Bài tập cá nhân hành vi tổ chức organizational behavior (16)

Đây chính là cơ hội lớn đối với Trung tâm để có thể phát triển lên một tầm cao mới, nhưng đồng thời cũng là đòi hỏi thách thức buộc Trung tâm chúng tôi phải có những bước đổi mới phù hợp

Bài làm

Quản trị hành vi tổ chức (OB) là một môn học hết sức bổ ích và lý thú, giúp học viên và các nhà nghiên cứu hiểu được hành vi trong các tổ chức và làm việc hiệu quả hơn trong các tổ chức

Quản trị hành vi tổ chức (OB) không phải là môn học dành riêng cho các nhà quản lý và người lãnh đạo, nhưng để thành công trong quản lý và lãnh đạo thì việc học tập và nghiên cứu môn học này phải có hệ thống và nghiêm túc Với bản thân tôi Quản trị hành vi tổ chức là cơ hội để tôi nghiên cứu và xây dựng lại các lý thuyết cá nhân đã được hình thành qua quan sát, trải nghiệm, đánh giá nhìn nhận và dự báo vấn đề theo phương pháp OB để từ đó đưa ra các quyết định giải quyết các vấn đề một cách có hiệu quả Vận dụng những kiến thức hiểu biết lĩnh hội và thu thập được qua nghiên cứu và học tập môn OB với Doanh nghiệp hiện đang công tác, tôi lại càng thấy rõ hơn ý nghĩa của môn học

đã mang lại

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế Quốc tế hiện nay, hệ thống các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước với nhau mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý Vì thế, để cạnh tranh được, các doanh nghiệp phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý

để tồn tại và phát triển

Một trong số các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý Trung tâm DataPost Bưu điện Tỉnh Nghệ an là đơn vị thành viên của Tập đoàn VNPT Việt nam, chuyên cung cấp các dịch vụ lai ghép giữa Bưu chính Viễn thông và công nghệ thông tin, dịch vụ in ấn dữ liệu biến đổi Được thành lập lại theo Quyết định số 564/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam theo mô hình công ty mẹ công ty con

Việc Trung tâm DataPost Bưu điện Nghệ an là một đơn vị thành viên của Tập đoàn VNPT đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọng và mở ra nhiều triển vọng lớn cho Trung tâm chúng tôi Một mặt, Trung tâm được nâng cao tiềm lực tài chính, tăng năng lực cạnh tranh, uy tín thương hiệu trên thị trường, mặt khác Trung tâm còn có cơ hội tiếp cận với các dự án lớn của VNPT và các đơn vị thành viên khác trong Tập đoàn

Đây chính là cơ hội lớn đối với Trung tâm để có thể phát triển lên một tầm cao mới, nhưng đồng thời cũng là đòi hỏi thách thức buộc Trung tâm chúng tôi phải có những bước đổi mới phù hợp cả về phong cách lãnh đạo, môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp

I Phong cách lãnh đạo:

Những nhà lãnh đạo biết cách sử dụng quyền lực và ảnh hưởng của mình thường sẽ thành công hơn những người không làm được điều này Họ có khả năng khiến người khác phải làm theo ý mình, biết cách tạo ra động cơ làm việc cho nhân viên cấp dưới, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc và đạt được những kết quả mong muốn

Thương hiệu VNPT tại các triển lãm VT-CNTT quốc tế.

Để tạo ra và duy trì ảnh hưởng với nhân viên, các nhà Lãnh đạo doanh nghiệp thường phải thực hiện các công việc dưới đây:

1 Xây dựng những mục tiêu cụ thể , có tính khả thi :

Khi đạt được những mục tiêu này, nhà Lãnh đạo sẽ cảm thấy mình có ảnh hưởng nhất định đối với người khác, được người khác đánh giá cao Phân chia những mục tiêu lớn này thành nhiều mục tiêu nhỏ , cụ thể và dễ dàng thực hiện

2 Xác định các công cụ, các nguồn lực cần thiết để tạo ra ảnh hưởng từ bên trong và bên ngoài :

Đây chính là là những công cụ, những nguồn lực hỗ trợ nhà Lãnh đạo trong việc thể hiện quyền lực và ảnh hưởng của mình Đừng vội nói rằng tôi chẳng có thứ gì để thể hiện quyền lực Có thể bạn đang có một số công cụ để thể hiện quyền lực, nhưng vì khiêm tốn không nhận thức được hay do không quan tâm mà bạn không sử dụng chúng hoặc chưa sử dụng chúng đúng cách Những yếu tố này được gọi là nội lực

