Báo cáo thực tập THỰC TRẠNG CÔNG tác văn THƯ tại PHÒNG văn hóa và THÔNG TIN

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải -

KHOA QUẢN TRỊ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐÀ NẴNG, NGÀY 15/4/2017

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trường Đại học Đông Á

đã tận tình chỉ bảo và truyên đạt kiến thức cho em trong suốt bốn năm học vừa qua.Dưới sự chỉ đạo tận tình của quý thầy cô đã giúp em có được một nền tảng kiến thức

và có được hành trang để vững bước trên con đường tương lai Đặc biệt là cô NguyễnThị Lệ Thuỷ, đã hết lòng trực tiếp hướng dẫn, quan tâm, truyền đạt nhiều kinh

nghiệm cũng như cho em nhiều ý kiến, kiến thức quý báu trong suốt quá trình chuẩn

bị, thực hiện và hoàn thành chuyên đề thực tập này

Em cũng xin cảm gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Quý cơ quan vàngười trực tiếp hướng dẫn em trong đợt thực tập này, cũng như các anh chị nhânviên ở phòng ban đã tạo điều kiện thuận lợi cho em có cơ hội được tiếp xúc, cọsát với thực tế để tôi có thể học hỏi được nhiều kiến thức cũng như tích luỹ kinhnghiệm cho bản thân Với kiến thức hạn hẹp, khả năng áp dụng kiến thức vàothực tiễn còn non kém, nhưng các anh chị đã cố gắng giúp đỡ, hướng dẫn tận tìnhđặc biệt là anh chuyên viên Phòng VHTT Mai Quang Hiển đã hướng dẫn và giúp

em hoàn thành đợt thực tập này một cách tốt nhất Qua đó, trong quá trình viếtbài báo cáo này không tránh khỏi những sai sót và những hạn chế em rất mongnhận được những đóng góp, ý kiến của quý thầy cô, cũng như các anh chị để emhoàn chỉnh kiến thức của mình

Cuối cùng em xin chúc quý thầy cô, quý cơ quan và toàn thể anh chị trong

cơ quan dồi dào sức khoẻ và thành công trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Đà nẵng, ngày 15 tháng 4 năm 2017

SV: Đỗ Thị Thanh Thuỷ

LỜI MỞ ĐẦU 6 BẢNG TỪ VIẾT TẮT 7 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HẢI CHÂU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 8 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân quận Hải Châu, Phòng văn hóa và Thông tin quận Hải Châu Thành phố Đà Nẵng .8

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của quận Hải Châu 8

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Phòng Văn hoá Và Thông tin 15

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Hải Châu, Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu Thành Phố Đà Nẵng .15

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hải Châu 15

1.2.1.1 Chức năng 15

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 16

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu 20

1.2.2.1 Chức năng 20

1.2.2.2 Nhiệm vụ 21

1.2.2.3 Quyền hạn 22

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Ủy ban nhân dân quận Hải Châu, Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu thành phố Đà Nẵng 22

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hải Châu 22

1.3.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Văn hoá và Thông tin 24

25

1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu 26

1.5 Kết quả hoạt động về công tác soạn thảo, ban hành văn bản văn thư của Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu trong 3 năm gần đây 28

1.6 Đánh giá rút ra những thuận lợi, khó khăn của Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu 28

1.6.1 Thuận lợi 28

1.6.2 Khó khăn 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN QUẬN HẢI CHÂU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 29

2.1 Công tác văn thư tại Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu 29

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 29

2.4 Quy trình tổ chức, quản lý văn bản đến 48

2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 59

2.5.1 Công tác lập hồ sơ 59

2.5.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành 65

2.6 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 79

2.7 Đánh giá ưu, nhược điểm và nguyên nhân tồn tại về công tác văn thư của Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu thành phố Đà Nẵng 84

2.7.1 Về công tác soạn thảo 84

2.7.2 Về quản lý văn bản đi 85

2.7.3 Về quản lý văn bản đến 85

2.7.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 86

2.7.5 Về quản lý con dấu 87

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 88

3.1 Các giải pháp 88

3.1.1 Đối với công tác soạn thảo văn bản 88

3.1.2 Đối với công tác tổ chức và quản lý văn bản đi 88

3.1.3 Đối với công tác tổ chức và quản lý văn bản đến 88

3.1.4 Đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 89

3.1.5 Đối với công tác quản lý con dấu 89

3.2 Kiến nghị 89

KẾT LUẬN 91

PHỤ LỤC 92

Phụ lục 1: sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan 92

1.1 sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan 92

1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy văn Phòng Văn hoá và Thông tin 93

