Trong một tổ chức, thuật ngữ Dự toán chủ đạo Master Budgets đề cập tới các dự toán quan trọng của công ty gồm những mục tiêu cụ thể về bán hàng, sản xuất, và các hoạt động tài chính?. Ki
Trang 1Họ và Tên :Vũ Ngọc Minh
BÀI TẬP CÁ NHÂN
Đề bài: Sử dụng bài đọc “Tại sao kế hoạch ngân sách (Ngân quỹ) lại không tốt cho
doanh nghiệp?” để trả lời các câu hỏi sau:
1 Mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp là gì?
2 Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu của nó? Và khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành cái gì?
3 Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào? Nguyên nhân là gì?
4 Các công ty như Xerox, Emerson và 3M đã tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá thế nào để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng
tổ chức? Sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó là gì?
5 Liên hệ với thực tế tại đơn vị các anh chị đang công tác
Bài làm:
Dự toán là một kế hoạch định lượng sử dụng nguồn lực qua một thời kỳ cụ thể Các cá nhân thường lập dự toán cho gia đình để cân bằng thu nhập và những khoản chi tiêu cho
đồ ăn, quần áo, nhà ở, và những thứ khác trong khi dành lại một khoản cho tiết kiệm Dự toán được thực hiện để so sánh với khoản chi tiêu thực tế để đảm bảo là đang tuân thủ theo kế hoạch chi tiêu Các công ty cũng sử dụng dự toán theo một cách tương tự, mặc
dù khối lượng công việc theo như chi tiết thì vượt ra ngoài dự toán cá nhân
Trong một tổ chức, thuật ngữ Dự toán chủ đạo (Master Budgets) đề cập tới các dự toán quan trọng của công ty gồm những mục tiêu cụ thể về bán hàng, sản xuất, và các hoạt động tài chính Dự toán thường được sử dụng cho hai mục đích riêng biệt - Lập kế hoạch
và kiểm soát Lập kế hoạch bao gồm phát triển các mục tiêu và lập các dự toán khác nhau cho các mục đích này Kiểm soát bao gồm các bước được thực hiện bởi ban quản lý để tăng khả năng làm việc cùng nhau cho các bộ phận trong tổ chức để đạt được các mục tiêu được thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch Để có hiệu quả thì một hệ thống dự toán tốt phải cung cấp cả việc lập kế hoạch cũng như kiểm soát Một kế hoạch tốt mà không kiểm soát tốt thì sẽ lãng phí thời gian và công sức
Từ đó, ta có thể thấy mục tiêu chủ chốt của việc lập kế hoạch ngân quỹ hàng năm của doanh nghiệp là theo dõi xem tiền được chi tiêu như thế nào, ngoài ra nó còn có một số mục tiêu khác như: Phản ánh, truyền đạt được kế hoạch của ban lãnh đạo tổ chức; Cho phép nhà quản lý suy nghĩ và lên kế hoạch cho tương lai tránh dành thời gian để giải quyết các công việc khẩn cấp hàng ngày; Cung cấp các phương tiện để phân bổ nguồn lực vào các bộ phận của tổ chức để có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất; Quy trình lập
Trang 2kế hoạch giúp phát hiện ra các bế tắc trước khi chúng xảy ra; Liên kết các hoạt động của toàn bộ tổ chức thông qua việc tham gia vào kế hoạch của các bộ phận khác nhau Kế hoạch giúp cho mọi hoạt động trong tổ chức đi đúng hướng, không bị xáo trộn; Kế hoạch xác định các mục tiêu, mục đích và được coi là tiêu chuẩn đo lường các hiệu quả hoạt động thực tế
Với mục đích chính là xem tiền được chi tiêu như thế nào, việc lập kế hoạch ngân quỹ chúng sẽ trở nên vô nghĩa, bất hợp lý khi bị gán thêm nhiều vai trò hơn, ví dụ như: Khi ngân sách trở thành công cụ chính để đánh giá hiệu quả hoạt động, hay khi nó bóp méo
kế hoạch dài hạn hay trở thành rào cản các nhà quản lý trong việc dịch chuyển các nguồn lực khi cần thiết
Mặt khác, vì kế hoạch là do Nhà quản lý đặt ra nên nó mang tính áp đặt và nhân tố con người
