Bài luận tốt nghiệp Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động Thương binh và Xã hội

Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giaonộp hồ sơ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và Văn phòng Sở Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, tôi

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 4

1 Tính cấp thiết của đề tài 4

2 Mục tiêu đề tài 6

3 Đối tượng nghiên cứu 6

4 Phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Kết cấu: 7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CƠ QUAN HIỆN NAY 8

1.1 Những vấn đề chung về công tác lập hồ sơ 8

1.1.1 Một số khái niệm 8

1.1.2 Một số loại hồ sơ 8

1.1.3 Lập hồ sơ hiện hành 9

1.1.3.1 Mục đích ý nghĩa của lập hồ sơ hiện hành 9

1.1.3.2 Các nguyên tắc (yêu cầu) cơ bản khi lập hồ sơ 11

1.1.3.3 Trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 13

1.2 Nội dung công tác lập hồ sơ 14

1.2.1 Lập danh mục hồ sơ 14

1.2.1.1 Tác dụng của danh mục hồ sơ: 14

1.2.1.2 Căn cứ lập danh mục hồ sơ 14

1.2.1.3 Nội dung lập danh mục hồ sơ 14

1.2.1.4 Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện 18

1.2.2 Các bước lập hồ sơ 19

1.2.2.1 Mở hồ sơ 19

1.2.2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ 19

1.3 Những vấn đề chung về công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23

1.3.1 Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp 23

1.3.2 Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân 24

1.3.3 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan 25

1.4 Văn bản quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 25

1.4.1 Quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 25

1.4.2 Quy định của Sở Lao đông – Thương binh và Xã hội về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 27

2.1 Khái quát chung về Sở Lao động – Thương binh & Xã hội thành phố Đà Nẵng 27

2.1.1 Lịch sử hình thành Sở Lao động – Thương binh & Xã hội 27

2.1.2 Sự phát triển của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội 27

2.1.3 Chức năng của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội 30

2.1.4 Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội 30

2.1.5 Cơ cấu tổ chức quản lý của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội thành phố Đà Nẵng 32

2.2 Thưc trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng 33

2.2.1 Lập danh mục hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng 34

2.2.2 Quy trình lập hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng 35

2.2.3 Công tác giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan 43

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 2016 46

Người Lập 47

2.2.4 Bảo quản hồ sơ, tài liệu hiện hành 50

2.3 Nhận xét chung 51

2.3.1 Ưu điểm 51

2.3.2 Hạn chế 53

2.3.3 Nguyên nhân tồn tại 55

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 56

3.1 Giải pháp 56

3.2 Quy trình thực hiện giải pháp 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

PHỤ LỤC: 67

Phụ lục 1: Mẫu Mục lục văn bản; 67Phụ lục 2: Danh mục hồ sơ dự kiến năm 2016 của Sở Lao động – Thương binh

và Xã hội; 67Phụ lục 3: Danh mục hồ sơ chính thức năm 2016 của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội 67

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quanNhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân(gọi chung là cơ quan, tổ chức)

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nóiriêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thôngtin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tinchủ yếu, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc,

có thể xếp công tác Văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản

lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biếnmang tính pháp lý Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạođiều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trong quá trình hoạt động của mình các cơquan phải tổ chức việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ cànghoàn chỉnh, văn bản càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càngđược tăng lên bấy nhiêu Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt văn bảngiữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảmbảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làmcho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh

Lập hồ sơ là công việc cuối cùng và hết sức quan trọng trong công tác vănthư đối với cơ quan, đơn vị, được thực hiện trong suốt thời gian giải quyết côngviệc, tức là lúc công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc phảitiến hành sưu tầm, tập hợp các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ Tàiliệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, làm căn cứchính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chấtlượng công tác của nhân viên Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đảm bảo được các

yêu cầu, người lập cần có hiểu biết nhất định về phương pháp lập hồ sơ, nếu lập

ở văn thư cơ quan cần có sự hướng dẫn của cán bộ văn thư hoặc lưu trữ chuyêntrách của cơ quan

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắc buộc đối với cácđơn vị, cá nhân trong cơ quan Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần gìn giữ

an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

và cũng góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam,phục vụ cho nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài Nếu khôngtiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc,mất mác và khi có nhu cầu sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm

Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giaonộp hồ sơ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và Văn phòng Sở Sở

Lao động – Thương binh và Xã hội, tôi đã chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng” nhằm

tìm hiểu rõ hơn về thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan từ đó có thể nêu lên một số giải pháp của mình nhằm nâng cao hiệu quảcông tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Sở Lao động –Thương binh và Xã hội

Qua thời gian 2 tháng thực tập tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tôi

đã có dịp làm quen với môi trường làm việc nơi công sở, học hỏi và rèn luyệncho mình phong cách làm việc của một cán bộ văn thư và tích lũy được nhiềukinh nghiệm bổ ích, góp phần hoàn thiện hơn về lý luận, nâng cao kỹ năng thựchành các nghiệp vụ chuyên môn về công tác văn thư, đặc biệt là công tác lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở LĐTB&XH thành phố Đà Nẵng.Đây là một vấn đề đang được quan tâm tại Sở Lao động – Thương binh và Xãhội và có vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của

Sở LĐTB&XH Do đó, tôi cố gắng hoàn thành khóa luận đề tài này với tinh thầnnghiêm túc nhằm đảm bảo yêu cầu của nhà trường

Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố ĐàNẵng Từ đó, nhận thấy những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đềcần nghiên cứu và đề xuất phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảcông tác lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của SởLĐTB&XH hiện nay.

