Đánh giá và phân tích thực trạng ban QLDA GTNT thái bình

Theo yêu cầu của đề bài, tôi xin phân tích thực trạng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ở tổ chức nơi tôi làm việc và đã từng có thời gian làm kiêm Giám đốc, đó là Ban quản lý dự án g

Bài làm

Các quản trị gia trong bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn tổ chức của mình tồn tại và phát triển bền vững đạt được mục tiêu chiến lược, đều cần hướng tới thực hiện tốt ba chức năng chính vô cùng quan trọng là: sản xuất/ tác nghiệp; tài chính/ kế toán

và Marketing Chúng ta đã biết nền kinh tế thị trường bị chi phối mạnh mẽ bởi ba quy luật chủ yếu là: Quy luật giá trị, quy luật cung cầu và quy luật cạnh tranh Ngày nay do

xu hướng toàn cầu hoá và hội nhập, nhờ sự phát triển mạnh mẽ của cách mạng khoa học

kỹ thuật, công nghệ thông tin thì cạnh tranh càng trở nên gay gắt và khốc liệt Vì vậy mỗi quốc gia dân tộc, muốn xây dựng xã hội phát triển hướng tới mục tiêu dân chủ, công bằng, văn minh đều phải coi trọng nhân tố con người; con người vừa là chủ thể của mọi hoạt động xã hội nói chung và thực hiện tốt các chức năng của doanh nghiệp nói riêng; đồng thời cũng vừa là động lực , mục tiêu mà xã hội hướng tới

Hiện nay đất nước ta đang thực hiện chủ trương cải cách mở cửa, đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ mô hình kế hoạch hoá tập trung, sang mô hình kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của nước ta giai đoạn 2011-2020, đã xác định ba khâu đột phá là: “ Hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa; phát triển nhanh nguồn nhân lực; và xây dựng hệ thống kết cấu

hạ tầng đồng bộ” Như vậy vấn đề nguồn nhân lực và đi kèm với nó là đào tạo và phát triển, đang là một trong những mối quan tâm lớn của Đảng, nhà nước và các tổ chức kinh tế- xã hội

Theo yêu cầu của đề bài, tôi xin phân tích thực trạng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ở tổ chức nơi tôi làm việc và đã từng có thời gian làm kiêm Giám đốc, đó là Ban quản lý dự án giao thông nông thôn ( GTNT) Thái Bình, thuộc Sở GTVT Thái bình

Thông tin khái quát: Ban quản lý dự án GTNT – Sở giao thông vận tải Thái

bình được thành lập theo quyết định số 3178/QĐ-UBND tỉnh Thái Bình ngày 14 tháng

10 năm 2005; là Ban trực thuộc sự quản lý của chủ đầu tư ( theo phân cấp của Bộ GTVT ) là Sở GTVT Thái Bình, trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện dự án giao thông nông thôn ( GTNT ); đầu tư phát triển mạng lưới GTNT và miền núi bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới ( WB) giai từ giai đoạn 2000 đến nay Ban quản lý dự án GTNT

có trụ sở và con dấu riêng, hoạch toán độc lập, được mở tài khoản để tiếp nhận vốn đầu

tư từ Bộ GTVT chuyển về để triển khai thực hiện dự án tại địa phương

Về chức năng, nhiệm vụ:

- Chức năng: Ban quản lý dự án GTNT là đại diện theo ủy quyền của Sở GTVT

và UBND tỉnh Thái Bình trong các giao dịch hành chính, dân sự được xác định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban quản lý dự án này và tại các văn bản ủy quyền; làm đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng của cơ quan quyết định thành lập triển khai thực hiện chương trình dự án đầu tư của Chính phủ Việt nam phát triển mạng lưới GTNT

- Nhiệm vụ quản lý đầu tư gồm: Nhiệm vụ lập kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện chương trình, dự án (kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch đấu thầu,…) Ở bước chuẩn đầu tư: Thuê các tổ chức tư vấn lập các dự án đầu tư nâng cấp đường xá, cầu cống trên các tuyến đường GTNT, làm căn cứ để UBND tỉnh và

