Trong các Doanh nghiệp, Kế hoạch ngân quỹ là kế hoạch định lượng sử dụng nguồn lực qua một thời kỳ cụ thể, gồm những mục tiêu chính trong hoạt động của doanh nghiệp như sản xuất, bán hàn
Trang 1Họ và tên: Nguyễn Hải Vân
Cơ quan: Công ty Cổ Phần Thép Vân Thái Vinashin
Email: haivan@vanthaivinashin.com
Điện thoại: 0987 368 777
Địa chỉ gửi bài (email): gamba01.x0310@griggs.edu.vn
BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HỌC: KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Bài đọc: Tại sao kế hoạch ngân sách (ngân quỹ) lại không tốt cho doanh nghiệp?
Bài làm:
Kế hoạch ngân sách ( ngân quỹ) là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức Nội dung của kế hoạch ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức
Trong các Doanh nghiệp, Kế hoạch ngân quỹ là kế hoạch định lượng sử dụng nguồn lực qua một thời kỳ cụ thể, gồm những mục tiêu chính trong hoạt động của doanh nghiệp như sản xuất, bán hàng, tài chính
Kế hoạch ngân quỹ có hai loại: ngắn hạn và dài hạn Kế hoạch ngân quỹ ngắn hạn là kế hoạch xây dựng cho khoản thời gian một năm hay ngắn hơn Kế hoạch ngân quỹ dài hạn
có thời gian dài hơn một năm Người ta chọn mốc thời gian một năm với lý do là có nhiều yếu tố kinh doanh lặp đi lặp lại theo chu kỳ một năm ví dụ như quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp Thông thường Kế hoạch ngân quỹ được lập hàng năm theo năm tài chính của Doanh nghiệp
Kế hoạch ngân quỹ thường được sử dụng cho hai mục đích là Lập kế hoạch và Kiểm soát Lập kế hoạch bao gồm phát triển các mục tiêu và lập các dự toán khác nhau cho các mục đích này Kiểm soát bao gồm các bước thực hiện bởi ban quản lý để tăng khả năng làm việc cùng nhau cho các bộ phận trong tổ chức để đạt được các mục tiêu được thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch Hai mục đích này phải hỗ trợ nhau để đạt Kế hoạch hiệu quả
Lợi ích của việc lập Kế hoạch ngân quỹ trong Doanh nghiệp:
- Truyền đạt kế hoạch của Ban quan trị trong Doanh nghiệp
- Buộc các nhà quản lý phải suy nghĩ và lên kế hoạch cho tương lai
- Cung cấp các phương tiện để phân bổ nguồn lực vào các bộ phận của Doanh nghiệp để
có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất
- Lường trước được những bế tắc trước khi chúng xảy ra
Trang 2- Liên kết các hoạt động của toàn bộ Doanh nghiệp thông qua việc tham gia vào kế hoạch của các bộ phận khác nhau Kế hoạch giúp cho mọi hoạt động trong Doanh nghiệp đi đúng hướng
- Kế hoạch xác định các mục tiêu, mục đích và được coi là tiêu chuẩn đo lường các hiệu quả hoạt động thực tế
