Việc xây dựng tổ chức học tập cũng cho thấy được những mặt mạnh và cả những tồn tại của tổ chức, nói cách khác, cho thấy được tổ chức đã có và thiếu những nguồn lực gì để lãnh đạo tổ chứ
Trang 1Học viên: Kiều Cao Chung; Email: kieucaochung@gmail.com
Gửi tới địa chỉ: gamba01.m05@griggs.edu.vn
Câu hỏi: Vì sao việc xây dựng một tổ chức học tập lại quan trọng ? Bạn nên thực hiện các bước nào để tối đa hóa tiềm năng học tập của một tổ chức ?
Bài làm:
Phát triển tổ chức là mong muốn của mọi nhà quản trị Mỗi tổ chức có cách thức, chiến lược riêng của mình để thực hiện mục tiêu Để đạt tới thành công, tổ chức trong hoạt động của mình cần nhiều yếu tố, trong đó vốn tri thức được đánh giá là đặc biệt quan trọng Vốn tri thức đại diện cho kho tri thức của tổ chức Vốn tri thức có thể được đo lường qua chất lượng đội ngũ nhân lực và là nguồn lực quan trọng hàng đầu quyết định chiến lược, sự tồn tại phát triển của tổ chức
Tổ chức muốn phát triển không thể chỉ dừng lại ở cái đã đạt được Theo quy luật phát triển và cạnh tranh không ngừng thì điểm dừng của tổ chức tức là điểm
mà tổ chức sẽ bị mất vị trí trong nay mai Vấn đề phát triển tổ chức được đặt ra là
ưu tiên hàng đầu đối với những nhà quản trị tổ chức Chất lượng đội ngũ nhân viên không ngừng phải được nâng cao và cập nhật kiến thức liên tục đòi hỏi tổ chức phải biến mình thành tổ chức học tập nếu muốn tiếp tục tồn tại và phát triển Các tổ chức ngày càng phải học nhiều hơn bao giờ hết khi phải đối mặt với những thách thức ngày càng lớn Quá trình học tập của tổ chức cũng có thể hiểu là "quá trình xây dựng năng lực của tổ chức nhằm lĩnh hội, chia sẻ và sử dụng kiến thức có hiệu quả hơn" (1)
Tầm quan trọng của tổ chức học tập đã được nhìn nhận và đánh giá ngày càng rộng rãi Chúng liên quan mật thiết tới tầm nhìn chiến lược của công ty trong việc tạo nên những nhân viên thành thạo trong việc thu thập, tạo ra và trao đổi kiến thức Điều này giúp tổ chức có một tầm nhìn toàn diện, có hệ thống và tạo ra động lực khuyến khích việc tranh luận trong việc tìm ra những giải pháp tối ưu cho tổ chức Và do đó, tổ chức dễ dàng thích nghi với những hoàn cảnh bất ngờ so với các
tổ chức khác Tạo ra tính chủ động của tổ chức trước những thách thức
Việc xây dựng tổ chức học tập cũng cho thấy được những mặt mạnh và cả những tồn tại của tổ chức, nói cách khác, cho thấy được tổ chức đã có và thiếu những nguồn lực gì để lãnh đạo tổ chức có thể điều phối, bổ sung, kết nối lại các mảng trong tổ chức tạo thành sức mạnh tổng thể Mặt khác, nó cũng chỉ ra cho biết
tổ chức thiếu những nguồn lực cần phải thuê hay mời bên ngoài để bổ sung
Có 3 hình thức học tập trong tổ chức phổ biến mà chúng ta hay đề cập tới là học tập qua đào tạo, học tập qua công việc và tự đào tạo (tự học)
Trang 2Nhiệm vụ trọng tâm của tổ chức học tập là làm cho mọi người đều thấy cần phải học và học suốt đời, xem học tập là một nhu cầu của cuộc sống, như cơm ăn,
áo mặc, tạo môi trường học tập đáp ứng cao nhất nhu cầu học tập và có thể học ở mọi nơi (tại trường, tại nơi làm việc, tại nhà ), mọi lúc, học bằng nhiều cách: trên lớp, học từ xa, học trên máy tính, trên mạng internet, hội nghị, hội thảo, trò chơi theo nguyên tắc tự học là chính
Trong tổ chức học tập, quan niệm về học được mở rộng Học không chỉ là học văn hóa mà còn phải học các kiến thức khác để làm việc, để sáng tạo, để làm người,
để sống tốt hơn, thích ứng sự thay đổi của xã hội Và, học không chỉ học trong nhà trường, học tập trung mà còn học trong cuộc sống xã hội, tập thể, gia đình, bạn bè Học được ý thức là con đường làm tăng trưởng trí tuệ, giá trị đạo đức, tinh thần, thể chất, thẩm mỹ cho con người Tổ chức học tập là tổ chức cung cấp cho các thành viên đầy đủ các điều kiện, các cơ hội để học tập, phát triển, bảo đảm cho con người luôn có được các phẩm chất: trí tuệ, kỹ năng, thái độ thích ứng đòi hỏi của một xã hội luôn biến đổi