Phụ lục 2: Sơ đồ bố trí nơi làm việc của văn phòng cơ quan (hiện trạng) 93 Phụ lục 3 Sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của văn phòng và văn thư cơ quan 94

Phụ lục 4 Phương án phân loại lưu trữ cơ (phương án chi tiết) 95

Phụ lục 5 Bảng kê những tài liệu chủ yếu của cơ quan (hoặc của một phông nào đó) cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài 97

TÀI LIỆU THAM KHẢO 116

cơ quan, tổ chức Vì vậy công tác văn thư cần cần được tổ chức quản lý một cáchkhoa học và hoạt động có hiệu quả cao, từ đó giúp cho UBND quận Hải Châutriển khai công việc thuận lợi, mang lại lợi ích cho việc phát triển kinh tế xã hội ởquận Hải Châu.

Là một sinh viên đang theo học ngành quản trị văn phòng của trường Đại họcĐông Á với phương châm lý luận gắn liền với thực tiễn trong công tác đào tạocủa trường với mục đích củng cố kiến thức và giúp cho sinh viên có điều kiện cọsát với thực tế công việc thuộc chuyên ngành học của mình Qua đợt thực tập tạiPhòng Văn hoá va Thông tin thuộc Uỷ ban nhân dân quận Hải Châu thành phố

Đà Nẵng với tiêu chí vận dụng kiến thức đã học ở trường vào thwucj tế, học hỏithem những kiến thức mới trong quá trình thwucj tập tại đơn vị và đúc kết nhữngkinh nghiệm quý báu trong công việc tuy còn nhiều vấn đề khó khăn trong việc

áp dụng kiến thức vào công việc thực tế song dưới sự hướng dẫn tận tình của cácanh chị cán bộ trong cơ quan đã giúp em có them nhiều kiên sthwucs và kinhnghiệm quý báu Từ đó em hoàn thiện bài báo cáo của mình một cách đầy đủ

Em xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám Hiệu nhà trường, các thầy côtrong khoa Quản trị đã giúp em trong suốt quá trình thực tập, bên cạnh đó emcũng xin chân thành cảm ơn đến lãnh đạo Phòng Văn hoá và Thông tin quận HảiChâu dã tiếp nhận em vào thực tập tại cơ quan, các anh chị cán bộ cơ quan đã tận

tình giúp đỡ, nhắc nhở, động viên, hướng dẫn hết sức tận tình, chu đáo, tạo điềukiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập này.

Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo của em có nhiều sai sót,vậy mong được sự góp ý của quý thầy cô để lại bài báo cáo của em được hoànthành tốt hơn Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HẢI

CHÂU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân quận Hải Châu, Phòng văn hóa và Thông tin quận Hải Châu Thành phố Đà Nẵng

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của quận Hải Châu

Quận Hải Châu là mảnh đất có lịch sử trên 500 năm, kể từ lúc những cư dânViệt đầu tiên đến đây khai hoang, vỡ đất, tính kế sinh cơ lập nghiệp lâu dài Hànhtrình hơn 500 năm ấy là sự thể hiện của lòng yêu nước, thương nòi sâu sắc,không ngừng bồi đắp ý chí kiên cường, bất khuất của con người Hải Châu trướcmọi gian lao, thử thách dù khắc nghiệt đến bao nhiêu của thiên tai, địch họa

Trụ sở UBND QuậnTrong kháng chiến chống Pháp, người dân Hải Châu sớm giác ngộ Cáchmạng Năm 1927, tổ chức Hội Việt Nam cách mạng Thanh niên đầu tiên ở thànhphố Đà Nẵng ra đời tại trường tư thục Cự Tùng (đường Trần Bình Trọng, phườngHải Châu 2, quận Hải Châu ngày nay) Năm 1928, Chi bộ Đảng Cộng sản ĐôngDương được thành lập ngay trung tâm thành phố, đến năm 1930 đổi tên thànhChi bộ Đảng Cộng sản Việt Nam Từ đó, phong trào đấu tranh yêu nước, cáchmạng của nhân dân thành phố nói chung, quận Hải Châu nói riêng, diễn ra dưới

sự lãnh đạo của Đảng ta, liên tục cùng nhân dân cả nước vượt qua muôn vàn giankhổ, hy sinh, đi từ thắng lợi này đến thắng lợi khác.

