Quản trị DN Tài chính kinh doanh CHUONG 1 KHAI QUAT VE QUAN TRI VAN PHONG

Khái quát về QTVPCHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC 1 PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương 1 Quản trị thông tin & hồ sơ Chương 2 Tổ chức công tác lễ tân Quản trị hội họp & xây dựng chương tr

bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb bbbbbb

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU HỌC TẬP

◘ Total units of study: 2 units of study

(30 information theory + homework)

◘ Course Program: 7 Chapter

◘ Essay: A group of 3 to 10 students

(classroom presentations)

◘ Exam form: tests / implementation of

self-review

◘ Absent from class more than six

periods: Ban the end of the semester

OVERVIEW OF COURSE

● Giữa kỳ: Trắc nghiệm (50 câu/60p)

● Cuối kỳ: Trắc nghiệm (50 câu/60p)

◘ Nghỉ học ≥ 6 tiết: Cấm thi cuối kỳ

TỔNG QUÁT VỀ MÔN HỌC

Chapter 1: Overview of the Office

Administration

Chapter 2: Information Management &

Profile

Chapter 3: Organizing the reception

Chapter 4: Meeting & Management

program development plans

COURSE PROGRAM (1)

PART 1 OVERVIEW OF OFFICEMANAGEMENT

Chapter 5: Overview of documents

Chapter 6: Procedures & techniques presented

Khái quát về QTVP

CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC (1)

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương 1

Quản trị thông tin & hồ sơ

Chương 2

Tổ chức công tác lễ tân Quản trị hội họp & xây dựng

chương trình, kế hoạch

Chương 3

Chương 4

hành chính - công vụ Quy trình soạn thảo ban hành

 Knowledge: ● Understand the functions,

tasks, organizational structure,

organizational form office.

● Understand the system of legal, judicial

documents, administrative documents.

COURSE OBJECTIVES

 Skills: ● Know how to organize,

manage office

● Drafting and presentation of common

administrative documents: Decision, notify, report, reports, documents

Knowledge

Skills

◘ Hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ

chức, hình thức tổ chức VP.

◘ Hiểu hệ thống VB QPPL, VBTP, VBHC.

MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC

◘ Biết cách tổ chức, quản lý VP

◘ Soạn thảo, trình bày VB hành chính

thông dụng: Quyết định, thông báo, tờ trình, báo cáo, công văn…

Kiến thức

Kỹ năng

◘ Giáo trình Quản trị văn phòng, Khoa

TÀI LIỆU THAM KHẢO

◘ Hiến pháp 1992.

◘ Luật Ban hành văn bản quy phạm

pháp luật 3/6/2008 (01/01/2009)

◘ Luật Ban hành văn bản quy phạm

pháp luật của HĐND, UBND

3/12/2004 (1/4/2005)

◘ Luật Lưu trữ 01/01/2011 (01/7/2012) VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

◘ NĐ 58/2001 Quản lý con dấu

◘ Thông tư liên tịch

55_6/5/2005_BNV-VPCP: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

◘ Thông tư 01_19/1/2011_Bộ Nội vụ:

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

◘ Thông tư 9/2011/Bộ Nội vụ_Thời hạn

bảo quản hồ sơ, tài liệu của CQ, TC

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

◘ www.fba.iuh.edu.vn / Bài giảng giáo

viên / Nguyễn Nam Hà / Môn QTVP

ĐỊA CHỈ TẢI BÀI GIẢNG ĐIỆN TỬ

◘ www.gov.vn / Hệ thống văn bản /

Thông tư / Năm ban hành / 2011 /

Thông tư số 01 Bộ Nội vụ - thể thức

ĐỊA CHỈ TẢI VĂN BẢN LUẬT

◘ http://www.na.gov.vn (Quốc hội)

