấp chính xác hay không để ta tìm rút học bạ nhanh chóng, không bị nhầm
Trang 4+ Khi tạo bảng lưu đã nhập đầy đủ thông tin, vị trí lưu ở hồ sơ nào chỉ cần lục ngay hồ sơ đó là tìm gặp học bạ cần tìm một cách nhanh nhất, và chính xác nhất
+ Không mất nhiều thời gian cho cả người làm văn thư và cho phụ huynh, học sinh
* Với những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác văn thư tôi nhận thấy Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm công tác này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan nhà trường được nhanh chóng, chính xác, góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, cho người làm công tác văn thư và cho cả phụ huynh hoặc học sinh, như thế thì công tác văn thư sẽ không còn gặp nhiều khó khăn
3 Hiệu quả
Qua thời gian áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học, bỏ học nhận thấy đạt được hiệu quả như sau:
Hồ sơ, sổ sách học bạ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc tìm kiếm được nhanh chóng Việc lưu trữ hồ sơ học bạ chính xác, khoa học mang lại hiệu quả cao, công tác tìm kiếm học bạ tốn ít thời gian, công sức tìm kiếm dễ dàng hơn
Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp,
tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy hơn để công việc đạt hiệu quả cao nhất
Tạo uy tín, sự tín nhiệm của phụ huynh, học sinh đối với nhà trường
4 Khả năng vận dụng
Có thể áp dụng cho tất cả các trường học trong việc bảo quản và lưu trữ học bạ học sinh nghỉ học, bỏ học không chỉ vậy, mà còn ứng dụng cho cả việc lưu trữ văn bản đi- đến của văn thư, cho giáo viên chủ nhiệm nếu có nhu cầu
Trang 5 Kết luận chung
Từ khi kinh nghiệm trên được vận dụng cho nhà trường đến nay có rất nhiều trường và anh em đồng nghiệp tham khảo học hỏi để rút kinh nghiệm, một mặt tôi giới thiệu quang cảnh trường lớp, các phòng ban, một mặt tôi đưa ra những kinh nghiệm trong công tác văn thư Muốn có công việc đạt hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác và phải trực tiếp xử lý từng công việc một với thái độ hoà nhã, ân cần siêng năng Phải thực sự yêu công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành nhiệm vụ
Trên đây là sáng kiến kinh nghiệm của tôi trong quá trình thực hiện công tác
văn thư của mình về việc “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ học bạ học sinh nghỉ, bỏ học” mà bản thân tôi đã nghiên cứu, đúc kết trong công tác Văn thư.
Rất mong được sự đóng góp ý kiến
Tân Mỹ, ngày 07 tháng 4 năm 2017
Xác nhận của Thủ trưởng đơn vị Người viết
Nguyễn Thị Đào