Ngày 31/10/1996, Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam(khoá IX) quyết định chia tách thành phố Đà Nẵng (cũ) và huyện Hoà Vangthành đơn vị hành chính mới - thành phố Đà Nẵng trực thuộc Trung ương Ngày23/01/1997, Chính phủ ban hành Nghị định 07/CP thành lập bộ máy hành chínhtrực thuộc thành phố, quận Nhất được tái lập với tên gọi mới: quận Hải Châu.Đây là sự kiện chính trị quan trọng tạo ra bước ngoặt cho con đường phát triểncủa thành phố Đà Nẵng, của quận Hải Châu

Vị trí của quận Hải Châu đã được Ban Thường vụ thành uỷ Đà Nẵng xácđịnh quận Hải Châu có vai trò là trung tâm chính trị-hành chính-kinh tế-văn hoá

và là địa bàn trọng điểm về an ninh, quốc phòng của thành phố Đà Nẵng

Vị trí của Quận Hải Châu: phía bắc giáp Vịnh Đà Nẵng, phía tây giáp quậnThanh Khê và huyện Hòa Vang, Phía đông giáp quận Sơn Tà và quận Ngũ HànhSơn, phía Nam giáp quận Cẩm Lệ

Quận Hải Châu có diện tích 21.35 km2, chiếm 1,66% diện tích toàn thànhphố Dân số (năm 2010): 196.098 người chiếm 21.17% số dân toàn thành phố.Mật độ dân số: 9,184,92 người/km2

Quận có 13 đơn vị hành chính cấp phường: Các phường thuộc Quận Hải Châu

2 Phường Thuận Phước:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 88 Đống Đa

4 Phường hải Châu 1:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: K48/49 Phan Châu Trinh

- Điện thoại : 0236.3822611

- Diện tích : 0.9181 km2

- Dân số : 13.336 người

- Mật độ dân số : 14.526 người/km2

5 Phường Hải Châu 2:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 38 Triệu Nữ Vương

- Diện tích : 0.3542 km2

- Dân số : 13.224 người

- Mật độ dân số : 37.335 người/km2

6 Phường Phước Ninh:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 90 Lê Đình Dương

- Diện tích : 0.5429 km2

- Dân số : 10.221 người

- Mật độ dân số : 18.827 người/km2

7 Phường Hòa Thuận Tây:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 28 Nguyễn Khoái

- Diện tích : 8.4877 km2

- Dân số : 13.195 người

- Mật độ dân số : 1.555 người/km2

8 Phường Hòa Thuận Đông:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 452 Trưng Nữ Vương

- Diện tích : 1.1645 km2

- Dân số : 14.541 người

- Mật độ dân số : 12.487 người/km2

9 Phường Nam Dương:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 199 Hoàng Diệu

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 165 Trưng Nữ Vương

- Điện thoại : 0236.3822953

- Diện tích : 0.5220 km2

- Dân số : 13.540 người

- Mật độ dân số : 25.939 người/km2

12 Phường Hòa Cường Bắc:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 388 Núi Thành

- Điện thoại : 0236.3622903

- Diện tích : 3.4634 km2

- Dân số : 24.577 người

- Mật độ dân số : 7.096 người/km2

13 Phường Hòa Cường Nam:

- Địa chỉ trụ sở UBND phường: 672 Núi Thành

là địa bàn trọng điểm về an ninh, quốc phòng của thành phố

Từ khi thành lập (1997) đến nay, tình hình kinh tế-xã hội trên địa bàn quận

đã phát triển nhanh theo hướng Công nghiệp Hiện đại hóa; lĩnh vực văn

hóa-xã hội đạt được nhiều thành tựu quan trọng; quốc phòng-an ninh chính trị, trật tự

an toàn xã hội được giữ vững

Toàn cảnh quận Hải ChâuVới lợi thế là quận trung tâm của thành phố Đà Nẵng nên hoạt động thương mại-dịch vụ trên địa bàn quận đã phát triển nhanh, với sự tham gia nhiều thành phần kinh tếlàm cho thị trường thêm đa dạng, phong phú; hàng hóa lưu thông tăng nhanh về sốlượng và chủng loại đáp ứng đầy đủ nhu cầu tiêu dùng và sản xuất của xã hội; phươngthức kinh doanh đa dạng; ngày càng xuất hiện nhiều hình thức kinh doanh văn minh,hiện đại và một số loại hình dịch vụ mới như các dịch vụ kỹ thuật tài chính-tín dụng,khoa học-công nghệ, dịch vụ công cộng… từng bước thể hiện trung tâm cung ứng cácdịch vụ tài chính cho kinh tế thành phố