3 Đối tượng nghiên cứu.

Các văn bản quản lý Nhà nước quy định về vấn đề công tác lập hồ sơ hiệnhành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

Tình hình thực tiễn về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ củaVăn phòng Sở và các đơn vị, cá nhân tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

5 Phương pháp nghiên cứu.

Khảo sát các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư và công việc lập hồ sơ,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở LĐTB&XH thành phố Đà Nẵng;

So sánh tình hình thực tế công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quantại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng với lý thuyết đã học

6 Kết cấu:

Gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại cơ quan hiện nay

Chương 2: Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng

Do thời gian và khả năng làm bài của bản thân còn hạn chế và đây là lần đầutiên tiếp xúc với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của SởLao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng mặc dù đã cố gắng rấtnhiều nhưng không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình làm bài Vì vậy,tôi rất mong nhận được sự chỉ dẫn và đóng góp ý kiến của quý Thầy, Cô để đềtài tốt nghiệp được tốt hơn

Để có thể hoàn thiện đề tài này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình vàquý báu của giảng viên Nguyễn Thị Lệ Thủy Bên cạnh đó, trong thời gian thựctập, tôi cũng nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú, anh, chị trong SởLao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng

Tôi xin chân thành cảm ơn và mong tiếp nhận được sự chỉ đạo của các Thầy

cô và anh chị trong Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CƠ QUAN HIỆN NAY 1.1 Những vấn đề chung về công tác lập hồ sơ.

1.1.1 Một số khái niệm

Hồ sơ là tập hợp văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự

việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đóhoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loạivăn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành

Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyếtđịnh, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn cũng được coi như những hồ sơ

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết

công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự kiện hoặc theo cácđặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phươngpháp khoa học

Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức là bảng kê tên cá hồ sơ mà cơ quan,

đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc định kỳ chuyển giao

những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiệnhành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật

1.1.2 Một số loại hồ sơ

Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thànhtrong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơquan, đơn vị

Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp

lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan

Sự khác nhau giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc:

+ Là những bản chính, bản sao có giá

trị như bản chính cùng các văn bản, giấy

tờ có liên quan đến quá trình giải quyết

công việc

+ Tài liệu thường có thời gian trong

một năm hành chính hoặc theo thời gian

công việc mà hồ sơ đó phản ánh

+ Nộp vào lưu trữ cơ quan

+ Là bản sao chính xác bản chính các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ, chuyên môn

+ Có thể tập hợp văn bản của nhiều năm, nếu có thay đổi, phải sử dụng văn bản có hiệu lực hiện hành

+ Không nộp vào lưu trữ cơ quan

- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân

cụ thể ;

- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ

sơ thiết kế thi công…

1.1.3 Lập hồ sơ hiện hành

Lập hồ sơ là công việc cuối cùng của công tác văn thư cơ quan, được thựchiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giảiquyết xong thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơquan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương tình kế hoạch công tác mới Đểphân biệt với việc lập hồ sơ trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử với việc lập

hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong ở cơ quan thì việc lập hồ sơ đốivới các văn bản vừa giải quyết xong ở cơ quan được gọi là lập hồ sơ hiện hànhLập hồ sơ hiện hành: Do cá nhân thực hiện, được tiến hành đồng thời vớiquá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tàiliệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu

1.1.3.1 Mục đích ý nghĩa của lập hồ sơ hiện hành

a Nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, viên chức

Các văn bản sau khi giải quyết xong được lâp thành hồ sơ theo từng vấn đề,

sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và của từng đơn vị sẽ giúp cánhân sắp xếp, cán bộ, viên chức và thử trưởng cơ quan quản lý văn bản, tài liệumột cách đầy đủ, có hệ thống và khoa học;

Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc và tra tìm được nhanhchóng và đầy đủ; nghiên cứu vấn đề có hệ thống và tròn vẹn; đề xuất ý kiến vàgiải quyết công việc có căn cứ xác đáng, kịp thời và tiết kiệm được thời gian;nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của từng cán bộ, viên chức nói riêng

và cơ quan nói chung

b Giúp cơ quan, đơn vị quản lý văn bản được chặc chẽ

Khi văn bản được tập hợp đầy đủ và lập thành hồ sơ, sẽ giúp thủ trưởng cơquan, các đơn vị và cán bộ văn thư dễ dàng theo dõi và nắm chắc thành phần,nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình; xác định được hồ sơ,tài liệu quan trọng, có giá trị cần được bảo quản chu đáo; phát hiện những vănbản bị phân tán, thất lạc do cho mượn tùy tiện; giữ gìn được bí mật nhà nước và

bí mật cơ quan

c Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, tại khoản 1 Điều 14:

Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúcthì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải tài liệu rời lẻ Đó

là yêu cầu bắc buộc Vì rằng nếu như công tác tác lập hồ sơ hiện hành được làmtốt tức là tài liệu của cơ quan đã được phân loại theo từng vấn đề, sự việc và xácđịnh được giá trị của chúng trên cơ sở đó, văn thư cơ quan sẽ dễ dàng chọn ranhững hồ sơ tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ vàđúng hạn vào lưu trữ cơ quan Hồ sơ được lập tốt ở văn thư sẽ tạo thuận lợi chocán bộ lưu trữ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp

vụ chuyên môn khác

Nhờ vậy, sẽ nâng cao hiệu suất công tác và chất lượng tài liệu, có thể đáp ứngkịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu cho cán bộ cơ quan,phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý, sản xuất và nghiên cứu của cơ quan

