Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này điều chỉnh việc điều hành hoạt động tại Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A Hà Tĩnh; quy định chế độ làm việc, hội họp, tiếp khách, đi công tác, xử lý công văn tài liệu và mối quan hệ công tác giữa giám đốc với Phó giám đốc, các tổ chức chính trị xã hội, đoàn thể và người lao động tại Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A. Điều 2. Giám đốc Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A Hà Tĩnh là đại diện pháp nhân theo ủy quyền của chủ sở hữu trong việc chỉ đạo các hoạt động của đơn vị theo điều lệ tổ chức và hoạt động đã được phê duyệt, là người trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Chủ sở hữu, trước pháp luật về hoạt động chỉ đạo Công ty. Giám đốc điều hành hoạt động của Công ty theo nguyên tắc tập trung, dân chủ và chế độ thủ trưởng. Điều 3. Giúp việc Giám đốc có Phó giám đốc và các Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ. 1. Phó Giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực, sự vụ hoạt động của Công ty theo sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và các quyết định của mình. Phó giám đốc có trách nhiệm chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện những công việc trong phạm vi được phân công. 2. Trưởng phòng Kinh tế Công ty có nhiệm vụ giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán, ngân quỹ của Công ty, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của luật kế toán, điều lệ quy định và các văn bản pháp luật khác có liên quan. 3. Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng theo quy chế tổ chức và hoạt động của phòng do giám đốc ban hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc, Phó giám đốc phụ trách về công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Trang 1UBND TỈNH HÀ TĨNH
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
LN&DV CHÚC A
Số: /QĐ-GĐ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Tĩnh, ngày tháng 06 năm 2016
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế điều hành và lề lối làm việc tại Công ty
TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A
GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MTV LÂM NGHIỆP & DỊCH VỤ CHÚC A
Căn cứ Quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 09/3/2016 của UBND tỉnh Hà Tĩnh về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A;
Căn cứ Quyết định số 27/QĐ-GĐCT ngày 01/ 06 /2016 của Giám đốc Công ty về việc tổ chức, sắp xếp lại các phòng chuyên môn nghiệp vụ, xí nghiệp, đơn vị trực thuộc tại Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức Công ty
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế điều hành hoạt
động và lề lối làm việc tại Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch
vụ Chúc A”
Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3 Ban giám đốc, Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ, giám đốc các
xí nghiệp, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thực hiện quyết định này./
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- HĐTV; (để b/c);
- Lưu TC.
GIÁM ĐỐC
Trang 2UBND TỈNH HÀ TĨNH
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
LN&DV CHÚC A
Số: /QC-GĐ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Tĩnh, ngày tháng 06 năm 2016
QUY CHẾ Điều hành hoạt động và lề lối làm việc của giám đốc Công ty
TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-GĐ ngày .tháng 6 năm 2016 của giám đốc Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A)
