Đề xuất một số giải pháp nhằm khai thác thế mạnh của hàm IF trongEXCEL góp phần cải tiến phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay đểđạt hiệu quả cao.
Trang 1MỤC LỤC
Phần một: ĐẶT VẤN ĐỀ Trang 2
Phần hai: NỘI DUNG Trang 6
2 Nhận định về áp dụng sáng kiến kinh nghiệm và khả năng mở
rộng đề tài
Trang 24
Phần một ĐẶT VẤN ĐỀ
1 Lí do chọn đề tài
Trang 2Trong những năm gần đây, phần mềm Quản lí nhà trường đã được sử dụngrộng rãi ở các cấp đại học, cao đẳng, các trường phổ thông… Việc sử dụng phầnmềm có tác dụng rất lớn đối với công tác quản lí của các nhà trường, đặc biệt phầnmềm Quản lí điểm, giúp nhà trường quản lí, theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá củagiáo viên trong năm học, tránh những hiện tượng tiêu cực, hỗ trợ phụ huynh theodõi quá trình học tập của con em mình
Hiện nay các phần mềm đều cập nhật văn bản hướng dẫn của Bộ GD&ĐT
và cơ quan chủ quản là Sở GD&ĐT, về cơ bản đã đáp ứng cho các nhà trường khithực thiện qui chế xếp loại học sinh theo Qui chế 40, Thông tư 51 sửa đổi bổ sung
và mới nhất là Thông tư 58 ngày 12/12/2011 do Bộ GD&ĐT ban hành
Qua thực tế việc sử dụng phần mềm Quản lí nhà trường theo văn bản hướngdẫn hiện hành tại Trường Trung học Phổ thông Đô Lương 1, chúng tôi nhận thấybên cạnh những ưu điểm như: dễ cập nhật, không mắc lỗi về số học…, tuy nhiênphần mềm vẫn còn một số hạn chế nhất định, chưa thực sự tối ưu như: chưa vàohết các cột điểm vẫn cho kết quả điểm tổng kết, việc đánh giá xếp loại bằng nhậnxét của môn Thể dục còn có sự bất cập …
Để góp phần nâng cao độ chính xác và tạo những tiện ích cho giáo viêntrong việc vào điểm cũng như xếp loại học sinh, đồng thời giúp Ban giám hiệu nhàtrường thực hiện công tác quản lí điểm, theo dõi việc vào điểm của giáo viên một
cách thuận lợi, chúng tôi đã chọn nghiên cứu đề tài: “Khai thác thế mạnh của hàm
IF trong EXCEL góp phần cải tiến phần mềm Quản lí điểm nhà trường đạt hiệu quả cao”.
Các giải pháp đưa ra trong đề tài dựa trên những kinh nghiệm thực tế từ quá
trình vào điểm của giáo viên, công việc quản trị mạng của nhóm Tin dưới sự chỉđạo của Ban giám hiệu nhà trường, kết hợp với kiến thức được trang bị từ nhữngkhóa bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nên dễ dàng thực hiện và áp dụng Đề tàivẫn còn những thiếu sót nhất định, rất mong sự góp ý của đồng nghiệp để đề tàihoàn thiện hơn và mở rộng việc áp dụng trong trường phổ thông các cấp
2 Mục đích nghiên cứu
Đề xuất một số giải pháp nhằm khai thác thế mạnh của hàm IF trong
EXCEL góp phần cải tiến phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay để
đạt hiệu quả cao
Trang 33 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Thông qua việc nghiên cứu thông tư 58 của Bộ GD&ĐT về việc hướngdẫn cho điểm, xếp loại và đánh giá học sinh trong thời điểm hiện nay
- Thực nghiệm đối với phần mềm Quản lí nhà trường đang được sử dụng
- Đưa ra phần mềm cải tiến trên cơ sở khai thác hàm IF để khắc phục nhữngtồn tại của phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay
4 Đối tượng nghiên cứu
Một số giải pháp nhằm khai thác thế mạnh của hàm IF trong EXCEL góp
phần cải tiến phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay tại Trường
Trung học Phổ thông Đô Lương 1
5 Phương pháp nghiên cứu
- Nhóm phương pháp lí luận: Các thông tư, văn bản, chỉ thị hướng dẫn thựchiện nhiệm vụ chuyên môn của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT và của trường
- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
+ Thực hành hàm IF trong Excel
+ Trao đổi chuyên môn trong nhóm tổ, Ban giám hiệu
+ Qua các phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay
6 Điểm mới và đóng góp của đề tài
Phần mềm cải tiến của chúng tôi đã khắc phục những hạn chế của phần mềmquản lí điểm hiện nay nhà trường đang sử dụng, cụ thể là:
- Thiết lập lệnh tính trung bình môn học kì và cả năm đáp ứng được yêu cầuqui chế đánh giá, xếp loại theo Thông tư 58/2011/TT-BGD&ĐT ban hành ngày 12tháng 12 năm 2011: phải có đầy đủ số lần điểm tối thiểu đối với từng môn học, cộttổng mới hiển thị kết quả xếp loại, giúp giáo viên tránh được các sai sót khi vàođiểm
- Đặc biệt đối với môn đánh giá bằng nhận xét, chúng tôi đã thiết lập đượclệnh đánh giá, xếp loại vừa đảm bảo cách thức xếp loại của Thông tư 58, vừa thểhiện tính khách quan, chính xác:
+ Kiểm tra học kì phải đạt loại “Đ”, trong đó tổng kiểm tra thường xuyên vàđịnh kì có số lần xếp “CĐ” dưới 3 (“CĐ”<3) Nếu CĐ=>3 sẽ bị xếp loại “CĐ”
Trang 4+ Học sinh được miễn không xếp loại tổng kết đề nghị được ghi “M” vào ôtổng kết.
