Quản trị DN Tài chính kinh doanh HUONG 2 QUAN TRI THONG TIN THOI GIAN

■ Chỉ có giá trị khi được sử dụng, phổ biến ■ Thông tin là kết quả tổng hợp, phân tích, đánh giá dữ liệu có sẵn.. ■ Operational management for information systems to protect the inform

CHAPTER 2

MANAGEMENT OF

INFORMATION & TIME

PERIODS FOR LECTURE: 3

(HOME STUDY: 6)

2 August 30, 2017

CHƯƠNG 2

QUẢN TRỊ THÔNG TIN

& THỜI GIAN

SỐ TIẾT GIẢNG: 3

TỰ HỌC: 6

■ General information systems

■ Processing documents received

■ Processing document sent

■ Records Management

■ Manage seal

■ Time Management

LECTURE CONTENT

4 August 30, 2017

■ Tổng quát hệ thống thông tin

■ Xử lý văn thư đến

■ Xử lý văn thư đi

■ Quản lý hồ sơ

■ Quản lý con dấu

■ Quản trị thời gian

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

■ Information is

transmitted signals,

information about

events, activities &

will happen to many

people know

1 GENERAL INFORMATION SYSTEMS

1.1 THE CONCEPT OF INFORMATION

6 August 30, 2017

1.2 THE CONCEPT OF INFORMATION

8 August 30, 2017

1.2 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THÔNG TIN

■ Invisible quantities, can not see, hold.

■ People only know the "information

carriers": documents, drawings,

electronic means…

■ Only valid when used, popular

■ As a result of synthesis, analysis &

evaluation of the available data

1.3 CHARACTERISTICS OF

INFORMATION (1)

10 August 30, 2017

■ Thông tin là đại lượng vô hình,

không nhìn thấy, cầm nắm được.

■ Con người chỉ nắm được “vật

mang tin”: tài liệu, hình vẽ, phương tiện điện tử v.v.

■ Chỉ có giá trị khi được sử dụng,

phổ biến

■ Thông tin là kết quả tổng hợp,

phân tích, đánh giá dữ liệu có sẵn.

1.3 ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (1)

■ Information is data that has been

processed

■ Data is the basis of information

■ Data - input; Information – output

■ Data is recorded event data from the results of the study, survey,

exploration, collection

1.3 CHARACTERISTICS OF

INFORMATION (2)

12 August 30, 2017

■ Thông tin là dữ liệu đã được xử lý

■ Dữ liệu là cơ sở của thông tin

■ Dữ liệu - đầu vào; thông tin - đầu ra

■ Dữ liệu là sự kiện, số liệu được

ghi lại từ kết quả của nghiên cứu, khảo sát, thăm dò, sưu tầm…

1.3 ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (2)

■ Difficult to exist as separate physical racks

■ Information products, intangible assets

(intellectual labor of results: collecting,

processing)

■ Can be bought, sold, exchanged,

accumulated, stored, establish property

rights (patents, recognition, etc.)

■ Do not run out, the more use, the more

common

1.4 THE NATURE OF THE INFORMATION

14 August 30, 2017

■ Khó tồn tại khi tách rời giá đỡ vật

1.4 TÍNH CHẤT CỦA THÔNG TIN

■ Vehicles management: unified

operation of the organization

■ Facility issued management

decisions

■ Tools of administrators in:

● Develop programs and plans

16 August 30, 2017

■ Phương tiện quản lý: thống nhất

hoạt động của tổ chức.

■ Cơ sở ban hành quyết định quản lý.

■ Công cụ của nhà quản trị trong:

● Xây dựng chương trình, kế hoạch

■ Levels of management: Top-down,

bottom-up, crossover information.

■ Field of activity: Political, economic,

legal, socio - cultural, scientific - technical, security - defense

■ Legal nature: Officially, unofficial

■ Forms of communication: Written, oral,

picture

■ Communicative nature: Continuous,

discrete

1.6 CLASSIFIED INFORMATION (1)

18 August 30, 2017

■ Cấp quản lý: Từ trên xuống, từ dưới lên, thông tin chéo.