1.1.3.2 Các nguyên tắc (yêu cầu) cơ bản khi lập hồ sơ

Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về nghiên cứu sửdụng và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu sau đây:

a Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ

Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ nhấtđịnh do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao Do đó, văn bản hình thành trongquá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của

cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể Chính vìvậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ thuộc bởi chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị

Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phảnánh đúng đắn chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải thể hiệnđược chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sựviệc được đề cập trong hồ sơ Do đó, đối với những văn bản không phản ánhchức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ đó thì khônglập hồ sơ ( hoặc không đưa vào lập hồ sơ)

b Đảm báo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua mộtquá trình hoặc ngắn, hoặc dài Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc Vănbản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽvới nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của conngười Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mớiphản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong củachúng Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng vàhoàn chỉnh Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơcho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề đểlập thành những hồ sơ khác nhau

Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hìnhthức của văn bản.

c Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề,

sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch

sư, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trongthời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã được giảiquyết Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sủdụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau Chẳnghạn, văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức cáctrung tâm (kho) lưu trữ quốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảoquản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gianngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan một thời gian nhấtđịnh, rồi tiêu hủy theo sự huớng dẫn của lưu trữ cơ quan, đối với những văn bảnkhông còn ý nghĩa thì có thể loại hủy Do đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệtgiá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều.Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảoquản, phục vụ nghiên cúu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảoquản, cán bộ lưu trữ sẽ khởi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ

Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũngtách rời từng văn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng Vì trong thực cónhững hồ sơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ văn bảnhợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó Trong trường hợp này, phải xem xétgiá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của hồ sơ, ví dụ như

hồ sơ về một vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán bộ

d Văn bản trong hồ sơ phải đảm báo đúng thể thức văn bản

Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứngpháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do Nhànước quy định, nghĩa là phải có quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản,

ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơquan Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên,

sẽ không có giá trị pháp lý Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thểtrở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng yêu cầu này,chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ

e Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa

hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm,nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi

1.1.3.3 Trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:

1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phảibàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thựchiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ

cơ quan

1.2 Nội dung công tác lập hồ sơ

1.2.1 Lập danh mục hồ sơ

1.2.1.1 Tác dụng của danh mục hồ sơ:

Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức công tác lập hồ sơ vàquản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học

Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; gópphần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đốivới việc lập hồ sơ và chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1.2.1.2 Căn cứ lập danh mục hồ sơ

Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa cơ quan, tổ chức và của các đơn vị; quy chế làm việc, quy chế công tác vănthư của cơ quan, tổ chức

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn

vị và cá nhân

- Danh mục hồ sơ những năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục

hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có) và các quy định hiện hành của nhà nước vềthời hạn bảo quản tài liệu

1.2.1.3 Nội dung lập danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục (khung phân loại): theo cơ cấu tổ chức hoặc theo mặt hoạt động của cơ quan.

- Nếu theo cơ cấu tổ chức: Tên mỗi đơn vị, phòng, ban trong cơ quan là một

- Tuỳ theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức

mà quyết định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảmviệc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổ chức có

cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị rõ ràng thì nên ápdụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức Đối với các cơ quan, tổchức có cơ cấu tổ chức không ổn định, chức năng nhiệm vụ không rõ ràng thìnên xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động

b) Xác định những hồ sơ cần lập, đơn vị hoặc người lập và dự kiến tiêu đề

hồ sơ

Việc xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc người lập dựavào các căn cứ lập danh mục hồ sơ như đã nêu ở phần trên, đặc biệt là chươngtrình kế hoạch và nhiệm vụ kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổchức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân Đơn vị,

cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc nào (hoặc chủ trì giảiquyết nếu có nhiều đơn vị, nhiều người tham gia) thì có trách nhiệm lập hồ sơ vềcông việc đó

Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát được nộidụng của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: tênloại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự các yếu tốthông tin có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ

Các tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ nhữngtiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ

sơ về các công việc cụ thể

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ:

Căn cứ:

- Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ Nhìnchung, những hồ sơ về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọngtâm hay đặc biệt của cơ quan, tổ chức sẽ có giá trị cao hơn và do đó sẽ có thờihạn bảo quản lâu hơn so với những hồ sơ phản ánh các chức năng nhiệm vụkhông cơ bản hoặc các hồ sơ có tính chất tổng hợp thường có thời hạn bảo quảnlâu hơn so với các hồ sơ về những vấn đề, sự việc cụ thể

- Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ đối với việc theo dõi, giải quyết công việctrước mắt của cơ quan, tổ chức

- Nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan, tổ chức và của xã hội sau này

- Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan, Thông tư số09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thờihạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổchức, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổchức, của ngành.