1 Mục tiêu của Kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp là gì ?
Các mục tiêu của Kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp gồm:
- Kiểm soát toàn bộ các chỉ tiêu đặt ra dưới dạng lượng hoá các thước đo: Khi lập kế
hoạch ngân quỹ, Ban quản lý Doanh nghiệp cần hoạch địch xem tiền thu vào và chi ra như thế nào từ đó kiểm soát những khoản thu vào chi ra đó bằng cách theo dõi các khoản mục chi phí hay doanh thu thật sự, so sánh chúng với những con số mà chúng ta
đã dự đoán trước trong kế hoạch ngân quỹ và có những hành động thích hợp khi phát hiện ra những chênh lệch ngoài ý muốn
- Là cơ sở để đánh giá hiệu quả của công việc đã đặt ra trong Kế hoạch: Ứng với mỗi
mục tiêu chiến lược Doanh nghiệp đề ra sẽ có những chỉ tiêu được lượng hóa Việc thực hiện được bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu đặt ra trong kế hoạch sẽ giúp Doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả công việc trong thời kỳ đó Tuy nhiên Kế hoạch ngân quỹ chỉ quan tâm tới số lượng mà không quan tâm tới chất lượng, trong khi thực tế kinh doanh của đơn vị thì vấn đề chất lượng kinh doanh lại là yếu tố quan trọng nhất
Kế hoạch ngân quỹ chỉ cho nhà quản lý biết đã tiêu hao gì cho hoạt động nhưng không chỉ ra được khách hàng đánh giá nó như thế nào, và hơn nữa là việc bạn đánh giá quy trình hoạt động của ngân sách sai, đúng thế nào để rút kinh nghiệm cho lần sau …
- Tạo trách nhiệm của người quản lý, người chịu trách nhiệm cho các sai lệch sau
này: Mặc dù các Kế hoạch ngân quỹ đều được lập và duyệt trên cơ sở những căn cứ và
phương pháp khoa học để phù hợp nhất với mục tiêu và thực tế của Doanh nghiệp nhưng hầu hết các Kế hoạch này đều là tĩnh trong khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là động Việc có đạt mục tiêu, kế hoạch hay không phụ thuộc nhiều vào trách nhiệm của những nhà quản lý các bộ phận cấu thành Mỗi người nào đó phải chịu trách nhiệm về mỗi khoản chi phí không thuộc trách nhiệm của người khác và chi phí
sẽ không vượt ra ngoài kiểm soát
- Thúc đẩy con người và hợp tác với những nỗ lực của họ: Thành công của Kế hoạch
ngân quỹ là sự chấp thuận và ủng hộ của những người có vị trí liên quan Với mục tiêu này, Kế hoạch ngân quỹ được sử dụng như là một công cụ tích cực để hoàn thành mục tiêu chung Hoàn thành hoặc hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra ( tức là đạt được hiệu quả ) luôn đi kèm với những khoản lợi ích như lương thưởng cho các bộ phận Điều đó thúc đẩy con người nỗ lực hơn nữa trong quá trình phấn đấu hoàn thành mục tiêu
Trang 32 Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu của nó? Và khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành cái gì?
Kế hoạch ngân quỹ chỉ hợp lý trên phương diện theo dõi việc tiền được chi tiêu thế nào
Kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu của nó khi chúng bị gán cho nhiều vai trò hơn, khi mà kế hoạch ngân quỹ trở thành công cụ chính để đánh giá hiệu quả hoạt động, khi nó trở thành rào cản các nhà quản lý trong việc dịch chuyển các nguồn lực hay khi cần thiết nó bóp méo kế hoạch dài hạn Và khi đó, Kế hoạch ngân quỹ trở thành rào cản cho tính linh hoạt, thủ tục vô nghĩa, là thước đo cứng nhắc
