Bài tập môn kế toán quản trị managerial accounting (149)

Nhà tư vấn đa phát hiện ra sự gian trá mà người kiểm soát đã che đậy bằng các chênh lệch chi phí quản lý cao bất bình thường và ghi nhận các chi phí giả định trong các tài khoản chi phí

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN: KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

Đỗ Thị Ngọc Vân

Lớp GAMBA01.X0310

Đề bài: Chi phí quản lý: Vùng đất màu mỡ cho sự gian lận

Đặc biệt là ở các công ty nhỏ, người kiểm soát có thể là người duy nhất hiểu các khái niệm các chênh lệch chi phí quản lý và chi phí quản ls dưới và trên mức ấn định trước này Hơn nữa, người giám sát ở các công ty nhỏ có thể vừa có quyền chi tiền, vừa có quyền tính toán chúng Bởi vì các công ty nhỏ thường không thuê các kiểm toán viên bên ngoài, các điều kiện này tạo ra môi trường lý tưởng cho sự gian lận

Trường hợp trong một công ty sản xuất nhỏ với hơn 100 nhân viên và $30 triệu doanh thu bán hàng năm Người kiểm soát biển thủ gần $1 triệu của công ty trong hơn 3 năm bằng cách từ viết hóa đơn cho anh ta Nhà tư vấn đa phát hiện ra sự gian trá mà người kiểm soát đã che đậy bằng các chênh lệch chi phí quản lý cao bất bình thường và ghi nhận các chi phí giả định trong các tài khoản chi phí quản lý đề bù lại khoản tiền mà gian lận mà anh ta đã rút ra Sau khi sự việc được phơi bày, công ty thực hiện nhiều sự kiểm soát khác nhau để giảm rủi roc ho các vấn đề trong tương lai Các sự kiểm soát này bao gồm việc thuê một kiểm toán viên nội

bộ và yêu cầu được xem xét các chênh lệch của chi phí quản lý định kỳ để phát hiện và giải thích những chênh lệch lớn

1 Vì sao chi phí quản lý là “vùng đất màu mỡ cho sự gian lận”?

1.1 Các khái niệm

- Sự gian lận: gian lận là hành vi thiếu trung thực, dối trá, mánh khoé nhằm lừa gạt người khác Theo nghĩa rộng gian lận là việc xuyên tạc sự thật, thực hiện các hành vi không hợp pháp nhằm lường gạt, dối trá để thu được một lợi ích nào đó Ba biểu hiện thường thấy của gian lận là: chiếm đoạt, lừa đảo và ăn cắp

- Tam giác gian lận: Cơ hội; thái độ, cá tính; Áp lực Gian lận chỉ phát sinh khi hội đủ 3 nhân tố sau:

+ Áp lực: Gian lận thường phát sinh khi nhân viên, người quản lý hay tổ chức chịu áp lực Áp lực có thể là những bế tắc trong cuộc sống cá nhân như do khó khăn về tài chính, do sự rạn nứt trong mối quan hệ giữa ngưởi chủ và người làm thuê

+ Cơ hội: Khi đã bị áp lực, nếu có cơ hội, họ sẵn sàng thực hiện hành vi gian lận Có hai yếu

tố liên quan đến cơ hội là: nắm bắt thông tin và có kỹ năng thực hiện

+ Thái độ, cá tính: Không phải mọi người khi gặp khó khăn và có cơ hội cũng đều thực hiện gian lận mà phụ thuộc rất nhiều vào thái độ cá tính của từng cá nhân Có những người dù chịu

áp lực và có cơ hội thực hiện nhưng vẫn không thực hiện gian lận và ngược lại

- Chi phí quản lý: là các loại chi phí không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm như chi phí cho bộ máy quản lý công ty, chi cho các hoạt động chung của công ty,…

1.2 Chi phí quản lý là “vùng đất màu mỡ cho sự gian lận”

Đối với một doanh nghiệp, nhà quản trị doanh nghiêp thường xác định định mức chi phí quản lý cho doanh nghiệp của mình, thông thường là trong vòng một năm Cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ

sở phân tích hoạt động của DN Đây không chỉ là công việc của phòng Kế toán, của Ban Giám đốc, mà đó là công việc của tất cả các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp Doanh nghiệp cần có sự so sánh và căn cứ vào giá thị trường và chiến lược phát triển của công ty Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ, thường không

có sự tách bạch giữa người hoạch định chính sách về chi phí và người trực tiếp chi tiêu

