Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu tại công ty cổ phần dược – thiết bị y tế đà nẵng (tt)

Để có được mức giá bán sản phẩmhợp lý, đủ sức cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường nhưngvẫn đảm bảo đạt được lợi nhuận mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra,doanh nghiệp cần phải

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu hướng hội nhập kinh tế thế giới đang tạo ra chodoanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội mới để phát triển nhưng cũngchứa đựng không ít những thách thức mới Để vượt qua những khókhăn, thách thức đó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp không chỉ có đổi mớicông nghệ theo hướng hiện đại, tiên tiến nhằm đa dạng hóa chủngloại, nâng cao chất lượng sản phẩm mà đòi hỏi doanh nghiệp cầnphải quan tâm đến vấn đề giá cả Để có được mức giá bán sản phẩmhợp lý, đủ sức cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường nhưngvẫn đảm bảo đạt được lợi nhuận mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra,doanh nghiệp cần phải quan tâm tới việc quản lý, sử dụng hợp lýnguồn lực liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh nói chung vàliên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng nói riêng, đặc biệt là côngtác kiểm tra, kiểm soát doanh thu trong quá trình bán hàng và duy trìmột hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị

Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng là công ty cổphần chuyên sản xuất và cung cấp thuốc, thiết bị y tế Với quy mô

đó, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường công tác kiểm tra quản lýthì Công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lạihiệu quả nhất định Trong đó, nổi bật lên là phải tăng cường kiểmsoát nội bộ doanh thu nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý tài chính,đặc biệt là trong việc giám sát bán hàng để đảm bảo doanh thu đượcchính xác và tránh bị thất thoát tiền thu bán hàng Bởi nó ảnh hưởngđến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu quả đồng vốn của đơn vị vàđảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực các thông tin tài chính phục vụcho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị Chính vì vậy, kiểm soátnội bộ doanh thu hữu hiệu có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp, hạn chế được sai phạm xảy ra nhằm đạtđược các mục tiêu đề ra của đơn vị.

Nhận thấy sự cần thiết đó, nên tác giả đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng” để làm luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ kinh tế.

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Trong các nghiên cứu trước đây đã có một số tác giả cũng đãnghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh

nghiệp như: tác giả Thái Như Quỳnh “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện tại công ty trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Điện lực Đà Nẵng” đã kiểm soát nội bộ doanh

thu và đưa ra một số giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ doanhthu như sau: kiểm soát việc đánh giá và ghi nhận doanh thu, đồngthời tác giả cũng nêu ra đặc điểm của doanh thu của Công ty Điệnlực không có tính đúng kỳ nhưng chưa có giải pháp hữu hiệu – Luậnvăn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng; tác giả

Vũ Ngọc Nam “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty Thông tin Di động (VMS)” Trong luận

văn này, tác giả đặt ra vấn đề là trong Công ty thông tin di độngdoanh thu chủ yếu là thu bằng tiền mặt nên đã đưa ra giải pháp đểtăng cường kiểm soát doanh thu và kiểm soát việc thu tiền – Luậnvăn thạc sỹ, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng; tác giả Đặng

Sinh Huy (2008) “Kiểm soát doanh thu và chi phí tại văn phòng khu vực Miền Trung – Tổng công ty Hàng không Việt Nam” – Luận văn

thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Trong luậnvăn này tác giả chủ yếu đưa ra giải pháp để tăng cường kiểm soát chiphí của doanh nghiệp là chủ yếu, chưa đề cập nhiều tới thủ tục kiểmsoát doanh thu bán hàng Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa đề cập

đến vấn đề kiểm soát nội bộ đối với doanh thu trong các doanhnghiệp dược nói chung và tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế

Đà Nẵng nói riêng Do đó, trong luận văn này sẽ tập trung nghiên

cứu về vấn đề “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng” Vì vậy, tác giả thực

hiện luận văn này nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội

bộ về doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng

để từ đó có thể đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường công táckiểm soát nội bộ doanh thu của Công ty Dược trong điều kiện nềnkinh tế hiện nay