■ Lĩnh vực hoạt động: Chính trị, kinh tế, pháp luật, văn hóa - xã hội, khoa học - kỹ thuật, an ninh - quốc phòng …

■ Tính chất pháp lý: Chính thức, không chính thức.

■ Hình thức truyền tin: Văn bản, lời nói, hình ảnh

■ Tính chất truyền tin: Liên tục, rời rạc

1.6 PHÂN LOẠI THÔNG TIN (1)

■ Time: Past, present, future

■ Requirements management: strategy &

administration.

■ Information objects: Mass individuals

■ Content processing levels: Level one

(arising directly), secondary (general

information)

■ Quality: Good (useful, timely, accurate,

comprehensive), not good (not useful)

1.6 CLASSIFIED INFORMATION (2)

20 August 30, 2017

■ Thời gian: Quá khứ, hiện tại, tương lai

■ Yêu cầu quản lý: Chiến lược, điều hành.

■ Đối tượng thông tin: Đại chúng, cá nhân

■ Mức độ xử lý nội dung: Cấp một (phát sinh trực tiếp), cấp hai (tổng hợp thông tin cấp một)

■ Chất lượng: Tốt (hữu ích, kịp thời, chính xác, đầy đủ), không tốt (không hữu ích)

1.6 PHÂN LOẠI THÔNG TIN (2)

Organizations

outside

Organization (Internal information)

22 August 30, 2017

Cơ quan, tổ chức

bên ngoài

Doanh nghiệp (Thông tin nội bộ)

Thông tin đầu vào

■ Operational management for information systems to protect the information content from the risk of natural / man-made.

■ Information security: Protecting &

information security, data security,

computer security & network security.

■ Objective: To ensure the implementation

of information systems function properly, for the right audience, timely, accurate & reliable.

1.8 SAFETY INFORMATION

24 August 30, 2017

Bảo vệ 1.8 AN TOÀN THÔNG TIN

Thông tin

Bảo mật

Nguy cơ tự nhiên / con người gây ra

(1) Classification of writing

(2) Open letter

(3) Official stamped and dated receipt to

(4) Recorded in the book of documents

received

(5) The approval of the head

(6) Votes to transfer of documents

(7) Transfer of documents

2.1 PROCESSING STEPS

2 HANDLING OF DOCUMENTS RECEIVED

(6) Soạn phiếu chuyển

(7) Phân phối văn thư

26

2.1 CÁC BƯỚC XỬ LÝ

2 XỬ LÝ VĂN THƯ ĐẾN

MẪU DẤU CÔNG VĂN ĐẾN

28 August 30, 2017

■ Urgent letter: Telegrams, express letter,

registered letter, a letter marked "urgent".

■ Personal letter / Letter stamped “Top

Secret"

■ First class letter : Letter, postcards,

invoices, internal letter.

■ Second-class letter:

Newspapers & magazines

■ Third-class letter: Catalogs

& other publications.

■ Four-class letter: Goods

2.2 DOCUMENT CLASSIFICATION

■ Thư khẩn: Điện tín, thư phát nhanh, thư bảo đảm, thư có dấu “Khẩn”.

■ Thư cá nhân / thư có in dấu “mật”.

■ Thư hạng một: Thư, bưu ảnh, hoá đơn, thư nội bộ.

■ Thư hạng hai: Báo & tạp chí.

■ Thư hạng ba: Catalogue & ấn phẩm khác.

■ Thư hạng bốn: Gói & kiện hàng

2.2 PHÂN LOẠI VĂN THƯ

30 August 30, 2017

32 August 30, 2017

■ Thư ký, nhân

viên văn phòng

không được

quyền mở các

loại thư cá nhân

& thư có ký hiệu:

34 August 30, 2017

■ Determining the

date of receipt.