Để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp này không có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm tra việc hoạch định chính sách và chi tiêu thực tế cho hoạt động quản lý Vì vậy, sự gian lận bắt đầu xuất hiện Đây chính là cơ hội mang đến cho sự gian lận trong việc chi tiêu cho chi phí quản lý

Lấy một ví dụ cụ thế: tại doanh nghiệp, ông trưởng phòng hành chính và bà Kế toán trưởng là người lập ra định mức chi tiêu cho các khỏan mục trong chi phí quản lý Ngoài hai cá nhân này ra, không ai can thiệp vào việc lập định mức chi tiêu trong doanh nghiệp Chi phí cho việc mua sắm tài sản hàng năm là 10 tỷ đồng, chi cho tiếp khách là 1 tỷ đồng

Các chi phí này có thể là quá cao so với thực tế phát sinh tại doanh nghiệp và diễn biến giá cả trên thị trường

Trong năm, ông trưởng phòng hành chính là người trực tiếp mua sắm tài sản công cụ của doanh nghiệp Vì định mức chi tiêu cho tổng tài sản là 10 tỷ đồng, mặc dù giá thực tế trên thị trường chỉ 9 tỷ đồng, nhưng ông ta vẫn đề nghị viết hóa đơn và hợp đồng với giá 10 tỷ đồng để về thanh toán cho công ty Các khoản chi phí phát sinh bên ngoài, ông ta sẽ trực tiếp trả cho người cung cấp dịch vụ bằng tiền mặt Vì vậy, ông ta không vi phạm định mức chi phí của công ty và vẫn có thể bỏ túi 1 tỷ đồng

Hoặc theo ví dụ của bài tập ra, ông kiểm soát khi đi mua sắm, tự viết hóa đơn cho ông ta tăng them $1 triệu Số tiền này ông ta có thể biển thủ mà không gặp bất kỳ khó khăn nào

Sự gian lận về mặt chi phí quản lý này xuất phát từ sự quản lý lỏng lẻo trong doanh nghiệp Doanh nghiệp có đưa ra định mức chi tiêu cho các khoản mục chi phí, nhưng các khoản mục này do nhưng cá nhân trực tiếp sử dụng chi phí này tạo ra, do đó có xu hướng tăng lên Ngoài ra, doanh nghiệp lại không có một quy trình quản lý chặt chẽ với việc chi tiêu cho hoạt động quản lý, làm cho việc gian lận mới có cơ hội phát sinh Nếu tiếp tục như vậy, chi phí quản lý sẽ là vùng đất màu mỡ cho sự gian lận

2 Theo bài học, các doanh nghiệp làm thế nào để kiểm soát được chi phí quản lý?

Như đã phân tích ở trên, gian lận xảy ra khi 3 yếu tố đồng thời xảy ra, đó là: cơ hội, áp lực

và cá tính Khi một trong ba yếu tố này được ngăn chặn, gian lận sẽ không xảy ra

Hiện nay, giải pháp thông thường mà các DN áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của DN và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt” Đặc biệt, vấn đề DN, nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, DN thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn Từ đó, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa

Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi DN tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây Trước hết, DN phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của DN Như vậy, DN phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán,

mà còn phảiđược sự tham gia của các phòng, ban khác để DN chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể Ngoài ra, DN phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực

tế và so sánh với định mức đã thiết lậpđể dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động Sau khi điều tra

và biết được nguyên nhân biến động chi phí, DN sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên

Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý

Ngoài ra, doanh nghiệp phải có bộ phận kiểm toán độc lập, thường xuyên kiểm tra lại các khoản chi phí quản lý trước khi nó được thực hiện và định kỳ kiểm tra sau khi các chi phí này

đã phát sinh Bộ phận này phải là đơn vị kiểm tra báo giá, đơn hàng, so sánh đối chiếu với thị trường để đảm bảo các giao dịch này là hợp lý

Tiếp theo, doanh nghiệp phải xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí

Làm cách nào để đội ngũ nhân viên ý thức về chi phí và trở nên quan tâm đến việc giảm chi phí? Các cách thức như khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí hay tham gia và trao đổi với nhân viên nhằm nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp

Tham gia và trao đổi

Cần phải trao đổi với nhân viên về chi phí nếu bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí Không nên cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo tài chính khó hiểu cần phải cung cấp đúng lúc đúng chỗ bằng những từ ngữ thích hợp dễ hiểu Tức là thông tin về chi phí sẽ có hiệu

lực hơn nếu nó được nêu ra ngay tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh Nhưng phải thường xuyên thây đổi làm mới các thông báo để tránh việc quá quen thuộc

Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí

Cung cấp thông tin phải hồi về ý kiến đóng góp cho việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của nhân viên để họ thấy rằng nỗ lực của họ được ghi nhận và do vậy vẫn tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí Nếu như người chủ doanh nghiệp không khuyến khích

sự quan tâm đến chi phí ngay từ bây giờ, thậm chí khi điều này chưa có tác dụng trực tiếp, thì bạn khó tạo ra được ý thức tiết kiệm chi phí đó của nhân viên khi bạn vô cùng cần đến điều đó

Trên thực tế, hoạt động quản lý chi phí được tách rời đối với công tác kế toán thống kê Quản

lý chi phí là tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty

Nhu cầu vốn và chi phí cho sản xuất kinh doanh của công ty luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn và chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất Quản lý chi phí bao gồm:

- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho công ty trong từng thời kỳ

- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho công ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững

- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích

Bộ phận quản lý chi phí trong các công ty sẽ dựa vào các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương, do các bộ phận kế toán, quản trị và thống kê cung cấp, đồng

thời kết hợp với những yếu tố khách quan để tiến hành phân loại, tổng, hợp, phân tích và đánh giá các khoản chi phí của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này với kỳ trước của công

ty mình với các công ty cùng ngành, lĩnh vực sản xuất, so sánh với các chuẩn mực của ngành Bằng các chỉ tiêu và sự nhạy bén mà bộ phận quản lý chi phí có thể chỉ ra những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của công ty trong kỳ

Ngoài ra, bộ phận quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất

Có thể nói, nhiệm vụ của bộ phận quản lý chi phí, bộ não của công ty, rộng hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bộ phận kế toán - thống kê

Vấn đề với các chương trình cắt giảm chi phí

Từ thập niên 1980 trở lại đây, các chương trình cắt giảm chi phí đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho các công ty Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp các công ty đạt được mục tiêu lợi nhuận, song hiếm khi đem lại kết quả cải thiện bền vững về vị thế cạnh tranh Có ba lý do giải thích việc này:

(1) Sáng kiến cắt giảm chi phí là cách thức tuyệt vời để đẩy mạnh lợi nhuận ngắn hạn, nhưng

nó cũng có thể làm xói mòn những nỗ lực cải thiện cạnh tranh lâu bền hơn Động cơ cho các chương trình cắt giảm chi phí là việc phải “thắt lưng buộc bụng” trong thời kỳ khó khăn hay

là một phần của công cuộc cải tổ cơ cấu kinh doanh sau khi thoát khỏi khủng hoảng

Trong bất cứ trường hợp nào, các chương trình cắt giảm chi phí cũng là một phương pháp ngắn hạn và đơn giản để tạo ra các lợi thế cạnh tranh, chúng hiếm khi củng cố hay cải thiện thực sự sản phẩm/dịch vụ của công ty

(2) Phần lớn các chương trình cắt giảm chi phí đều như những chiếc “máy cắt bánh”, đặt ra chỉ tiêu đơn giản và áp dụng xuyên suốt toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không quan tâm tới đặc tính riêng biệt của từng bộ phận

Khi tiến tới việc quản lý chi phí, một trong những vấn đề thường gặp nhất là “vô tình loại bỏ những thứ quý giá trong đống lộn xộn cần phải quẳng đi” Trong những nỗ lực cắt giảm chi phí để trở nên cạnh tranh hơn, một vài năng lực quan trọng sẽ mất đi, và kết quả thu được trở nên ngược lại với mong muốn Thách thức chính là việc phân biệt giữa những “chi phí tốt” (góp phần quan trọng đem lại lợi nhuận) và những “chi phí xấu” (có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh) Tuỳ thuộc vào từng chiến lược, “chi phí xấu” có thể rất đa dạng về bản chất và mức độ trong tất cả các công ty

(3) Cắt giảm chi phí được xem như những chương trình ngắn hạn chứ không phải lâu dài Thậm chí, sau những chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều công ty lại thấy rằng ở các khu vực khác chi phí lại gia tăng hoặc các đối thủ cạnh tranh đuổi kịp họ