1 VP ảo: Thực trạng & giải pháp phát

triển

2 Giao tiếp VP - tiếp khách qua điện

thoại: Thực trạng & kiến nghị

3 Giao tiếp VP - tiếp khách trực tiếp:

5 Vấn đề phong thủy trong bài trí VP:

9 VP “Xanh”: Thực trạng & kiến nghị

10 Nội thất văn phòng: Thực trạng &

kiến nghị

11 Văn phòng & vấn đề bảo vệ môi

trường: Thực trạng & kiến nghị

12 VP & vấn đề tiết kiệm năng lượng:

Thực trạng & kiến nghị

13 VP mở: Thực trạng & kiến nghị.

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

14 Quản trị thông tin: Thực trạng &

kiến nghị

15 Quản trị thời gian: Thực trạng &

kiến nghị

16 Tổ chức sự kiện trong doanh

nghiệp: Thực trạng & kiến nghị

17 Văn phòng điện tử: Thực trạng &

kiến nghị

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

18 Kỹ năng làm việc theo nhóm.

19 Quản trị hồ sơ: Thực trạng & kiến

lượng ISO trong quản trị văn phòng

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

PART IOVERVIEW OF OFFICEMANAGEMENT

Phần ITỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

OVERVIEW OF OFFICE MANAGEMENT

PERIODS FOR LECTURE: 3

(HOME STUDY: 6)

OVERVIEW OF OFFICE MANAGEMENT

PERIODS FOR LECTURE: 3

(HOME STUDY: 6)

CHAPTER 1

KHÁI QUÁT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

SỐ TIẾT GIẢNG: 3

Chương 1

◘ Concepts, functions and office

mission

◘ Organizational structure of the office

● Principle of operation

● Office organization

◘ Office management method

◘ Methods of office layout

◘ The active form of office

LESSON CONTENT

◘ Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP

◘ Narrow sense: Head office of organization

◘ Broad sense: general operating

apparatus of the organization, ensuring the technical material conditions for the

operation of the organization.

◘ Management perspective: Where

receiving and processing information for

the administration.

1 CONCEPTS, FUNCTIONS & DUTIES

1.1 OFFICE CONCEPT

◘ Nghĩa hẹp: Trụ sở làm việc của TC

◘ Nghĩa rộng: Bộ máy điều hành tổng

hợp của CQ, TC, bảo đảm các điều

kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của CQ, TC

◘ Góc độ quản trị: Nơi tiếp nhận, xử lý

thông tin phục vụ công tác điều hành

1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

1.1 KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

◘ Office management is the planning,

organization, coordination,

standardization and control of

information processing activities in

the office

1.2 OFFICE MANAGEMENT CONCEPTS

◘ Quản trị hành chánh văn phòng là

việc hoạch định, tổ chức, phối hợp,

tiêu chuẩn hóa & kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng

1.2 KHÁI NIỆM QTVP

The planning office

FUNCTIONS OF OFFICE MANAGEMENT

management, not for profit

1.3 FUNCTIONS OF THE OFFICE

1

2

3

1.3 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

1

2

3

◘ Advising: Proposed solutions help

leaders handle the job

◘ Synthesis: Receiving, processing,

provide information for management and administration

1.3.1 THE FUNCTION OF ADVISING &

SYNTHESIS INFORMATION

◘ Tham mưu: Đề xuất

◘ Financial management (revenue &

expenditure)

◘ Asset Management

◘ Ensuring infrastructure, facilities &

working conditions of the organization

1.3.2 LOGISTICS FUNCTIONS

◘ Focal organization's communication

portal of the organization

1.3.3 REPRESENTATIVE FUNCTION

◘ Quản lý tài chính (thu chi)

◘ Quản lý tài sản

◘ Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện

& điều kiện làm việc của CQ, TC

1.3.2 CHỨC NĂNG HẬU CẦN

◘ Đầu mối giao tiếp của CQ, TC.

◘ Cổng thông tin của CQ, TC.