3 Mục đích nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về côngtác kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh nghiệp, đồng thời phântích làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công

ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng nhằm phát hiện ra những saisót, hạn chế còn tồn tại trong quá trình quản lý, tổ chức thực hiện quátrình bán hàng và ghi nhận doanh thu bán hàng Qua đó, luận vănđưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ doanhthu tại đơn vị

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là

công tác kiểm soát nội bộ doanh thu, tập trung vào kiểm soát doanhthu bán hàng trong doanh nghiệp để hạn chế những tiêu cực trongdoanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho đơn vị

Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công

tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y

tế Đà Nẵng

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn, tác giả đã

đi thực tế tại đơn vị để tìm hiểu về thực trạng và sử dụng các phươngpháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử và những biện pháp

cụ thể như:

- Phương pháp phân tích đánh giá

- Phương pháp chuyên gia, chuyên khảo

6 Những đóng góp của đề tài

- Về lý luận: Luận văn khái quát lý luận cơ bản về kiểm soát

nội bộ đối với doanh thu trong doanh nghiệp

- Về mặt thực tiễn: Luận văn tìm hiểu thực trạng công tác

kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – Thiết bị y tế

Đà Nẵng để từ đó đánh giá những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tạitrong công tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược– thiết bị y tế Đà Nẵng cũng như hướng khắc phục những tồn tại này

Từ đó, giúp đơn vị tăng cường hơn công KSNB doanh thu nhằmgiảm thiểu những tiêu cực trong doanh nghiệp, góp phần nâng caohiệu quả kinh doanh tại đơn vị

7 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được trình bàythành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ doanhthu trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thutại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng

Chương 3: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kiểmsoát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế ĐàNẵng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH

THU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB)

Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 của chuẩn mực kiểm toánViệt Nam: “Hệ thống KSNB: Là các qui định và các thủ tục kiểmsoát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảmcho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát,ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chínhtrung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quảtài sản của đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát,

hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”

1.1.2 Mục tiêu, chức năng của KSNB

1.1.3 Các yếu tố hợp thành hệ thống KSNB

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

1.2 KSNB DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm và nội dung doanh thu trong doanh nghiệp 1.2.2 Các gian lận sai sót thường gặp trong doanh thu

Các gian lận và sai sót có thể xảy ra đối với quá trình bánhàng như sau:

- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng có thểđược chấp nhận nhưng không được phê duyệt; Đồng ý bán hàngnhưng không có khả năng cung ứng; Ghi sai trên hợp đồng bán hàng

- Khi xét duyệt bán chịu: Bán chịu cho khách hàng không đủtiêu chuẩn theo chính sách bán chịu; Nhân viên bán hàng có thể cấpquá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng; Nhânviên bán hàng cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho kháchhưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàngkhông có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân.

- Giao hàng: Giao hàng khi chưa được xét duyệt; Hàng hóa

có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác địnhđược người chịu trách nhiệm

- Lập hóa đơn: Bán hàng nhưng không lập hóa đơn; Lập hóađơn sai thông tin; Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

- Ghi nhận doanh thu: Ghi nhận sai tên khách hàng và thờihạn thanh toán; Ghi sai niên độ về doanh thu; Ghi sai số tiền, ghitrùng hay ghi sót hóa đơn; Nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiềnthu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổsách

1.2.3 Nội dung KSNB doanh thu

1.2.3.1 Sự cần thiết phải KSNB doanh thu

1.2.3.2 Nội dung của KSNB doanh thu

Nội dung KSNB doanh thu trong từng giai đoạn bán hàngnhư sau:

- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng ghi nhận đơn đặt hàngkịp thời và chính xác

- Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và phê chuẩnbán chịu

- Giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đúng thời hạn

- Xuất hóa đơn về sản phẩm, dịch vụ một cách chính xác vàđúng thời hạn

- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng

- Xử lý ghi sổ các khoản giảm doanh thu bán hàng phát sinh

1.2.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ KSNB về doanh thu

1.2.4 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB doanh thu trong doanh nghiệp

 KSNB doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Thứ nhất, Sự phát sinh (tính có thật) của khoản doanh thu

bán hàng đã ghi sổ

Thứ hai, Sự tính toán, đánh giá (tính giá) của doanh thu bán

hàng đã ghi sổ

Thứ ba, Sự hạch toán đầy đủ.

