Bài tập phát triển khả năng lãnh đạo (8)

Để giải đáp được các câu hỏi mà đề bài yêu cầu, chúng ta sẽ đi nghiên cứu một số nội dung như sau:  Công trình nghiên cứu của Mintzberg về vai trò nhà quản lý;  Các nghiên cứu mới tươn

BÀI TẬP CÁ NHÂN

Môn học: Phát triển khả năng lãnh đạo Học viên: Vũ Khánh Thịnh

Lớp : GaMBA01.M0709

Đề bài: Nếu công trình nghiên cứu của Mintzberg được tiến hành lại trong bối cảnh ngày nay thì có thể ra những kết quả nghiên cứu khác nhau hay không? Bạn có biết về nghiên cứu mới nào như vậy không? Cụ thể những thay đổi nào sẽ gây ảnh hưởng đến những nội dung hoạt động trong một ngày điển hình của một nhà quản lý? Bài học thực tiễn cần rút ra để có thể lãnh đạo hiệu quả?

BÀI LÀM

Giáo sư Henry Mintzberg được độc giả thế giới và Việt nam biết tới như một tác giả của hàng loạt những nghiên cứu về quản lý từ những năm 70 của thế kỷ trước tới nay Ông có ảnh hưởng lớn tới định hướng phát triển của các lý thuyết quản lý và thực tiễn phát triển năng lực của nhà quản lý Các tác phẩm của ông thường cung cấp những mô hình hữu ích giúp cho các nhà quản lý áp dụng hiệu quả vào công việc của mình

Ở Việt Nam, các luận điểm về vai trò và năng lực của nhà quản lý, cũng như những vấn đề quản lý và chiến lược doanh nghiệp của ông là một phần không thể thiếu trong các chương trình đào tạo vê quản lý mang tính hàn lâm tại các trường đại học cũng như các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản lý mang tính thực tiễn cho doanh nghiệp

Để giải đáp được các câu hỏi mà đề bài yêu cầu, chúng ta sẽ đi nghiên cứu một

số nội dung như sau:

 Công trình nghiên cứu của Mintzberg về vai trò nhà quản lý;

 Các nghiên cứu mới tương tự như nghiên cứu của Mintzberg;

 Những thay đổi gây ảnh hưởng đến những nội dung hoạt động trong một ngày điển hình của nhà quản lý;

 Bài học thực tiễn rút ra để có thể lãnh đạo hiệu quả;

1 Công trình nghiên cứu của Mintzberg về các vai trò nhà quản lý:

“Tính chất công việc của người quản lý” của Mintzberg là tác phẩm kinh điển của trường phái nghiên cứu vai trò công việc của người quản lý, vai trò mà người quản

lý đảm nhiệm, những thay đổi trong công việc của người quản lý, những loại hình phục vụ của người quản lý, bí quyết nâng cao hiệu quả

Mintzberg lấy vai trò mà người quản lý đảm nhiệm làm trung tâm để phân tích chức năng và công việc của người quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý “Người quản lý” mà ông gọi ở đây là người phụ trách chủ yếu trong một tổ chức chính thức hoặc một đơn vị của tổ chức đó, và là người có chức vị, có quyền lực chính thức

Vai trò của nhà quản lý là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt Khi nghiên cứu về lĩnh vực này, Henry Mintzberg cho rằng mọi nhà quản lý đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau:

người lãnh đạo

duy trì mạng lưới các mối quan hệ với các cá nhân và tổ chức bên ngoài tiểu đơn vị của tổ chức

Người quản lý thông qua các kênh chính thức, thiết lập và duy trì mối liên hệ của tổ chức với những cá nhân, đoàn thể ở ngoài tổ chức, sau đó lại thông qua vai trò người phát ngôn, người truyền bá thông tin và người đàm phán để phát triển hơn nữa mối quan hệ ấy và nhận thức được những điều bổ ích những thông tin mà mối liên hệ đó tạo ra

Những mối quan hệ này đóng vai trò quan trọng là nguồn thông tin và là sự trợ giúp tích cực giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác

bộ máy quyền lực của tổ chức, cán bộ quản lý phải có nghĩa vụ thực hiện một

số nhiệm vụ có tính chất ngoại giao và pháp lý.Những nhiệm vụ này bao gồm

ký kết các văn bản( ví dụ: hợp đồng, phê duyệt các khoản chi tiêu), chủ chì một

số cuộc họp và các sự kiện lễ nghi( ví dụ như: dự lễ chào tạm biệt một nhân viên cấp dưới nghỉ hưu; tham gia vào một số các nghi lễ kỷ niệm hay đón các quan khách.Các cán bộ quản lý phải tham gia vào các hoạt động này mặc dù không liên quan nhiều đến công tác quản lý Như vậy họ phải thực hiện nhiều chức trách, có một số mang tính hành chính, một số mang tính cổ vũ lòng