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này điều chỉnh việc điều hành hoạt động tại Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A Hà Tĩnh; quy định chế độ làm việc, hội họp, tiếp khách, đi công tác, xử lý công văn tài liệu và mối quan hệ công tác giữa giám đốc với Phó giám đốc, các tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể và người lao động tại Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A
Điều 2 Giám đốc Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ
Chúc A Hà Tĩnh là đại diện pháp nhân theo ủy quyền của chủ sở hữu trong việc chỉ đạo các hoạt động của đơn vị theo điều lệ tổ chức và hoạt động đã được phê duyệt, là người trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Chủ sở hữu, trước pháp luật về hoạt động chỉ đạo Công ty Giám đốc điều hành hoạt động của Công ty theo nguyên tắc tập trung, dân chủ và chế độ thủ trưởng
Điều 3 Giúp việc Giám đốc có Phó giám đốc và các Trưởng phòng
chuyên môn nghiệp vụ
1 Phó Giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực, sự vụ hoạt động của Công ty theo sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và các quyết định của mình
Phó giám đốc có trách nhiệm chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch
và các giải pháp thực hiện những công việc trong phạm vi được phân công
Trang 32 Trưởng phòng Kinh tế Công ty có nhiệm vụ giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán, ngân quỹ của Công ty, có các quyền
và nghĩa vụ theo quy định của luật kế toán, điều lệ quy định và các văn bản pháp luật khác có liên quan
3 Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng theo quy chế tổ chức và hoạt động của phòng do giám đốc ban hành
và chịu trách nhiệm trước giám đốc, Phó giám đốc phụ trách về công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng
Trang 4Chương II ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TY CỦA GIÁM ĐỐC
Điều 4 Nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc
1 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Điều 16 Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc
A ban hành kèm theo quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 09/3/2009 của UBND tỉnh Hà Tĩnh
2 Truyền đạt, phổ biến các chủ trương, chính sách và các quy định của Nhà nước có liên quan đến hoạt động của Công ty cho cán bộ công nhân viên chức Công ty TNHH một thành viên Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A Hà Tĩnh
3 Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra và định kỳ báo cáo kết quả việc triển khai thực hiện chương trình công tác với chủ sở hữu là UBND tỉnh
4 Chỉ đạo và giải quyết trực tiếp một số lĩnh vực do giám đốc phụ trách; giải quyết những vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều phòng chuyên môn nghiệp vụ
5 Là Chủ tịch hội đồng thành viên Công ty TNHH một thành viên Công
ty Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A thực hiện chức năng, quyền hạn theo điều 15 Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty được ban hành kèm theo quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 09/3/2009 của UBND tỉnh Hà Tĩnh
Điều 5 Giám đốc điều hành các hoạt động Công ty thông qua:
1 Chỉ đạo việc chấp hành các quy định của Nhà nước, của pháp luật, của nghị quyết Hội đồng thành viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
2 Ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện thống nhất các hoạt động nghiệp vụ trong toàn Công ty
3 Chỉ đạo thực hiện kế hoạch nguồn vốn, kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch sản xuất kinh doanh theo niên độ
4 Xây dựng chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện các mặt công tác của Công ty Chỉ đạo thực hiện chương trình công tác trong từng thời gian (quý, năm)
5 Trực tiếp kiểm tra hoạt động nghiệp vụ của các phòng ban, xí nghiệp, đơn vị trực thuộc