Ở một số trường hợp khác, bạn có thể sử dụng các ngoại lực, để tăng cường ảnh hưởng của mình Thử kiểm tra xem bạn có những yếu tố sau đây hay không: óc phán đoán, khả năng sáng tạo, tri thức dồi dào, sự thông minh, sự quyết đoán, quan hệ xã hội rộng, kiến thức chuyên môn sâu , tài chính vững mạnh, một quá khứ có nhiều thành công, danh tiếng, địa vị nghề nghiệp, uy tín, khả năng lãnh đạo

Thực tế ít ai có thể hội tụ đủ được tất cả các yếu tố trên, nhưng khi có nhiều nội lực cũng như ngoại lực, nhà lãnh đạo càng có nhiều khả năng tạo ra ảnh hưởng lên người khác

3 Sử dụng và xác định các kỹ thuật tạo ra ảnh hưởng :

Hãy vận dụng kỹ thuật dưới đây để tạo ra ảnh hưởng lên người khác một cách hiệu quả:

- Tạo quan hệ tốt với những người xung quanh mình :

Điều này có nghĩa là mình cần phải tìm hiểu cảm xúc của người khác, hiểu được người khác đồng thời bày tỏ cảm xúc của mình với họ Hãy nói với các nhân viên rằng họ đang cảm thấy thế nào về công việc và cường độ làm việc, công việc của họ tiến triển ra sao, có điều gì đang cản trở thành công Sau

đó, hãy tỏ ra chân thành và nói cho họ biết bạn đánh giá như thế nào về họ, phong cách và hiệu quả làm việc của họ Khi chia sẻ những thông tin như vậy với mọi người, bạn làm cho họ biết được những giá trị chính là gì, mình ghi nhận những thành công và chỉ ra những vấn đề cần điều chỉnh và điều này tạo

ra một bầu không khí làm việc cởi mở có hiệu quả cao

- Xây dựng tinh thần làm việc đồng đội

Nhà Lãnh đạo cần phải tạo ra một môi trường làm việc mà trong đó, mọi người cảm thấy là những người cùng hội, cùng thuyền, vì những mục đích chung, từ đó sẽ làm việc trên tinh thần hợp tác, đoàn kết

Khi biết kết hợp nổ lực của mọi người để cùng giải quyết các vấn đề hay lập ra các chương trình hành động cho tương lai, nhà lãnh đạo sẽ tạo ra điều kiện cho mọi người hiểu nhau hơn và họ có thể học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và kiến thức của nhau

Khi công việc trở nên có hiệu quả, nhà lãnh đạo trở thành người có sức thuyết phục, có ảnh hưởng cao, bởi vì chính họ đã tạo nên những nhóm làm việc hiệu quả như vậy

- Xử sự hợp lý

Kỹ thuật này khuyên nhà lãnh đạo phải quản lý các nhân viên bằng cách

xử sự theo lý lẽ vững chắc Khi giải thích các vấn đề, các ý tưởng, các quy trình làm việc, nhà lãnh đạo phải trình bày với các nhân viên một cách rõ ràng, kiên quyết và không nên để lộ cảm xúc Mặt khác, nhà lãnh đạo phải kích thích họ đặt câu hỏi và bày tỏ mối quan tâm, sau đó giải thích những điều không chắc chắn, những vấn đề phức tạp một cách có logic

- Quyết đoán nhưng không ép buộc

Khi nhà lãnh đạo đặt ra các vấn đề, khẳng định một điều gì đó, hay khi chia sẽ ý tưởng với các nhân viên mà không làm cho họ cảm thấy bị ép buộc, bị

hạ thấp, anh ta sẽ được họ khâm phục vì đã biết cách bày tỏ ý nghĩ và cảm xúc của mình cùng sự cân nhắc thích đáng đến cảm xúc của người khác Trong trường hợp này, các nhân viên cũng sẽ thường xuyên chia sẽ với nhà lãnh đạo những thắc mắc, quan tâm của họ, bởi vì họ tin rằng sếp của họ sẽ tạo ra một môi trường làm việc an toàn và tích cực