Trong phần lớn các chương trình kế hoạch thì tất cả các cấp trong tổ chức làm việc cùng nhau để tạo ra mộ bản kế hoạch sát thực Nhưng thực tế hầu hết các công ty không theo quy trình kế hoạch mà họ đã đưa ra Các nhà lãnh đạo cấp cao đưa ra những mục tiêu về lợi nhuận, nhà lãnh đạo cấp thấp được hướng điều chỉnh những kế hoạch này theo những mục tiêu mà nhà lãnh đạo cấp cao đề ra
Thêm nữa, một chương trình lập kế hoạch thành công phải có sự chấp thuận của những người có vị trí quan trọng liên quan Nếu cấp trên không nhiệt tình thì bất kỳ ai trong tổ chức cũng sẽ có chung quan điểm Kế hoạch sẽ trở nên không hiệu lực nếu kế hoạch luôn được sử dụng như là một phương thức để gây áp lực và sử dụng một cách cứng nhắc, không linh động
Quy trình lập kế hoạch cũng dễ tạo ra xung đột giữa các phòng ban, ở đó mục tiêu cuối cùng của công ty là hợp tác hướng tới một mục tiêu chung bị lãng quên Bản kế hoạch tổng thể là tổng hợp của tất cả các bản kế hoạch chi tiết của doanh nghiệp Nếu các bản
kế hoạch chi tiết mang sẵn trong đó các yếu tố chủ quan không tích cực thì bản kế hoạch tổng thể không tránh khỏi việc xa rời thực tế kinh doanh
Không ít doanh nghiệp để đối phó với kế hoạch, đối phó với các chính sách lương, thưởng đi kèm nó, họ đã bằng mọi cách để làm đúng theo kế hoạch đề ra mà không bận tâm tới chất lượng của kế hoạch Họ sẵn sàng tống đẩy hàng hóa vào các kênh phân phối rồi sau đó mua lại để bán, hoặc họ có thể bỏ qua vài cơ hội đầu tư, phát triển kinh doanh hiếm có chỉ vì “nó không có trong ngân sách” Cũng có nhà quản lý lại cố gắng chi tiêu một cách bất hợp lý do đã có trong kế hoạch chi tiêu ngân sách mặc dù thực tế họ có thể tiết kiệm được cho doanh nghiệp Trong khi đó, thực tế cũng nảy sinh rất nhiều xung đột giữa các bộ phận, phòng ban Bộ phận sản xuất luôn chỉ muốn sản xuất các sản phẩm cũ, đơn giản như một thói quen trong khi bộ phận marketing lại muốn có những sản phẩm mới tung ra thị trường, điều mà bộ phận sản xuất không muốn Kết quả là hàng tồn kho
sẽ tăng, nhưng việc giải quyết tồn đọng này lại không đơn giản, các sản phẩm mới sẽ lại
dễ dàng bán nhanh hơn nên không còn tồn kho trong khi lượng hàng tồn kho thực chất lại vẫn là các sản phẩm cũ lỗi thời
Trang 3Mỗi chiến lược là một lý thuyết về việc làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức Ban lãnh đạo là những người truyền tải chiến lược của mình thành các thước đo hiệu quả hoạt động mà nhân viên công ty có thể dễ dàng hiểu được
Xét về lý thuyết, kế hoạch ngân sách đóng vai trò khá quan trọng trong quá trình doanh nghiệp đạt được mục tiêu và chiến lược đề ra Nhưng trên thực tế, thì kế hoạch ngân sách vẫn là một rào cản trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Đó chính
là do mặt trái của kế hoạch ngân sách mang lại chẳng hạn như: thiếu linh hoạt, có tính đối phó, hạn chế sự đầu tư theo thời điểm, tạo sự thành công ảo, tăng chi phí bất hợp lý, gây xung đột nội bộ và về căn bản nó không phản ánh được chất lượng của doanh nghiệp… Do vậy doanh nghiệp cần xem xét tới một hệ thống bảng điểm cân bằng bao gồm một tập hợp các thước đo hiệu quả hoạt động phát triển trên cơ sở các chiến lược của công ty để hỗ trợ cho các chiến lược đó
Chính vì vậy mà chúng ta cần xem xét tới hệ thống bảng điểm cân bằng nhằm mục đích cải thiện – không chỉ là đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó như là lợi nhuận mà hơn nữa nó mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp như: tạo những sản phẩm thân thiện với môi trường cho khách hàng, giải quyết được các vấn đề nội tại trong doanh nghiệp, mang lại sự thỏa mãn cho khách hàng và doanh nghiệp đạt được mục tiêu tài chính Đó là tất cả những vấn đề đi liền với tầm nhìn và chiến lược của một doanh nghiệp
