Phương pháp chứng từ và các yếu tố của chứng từ kế toán

1. Khái niệm, vai trò của phương pháp chứng từ (PPCT)1.1. Khái niệmPPCT là phương pháp kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào vật mang tin phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý.1.2. Ý nghĩa

NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

GVHD: NCS Nguyễn Lương Định SVTH: Nhóm 6

Nguyễn Thị Châu Đinh Thị Giang

Lê Trương Hoài Linh Trịnh Bá Long

Trương Thị Phượng Nguyễn Thị Thùy Nguyễn Thị Yến

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI – PHÂN HIỆU QUẢNG NAM

NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH

PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ

CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN

Khái niệm

Các yếu tốcủa chứng từ

kế toán

Phân loạiKhái niệm Vai trò

công tác kế toán, công tác quản lý

⇒ Nghiệp vụ KTTC chỉ sự vận động của một loại tài sản cụ thể có thể làm tăng, giảm tài

sản và nguồn hình thành tài sản của đơn vị kế toán

⇒ Mối quan hệ giữa PPCT với công tác kế toán và công tác quản lý thể hiện rõ qua: Hệ

thống văn bản chứng từ (công tác kế toán) và Kế hoạch luân chuyển chứng từ (công tác

quản lý)

Ví dụ: Việc mua sắm, thay mới

máy tính tại văn phòng công ty A

⇒ Đây là một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty A, vì vậy cần phải có phương pháp “sao chụp” lại nghiệp vụ này để theo dõi kịp thời và phản ánh chính xác sự biến động của tài sản (máy tính) của công ty A Phương pháp này được gọi là phương pháp chứng từ

1.2 Vai trò của PPCT

- Là phương pháp “sao chụp” nguyên hình trạng thái của đối tượng kế toán

- Hệ thống bản chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản, xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý, phục

vụ cho việc kiểm tra và thanh tra hoạt động kinh tế của đơn vị

- Là phương tiện thông tin nhanh, kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ đơn vị, phục

vụ cho việc phân tích kinh tế đối với hoạt động sản xuất kinh donah của đơn vị

- Là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất đối với các cá nhân, đơn vị liên quan đến nghiệp vụ kinh tế

- Là cơ sở cho việc phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ kế toán, theo dõi từng đối tượng hạch toán kế toán cụ thể

2 Các yếu tố của chứng từ và phân loại chứng từ

2.1 Khái niệm chứng từ kế toán (CTKT)

CTKT = - giấy tờ

- vật mang tin

về nghiệp vụ KTTC phát sinh, đã hoàn thành

làm cơ sở ghi sổ kế toán

⇒ Là những loại giấy tờ được in sẵn (hoặc chưa in) theo mẫu quy định

⇒ Ghi chép những nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành

gây biến động đối với các loại tài sản, nguồn vốn cũng như đối tượng kế toán khác

• Lưu ý:

CTKT còn được thể hiện dưới dạng điện tử gọi chung là chứng từ điện tử

2.2 Các yếu tố của chứng từ

2.2.1 Các yếu tố cơ bản

Các yếu tố cơ bản của chứng từ

Tên chứng từ Ngày, tháng, năm lập chứng từ; số hiệu của chứng từ Tên, địa chỉ của các đơn vị, cá nhân liên quan đến NVKT

Nội dung của NVKT Các chỉ tiêu về lượng và giá trị Chữ ký của người liên quan

2.2.1.1 Tên gọi của chứng từ

⇒ Phản ánh nội dung kinh tế ghi trong chứng từ

Ví dụ: Tên gọi của Phiếu thu

phản ánh một nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến tiền mặt, thể hiện quá trình giao dịch đã hoàn thành đối với khoản tiền đó

2.2.1.2 Tên, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân liên quan đến nghiệp vụ

kinh tế

⇒ Xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế và phân loại nhiệm

vụ kinh tế theo đối tượng liên quan (đơn vị lập chứng từ và đơn vị nhận chứng từ)

⇒ Là cơ sở cho việc xác định, đối chiếu và thanh tra về nghiệp vụ kinh tế, tạo

điều kiện thuận lợi trong việc theo dõi quan hệ giao dịch giữa các đối tượng liên quan

Ví dụ: Công ty A vay tiền mặt tại ngân hàng B Khi bị thanh tra, đối với

công ty A sẽ kiểm tra xem đã nhận được tiền hay chưa; đối với ngân hàng B,

sẽ kiểm tra xem đơn vị này có thực hiện chi tiền hay không

2.2.1.3 Ngày, tháng, năm lập

chứng từ, số thứ tự (số

hiệu) của chứng từ

⇒ Là cơ sở để quản lý các

nghiệp vụ theo thời gian

⇒ Số hiệu chứng từ còn tạo điều

kiện cho việc quản lý, tìm

kiếm và lưu trữ.

2.2.1.4 Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ra chứng từ

⇒ Chỉ rõ nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ

⇒ Giúp việc kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ đó

⇒ Làm căn cứ cho việc phân loại tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế được chính xác

2.2.1.5 Các chỉ tiêu về lượng

và giá trị

⇒ Yếu tố này chỉ rõ đơn vị đo

lường được sử dụng trong chứng

từ (bao gồm thước đo bằng hiện

vật và giá trị).

⇒ Nó cũng là cơ sở để phân biệt

chứng từ kế toán với các loại

chứng từ khác.

2.2.1.6 Chữ ký của người liên quan đến NVKT và chứng từ

⇒ Tạo cơ sở để quy trách nhiệm về tính chất hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế cũng như tính chính xác của chứng từ đối với các cá nhân có liên quan

⇒ Chứng từ kế toán thường có dấu của đơn vị và các chữ ký của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ, chữ

ký của ngưới có thẩm quyền tại đơn vị (nếu cần)

2.2.2 Các yếu tố bổ sung

Là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ, tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà các yếu tố bổ sung khác nhau.

2.3 Phân loại

Theo công dụng

Chứng từ

mệnh lệnh

Chứng từ chấp hành

Chứng từ thủ tục

kế toán

Chứng từ liên hợp

Theo địa điểm phát sinh ra chứng từ

Chứng từ bên ngoài Chứng từ bên trong

(nội bộ)

Theo bản chất của chứng từ

Theo số lần sử dụng chứng từ

Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp

Chứng từ một lần Chứng từ nhiều lần

Theo nội dung của NVKT phản ánh trên chứng từ

Chứng từ về tiền mặtChứng từ về vật tư hàng hóaChứng từ về thanh toánChứng từ về tiêu thụ hàng hóaChứng từ về lao động và tiền lương

Chứng từ về tài sản cố định

Theo tính cấp bách

của thông tin

3 Kết luận

Tóm lại, chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệ vụ kinh tế tài chính phát sinh, và của các số liệu ghi chép trên sổ kế toán Vì vậy, mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần phải xác định đúng đắn ý nghĩa của chứng từ kế toán

để phát huy tối đa vai trò của nó trong quá trình hoạt động của đơn vị mình.