■ Determine the time

to answer the letter

36 August 30, 2017

38 August 30, 2017

Ngày

đến

Nơi gửi Số

Ngày thán g năm

Trích yếu nội dung

Người nhận tên Ký

Trích yếu nội dung

Người

1 1/1/12 Cty A 1/CV 5/12/11 Mời

dự hội nghị

NỘI DUNG SỔ CÔNG VĂN ĐẾN

Wednesday, August 30, 201

7

● The letter was signed and sealed yet.

(2) Recorded in the book of documents sent

(3) Delivery of (direct / indirect).

3 HANDLING OF DOCUMENT SENT

42 August 30, 2017

● Ký tên, đóng dấu chưa

3 XỬ LÝ VĂN THƯ ĐI

Vào sổ công văn đi Chuyển phát (trực tiếp / gián tiếp)

2

3

1

44 August 30, 2017

Số

ký hiệu

Ngày tháng năm

Trích yếu nội dung

Nơi nhận

Người nhận

Ghi chú

CONTENT OF THE BOOK OF

ký hiệu

Ngày tháng năm

Trích yếu nội dung

Nơi nhận

Người nhận

Ghi chú

1/CV 1/1/12 Mời dự

Hội nghị Cty A

NỘI DUNG SỔ CÔNG VĂN ĐI

46 August 30, 2017

formed in the process

of solving the job

4 RECORDS MANAGEMENT 4.1 CONCEPT OF RECORDS

48 August 30, 2017

50 August 30, 2017

■ Evaluated before storage

■ Organized science (easy to understand, easy to find)

■ Construction recordkeeping system

■ Safety profile (fire, explosion, security)

■ Create index for storage systems

(alphabets; colors )

■ Design, using the unified form

■ Divided into small groups to document

storage.

4.3 RECORDS MANAGEMENT

PRINCIPLES

■ Đánh giá trước khi lưu trữ

■ Sắp xếp khoa học (dễ hiểu, dễ tìm)

■ Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ

■ An toàn cho hồ sơ (Cháy, nổ, bảo mật)

■ Tạo chỉ mục cho hệ thống lưu trữ (chữ cái; màu sắc…)

■ Thiết kế, sử dụng biểu mẫu thống nhất

■ Chia tài liệu thành nhóm nhỏ để lưu

trữ.

4.3 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ HỒ SƠ

52 August 30, 2017

(7) Materials Science and Technology

(8) Documents International cooperation

4.4 CLASSIFICATION OF RECORDS (1)

54 August 30, 2017

(1) Tài liệu tổng hợp

(2) Tài liệu quy hoạch, kế

hoạch, thống kê

(3) Tài liệu tổ chức, nhân sự

(4) Tài liệu lao động, tiền lương

(5) Tài liệu tài chính, kế toán

(6) Tài liệu xây dựng cơ bản

(7) Tài liệu khoa học công nghệ

(8) Tài liệu hợp tác quốc tế

4.4 PHÂN LOẠI HỒ SƠ (1)

4.4 CLASSIFICATION OF RECORDS (2)

(9) Documentation of inspection,

settlement of complaints & denunciations

(10) Documentation of emulation &

commendation

(11) Legal Documents

(12) Documents administration, office

management

(13) Documents the professional field

(14) Party Documents, mass organizations

56 August 30, 2017

(9) Tài liệu thanh tra, giải quyết

khiếu nại, tố cáo

(10) Tài liệu thi đua, khen thưởng

(14) Tài liệu Đảng, Đoàn thể

4.4 PHÂN LOẠI HỒ SƠ (2)

1 Store by the letters A -> Z (profile)

2 Store the number, identification

number (number, word + number)

3 Storage time (month, quarter, year)

■ Transport & storage devices:

● Paper, folder, cabinet

● Electromagnetic Means: floppy

disk, hard disk, CD-ROM, microfilm

capture,

4.5 RECORDKEEPING METHODS

58 August 30, 2017

Lưu theo chữ cái A -> Z (hồ sơ cá nhân)