- Ép buộc

Đây là cách thể hiện ý nghĩ và cảm xúc của nhà lãnh đạo mà không cần quan tâm đến cảm xúc của những người khác Xin nên nhớ rằng chỉ sử dụng kỹ thuật này trong những tình trạng khẩn cấp, đòi hỏi mọi người phải có phản ứng

và hành động nhanh

- Là người đáng tin cậy

Nhà lãnh đạo sẽ được người khác tôn trọng khi chứng minh được khả năng, kiến thức chuyên môn của mình bằng một thứ ngôn ngữ thích hợp, được thể hiện một cách chuẩn xác và đúng thời điểm Khi nhà lãnh đạo trả lời các thắc mắc, quan tâm của các nhân viên một cách chính xác, thể hiện tài năng của mình một cách khiêm tốn và làm cho các nhân viên cảm thấy tin tưởng khi làm theo những đường lối do mình vạch ra, anh ta sẽ có một ảnh hưởng lớn đối với họ

- Tuân thủ văn hoá của tổ chức

Hiểu và hành xử theo đúng văn hoá của tổ chức một cách làm hiệu quả nhất để khiến người khác phải làm những điều mà mình mong muốn Khi là một tấm gương về cách hành xử theo đúng văn hoá của tổ chức, tất nhiên lãnh đạo phải được các nhân viên tôn trọng

Bản thân tôi quan niệm về người lãnh đạo thành công : là người chịu khó tìm tòi học khỏi và luôn luôn phải biết cách rút kinh nghiệm, có kinh nghiệm về chuyên môn và về đời sống xã hội, linh hoạt, có nghị lực, trung thực, có sức khỏe tốt, trí tuệ cao, có năng lực đạt được mục tiêu đề ra, sẵn sàng chịu trách nhiệm cá nhân, có khả năng đóng vai trò là một cố vấn và tư vấn sáng suốt, có

tính tự tin, bình tĩnh khi gặp rắc rối về quan hệ hoặc khi có sự cố về tổ chức, có tính kiên trì, có chí theo đuổi mục đích đến cùng, thái độ giao tiếp niềm nở, thân mật nhưng dứt khoát với mọi người…Lãnh đạo cũng là nghệ thuật và một người lãnh đạo giỏi cần áp dụng nghệ thuật trong lãnh đạo

II Văn hóa doanh nghiệp:

Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ hệ thống các chuẩn mực về tinh thần và vật chất quy định mốí quan hệ, thái độ và hành vi ứng xử của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, hướng tới những giá trị tốt đẹp được xã hội đồng tình, tạo ra nét riêng độc đáo Đồng thời là sức mạnh lâu bền của doanh nghiệp thể hiện qua sức mạnh sản phẩm của doanh nghiệp trên thương trường Những chuẩn mực đó được quy định trên cơ sở đặc điểm riêng về loại hình và ngành hàng của từng doanh nghiệp và các thể chế văn hóa xã hội nơi doanh nghiệp hoạt động, nên nó không giống nhau đối với từng doanh nghiệp

Trước hết, văn hóa doanh nghiệp thể hiện ở hệ thống các quan điểm (hay định hướng) phát triển doanh nghiệp về lâu dài đã thấm sâu vào thực tiễn doanh nghiệp để làm ra hàng hóa, dịch vụ có chất lượng cao Đây là tư tưởng chiến lược, là nền móng văn hóa doanh nghiệp mà từ Tổng giám đốc đến các nhân viên đều coi là mục tiêu sự nghiệp của mình

Xác định được nhiệm vụ chiến lược lâu dài nhằm đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng và đưa hình ảnh của Trung tâm đến gần với tầm nhìn các khách hàng, các nhà đầu tư trong và ngoài nước Ban lãnh đạo cùng toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên Trung tâm chúng tôi đã và đang cùng nhau xây dựng và gìn giữ một thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp VNPT

Mỗi một cá nhân như một mắt xích trong một chuỗi dây truyền đang hoạt động Chính vì thế sự đoàn kết, khí thế làm việc trong Trung tâm luôn luôn được đẩy mạnh Trung tâm không những chú trọng đẩy mạnh về trình độ chuyên môn trong công tác nghiệp vụ mà còn quan tâm tới nề nếp ứng xử, làm việc; các hành vi giao tiếp, đồng phục, khẩu hiệu Ngoài ra, về các nghiệp vụ tài chính

cũng được quy định và phổ biến tới các phòng ban Các chế độ khen thưởng, kỷ luật và các chính sách, chế độ nhằm thu hút cán bộ có trình độ chuyên môn cao

Xác định rõ Văn hoá doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp là một việc làm hết sức cần thiết nhưng cũng không ít khó khăn