Thứ tư, Sự phân loại và hạch toán đúng đắn.

Thứ năm, Sự phân loại và hạch toán đúng kỳ

Thứ sáu, Sự cộng dồn và báo cáo

 KSNB các khoản giảm trừ doanh thu

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần dược – thiết bị y tế Đà Nẵng

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

2.2.1.1 Triết lý quản trị, phong cách điều hành của Công ty 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

2.2.1.3 Chính sách nhân sự

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

2.2.2.3 Hệ thống báo cáo kế toán

Các báo cáo tuân thủ theo quy định của Nhà nước, ngành vàmột số Báo cáo Công ty thiết kế riêng phù hợp với đặc thù của mình,chẳng hạn: Báo cáo thuế GTGT đầu vào đầu ra tại các cửa hàng; Báocáo tổng hợp hàng hóa dùng cho từng chi nhánh và cửa hàng trungtâm; Báo cáo tổng hợp công nợ bán

2.2.3 Quy trình KSNB doanh thu tại Công ty

2.2.3.1 Đặc điểm doanh thu bán hàng tại Công ty

2.2.3.2 Quy trình KSNB doanh thu tại Công ty

Các ký hiệu được dùng:

Điểm bắt đầu hoặc kết thúc lưu đồ

Bước thực hiện hay xử lý công việc bằng thủ công

Tài liệu: mọi giấy tờ, chứng từ như hóa đơn, phiếu thu…

Lưu trữ tài liệu, chứng từ

Quyết định: chỉ những quyết định của nhà quản lý

Dòng vận động của chứng từ

Xử lý bằng máy

Phòng KD XNK

-Phó tổng GĐ

KD – XNKhoặc trưởngchi nhánh

Hình 2.4 – Quy trình KSNB doanh thu bán hàng

Kiểm tra tín dụng

và tồn kho

Kiểm tra ghi nhận doanh thu bán hàng

Bảng kê chi tiết doanh thuGhi sổ kế toán

In các chứng từ bán hàngLưu trữ và bảo quản chứng từ

2.2.4 Thủ tục KSNB doanh thu tại Công ty

2.2.4.1 Thủ tục KSNB doanh thu đối với Công ty

 Đối với việc nhận và xử lý ĐĐH của khách hàng

Hình 2.5 - Kiểm soát xét duyệt ĐĐH

 Đối với việc phê duyệt bán chịu (Kiểm tra tín dụng)

Sau khi Phòng KD - XNK kiểm tra được tính xác thực củađơn đặt hàng, Phòng KT - TV phải kiểm tra tín dụng hoặc khả năngthanh toán của khách hàng (đối với những khách hàng mới) để phòngtránh rủi ro cho Công ty khi khách hàng không có khả năng thanhtoán Đối với khách hàng thường xuyên của Công ty thì phải tiếnhành kiểm tra Sổ chi tiết phải thu của khách hàng và Bản cân đối chitiết công nợ bán hàng và đối chiếu công nợ với khách hàng hoặc dựavào bảng đánh giá tín dụng của khách hàng

- Các yêu cầu trên ĐĐH đã đầy đủ chưa nếu chưa thì sẽ phản hồi lại khách hàng, thống nhất với khách hàng về các yêu cầu

- Kiểm tra số lượng, mẫu mã yêu cầu trên ĐĐH, xem xét số hàng còn trong kho để bán có

đủ đáp ứng không

ĐĐH đã duyệt (Bản sao)