+ Học sinh bỏ không kiểm tra học kì coi như không có tổng kết môn này, đềnghị được ghi “Ko” vào ô tổng kết
- Thiết lập lệnh thống kê số lần điểm, chất lượng đảm bảo chính xác, kịpthời, đảm bảo tiến độ của công tác kiểm tra, thanh tra
- Thiết lập lệnh tổng hợp thi đua cho Đoàn trường, Ban lao động và Banchuyên môn phục vụ cho việc đánh giá thi đua của các đơn vị
- Ngoài ra, đề tài còn đề xuất một phương án xếp loại học lực, phần mềm cải
tiến đã thực hiện không thấy sai sót
- Việc quản lí dữ liệu đảm bảo tính chính xác, khách quan, tránh một số hiện
tượng tiêu cực trong việc chỉnh, sửa điểm Cập nhật thông tin nhanh, tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lí, thi đua
- Năm học 2012 – 2013, nhiều trường THPT trong tỉnh chuyển sang sử dụngphần mềm Quản lí điểm SMAS của Viettel, phần mềm mới vẫn còn một số hạnchế và khó khăn cho người sử dụng, có nhiều lỗi tương tự phần mềm Quản lí điểmcủa công ty Hoàng Gia Với những giải pháp đề tài đưa ra, có thể nghiên cứu, ápdụng để khắc phục những hạn chế của phần mềm SMAS, góp phần nâng cao chấtlượng của chương trình và giúp giáo viên thuận tiện trong khâu vào điểm, quản líđiểm
7 Cấu trúc của đề tài
Phần một: ĐẶT VẤN ĐỀ
1- Lí do chọn đề tài
2- Mục đích nghiên cứu
3- Nhiệm vụ nghiên cứu
4- Đối tượng nghiên cứu
5- Phương pháp nghiên cứu
6- Điểm mới và đóng góp của đề tài
Phần hai: NỘI DUNG
1- Cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn
2- Giải pháp: Khai thác thế mạnh của hàm IF trong EXCEL góp phần cải tiến phần mềm Quản lí điểm nhà trường đạt hiệu quả cao
Phần ba: KẾT LUẬN
Trang 51 Cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn
1.1 Cơ sở lí luận
Trang 61.1.1 Xuất phát từ chủ trương đổi mới giáo dục, đào tạo của Đảng
Nghị quyết Trung ương 2/HNTW khóa VIII, năm 1997 nêu rõ: Cần phải
“Từng bước áp dụng phương pháp tiên tiến và phương tiện hiện đại vào quá trìnhday – học…”
Đại hội X của Đảng Cộng sản Việt Nam (năm 2006) coi giáo dục, đào tạo làquốc sách hàng đầu và khẳng định “Đổi mới toàn diện giáo dục và đào tạo” nhằm
“Nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện, đổi mới cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lí,nội dung, phương pháp dạy học; thực hiện chuẩn hóa, hiện đại hóa, xã hội hóa;chấn hưng nền giáo dục Việt Nam”
1.1.2 Xuất phát từ vai trò của công nghệ thông tin đối với giáo dục và đào tạo
Khoa học – công nghệ ngày nay đạt được những thành tựu vô cùng kì diệu,đặc biệt những thành tựu của ngành công nghệ thông tin đã và đang thâm nhậpngày sâu vào mọi lĩnh vực cuộc sống, từ kinh tế, chính trị đến văn hóa, giáo dục.Công nghệ thông tin đã đưa thế giới xích lại gần nhau, tạo ra những tiện ích khácnhau cho mọi hoạt động, đời sống xã hội
Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, công nghệ thông tin không chỉ giúp giáoviên, học sinh mở rộng kiến thức, đổi mới phương pháp dạy và học mà còn tạođiều kiện thuận lợi trong công tác quản lí, trong đó có quản lí điểm Vì vậy, việcứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lí nhà trường một cáchhiệu quả là nhiệm vụ của Ban giám hiệu, của giáo viên chuyên ngành Tin học vàtoàn bộ giáo viên nhà trường
40/2006/QĐ-BGD&ĐT) đã chỉ rõ việc qui định xếp loại học sinh THCS và học
sinh THPT như sau:
- Qui định về đánh giá, xếp loại học sinh THCS và học sinh THPT bao gồm:đánh giá, xếp loại hạnh kiểm; đánh giá xếp loại học lực; sử dụng kết quả đánh giá,xếp loại; trách nhiệm của giáo viên, cán bộ quản lí giáo dục và cơ quan quản lígiáo dục
Trang 7- Qui định việc đánh giá, xếp loại học sinh phải đảm bảo nguyên tắc kháchquan, công bằng, công khai, đúng chất lượng trong đánh giá, xếp loại hạnh kiểm,học lực học sinh.