Theo David A.Garvin, Amy C.Edmondson và Francesca Gino trong bài viết
"Tổ chức học tập - Ba yếu tố cơ bản" trên Harvard Business Review tháng 3/2008 thì để có một tổ chức học tập cần 3 yếu tố cơ bản, đó là: Môi trường khuyến khích học tập; Những phương pháp học và thực hành cụ thể và Lãnh đạo cũng phải không ngừng học tập
Để xây dựng một môi trường khuyến khích việc học tập có 4 đặc điểm cơ bản là:
- Sự ổn định tâm lý;
- Biết nhận thức đúng những khác biệt;
- Thời gian để xem xét lại công việc, tức là một môi trường hỗ trợ học tập sẽ đem lại một khoảng thời gian nghỉ trong công việc và khuyến khích việc xem xét lại một cách thấu đáo các quá trình công việc đã thực hiện;
- Tạo ra văn hóa trong tổ chức bằng cách khuyến khích cách tân và học tập, loại dần hình thức phạt, tạo lòng tin Theo Schein (1992) thì: “Văn hóa tổ chức là một nhóm hoặc một tổ chức có cùng lòng tin và chủ trương về thế giới và vị trí của họ trong thế giới đó, bản chất về thời gian và không gian, bản tính con người, các mối quan hệ giữa con người với con người” (2)
Việc gây dựng được một tổ chức học tập không phải là điều dễ dàng, phải có các bước đi cụ thể và được sự hợp tác, đóng góp của các thành viên trong tổ chức Các phương pháp học tập thường gắn liền và liên quan tới việc tổng quát, thu thập, giải thích, lĩnh hội, chia sẻ, sử dụng kiến thức và truyền đạt thông tin "Bao gồm
Trang 3việc thử nghiệm để phát triển và kiểm tra các sản phẩm và dịch vụ mới; việc tập trung tri thức để bắt kịp đối thủ cạnh tranh, bắt kịp nhu cầu khách hàng và các xu hướng công nghệ; việc phân tích và giải thích một cách chặt chẽ để xác định và giải quyết các vấn đề; việc giáo dục và đào tạo cả những nhân viên mới và nhân viên cũ" (3)
Việc chia sẻ kiến thức tốt sẽ khiến cho tổ chức tránh được sự lãng phí nguồn lực Việc chia sẻ này có thể là giữa cá nhân với cá nhân, giữa nhóm hay trong toàn
bộ tổ chức Có thể theo chiều ngang hoặc chiều dọc theo cơ cấu tổ chức, có thể hướng ra bên ngoài bằng cách học hỏi, tiếp thu các quy trình tương tự đã được tiến hành thành công trong các tổ chức Việc tiếp thu này đòi hỏi phải có sự cải tiến để
có những quy trình, phương pháp riêng biệt mà đối thủ không có Tổ chức cũng có thể thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài để đào tạo, có thể mua bản quyền kiến thức của tổ chức khác…Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc chia sẻ kiến thức thường là mắt xích lỏng lẻo nhất trong quá trình phát triển một tổ chức học tập cũng như quản lý tri thức Điều này cũng dễ hiểu vì con người có tính ngại chia sẽ những điều được coi là của mình Do vậy phải tạo ra được một môi trường tâm lý và văn hoá tốt khuyến khích việc chia sẻ
Với kiến thức lĩnh hội và chia sẻ cần phải được áp dụng vào thực tế để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức cũng như phát huy khả năng quản lý của mỗi thành viên Đây chính là quá trình sử dụng kiến thức Để triển khai quá trình này rất cần yếu tố văn hóa trong tổ chức hỗ trợ học tập dựa trên kinh nghiệm
Như trên đã nói, để tạo ra được một tổ chức học tập cần có động lực khuyến khích và vai trò dẫn dắt của lãnh đạo tổ chức Việc tối đa hóa tiềm năng học tập trong tổ chức cần có một số yếu tố sau đây:
- Định hướng mục tiêu: Định hướng mục tiêu học tập phù hợp với tổ chức là điều đặc biệt quan trọng Lãnh đạo tổ chức phải nhanh nhạy với sự khác biệt giữa các phương pháp và hoạt động của các bộ phận khi xây dựng tổ chức học tập vì các