- Kế hoạch ngân quỹ chỉ kiểm soát được những chỉ tiêu, mục tiêu có thể đo lường được tức là chỉ quan tâm đến số lượng mà không quan tâm đến chất lượng Không ít doanh nghiệp để đối phó với kế hoạch, đối phó với các chính sách lương, thưởng đi kèm nó,
họ đã bằng mọi cách để làm đúng theo kế hoạch đề ra mà không bận tâm tới chất lượng của kế hoạch Do đó xảy ra những tình huống đạt mục tiêu giảm hàng tồn nhưng thực chất là giảm lượng hàng bán chạy còn hàng kém chất lượng, lỗi thời thì vẫn nhiều; hay cố gắng chi tiêu một cách bất hợp lý do đã có trong kế hoạch chi tiêu ngân sách mặc dù thực tế họ có thể tiết kiệm được cho doanh nghiệp
- Kế hoạch ngân quỹ nhiều khi trở hành rào cản các nhà quản lý trong việc dịch chuyển các nguồn lực cần thiết, thiếu tính linh hoạt Thực tế trong nhiều Doanh nghiệp, việc hoàn thành kế hoạch ngân quỹ không cho phép chi tiêu để bảo vệ thị phần hay cải tiến sản phẩm vì chúng không nằm trong kế hoạch và ảnh hưởng đến chi phí sản phẩm Trong khi bộ phận này thừa nguồn lực không khai thác hết thì bộ phận khác lại thiếu hụt mà không thể sử dụng nhiều nguồn lực hơn theo kế hoạch ngân qũy
- Một chương trình lập kế hoạch thành công phải có sự chấp thuận của những người có
vị trí quan trọng liên quan Nếu cấp trên không nhiệt tình thì bất kỳ ai trong tổ chức cũng sẽ có chung quan điểm Kế hoạch sẽ trở nên không hiệu lực nếu kế hoạch luôn được sử dụng như là một phương thức để gây áp lực và sử dụng một cách cứng nhắc, không linh động Do vậy mà không huy động và thúc đẩy được nguồn lực con người
- Quy trình lập kế hoạch cũng dễ tạo ra xung đột giữa các phòng ban, ở đó mục tiêu cuối cùng của công ty là hợp tác hướng tới một mục tiêu chung bị lãng quên Bản kế hoạch tổng thể là tổng hợp của tất cả các bản kế hoạch chi tiết của doanh nghiệp Nếu các bản kế hoạch chi tiết mang sẵn trong đó các yếu tố chủ quan không tích cực thì bản kế hoạch tổng thể không tránh khỏi việc xa rời thực tế kinh doanh
3 Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa Kế hoạch ngân sách với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào? Nguyên nhân là gì?
Mục tiêu chiến lược là đích đến của doanh nghiệp trong việc lựa chọn các hoạt động để doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt đáng kể trên thị trường Chiến lược kinh doanh chính là xây dựng mục tiêu, đánh giá hiện tại và định hướng con đường đi đến mục tiêu Việc xây
Trang 4cụ thể thông qua các công cụ trong đó có kế hoạch ngân quỹ Để đạt được mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp cần phải lập được kế hoạch ngân quỹ vì kế hoạch ngân quỹ là công cụ
để Ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể chuyển tải mục tiêu chiến lược của mình thành các thước đo hiệu quả hoạt động mà nhân viên công ty có thể dễ dàng hiểu được Ngược lại, muốn xây dựng được kế hoạch ngân quỹ thì phải căn cứ trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Như vậy, về lý thuyết, mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là mối quan hệ tương hỗ, kế hoạch ngân quỹ là điều kiện cần chứ chưa đủ để thực hiện mục tiêu chiến lược