- Qui định bắt buộc đối với các đối tượng trực tiếp thực hiện Qui chế này là:Giáo viên trực tiếp giảng dạy; cán bộ quản lí giáo dục; cơ quan quản lí giáo dục.Các đối tượng trên phải thực hiện đúng theo tinh thần của qui chế, nếu có sai sót bịcoi là vi phạm qui chế
- Qui định hình thức đánh giá kết quả các môn học sau một học kì, cả nămhọc: đánh giá bằng nhận xét (bằng kí tự) kết quả học tập đối với các môn Âm nhạc,
Mỹ thuật, Thể dục
+ Căn cứ chuẩn kiến thức, kĩ năng môn học qui định trong chương trình giáodục phổ thông, thái độ tích cực và sự tiến bộ của học sinh để nhận xét kết quả cácbài kiểm tra theo hai mức: Đạt yêu cầu (Đ); Chưa đạt yêu cầu (CĐ) Nhận xét mônhọc sau mỗi học kì, cả năm học theo hai loại: Đạt yêu cầu (Đ) và chưa đạt yêu cầu(CĐ); nhận xét về năng khiếu (nếu có)
+ Qui định về số lần kiểm tra và cách cho điểm: những học sinh không có đủ
số lần kiểm tra theo qui định phải được kiểm tra bù…; học sinh không dự kiểm tra
bù sẽ bị điểm 0 (đối với môn học đánh giá bằng cho điểm) hoặc bị nhận xét mức
CĐ ( đối với môn học đánh giá bằng nhận xét)
+ Qui định kết quả môn học của mỗi học kì, cả năm học: Có đủ số lần kiểmtra theo qui định tại các Khoản 1, 2, 3, Điều 8 và 2/3 số bài kiểm tra trở lên đượcđánh giá mức “Đ”, trong đó có bài kiểm tra học kì Chưa đạt yêu cầu (CĐ) gồmcác trường hợp còn lại
+ Qui định các trường hợp được miễn học môn Thể dục, Âm nhạc, Mỹthuật, phần thực hành môn GDQP-AN: các khoản 1, 2, 3, 4, 5, qui định rõ đốitượng và hình thức miễn toàn phần hay từng phần, kể cả việc hoán đổi bài lí thuyếtcho điểm thực hành môn GDQP-AN theo QĐ số 69/2007/QĐ-BGDDT ngày14/11/2007 Nhưng Qui chế này không qui định cách ghi cho các trường hợp đượcmiễn hay không học môn này “ Không ghi có nghĩa là bỏ trống ô”
+ Tại điều 13, khoản 1, 2, 3, đều ghi rõ môn học đánh giá bằng nhận xét đạtloại “Đ” mới được xếp đúng loại Nếu “CĐ” có nghĩa là phải hạ loại
- Qui định xếp loại:
+ Xếp loại yếu: điểm TB các môn từ 3,5 trở lên, không có môn học nàođiểm TB dưới 2,0 Khoản 5: Các trường hợp còn lại
Trang 8+ Nếu ĐTBHK hoặc ĐTBCN đạt mức loại giỏi “G” nhưng do kết quả củamôn học nào đó mà phải xuống loại TB thì được điều chỉnh xếp loại Khá “K ”…hoặc ở mục b) xuống loại “Y” thì được điều chỉnh xếp loại “TB” Ở mục c), d)dùng cho loại “Khá”.