Bộ GTVT phê duyệt kế hoạch đầu tư hàng năm bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới Ở bước thực hiện đầu tư có các nhiệm vụ: Tổ chức đấu thầu theo quy định của luật lựa chọn nhà thầu thiết kế và thi công; quản lý hợp đồng ký kết với các nhà thầu về: tiến

độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường; theo dõi, giám sát chất lượng thi công của nhà thầu; nghiệm thu sản phẩm; thanh quyết toán hợp đồng; Lập báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án theo quy định gửi định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Bộ GTVT và UBND tỉnh Thái Bình Song song với các nhiệm vụ trên nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân: theo quy định của Chính phủ và của nhà tài trợ vốn vay WB; Nhiệm vụ hành chính, điều phối hoạt động của tổ chức

- Về cơ cấu tổ chức và nhân sự của Ban QLDA: Số lượng 15 được bố trí các

vị trí như sau: 01 Giám đốc Ban là người đứng đầu của tổ chức này có nhiệm vụ lãnh đạo các nhân viên hoạt động triển khai điều hành dự án theo chức năng nhiệm vụ nêu trên;

01 Phó Giám đốc Ban giúp việc cho giám đốc và đảm nhiệm công việc giám đốc phân công; Nhóm nhân sự hành chính, tổ chức, hỗ trợ: 3 người trong đó trình độ đại học 2 người, trung cấp 01 người; Nhóm nhân sự kế hoạch tổng hợp ( kế hoạch, đấu thầu, tài chính, giải phóng mặt bằng, môi trường và một số hoạt động cần thiết khác): 5 nguời trong đó có 03 kỹ sư cầu đường, 01 cử nhân kế toán, 01 trung cấp xây dựng; Nhóm nhân viên kỹ thuật ( giám sát thiết kế, thi công): 5 người trong đó có 4 kỹ sư cầu đường, 01 trung cấp cầu đường

Đánh giá và phân tích thực trạng: Với chức năng nhiệm vụ trên Ban Quản lý

dự án GTNT Thái Bình gần giống như 1 doanh nghiệp nhà nước hạng ba, sản phẩm quản

lý mang lại là các công trình đầu tư hoàn thành với yêu cầu chuẩn về chất lượng và tiến

độ thực hiện Nhưng điểm khác biệt là chỗ hoạt động của tổ chức này không vì mục tiêu lợi nhận, mọi chi phí cho hoạt động từ nguồn trích tỷ lệ % theo giá trị xây lắp của dự án, theo quy định của Nhà nước Mặt khác là đại diện cho chủ đầu tư ( quản lý ngân sách đầu tư vốn vay ODA của dự án) , Ban cũng còn có chức năng tham mưu với chủ đầu tư là

Sở, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đầu tư nhằm hướng các nhà thầu thiết kế, thi công là các doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và hiệp định vay vốn Có thể chia tổng thể các bước thực hiện dự án như sau:

1- Bước chuẩn bị đầu tư :

Kế hoạch tổng thể của Bộ GTVT và Chính phủ => Tư vấn lập dự án => Phê duyệt

dự án đầu tư => Bộ GTVT, UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch hàng năm

2- Bước thực hiện đầu tư :

Thuê tư vấn KTKT => Triển khai công tác GPMB => Lập kế hoạch đấu thầu và trình hồ sơ mẫu 1 gói lên NHTG thoả thuận => Phê duyệt kế hoạch đấu thầu => Tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu Xlắp => Triển khai thi công

3- Kết thúc đầu tư : Nghiệm thu thanh toán => Bàn giao cho các địa phương quản lý khai thác và bảo trì