Nhìn chung tình hình kinh tế-xã hội của quận Hải Châu trong những nămqua đã cơ bản hoàn thành các mục tiêu tổng quát đã đề ra, đã có sự chuyển mìnhnhanh chóng, xứng đáng là vị trí trung tâm thành phố Đà Nẵng Kinh tế tăngtrưởng nhanh, đô thị được chỉnh trang, nguồn nhân lực phát triển, nếp sống của

người dân đô thị ngày càng có những tiến bộ mới, đời sống vật chất và tinh thầncủa nhân dân được cải thiện, quốc phòng-an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hộiđược giữ vững Trong tám năm hoạt động, đã có sáu năm liên tiếp quận Hải Châuhoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kinh tế-xã hội, quốc phòng anninh do thành phố giao và Hội đồng nhân dân quận đề ra.

Với những thành tựu đã đạt được, nhân dân và cán bộ quận Hải Châu đãđược Nhà nước, Chính phủ và UBND thành phố Đà Nẵng khen tặng:

Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân (năm 2003)

Huân chương Lao động hạng 3 (năm 2001)

Cờ thi đua của Chính phủ (năm 2000)

Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ (năm 1999)

Cờ thi đua xuất sắc của UBND thành phố liên tục từ năm 1999 đến nay

Các công trình hiện đạiPhát huy những thành quả đã đạt được, quyết tâm khắc phục có hiệu quảnhững tồn tại, vượt qua khó khăn thử thách, tận dụng những thuận lợi cơ bản và

cơ hội mới với sự đoàn kết, nhất trí cao, Đảng bộ và nhân dân quận Hải Châu rasức phấn đấu xây dựng quận ngày càng phát triển ổn định, theo hướng công

nghiệp hoá -hiện đại hoá, để đến năm 2010 cơ bản trở thành khu vực đô thị pháttriển toàn diện và bền vững, văn minh, hiện đại; xứng đáng là trung tâm chính trị-hành chính-kinh tế-văn hoá của thành phố Đà Nẵng, thực sự là quận tiêu biểu cho

đô thị loại I cấp Quốc gia

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Phòng Văn hoá Và Thông tin

Tên đơn vị: Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu, thành phố Đà nẵngĐịa điểm trụ sở chính: 54 Lê Hồng Phong, Đà Nẵng

Quá trình thành lập:

Năm 1997, cùng với thành phố Đà Nẵng trở thành đơn vị hành chính trựcthuộc trung ương, Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu cũng được thànhlập với cơ cấu tổ chức gồm phòng Văn hoá và Thông tin và Trung tâm Văn hoá-Thể thao quận với tổng số đội ngũ cán bộ là 17 người

Hiện nay, tổng số cán bộ công chức của Phòng Văn hoá và Thông tin quận HảiChâu là 7 người, trong đó, 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 4 cán bộ công chứcchuyên môn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Hải Châu, Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu Thành Phố Đà Nẵng.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hải Châu

1.2.1.1 Chức năng

Uỷ ban nhân dân quận do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương tới cơ sở

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

* Trong lĩnh vực kinh tế

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trườnghợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ bannhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết củaHội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy địnhcủa pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổchức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch

cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâmsản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở

và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáodục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trườngmầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mùchữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoágia đình;

* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào củacông dân ở địa phương;

* Trong việc thi hành pháp luật

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địaphương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu

1.2.2.1 Chức năng

Phòng Văn hóa và Thông tin là cơ quan chuyên môn trực thuộc Uỷ bannhân dân quận, có chức năng tham mưu và giúp Uỷ ban nhân dân quận thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về: văn hóa; gia đình; thể dục - thể thao và các dịch

vụ công thuộc lĩnh vực văn hóa, gia đình; thể dục - thể thao; du lịch; báo chí;

xuất bản; bưu chính và chuyển phát; viễn thông và internet; công nghệ thông tin,

cơ sở hạ tầng thông tin; phát thanh trên địa bàn quận

1.2.2.2 Nhiệm vụ

Hướng dẫn, thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về quản lý,hoạt động phát triển sự nghiệp văn hoá, thông tin và truyền thông, thể dục thểthao, du lịch và phòng, chống bạo lực gia đình;