người, nhưng đều là những việc có liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết định quản lý

năng trong tiểu đơn vị của mình như là một tổng thể thống nhất nhằm đạt được mục tiêu chung Vì vậy, người quản lý phải định hướng cho cấp dưới, đảm bảo rằng họ quyết tâm và tạo điều kiện thuận lợi để họ làm việc Một số hoạt động quản lý liên quan trực tiếp đến vai trò của người lãnh đạo bao gồm việc tuyển dụng lao động, sử dụng lao động, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt, biểu dương, can thiệp và cho thôi việc Sự thành công hay thất bại của tổ chức là do tâm sức và khả năng nhìn xa trông rộng của người quản lý quyết định Tuy nhiên , vai trò của người lãnh đạo trải rộng khắp các hoạt động quản lý kể cả những hoạt động có mục tiêu khác

1.2 Nhóm vai trò xử lý thông tin:

Bao gồm 03 vai trò là người truyền đạt, người theo dõi và người phát ngôn

cấp dưới không thể Một số thông tin liên quan đến việc các cá nhân muốn gây ảnh hưởng đối với cán bộ quản lý, bao gồm những người ở các cấp khác nhau trong bộ máy quyền lực của tổ chức Một số thông tin phải truyền đạt cho cấp dưới, có thể ở dạng gốc hoặc sau khi đã được cán bộ quản lý dịch và điều chỉnh

nguồn khác nhau, ví dụ như đọc các báo cáo, biên bản, tham dự các cuộc họp

và thảo luận, thực hiện các chuyến đi thực tế Một số thông tin được thông báo cho nhân viên cấp dưới( vai trò là người truyền đạt) hoặc cho người ngoài tổ chức( vai trò người phát ngôn) Hầu hết thông tin được phân tích để phát hiện vấn đề và cơ hội, để hiểu rõ các biến cố bên ngoài và các quá trình nội bộ trong tiểu đơn vị của tổ chức

và thông báo về giá trị cho những người ngoài tiểu đơn vị trong tổ chức Những cán bộ quản lý bậc trung và thấp phải báo cáo cho cấp trên; giám đốc điều hành phải báo cáo cho ban quản trị hoặc ban giám đốc Mỗi cán bộ quản lý này phải

đóng vai trò là người vận động hành lang khi tiếp xúc với cấp trên hoặc người ngoài tổ chức.Theo Mintzberg (1973,trang 76), “ để phát ngôn có hiệu quả cho

tổ chức của mình và để được người ngoài kính trọng, cán bộ quản lý phải thể hiện được kiến thức cập nhật về tổ chức của mình và môi trường tổ chức”

quyết rắc rối, người phân bổ nguồn lực, người đàm phán

trong tổ chức phải hành động như người khởi xướng và là nhà thiết kế của những chương trình thay đổi để tận dụng các cơ hội cải thiện tình hình Những thay đổi theo kế hoạch diễn ra dưới hình thức các dự án cải tiến ví dụ như phát

triển sản phẩm mới hoặc tái cơ cấu tổ chức Vậy cán bộ quản lý là người luôn ở

điểm gốc của mọi thay đổi và cải tiến, khai thác các cơ hội mới

ngờ xảy ra mà không thể làm ngơ, khác với những vấn đề khác mà người quản

lý phải tự động giải quyết để tận dụng cơ hội( vai trò của doanh nhân) Các cuộc khủng hoảng gân ra những biến cố bất ngờ, ví dụ sự xung đột giữa nhân viên cấp dưới, mất đi nhân viên cấp dưới chủ chốt, một vụ hoả hoạn hoặc tai nạn, một cuộc đình công…Trong trường hợp này, người quản lý phải dành ưu tiên giải quyết trước bất kỳ vấn đề nào khác

bổ nguồn lực ví dụ như tiền, nhân sự ,nguyên liệu, thiết bị, cơ sở vật chất và các dịch vụ Việc phân bổ nguồn lực liên quan đến các quyết định quản lý ví dụ như

sẽ phải làm gì, việc chấp thuận các quyết định của cấp dưới , chuẩn bị kinh phí

và việc lên kế hoạch thời gian của chính người quản lý đó Bằng cách duy trì quyền lực để phân bổ các nguồn lực, người quản lý có thể duy trì quyền kiểm soát đối với việc xây dựng chiến lược và thực hiện phối hợp và kết nối các hoạt động của cấp dưới nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược.Nghĩa là người quản lý phải là người giữ quyền phê chuẩn mọi quyết định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định đó, khiến cho các quyết định đó bổ sung cho nhau, không trái ngược với nhau và lựa chọn được phương án tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn

 Vai trò là người đàm phán: Bất kỳ một cuộc đàm phán nào mà đòi hỏi có sự

cam kết về nguồn lực đều cần có sự hiện diện của cán bộ quản lý với thẩm quyền nhất định để đưa ra cam kết đó Cán bộ quản lý có thể tham gia một số cuộc đàm phán, bao gồm đàm phán với nghiệp đoàn về chủ đề hợp đồng lao động- quản lý, về những vấn đề người lao động phản ánh; đàm phán hợp đồng với các khách hàng, nhà cung cấp quan trọng hoặc các bên tư vấn; đàm phán với các nhân viên chủ chốt và rất nhiều các loại hình đàm phán khác.Như vậy cán bộ quản lý sẽ phải đại diện cho tổ chức của mình để thương lượng đàm phán ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản lý được giao Các nhà quản lý muốn thành đạt phải học cách thương lượng mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản

là bí quyết thành công trong thương lượng với đối tác

Qua phân tích những nội dung nghiên cứu của Mintzberg, tôi nhận thấy về cơ bản những nội dung mà ông đề cập vẫn phù hợp với bối cảnh ngày nay, đặc biệt là các yếu tố liên quan đến nhóm vai trò giao tiếp với con người và nhóm vai trò ra quyết định Tuy nhiên, do những nghiên cứu đã đưa ra từ những năm 70 của thế kỷ trước, trong khi hiện tại là thế kỷ 21 với gần 4 thập kỷ đã đi qua, thế giới đã biến đổi không ngừng với xu thế toàn cầu hoá, những bước đại nhảy vọt của công nghệ sản xuất, công nghệ truyền thông; Cấu trúc của tổ chức, nguồn nhân lực cũng như phương pháp làm việc vì thế cũng có nhiều sự thay đổi Chính vì vậy, nếu đặt những nghiên cứu của Mintzberg vào bối cảnh hiện nay, tôi xin đưa ra một số quan điểm mang tính cá nhân như sau:

 Với những thay đổi như trên, vai trò xử lý thông tin sẽ có nhiều

sự tác động nhất Bản chất thông tin về cơ bản không thay đổi, nhưng phương thức trao đổi, tốc độ phổ biến và lan truyền thông tin sẽ nhanh và đa dạng hơn nhiều Đòi hỏi người tiếp nhận và xử

lý thông tin cũng phải có khả năng phân tích, xử lý nhanh hơn, hiệu quả hơn.Vai trò người phát ngôn sẽ không có nhiều thay đổi, tuy nhiên xu hướng hiện nay các nhà quản lý phân cấp rõ ràng trong các mối quan hệ với bên ngoài, sao cho thông tin được truyền tải nhanh nhất

 Xu thế toàn cầu hoá cũng sẽ có tác động đến các vai trò quản lý Khi mà việc trao đổi thông tin không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, những chính sách, chủ trương được phổ biến, áp dụng rộng rãi không chỉ trong 1 doanh nghiệp, 1 tổ chức, 1 quốc gia Như vậy vai trò doanh nhân của người quản lý lúc này sẽ bị thu hẹp lại Và để đưa ra được quyết định có hiệu quả, cần có khả năng phát huy trí tuệ tập thể từ đồng nghiệp, cộng sự Đồng thời với quy mô sản xuất mở rộng, vai trò phân bổ nguồn lực, sử dụng các nguồn lực bên ngoài sao cho hợp lý trở nên quan trọng hơn bao giờ hết

 Việc trao quyền cho các cá nhân và vai trò của hoạt động nhóm cũng chưa thấy Mintzberg đề cập đến Mô hình này đã trở thành phương pháp quản lý hữu hiệu trong bối cảnh hiện nay khi mà nhờ sự phát triển của công nghệ, phạm vi hoạt động, kinh doanh của các doanh nghiệp là rất lớn, với nhiều đơn vị thành viên

 Trong nghiên cứu của mình, Mintzberg chưa đưa ra vai trò lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch Theo tôi, vai trò này là rất quan trọng và cần được tính đến trong bối cảnh hiện tại Nó giúp nhà quản lý nhìn xa hơn trước, chủ động hơn với những tác động ngoại cảnh và giải quyết những rắc rối hiệu quả hơn

Tóm lại chúng ta có thể có một vài nhận xét mang tính sơ lược về công trình nghiên cứu của Mintzberg về vai trò nhà quản lý là :