Như vậy việc triển khai dự án đầu tư là một chu trình tác nghiệp rất phức tạp bởi qua rất nhiều bước, nhiều khâu, bên cạnh đó là việc đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các trình tự thủ tục đầu tư theo quy định của pháp luật trong nước và của nhà tài trợ vốn Trên thực tế giai đoạn qua ở Việt nam, các dự án dùng vốn ODA thường thì hoàn tất được các thủ tục ở bước chuẩn bị đầu tư của nhiều dự án mất thời gian ít nhất là 1 đến 2 năm

Nghiên cứu tổ chức, nhân sự của Ban với việc phân công các vị trí chức danh, thức hiện trình tự quản lý một dự án, thấy rằng lãnh đạo và nhân viên của Ban này được phân công làm việc theo các nhóm công việc chức năng riêng ( hành chính; kế hoạch tổng hợp, kỹ thuật), các cá nhân chịu sự phân công và giám sát công việc trực tiếp của Giám đốc và phó Giám đốc Ban, theo quy chế hoạt động của Ban nhưng hiệu quả công việc không cao, chưa phát huy được khả năng thực thi nhiệm vụ từng cá nhân trong các nhóm; hệ quả dẫn đến tiến độ thực hiện dự án chung bị đình trệ Tìm hiểu và phân tích nguyên nhân tôi đã đưa ra các nhận định sau:

- Về năng lực lãnh đạo điều hành của lãnh đạo Ban: Chưa tốt, còn lúng túng

trong việc điều hành công việc do chưa nắm được những quy trình, những trình tự, thủ tục đầu tư ở các bước vì vậy việc phối hợp các hoạt động của bên trong và ngoài tổ chức chưa hiệu quả, gây lãng phí thời gian Nguyên nhân lãnh đạo Ban từ cán bộ kỹ thuật ở dưới đơn vị thi công được bổ nhiệm vào vị trí, mới vào nghề quản lý chưa có trình độ nghiệp vụ tác nghiệp quản lý dự án còn lúng túng bị động trong việc triển khai kế hoạch

ở một đơn vị có tính đặc thù Hiện nay chương trình đào tạo tại các trường đại học và cao đẳng ở Việt nam, hầu hết các kỹ sư kỹ thuật chuyên ngành, các cử nhân kinh tế không được đào tạo các kỹ năng quản lý và kỹ năng điều phối làm việc nhóm, đây là một trong những khó khăn cho nhân sự ở vị trí này Đó là nguyên nhân chính mà lãnh đạo Ban đã điều phối, phối hợp giữa các cá nhân của Ban cũng như các đơn vị liên quan như: tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, đơn vị thi công, thẩm định và xét duyệt hồ sơ của Ngân hàng thế giới, Bộ GTVT trước đây chưa tốt

- Về năng lực nhân viên ở mỗi vị trí chức danh: Chuyên môn của các thành viên

đảm nhiệm các vị trí công việc theo nhóm chưa phù hợp, chưa đáp ứng yêu cầu công việc Nhìn chung nhóm nhân sự hành chính, tổ chức, hỗ trợ ( 3 người) đã đảm nhận tốt các vị trí công việc phân công; Các nhân viên thuộc nhóm nhân sự kế hoạch tổng hợp( kế hoạch, đấu thầu, tài chính, giải phóng mặt bằng, môi trường và một số hoạt động cần thiết khác) và nhóm nhân viên kỹ thuật (giám sát thiết kế, thi công) có điểm mạnh là: Trẻ tuổi ( 2/3 số đó là kỹ sư mới ra trường thâm niên dưới 5 năm công tác), năng động, hăng hái nhiệt tình, có trình độ bằng cấp đồng đều, có ý thức trách nhiệm với công việc được phân công Nhưng họ còn có những đểm yếu là: Giao tiếp, quan hệ xã hội còn hạn chế, kiến thức thực tế đặc biệt kiến thức về quản lý dự án còn non kém; một số nhân viên

đã bố trí công việc văn phòng không phù hợp mà ưa hoạt động ngoài hiện trường.v.v dẫn đến bê trễ ngay từ khâu lập kế hoạch đến việc không đảm nhận được nhiệm vụ phân công khác như công tác đền bù giải phóng mặt bằng, tổ chức đấu thầu.v.v