+ Nếu học lực cả năm loại kém hoặc học lực và hạnh kiểm cả năm loại yếukhông được lên lớp
+ Qui định sau khi đã kiểm tra lại một số môn học, môn đánh giá bằng điểm
có điểm trung bình dưới 5,0 hay môn đánh giá bằng nhận xét xếp loại CĐ, để xếploại lại học lực cả năm nhưng vẫn không đạt loại trung bình, không được lên lớp + Nếu học sinh có điểm trung bình dưới 5,0 hay môn đánh giá bằng nhận xétxếp loại CĐ thì phải thi lại một số môn trong đó có môn nhận xét “CĐ” Nếukhông chọn môn nhận xét để thi lại, thì lại phạm vào khoản 6 điều 13: không đượclên lớp, có nghĩa là vẫn bị hạ loại
Từ những qui định trên, chúng tôi nhận thấy:
Môn đánh giá bằng điểm đảm bảo tính công bằng, khách quan hơn so vớimôn đánh giá bằng nhận xét (Đ, CĐ)
Để thuận lợi cho việc tổng kết, xếp loại cuối học kì và cuối năm, cần phải
có cách ghi cho môn học đánh giá bằng nhận xét về các trường hợp được miễn khi
vào sổ điểm, học bạ, nếu không thì phải bỏ trống ô Từ thực tế trên chúng tôi đưa
+ Đối với môn đánh giá bằng nhận xét: nếu học sinh bỏ không kiểm tra học
kì mà vẫn ghi nhận xét “CĐ” thì chưa thật hợp lí (như khoản 5 Điều 8: Những học
Trang 9sinh không có đủ số lần điểm kiểm tra theo qui định tại Khoản 1, Khoản 2 điềunày phải được kiểm tra bù Học sinh không dự kiểm tra bù sẽ bị điểm 0 (đối vớimôn học đánh giá bằng cho điểm) hoặc bị nhận xét CĐ (đối với môn học đánh giábằng nhận xét) Kiểm tra bù được hoàn thành trong từng học kì hoặc cuối năm học + Lệnh xếp trung bình học kì của phần mềm QLNT đang thực hiện, khi chưanhập hết dữ liệu kết quả tổng kết vẫn được thể hiện
Ví dụ: Trong trường hợp học sinh còn thiếu bài kiểm tra, giáo viên chưa vàođiểm kịp thời, phần mềm vẫn thể hiện kết quả tổng kết (số Gv các môn phụ có sốlớp nhiều trên 10 lớp, dễ thiếu sót nhất), dẫn đến Gv chủ nhiệm dễ sai khi tổng hợp
kết quả cuối HK và cuối năm (Xem bảng dẫn chứng dưới đây copy từ phần mềm làm ví dụ).
Đối với môn cho điểm:
Bảng dưới được copy từ phần mềm QLNT đang sử dụng
+ Đối với môn nhận xét:
Bảng dưới được copy từ phần mềm QLNT đang sử dụng
Trang 10Những bất cập trên dẫn đến việc thực hiện kiểm tra, thanh tra các hoạt độnggiáo dục phải mất rất nhiều thời gian, nhiều nhân lực (việc rà soát hàng loạt sổđiểm, nhất là trường có tổng số lớp đông trên dưới 40 lớp).
