Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc

BÀI LÀM Đánh giá thực hiện công việc là một trong những hoạt động quan trọng trong Quản trị nguồn nhân lực.Việc đánh giá này không những mang ý nghĩa thẩm định lượng giá mà còn có ý ngh

ĐỀ BÀI

Phân tích thực trạng về hoạt động : Đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần Traphaco

Trên cơ sở đó, hãy nêu những hạn chế và đề xuất 1 số giải pháp để khắc phục

BÀI LÀM

Đánh giá thực hiện công việc là một trong những hoạt động quan trọng trong Quản trị nguồn nhân lực.Việc đánh giá này không những mang ý nghĩa thẩm định lượng giá mà còn có ý nghĩa công nhận khả năng và thành tích của nhân viên trong khoảng thời gian nhất định Đánh giá thực hiện công việc còn là chìa khóa giúp cho công ty có cơ sở để hoạch định, tuyển mộ - tuyển chọn, phát triển Tài nguyên nhân sự, cũng như đền bù đãi ngộ, phát triển nghề nghiệp và tương quan nhân sự Công ty có Quản trị nhân sự thành công hay không phần lớn là do công ty biết đánh giá thực hiện công việc một cách đúng mức, công bằng

Phần A: Tổng quan về đánh giá thực hiện công việc

I Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc

1 Khái niệm: Đánh giá thực hiện công việc là một hệ thống chính thức xét duyệt và

đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân hoặc của nhóm theo định kỳ

2 Mục tiêu và chính sách:

* Mục tiêu:

Một hệ thống đánh giá hiệu quả sẽ đánh giá được thành tích và đưa ra được các bản kế hoạch cho việc phát triển, các mục tiêu tổng thể và cụ thể:

Mục tiêu tổng quát của hệ thống đánh giá thực hiện công việc là đánh giá nhân viên và cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên nhằm nâng cao và cải thiện hiệu năng công tác của nhân viên và nâng cao hiệu quả của toàn công ty

Đánh giá thực hiện công việc cho biết khả năng thăng tiến nghề nghiệp cũng như tiềm năng của nhân viên, đặc biệt là các cấp quản trị Nhờ việc đánh giá này, công ty có thể hoạch định các kế hoạch kế vị trong các hàng ngũ các cấp quản trị

Sự chính xác của kết quả đánh giá thực hiện công việc giúp cho nhà quản tri đưa ra được dự báo khả năng hoàn thành công tác của các ứng cử viên mới, giúp cho công tác tuyển mộ- tuyển chọn đạt hiệu quả cao

Đánh giá thực hiện công việc sẽ cho công ty biết nhu cầu về đào tạo, giáo dục

và phát triển đối với công nhân viên giúp cho nhà quản trị hoàn thành tốt công tác Phát triển Tài nguyên nhân sự

Căn cứ vào kết quả đánh giá thực hiện công việc , các nhà quản trị sẽ đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu, cũng như tiềm năng của cán bộ cong nhan viên trong công

ty Từ đó các nhà quản trị giúp họ phát triển và thực hiện các kế hoạch thăng tiến nghề nghiệp của họ

Từ hệ thống đánh giá thực hiện công việc, cac cấp quản trị sẽ có các quyết định tăng lương , thưởng cho nhân viên để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công tác

Các dữ kiện đánh giá thực hiện công việc cũng được sử dụng trong các quyết định thuộc lãnh vực quan hệ nhân sự nội bộ như thăng chức, giáng chức, hết hạn hợp đồng, tạm cho nghỉ việc và thuyên chuyển Đồng thời nó cũng giúp các nhà quản trị đánh giá được tiềm năng của nhân viên của công ty mình

*Chính sách:

Để đạt được các mục tiêu trên đây, nhà quản trị phải nắm vững một số chính sách liên quan đến đánh giá thực hiện công việc.như:

- Duy trì khuyến khích cho những thành tích vượt trội

- Duy trì và cải tiến chất lượng lãnh đạo đồng thời tăng thưởng cho những người được đánh giá đạt kết quả tốt

- Tạo cơ hội cho những nhân viên có khả năng tham gia vào các quyết định quản trị mà họ am hiểu