Bất cứ lợi thế cạnh tranh nhất thời nào sẽ bị xói mòn dần cùng với thời gian Cuối cùng, công

ty lại phải đối mặt với những khó khăn khác phát sinh xuất phát từ việc cắt giảm chi phí

Vì vậy, việc gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí là rất quan trọng Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững nếu sau đó bạn thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả Và cuối cùng, nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì bạn sẽ giảm thiểu được sự cần thiết phải liên tục đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn

3 Liên hệ trực tiếp với đơn vị anh/chị đang công tác

Ngân hàng TMCP Đông Nam Á (SeAbank) hoạt động trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, tiền tệ, có trụ sở chính tại 25 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội Vốn điều lệ của Ngân hàng đạt 5.300 tỷ và số lượng nhân viên đạt 1.100 người trên toàn hệ thống

Cũng giống như các doanh nghiệp lớn khác, hệ thống quản lý và quy chế tài chính nội bộ của Ngân hàng được quản lý rất chặt chẽ Ngoài các phòng ban nghiệp vụ chính như phòng Hành chính quản trị, phòng Kế toán tài chính,… chuyên lo việc mua sắm, chi tiêu, thanh toán cho các chi phí quản lý của Ngân hàng, còn có các phòng ban khác quản lý: Phòng Kiểm soát nội

bộ và phòng Kiểm toán nội bộ

Định mức tài chính cho các khoản chi phí quản lý được xây dựng dựa trên cơ sở của rất nhiều các phòng ban liên quan và so sánh với giá trị thực tế trên thị trường Với những khoản mua

sắm nhỏ có giá trị dưới 10 triệu đồng, căn cứ vào định mức tài chính, Phòng hành chính, PR

có thể làm đề nghị thanh toán chuyển phòng Kế toán tài chính và Ban Tổng giám đốc phê duyệt Với những đơn hàng có giá trị từ 10 triệu đến dưới 100 triệu, Bộ phận có liên quan phải lấy báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp và làm bản so sánh đối chiếu Bản báo giá và so sánh này được chuyển đến phòng Kiểm soát nội bộ kiểm tra, bao gồm việc kiểm tra cho định mức tài chính, kiểm tra thực tế của 3 nhà cung cấp được đưa ra, và phòng KSNB có nhiệm vụ phải tham khảo giá thực tế trên thị trường của các nhà cung cấp khác, đảm bảo giá được đưa ra là hợp lý nhất Sau khi kiểm tra, hồ sơ được chuyển trả lại bộ phận có liên quan để làm hợp đồng, có chữ ký kiểm soát của phòng KSNB thì Hợp đồng mới được thông qua Ở đây, phòng Hành chính chỉ có chức năng là người đi mua và phòng KTTC chỉ là đơn vị thanh toán Việc gian lận về giá rất khó có thể xảy ra

Với những đơn hàng có giá trị từ 100 triệu trở lên, SeAbank sẽ tiến hành niêm yết mời thầu cạnh tranh Việc chấm thầu sẽ do một Hội đồng quyết đinh, bao gồm thành viên HĐQT, Ban TGĐ, Phòng KTTC, Phòng KSNB Sau khi đưa ra được quyết định cuối cùng mới tiến hành

ký hợp đồng cung cấp Do đó, việc gian lận rất khó xảy ra

Cuối các kỳ (hàng quý), phòng Kiểm toán nội bộ của Ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ các hoạt động Kế toán tài chính trong kỳ, bao gồm cả việc kiểm tra các giao dịch mua bán Việc kiểm tra này sẽ được làm tổng thể, mẫu kiểm tra thường tập trung vào các giao dịch có giá trị lớn Đây là một phòng ban độc lập, trực thuộc HĐQT và hỗ trợ Ban Kiểm soát Ngân hàng trong việc đảm bảo các giao dịch tại Ngân hàng không có rủi ro

Nhờ có việc kiểm tra chéo của phòng Kiểm soát nội bộ, Kiểm toán nội bộ mà việc gian lận trong chi phí quản lý sẽ tránh được rất nhiều Các giao dịch có giá trị lớn sẽ không thể bị gian lận

Tài liệu tham khảo:

1 Lý thuyết môn học Kế toán Quản trị – Chương trình đào tạo MBA Đại học Griggs.

2 Slide bài giảng môn học Kế toán Quản trị - Chương trình đào tạo MBA Đại học Griggs.

3 Quy trình Quản lý tài chính của SeAbank.

4 Các tài liệu về quản lý tài chính trên trang wikipedia.org