4.5 PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ

Lưu theo số, mã số (chữ + số) Lưu theo trình tự thời gian

THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU * (Thông tư 9/2011/TT-BNV_3/6/2011)

60 August 30, 2017

■ Ensure timely information

■ To handle the job quickly, efficiently

■ Easily find documents when needed

■ Facilitate transfer of information

(reports, employee leaves,

■ Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

■ Giúp xử lý công việc nhanh, hiệu quả

■ Dễ dàng tìm tài liệu khi cần thiết

■ Thuận tiện trong chuyển giao thông tin (báo cáo, nhân viên nghỉ việc,

62 August 30, 2017

■ The seal is part of text

■ Expressed the legal position of the organization, State management

64 August 30, 2017

■ Con dấu là thành phần thể thức

văn bản

■ Thể hiện vị trí pháp lý của tổ chức, chức danh nhà nước.

■ Khẳng định giá trị

pháp lý của văn bản.

5 QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC

5.1 KHÁI NIỆM

66 August 30, 2017

68 August 30, 2017

■ Each agency, organization,

managerial state: one seal

■ Agency or organization to award

diplomas, certificates, cards, identity cards, visas, visa photo: have more floating seal, seal shrink

■ Form the seal must be registered at

the police and was issued "Certificate

of seal registration form“.

5.3 THE NUMBER OF SEALS

■ Mỗi cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước: 1 con dấu

■ Cơ quan, tổ chức cấp văn bằng,

đăng ký mẫu dấu”.

5.3 SỐ LƯỢNG CON DẤU

70 August 30, 2017

DẤU NỔI – DẤU THU NHỎ floating seal - seal shrink

LOẠI DẤU CÔNG AN KHÔNG QUẢN LÝ

TYPES OF SEALS NOT POLICE

MANAGEMENT

72 August 30, 2017

■ Agencies and organizations: office

worker

■ Micro small businesses: business

owners

■ Office worker to keep the seal:

● Hand stamped text

● Only seal when signed by a

competent person

● Do not stamp the documents not

signed

5.4 SEAL MANAGEMENT

74 August 30, 2017

■ Cơ quan, tổ chức: nhân viên văn thư

■ Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ: chủ

doanh nghiệp.

■ Nhân viên văn thư giữ con dấu: 

● Tự tay đóng dấu vào văn bản

● Chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký của

người có thẩm quyền

● Không đóng dấu khống chỉ (chưa ký)

5.4 QUẢN LÝ CON DẤU

■ Straight, upright, red ink stamp

■ Sealed cover 1/3 of the signature to the left

■ Sealed annex documents: seal on

top, covering up part of agencies,

organizations or names appendix

■ Overlapping seal: Maximum 5 pages

5.5 STAMPED

76 August 30, 2017

■ Ngay ngắn, đúng chiều, mực dấu đỏ

■ Dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái

■ Đóng dấu phụ lục văn bản chính: đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức / tên phụ lục

■ Đóng dấu giáp lai: Tối đa 5 trang VB.

5.5 ĐÓNG DẤU

78 August 30, 2017

ĐÓNG DẤU GIÁP LAI Overlapping seal

80 August 30, 2017

■ Organization dissolution, separation, consolidation, merger

■ Enterprises recovered "Business

Registration Certificate“

■ The head of the organization must

deliver the seal & "Seal registration

certificate" to the police

5.6 SEAL REVOKED

82 August 30, 2017

■ Tổ chức giải thể, chia tách, hợp

nhất, sáp nhập

■ Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy

chứng nhận đăng ký kinh doanh

■ Người đứng đầu tổ chức phải nộp

con dấu và Giấy chứng nhận đăng

ký mẫu dấu cho Công an

5.6 THU HỒI CON DẤU

ẤN CHƯƠNG TRIỀU NGUYỄN 1802-1945

84 August 30, 2017

86 August 30, 2017

■ Exists objectively

■ There is a limit

■ Continuous no change

■ Is one-way, do not repeat

■ Value depends on the user

■ Belongs to the people

■ Scarce resources can not be

accumulated (to use a rate of 60

seconds in 1 minute)

6.2 CHARACTERISTICS OF TIME

■ Tồn tại khách quan

■ Có giới hạn.

