Bài tập kế toán quản trị (189)

Nhà tư vấn đã phát hiện ra sự gian trá mà người kiểm soát đã che đậy bằng các chênh lệch chi phí quản lý cao bất bình thường và ghi nhận các chi phí giả định trong các tài khoản chi phí

BÀI TẬP CÁ NHÂN

Môn: Kế toán quản trị Học viên: Mai Thị Phương Thảo

Lớp: M0809

Đề bài:

Chi phí quản lý: Vùng đất màu mỡ cho sự gian lận

Đặc biệt ở các công ty nhỏ, người kiểm soát có thể là người duy nhất hiểu các khái niệm các chênh lệch chi phí quản lý và chi phí quản lý dưới và trên mức ấn định này Hơn nữa người giám sát ở các công ty nhỏ có thể vừa có quyền chi tiền vừa có quyền tính toán chung Bởi vì công ty nhỏ thường không thuê các kiểm toán viên bên ngoài, các điều kiện này tạo ra môi trường lý tưởng cho sự gian lận

Trường hợp trong một công ty sản xuất nhỏ với 100 nhân viên và $30 triệu doanh thu bán hàng năm Người kiểm soát biển thủ gần $1 triệu của công ty trong hơn 3 năm bằng cách tự viết hoá đơn cho anh ta Nhà tư vấn đã phát hiện ra sự gian trá mà người kiểm soát đã che đậy bằng các chênh lệch chi phí quản lý cao bất bình thường và ghi nhận các chi phí giả định trong các tài khoản chi phí quản lý để bù lại khoản tiền gian lận mà anh ta đã rút ra Sau khi sự việc được phơi bày, công ty thực hiện nhiều sự kiểm soát khác nhau để giảm rủi ro cho các vấn đề trong tương lai Các sự kiểm soát này bao gồm việc thuê một kiểm toán viên nội bộ và yêu cầu được xem xét các chênh lệch của chi phí quản lý định kỳ để phát hiện và giải thích những chênh lệch lớn

Nguồn: Jonh B.MacAthur, Bobby E.Waldrup, và Gary R.Fane, “cảnh giác: Gian lận chi phí quản lý”, Tài chính chhiến lược, tháng 10/2004, trang 28-32.

Câu hỏi:

1.Vì sao chi phí quản lý là “vùng đất màu mỡ cho sự gian lận”?

2.Theo bài học, các doanh nghiệp làm thế nào để kiểm soát được chi phí quản lý?

3 Liên hệ với thực tế tại đơn vị anh/chị đang công tác

Bài làm

1 Vì sao chi phí quản lý là “vùng đất màu mỡ cho sự gian lận”?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng được cho bất kỳ hoạt động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp là tất cả, các chi phí điều hành, tổ chức và phục vụ hành chính, bao gồm: chi phí nhân viên quản

lý, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí cho xây dựng thương hiệu, chi phí về quản lý quy trình công nghệ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác Chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc nhóm chi phí thời kỳ (là chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất và được tính vào chi phí kinh doanh ngay khi phát sinh), và rất khó định mức hay định lượng được, dẫn đến chủ doanh nghiệp rất khó kiểm soát Các hành vi gian lận có thể xuất hiện tất cả các khâu của bất kỳ một quá trình sản xuất hay lưu thông đều bắt nguồn từ sự quản lý không hiệu quả Sự gian lận có thể xẩy ra dễ dàng, chỉ cần có một sự câu kết của các tác nhân liên quan không vì lợi ích doanh nghiệp mà người quản lý lại thiếu sâu sát

hoặc không có cơ chế phù hợp, hay người kiểm tra, kiểm soát không đủ trình

độ, hoặc thiếu tâm huyết thì hậu quả rất khôn lường

Có thể kể ra những chi phí sau là chi phí quản lý: chi phí tiếp khách, điện thoại, bưu chính, chi phí mua văn phòng phẩm và sửa chữa công cụ hành chính (giấy, mực in, bút, bàn ghế, ), máy vi tính, máy in, ô tô cho cán