Hồ sơ có thể được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản trongmột thời gian nhất định, tính bằng số lượng năm cụ thể (5 năm, 10 năm, 15 năm,

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và

ký hiệu (bằng các chữ in hoa viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đềmục lớn trong danh mục hồ sơ (tên đơn vị hoặc mặt hoạt động) do mỗi cơ quan,

tổ chức quy định cụ thể nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Khi đánh số hồ

sơ, có thể áp dụng một trong hai cách sau:

Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01, cuốimỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh

Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổchức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một sốdòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh

* Bảng mẫu thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Số và ký

hiệu HS

Tên đề mục

và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản

Đơn vị/người lập

hồ sơ

Ghi chú

I PHÒNG

KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

1 Phòng Hành chính

a) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà áp dụng một tronghai cách tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ sau đây:

- Cách thứ nhất: Thực hiện theo trình tự như sau:

+ Văn phòng, phòng hành chính chỉ đạo cán bộ văn thư, lưu trữ xây dựng dựthảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;

+ Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan trong cơ quan, tổchức về dự thảo danh mục hồ sơ;

+ Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành;

- Cách thứ hai: Thực hiện theo trình tự như sau:

+ Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vịmình theo hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ;

+ Văn phòng, phòng hành chính tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vịthành dự thảo danh mục hồ sơ chung của cơ quan tổ chức, tiến hành bổ sungchỉnh sửa nếu cần thiết;

+ Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành

Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm Đối với những cơ quan, tổ

chức có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần sửa đổi, bổ sungdanh mục hồ sơ của năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau

b) Tổ chức thực hiện

Danh mục hồ sơ của cơ quan sau khi được ban hành sẽ gửi cho các đơn vị,

cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện Trong quá trình thực hiện, nếu có các hồ

sơ được dự kiến chưa sát thực tế hoặc các công việc phát sinh thuộc trách nhiệmlập hồ sơ của đơn vị, cá nhân nào thì đơn vị, cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổsung vào phần danh mục hồ sơ của mình, cuối năm, thông báo cho Văn phònghoặc Phòng Hành chính để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung của cơ quan

1.2.2 Các bước lập hồ sơ

1.2.2.1 Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ chức,tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ

- Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc nhiệm vụ được giao

và kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ,công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ về những công việc mà mìnhtheo dõi, giải quyết Đối với những cơ quan, tổ chức đã có danh mục hồ sơ thìviệc mở hồ sơ có thể được giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đóchuyển bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ

- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực

- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viênchức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.

1.2.2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cậpnhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình,

ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo,văn bản đi của cơ quan, tổ chức và những tài liệu tham khảo cần thiết

Ví dụ 1: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:

- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;

- Chương trình hội nghị;

- Lời khai mạc;

- Dự thảo báo cáo tổng kết;

- Các báo cáo tham luận;

- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;

- Nghị quyết hội nghị;

- Biên bản hội nghị

Ví dụ 2: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ

- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ

- Tài liệu về quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị

- Các tài liệu về lý lịch và quá trình công tác của các cán bộ

- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán

đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quantrực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.

1.2.2.3 Kết thúc và biên mục hồ sơ

Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc Để hoàn chỉnh hồ

sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ Đốivới những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành các tập

- đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng

- Xác định giá trị tài liệu

+ Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu

đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảovăn bản về những vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ýkiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết;

+ Kiểm tra lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu cótrong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ

+ Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các vănbản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp choviệc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khicần thiết sau này được thuận tiện

+ Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định,bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc trong thực tế Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Cách 1: Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lậptheo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản

Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theodõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ vụ việc

Cách 3: Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC tên gọi tácgiả, tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả;của các tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùngcấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau

Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì nên đưa phim, ảnhvào bì; băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ hoặc nếu để riêng thì phải

đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh sốtrùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ:

có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là15a và 15b

Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổsung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó

+ Viết mục lục văn bản:

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lụcvăn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ + Viết chứng từ kết thúc:

Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) vàđặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từkết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ.Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với

những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ

20 năm trở lên) thì chỉ đánh số tờ

+ Viết bìa hồ sơ:

Ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thờigian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạnbảo quản lên bìa hồ sơ

Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắtnhững từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu

Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kếtthúc và biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi,giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau

1.3 Những vấn đề chung về công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Theo quy định hiện hành, các văn bản sau khi giải quyết xong phải lập thành

hồ sơ và được giữ lại ở đơn vị có liên quan một năm để nghiên cứu, sử dụng khicần thiết, sau đó phải nộp vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải là những hồ sơ có giá trị thực tiễn vàgiá trị lịch sử Đối với những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu, nếu đơn vị cần giữ lại đểtiếp tục theo dõi, nghiên cứu thì cần phải làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan.Khi nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải kèm theo bản mục lục hồ sơ để làmcăn cứ kiểm tra và theo dõi tình hình giao nộp Lưu trữ cơ quan khi tiếp nhận hồ

sơ nộp lưu phải đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem đã giao nộpđầy đủ hay chưa Nếu thiếu, thì yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ Sau đó ký nhậnvào bản mục lục Mục lục hồ sơ nộp lưu được lập thành 3 bản, 1 bản do đơn vịgiao nộp hồ sơ giữ, 1 bản lưu ở văn thư và 1 bản lưu ở lưu trữ cơ quan

1.3.1 Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Thời hạn giao nộp hồ sơ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của

cơ quan, tổ chức:

Điều 11, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn giao nộp tài liệu vàolưu trữ cơ quan:

1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quyđịnh tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ

sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lạigửi cho Lưu trữ cơ quan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từngày đến hạn nộp lưu

- Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp vàolưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trịlưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc tráchnhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó, trừ những tài liệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướngdẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất địnhđược dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc) được lưu tại đơn vị, cánhân thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của

cơ quan, tổ chức

+ Các văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợpthực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân

1.3.2 Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân

Cuối mỗi năm, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm:

- Kiểm tra toàn bộ hồ sơ, tài liệu mà mình quản lý để xác định những hồ sơ,tài liệu có giá trị lưu trữ thuộc diện giao nộp và đến hạn giao nộp vào lưu trữhiện hành của cơ quan, tổ chức

- Hoàn chỉnh việc kết thúc và biên mục hồ sơ để giao nộp.

- Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp) và tiến hành bàn giao cho lưu trữ của

cơ quan, tổ chức

1.3.3 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, lưu trữ cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu đãđến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cần kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ vàmục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêucầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết

Điều 12, Luật Lưu trữ năm 2011, quy định:

1 Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ củacông việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vàoLưu trữ cơ quan

2 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bảngiao nhận hồ sơ, tài liệu

3 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đượclập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơquan giữ 01 bản

1.4 Văn bản quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.4.1 Quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 về Lưu trữ Quốcgia;

Điều 9, Luật số: 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Điều 23, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quyđịnh trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiệnhành;

Điều 13, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Quy địnhLập danh Mục hồ sơ

1.4.2 Quy định của Sở Lao đông – Thương binh và Xã hội về công tác lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Mục 4, Quyết định số 10857/QĐ-SLĐTBXH ngày 31 tháng 12 năm 2013ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Lao động – Thương binh và

Xã hội thành phố Đà Nẵng;

Quyết định số 416/QĐ-SLĐTBXH ngày 25 tháng 01 năm 2016 Về việc banhành Danh mục hồ sơ dụ kiến năm 2016 của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội;Quyết định số 515/QĐ-SLĐTBXH ngày 20 tháng 01 năm 2017 Về việc banhành Danh mục hồ sơ chính thức năm 2016 của Sở Lao động – Thương binh và

Xã hội;

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.1 Khái quát chung về Sở Lao động – Thương binh & Xã hội thành phố Đà Nẵng

2.1.1 Lịch sử hình thành Sở Lao động – Thương binh & Xã hội

Sau khi thành lập, dưới sự lãnh đạo của Đảng, Ngành Lao động-Thươngbinh và Xã hội đã tham mưu cho Đảng, Nhà nước ban hành và tham gia tổ chứcthực hiện nhiều chủ trương, chính sách giải quyết những vấn đề bức thiết nhấtcủa đất nước;

Năm 1996, với điều kiện dân số Quảng Nam - Đà Nẵng ngày một đông lãnhthổ hành chính lại rộng lớn, điều đó gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạtđộng quản lý nhà nước, yêu cầu phân chia lại lãnh thổ đặt ra Ngày 06 tháng 11năm 1996, Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa IXthông qua Nghị quyết chia tách tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng thành tỉnh QuảngNam và thành phố Đà Nẵng;

Sở LĐTBXH thành phố Đà Nẵng được thành lập từ ngày 03 tháng 01 năm

1997 theo Quyết định Số 06/QĐ-UB của UBND Lâm thời thành phố Đà Nẵng,

kể từ ngày này Sở LĐTBXH chính thức đi vào hoạt động;

2.1.2 Sự phát triển của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội

Năm 1997, thành phố Đà Nẵng trở thành đơn vị hành chính trực thuộc Trungương, ngành Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố luôn biết phát huytruyền thống và nhận được sự quan tâm lãnh đạo sâu sát, kịp thời của Thành uỷ,UBND thành phố, sự phối hợp của các cấp, các ngành, địa phương nên đã hoànthành xuất sắc nhiệm vụ được giao Đặc biệt, trước sự phát triển năng động củathành phố những vấn đề kinh tế, xã hội phát sinh, nhiều nhiệm vụ mới được bổsung làm cho nhiệm vụ chính trị của ngành ngày càng phức tạp và nặng nề hơn.Song với tinh thần đoàn kết, trách nhiệm, năng động, sáng tạo của đội ngũ cán

bộ, công chức, viên chức và người lao động, cùng với quyết tâm cao của toàn

ngành, Sở LĐTBXH đã vượt qua những khó khăn thách thức, hoàn thành xuấtsắc nhiệm vụ của Thành phố giao;

Xuất phát từ tình hình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước cũng như thựctiễn của thành phố, ngành Lao động – Thương binh và Xã hội đã kịp thời thammưu Thành ủy, UBND thành phố tăng cường quản lý nhà nước về các lĩnh vực:Lao động, việc làm, dạy nghề, người có công và an sinh xã hội; đề xuất mới,điều chỉnh, bổ sung chính sách xã hội và tạo cơ sở pháp lý điều hành có hiệuquả, đồng thời ban hành các chính sách vượt trội so với quy định của Trungương và triển khai thực hiện, đáp ứng nhu cầu nguyện vọng của nhân dân và cácđối tượng thuộc ngành quản lý như:

Chính sách hỗ trợ học nghề cho lao động nông thôn, lao động mất đất sảnxuất, người khuyết tật, bộ đội xuất ngũ, người nghèo Chợ việc làm được tổ chứcthường xuyên tại các địa điểm cố định và lưu động tại các địa phương đã tạo ranhiều việc làm mới, đặc biệt ngành đã phối hợp với các trường Đại học, Caođẵng, Đoàn Thanh niên tổ chức các phiên chợ việc làm kết hợp với tư vấn nghề