Với những lý do trên việc quản trị tổ chức này nói chung và quản trị nguồn nhân lực trong đó có đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm đạt được hai mục tiêu: tăng cường năng xuất lao động hiệu quả của tổ chức và đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân viên; là vấn đề cần quan tâm giải quyết sớm để giúp cho tổ chức này phát triển bền vững và thực hiện chiến lược lâu dài

Khi được giao làm Giám đốc tôi đã tư duy và đưa ra định hướng chiến lược của

tổ chức này là xây dựng thành tổ chức chức hoạt động có tính chuyên nghiệp cao, thay

vì còn non trẻ do mới được thành lập, thiếu kinh nghiệm Mục tiêu chiến lược của tổ chức

này hướng tới được chủ đầu tư tin tưởng giao nhiệm vụ quản lý nhiều dự án có quy mô lớn hơn, tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng đòi hỏi cao hơn trong tương lai, với tiến độ nhanh, chất lượng các dự án tốt hiệu quả kinh tế xã hội cao

Như chúng ta đã biết Quản trị nguồn nhân lực bản chất sâu sa là xử lý mối quan

hệ sản xuất giữa các thành viên trong tổ chức và doanh nghiệp trước đòi hỏi ngày càng cao của lực lượng sản xuất phát triển Muốn vậy các nhà quản trị gia cần quan tâm nhiều vấn đề trong tổ chức như: Quản trị hành vi; quản trị sản xuất tác nghiệp, quản trị marketing, kế toán quản trị; đàm phán giao tiếp.v.v Với quan điểm tư tưởng của Bác Hồ

“cán bộ là cái gốc của công việc “, vì vậy người lãnh đạo của tổ chức và doanh nghiệp cần phải chú trọng xây dựng nội bộ thành tổ chức học hỏi; lấy việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong Quản trị nhân lực là khâu trọng tâm đột phá giúp tổ chức và doanh nghiệp phát triển bền vững

Một số giải pháp chủ yếu cho đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức Ban này như sau:

1- Hoạch định lại nguồn nhân lực: Trên cơ sở phân tích môi trường hoạt

động, mục tiêu chiến lược của tổ chức; đánh giá hiện trạng và dự báo khối lượng công việc để xây dựng chiến lược nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược của của Ban Từ việc phân tích công việc, dự báo nhu cầu nhân viên trong tương lai, tôi đã chỉ đạo lập nên

kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực làm căn cứ cho tuyển dụng bổ sung, xắp xếp lại các vị trí công việc, đào tạo và phát triển nhân viên, để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả

2- Phân tích nhu cầu đào tạo và phát triển: Với những phân tích đánh giá

hiện trạng của Ban điểm mạnh điểm yếu nêu trên, tổ chức Ban này cần thiết phải có việc đào tạo các chức danh từ lãnh đạo Ban đến các nhân viên làm việc theo nhóm công việc

Giáo dục, đào tạo và phát triển là quá trình giúp con người tiếp thu các kiến thức, học tập các kỹ năng mới, thay đổi các quan điểm hành vi và nâng cao khả năng thực hiện công việc Tuy nhiên đào tạo có xu hướng hiện tại, chú trọng vào việc đáp ứng nhu cầu công việch hiện tại; còn phát triển nhân viên nhằm chú trọng vào các công việc trong tương lai Mục đích của đào tạo và phát triển nhằm: Tránh tình trạng lỗi thời trong quản lý; giúp cho lãnh đạo Ban giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân theo nhóm công việc tăng sự phối hợp nhịp nhàng; cập nhật các kỹ năng, kiến thức mới cho nhân viên mà chương trình đào tạo đại học và cao đẳng chưa trang bị, giúp nhân viên làm việc tốt hơn như: Kỹ năng làm việc nhóm, kiến thức về quản lý nhà nước, giao tiếp đính kết công việc

bên trong và bên ngoài tổ chức, làm việc với chính quyền địa phương và các hộ dân về giải phóng mặt bằng tái định cư.v.v