bộ quản lý đi công việc, chi phí xe, xăng xe đi lại, chi phí đi công tác phục

vụ việc tổ chức quản lý, chi phí đi giao dịch khách hàng của cán bộ quản lý , chi phí lương cho cán bộ và nhân viên làm công tác quản lý như kế toán, hành chính tổ chức, phòng kế hoạch tổng hợp Tất cả các chi phí đó đều do nhân viên làm ở các phòng ban có chức năng quản lý phải chi tiêu, mua về thay thế hoặc mang đi sửa chữa rồi lấy hoá đơn từ bên ngoài về để thanh toán và hạch toán Chính vì vậy nên các nhà quản lý, người soát xét hoặc nhân viên lợi dụng các đặc tính này của chi phí để gian lận bằng cách lấy được hóa đơn không đúng với số tiền thực chi về để thanh toán để hưởng lợi cá nhân Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không lập kế hoạch ngân quỹ, không chỉ ra được chi tiết các khoản chi phí nằm trong chi phí quản lý

mà thường là các chi phí loại này phát sinh đến đâu thì chủ doanh nghiệp cho thanh toán đến đó Đặc biệt, ở các doanh nghiệp nhỏ người quản lý đứng đầu là người thực hiện các loại chi phí này đồng thời là người phê duyệt thanh toán, ở các doanh nghiệp lớn thì giám đốc (là người làm thuê) thông đồng với kế toán trưởng lập chứng từ đưa vào chi phí quản lý để rút tiền của ông chủ để chia nhau Các doanh nghiệp nhỏ không có hệ thống kiểm soát

và định kỳ không thực hiện kiểm toán thì càng tạo cơ hội cho sự gian lận này

2 Doanh nghiệp phải làm thế nào để kiểm soát được chi phí quản lý?

Người quản lý phải biết tạo dựng một hệ thống quản lý phù hợp từ tất

cả các khâu trước khi chi ra một khoản chi phí quản lý nào đó Người quản

lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập Hiện nay, giải pháp thông thường mà các DN áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của DN và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt” Đặc biệt, vấn đề DN, nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí

và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, DN thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn Từ đó, khoảng cách giữa lãnh đạo

và nhân viên ngày càng xa

Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi DN tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây Trước hết, DN phải lập định mức chi phí quản lý, cụ thể

là định mức cụ thể cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của DN từ những năm trước và đánh giá lại theo nhu cầu của DN trong năm nay Như vậy, DN phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn

cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty

Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng, ban khác để DN chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi

phí Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể Ngoài ra, DN phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, DN sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên

Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý

Người quản lý cần xây dựng đôi ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trung thực Họ phải trao đổi với nhân viên về chi phí nếu bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí Không nên cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo tài chính khó hiểu mà cần phải cung cấp đúng lúc đúng chỗ bằng những từ ngữ thích hợp dễ hiểu Tức là thông tin về chi phí sẽ có hiệu lực hơn nếu nó được nêu ra ngay tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh Nhưng phải thường xuyên thay đổi làm mới các thông báo để tránh việc quá

quen thuộc Chủ DN cần khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí.

Cung cấp thông tin phải hồi về ý kiến đóng góp cho việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của nhân viên để họ thấy rằng nỗ lực của họ được ghi nhận và do vậy vẫn tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí Nếu như người chủ doanh nghiệp không khuyến khích sự quan tâm đến chi phí ngay từ bây giờ, thậm chí khi điều này chưa có tác dụng trực tiếp, thì bạn khó tạo ra được ý thức tiết kiệm chi phí đó của nhân viên khi bạn vô cùng cần đến điều đó