bộ phận có thể khác nhau về mục tiêu hay trình độ học tập Một yếu tố cũng không thể bỏ qua trong quá trình định hướng mục tiêu là văn hóa tổ chức Áp dụng trong thực tế tổ chức của mình là một cơ quan hành chính nhà nước (Văn phòng UBND thành phố Hà Nội), tôi thấy rằng việc định hướng mục tiêu là đặc biệt quan trọng
do chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận khác nhau Chẳng hạn chức năng của các Phòng Khối chuyên viên riêng, Phòng Tổ chức - Hành chính riêng, Phòng Quản trị
- Tài vụ riêng, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc (Ban Quản lý dự án, Nhà khách, Trung tâm Tin học) riêng Do có sự riêng về chức năng, nhiệm vụ nên mục tiêu được giao và hướng tới của mỗi phòng, đơn vị cũng có sự khác nhau dẫn tới học tập cũng sẽ có sự khác nhau Tuy nhiên, mục tiêu chung của các phòng, đơn vị đều
là thực hiện tốt công việc được giao để hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan Đối với đội ngũ cán bộ, cơ quan cũng đưa ra mục tiêu trong từng năm và trong vòng 5 năm tới phải đạt được bao nhiêu phần trăm tỷ lệ cán bộ có trình độ cao cấp
về lý luận chính trị, được đào tạo sau đại học về chuyên môn nghiệp vụ, được bồi
Trang 4dường về quản lý nhà nước, tin học và ngoại ngữ để phục vụ cho công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo cấp phòng và cấp Sở
- Khuyến khích, tạo động lực và môi trường học tập: Lãnh đạo cần khuyến khích học tập trong tổ chức với mọi hình thức, mọi nơi, mọi lúc; tạo ra môi trường tâm lý tốt cho nhân viên; chấp nhận những sự khác biệt trong tổ chức và coi đó là
sự đa dạng trong các ý kiến và kinh nghiệm Luôn luôn cởi mở với những ý tưởng mới của các nhân viên trong tổ chức, khuyến khích việc tạo ra ý tưởng để tạo ra sự thay đổi tốt trong tổ chức Chẳng hạn, cơ quan chúng tôi đưa ra việc khuyến khích việc học tập của cán bộ bằng hình thức hỗ trợ về tài chính một phần và tạo điều kiện về thời gian cho học tập nâng cao trình độ Đối với những người giỏi tiếng Anh, có thể được xem xét, cử đi học tập, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn tại các các nước phát triển: Mỹ, Anh, Pháp, Singgapo…để sau này về cơ quan, thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn
- Đánh giá và kiểm soát: Phải có thời gian xem xét lại công việc Nhiều tổ chức
đã áp dụng phương pháp xem xét lại sau khi hành động được xây dựng từ 4 câu hỏi chính: Chúng ta đã đặt ra cái gì để hành động ? Cái gì thực sự xảy ra ? Tại sao nó xảy ra ? Chúng ta sẽ phải làm gì vào lần tới ? (Điều gì cần được phát huy và điều gì cần phải được cải thiện ?) Thực tế cho thấy, việc đánh giá và kiểm soát là cần thiết
và không thể thiếu Việc đánh giá và kiểm soát không chỉ thực hiện khi xây dựng
kế hoạch, chiến lược; khi thực thi nhiệm vụ mà còn phải được chú trọng ở khâu hậu kiểm Trong cơ quan tôi, những người đã được đi học quản lý nhà nước (chương trình Chuyên viên, Chuyên viên chính hoặc Chuyên viên cao cấp của Học viện Hành chính quốc gia) thì qua kiểm soát công việc cho thấy, sau khóa đào tạo, kỹ năng “sản xuất” văn bản quản lý nhà nước của họ được nâng cao rõ rệt Chính vì vậy, việc tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ được lãnh đạo cơ quan tôi coi như là một trong những giải pháp để cơ quan hoàn thành tốt chức năng, nhiệm
vụ được giao