Hướng dẫn các tổ chức, đơn vị và nhân dân trên địa bàn quận thực hiệnphong trào văn hoá, văn nghệ; phong trào luyện tập thể dục, thể thao; xây dựngnếp sống văn minh trong việc cưới, việc tang, lễ hội; xây dựng phong trào

“Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá” trên địa bàn quận; bảo vệ các

di tích lịch sử, văn hoá và danh lam thắng cảnh; bảo vệ, tôn tạo, khai thác, sửdụng hợp lý tài nguyên du lịch, môi trường du lịch, khu du lịch, điểm du lịchtrên địa bàn quận;

Thường trực Ban Chỉ đạo Cuộc vận động “Toàn dân đoàn kết xây dựng đờisống văn hoá” trên địa bàn quận Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch và

tổ chức thực hiện các hoạt động chống mê tín dị đoan, chống chiến tranh tâm lýcủa địch và các tệ nạn xã hội;

Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các trung tâm văn hoá, thể thao, cácthiết chế văn hoá thông tin cơ sở, các cơ sở hoạt động dịch vụ văn hoá, thểdục, thể thao, du lịch, điểm vui chơi công cộng thuộc phạm vi quản lý trên địabàn quận;

Tham mưu cho UBND quận thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phépthuộc lĩnh vực thông tin và truyền thông theo quy định của pháp luật và theophân công, phân cấp của UBND quận;

Giúp UBND quận quản lý Nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế

tư nhân; hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các hội và các tổ chức phi chính phủ

hoạt động trong các lĩnh vực văn hoá, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch, thôngtin và truyền thông của pháp luật;

Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Văn hoá - Thông tin và Trung tâm Thể dụcthể thao quận xây dựng chủ trương xã hội hoá một số lĩnh vực hoạt động vănhoá, thông tin, thể dục, thể thao;

Giúp UBND quận trong việc tổ chức công tác bảo vệ an toàn, an ninh thông tin,quản lý các đại lý bưu chính viễn thông, mạng lưới phát thanh, truyền thanh trên địa bàn

1.2.2.3 Quyền hạn

Phòng Văn hoá Thể thao chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Uỷ bannhân dân quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Thông tin và Truyền thông thànhphố Đà Nẵng

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Ủy ban nhân dân quận Hải Châu, Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu thành phố Đà Nẵng.

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hải Châu

Cơ cấu tổ chức quản lý của UBND quận Hải Châu thực hiện chức năngquản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thốngnhất trong bộ máy hành chính nhà nước từu trung ương đến cơ sở UBND quậnHải Châu có 13 đơn vị hành chính cấp phường: Hải Châu 1, Hải Châu 2, TháchThang, Thanh Bình, Thuận Phước, Hoà Thuận Tây, Hoà Thuận Đông, Nam Dương,Phước Ninh, Bình Thuận, Bình Hiên, Hoà Cường Nam, Hoà Cường Bắc

Lãnh đạo UBND quận Hải Châu:

Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan 1.3.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Văn hoá và Thông tin

Hiện nay, tổng số cán bộ công chức của Phòng Văn hoá và Thông tin quậnHải Châu là 7 người, trong đó, 1 trưởng phòng phụ trách, 2 phó phòng giúp việc

trưởng phòng và 4 cán bộ công chức chuyên môn Phòng làm việc theo chế độthủ trưởng.

Hiện nay cán bộ lãnh đạo của Phòng văn hoá và Thông tin quận Hải Châu gồm:

- Trưởng phòng Mai Công Nghị;

- Phó Trưởng phòng: Bùi Công Khanh, phụ trách công tác gia đình;

- Phó Trưởng Phòng: Nguyễn Văn Sanh, tham mưu cho quận tổ chức hoạtđộng Trục Văn hoá- Lễ hội Bạch Đằng;

- Chuyên viên: Mai Quang Hiển, tham mưu công tác Tổng hợp văn phòng,đội KTLN 178 và Văn thư- Lưu trữ;

- Chuyên viên: Nguyễn Sơn Khánh, phụ trách về du lịch, xây dựng nếp sốngvăn hoá- văn minh đô thị;

- Chuyên viên Phan Thị Ngọc Nga, phụ trách văn hoá cơ sở;

- Phùng Thị Bích Hân, công tác kế toán tại đơn vị

Sơ đồ tổ chức bộ máy văn Phòng Văn hoá và Thông tin

Trưởng phòng

Chuyên viên

văn hoá cơ sở

Chuyên viênChuyên viên

du lịch và xây dựng

"NSVHVMĐT"

Chuyên viêntham mưu công tác tổng hợp

Kế toán

Phó Trưởng phòngPhó Trưởng phòngcông tác gia đình

Phó trưởng phòng

Trục văn hoá

- L

ễ hội

1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Phòng Văn hóa

và Thông tin quận Hải Châu.