Doanh nghiệp nên có kiểm toán nội bộ, định kỳ đánh giá và phát hiện sai sót dựa trên chứng từ để kịp thời ngăn chặn và hạn chế Có các quy chế quản lý tài chính rõ ràng để hạn chế không chi những chi phí ngoài kế hoạch ngân quỹ nếu chưa được kiểm tra lại xác định là hợp lý Ngoài ra thông qua kiểm tra, kiểm toán nội bộ định kỳ có thể phát hiện gian lận tài chính trong chi phí quản lý thì yêu cầu truy thu và có hình thức kỷ luật phù hợp

Kết thúc mỗi kỳ kế toán cần phải đuợc kiểm toán độc lập Báo cáo tài chính

3 Liên hệ với thực tế tại đơn vị anh/chị đang công tác.

Tôi đang công tác ở phòng kế toán của một Tổng công ty có nhiều đơn vị thành viên, có một bệnh viện tư nhân, một đơn vị sản xuất, một công

ty dược - vật tư y tế, một hợp tác xã vận tải Thời gian qua, doanh nghiệp đã

để cho chi phí quản lý doanh nghiệp có tỷ lệ khá lớn so với thông lệ của ngành, và người kiểm soát đã chỉ ra được một số động tác gian lận thông qua chi phí quản lý để tư túi

Ví dụ 1: Nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên phòng tổ chức nhân chuyến

đi công tác có thể lấy hoá đơn khống hoặc ghi tăng tiền tiếp khách, ví dụ chỉ chi thực tế hết 3 triệu nhưng khai khống bằng cách xin hoá đơn đỏ ở nhà hàng là hơn 5 triệu để về thanh toán với cơ quan và hưởng chênh lệch số tiền hơn 2 triệu đó Có khi nhân viên đó ở nhà người quen lúc đi công tác nhưng lại khai là ở khách sạn hạng sang và đến khách sạn mua Hoá đơn (có chi tiền thuế và tiền cho nhân viên viết hoá đơn của khách sạn, vì thực tế không phải khách hàng nào ở khách sạn cũng lấy hoá đơn nên nhân viên khách sạn có thể lợi dụng để viết Hoá đơn cho khách khác có yêu cầu và hưởng phần chênh lệnh giữa tiền khách trả với tiền thuế) Khoản thanh toán tiền khách

sạn đó nhân viên của công ty tôi có thể bỏ túi được khá lớn vì tiền khách sạn

và dịch vụ đi kèm khá đắt

Ví dụ 2: Nhân viên cung ứng của khoa Dinh dưỡng cho bệnh viện chúng tôi

có thể mua thực phẩm với giá thấp với chất lượng vừa phải hoặc kém và không tươi ngon nhưng lại thông đồng với người bán hàng (nếu thực phẩm được giao buôn tại khoa) hoặc tự khai khống (nếu đi mua lẻ tại các chợ) số tiền đã chi thực tế cho người bán để hưởng tiền chênh lệch

Ví dụ 3: Trưởng khoa dược hoặc cán bộ cung ứng dược phẩm vật tư y tế được lựa chọn trong số nhiều loại dược phẩm khác nhau có cùng công dụng chữa một bệnh nào đó, nhưng họ sẽ chọn nhà cung cấp nào làm việc với họ

mà đề nghị mặt hàng có trích phần trăm nhiều nhất so với giá Hoá đơn đỏ

mà cán bộ dược có thể thanh toán được với giám đốc bệnh viện để họ hưởng phần trăm chệnh lệch đó, dù mặt hàng họ chọn chưa hẳn là tối ưu nhất so với yêu cầu của các bác sỹ Dù thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì họ vẫn gian lận được vì giám đốc các công ty dược cho phép chuyền ngược phần tiền thừa lại cho các nhà cung ứng khi họ đã nhận được tiền thanh toán