đã định hướng cho một bộ phận thanh niên sau khi tốt nghiệp phổ thông chọn chomột mình một ngành nghề phù hợp, sau khi ra trường có nhiều cơ hội tìm đượcviệc làm có thu nhập ổn định Trong lĩnh vực lao động đã triển khai nhiều giảipháp đồng bộ về chính sách pháp luật lao động đã góp phần nâng cao ý thức phápluật của người sử dụng lao động và người lao động, phối hợp với các cơ quan liênquan giải quyết kịp thời những phát sinh về chế độ, quyền lợi của người lao độngkhông để xảy ra những vụ đình công, lãn công quy mô lớn, phức tạp;

Trên lĩnh vực người có công, ngoài việc thực hiện đầy đủ, kịp thời các chế

độ do Nhà nước quy định, ngành tham mưu UBND thành phố ban hành quyđịnh chế độ trợ cấp thường xuyên, đột xuất cho người có công với cách mạng,phụng dưỡng Mẹ Việt Nam anh hùng; đặc biệt chính sách hỗ trợ cải thiện nhà ở

đã được thực hiện đồng bộ từ miễn giảm tiền sử dụng đất đến chính sách tặngnhà tình nghĩa, hỗ trợ kinh phí sửa chữa nhà đã tạo điều kiện cho gia đình chínhsách có nhà ở ổn định, kiên cố chống chịu được thiên tai, bão lũ thường xuyên

xảy ra Công tác đền ơn đáp nghĩa được triển khai rộng khắp, nhiều phong trào,

mô hình chăm sóc người có công có sức lan tỏa mạnh, tạo thêm nhiều nguồn lựcthực hiện tốt mục tiêu nâng cao mức sống gia đình người có công bằng hoặc caohơn mức sống trung bình dân cư nơi cư trú, nhiều nghĩa trang liệt sĩ đã và đangđược đầu tư nâng cấp khang trang xanh, sạch, đẹp;

Trong lĩnh vực an sinh xã hội, đã xây dựng và đề nghị thành phố nâng mứctrợ cấp, mở rộng đối tượng hưởng thụ so với quy định của Trung ương cho đốitượng bảo trợ xã hội Công tác xóa đói giảm nghèo đạt được nhiều thành quả tolớn; nhiều lần tham mưu thành phố thay đổi chuẩn nghèo, hoạch định nhiềuchính sách, chế độ ưu tiên tập trung nguồn lực hỗ trợ cho nhóm hộ đặc biệtnghèo, triển khai nhiều giải pháp đồng bộ đã góp phần rút ngắn thời gian thựchiện chương trình giảm nghèo từ 5 năm xuống còn 3 năm cho mỗi giai đoạn;Trong lĩnh vực phòng chống ma túy, ngành đã tham mưu thành phố nhiềuchính sách về quản lý, tập trung cai nghiện, dạy nghề đã góp phần kéo giảmngười nghiện ma túy trên địa bàn thành phố góp phần tích cực vào chương trình

5 không, 3 có;

Song song với việc tham mưu thành phố thực hiện tốt công tác Lao động –Thương binh và Xã hội, công tác phát triển của ngành cũng luôn được quan tâmđầu tư cả về cơ sở vật chất lẫn chuyên môn, nghiệp vụ Triển khai ứng dụngmạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, từngbước mở rộng các dịch vụ công trên trang thông tin điện tử, đáp ứng yêu cầungày càng đa dạng trong giao tiếp và minh bạch trong giải quyết công việc của

tổ chức và công dân;

Ghi nhận những thành tích của Ngành Lao động-Thương binh và Xã hộithành phố, Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng nhì; Thủtướng Chính phủ, Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội tặng Cờ thi đua xuất sắc,UBND thành phố tặng Cờ thi đua xuất sắc hoàn thành 3 nhiệm vụ trọng tâmhàng năm nhiều năm liền

2.1.3 Chức năng của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ bannhân dân thành phố, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân thành phốthực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm; dạy nghề; laođộng; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảohiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công;bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn

xã hội (gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội); về các dịch vụcông thuộc phạm vi quản lý của Sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạnkhác theo phân cấp, uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy địnhcủa pháp luật;

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có tư cách pháp nhân, có con dấu vàtài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của

Uỷ ban nhân dân thành phố; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra,kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

2.1.4 Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội

Xây dựng phương hướng, mục tiêu, các giải pháp lớn trong kế hoạch dàihạn, hàng năm của thành phố về lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội,tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo các ngành, các cấp thực hiệnphương hướng, nhiệm vụ đó;

Chủ trì phối hợp với các cơ quan quản lý, ngành có liên quan tổ chức thựchiện các quy định pháp luật về Lao động - Thương binh và Xã hội, tổ chứcnghiên cứu cụ thể hoá các chính sách của Nhà nước; soạn thảo các văn bản củathành phố đề nghị sửa đổi, bổ sung các chế độ chính sách đối với người lao động

và các đối tượng chính sách xã hội phù hợp với tình hình thực tế của thành phố

và luật pháp của Nhà nước;