Nhưng trên thực tế, theo bài đọc, thì kế hoạch ngân sách vẫn là một rào cản trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như: thiếu linh hoạt, có tính đối phó, hạn chế sự đầu tư theo thời điểm, tạo sự thành công ảo, tăng chi phí bất hợp lý, gây xung đột nội bộ và về căn bản nó không phản ánh được chất lượng của doanh nghiệp… Do vậy doanh nghiệp cần xem xét tới một hệ thống bảng điểm cân bằng bao gồm một tập hợp các thước đo hiệu quả hoạt động phát triển trên cơ sở các chiến lược của công ty để hỗ trợ cho các chiến lược đó
Thực tế, Kế hoạch ngân quỹ không đáp ứng được mục tiêu chiến lược của Doanh nghiệp Nguyên nhân:
- Chú trọng vào số lượng mà không đi vào chất lượng, điều đó có khả năng dẫn đến lệch mục tiêu chiến lược
- Kiểm soát những việc làm không cần thiết, bỏ qua những việc đúng đắn cần thiết nhưng không có trong kế hoạch
- Để đạt được mục tiêu này, họ có khả năng hy sinh các mục tiêu khác làm ảnh hưởng đến mục tiêu chung của cả Doanh nghiệp
- Kế hoạch thường đặt ra đầu năm và cho cả một năm tài chính trong khi kết quả thực hiện là cả một quá trình có nhiều biến động khách quan và chủ quan là không hợp lý
- Nó bóp méo kế hoạch dài hạn như trường hợp tiết kiệm chi phí trong dài hạn thông qua quy trình hoặc trang thiết bị mới thì bị chuyển thành cắt giảm chi phí không hợp lý trong ngắn hạn làm giảmchất lượng hàng hoá
- Đề cao quy định hơn sáng tạo Sự sáng tạo nhằm đem lại hiệu quả chung cho Doanh nghiệp như chi thêm chi phí cho chương trình quảng bá sản phẩm mới có thể gây tăng chi phí sản xuất, điều mà bộ phận sản xuất không muốn
- Mục tiêu chiến lược là động trong khi kế hoạch ngân sách là tĩnh
Từ những phân tích trên cho thấy rằng: Nếu người quản lý doanh nghiệp biết xây dựng các chỉ tiêu sát với thực tế và sử dụng chúng một cách linh hoạt thì Kế hoạch ngân quỹ sẽ
là công cụ hiệu quả để thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
Trang 54 Các công ty như Xerox, Emerson và 3M đã tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá thế nào để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng tổ chức?
Sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó là gì?
Kế hoạch ngân quỹ có nhiều lợi ích nhưng cũng có nhiều hạn chế Các doanh nghiệp đều đang nỗ lực xây dựng cho mình Kế hoạch ngân quỹ sao cho phù hợp nhất và hiệu quả nhất tránh những tác dụng tiêu cực của nó Để nhằm đạt được hiệu quả tối ưu cho kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp, nhà quản lý cần đến những thước đo hiệu quả hoạt động hợp lý Điểm cốt lõi ở đây chính là xây dựng nền tảng của hệ thống kiểm soát dựa trên những thước đo đó chứ không phải là dựa trên các kế hoạch ngân sách Các công ty
đa ngành nghề như Xerox, Emerson, 3M đã tổ chức hoạt động theo quy trình đó để tránh các xung đột trong nội bộ của tổ chức của mình
Emerson:
Lợi nhuân là thước đo cơ bản, chế độ đo lường khuyến khích được dựa trên kết quả chung, tất cả đều chịu trách nhiệm về lợi nhuận Cụ thể hoá đến các cấp bậc thấp nhất có thể Các bộ phận khác sẽ được cụ thể hoá bằng những thước đo phù hợp khác khuyến khích các bộ phận hỗ trợ nhau mà không gây trở ngại hay xung đột cho nhau
Tại công ty Emerson lý do để tất cả các đơn vị trong một bộ phận kinh doanh cùng chung sức với nhau là vì họ phải chịu trách nhiệm về lợi nhuận chứ không phải vì chi phí và bởi
vì chế độ tiền lương khuyến khích được dựa trên kết quả hoạt động chung của cả đơn vị Khi xây dựng chiến lược của mình, Công ty đồng thời cũng lập kế hoạch cho những tình huống bất ngờ mang tính đột phá Các nhà quản lý Emerson lập ngân sách cho tình huống xấu bằng việc xây dựng 3 kịch bản khác nhau cho các trường hợp bất thường