Lưu ĐĐH

để theo dõi nghiệp

vụ bán hàng ngay

Hình 2.6 - Kiểm soát xét duyệt bán chịu

 Chuyển giao hàng

Giai đoạn này Công ty phải xác định tình trạng sẵn có củahàng hóa: kiểm tra hàng tồn trong kho, ở các quầy thuốc trung tâmcũng như các cửa hàng thông qua sổ sách hoặc thực hiện trực tiếp.Đồng thời, Công ty cũng phải kiểm tra chất lượng và hạn sử dụnghàng tồn có thể thực hiện được hợp đồng hạn chế trường hợp gửihàng quá đát hoặc cận đát ảnh hưởng đến uy tín của Công ty đồngthời hạn chế hàng bán bị trả lại quá lớn làm giảm doanh thu củaCông ty Sau đó sẽ chuẩn bị chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bánhàng

- Xem xét thông tin từ phòng kế toán và tìm hiểu thông tin về khách hàng

Kế toán tiêu thụ, công nợ

- Bảng đối chiếu công nợ khách hàng

- Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng

Ký duyệt bán chịu

Hợp đồng (có cam kết trả nợ)

Khách hàng

mới

Phó tổng GĐ

KD - XNK Khách

Ghi thẻ kho

Phòng

KT - TV

Căn cứ ĐĐH đã phê duyệt

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Biên bản

giao nhận

hàng

Ghi sổ kế toán

Phòng KD-XNK

Xuất hàngGiao hàng

Lưu

Lưu

Ký duyệt

Ghi số lượng xuất, ký

Nhận

hàng và

ký duyệt

Phòng KD XNK

-Hình 2.7 – Quy trình thủ tục giao hàng

 Lập hóa đơn

Khi hàng hóa đã được chuyển giao cho khách hàng thì Công

ty cũng phải xuất hóa đơn kèm theo lô hàng đó – đây là chứng từquan trọng để minh chứng để ghi nhận doanh thu của Công ty và ghi

sổ Việc lập hóa đơn cho số hàng bán ra do bộ phận bán hàng củaphòng sản xuất kinh doanh lập

Lưuu

Ghi sổ doanh thu

và nợ phải thu

Khách hàng

Hóa đơn GTGT

L

ư

uu

Lưuu

Hóa đơn GTGT

Ký duyệt

Ký duyệt

Hình 2.8 - Thủ tục lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT

 Kiểm soát việc ghi nhận, theo dõi doanh thu tiêu thụ

- Việc ghi sổ doanh thu được kế toán tiêu thụ thực hiện hằngngày và phải theo số thứ tự chứng từ

- Hằng ngày căn cứ vào bộ chứng từ bán hàng, kế toán tiêuthụ phải lên bảng tổng hợp chứng từ cùng loại ghi có TK 511, sau đólên chứng từ ghi sổ Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp phải tập hợp cácchứng từ ghi sổ mỗi quý để lên sổ cái tài khoản doanh thu bán hàngcho quý đó Đồng thời, kế toán tiêu thụ phải tiến hành đối chiếu sốlượng hàng tiêu thụ trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn với số liệu trênbảng tổng hợp hàng bán ra của Phòng KD - XNK, số liệu Phòng KD

– XNK sẽ được đối chiếu với các kho Đối chiếu doanh thu giữa sổcái và Bảng tổng hợp hàng hóa.

Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu

* Đối với các khoản chiết khấu thương mại

* Đối với giảm giá hàng bán.

* Đối với hàng bán bị trả lại.

2.2.4.2 Thủ tục KSNB doanh thu đối với cửa hàng

Để hạn chế sai sót có thể xảy ra Công ty đã đưa ra một số thủtục kiểm soát như sau:

- Tại Công ty các cửa hàng không được dùng tiền bán hàng

để thực hiện việc chi tại chính cửa hàng đó

- Hiện nay, giá bán của sản phẩm dược của Công ty là giáđược niêm yết theo quy định của Công ty (là giá bán bao gồm thuế),

và hóa đơn được sử dụng tại cửa hàng là do Phòng kế toán của Công

ty đánh số thứ tự và giao cho từng cửa hàng

- Tại các hiệu thuốc bán lẻ giao dịch bán hàng hoàn toàn làthu tiền ngay, nên cứ 10 ngày thì các cửa hàng bán lẻ phải nộp tiềncho Công ty

- Khi kế toán tại các cửa hàng nộp tiền hoặc bộ phận thu tiềncủa Công ty thu tiền về phải nộp cho phòng kế toán