Ông Mintzberg đã giữ quan điểm nhìn nhận phong cách quản lý và năng lực quản lý qua hành vi của nhà quản lý Do vậy, ông thường dùng, và dùng rất đắt, các tình huống ứng xử của nhà quản lý để minh họa cho những lý thuyết của mình Mintzberg không kết luận về sự đúng sai trong mỗi hành động của nhà quản lý, mà luôn mở ra cho người đọc khả năng tự kết luận về sự phù hợp và tính hiệu quả của hành vi ấy

Là những người thường xuyên tiếp xúc với thực tế quản trị tại doanh nghiệp của mình

và luôn coi quan điểm “năng lực quản lý thể hiện qua hành vi” của Mintzberg là một trong những kim chỉ nam cho các phương pháp nâng cao năng lực quản lý cho doanh nghiệp chúng ta

2 Nghiên cứu mới tương tự như nghiên cứu của Mintzberg:

Ông Mintzberg có công trình nghiên cứu về vai trò nhà quản lý thì Robert Katz

có công trình nghiên cứu về kỹ năng quản lý Theo quan niệm của R.Katz, một người quản lý cần 3 kỹ năng thiết yếu: chuyên môn, nhân sự và kỹ năng khái quát hóa

- Kỹ năng chuyên môn: Được định nghĩa như là những hiểu biết và trình độ về một lĩnh vực chuyên môn nhất định Theo Katz, kỹ năng chuyên môn là những kỹ năng “cứng” vốn dành cho những người quản lý phải xử lí các chu trình hay đối tượng vật chất, đặc biệt trong các lĩnh vực đặc trưng như: công nghệ thông tin, luật sư hay cứu hỏa Nó yêu cầu người quản lý phải có kiến thức chuyên môn thuộc về lĩnh vực của họ Kỹ năng này giúp giải quyết những vấn đề có thể xảy ra bất cứ lúc nào ở nơi làm việc Ngày nay định nghĩa về kỹ năng chuyên môn đã được mở rộng, không chỉ giới hạn trong những nhiệm vụ cụ thể được giao tại nơi làm việc mà còn đóng vai trò:

“ Đào tạo, quản lý, đánh giá cấp dưới ” trong các lĩnh vực cụ thể riêng biệt

- Kỹ năng về nhân sự : Là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với

người Quản trị viên Trong khi kỹ năng chuyên môn là những hiểu biết sơ cấp để làm việc với các chu trình và đối tượng vật chất theo Katz, kỹ năng con người lại là khả năng làm việc với người khác Đó không chỉ là kỹ năng làm việc cá nhân mà còn là kỹ năng làm việc trong nhóm, đội Người quản lý cần biết sử dụng kỹ năng của họ để tạo các mối quan hệ cộng tác với người khác, chuẩn bị phương hướng và thiết lập những mối quan hệ hợp tác hiệu quả Người biết sử dụng những kỹ năng này khi làm việc nhóm có thể khai thác tối đa năng lực của các thành viên nhằm đạt được mục tiêu của

tổ chức

- Kỹ năng khái quát hóa: Là kỹ năng mà người quản lý cần có để theo dõi các hoạt động của tổ chức một cách toàn diện, biết suy nghĩ đến mọi tình huống Không giống như kỹ năng chuyên môn và kỹ năng nhân sự, kỹ năng khái quát hóa dựa trên ý tưởng và quan niệm Dựa trên kỹ năng này mà một người quản lý có thể đưa ra những cái nhìn khái quát nhất cho công việc những khó khăn cũng như thuận lợi, hành trình cũng như bước đường hướng đến mục tiêu Những kỹ năng này, theo nhận định của Katz, là trọng tâm của các kỹ năng cần thiết để người quản lý đạt được hiệu quả trong công việc

3 Những thay đổi gây ảnh hưởng đến những nội dung hoạt động trong một ngày điển hình của nhà quản lý:

Những thay đổi tác động đến công việc của một nhà quản lý, qua nhận định và phân tích

ở phần trên, những công việc sẽ làm thay đổi và gây ảnh hưởng đến những nội dung hoạt động trong một ngày điển hình của nhà quản lý là:

+ Lập kế hoạch: quyết định những gì cần phải thực hiện, khi nào, ở đâu và như thế nào +Hướng dẫn người khác;

+ Trao quyền cho các cá nhân và các nhóm để họ tự tổ chức và kiểm soát công việc; + Tạo ra môi trường khuyến khích nhân viên tự nhận thấy những gì cần làm và chủ động thực hiện;

+ Quan tâm hàng đầu đến mong muốn và nhu cầu của khách hàng;

+ Tìm ra các phương thức làm việc tốt hơn;

+ Phá vỡ các rào cản đối với sự đổi mới và phát triển;

4 Bài học thực tiễn cần rút ra để lãnh đạo có hiệu quả:

- Trong khuôn khổ của đầu bài đưa ra, tôi rất đồng tình với quan điểm chung của cả Katz và Mintzberg cho rằng đây là một trong những bí quyết quan trọng nhất đối với người quản lý để có thể lãnh đạo, làm việc và hợp tác với người khác một cách hiệu quả Và để trở thành người lãnh đạo hiệu quả, cần kết hợp hài hoà giữa kỹ năng và vai trò quản lý Ở vị trí công việc của Tôi là một Giám đốc kinh doanh của một doanh nghiệp Cổ phần hóa, hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các hệ thống thiết bị, dịch vụ cho ngành điện thì việc kết hợp giữa chuyên môn kỹ thuật và vai trò quản lý là cực kỳ quan trọng ;

- Có kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ vững vàng thì tôi mới có thể giải quyết những vấn

đề xảy ra bất cứ lúc nào ở nơi làm việc, mới đủ khả năng để đào tạo, quản lý, đánh giá cấp dưới trong công việc hàng ngày ;

- Có kỹ năng về con người tôi mới tạo ra được các mối quan hệ cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng, chuẩn bị phương hướng và thiết lập những mối quan hệ hợp tác hiệu quả, khai thác tối đa năng lực của các thành viên nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức ;

- Có kỹ năng khái quát hóa, tôi mới có thể đưa ra những cái nhìn khái quát nhất cho công việc những khó khăn cũng như thuận lợi, hành trình cũng như bước đường hướng đến mục tiêu ;

Từ nghiên cứu của Mintzberg áp dụng vào công việc, người quản lý sau khi thu thập, phân tích thông tin, họ sẽ phải ra các quyết định như: thăng cấp cho ai, phạt ai

khi nào và làm như thế nào để tận dụng tốt nhất yếu tố con người Đối với tôi, trong một số tình huống khi doanh số bán hàng bị giảm sút, tôi sẽ tìm mọi cách khuyến khích nhân viên, hướng dẫn, tác động và thay đổi hành vi của họ; từ đó công việc của người quản lý có thể được thực hiện hoàn hảo hơn, đạt được mục tiêu cuối cùng ;

Tóm lại, việc thực hiện tốt 3 kỹ năng quản lý cũng sẽ giúp cho tôi hoàn thành tốt vai trò của người quản lý là người đại diện của tổ chức, người lãnh đạo, người liên lạc, người tiếp nhận thông tin, người truyền bá thông tin, người phát ngôn, nhà doanh nghiệp, người khắc phục khó khăn, người phân phối nguồn lực và người đàm phán

Ngoài việc áp dụng lý thuyết Mintzberg trong quản lý , chúng ta cũng cần phải quan tâm thêm về sự đa dạng hóa trong quản trị toàn cầu, đó là các kỹ năng trong giao tiếp toàn cầu Vì thực tế hiện nay chúng ta không bán hàng chỉ ở chính nước chúng ta

mà còn giao dịch và mua bán ở các quốc gia trên toàn thế giới, khi đó chúng ta cần có kiến thức về toàn cầu hóa bằng việc hiểu biết được về một đất nước và nền văn hoá của đất nước mà chúng ta kinh doanh Việc tôn trọng các nền văn hóa khác nhau là rất quan trọng , không chỉ vượt qua những khác biệt, thúc đẩy hoà hợp và tạo lập các mối quan

hệ xuyên tổ chức hữu ích , mà còn giúp tối đa hóa lợi ích từ quy trình so sánh đối chuẩn Song song với đó, cùng với sự phức tạp ngày càng gia tăng, thì nhu cầu phụ thuộc lẫn nhau trong hoạt động cũng gắn liền với sự đa dạng

-TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình “ Phát triển khả năng lãnh đạo” – Đại học Griggs;

2 Tài liệu môn học “Phát triển khả năng lãnh đạo ” trong chương trình GaMBA của Đại học Griggs – Hoa Kỳ

3 Kiến thức thu được từ bài giảng trên lớp của giảng viên

4 MBA trong tầm tay- chủ đề những kỹ năng và chiến lược để lãnh đạo thành công của Allan R.Cohen – do Nhà xuất bản thống kê xuất bản

5 Phát triển khả năng lãnh đạo của John C Maxwell do nhà xuất bản lao động –

xã hội xuất bản

6 Các thông tin về đào tạo và phát triển lãnh đạo trên 1 số trang Web mạng Internet