3M:
Công ty 3M là một doanh nghiệp tổ chức hoạt động kinh doanh theo kiểu ma trận: con người, công nghệ và tiền có sự đan xen lẫn nhau giữa các bộ phận Báo cáo thu nhập được phản ánh trong báo cáo nội bộ của các bộ phận có liên quan Điều này đã giảm thiểu đáng
kể sự tranh cãi nội bộ mà rất dễ xảy ra trong Nhà quản lý 3M còn có thể “chi tiêu thêm cho marketing hoặc nhân sự ngoài sổ sách” bằng việc tìm từ nhiều nguồn: bộ phận mà họ trực thuộc, hoặc ở tất cả các bộ phận của công ty
Khi xây dựng chiến lược của mình, Công ty đồng thời cũng lập kế hoạch cho những tình huống bất ngờ mang tính đột phá Trong dự báo chiến lược của họ sẽ tạo thêm “các cơ hội tăng trưởng chưa rõ ràng” – là những hạng mục mà chi phí và doanh thu khó đoán trước
Xerox:
Các bộ phận kinh doanh khi lập kế hoạch ngân sách luôn cố gắng đẩy công việc và chi phí cho bộ phận khác Để tránh có những mâu thuẫn không hay xảy ra đối với các cấp quản
lý, nên gắn kết các kế hoạch ngân quỹ theo chiều dọc không phải theo chiều ngang Xerox tái cơ cấu hoạt động của mình bằng việc kết hợp bán hàng, dịch vụ và nhận đơn đặt hàng
Trang 6theo các đơn vị đại lý hơn là tổ chức vận hành theo các chức năng song song là cách mà các bộ phận chức năng có thể “tranh giành” nguồn vốn của nhau
Sự khác biệt giữa các cách làm của 3 Công ty :
Để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức, cả ba công ty
Xerox, Emerson, 3M đều đã tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá phù hợp với đặc thù
kinh doanh của mình Sự khác biệt giữa cách làm của 3 Công ty
Emerson: Đưa ra mục tiêu chung là Lợi nhuận, mỗi bộ phận sẽ có những kế hoạch chiến lược riêng nhưng đều để đạt mục tiêu chung
3M: Gắn kết trách nhiệm và quyền lợi của các bộ phận liên quan đến nhau, từ đó tạo ra sự linh hoạt trong tìm kiếm nguồn tiền đang có ở tất cả các bộ phận của công ty
Xerox: Gắn kết các kế hoạch ngân quỹ theo chiều dọc tức là theo các đơn vị địa lý để tránh “tranh giành” nguồn vốn của nhau
5 Liên hệ với thực tế tại đơn vị anh/chị đang công tác:
Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin có 2 loại kế hoạch ngân quỹ, kế hoạch ngân quỹ cho chiến lược ngắn hạn và kế hoạch ngân quỹ cho việc dài hạn Các kế hoạch ngân quỹ dài hạn thường nhằm mục đích chiến lược, các kế hoạch ngân quỹ ngắn hạn thường nhằm mục đích kiểm soát Các phòng ban, các nhà máy trực thuộc công ty lên kế hoạch sản xuất các loại sản phẩm, lên kế hoạch về sản lượng gửi lên phòng kế hoạch công ty Phòng kế hoạch lấy đó làm cơ sở để lập kế hoạch tổng thể cho toàn công ty trình Ban lãnh đạo Công
ty phê duyệt Sau khi được phê duyệt, kế hoạch ngân quỹ sẽ được phân bổ giao lại cho các phòng ban và các nhà máy theo các cấp bậc
Ở công ty việc lập kế hoạch ngân quỹ ngắn hạn được thực hiện hàng năm, kỳ hạn lập một năm trùng với năm báo cáo tài chính, còn ngắn hơn nữa là lập kế hoạch ngân sách cho từng hợp đồng kinh tế để lên kế hoạch về tài chính của từng hợp đồng
VD Về việc lập kế hoạch ngân sách ngắn hạn
- Phòng kinh doanh ký được một hợp đồng kinh tế làm trong thời gian từ 3 tháng đến 6 tháng chẳng hạn rồi chuyển sang phòng kế hoạch, kế hoạch trình Ban lãnh đạo công ty rồi chuyển qua phòng tài tài chính kế toán để kế toán tài chính sắp sếp nguồn vốn ngắn hạn