từ bệnh viện

Ví dụ 4: Ngay cán bộ kế toán giữ Hoá đơn tài chính của bệnh viện cũng gian lận bằng cách xuất Hoá đơn cho bệnh nhân thì viết khống số tiền trên HĐ lên nhiều so với doanh thu thực tế mà bệnh viện thu được từ bệnh nhân đó (để bệnh nhân về thanh toán với người gây ra tai nạn giao thông, hoặc Bảo hiểm thân thể, hoặc bên đánh bệnh nhân gây thương tích) và thu một phần tiền của bệnh nhân nói là tiền thuế, nhưng thực tế họ bỏ túi vì thực tế số lượng bệnh nhân lớn không thể kiểm soát chi tiết hết được, cuối cùng bệnh viện tư thì phải nộp thuế thu nhập và VAT cho phần doanh thu khai khống đó

Ngay ở bệnh viện chúng tôi, tuy đã sử dụng quy trình phần mềm khép kín toàn viện nhưng lợi dụng sự hiện đại của phần mềm là các nhân viên y

tế có thể không cần thu phiếu thu đã in bằng giấy ra mà vẫn thấy được dịch

vụ trên máy tính thông qua phần mềm, từ đó nhân viên thu ngân đã lập Phiếu thu trên máy tiền Khám bệnh và thu tiền bệnh nhân nhưng không nhấn nút Lưu trên phần mềm nên doanh thu không tích hợp về máy chủ để lên báo cáo cuối ngày và thu ngân chỉ ghi số phiếu thu lên bìa quyển sổ Y bạ để bệnh nhân đi khám Khi nhân viên y tế hỏi thu ngân Phiếu thu giấy thì họ nói là do máy in bị kẹt không in ra được, nhân viên y tế thấy dịch vụ đã được xác nhận trên máy thì cứ trả kết quả cho xong phần việc của họ Thao tác này họ không làm liên tục mà làm cho bệnh nhân ở các phòng khám khác nhau, với điều kiện vắng vẻ không có người của bệnh viện đứng gần để lấy tiền bỏ túi riêng mà không phải nộp vào két của bệnh viện

Ví dụ 5: Tại bộ phận vật tư hành chính và phụ trách điện nước, do DN chưa quan tâm chi tiết được nên chưa lập định mức tiêu hao về phụ tùng thay thế cho máy móc công cụ của bệnh viện như: điều hoà, quạt, xe ô tô đưa đón cán bộ và xe cứu thương, máy tính, máy in, bàn ghế, biển chỉ dẫn , hay không có cán bộ kỹ thuật phù hợp, nên khi hư hỏng thì bộ phận quản lý cử người đi mua để thay thế Sẽ có thể diễn ra gian lận ở một số khâu :

+ Thứ nhất cán bộ được cử đi mua có thể gian lận bằng cách khai giá cao hơn có sự phối hợp với bộ phận thanh toán để thanh toán giá cao hơn

+ Thứ hai lợi dụng bộ phận quản lý không có nghiệp vụ về cơ khí chỉ cần thông đồng với cán bộ kỹ thuật khai từ loại phụ tùng chất lượng thấp thành loại phụ tùng có chất lượng cao, mặc dù cùng chủng loại, nên đã tạo ra

sự chênh lệch đáng kể về giá

+ Thứ ba cán bộ được cử đi mua phụ tùng có thể thông đồng với cán

bộ kỹ thuật lợi dụng người sử dụng trực tiếp để lập nên phiếu nhập xuất

khống từ dưới phòng ban lắp đặt thiết bị đem trình Giám đốc phê duyệt, thực chất là khai khống để lấy tiền ra, mà phụ tùng này chưa phải thay thế

Các diễn biến nêu trên khó kiểm soát, kiểm tra vì hồ sơ để lại là hóa đơn đã có, tiền đã chi các thành phần đã xác nhận việc thay thế phụ tùng tại nơi sử dụng là đúng chứng từ hoàn toàn hợp lý hợp lệ