2 Giải pháp: Khai thác thế mạnh của hàm IF trong EXCEL góp phần cải tiến phần mềm Quản lí điểm nhà trường đạt hiệu quả cao
2.1 Lệnh tính trung bình học kì (TBHK) và trung bình cả năm (TBCN) 2.1.1 Đối với môn đánh giá bằng điểm
Chúng tôi thay đổi lệnh tính trung bình học kì và cả năm với điều kiện phải
có điểm học kì thì điểm tổng mới được thể hiện, nhằm hạn chế sai sót khi còn thiếu con điểm HK ở môn nào đó Bằng hàm số sau:
-TBMHK:
fx=IF(HKx<>””,ROUND(AVERAGE(HS1x:HKx,HS2x:HKx,HKx),3),””)
Ví dụ: fx =IF(N4<>"",ROUND(AVERAGE(D4:N4,I4:N4,N4),3),"")
Trong đó D4 là cột điểm miệng, đến cột N4 là các cột điểm 15’, từ cột I4 đến cột
M4 là điểm hệ số 2, cột N4 là điểm học kì hệ số 3.(trong phần mềm mỗi con điểm
có tới 5 cột, trừ Học kì)
Trang 11Ở bảng trên ta thấy số thứ tự thứ 3 và 5 chưa có điểm Học kì máy khôngbáo
2.1.2 Đối với môn đánh giá bằng nhận xét
Đối với môn xếp loại bằng nhận xét (kí tự), chúng tôi đã thiết lập được lệnh đánh giá, xếp loại vừa đảm bảo cách thức xếp loại của Thông tư 58, vừa thể hiện tính khách quan, chính xác như sau:
Trang 12"Đ",IF(AND(N4="M"),"M","Ko"))) ( Đây là công thức HKI)
fx=IF(OR(AD4="CĐ",COUNTIF(T4:AD4,"CĐ")>=3),"CĐ",IF(AND(AD4
="Đ",COUNTIF(T4:AD4,"CĐ")<3),"Đ",IF(AND(AD4="M"),"M","Ko"))) (Đây làcông thức HKII)
Trong đó cột AD là cột Học kì, vị trí hàng ngang số thứ tự 4
2.1.2.2 Xếp loại cả năm
- Tổng kết Học kì 2 phải đạt loại “Đ”:
- Học kì 1 xếp loại “Đ”, “CĐ” được xếp loại “Đ”
- Học kì 1 được miễn vẫn được xếp loại “Đ”
- Học kì 1 nợ xếp “Ko”, phải kiểm tra bù, nếu không bị xếp”CĐ”
Trong đó cột AE là cột Học kì 1 cột AF là cột Học kì 2, cột T đến cột AF làthứ tự các cột ghi bài kiểm tra “miệng, 15 phút, 1 tiết, HK1, HK2”, vị trí hàngngang số thứ tự 4
Trong môn đánh giá bằng nhận xét điều kiện đặt ra phải qua kiểm tra học kìcột tổng mới được thể hiện đó là cột N4 cho HK1, như bảng điểm dưới đây:
Lưu ý: Chúng tôi lập bảng cho HK2 cùng hàng ngang khác trang trong cùng một Sheet.
Trang 132.2 Lệnh thống kê
Các số liệu thống kê rất cần thiết cho công tác tổng hợp cuối kì và cuối năm phục vụ cho xếp loại thi đua của đơn vị, nhất là dùng cho việc đánh giá việc thực hiện qui chế của các thành viên trong đơn vị Để góp phần giúp Ban giám hiệu, Ban thi đua nhà trường có số liệu chính xác, nhanh chóng, chúng tôi đưa ra giải pháp như sau:
Trang 142.2.2 Đối với môn đánh giá bằng nhận xét
- Đạt: fx= COUNTIF(TBx:TByz,“=Đ”)
- Chưa đạt: fx= COUNTIF(TBx:TByz,“=CĐ”)
- Miễn Ko: fx= COUNTIF(TBx:TByz,“=M”,”Ko”)
Trong đó dấu ( …) là cột xếp loại học kì ‘TB’, x…yz là số thứ tự từ em thứnhất đến em cuối của lớp
2.2.3 Thực hiện lệnh thống kê để hỗ trợ công tác kiểm tra, thanh tra chuyên môn
Công tác thống kê các số liệu như: Số lần điểm theo Qui chế, ( miệng, 15’, 1tiết, Học kì) còn gọi là điểm thường xuyên, định kì, học kì được qui định tại Điều 8TT/ 58/2011
Để thuận lợi cho việc tổng hợp các số liệu thi đua, cần có một bảng tổng hợpcác số liệu dựa theo tiêu chí của từng đơn vị, qui thành điểm để xếp loại theo thứtự
Ví dụ:
- Điểm thi đua hàng tháng do Đoàn thanh niên xếp
- Điểm Hồ sơ chuyên môn do Ban chuyên môn xếp
- Điểm Lao động cơ sở vật chất (CSVC) do Ban LĐ-CSVC xếp
- Điểm Học lực ( G,K,TB,Y, ) tính theo hệ số do Ban chuyên môn xếp Qua đây ta có tổng điểm bình quân các loại hoạt động nhằm phục vụ chocông tác đánh giá quá trình thực hiện qui chế chuyên môn, công tác thi đua cũngđược rõ ràng, thuận lợi hơn, các giáo viên có thể mở mạng theo dõi , giám sát cácsai sót có thể xảy ra Kịp thời bổ sung, sửa chữa, đóng góp ý kiến với các Banngành có liên quan
Cần có các số liệu về thực hiện Qui chế chuyên môn, vì vậy thống kê số lần điểm rất cần thiết, sẽ rút ngắn thời gian làm việc của cán bộ QLGD với hiệu quả cao Dùng các hàm như sau:
