Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá

Vì là sinh viên ở các tính khác nhau tập trung nênnhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết .Sinh viên thường xin vào ở trong ký túc xá anninh tốt tiền phòng không quá đắt, gần trường và có m

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MÔN HỌC: LẬP TRÌNH.NET +BTL

Đề tài : “Thiết Kế Hệ Thống Quản lý Ký Túc Xá Đại học Mỏ - Địa chất Hà Nội”

Giảng viên hướng dẫn

Sinh viên thực hiện

Nhóm :

Hà Nội,2017

LỜI NÓI ĐẦU

- Hiện nay mọi người rất trú trọng đến việc học tập bồi bổ kiến thức Thành phố HàNội nói riêng và trường Đại học Mỏ - Địa Chất là nơi tập trung của khá nhiều sinhviên ở các tỉnh khác về học tập Vì là sinh viên ở các tính khác nhau tập trung nênnhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết Sinh viên thường xin vào ở trong ký túc xá anninh tốt tiền phòng không quá đắt, gần trường và có mô hình học tập tốt nên quá trìnhquản lý ký túc xá dần trở nên phức tạp và khó khăn

- Thông qua nhu cầu đó nhóm chúng em đã xây dựng phần mềm “Quản Lý Ký Túc

Xá Trường ĐH Mỏ Địa Chất” nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá của ban quản lýtrở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản lý sinh viên.Dưới sự hướng dẫncủa thầy Phạm Văn Đồng

-Phần mềm được khảo sát tại ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất

- Trong quá trình tìm hiểu và làm bài có nhiều sai xót mong thầy góp ý để báo cáo củachúng em được hoàn thiện hơn

Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝTÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐẠI CHẤT

I.1 Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng

a.Mục đích khảo sát hiện trạng:

- Chúng ta xây dựng hệ thống mở nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phầnkhông phù hợp với nhu cầy của người dung Việc khảo sát nhằm để:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn , môi trường hoạt động của hệ thong

- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ và cung cách hoạt đọng của hệ thống

- Chỉ ra những chô hợp lý của hệ thong cần được kế thừa và những chỗ bất hợp

lý của hệ thống , cần được khắc phục

b Mô tả ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất

- Ký túc xá của trường Đại học Mỏ - Địa Chất được chia làm 3 khu :

- Ký túc xá khu A gồm có 2 tòa D1 và D2, mỗi tòa 5 tầng với số lượng 120 phòng

- Bên trong KTX là các hạng mục tiện ích như: Phòng Câu lạc bộ sinh viên, hệthống wifi được đầu tư hiện đại phủ sóng toàn bộ các tầng, phòng đáp ứng nhu cầu tracứu thông tin, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên.

Các phòng nội trú đều có công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có không gianriêng với tủ đựng đồ, giá sách, bộ bàn học cá nhân Giá điện và nước sinh hoạt đượctính theo quy định của Nhà nước

- Các phòng nội trú đều có công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có khônggian riêng với tủ đựng đồ, giá sách, bộ bàn học cá nhân Giá điện và nước sinh hoạtđược tính theo quy định của Nhà nước

- Ký túc xá khu B (D3) gồm 09 tầng với tổng số 64 phòng, được trang bị thangmáy hiện đại Ký túc xá nằm trong khuôn viên khu giảng đường, nên rất thuận tiệncho việc đi lại của sinh viên

- Gồm:1 nhà, 7 tầng, mỗi tầng 3 phòng

- Giành cho sinh viên nước ngoài ở (phần nhiều là người Lào), trường ta là mộttrong những trường được tiếp nhận du học sinh ở nước ngoài vào học tập, lượng sinhviên này cũng không nhỏ Hơn nữa nhà trường và nhà nước tạo điều kiện cho nhữngsinh viên nước ngoài này ở cùng một khu cho việc giao tiếp và sinh hoạt lễ tết văn hóacủa họ

=> Theo khảo sát của nhóm chúng e hiện trạng ký túc xá của trường Đại học MỏĐịa Chất còn nhiều bất cập như:

- Thiếu : Phương tiện quản lý

- Kém :Chu trình quá lâu ,nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX…

- Tốn:Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm

- Xử lí thông tin còn thủ công , tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụtrợ không rõ rệt

c Quy trình tổ chức và quản lý

- Bộ phận quản lý ký túc xá thuộc Trung tâm hỗ trợ sinh viên với người đứng đầu là:

TS Đỗ Thanh Sơn- Giám đốc và Phó giám đốc là: ThS Phạm Quang Ba

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

3

- Đầu mỗi năm học phòng CTSV sẽ lên ké hoạch phân công kiểm tra khả năngphòng ốc của các khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường Căn cứ trên chỉtiêu đầu vào năm học đó mà tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào kýtúc xá.Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiệp nhận sinh viên các khóavào khu ký túc xá của nhà trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối trượng sinhviên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu kí túc xá.