6 Thẩm duyệt các tài liệu qua hệ thống thông tin báo cáo của các Phòng chuyên môn nghiệp vụ tại Công ty và các đơn vị trực thuộc để phát hiện và chỉ đạo xử lý kịp thời những tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Trang 5Điều 6 Việc điều hành hoạt động Công ty của Giám đốc được quy định
cụ thể bằng quy chế tổ chức và hoạt động của các phòng chuyên môn nghiệp vụ
và các đơn vị trực thuộc
Trang 6Chương III
LỀ LỐI LÀM VIỆC
Điều 7 Chế độ hội họp
1 Họp giao ban
Họp giao ban thường là 01lần/tháng vào đầu tháng hoặc cuối tháng hoặc bất thường theo yêu cầu của Giám đốc
1.1 Thành phần họp giao ban: Tùy theo yêu cầu nội dung và tình hình thực tế để có thể mời các thành phần như sau:
+ Giám đốc, Phó Giám đốc;
+ Các Trưởng, Phó Trưởng phòng;
+ Đại diện cấp ủy;
+ Chủ tịch Công đoàn;
+ Các thành phần khác tùy theo nội dung yêu cầu có mời riêng
- Chủ trì cuộc họp giao ban là Giám đốc, nếu Giám đốc đi vắng thì Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền chủ trì
- Thư ký cuộc họp là Trưởng phòng Tổ chức
1.2 Nội dung họp giao ban
- Phổ biến chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, các Bộ ngành có liên quan đến hoạt động SXKD của Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Thành viên Công ty
- Thông báo nội dung văn bản, chế độ và thông tin mới
- Giám đốc đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch trong tháng qua
- Thảo luận, đánh giá việc thực hiện kế hoạch, chương trình công tác trong tháng và đề ra chương trình hoạt động của tháng tiếp theo
- Các thành phần tham gia phát biểu ý kiến, nêu những vướng mắc, khó khăn cần tháo gỡ, khắc phục và đề xuất phương án xử lý
- Tài liệu cho cuộc họp giao ban do Phòng nghiệp vụ chuẩn bị theo yêu cầu của Giám đốc hoặc phiên họp bàn về một số chuyên đề nghiệp vụ cụ thể thì Giám đốc phân công Phó Giám đốc, các Trưởng phòng chuẩn bị nội dung
- Đối với những công việc quan trọng, cấp bách tùy theo tính chất công việc, Giám đốc triệu tập lãnh đạo để bàn và giải quyết công việc Thành phần, nội dung họp do Giám đốc quyết định và chủ trì
Trang 7- Sau cuộc họp phải có biên bản họp ghi đầy đủ, chính xác kết luận của Giám đốc Trưởng phòng Tổ chức có trách nhiệm thông báo kịp thời bằng văn bản kết quả họp giao ban cho các phòng có liên quan và các đơn vị trực thuộc theo chỉ đạo của Giám đốc
2 Họp phòng, bộ phận công tác
- Tổ chức thường kỳ một tháng một lần sau cuộc họp giao ban
- Nội dung họp: triển khai nhiệm vụ mới, kiểm điểm đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác, đề ra chương trình tháng tiếp theo Thông báo nội dung họp giao ban cho toàn thể cán bộ, công nhân viên trong phòng biết
Tùy theo tính chất công việc, Trưởng phòng đi vắng có thể ủy quyền lại cho 01 Phó Trưởng phòng tổ chức cuộc họp
3 Họp Đảng, họp Công đoàn và các đoàn thể khác: Theo quy chế, điều lệ của tổ chức Đảng, Công đoàn và các đoàn thể, nếu họp trong giờ làm việc thì phải báo cáo Giám đốc biết để sắp xếp thời gian
4 Giờ giấc, nề nếp làm việc trong Công ty thực hiện theo nội quy, quy chế của Công ty
Điều 8 Hội nghị, hội thảo
1 Hội nghị sơ kết, tổng kết hoạt động SXKD của Công ty được tổ chức mỗi năm 02 kỳ Tùy theo yêu cầu công tác chỉ đạo điều hành hoặc theo chỉ đạo của cấp trên, Giám đốc có thể triệu tập các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc hoặc toàn thể Công ty để triển khai những công việc cấp bách
Nội dung hội nghị, thời gian, thành phần và địa điểm do Giám đốc quyết định Các trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp Trưởng phòng Tổ chức chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện cho hội nghị theo chỉ đạo của Giám đốc