Ngoài những yếu tố chủ quan, để xây dựng văn hoá doanh nghiệp còn phải chú trọng tới những yếu tố khách quan Đó là việc tạo lập thị trường, lợi ích của người tiêu dùng, được thể hiện qua “Các nguyên tắc chỉ đạo để bảo vệ người tiêu dùng”, là quá tình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới

1 Các hạt nhân văn hóa doanh nghiệp

Đây là cơ sở để hình thành văn hóa doanh nghiệp Các hạt nhân văn hóa

là kết quả của sự tác động qua lại giữa các thành viên trong doanh nghiệp với nhau Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, nền văn hóa doanh nghiệp xuất hiện, phát triển và tự bảo vệ Văn hóa doanh nghiệp có tính đặc thù nên các hạt nhân văn hóa được hình thành cũng có tính chất riêng biệt Văn hóa của các tập đoàn

đa quốc gia khác với văn hóa của các doanh nghiệp liên doanh hoặc văn hóa của doanh nghiệp gia đình Hạt nhân văn hóa doanh nghiệp bao gồm triết lý, niềm tin, các chuẩn mực làm việc và các hệ giá trị

2 Xây dựng các tiêu chuẩn về văn hóa doanh nghiệp

Để hình thành một nền văn hóa mạnh và có bản sắc riêng, hầu hết các doanh nghiệp thường xây dựng cho mình những tiêu chuẩn về văn hóa và buộc mọi người khi vào làm việc cho doanh nghiệp phải tuân theo Tuy nhiên, các tiêu chuẩn này có thể thay đổi khi không còn phù hợp hoặc hiệu quả thấp Trong trường hợp như vậy, việc sáng tạo ra những tiêu chuẩn mới là cần thiết

Trong điều kiện toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới và quá trình cạnh tranh quốc tế ngày càng gay gắt thì văn hóa doanh nghiệp được chú trọng xây dựng và

phát triển Nó trở thành một loại tài sản vô hình đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong kho tài sản doanh nghiệp và là một trong những công cụ cạnh tranh khá sắc bén Những doanh nghiệp không có nền văn hóa mạnh khó có thể cạnh tranh cao trên thị trường Đồng thời, doanh nghiệp có thể tạo ra và tăng uy tín của mình trên thị trường thông qua việc xây dựng và phát triển một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh

3 Phát triển văn hóa giao lưu của các doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thường có xu hướng liên doanh, liên kết với nhau Để tồn tại trong môi trường kinh doanh phức tạp, đa văn hóa, các doanh nghiệp không thể duy trì văn hóa doanh nghiệp mình giống như những lãnh địa đóng kín của mà phải mở cửa và phát triển giao lưu về văn hóa Việc phát triển văn hóa giao lưu sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp học tập, lựa chọn những khía cạnh tốt về văn hóa của các doanh nghiệp khác nhằm phát triển mạnh nền văn hóa của doanh nghiệp mình và ngược lại

4 Văn hóa tập đoàn đa quốc gia

Các tập đoàn đa quốc gia có nhiều chi nhánh hoạt động ở nhiều nước trên thế giới, thường phải đối mặt với môi trường kinh doanh đa sắc tộc, đa quốc tịch

và đa văn hóa Để tăng cường sức mạnh và sự liên kết giữa các chi nhánh của các công ty đa quốc gia ở các nước khác nhau, các tập đoàn phải có một nền văn hóa đủ mạnh Hầu như tập đoàn đa quốc gia nào cũng có bản sắc văn hóa riêng của mình và đây được coi là một trong những điều kiện sống còn, một loại vũ khí cạnh tranh lợi hại Các công ty đa quốc gia có mục đích kinh doanh chiến lược, nhãn hiệu hàng hóa nổi tiếng và danh tiếng cao về chất lượng sản phẩm và dịch vụ trên thị trường thế giới Những kết quả này có thể coi là sản phẩm của quá trình vận động của văn hóa tập đoàn Tuy nhiên, để đạt được những đỉnh cao của sự thành công đó, các tập đoàn phải mất nhiều thời gian và tiền bạc Chẳng hạn, để có nhãn hiệu Pepsi Cola nổi tiếng với màu xanh tươi trẻ, Tập đoàn Pepsi phải chọn cách tiếp cận văn hóa phương Đông - sản xuất loại đồ

uống mang nhãn hiệu Pepsi Cola với biểu tượng thiếu âm và thiếu dương (biểu tượng của những người theo Phật giáo) để đến với khách hàng là những tín đồ của Phật giáo Để bảo hộ cho biểu tượng này, Tập đoàn phải chi tới 500 triệu USD và giá của nhãn hiệu Pepsi đã lên tới 55 tỷ USD