Hướng dẫn các ngành, các cấp, các đơn vị cơ sở thuộc mọi thành phần kinh

tế tham gia quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lao động; xây dựng chính sáchkhuyến khích các cơ sở sản xuất kinh doanh nhằm tạo việc làm cho lao động xã

hội; kiểm tra việc thực hiện chính sách, chế độ về tiền lương, tiền công, phụ cấp,trợ cấp lao động nữ, chế độ đãi ngộ vật chất khác và chế độ an toàn lao động chongười lao động cũng như chính sách chế độ đối với người có công cách mạng,người về hưu, mất sức, thôi việc và các đối tượng xã hội;

Phối hợp với các cơ quan liên quan quản lý Nhà nước các Trung tâm Dịch

vụ việc làm, các cơ sở trường dạy nghề trên địa bàn thành phố; thành lập và theodõi, kiểm tra các Hội đồng thi về đào tạo nghề, xem xét cấp Bằng nghề, Chứngchỉ nghề và hướng dẫn, giới thiệu lao động có nhu cầu tìm việc làm;

Kiểm tra, thanh tra Nhà nước đối với các đơn vị về việc chấp hành luật pháp,chính sách thuộc lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội, xem xét và giảiquyết theo thẩm quyền các đơn khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực ngành;

Xây dựng và tổ chức thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch tài chính của ngành (kể

cả chương trình, dự án tài trợ của quốc tế) Thống nhất quản lý nguồn ngân sách,kinh phí về Lao động - Thương binh và Xã hội trên địa bàn thành phố;

Phối hợp với các ngành, các cấp, các doàn thể xây dựng và phát triển cáchình thức bảo trợ xã hội, tổ chức cứu trợ thường xuyên, cứu trợ đột xuất cho cácđối tượng khó khăn Quản lý Nhà nước một số Hội, cơ sở từ thiện;

Phối hợp thực hiện Pháp lệnh nghĩa vụ lao động công ích hàng năm;

Tổ chức và chỉ đạo thực hiện các mặt công tác đối với người có công cáchmạng và đối tượng bảo trợ xã hội Thừa uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân thànhphố xác định người được hưởng chính sách, mức trợ cấp, cấp giấy chứng nhậncho người có công với cách mạng và các đối tượng được hưởng trợ cấp xã hội.Thực hiện chế độ trợ cấp; tham gia với hội đồng giám định thương tật chothương binh và đề nghị cấp Bằng Tổ quốc ghi công liệt sĩ Phối hợp với cácngành, các cấp thực hiện chính sách nuôi dưỡng Bà mẹ Việt Nam anh hùng,chăm sóc thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, cán bộ Lão thành cách mạng;quản lý Nghĩa trang và các công trình ghi công liệt sĩ ở thành phố Chăm sócngười già yếu cô đơn, người tàn tật, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn Tổchức hướng dẫn lao động, học nghề và trang cấp dụng cụ chỉnh hình cho thương

binh, người tàn tật Phối hợp và tổ chức thực hiện các chương trình Xóa đóigiảm nghèo, phòng chống tệ nạn xã hội, phòng chống tội phạm.;

Sử dụng tốt nguồn viện trợ nhân đạo của các tổ chức Chính phủ, phi Chínhphủ và các tổ chức nhân đạo và các hoạt động sự nghiệp của ngành - chủ độngquan hệ với các tổ chức quốc tế để giải quyết việc làm và tranh thủ nguồn việntrợ nhân đạo cho thành phố;

Kiện toàn tổ chức, xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác Laođộng - Thương binh và Xã hội của thành phố;

Sơ kết, tổng hợp công tác của ngành trên điạ bàn thành phố, thực hiện chế độthông tin, báo cáo với Uỷ ban nhân dân thành phố và Bộ Lao động - Thương binh

và Xã hội Đề nghị khen thưởng những đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tácLao động - Thương binh và Xã hội Quản lý lưu trữ toàn bộ các hồ sơ liên quan;Ngoài ra Sở còn đảm nhiệm một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dânthành phố Đà Nẵng và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định

2.1.5 Cơ cấu tổ chức quản lý của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội thành phố

Đà Nẵng

Sở LĐTBXH có 1 Giám đốc và 4 Phó Giám đốc, mỗi Phó Giám đốc đảmnhận công việc riêng

* Sở LĐTBXH thành phố có các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc sở

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ LĐTB&XH TP ĐÀ NẴNG

Cơ Sở Xã Hội Bầu Bàng

Trung Tâm Bảo Trợ Xã

2.2 Thưc trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng

2.2.1 Lập danh mục hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng

Định kỳ trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn thư Sở tổ chức ban hànhDanh mục hồ sơ dự kiến đối với những hồ sơ hình thành trong năm để côngchức căn cứ lập hồ sơ công việc Trước ngày 15 tháng 01 năm sau, Văn thư Sở

tổ chức thống kê những hồ sơ đã hình thành thực tế trong năm, quyết định banhành Danh mục hồ sơ chính thức của năm để làm cơ sở quản lý, thu thập hồ sơvào lưu trữ cơ quan

Việc lập Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy đinh tạiĐiều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV

- Các loại hồ sơ có trong cơ quan

+ Theo quy định của Sở tất cả cán bộ công chức của cơ quan khi tiến hành

xử lý, giải quyết công việc của bộ phận mình phải lưu lại các văn bản giấy tờ cóliên quan vào tập hồ sơ, gọi là hồ sơ công việc;

