Bài giảng Tổng quan quản trị học C1 tổng quan về quản trị học

Mục tiêuSau khi đọc và nghiên cứu chương này, bạn có thể:  Mô tả một tổ chức là gì và khái niệm về tổ chức  Nắm được thế nào là một nhà quản trị và vai trò của nhà quản trị  Đinh n

Mục tiêu

Sau khi đọc và nghiên cứu chương này, bạn có

thể:

 Mô tả một tổ chức là gì và khái niệm về tổ chức

 Nắm được thế nào là một nhà quản trị và vai trò của nhà quản trị

 Đinh nghĩa về quản trị; phân biệt giữa hiệu quả và hiệu suất

 Mô tả những chức năng cơ bản của quản trị và tiến hành quản trị

 Xác định những vai trò mà nhà quản trị thực hiện

 Những kĩ năng cần có ở nhà quản trị

Nội dung

I Khái quát về tổ chức

1 Khái niệm về tổ chức

2 Các đặc trưng cơ bản tổ chức

II Khái niệm quản trị

III Các chức năng quản trị

1 Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức

2 Theo quá trình quản trị

IV Nhà quản trị

1 Các cấp bậc của nhà quản trị

2 Các kỹ năng quản trị

3 Mối quan hệ giữa cấp bậc của nhà quản trị và kỹ năng quản trị

4 Vai trò của nhà quản trị

Tại sao phải quản lý?

Forbes: “Các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng

được quản lý tốt” (trường hợp của Microsoft)

“…hơn 90% các thất bại kinh doanh là do sự thiếu năng

lực & thiếu kinh nghiệm quản lý” (Báo cáo về các

SMEs – Bank of America)

Tổ chức là gì?

 Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người có chủ định

nhằm thực hiện những mục đích cụ thể

 Lợi ích của tổ chức:

- Làm được những việc mà một cá nhân không thể làm được

- Tạo được NSLĐ cao hơn hẳn so với lao động đơn lẻ

Mục đích Cấu trúc

rõ ràng

Các loại hình doanh nghiệp

Ai là nhà quản trị?

 Nhà quản trị (Managers):

… điều phối hay giám sát hoạt động của

người khác

Nhân viên thừa hành (Non-managerial employees):

… trực tiếp thực hiện công việc và không có nhân viên cấp dưới

Cấp bậc quản trị và nhiệm vụ

Tỷ lệ % thời gian dành cho từng chức năng quan trị theo cấp bậc

Quản trị viên cấp cao

(Top managers)

 Phát triển và xem xét các kế hoạch và chiến lược dài hạn

 Điều phối hoạt động và đảm bảo sự hợp tác giữa các bộ

Quản trị viên cấp trung

(Middle managers)

 Lập kế hoạch trung hạn và chuẩn bị cho kế hoạch dài

hạn để các quản trị viên cấp cao xem xét.

 Điều phối hoạt động của bộ phận mình phụ trách:

 Thiết lập chính sách bộ phận.

 Xem xét các báo cáo hàng ngày, hàng tuần về tình hình

sản xuất và kinh doanh.

 Bàn bạc với các nhà quản trị cấp dưới vấn đề sản xuất,

nhân sự, bán hàng,

 Tham gia vào quá trình tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.

Quản trị viên cấp cơ sở (First-line managers)

 Lập kế hoạch chi tiết và kế hoạch ngắn hạn.

 Phân công nhiệm vụ cụ thể.

 Quan sát hoạt động của cấp dưới.

 Giám sát các công việc hàng ngày.

 Đánh giá thành tích cấp dưới.

 Duy trì mối quan hệ mật thiết với nhân viên thừa hành.

«Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước» (Quản trị học – ĐHKTQD).

Đối Tượng Quản Trị

Chủ Thể Quản Trị

Quản trị là gì?

“Quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu thông qua các chức năng hoạch định, tổ

chức, lãnh đạo và kiểm soát” (Essentials of Management – Andrew Dubrin).

Tổ Chức Hoạch Định

Lãnh Đạo

Kiểm Soát

Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực hiện

Lãnh Đạo

Kiểm Soát

Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực hiện

Các khía cạnh của nhà quản trị

 Chủ thể quản trị

… ra các quyết định quản trị

 Đối tượng quản trị

… con người trong tổ chức

 Quản trị là một tiến trình

… được định hướng bởi các mục tiêu

… gồm 04 giai đoạn: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo & kiểm soát

Các nguồn lực và lợi thế cạnh tranh

Vai trò của quản trị đối với tổ chức

Từ tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuất

Từ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản trị

Từ những yếu tố làm tăng vai trò của quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại

Trong hoạt động kinh doanh, luôn tìm cách giảm chi phí

và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả

“Một nhà quản trị giỏi có thể biến rơm thành vàng và một nhà quản trị tồi sẽ làm ngược lại”

Hiệu suất & hiệu quả

 Hiệu suất (Efficiency): Doing Things Right

… đạt được kết quả với sử dụng đầu vào ít nhất

 Hiệu quả (Effectiveness): Doing Right Things

… thực hiện các hoạt động để đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành

Sử dụng nguồn lực Thực hiện mục tiêu

Hoạt động quản trị nhằm đạt được

- Mức độ lãng phí nguồn lực thấp nhất (hiệu suất cao)

- Đạt được mục tiêu cao nhất (hiệu quả cao)

Hiệu suất (phương tiện)

Hiệu quả (mục tiêu)

KIỂM SOÁT

Controlling

ĐẠT ĐƯỢC CÁC MỤC TIÊU CỦA

TỔ CHỨC

- Xác định phải

thực hiện cái gì, thực hiện như thế nào và ai thực hiện

- Gây ảnh hưởng

đến người khác

để họ thể hiện những hành vi nhằm thực hiện mục tiêu đề ra.