3- Lập kế hoạch đào tạo, phát triển:

- Xác định đối tượng cụ thể theo vị trí công việc (từ lãnh đạo Ban đến các nhân viên) cần đào tạo cập nhật, đào tạo mới bổ sung kiến thức kỹ năng, đưa ra nội dung chương trình và phương pháp đào tạo

- Xác định hình thức đào tạo: Trên cơ sở xác định xây dựng Ban thành tổ chức học hỏi, các thành viên trong Ban từ lãnh đạo đến nhân viên luôn cần có ý thức tự giác học tập nâng cao trình độ mọi mặt đáp ứng yêu cầu công việc Mặt khác để đảm bảo duy trì hoạt động của Ban một cách bình thường tránh sáo trộn nhiều các vị trí công việc đã phân công, về hình thức đào tạo lựa chọn thiên về ngắn hạn, tại chức và ngoài giờ: Mở các lớp tập huấn nghiệp vụ 1 hoặc 2 tuần, thậm chí một vài ngày cho các nhân viên về nghiệp vụ lập kế hoạch, quản lý đấu thầu, quy trình tác nghiệp quản lý dự án, nghiệp vụ công tác giải phóng mặt bằng.v.vv; với lãnh đạo Ban cử học lớp ngắn hạn tại chức về những kiến thức quản lý Các ứng viên qua việc đánh giá kết quả hàng năm có triển vọng tốt có chiều hướng phát triển cao hơn vị trí công việc đàm nhận thì chọn cử đào tạo ngắn hạn tập trung nâng cao kiến thức về lý luận chính trị trung, cao cấp, kiến thức quản lý nhà nước, quản trị kinh doanh.v.v

- Phương pháp đào tạo và phát triển : Coi trọng các phương pháp đào tạo phổ biến tại nơi làm việc theo kiểu kèm cặp hướng dẫn tại chỗ ( cầm tay chỉ việc) vì đây là cách học nhanh nhất Ví dụ nhân viên tổng hợp soạn thảo văn bản chưa đúng thể thức, nội dung câu từ chưa rõ nghĩa Lãnh đạo cần chỉ cho nhân viên đó biết những sai sót, và trực tiếp làm mẫu Đồng thời để linh hoạt về nhân sự trong tổ chức, tránh nhàm chán trong công việc cần luân phiên thay đổi công việc giữa các vị trí nhân viên Phương pháp đào tạo ngoài nơi làm việc ưu tiên cho các nhân viên có xu hướng phát triển trong tương lai căn cứ vào đánh giá, quy hoạch cán bộ, nhân viên theo các chức danh

- Xác định thời gian đào tạo và phát triển nhân viên theo yêu cầu nhiệm vụ từng giai đoạn trước mắt và lâu dài theo chiến lược của tổ chức Ban này

4- Xây dựng tổ chức Ban thành tổ chức học hỏi:

Khái niệm tổ chức học hỏi (Learning Organization) là những tổ chức mà trong đó: Năng lực của con người nhằm đạt được kết quả làm việc mà tổ chức mong muốn, luôn luôn được củng cố và mở rộng; cách nghĩ mới và cởi mở được khuyến khích, phát huy; con người được tự do phát triển khát vọng tập thể; các cá nhân luôn tìm cách

học hỏi lẫn nhau Vai trò của tổ chức học hỏi giúp tổ chức: Hình thành và phát huy nguồn lực tri thức của tổ chức; nâng cao khả năng thích ứng linh hoạt của tổ chức; hình thành tính liên kết, thống nhất cao trong tổ chức; gắn kết tư duy chiến lược của người lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức; xây dựng một tổ chức thành tổ chức học hỏi giúp cho văn hóa của tổ chức không ngừng phát triển Vì vậy lãnh đạo Ban cần thường xuyên và gương mẫu đi đầu trong học tập, tạo môi trường và khuyến khích các nhân viên trao đổi kiến thức, kinh nghiệm học hỏi lẫn nhau