1.3.3 CHỨC NĂNG ĐẠI DIỆN

◘ Collect, process, and transfer information

◘ Develop programs & plans

◘ Preparing documents for handling affairs

◘ Management & storage of documents

◘ Human resource management, labor, wages

1.4 DUTIES OF THE OFFICE

◘ Thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin

◘ Xây dựng chương trình, kế hoạch

◘ Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo giải

quyết công việc, hội họp

◘ Soạn thảo, ban hành VB, theo dõi

đôn đốc việc thực hiện

◘ Administrative principles (a head)

◘ Office issuing the guidance,

professional inspection to office

subordinate organizations

2 STRUCTURE & ORGANIZATION

OF THE OFFICE

2.1 PRINCIPLE OF OPERATION

◘ Nguyên tắc hành chính (thủ trưởng

lãnh đạo)

◘ Văn phòng tổ chức cấp trên hướng

dẫn, kiểm tra chuyên môn văn phòng

tổ chức cấp dưới

2 CƠ CẤU, TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

2.1 NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG

2.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

2.2.1 HÌNH THỨC TỔ CHỨC

Tập trung một đầu mối

(Tập trung)

1

Tập trung theo chức năng

(Phân tán)

2

◘ All activities operating under the

office of the administrator

● Advantages: easy operating,

inspection, personnel, allocation

means

● Downside: hard specialization.

FOCUS A CLUE

◘ Không chia nhỏ thành phòng ban

◘ Mọi hoạt động của VP đặt dưới sự

điều hành của nhà quản trị hành

chính

● Ưu điểm: Dễ điều hành, kiểm tra,

điều động nhân sự, phân bổ phương tiện

● Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa

TẬP TRUNG MỘT ĐẦU MỐI (TẬP

TRUNG)

◘ The office is divided into several

functional expertise

◘ All office activities under the

supervision of the administrator

● Advantages: Work specialization

● Disadvantages: Easy violation boss

regime

FOCUS ON FUNCTION

◘ VP được chia ra thành nhiều phòng

chức năng theo chuyên môn

◘ Toàn bộ hoạt động VP đặt dưới sự

giám sát của nhà quản trị hành chính

TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG

(PHÂN TÁN)

◘ Em hãy phân tích những ưu điểm và nhược điểm của hình thức tổ chức

văn phòng tập trung theo chức năng (phân tán)?

CÂU HỎI KIỂM TRA 10 PHÚT

◘ Ưu điểm: Chuyên môn hóa công

● Human Resource Management

● Accounting and Cashier

● Material facilities management

● Protection, receptionist, odd job

2.2.2 ORGANIZATIONAL STRUCTURE

Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội

& Hội đồng nhân dân TP Đà Nẵng

Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao

Quản lý theo cách

ứng phó

3 CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ

VP

Quản lý theo cách lập chương trình,

kế hoạch

■ There is no specific plan for the job

■ The first to do it, react, respond

■ Passive management

■ Decision management is always

changing because they do not choose the optimal solution

■ Staff easy to lose confidence in

leadership

MANAGEMENT RESPONSES

■ Không có kế hoạch cụ thể

■ Định đâu làm đó, phản ứng, đối

phó

■ Bị động trong quản lý

■ Quyết định quản lý luôn thay đổi vì

chưa chọn được giải pháp tối ưu

■ Nhân viên dễ mất lòng tin lãnh đạo

■ Is there a specific plan for the job

■ Having a plan to deal with situations

■ Allocation of powers and

responsibilities to staff

■ The active participant in the work

MANAGEMENT PROGRAM, PLANNED

■ Có kế hoạch cụ thể cho công việc

■ Có phương án giải quyết tình huống

■ Giao quyền hạn, trách nhiệm cho

nhân viên

■ Nhân viên chủ động trong thực hiện

công việc

QUẢN LÝ THEO CÁCH LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH

◘ Not apply purely one method

◘ Need to combine the two methods

◘ The work must be planned

◘ Unforeseen contingencies: response

◘ Through response, managers have

more experience and creativity

◘ Is the standard response evaluation

staff capacity

THE FACT

◘ Không áp dụng thuần túy 1 phương pháp

◘ Cần kết hợp hai phương pháp

◘ Công việc phải được lập kế hoạch

◘ Tình huống bất ngờ ngoài dự kiến: ứng phó

◘ Thông qua ứng phó, nhà quản trị có thêm kinh nghiệm, sáng tạo.

◘ Ứng phó là tiêu chuẩn đánh giá năng lực cán bộ.