- Làm cho nhân viên hội nhập và gắn bó với tổ chức cũng như các mục tiêu của

tổ chức

- Tăng cường tối đa các cơ hội để nhân viên có khả năng phát triển khẳng định được tài năng cao nhất của mình và phát triển tiềm năng…

Như đã đề cập ở trên , đánh giá thực hiện công việc là một hệ thống do đó nó là

cả một tiến trình Tiến trình này bao gồm các gia đoạn theo sơ đồ sau:

II.SƠ ĐỒ TIẾN TRèNH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CễNG VIỆC

*Cỏc nhõn tố mụi trường :

Bờn ngoài :

- Phỏp chế cú quy định về việc ỏp dụng cỏc hệ thống đỏnh giỏ khụng mang tớnh phõn biệt đối xử

- Cụng đoàn: cú thể phản đối việc sử dụng hệ thống đỏnh giỏ thực hiện cụng việc do hệ thống quản lý thiết kế ra nếu hệ thống đú bất hợp lý

Bờn trong: Cỏc nhõn tố mụi trường bờn trong như văn hỏo cụng ty…

Để cuộc phỏng vấn đạt kết quả tốt, nhà quản trị cần phải ấn định lịch trỡnh phỏng vấn cụ thể và thu thập đầy đủ thụng tin Ngoài ra nhà quản trị cần phải ỏp dụng cỏc hỡnh thức phỏng vấn phự hợp bao gồm cỏc loại phỏng vấn núi và thuyết phục, núi

và nghe, phỏng vấn giải quyết vấn đề, phỏng vấn tổng hợp Muốn cuộc phỏng vấn cú hiệu quả, nhà quản trị cần phải cung cấp cho cấp dưới biết thụng tin nhận xột của cấp trờn

Môi tr-ờng bên ngoài Môi tr-ờng bên trong

Thảo luận và đánh giá với nhân viên

Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện cong việc

Ấn định kỳ vọng công việc (Phân tích công việc)

Xem xét công việc đ-ợc thực hiện

Đánh giá sự hoàn thành công việc

B THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC: ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO

Công ty cổ phần Traphaco là một trong những công ty cổ phần dược phẩm hàng đầu của Việt Nam về sản xuất thuốc đông dược Tiền thân của công ty là một xưởng sản xuất dược phẩm của sở y tế Đường Sắt, được thành lập từ năm 1972 với hơn 20 cán bộ công nhân viên.Từ đó đến nay công ty đã không ngừng phát triển ngày càng lớn mạnh với số lượng lao động lên tới 750 người với doanh thu bán hàng 700 tỷ /năm Sở dĩ công ty đạt được thành quả như vậy là do công ty đã thực hiện tốt công tác quản trị nguồn nhân lực

Một trong những thành công của Công ty cổ phần Traphaco là đã xây dựng được hệ thống đánh giá công việc hiệu quả, khách quan

I Xác lập các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc

Hệ thống đó được xây dựng dựa trên 5 tiêu chí cơ bản sau:

1 Các tố chất: Một số các tố chất của nhân viên như là thái độ , hình thức bên

ngoài, tính chủ động được coi là cơ sở cho một số đánh giá với cán bộ, công nhân viên phòng ban phân xưởng

2.Các hành vi: Công ty đánh giá hành vi liên quan đến công việc hoặc là năng

lực của một người như: phong cách lãnh đạo, khả năng làm việc theo nhóm, tinh thần hợp tác hoặc định hướng dịch vụ khách hàng, thái độ chấp hành kỷ luật và nội quy quy chế của công ty

3 Năng lực: Là phạm vi rộng kiến thức, các kỹ năng,tố chất và hành vi mang

tính nghiệp vụ, kỹ năng ứng xử, hoặc là định hướng công việc Năng lực được công ty Traphaco lựa chọn là những năng lực liên quan mật thiết đến sự thành công trong công việc

4 Mức độ đạt mục tiêu: Các kết quả được xác định là mức độ thực hiện công

việc được giao cho cá nhân hoặc nhóm và mang lại lợi ích cho công ty

5 Tiềm năng phát triển: Công ty đã chú trọng vào năng lực thực sự vượt trội

của cán bộ, nhân viên để bồi dưỡng phát triển nguồn hân lực nhằm đạt được các mục tiêu của công ty

II Trách nhiệm thực hiện đánh giá:

1 Người giám sát trực tiếp là các trưởng phòng, quản đốc phân xưỏng, giám

đốc chi nhánh

2 Đánh giá của cấp dưới: Đối với công ty cổ phần Traphaco thì việc đánh giá

của cấp dưới đối với cấp trên là rất khả thi và cần thiết Nó giúp cho các nhà quản trị làm công việc quản lý tốt hơn

3 Đánh giá của đồng nghiệp và thành viên trong nhóm Đó là sự đánh giá

ngang cấp của các cán bộ công nhân viên trong cùng một phòng, ban, phân xưởng sản xuất thuốc

4 Tự đánh giá của mỗi cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

5 Đánh giá của các khách hàng Công ty rất coi trọng sự đánh giá của khách

hàngvà khiến nhân viên phải giải trình, tạo điều kiện cho sự hoàn thiện phát triển

Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc của công ty được thực hiện đánh giá công việc theo tháng, quý Giai đoạn đánh giá được tính bắt đầu từ ngày mùng 1 đến ngày cuối cùng của tháng và tổng kết hàng quý đối với toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty cổ phần Traphaco

Đối với các cán bộ , công nhân viên đang trong thời kỳ thử việc thì việc đánh giá được tiến hành ngay trước khi hết hạn thử việc

III Các phương pháp đánh giá:

1.Các phòng ban, chi nhánh

Đối với cán bộ, nhân viên các phòng ban, chi nhánh thì công ty áp dụng phương pháp thang điểm đánh giá căn cứ vào hành vi

Hàng năm, cứ vào ngày 10/1 các phòng ban , chi nhánh phải nộp lên phòng tổ chức cán bộ của công ty bản mô tả chi tiết công việc của từng cán bộ, nhân viên trong

bộ phận Trên cơ sở đó phòng tổ chức chỉnh sửa, rà soát lại và ban hành bản mô tả công việc và mô tả chi tiết công việc chuẩn để làm căn cứ cho việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên khối văn phòng Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công bằng thẻ của phòng tổ chức,công ty đã xây dựng bảng điểm đánh giá công việc theo thang điểm 100 bao gồm 4 mức như sau: chưa hoàn thành, hoàn thành, hàn thành tốt, hoàn thành xuất sắc công việc

BẢNG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ CHO TỪNG YẾU TỐ CỦA 01 NHÂN VIÊN

STT CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ Kém Dưới TB

Trung bình Khá Giỏi

1 Khối lượng công việc:

Mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đề

ra trong bản phân công công việc

2 Chất lượng công việc

Thời gian thực hiện, tính chính xác,

hiệu quả, kiến thức và kỹ năng về

công việc

3 Thái độ làm việc

- Ý thức kỷ luật

- Nhiệt tình, chăm chỉ làm việc:

- Thái độ với cấp trên, đồng nghiệp,

cấp dưới, khách hàng, đối tác

- Tinh thần tập thể, đồng đội

4 Tư chất và kỹ năng cá nhân

- Trung thực, sáng tạo, tự tin, tự chủ

phát triển bản thân

- Khả năng giao tiếp, tổ chức công

việc, giải quyết vấn đề

Ý kiến của cán bộ quản lý trực tiếp

( Ghi chú:Thang điểm tối đa cho từng yếu tố của nhân viên là 25 điểm, của cán

bộ quản lý là 20 điểm)

Đối với các cán bộ quản lý, có thêm mục đánh giá: Kỹ năng lãnh đạo và quản lý

5 Kỹ năng lãnh đạo và quản lý

- Ra quyết định, giải quyết vấn đế

- Tổ chức và lập kế hoạch

- Giải quyết xung đột

- Ủy quyền

- Tạo động lực cho nhân viên

- Phát triển nhân viên

Ý kiến của lãnh đạo cấp trên

Bảng tổng hợp xếp loại thực hiện công việc:

Hoàn thành xuất sắc Hoàn thành tốt Hoàn thành Chưa hoàn thành

90-100 điểm 70-<90 điểm 50-<70 điểm 0-<50 điểm

Hàng tháng việc đánh giá hoàn thành công việc của cán bộ, nhân viên các phòng ban, chi nhánh của công ty cổ phần Traphaco được thực hiện tại từng bộ phận, sau đó kết quả đánh giá được gửi cho phòng tổ chức của công ty xét duyệt