- Các tân sinh viên sẽ được đăng ký ở KTX trực tiếp bằng phiếu khi đi nhập học vớiban quản lý:

- Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký vào ở KTX

- Sau khi đã nhần đầy đủ thông tin các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở kýtúc xá cảu sinh viên , phòng công tác sinh viên nhanh chóng xem xét hồ sơ và trả lờisinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận haykhông tiếp nhận sinh viên ở trương ký túc xá

- Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không được chấp nhận thì phảithông váo và nêu lý do cụ thể

-Trong thời gian tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào kýtúc xá ,phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết

- Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một kỳ học Sau mỗi kỳ học trước khi ngỉ

hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ tục đăng kínếu muốn tiếp tục ở lại ký túc xá

- Việc đăng ký tiếp tục ở lại ký túc xá phải được thực hiện theo đúng quy định do

- Khi sinh viên đang ở ký túc khi muốn chuyển ra ngoài thì:

• Cần báo cáo trước với ban quản lý ký túc

• Nhân viên thêm chỗ trống vào danh sách phòng ở, tiện cho sinh viên khác đăng

ký vào và làm lại danh sách phòng, kết thúc hợp đồng sinh viên đó

- Quản lý ra vào của sinh viên trong ký túc xá: sinh viên ở trong ký túc xá phải cóthẻ ký túc, còn đối với sinh viên ở ngoài ra vào phải xuất tình thẻ sinh viên hoặcchứng minh thư nhân dân

- Quản lý điện, nước: cuối tháng ban quản lý sẽ cử người đi đến các phòng để chốt

- Tất cả sinh viên phải tuân thủ nội quy của ký túc xá Mọi trường hợp muốn đăng ký

ở lại hè hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng lý và nộp về phòng CTSV va được phòngCTSV phê duyệt

- Tất cả các hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng quy định của lưu trữ

hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo cho việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân

bổ phòng của lý túc xá

c Xác định mục tiêu của hệ thống mới

- Mang lại lợi ích nghiệp vụ:tang khả năng xử ly đáp ứng nhu cầu , tin cậy chínhxác an toàn bí mật

- Mang lại lợi ích kinh tế :giản biên chế, chi phí hoạt động, tang thu nhập…

- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng

- Khắc phục hệ thống cũ hỗ trợ chiến lược phát triển KTX lâu dài

I.2 Phân tích dữ liệu:

a Các giấy tờ liên quan

- Thẻ ký túc xá: giúp nhân viên quản lý được việc vào ra của sinh viên tròn kýtúc xá

5

Thẻ ký túc xá

-Biên lai thu tiền

Biên lai thu tiền

7

- Hợp đồng ở trong khu nội trú KTX - sinh viên:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC-MỎ ĐỊA CHẤT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BAN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ – SINH VIÊN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG Ở TRONG KHU NỘI TRÚ KTX – SINH VIÊN Ông ĐỖ THANH SƠN: Giám đốc Trung tâm hỗ trợ sinh viên trường đại học Mỏ-Địa Chất. Một bên hợp đồng là sinh viên: Nam(Nữ) Dân tộc:

Nơi sinh:

Khi cần báo tin cho: Điện thoại:

Là sinh viên lớp: Khóa: Mã số SV:

Đã thỏa thuận ký hợp đồng nội trú KTX, Kỳ: Năm học:

Phòng: Nhà Ký túc xá khu:

Về phía ban quản lý ký túc xá – sinh viên Giao phòng ở và trang thiết bị cho anh, chị: đúng ngày hợp đồng có hiệu lực Thực hiện đúng quyền hạn và nhiệm vụ của Trưởng Ban quản lý ký túc xá – Sinh Viên được quy định tại điều 12 quy chế công tác học sinh, sinh viên nội trú. Về phía sinh viên ký hợp đồng Khi thực hiện ký kết hợp đồng, người ký phải đặt cọc tiền ít nhất là một tháng Thực hiện quy định sinh viên tự quản giữ gìn mô trường sach đẹp không gây ồn ào mất trật tự Phòng ở gọn gàng ngăn nắp, sử dụng điện, nước tiết kiệm Mọi hưonỏng phải chịu trác nhiệm, thường xuyên phân công trực nhật vệ sinh phòng ở Không được tiếp khách và tổ chức sinh nhật, liên hoan tại phòng ở Cấm nấu ăn tại phòng ở Giường ở phải gọn gàng, tự quản lý tư trang Không được cho người ngoài vào, nghỉ qua đêm tại giường, phòng mình đang ở Nếu vi phạm nội quy KTX, bị lập biên bản sẽ chấm dứt hợp đồng Phải trả ngay phòng ở và rời khỏi KTX vào ngày hợp đồng hết hiệu lực Thực hiện yêu cầu của trưởng ban quản lý KTX về việc điều chuyển nơi ở vì các lý do cần thiết và xác đáng Thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của sinh viên nội trú quy định trong quy chế nội trú và nội quy nội trú Hiệu lực của hợp đồng kết thúc khi: Thời hạn của hợp đồng kết thúc SV bị đình chỉ học tập SV đã tốt nghiệp Hợp đồng được ghi thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản Hợp đồng có giá trị từ ngày: đến ngày:

Ghi chú: Đối với sinh viên mới vào ở KTX nộp một ảnh 4x6. Hà nội ngày tháng năm 201

VIÊN

- - Biên bản xử phạt: Xử phạt những sinh viên vi phạm quy định

9

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _

BIÊN BẢN XỬ PHẠT SINH VIÊN VI PHẠM QUY ĐỊNH QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ

Hôm nay vào lúc: giờ phút, ngày tháng năm 201

Tại phòng ở: Nhà Ký túc xá trường:

Chúng tôi gồm có: 01/ ông: chức vụ:

02/ ông: chức vụ:

03/ ông: chức vụ:

Tiến hành xử phạt các sinh viên có tên sau đây đã vi phạm Quy định quản lý ký túc xá: 01/ 05/

02/ 06/

03/ 07/

04/ 08/

Nội dung vi phạm: .

Hình thức xử lý:

Ngày tháng năm 201 ……

Đại diện sinh viên vi phạm

Người lập biên bản

I.3 Xác lập dự án

1 Mục tiêu dự án:

- Quản lý KTX là công việc nhằm quản lý tất cả quá trình hoạt động và ăn ở củasinh viên ở trong KTX Trường Đại học Mỏ- Địa Chất cũng như để năng cao vềcông nghệ thông tin của nhân viên trong ban quản lý KTX

- Quản lý KTX trong các trường Đai học Mỏ -Địa Chất chính là qunar lý toàn bộsinh viên và nhân viên trong KTX về :thông tin hồ sơ , thông tin chỗ ở, phòngchống cho sinh viên mới vào…

- Chương trình “Quản lý KTX gồm nhiều lĩnh vực như quản lý sinh viên, quản lýnhân viên, quản lý hợp đồng, quản lý thu chi, báo cáo thống kê ”

- Xây dựng chương trình Quản lý sinh viên nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý cáclĩnh vực đã nêu trên Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn

đề đặt ra là tại sao phải quản lý? Và quản lý cái gì và quản lý như thế nào đểcông việc có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian cho cán bộ công nhân viên.Nhằm tin học hóa trong vấn đề quản lý KTX trong nhà trường

- Quản lý ký túc xá là một công việc rất khó khăn đòi hỏi tính cẩn thận ,khoa học

và chính xác Để quản lý tốt ký túc xá chũng ta cần phải giải quyết tốt các côngviệc:

+ Quản lý được thông tin sinh viên: các thoojgn tin và tra cứu thông tin dễ dàng

+ Quản lý được thông tin nhân viên : các thông tin và tra cứu thông tin dễ dàng

+Quản lý được hợp đồng :có những điều khoản chặt chẽ , nội dung dễ hiểu…

+Quản lý được thu chi trong ký tuc xá: thu tiền điện , nước, phòng…

…

- Giao diện phần mềm phải thuận lợi, thân thiện và dễ sử dụng.

- Máy chủ phải sử dụng Hệ điều hành thông dụng

- Người sử dụng phải có trình độ cơ bản về tin học

- Hiểu và nắm vững các hoạt động của phần mềm

- Nhập dữ liệu vào, xử lý thông tin: lưu trữ được số lượng lớn sinh viên trong KTX.Triết xuất thông tin theo người sử dụng: phục vụ tra cứu và tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác Có đủ tài liệu để người sử dụng tham khảo, dễ sử dụng

Chỉ SốĐầu

Chỉ SốCuối

T.Thụ Vượt

mức

Đơngiá

ThànhtiềnNước

- Khi được xét vào kí túc xá.Sinh viên bắt buộc phải có mối quan hệ ràng buộc vớiban quản lý KTX thông qua việc lập thể nội trú.Từ đó ban quản lý sẽ quản lý sinhviên bằng thẻ nội trú này

BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ- ĐỊA CHẤT

Số:…………

THẺ NỘI TRÚ

Họ tên sinh viên:………

Ngày sinh………… ……….Nơi sinh………

- Hằng kỳ(năm) sinh viên có nhiêm vụ phải đóng tiền lệ phí cho ban quản lý.

BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT

BIÊN LAI THU LỆ PHÍ NỘI TRÚ TRONG KÝ TÚC XÁ

Mẫu: Số:………

Ký hiệu:………

Ngày…….Tháng……… Năm……

Họ tên sinh viên: Lớp:………

Khóa Hệ đào tạo:………

Nội dung thu:

Số tiền thu:

Viết bằng chữ:

Người nộp tiền Người nhận tiền (Kí,ghi rõ họ tên) (Kí,ghi rõ họ tên) - Mỗi năm sinh viên phải đóng kèm theo tiền thế chân tài sản BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT Số:………

BIÊN LAI THẾ CHÂN TÀI SẢN Họ và tên người nộp tiền:……… Phòng:………

Số tiền nộp:………

Lý do nộp: TIỀN THUẾ CHÂN TÀI SẢN NĂM HỌC 20…20… Ngày… Tháng….Năm……

Kế toán Thủ quỹ

13

CHƯƠNG II Phân tích yêu cầu:

II.1 Phát hiện thực thể:

1/ Thực thể: SINHVIEN

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một sinh viên ở trong kí túc xá

với các sinh viên khác

phân biệt với sinh viên khác

3/ Thực thể: PHONG

biệt các phòng với nhau

hóa đơn tưng phòng

− Mỗi thực thể cho biết thông tin về trường nơi mà sinh viên có sinhviên đang theo học

− Các thuộc tính:

giữa các trường với nhau

đó họ hàng với sinh viên nào

giúp ban quản lý ký túc xá quản lý sinh viên chặt chẽ hơn.Để quàn lý tốtđòi hỏi ban quản lý phải linh hoạt cả về khâu tổ chức lẩn khâu quản lý.

4.Chuyển mô hình ERD sang mô hình quan hệ:

SINHVIEN(MSSV, HOTENSV, GIOITINH, NGAYSINH, NOISINH,

DIACHI, SDT, TRUONG, PHONG, MSTRG, MAPHG, MACV)

- Khối lượng:

Số dòng tối tiểu: 900

Số dòng tối đa: 1000 Kích thước tối tiểu: 900*233(Byte) = 209,7 KB Kích thước tối đa: 1000*233(Byte) = 233 KB

-Khối lượng:

Số dòng tối tiểu: 20

Số dòng tối đa: 50Kích thước tối tiểu: 20*105(Byte) = 2,1KBKích thước tối đa: 50*105(Byte) = 5,25KB

Tổng 3

-Khối lượng:

Số dòng tối tiểu: 100

Số dòng tối đa: 190Kích thước tối tiểu: 3*100 = 0,3KBKích thước tối đa: 190*3 = 0,57KB

- Khối lượng:

Số dòng tối tiểu: 5

Số dòng tối đa: 10Kích thước tối tiểu: 5*4 2 = 0,21KBKích thước tối đa: 10*42 = 0,42KB

-Khối lượng:

Số dòng tối tiểu:105

Số dòng tối đa:200Kích thước tối tiểu:24*105(Byte)=2,52KBKích thước tối đa:24*200(Byte)=4,8KB

-Khối lượng:

Số dòng tối tiểu: 900

Số dòng tối đa: 5000Kích thuóc tối tiểu: 97*900(Byte) = 83.7KBKích thước tối đa: 5000*97(Byte) = 485KB

**Ghi Chú**

27

RB : Ràng Buộc

PK : Primary Key(Khóa chính)FK: Foreign Key(Khóa ngoại)

29

20 TGTOCHUC Thời gian tổ chức HOATDONG

III.Thiết kế ô xử lý:

1.Ô xử lý Thông tin nhân viên của form Quản lý nhân viên

Tên xử lý: Thông tin nhân viên

Form: Quản lý nhân viên

Input:

2.Ô xử lý Cập nhật của form Thông tin sinh viên:

Output:Thông báo kết quả về thông tin sinh viên có thêm vào thành công khôngTable liên quan: SINHVIEN

4.Ô xử lý Thêm của form Quản lý nhân viên

Tên xử lý:Thêm

33

Form:Quản lý nhân viên

Input:MANV,HOTENNV,DIACHI,SDT,GIOITINH,MACV

Output:Thông tin nhân viên có đưa vào cơ sở dữ liệu thành công khôngTable liên quan:NHANVIEN

Tên xử lý:Tìm kiếm

Form: Quản lý sinh viên

Input: MSSV,HOTENSV

Output: Xuất ra thông tin của sinh viên

Table liên quan: SINHVIEN

6.Ô xử lý Tìm kiếm của form Quản lý nhân viên

35

7.Ô xử lý In của form Hóa đơn

8.Ô xử lý Sửa của form Quản lý nhân viên

Tên xử lý:Sửa

Form:Quản lý nhân viên

Input:MANV,HOTENNV,DIACHI,SDT,GIOITINH,MACVOutput:Thông tin của nhân viên trong danh mục nhân viênTable liên quan:NHANVIEN