- Chỉ đạo & động

viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các xung dột

- Điều tiết các hoạt động tổ chức để đảm bảo thành tích thực tế

có đáp ứng được các tiêu chuẩn kỳ vọng và mục tiêu hay không.

- Kiểm soát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đang được thực hiện như

kế hoạch đã định

PHẢN HỒI

Vai trò của nhà quản trị

- Người khởi xướng (Entrepreneur) - Người phân bổ nguồn lực (Resource allocator)

- Người xử lý xáo trộn (Disturbance handler)- Người đàm phán (Negotiator)

Vai Trò Đại Diện Chào mừng khách, ký văn bản, luật lệ …

Vai Trò Lãnh Đạo Phối hợp & kiểm tra thuộc cấp …

Vai Trò Liên Lạc Quan hệ với người khác trong & ngoài tổ chức …

10 vai trò quản trị của Mintzberg

Truyền Đạt Thông Chuyển tải các thông tin trong nội bộ tổ chức

Tin Nội Bộ thông qua các cuộc họp, điện thoại…

Truyền Thông ra Cung cấp thông tin ra bên ngoài tổ chức thông

Bên Ngoài qua các phương tiện thông tin…

Thu Thập Thông Tin Qua các báo, tạp chí, báo cáo …, những

thông tin nội bộ & bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến tổ chức

10 vai trò quản trị của Mintzberg

Người khởi xướng Hành động như một người tiên phong, cải tiến

các hoạt động của tổ chức, phát triển các chương trình hành động

Phân Phối Phân bổ ngân sách, nhân lực, thời gian …

Nguồn Lực

Đàm Phán Thương lượng, đàm phán…

Giải Quyết các Thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi tổ chức

Xáo Trộn đối mặt với những khó khăn không tiên liệu trước,

những cuộc khủng hoảng…

10 vai trò quản trị của Mintzberg

Các kỹ năng của nhà quản trị

 Nhóm kỹ năng chuyên môn (Technical skills)

 Nhóm kỹ năng giao tiếp (Communication skills)

 Nhóm kỹ nhân sự (Human skills)

 Nhóm kỹ năng khái quát hóa (Conceptual skills)

Kỹ năng chuyên môn

(Technical skills)

 Kiến thức và khả năng vận dụng một cách thành thạo những kiến thức vào 1 lĩnh vực cụ thể

 Các loại kỹ năng chuyên môn

 Một nhà quản trị có cần phải giỏi kỹ năng chuyên môn?

Microsoft: năng lực các nhà quản lý

 Kỹ năng chuyên môn:

 Nhà quản lý nhóm lập trình là nhân viên lập trình

 Người phụ trách công tác tiếp thị là chuyên viên tiếp thị

 Người phụ trách kinh doanh là nhân viên bán hàng xuất sắc

 Lý do:

 Sự nể phục của cấp dưới

 Ra quyết định chuyên môn

 Nhà quản trị phải hiệu vấn đề của cấp dưới

Kỹ năng giao tiếp (Communication skills)

 Khả năng diễn đạt các ý tưởng bằng lời và hành động

 Kỹ năng trình bày: viết và nói

 Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi

 Có được sự tín nhiệm của đồng nghiệp

và cấp dưới

Company Logo

www.themegallery.com

Tần suất sử dụng các kỹ năng giao tiếp

Nghe 45%

Nói 30%

Đọc 16%

Viết 9%

Kỹ năng nhân sự (Human skills)

 Kỹ năng huấn luyện & cố vấn

 xây dựng mạng lưới quan hệ nội bộ & bên

ngoài

 Kỹ năng làm việc theo nhóm

 Kỹ năng hợp tác và cam kết

 Giải quyết tốt các mâu thuân trong tập thể

 Khả năng làm việc trong môi trường đa dạng &

đa văn hóa

 Động viên, khuyến khích người khác làm việc

và sáng tạo

Kỹ năng tư duy (Conceptual skills)

 Khả năng nhận dạng cơ hội để đổi mới vấn đề

 Khả năng thu thập, sử dụng & lựa chọn các thông tin để giải quyết vấn đề

 Khả năng nhận ra nơi có vấn đề và triển khai các giải

pháp

 Hiểu rõ mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và

ngành

Cấp quản lý và các kỹ năng quản trị

Conceptual skills Human skills Technical skills

Khả năng của nhà quản trị

để làm việc tốt như một thành viên trong nhóm &

như một người lãnh đạo

Khả năng hiểu biết và thành thạo về những lĩnh vực kỹ thuật/chuyên môn

Tình huống

Một ông giáo sư kinh tế được mời về một bệnh viện để giảng

về vấn đề quản lí Cuối buổi giảng thì có một vị giáo sư bác sĩ đáng kính nói những kiến thức đó chỉ áp dụng cho các công

ty, chúng tôi là bác sĩ không cần đến quản trị

 Nếu bạn là ông giáo sư kinh tế bạn sẽ giải thích như thế nào