III Động viên khuyến khích nhân viên làm việc:

Những nhân viên trung thành, tích cực là một vốn quý của Trung tâm Nhưng làm sao để giữ chân và khuyến khích họ cống hiến lâu dài cho bạn lại một việc không dễ Có vô vàn phương cách để động viên, khuyến khích nhân viên Cụ thể như:

1 Tạo môi trường làm việc thoải mái :

Vị trí, địa điểm làm việc không những phải thoải mái về mặt không gian

mà cần phải đáp ứng được những nhu cầu tối thiểu của người lao động, chẳng hạn như gần nhà ăn giữa ca, căng tin, nhà vệ sinh, … Những thứ đó tưởng rằng không liên quan trực tiếp đến công việc nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến tinh thần làm việc cũng như năng suất lao động của nhân viên

Là lãnh đạo, bạn cần chú ý đến môi trường làm việc của người lao động qua việc thăm dò ý kiến của chính họ Nếu họ cho rằng môi trường làm việc chưa tốt thì hãy tìm hiểu nguyên nhân và cải thiện tình trạng đó

2 Cần xác định rõ cách thức khuyến khích người lao động

Khi bạn đã quyết định đưa ra chiến lược khuyến khích nhân viên, bạn cần cân nhắc xem nên khuyến khích gì ở họ Dành thời gian nói chuyện với các nhân viên và cho họ biết bạn mong muốn điều gì ở họ Tỏ ra sẵn sàng gặp gỡ, giúp đỡ nếu nhân viên nào đó cảm thấy khó khăn trong công việc Tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng mọi thông tin mà bạn được phản ánh phải đảm bảo rõ ràng và chính xác, nếu không sẽ gây ra tư tưởng ỉ lại, ganh tỵ giữa các nhân viên

3 Khuyến khích tinh thần trách nhiệm của nhân viên

Thể hiện cho nhân viên thấy tầm quan trọng của họ trong công ty, từ đó khẳng

định trách nhiệm và nghĩa vụ của họ Hãy cho họ thấy công ty là một tập thể đồng nhất và đoàn kết mà mỗi thành viên trong đó đều sẵn sàng gánh chịu hậu quả mình gây ra Nói với họ rằng thành công của nhóm có được là nhờ vào thành công của từng cá nhân, và ngược lại

4 Động viên, khen thưởng phù hợp và đúng lúc:

Nên nhớ rằng tiền không phải là phương tiện duy nhất để động viên nhân viên làm việc hăng say và hiệu quả hơn Một nhân viên bán hàng có thể sẵn sàng làm việc ngoài giờ mà chả cần được tăng lương Một nhân viên IT sẵn lòng thức suốt đêm cho một dự án còn đang dở dù không nhận được lời hứa hẹn nào từ giám đốc

Với những tấm lòng nhiệt tình như thế, bạn hãy quan tâm đến họ theo cách khác Đối với họ, tiền chỉ là một phần của cuộc sống mà thôi

Bất kỳ doanh nghiệp khi bước vào kinh doanh cũng muốn có trong tay những nhân viên làm việc hiệu quả, luôn hết mình với công việc và trung thành với doanh nghiệp.Nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng biết cách khuyến khích phát triển các nhân viên trong công ty mình làm việc tích cực và đúng với năng lực để nâng cao hiệu quả công việc

- Trước hết là môi trường làm việc của nhân viên, doanh nghiệp cần nhớ môi trường làm việc được xây dựng tốt là tạo thuận lợi cho nhân viên phát huy đúng với năng lực và lòng nhiệt tình trong công việc Sự hòa hợp các nhân viên trong công ty là để có được sự hợp tác và tin tưởng giữa họ trong công việc, nâng cao năng suất làm việc của doanh nghiệp hơn

- Khuyến khích nhân viên sáng tạo, có nhiều ý tưởng hơn cho cách làm việc, môi trường làm việc để chính bản thân họ vừa lòng với những suy nghĩ của mình, khiến tinh thần làm việc phấn chấn và hứng khởi hơn

- Việc chủ động trong việc khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn và đào tạo về khả năng trong những công việc khác là cách tốt nhất tạo cho