■ Liên tục không thay đổi

■ Mang tính một chiều, không lặp lại

■ Giá trị phụ thuộc vào chủ thể sử dụng

■ Thuộc về mọi người

■ Tài nguyên quý hiếm không thể tích lũy (phải tiêu dùng nó với tốc độ 60

giây trong 1 phút)

6.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA THỜI GIAN

88 August 30, 2017

■ Want to use their organization to

others, need to know the organization

to use their own funds

■ Schedule work so take full

advantage of their funds

■ Time preference for large, important

■ Adapt to the pressure of work

■ Time monitoring the use of funds

6.3 CHARACTERISTICS OF TIME

MANAGEMENT

■ Muốn tổ chức sử dụng thời gian cho người khác, cần biết tổ chức sử dụng quỹ thời gian của chính mình.

■ Sắp xếp lịch làm việc sao cho tận

dụng triệt để quỹ thời gian.

■ Ưu tiên thời gian cho việc lớn, quan trọng

■ Thích ứng với áp lực công việc

■ Kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian

6.3 ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ THỜI GIAN

90 August 30, 2017

SƠ ĐỒ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

1 NHẬN BIẾT NHIỆM VỤ

ĐỀ RA MỤC TIÊU CỤ THỂ

2 PHÂN TÍCH NHỮNG ĐIỀU CẦN LÀM

3 LOẠI BỎ

YẾU TỐ LÀM

MẤT THỜI GIAN

4 SẮP XẾP CÔNG VIỆC THEO THỨ

■ No planning or bad planning.

■ Decentralized, efficient division of

labor

■ Time-consuming chores

■ Lengthy telephone conversations

■ Living too long

■ Cluttered office, many documents

■ Read the documents slowly

■ Do not focus on the job

6.4 CAUSE LOSS OF TIME

92 August 30, 2017

■ Không lập / lập kế hoạch không tốt.

■ Không phân quyền, phân công

■ Tốn thời gian vào việc lặt vặt.

■ Nói chuyện điện thoại dài dòng

■ Tiếp khách quá lâu

■ Văn phòng bừa bộn, nhiều tài liệu

■ Đọc tài liệu chậm.

■ Không tập trung trong công việc.

6.4 NGUYÊN NHÂN MẤT THỜI GIAN

■ Plan, working schedule.

■ Now do that - according to plan

■ Focus on your current job

■ Listed in order of priority

■ To say "No" when necessary

■ Take the help of everyone

■ Teamwork, diligence

6.5 TIME SAVING MEASURES

94 August 30, 2017

■ Lập kế hoạch, lịch làm việc

■ Giờ nào việc đó - đúng theo kế hoạch

■ Tập trung vào công việc đang làm.

■ Liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên.

■ Phải biết nói “Không” khi cần thiết.

■ Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người

■ Làm việc theo nhóm, siêng năng.

6.5 BIỆN PHÁP TIẾT KIỆM THỜI GIAN

■ Slow thinking, positive,

quick decisions

■ Talk less, do more

■ Say, think, do have to go together

■ Sticking to scheduled work

■ Investing time in a scientific way

■ Always towards the intended target.Respect for time /

6.6 TIME MANAGEMENT PRINCIPLES

96 August 30, 2017

■ Suy nghĩ chậm, tích cực, quyết định nhanh

■ Nói ít đi, làm nhiều hơn

■ Nói, nghĩ, làm phải đi liền với nhau.

■ Bám sát công việc theo lịch trình

■ Đầu tư thời gian một cách khoa học.

■ Luôn hướng tới các mục tiêu đã

định.

■ Tôn trọng thời gian./.

6.6 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ THỜI GIAN