- Lãnh đạo là người đi tiên phong trong việc không ngừng học tập: Lãnh đạo tổ chức phải luôn luôn nhận ra được những tiềm ẩn có thể ảnh hưởng tới sự tồn tại phát triển của tổ chức mình về cạnh tranh, lạc hậu, các yếu tố bất ngờ…Để tạo động lực cho tổ chức, lãnh đạo phải nêu gương về học tập Nếu lãnh đạo tổ chức là người trì trệ sẽ ghi dấu ấn và biến một tổ chức có thể trở nên trì trệ Tính tiên phong của lãnh đạo trong việc học tập sẽ tạo sức kéo cho tổ chức không ngừng tìm tòi, vươn lên thích ứng với những tiến bộ mới và sự cạnh tranh Từ thực tế ở cơ quan tôi cho thấy, nếu người đứng đầu cơ quan ở một nhiệm kỳ nào đó đi tiên phong trong việc không ngừng học tập thì sẽ tạo được phong trào học tập rất tốt trong cơ quan, trong đội ngũ cán bộ cấp dưới và nếu người lãnh đạo ở một nhiệm kỳ nào đó, lảng tránh việc học tập thì cấp dưới sẽ rất ngại khi đề xuất việc học tập
- Khen thưởng kịp thời các nỗ lực học hỏi và sáng tạo: Việc khen thưởng sẽ khuyến khích cá nhân, nhóm trong quá trình phát huy tinh thần học tập và không ngừng cải tiến để nâng cao chất lượng của tổ chức Chúng tôi hướng tới việc khen
Trang 5thưởng thích đáng với mọi sáng tạo và ý tưởng tốt được phát triển trong tổ chức Nêu gương học tập trong toàn tổ chức để mọi người noi theo
David A.Garvin, Amy C.Edmondson và Francesca Gino đã có lý khi đánh giá rằng “Việc học rất đa dạng ” Mỗi yếu tố của một tổ chức học tập như môi trường, phương pháp và hành vi của lãnh đạo tổ chức tự bản thân nó cũng đã rất là đa dạng
và có sự tác động tới nhau Mỗi tổ chức có thể tập trung vào yếu tố mà tổ chức đó thấy cần do như chúng ta đều biết mỗi tổ chức có sự khác biệt
Điều hiển nhiên là không một tổ chức nào tồn tại và phát triển lâu dài lại không chú ý tới sự học tập trong tổ chức Việc học tập của tổ chức sẽ quyết định tới sự thay đổi cũng như thực thi chiến lược của tổ chức, đưa tổ chức phát triển Ở Việt Nam, nhiều cơ quan, tổ chức, khẩu hiệu “học, học nữa, học mãi” được nhiều người biết đến và khẩu hiệu này luôn luôn được treo ở vị trí trang trọng
Trong lịch sử Việt Nam, người dân Việt Nam còn nhớ rõ, ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, Bác Hồ đã coi việc diệt giặc dốt là quan trọng và cấp bách như diệt giặc đói, giặc ngoại xâm Bác đã nhận ra trên 90% số dân ta mù chữ, thất học, đó là một quốc nạn Bác cảnh báo: "Một dân tộc dốt là một dân tộc yếu" Bác động viên khích lệ đồng bào: "Đi học là yêu nước" Ngày 8/9/1945, Bác đã ký hai sắc lệnh về thanh toán nạn mù chữ và thành lập Nha Bình dân học vụ Trong thư gửi học sinh nhân ngày khai trường đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà năm 1945, Bác viết: "Non sông Việt Nam có trở nên tươi đẹp hay không, dân tộc Việt Nam có bước tới đài vinh quang để sánh vai với các cường quốc năm châu được hay không, chính là nhờ một phần lớn ở công học tập của các em…"
Trong chiến lược phát triển giáo dục của đất nước hiện nay, Chính phủ Việt Nam đã xác định xây dựng một xã hội học tập vừa là một nhiệm vụ cấp bách, vừa
là một yêu cầu chiến lược, nhiệm vụ cơ bản, lâu dài của nền giáo dục nước nhà, quyết định thành công của quá trình đưa nền kinh tế Việt Nam thành một nền kinh
tế tri thức, đưa xã hội Việt Nam thành một xã hội trí tuệ, hiện đại, hội nhập kinh tế thế giới
Tài liệu tham khảo:
(1) Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức - Đại học Griggs, Chương trình đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh doanh quốc tế;
(2) Giáo trình Lãnh đạo trong tổ chức - Đại học Griggs, Chương trình đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh doanh quốc tế;
(3) Tổ chức học tập - Ba yếu tố cơ bản - David A.Garvin, Amy C.Edmondson
và Francesca Gino, Harvard Business Review, 3/2008;
Trang 6(4) Luật Giáo dục Việt Nam năm 2005;
(5) Đề án xây dựng xã hội học tập ban hành theo Quyết định số
112/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