Nội Dung Thực tế tại cơ quan thực tập Số lượng

Kho lưu trữ Chưa có kho lưu trữ

Trang thiết bị bảo quản Tủ đựng và bảo quản tài liệu 7 tủ

Bìa hồ sơ, hộp tài liệu, cặp 3 dây Trang thiết bị sử dụng

trong công tác văn thư

Một số trang thiết bị văn

phòng khác

Bàn ghế làm việc chuyên dụng 7 bộ bàn ghế

1.5 Kết quả hoạt động về công tác soạn

thảo, ban hành văn bản văn thư của

Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải

Châu trong 3 năm gần đây.

Trong 3 năm qua , công tác soạn thảo văn bản của Phòng Văn hoá và Thôngtin quận Hải Châu cơ bản đã đảm bảo giải quyết được nhiệm vụ được giao Trình

Mỗi bàn làm việc có một máy in và

một máy tính để bàn Có tủ đựng tài liệu

Có máy photocopy

Có điện thoại bàn

tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thể hiện theo đúng quy định của Pháp luật.Các văn bản hành chính Phòng thường soạn thảo bao gồm: Báo cáo, Kế hoạch,Quyết định, Công văn, Tơ trình,…

Tuỳ mỗi nhiệm vụ cụ thể mà các cán bộ phòng ban chịu trách nhiệm soạnthảo, tham mưu cho lãnh đạo giải quyết vấn đề thông qua văn bản

Quản lý văn bản đến: văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giaođúng quy trình, đầy đủ vào sổ

Quản lý văn bản đi: ghi số và ngày tháng văn bản; thể thức văn bản đã đảmbảo theo quy định Đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi và lưu văn bản đi theo

số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan đúng quy định

1.6 Đánh giá rút ra những thuận lợi, khó khăn của Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu.

1.6.1 Thuận lợi

1.6.2 Khó khăn

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN QUẬN HẢI CHÂU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.1 Công tác văn th t i Phòng Văn hoá và Thông tin qu n H i Châu ư tại Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu ại Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu ận Hải Châu ải Châu

Công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ là một mặt hoạtđộng không thể thiếu trong quản lý Nhà nước cũng như ở các cơ quan, tổ chức,các tổ chức kinh tế- xã hội thực hiện tốt công tác văn thư là cơ sở để đảm bảocho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đảm bảogiữu gìn bí mật giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài

Phòng Văn hóa và Thông tin quận Hải Châu soạn thảo văn bản dựa theothông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của bộ nội vụ về hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Công văn số425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng dẫn quản lý vănbản đi, đến; Công văn số 260/VTLNNN- NVĐP ngày 6 tháng 5 năm 2005 củaCục văn thư lưu trữ nhà nước về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ, thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm

2005 của bộ nội vụ và văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản quy phạm pháp luật,

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo và ban hành văn bản là một khâu quan trọng trong công tác quản

lý cơ quan nói chung và của công tác văn phòng nói riêng, việc ban hành văn bảnđúng thẩm quyền, đúng thể thức quy định của Nhà nước và nội dung hợp lý sẽgóp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan,chính vì lý do này mà Phòng Văn hoá và Thông tin rất coi trọng việc soạn thảo

và ban hành văn bản, được văn phòng Phòng Văn hoá Thông tin thực hiện theođúng quy định của Nhà nước

Để thuận tiện hơn nữa trong công tác soạn thảo ban hành văn bản Nhà nước

đã có nhiều văn bản chỉ đạo về vấn đề này như: Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ văn phòngChính phủ về công tác soạn thảo ban hành văn bản; Thông tư 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính Đây là Thông tư chỉnh sửa bổ sung và thay thế mộtphần thông tư 55/2005/TTLT- BNV- VPCP và chính thwucs có hiệu lực ngày 01tháng 4 năm 2013, hực hiện theo quy định Luật số 17/2003/QH12 ngày 16 tháng

8 năm 2004 luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân

Công tác soạn thảo văn bản ở Phòng văn hóa và thông tin quận Hải Châu ĐàNẵng được thực hiện tương đối tốt, các văn bản do đơn vị hoặc cá nhân trongPhòng soạn thảo đều dựa trên các căn cứ pháp lý để ban hành văn bản sau:

-Văn bản hành chính

-Văn bản chuyên ngành

-Văn bản trao đổi với các cơ quan, bộ phận hoặc cá nhân nước ngoài

Do lĩnh vực hoạt động của Phòng nên tài liệu mang tính chất chuyên mônđặc thù, vì vậy tài liệu ở các Phòng đều do cán bộ chuyên môn của từng phòng

đó soạn thảo, đánh máy hoặc kết hợp với nhau trong quá trình giải quyết côngviệc dựa trên quy chế từng phòng ban

Căn cứ vào tính chất, đặc trưng công việc lãnh đạo Phòng Văn hóa vàThông tin quận Hải Châu giao cho tập thể hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trìsoạn thảo văn bản theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Xác định công việc để ban hành văn bản

Xác định công việc là làm sáng tỏ mục đích ban hành văn bản để giúp cholãnh đạo Phòng VHTT và người soạn thảo thấy cần hay không cần thiết phải banhành văn bản Nếu xét thấy không cần thiết thì sử dụng các hình thức khác như

luân chuyển văn bản, điện thoại, thông báo họp giao ban để giải quyết công việcqua đó giúp Phòng VHTT tránh được tình trạng lạm phát văn bản Trên cơ sở đólãnh đạo Phòng VHTT sẽ cho ý kiến chỉ đạo và ra quyết định ban hành văn bản.Sau khi nhận được yêu cầu của lãnh đạo về việc ban hành văn bản Cán bộchuyên môn soạn thảo cần xác định rõ văn bản ban hành nhằm mục đích gì?mang tính chất gì? xác định tầm quan trọng và đối tượng giải quyết, thực hiệnvăn bản nhằm mục đích giúp cho cán bộ chuyên môn soạn thảo, thu thập và xử lýthông tin được đầy đủ, chính xác để văn bản ban hành được cụ thể, thiết thực,đúng mục đích sử dụng phù hợp với quy định của cấp trên, hiến pháp, pháp luậthiện hành, đúng thẩm quyền quản lý.

+ Các văn bản do Phòng Văn hoá và Thông tin soạn thảo chủ yếu là: Báocáo, Tờ trình, Quyết định, Thông báo, công văn

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Phòng Văn hóa và thông tin quận Hải Châu có nhiều phòng, ban với chứcnăng nhiệm vụ khác nhau do đó việc soạn thảo của Phòng ban nào thì phòng ban

đó tự xác định mục đích, tên loại, sau khi thực hiện xong giai đoạn chuẩn bị thìngười soạn thảo văn bản dựa vào thông tin đã thu thập được để xây dựng thànhmột bản thảo hoàn chỉnh theo mục đích đề ra

Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn tahor, Trưởng phònggiao cho một bộ phận hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạnthảo văn bản

Các công việc khi bộ phận hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảovăn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc gồm:

Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản

- Trường hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo phòng tham khảo ý liến của các

cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để haonfchỉnh bản thảo

- Trình duyệt dự thảo văn bản

Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

Trong trường hợp dự thảo đã được Trưởng phòng phê duyệt, nhưng thấycần thiết pahir sủa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì bộ Phận hoặc cá nhânđược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản Phải trình người đã duyệt dự thảo xemxét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung

Bước 4: Đánh máy

Sau khi bản thảo đã được duyệt thì cán bộ soạn thảo sẽ đánh máy văn bản,văn bản phải đảm bảo đúng bản thảo đã được duyệt đúng thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

Bước 5 Kiểm tra văn bản trước khi trình ký

Bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độchính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào nơi nhận của văn bản truocs khiTrưởng phòng ký ban hành; đề xuất mức độ kế hoạchẩn, đối chiếu quy định củapháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhậnvăn , trình người ký văn bản quyết định

Bộ phận VTLT giúp trưởng phòng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm vềthể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Phòng

Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

Bước 7: Đăng ký văn bản vào sổ, nhân bản và phát hành văn bản

Sau khi văn bản đã hoàn thiện về nội dung và thể thức, có đầy đủ chữ ký thìchuyển đến bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi, xác định số lượngvăn bản cần nhân bản, đóng dấu văn bản theo quy định và cuối cùng là tiến hànhnhập sổ và phát hành công văn

- Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức:

Kỹ thuật trình bày và thể thức văn bản được thức hiện theo thông tư01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Thể thức trình bày văn bản gồm