5- Đánh giá kết quả đào tạo và phát triển:

Hàng tháng, hàng quý Lãnh đạo Ban cần có đánh giá hiệu quả các vị công việc

mà các nhân viên được phân công trước và sau đào tạo để kịp thời và thường xuyên cập nhật bổ sung kiến thức, nâng cao trình độ và nhận thức cho mỗi cá nhân trong Ban đáp ứng một cách hiệu quả yêu cầu nhiệm vụ được phân công Đánh giá hiệu quả của đào tạo thông qua việc phân tích thực nghiệm so sánh kết quả trước và sau đào tạo của 2 nhóm hoặc nhân viên trước và sau đào tạo; đánh giá sự thay đổi của nhân viên về nhận thức trải nghiệm qua công việc; đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo quan hệ giữa chi phí và đào tạo và hiệu quả mang lại, nhưng không quên rằng đầu tư cho đào tạo chính là đầu tư cho phát triển của tổ chức, doanh nghiệp

Nhờ áp dụng đồng bộ một số giải pháp nêu trên bên cạnh việc quan tâm xây dựng văn hoá của tổ chức Ban, đã tạo ra những chuyển biến lớn, các vị trí chức danh từ lãnh đạo đến nhân viên thực thi nhiệm vụ từng bước tốt hơn đạt được yêu cầu mục tiêu chiến lược của tổ chức đề ra Ban quản lý dự án GTNT Thái Bình đã thực hiện tốt kế hoạch vốn vay WB mà Bộ GTVT phân bổ đầu tư nâng cấp mạng lưới GTNT tỉnh Thái Bình giai đoạn 2000-2005, đúng tiến độ của hiệp định vay vốn giữa Chính phủ Việt nam với Ngân hàng thế giới; đảm bảo chất lượng các dự án đầu tư mang lại hiệu quả kinh

tế-xã hội nói chung và phục vụ phát triển nông thôn mới ở Thái Bình nói riêng

Quản trị nguồn nhân lực liên quan đến yếu tố con người trong tổ chức và xã hội,

vì thế có thể nói là môn khoa học khó và luôn luôn phải đổi mới vì sự vận động biến đổi phát triển không ngừng của xã hội, con người vừa là chủ thể vừa là động lực mục tiêu hướng tới cho sự phát triển Chính vì vậy các hoạt động của quản trị nguồn nhân lực cũng luôn luôn đa dạng phong phú nhằm bắt kịp với sự đa dạng, khôn ngoan trong cách ứng

xử trước các hiện tượng tự nhiên và xã hội và sức sáng tạo của mỗi con người Khoa học Quản trị nguồn nhân lực giúp các quản trị gia trong mỗi tổ chức và doanh nghiệp thực hiện tốt công việc của mình đã đưa ra các mục tiêu cụ thể đó là: tăng cường năng suất lao động và hiệu quả của tổ chức; đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân viên Đồng thời

cần thực hiện tốt các nhóm chức năng: thu hút nguồn nhân lực; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; duy trì nguồn nhân lực

Bài viết được tập trung vào phân tích chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại tổ chức nơi tôi công tác, do hạn chế về kiến thức thực tiễn và lý thuyết nên không thể tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự quan tâm của giảng viên và các bạn bổ sung đóng góp ý kiến để hoàn chỉnh hơn

-Tài liệu tham khảo

1 - Slide bài giảng quản trị nguồn nhân lực 2012 Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh Quốc tế Đại học Griggs.

2 - PGS.TS Trần Kim Dung 2011 Quản trị Nguồn nhân lực Nhà xuất bản tổng hợp thành

phố Hồ Chí Minh

3- Giáo trình Quản trị Nguồn nhân lực Nguyễn Hữu Thân.