Ví dụ 6: Tại công ty vật tư của chúng tôi: nếu quá trình quản lý để hàng tồn kho rất nhiều, khi biến động thị trường có mặt hàng tăng cao, cán bộ thị trường lợi dụng đã đề nghị bộ phận kế toán xuất hàng đi bán ngay ngày hôm trước theo giá cũ vì người lãnh đạo chưa nhận được thông tin tăng giá, thực

tế chưa lấy hàng khỏi kho (có sự thông đồng với thủ kho) chờ ngày hôm sau tăng giá mới đem ra bán, chỉ một thao tác nhỏ này đã đem lại cho cán bộ thị trường một khoản lợi nhuận không nhỏ, thực chất là lợi nhuận của DN do sơ

hở trong khâu quản lý

Ví dụ 7: Một ông giám đốc của một đơn vị trong tổng công ty chúng tôi, do muốn giảm chi phí, nên chủ trương trong việc tuyển nhân viên cần tiết kiệm được tiền lương cho doanh nghiệp Do biết được ý đồ đó, cán bộ tổ chức của doanh nghiệp đã tuyển toàn các nhân viên không đáp ứng yêu cầu công việc, nhưng vì lợi ích các nhân, cán bộ tổ chức lợi dụng công việc đã nhận hối lộ được một số tiền khá lớn trong quá trình tuyển chọn nhân sự Kết quả cuối cùng là có giảm được phần tiền lương trong chi phí quản lý nhưng do không

đủ trình độ nên dẫn đến kết quả kinh doanh cuả đơn vị liên tục bị lỗ trong 3 năm liền Khi nhận thức được vấn đề này thì đã không còn cơ hội vì thương hiệu của doanh nghiệp và uy tín của lãnh đạo không còn là địa chỉ để tuyển chọn nhân viên nữa

Ví dụ 8 : Tại một doanh nghiệp qui mô sản xuất có tầm cỡ tại tổng công ty chúng tôi, nhưng người lãnh đạo không đủ khả năng bao quát hết qui mô của mình lại thêm cá tính đặc biệt là không tin tưởng bất kỳ một ai trong guồng

máy tổ chức quản lý của ông, nhưng ông luôn tạo ra các mối bất hòa giữa các nhân viên và cán bộ quản lý Vì vậy ông tránh được sự liên doanh liên kết trong quá trình quản lý, bản thân cán bộ quản lý cũng không có hy vọng làm được gì để tư túi cho bản thân hay cùng nhau đồng lõa để tiêu cực ở các khâu quản lý Những con người này họ lại ỳ ra không có trách nhiệm, không

tư duy trong công việc họ không chịu đầu tư chất xám của mình có cho công việc, không có trách nhiệm trong bất kỳ một công việc gì dẫn đến chỉ tối ngày đầy công phó mặc các diễn biến xảy ra làm thất thoát đến tiền của của doanh nghiệp Cái mất ở đây còn lớn hơn cái cụ thể nhiều lần nhưng đó là thất thiệt vô hình mà người lãnh đạo chỉ cảm nhận được bộ máy quản lý không tham nhũng được tiền của ông, mà không biết được mình đã mất những gì Hiệu quả cuối cùng doanh nghiệp mất đi rất lớn nhưng nó là khoản mất vô hình mà không có cụ thể, kết quả kinh doanh là thua lỗ

Thời gian qua, sau nhiều lần thay đổi nhân sự ở các bộ phận quản lý, thay đổi phương thức quản lý và lập Ban kiểm tra nội bộ từ Tổng công ty xuống các đơn vị thành viên thì đã hạn chế bớt nhưng chưa triệt để được sự gian lận trong chi phí quản lý

KẾT LUẬN

Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý, trong

đó hiệu quả kinh doanh tốt hay không đánh giá phần lớn ở lợi nhuận thu được Chi phí quản lý là khoản chi phí khó định lượng và kiểm soát nên là mảnh đất màu mỡ cho các cá nhân trong bộ máy quản lý gian lận bằng hoá đơn, chứng từ để tư túi cá nhân Là một người quản lý bậc trung ở khâu tài