2 Hội nghị chuyên đề, hội nghị tập huấn nghiệp vụ: Tùy theo yêu cầu hoặc theo chỉ đạo của cấp trên hoặc theo kế hoạch hàng năm, các Phòng chuyên môn nghiệp vụ trình giám đốc xem xét, quyết định Tài liệu hội nghị chuyên đề nào do phòng nghiệp vụ phụ trách chuyên đề đó chuẩn bị
3 Chủ trì hội nghị là giám đốc hoặc Phó giám đốc được Giám đốc ủy quyền Các Phòng chuyên môn tổ chức Hội nghị chuyên đề chuẩn bị các nội dung, tài liệu, chuẩn bị bài phát biểu khai mạc, bế mạc, thông báo kết luận hội nghị (nếu cần) của Giám đốc
4 Phòng Tổ chức có trách nhiệm gửi giấy triệu mời, in tài liệu và chuẩn
bị hội trường cũng như các khâu cần thiết khác Các phòng chuyên môn tổ chức hội nghị phải gửi tài liệu cần in phục vụ hội nghị, thành phần dự hội nghị cho Phòng Tổ chức trước 03 ngày tổ chức hội nghị
Trang 85 Việc đào tạo và đào tạo lại cán bộ, nâng cao tay nghề đối với cán bộ công nhân viên do Giám đốc Công ty quyết định và chỉ đạo Phòng Tổ chức thực hiện theo quy định
Điều 9 Các cuộc họp ngoài ngành
1 Giám đốc có trách nhiệm tham gia các cuộc họp do Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các Sở, ban ngành mời Trong trường hợp Giám đốc đi vắng hoặc bận việc Phó Giám đốc được ủy quyền đi họp thay
2 Các cuộc họp của các ngành có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ do Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực liên quan đi dự hoặc tuỳ theo nội dung có thể
cử Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng hoặc chuyên viên đi dự họp Nếu cuộc họp có nội dung giải quyết những công việc cụ thể liên quan đến Công ty, người được cử đi họp phải xin ý kiến Giám đốc trước khi họp Sau khi họp xong phải báo cáo nội dung, kết quả cuộc họp
3 Đối với các cuộc họp mời đích danh Phó Giám đốc hoặc cán bộ nhân viên thuộc Công ty thì người được mời phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc trước khi đi họp
4 Trưởng phòng Tổ chức và các Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ có liên quan có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho Giám đốc, Phó Giám đốc
đi họp
Điều 10 Thẩm quyền giải quyết công việc
1 Đối với các công việc vượt thẩm quyền giải quyết của Giám đốc, Giám đốc có văn bản trình cấp có thẩm quyền Văn bản trình do Phòng chuyên môn nghiệp vụ có liên quan hoặc người được Giám đốc chỉ định soạn thảo Các văn bản trình thuộc lĩnh vực Phó Giám đốc phụ trách phải có ý kiến của Phó Giám đốc trước khi trình Giám đốc
2 Đối với công việc xử lý thường xuyên thuộc lĩnh vực, sự vụ do Phó Giám đốc phụ trách theo sự phân công của Giám đốc thì do Phó Giám đốc phụ trách xử lý và báo cáo lại kết quả xử lý cho Giám đốc
Điều 11 Hồ sơ trình
Hồ sơ trình phải ghi đầy đủ các yếu tố, có kẹp trình ký, ghi rõ tên người trình (phòng trình), trường hợp cần xử lý gấp thì lãnh đạo phòng trình ghi rõ mức độ cần thiết “Khẩn”, “Thượng khẩn” vào góc bên trái của Tờ trình
Điều 12 Đi công tác
1 Giám đốc đi công tác trong và ngoài nước từ 02 ngày làm việc trở lên thì ủy quyền điều hành cho Phó Giám đốc Phó Giám đốc được ủy quyền báo cáo lại với Giám đốc những công việc đã xử lý trong thời gian Giám đốc đi công tác
Trang 92 Phó Giám đốc đi công tác từ 01 ngày làm việc trở lên, công việc điều hành thuộc lĩnh vực phụ trách được giao lại cho Giám đốc đảm nhận hoặc một trưởng phòng phụ trách theo chỉ đạo của Giám đốc Phó Giám đốc đi công tác phải báo cáo Giám đốc trước và sau khi kết thúc đợt công tác
3 Các Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ Công ty và các Giám đốc xí nghiệp đi công tác ngoại tỉnh và trong tỉnh đều phải có kế hoạch và phải báo cáo với phòng Tổ chức và Giám đốc Sau khi đi công tác về phải báo cáo lại với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách biết kết quả đợt công tác