THỰC TẾ

● Create the best work environment

● Convenient seating

● Ensure that confidential documents, materials

4 OFFICE LAYOUT

4.1 PURPOSE & REQUIREMENTS

● Make the most of, the office area

Purpose

Requirements

● Tạo môi trường làm việc tốt nhất

● Thuận tiện tiếp khách

● Đảm bảo giữ bí mật văn bản, tài liệu.

4 BỐ TRÍ VĂN PHÒNG

4.1 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

● Tận dụng tối đa, cơ động diện tích VP

● Giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các

bộ phận.

Mục đích

Yêu cầu

4.2 METHODS OFFICE LAYOUT

Close space

Layout office

Open space office layout

■ Office split: Each unit a separate room, the door closed.

◘ Advantages:

● Security job

● To ensure the privacy of employees

● Suitable work should focus on high

◘ Disadvantages: Cost area, increasing

the cost of electricity, office equipment

CLOSE SPACE LAYOUT OFFICE

■ Văn phòng chia nhỏ: Từng bộ phận

bố trí phòng riêng, cửa đóng kín

◘ Ưu điểm:

● Bảo mật công việc

● Bảo đảm tính riêng tư của nhân viên

● Phù hợp công việc cần tập trung cao

◘ Nhược điểm: Tốn diện tích, tăng chi

phí điện, thiết bị VP

VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN ĐÓNG

VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN ĐÓNG

■ Các bộ phận bố trí trong phòng lớn.

◘ Ưu điểm:

● Tiết kiệm chi phí, diện tích

● Thuận tiện trong giao tiếp giữa các

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỞ

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỞ

■ Equipment: Telephone, fax,

photo-copy machine, computers

■ Furniture: Tables, chairs, filing

cabinets, racks document

■ Modernization of the office:

Computerization & telecommunication

■ Paperless office, electronic

documents

4.3 OFFICE EQUIPMENT

■ Thiết bị: Điện thoại, máy fax, máy

photo-copy, máy vi tính …

■ Đồ dùng: Bàn, ghế, tủ hồ sơ, giá để

tài liệu …

■ Hiện đại hóa công tác VP: Tin học

hóa, viễn thông hóa

■ VP không giấy, văn thư điện tử

■ Văn phòng điện tử

4.3 TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

HỆ THỐNG VĂN THƯ ĐIỆN TỬ IUH

■ Office tradition: The actual activity in

● Office for rent 0m ²: Registered address

founded company, branches, representative offices, set the table name company, receive

& send faxes, letters, mailers & other utilities rent on demand: seats, meeting rooms

● Virtual office is only suitable representative

Virtual Office

1

2

 VP truyền thống: Hoạt động thực tế tại VP

6 HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VP

 VP ảo: Không hoạt động thực tế tại VP

● VP cho thuê 0m²: Địa chỉ đăng ký thành lập Cty, Chi nhánh, VPĐD, đặt bảng tên Cty,

nhận & gởi fax, thư từ bưu phẩm

● Các tiện ích khác thuê theo nhu cầu: chỗ ngồi, phòng họp, photocopy, máy in…

DỊCH VỤ CHO THUÊ VĂN PHÒNG ẢO

Saigon Trade Center

(37 Tôn Đức Thắng)

Saigon Tower (29 Lê Duẩn)

Gói cước HD Tower

Basic Class 780.000 VNĐ/tháng Economy Class 1.180.000 VNĐ/tháng Business Class 1.680.000 VNĐ/tháng

First Class 2.500.000 VNĐ/tháng

Cty CP Đầu tư Hữu Liên.

Lầu 5, HD Tower, 25bis Nguyễn Thị Minh

Khai, Bến Nghé, Q 1, TP.HCM

1 Office?

2 The basic functions of the office?

3 Organizational structure of the

office?

4 The forms of the office?

5 Analysis of the role of the office for

agencies & organizations?

6 Office management methods,

advantages & disadvantages?

QUESTIONS

5 Phân tích vai trò của văn phòng đối

với cơ quan, tổ chức?

6 Nêu các phương pháp quản lý văn

phòng, ưu nhược điểm?

CÂU HỎI ÔN TẬP