2 Công nhân ở các phân xuởng trong nhà máy

Đối với lực lượng lao động trực tiếp làm việc tại các phân xưởng trong nhà máy thì công ty áp dụng phương pháp đánh giá theo tiêu chuẩn công việc Cuối tháng các quản đốc phân xưởng căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế của phân xưởng đối chiếu so sánh với bản định mức ngày công và bảng chấm công bằng thẻ lưu trên phòng tổ chức

để đánh giá hiệu quả và mức độ hoàn thành công việc cho nhân viên của mình Bao gồm 4 mức đánh giá như sau: chưa hoàn thành, hoàn thành, hàn thành tốt, hoàn thành xuất sắc công việc

Ngoài ra, một quý công ty tổ chức bình bầu và phân loại lao động một lần vào cuối quý để lập kế hoạch khen thưởng cho cán bộ công nhân viên toàn công ty Tiêu chuẩn xét thưởng căn cứ vào ngày công lao động trong quý và mức độ hoàn thành nhiệm vụ Thời gian nghỉ đẻ, nghỉ ốm, nghỉ tự túc không được tính để xét thưởng

Hệ số lương áp dụng để xét thưởng căn cứ theo hệ số lương hiện hưỏng

Xếp loại lao động Loại A: 100% tiền thưởng

Loại B: 80% tiền thưởng loại A Loại C: không xét thưởng

C NHỮNG HẠN CHẾ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ KHẮC PHỤC

I.Hạn chế

- Do công ty phát phiển ngày càng lớn mạnh, số lượng cán bộ công nhân viên ngày càng đông nên bản mô tả công việc của công ty chưa phát huy hết tác dụng trong việc đánh giá

- Một trong các khiếm khuyết của phương pháp đánh giá mà công ty đang áp dụng là các hành vi được sử dụng hướng về hoạt động hơn là hướng về kết quả Điều này khiến cho công ty sẽ phải đối mặt với một vấn đề khó khăn tiềm ẩn là phải đánh giá nhân viên hoàn thành công việc nhưng lại không hoàn thành mục tiêu mong đợi

Trong quá trình đánh giá thực hiện công việc vẫn còn xảy ra tình trạng thiên vị, theo cảm tính

Công ty chưa xây dựng quy trình phỏng vấn đối với từng nhân viên nên mỗi khi họp đánh giá thực hiện công việc thì cả phòng có ý kiến nhận xét cho từng cán bộ và ý kiến đưa ra thường không cụ thể tránh mất lòng đồng nghiệp

II Một số gải pháp khắc phục

Qua phân tích tình hình đánh giá công việc thực tế và để giảm bớt một số hạn chế ở công ty cổ phần Traphaco thì :

Công ty cần phải đưa ra mộ hệ thống tiêu chuẩn với nấc thang diểm được trình bày trong bản mô tả công việc

Ban lãnh đạo công ty phải áp dụng chính sách thưởng phạt phân minh

Việc đánh giá thực hiện công việc của công ty không nên phó mặc cho những phán đoán chủ quan của các trưởng phòng và quản đốc phân xưởng mà phải dựa vào các tiêu chuẩn rõ ràng hợp lý và khoa học do công ty đề ra

Công ty cũng cần xây dựng quy trình phỏng vấn đối với từng nhân viên

Những người phụ trách đánh giá thực hiện công việc của công ty phải được đào tạo chuyên nghiệp

Kết luận: Trong thực tế, triển khai hệ thống đánh giá công việc hiệu qủa

là một việc làm hết sức khó khăn trong tiến trình quản trị nhân sự Đánh giá thực hiện công việc là một công việc rất quan trọng đối với công ty Nó là cơ sở để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật và giúp cho công ty áp dụng việc trả lương một cách công bằng cho cán bộ công nhân viên của mình Công tác đánh giá thực hiện công việc là khâu rất quan trọng trong chiến lược quản trị nguồn nhân lực của công ty và thúc đẩy công ty ngày càng phát triển

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực của trường đại học Griggs

2 Giáo trình Quản trị nhân sự; tác giả: Nguyễn Hữu Thân, nhà xuất bản lao động xã hội

3 Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực của TS Vũ Hoàng Ngân - Đại học KTQD

4 Tài liệu quản trị nguồn nhân lực Công ty cổ phần Traphaco