Để nhằm đạt được hiệu quả tối ưu cho kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp, nhà quản lý cần đến những thước đo hiệu quả hoạt động mà cụ thể như các thước đo về thu nhập trên vốn đầu tư, các thông tin phi tài chính như chất lượng, thị phần và sự hài lòng của khách hàng Điểm cốt lõi ở đây chính là xây dựng nền tảng của hệ thống kiểm soát dựa trên những thước đo đó chứ không phải là dựa trên các kế hoạch ngân sách
Các công ty đa ngành nghề như Xerox, Emerson, 3M đã tổ chức hoạt động theo quy trình
đó để tránh các xung đột trong nội bộ của tổ chức của mình
Đo lường đầu ra mà không phải là đo lường đầu vào:
Khác với việc nhìn nhận kế hoạch ngân sách thiên về kiểm soát chi tiêu hoạt động mà không quan tâm xem nó làm ra bao nhiêu, công ty Emerson lại đề cao vấn đề lợi nhuận chứ không phải là chi tiêu, là thước đo cơ bản và được cụ thể hóa trong hoạt động xuống tới các cấp bậc thấp nhất có thể trong công ty Các hoạt động như nghiên cứu và phát triển, thanh toán hóa đơn, hoạt động chỉ có chi phí… thì họ cần các thước đo như tỷ lệ doanh số bán hàng của công ty có được từ các sản phẩm mới, thời hạn của các khoản phải thu, tỷ lệ nhân viên bỏ việc Những thước đo này ngăn chặn sự thất thường và khuyến khích các nhân viên hành chính nỗ lực cho các đơn vị sản xuất kinh doanh mà không gây trở ngại hay xung đột cho họ
Kế hoạch trước, ngân sách sau
Ronald Mitsch, phó chủ tịch hãng 3M thì đưa ra quan điểm nếu không có kế hoạch, cái bạn đang làm chỉ là ngân sách năm trước chứ không phải là của năm tới Còn tại công ty Emerson, giảm chi phí là một phần trong chu kỳ lập kế hoạch 5 năm chứ không chỉ là kế
Trang 4hoạch hàng năm và phó chủ tịch Hội đồng quản trị Robert Staley cho rằng “giảm chi phí
là điều quan trọng ngay cả trong thời kỳ làm ăn thuận lợi”, các khoản tiết kiệm thực sự
có được là từ khoản đầu tư vào các quy trình hoặc trang thiết bị mới
Thiết kế để tránh những cuộc chiến cục bộ
Các bộ phận kinh doanh khi lập kế hoạch ngân sách luôn cố gắng đẩy công việc và chi phí cho bộ phận khác Xerox tái cơ cấu hoạt động của mình bằng việc kết hợp bán hàng, dịch vụ và nhận đơn đặt hàng theo các đơn vị đại lý hơn là tổ chức vận hành theo các chức năng song song là cách mà các bộ phận chức năng có thể “tranh giành” nguồn vốn của nhau Tại Emerson thì tất cả các bộ phận đều chịu trách nhiệm về lợi nhuận chứ không phải vì chi phí và bởi vì chế độ tiền lương khuyến khích được dựa trên kết quả hoạt động chung của toàn công ty
Ở công ty 3M, con người, công nghệ và tiền có sự đan xen lẫn nhau giữa các bộ phận Chẳng hạn nhân viên bán hàng băng dính Scotch báo cáo cho bộ phận kinh doanh văn phòng phẩm thương mại đồng thời cũng bán hàng hóa của 8 bộ phận khác, thu nhập được phản ánh trong báo cáo nội bộ của cả hai bộ phận Điều này đã giảm thiểu đáng kể
sự tranh cãi nội bộ mà rất dễ xảy ra trong một doanh nghiệp tổ chức kiểu ma trận như vậy Hơn nữa, nhà quản lý 3M còn có thể “chi tiêu thêm cho marketing hoặc nhân sự ngoài sổ sách” bằng việc tìm từ nhiều nguồn: bộ phận mà họ trực thuộc, hoặc ở tất cả các
bộ phận của công ty (theo Robert Hershock – phó giám đốc một nhóm) Các công ty này khi xây dựng chiến lược của mình đồng thời cũng lập kế hoạch cho những tình huống bất ngờ mang tính đột phá Chẳng hạn tại 3M thì trong dự báo chiến lược của họ sẽ tạo thêm
“các cơ hội tăng trưởng chưa rõ ràng” – là những hạng mục mà chi phí và doanh thu khó đoán trước Trong khi đó, các nhà quản lý Emerson thì lập ngân sách cho tình huống xấu bằng việc xây dựng 3 kịch bản khác nhau cho các trường hợp bất thường
Tóm lại việc xây dựng bằng phương thức kinh doanh truyền thống kết hợp với thực tế và
xu hướng phát triển của doanh nghiệp, các doanh nghiệp như Xerox, Emerson, 3M đều tìm cho mình cách thức để tổ chức hoạt động theo hệ thống đánh giá riêng biệt để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức, đảm bảo cho các bộ phận đó làm việc với tất cả tiềm lực vốn có và hỗ trợ nhau cùng thực hiện kế hoạch ngân sách và đạt mục tiêu chiến lược chung