để thực hiện hợp đồng đúng tiến độ theo kế hoạch ghi trong hợp đồng
- Nhà máy lai vu chuyên sản xuất thép lập kế hoạch công suất sản xuất theo tháng, theo năm để phòng kinh doanh dựa vào năng lực sản xuất khi làm việc với khách hàng và các đối tác sẽ dễ hơn cho việc định hướng thời gian sản xuất, kế toán tài chính thì dựa vào công suất sản xuất tối đa để lên kế hoạch tài chính cho phần nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ trong quá trình sản xuất, để lên kế hoạch tồn kho tối thiểu
VD Về việc lập ngân sách dài hạn ( ngân sách cho 1 dự án cụ thế dài từ 3 đến 5 năm )
dự án xây chung cư, hoặc xây nhà máy, phòng dự án hay còn gọi là phòng xây dựng lập
dự án xây dựng vòng đời của dự án, lên kế hoạch bao lâu xây xong, lập kế hoạch phần tài
Trang 7chính phải chi hết bao nhiêu, đưa phòng kế hoạch trình Ban lãnh đạo công ty phê duyệt dự toán rồi chuyển qua phòng tài chính kế toán, kế toán tài chính dựa vào bảng kế hoạch xây dựng của dự án để chuẩn bị và phân bổ nguồn tài chính sao cho phù hợp với tiến độ của
dự án đã trình duyệt
Tại Công ty Cổ Phần Thép Vân Thái Vinashin dù ngân sách ngắn hạn hay dài hạn đều phải lập kế hoạch theo chuyên môn cụ thể của từng phòng ban, VD như phòng hành chính nhân sự, cũng phải lập kế hoạch 1 năm phải đào tạo nhân sự như thế nào chi phí bao nhiêu, mua hết văn phòng phẩm là bao nhiêu, chi phí vào việc đào tạo như thế nào Tất
cả kế hoạch ngân quỹ của ngắn hạn và dài hạn đều được các phòng ban các bộ phận lập chi tiết, từ chi tiết phòng kế hoạch lập thành 1 bảng tổng hợp trình Ban lãnh đạo xong chuyển qua kế toán, rồi kế toán có một con số về tài chính ngân sách để phục vụ cho việc
cụ thể không bị động ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ đã được lập, và từ việc lập kế hoạch cuối kỳ hay nói chính xác kết thúc một dự án hay 1 hợp đồng cụ thể có thể quyết toán được đang vượt chi so với kế hoạch như thế nào để có những kế hoạch được sát hơn cho những năm tài chính tiếp theo Để đạt được mục tiêu chung Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Thép Vana Thái Vianshin các phòng ban các nhà máy đều nỗ lực hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu như kế hoạch đã đề ra, đẩy doanh thu bán hàng lên cao giảm những chi phí không cần thiết, với cách thức như vậy Công ty Cổ phần Thép Vân Thái Vianshin đã tạo được những trách nhiệm và nỗ lực chung không tạo mâu thuẫn giữa các bộ phận Kế hoạch ngân quỹ không những kiểm soát tốt chi phí mà còn tạo động lực cho mọi cá nhân, phòng ban hoàn thành tốt công việc đã đề ra Trên cơ sở thước đo là lợi nhuận, các phòng ban tùy thuộc vào chuyên môn nghiệp vụ của mình mà chuyển hóa được thành thước đo chung của Công ty
KẾT LUẬN
Kế hoạch ngân sách là phương tiện của nhà quản lý để truyền đạt mục tiêu chiến lược chung, nó phân bổ nguồn lực một cách có hiệu quả… Người quản lý cần phải phân tích thực tế tại mỗi đơn vị để từ đó tìm ra các thước đo hiệu quả khác để kết hợp với kế hoạch ngân sách tạo nên một “bảng điểm cân bằng” từ đó tiến gần tới mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp hơn
TÀI LIỆU
doanh quốc tế - Tháng 2/2010 – Global Advanced.