4 Đi công tác theo đoàn: Giám đốc chỉ định Trưởng đoàn, Trưởng đoàn chịu trách nhiệm quản lý các thành viên trong đoàn về nội dung làm việc và sinh hoạt trong thời gian đoàn đi công tác
Điều 13 Tiếp khách
1 Phòng Tổ chức là đầu mối giúp Giám đốc tiếp khách của Công ty
2 Đối với khách đến liên hệ công tác tại trụ sở Công ty, Trưởng hoặc Phó phòng Tổ chức trực tiếp tiếp khách và xin ý kiến hoặc bố trí lịch làm việc để Giám đốc hoặc Phó Giám đốc tiếp
3 Đối với khách có quan hệ với các Phòng chuyên môn nghiệp vụ tại trụ sở Công ty, khi có nhu cầu làm việc với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc thì Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ đăng ký với Phòng Tổ chức hoặc xin ý kiến Giám đốc, Phó Giám đốc bố trí lịch làm việc với Giám đốc, Phó Giám đốc
4 Giám đốc, Phó Giám đốc khi tiếp khách có thể yêu cầu các Trưởng phòng hoặc một số Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ có liên quan cùng tiếp
5 Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng Tổ chức là đầu mối trong việc tiếp dân theo lịch tiếp dân của Công ty Lịch được thông báo công khai tại phòng Tổ chức, chỗ tiếp dân lịch sự và trang trọng Các Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ có trách nhiệm tiếp dân đối với những vấn đề liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng khi được phòng Tổ chức yêu cầu
6 Đối với khách hàng đến làm việc cụ thể về nghiệp vụ do các Phòng chuyên môn nghiệp vụ tổ chức tiếp nhưng phải tuân thủ nội quy tiếp khách chung của cơ quan
7 Nếu có nhu cầu mời khách ăn, nghỉ thì do Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền quyết định Việc tiếp khách ở lại ăn nghỉ phải được thực hiện trên nguyên tắc đảm bảo tiết kiệm, lịch sự và chấp hành theo các quy định hiện hành
Điều 14 Xử lý công văn, tài liệu đi, đến
Trang 10Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến Công ty hoặc từ Công ty phải được tập trung qua bộ phận văn thư thuộc Phòng Tổ chức và thực hiện theo quy chế
đã ban hành
Điều 15 Thẩm quyền ký ban hành văn bản
1 Giám đốc ký các văn bản theo quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty
- Các văn bản vượt thẩm quyền của Phó Giám đốc và các văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc trực tiếp phụ trách
2 Phó Giám đốc ký thay mặt Giám đốc
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuộc nội dung công việc được Giám đốc phân công
- Báo cáo tình hình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được phân công
- Các văn bản kiến nghị cơ quan có thẩm quyền để giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực nghiệp vụ đảm trách khi có ý kiến của Giám đốc
3 Trưởng phòng Tổ chức được phép ký thừa lệnh và đóng dấu sao y, sao lục các văn bản; ký xác nhận cho khách hàng và cán bộ về giấy công tác, giấy giới thiệu cán bộ, nhân viên đến bệnh viện
4 Quy trình ký văn bản:
- Tất cả các loại báo cáo, công văn lấy danh nghĩa Công ty Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A gửi ra ngoài, trước khi trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký, Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ phải thẩm định lại về mặt nội dung cũng như hình thức văn bản và ký tắt vào sau chữ cuối cùng của nội dung văn bản Trường hợp Phó Trưởng phòng ký tắt thì phải có ủy quyền của Trưởng phòng
- Đối với các loại chứng từ thuộc kế toán chi tiêu, các cá nhân hoặc bộ phận liên quan chỉ được trình Giám đốc duyệt sau khi có ý kiến chính thức của Trưởng phòng Kinh tế (hoặc Phó Trưởng phòng khi Trưởng phòng đi vắng)
- Các văn bản trình Giám đốc xử lý công việc phải có ý kiến của Trưởng phòng phụ trách (hoặc Phó Trưởng phòng khi được Trưởng phòng ủy quyền) và
ý kiến của Phó Giám đốc phụ trách