Qua quá trình nghiên cứu về lý thuyết lập kế hoạch trong môn Kế toán quản trị, tôi đã liên kết được mối quan hệ giữa lý thuyết này với đơn vị đang công tác như sau:
Hiện tại tôi đang làm việc tại công ty chuyên về xuất nhập khẩu các trang thiết bị, vật tư
và máy móc nên công tác lập kế hoạch tương đối quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã lập ra phòng Kế hoạch – Đầu tư để phụ trách công việc lập kế hoạch từ kế hoạch bán hàng, kế hoạch doanh thu và lợi nhuận …
Phòng này chịu trách nhiệm về các chính sách liên quan đến chương trình dự toán và hợp tác để công ty tự lập dự toán Những khó khăn và tính toán liên quan đến kế hoạch được họ giải quyết và là người phê duyệt bản lập kế hoạch cuối cùng
Trang 5Bất đồng có thể nảy sinh ra trong quá trình lập dự toán Bởi vì lập dự toán là quy trình phân bổ nguồn lực, quy trình này đưa ra những quyết định quan trọng về việc bộ phận nào sẽ nhận được nhiều và bộ phận nào nhận được ít nguồn lực Bên cạnh đó việc lập dự toán sẽ đưa ra những tiêu chí để đánh giá hoạt động của người quản lý và bộ phận của
họ Đó là lý do tại sao các nhà quản lý rất cẩn trọng trong việc lập dự toán và đầu tư rất nhiều công sức nhằm đảm bảo các lợi ích của họ và lợi ích phòng ban họ phụ trách
Quy trình lập dự toán dễ tạo ra xung đột giữa các phòng ban, ở đó mục tiêu cuối cùng của công ty là hợp tác hướng tới một mục tiêu chung bị lãng quên Lập dự toán thành công, tránh được xung đột giữa các phòng ban yêu cầu những kỹ năng liên kết cá nhân, bên cạnh những kỹ năng kỹ thuật thuần túy Tuy nhiên những kỹ năng liên kết cá nhân tốt nhất cũng có thể thất bại nếu như ban giám đốc sử dụng việc lập dự toán để gây áp lực lên nhân viên một cách bất hợp lý hoặc để khiển trách họ
Về thực tế tại công ty còn phát sinh một số điều còn chưa tốt như:
Thứ nhất, mức độ chịu trách nhiệm của người quản lý còn chưa cao Khi lập kế hoạch với mục tiêu là một số A nhất định, công việc thực tế phát sinh chỉ là B và B<A thì người lập ra kế hoạch và những người thuộc phòng Kinh doanh – người thực hiện kế hoạch đó không bị áp dụng chế tài nào mang tính xử phạt hay chịu trách nhiệm Điều này làm cho công tác lập kế hoạch mang tính hình thức và không có ý nghĩa quan trọng trong công tác
tổ chức hoạt động kinh doanh
Thứ hai, lập dự toán của công ty mang tính chất áp đặt do các nguyên nhân chính sau: Công ty trực thuộc một tổng công ty lớn, hàng năm tổng công ty giao chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận cho công ty để công ty thực hiện với tiêu chí chung là năm sau cao hơn năm trước, từ đó công ty lại chia lại cho các phòng Ban và các công ty thành viên, chi nhánh khác các chỉ tiêu này Hai điều mang tính áp đặt trên làm giảm khả năng tự chủ của công
ty cũng như của các phòng ban, chi nhánh liên quan
Thứ ba, việc lập kế hoạch mang nhiều yếu tố cảm tính Khi kế hoạch được giao cho từng đơn vị riêng biệt thì các đơn vị này luôn muốn nhận kế hoạch ở mức thấp để có thể hoàn thành hoặc vượt chỉ tiêu kế hoạch điều này làm cho việc lập kế hoạch không mang tính thực chất, đúng với năng lực của đơn vị hay mong muốn của Công ty
Trên đây là thực tế của Công ty hiện tôi đang công tác cùng tóm tắt nhũng điểm mấu chốt của bài đọc “Tại sao kế hoạch ngân sách (Ngân quỹ) lại không tốt cho doanh nghiệp?”, qua quá trình phân tích và tìm hiểu này tôi cảm nhận được vai trò của lập kế hoạch trong hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp, từ đó tìm hiểu thực tế và để ra giải pháp để công tác lập kế hoạch được diễn ra tốt hơn vì một mục tiêu để doanh nghiệp phát triển bền vững