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm;được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa,giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền,

có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnhUnderline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

UBND QUẬN HẢI CHÂU

PHÒNG VĂN HOÁ VÀ THÔNG TIN

3 Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản;

Trụ sở chính nơi ban hành văn bản

Ngày tháng năm của văn bản là chính thức văn bản được ký hành

Ví dụ: Đà Nẵng, ngày 20 tháng 5 năm 2016

4 Số, ký hiệu của văn bản;

Số văn bản được viết bằng chữ Ả Rập, ký hiệu văn bản đặt sau số văn bản làchữ viết tắt của tên loại và cơ quan ban hành văn bản, được thể hiện thứ tự sau:Số: STT/ Tên loại- tên đơn vị

Ví dụ: 01/KH- PVHTT

08/QĐ- PVHTT

02/BC- HCTH

5 Tên loại trích yếu nội dung văn bản;

Văn bản có tên loại: là văn bản được ban hành

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành danh mục hồ sơ năm 2015

của Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu năm 2016

6 Nội dung văn bản;

Được trình bày đầy đủ, chính xác về thông tin, đúng quy định và thẩmquyền theo quy định của nhà nước

a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quyđịnh của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và

từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cầnxác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữtiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bảnthì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trongdấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, kýhiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại vàtên của luật, pháp lệnh)

- Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để banhành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tựnhất định, cụ thể:

đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

Đối với văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứpahir xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, tiêng căn cứ cuối cùng kếtthúc bằng dấu “phẩy”

- Khổ giấy:

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mmx297mm)

- Kiểu trình bày

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổA4(định hướng bản in theo chiều dài)

Trường hợp nội dung các văn bản có các bảng biểu nhưng không được làmthành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng củatrang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản;

Bùi Công Khanh

8 Dấu cơ quan;

- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 vàKhoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóngdấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thựchiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Gồm các loại dấu: dấu cơ quan Phòng Văn hoá Thông tin, dấu chức danh,dấu tên

Tuỳ vào thực tế văn bản ban hành mà đóng các loại dấu cho đảm bảo tínhhợp pháp, quy chế, quy định của nhà nước

+ Chức năng các loại văn bản do Phòng VHTT ban hành:

Quyết định là loại văn bản ban hành dùng để quy định hay định ra chế độ chínhsách hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một đối tượng cụ thể Đồng thờiquy định về tổ chwucs, hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực: Kinh

tế, chính trị, xã hội… Trong phạm vi điều hành của mình

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành danh mục hồ sơ năm 2015

của Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu năm 2016

2.3 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi

Việc quản lý văn bản đi của Phòng VHTT quận Hải Châu được thực hiệntheo các văn bản quy định của Nhà nước, cụ thể: Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến

Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho cán bộ chuyên viên

am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban soạn thảo Sau khi đãsoạn thảo xong thì phải trình cho Trưởng phòng hoặc các Phó Trưởng phòng xemxét trước khi ký ban hành

Công tác quản lý, giải quyết văn bản đi của Phòng VHTT quận Hải Châuđược thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng

năm ban hành văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản sau khi đã được lãnh đạo Phòng VHTT ký thì đưa xuống bộ phậnvăn thư để hoàn tất thủ tục phát hành Tại đây văn thư có trách nhiệm kiểm trathể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện thấy văn bản sai

về thể thức thì báo cáo ngày cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Về bước này cán bộ văn thư chưa thực hiện đúng so với lý thuyết cứ 10 vănbản thì chỉ đạt 90% thể thức và 80% kỹ thuật trình bày

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản do Phòng VHTT phát hành thì mỗi văn bản được ghi số theo

hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý, trừ trườnghợp pháp luật có quy định khác

Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củaPháp luật hiện hành và đăng ký riêng

Việc ghi số văn bản hành hính thực hiện theo quy định tai điểm a, khoản 1điều 8 thông tư 01/2011/ TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 20011 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quyđịnh tại điểm b khoản 1 điều 9 Thông tư 01/2011/THÔNG TIN-BNV

Văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Cơ quan đăng ký văn bản đi bằng cách lập số đăng ký Căn cứ vào tình hìnhthực tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc

Có 3 sổ: sổ Quyết định, sổ văn bản đi, sổ Đăng ký kiểm tra liên ngành.Phòng Văn hoá và Thông tin quận Hải Châu đăng ký văn bản đi vào cơ sở

dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính:

Sổ đăng ký văn bản đi gồm 9 loại sau