+ Đối với bộ phận văn phòng thì lưu giữ lại các văn bản đi - đến, gọi là hồ

sơ lưu văn bản đi - đến

* Mẫu Danh mục hồ sơ của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng

STT Số ký

Thời hạn bảo quản

Người lập hồ

sơ

Ghi chú

07 07/VP Hồ sơ về công tác phổ biến

tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật

12 12/VP Hồ sơ về công tác nhân quyền 10 năm Trần Thị

03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tàiliệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan tổ chức và Quyết định số10857/QĐ-SLĐTBXH ngày 31 tháng 12 năm 2013 ban hành quy chế công tácvăn thư, lưu trữ của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng;Quy trình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thểhiện ở sơ đồ sau:

Người thực hiện Quy trình Thời gian thực hiện

năm

Người chịu trách

nhiệm giải quyết

công việc

Công việc bắt đầu

giải quyết công việc

Kết thúc và biên mục hồ sơ

Giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Bước 1: Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Sở Lao động - Thương binh và xã hội vàthực tế công việc được giao công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơlên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc và khicông việc giải quyết xong cá nhân sẽ đưa các văn bản có liên quan vào thànhmột hồ sơ

Riêng cán bộ văn thư việc lập hồ sơ hết sức quan trọng, hàng năm nhân viênvăn thư sẽ căn cứ vào danh mục hồ sơ do Sở ban hành từ trước để lập thànhnhững tập hồ sơ, lập hồ sơ ghi tiêu đề của từng loại hồ sơ trong danh mục bìa hồ

sơ có sẵn tại Sở hồ sơ được lập theo tên loại và năm ban hành của văn bản

Sở Lao động – Thương binh và xã hội sử dụng mẫu bìa hồ sơ theo Quyếtđịnh 1687/QĐ-BKHCN của Bộ Khoa học và Công Nghệ về việc công bố Tiêuchuẩn quốc gia Bìa hồ sơ lưu trữ; Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; Giá bảo quản tàiliệu lưu trữ

Ví dụ: Tập lưu Đề Án, Kết Luận Thanh tra từ tháng 4 đến tháng 10 năm2016;

Tập lưu Báo cáo từ tháng 01 đến tháng 4 năm 2016

Hình 1: Mẫu Bìa hồ sơ của Sở LĐTBXH TP Đà Nẵng

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ

Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ, thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tàiliệu hình thành trong quả trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tươngứng đã mở kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ củavăn bản, tài liệu trong hồ sơ, tránh bị thất lạc

Khi tiến hành hoàn thiện và ban hành văn bản của cơ quan, văn thư sẽ lưu lạibản chính sau một tháng văn thư sẽ phân loại và sắp xếp theo thứ tự thời gian.Cuối năm theo quy định của Sở các phòng, ban, đơn vị cá nhân trong cơ quan sẽtập hợp những văn bản, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và trinhg

tự số ký hiệu văn bản theo từng loại văn bản hoặc cách sắp xếp phù hợp vớicông việc

Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ hướng dẫn các phòng ban lập hồ sơ theo danhmục hồ sơ, phân loại, sắp xếp văn bản trong hồ sơ

Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc Người lập hồ sơ cótrách nhiệm kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại

ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần thiết trong hồ

sơ đối với những hồ sơ do mình lập;

Thực hiện việc biên mục bên trong hồ sơ:

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ

+ Văn bản, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp cho phù hợp

 Sắp xếp theo trình tự thời gian như công văn đi của sở được phân chiatheo tháng của năm Vì số lượng công văn đi của sở chiếm số lượng nhiều nênmỗi tháng sẽ là 01 hồ sơ, trường hợp các tháng đầu năm và cuối năm (tháng 01,

02, 7, 11, 12) là những tháng có số lượng công văn đi rất nhiều nên mỗi tháng sẽ

có 2 hồ sơ về công văn của Sở

 Theo tên loại: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyênmôn thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban

nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việclàm; dạy nghề; lao động; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xãhội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn laođộng; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới;phòng, chống tệ nạn xã hội (gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xãhội); về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở Bởi vì, Sở Lao động –Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng chịu trách nhiệm trên nhiều mặc lĩnhvực nên khối lượng các loại văn bản đi của Sở là rất nhiều và để cho việc tìmkiếm, khai thác dễ dàng nhanh chóng hơn Sở đã lập mỗi loại văn bản làm 01 sổ,

01 hồ sơ riêng

 Theo tên tác giả văn bản: Nhiệm vụ của Sở Lao động – Thương binh và

Xã hội là xây dựng phương hướng, mục tiêu, các giải pháp lớn trong kế hoạchdài hạn, hàng năm của thành phố về lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xãhội, tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo các ngành, các cấp thựchiện phương hướng, nhiệm vụ đó Chủ trì phối hợp với các cơ quan quản lý,ngành có liên quan tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về Lao động -Thương binh và Xã hội, tổ chức nghiên cứu cụ thể hoá các chính sách của Nhànước; soạn thảo các văn bản của thành phố đề nghị sửa đổi, bổ sung các chế độchính sách đối với người lao động và các đối tượng chính sách xã hội Hướngdẫn, phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện nhiệm vụ của Sở

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội phối hợp với nhiều cơ quan liên quan

để thực hiện nhiệm vụ, điều này tương đương với việc Sở tiếp nhận văn bản đếncủa nhiều tác giả (cơ quan) khác nhau Vậy nên văn thư sẽ sắp xếp văn bản, tàiliệu theo tên tác giả để giúp cho việc tìm kiếm và giải quyết công việc nếu cầnsau này

Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩaghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá 3

cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm)