Sơ đồ quy trình tuyển dụng được áp dụng tại ban QLDA thuỷ điện

Nghiên cứu kỹ các kế hoạch chiến lược của Ban là nhiệm vụ đầu tiên mà nhà tuyển dụng phải thực hiện, từ đó xem xét với nguồn nhân lực hiện thời của Tổ chức có thể đáp ứng đầy đủ các yêu

Phân tích thực trạng về hoạt động tuyển dụng tại Tổ chức mà bạn đang làm việc

Bài Làm

Hiện nay, Ban QLDA thuỷ điện 1 (Ban) nơi tôi công tác đang được Tập đoàn điện lực Việt Nam giao quản lý đầu tư 03 công trình thuỷ điện có vốn đầu tư rất lớn, như dự án thuỷ điện Tuyên Quang tại Tuyên Quang, thuỷ điện Bản Chát tại Lai Châu và thuỷ điện Huội Quảng tại Sơn La Với tính chất công việc rất đặc thù, người Lao động phải đi lại nhiều, môi trường làm việc khắc nghiệt chủ yếu làm việc tại các khu vực Miền núi rất khó khăn Do đó lực lượng lao động của Ban liên tục thay đổi cần phải tuyển dụng bổ sung

Để quản lý tốt vốn đầu tư của Nhà nước cũng như bảo đảm chất lượng, tiến độ cho các dự án Ngay từ những ngày được thành lập Lãnh đạo ban QLDA thuỷ điện 1

đã nhận thấy nguồn nhân lực có vai trò rất lớn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ được được giao Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt hiện nay khi mà có những thay đổi chóng mặt, những xu hướng, cơ hội và thách thức mới thì mỗi tổ chức phải linh hoạt để thích ứng Từ đó Ban nhận thấy nhu cầu cấp thiết việc tuyển dụng đội ngũ nhân viên mới đáp ứng nhu cầu công việc đặc thù của Ban trong thời buổi mới

Nghiên cứu kỹ các kế hoạch chiến lược của Ban là nhiệm vụ đầu tiên mà nhà tuyển dụng phải thực hiện, từ đó xem xét với nguồn nhân lực hiện thời của Tổ chức

có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của nhiệm vụ đặt ra hay không Thông thường việc đáp ứng rất khó xảy ra nếu không muốn nói là không thể, với một kế hoạch chiến lược thì trong tổ chức luôn xảy ra tình trạng dư thừa hoặc thiếu nhân viên

Với mục tiêu tuyển dụng như vậy, Ban đã đưa ra quy trình tuyển dụng được thể hiện chi tiết dưới đây:

Sơ đồ quy trình Tuyển dụng được áp dụng tại Ban QLDA thuỷ điện 1

Trước tiên chúng ta cần hiểu thế nào là tuyển dụng: có nhiều khái niệm khác nhau về tuyển dụng, ở đây tuyển dụng được hiểu “Là quy trình thu hút các cá nhân

có trình độ chuyên môn phù hợp một cách kịp thời, đủ về số lượng và khuyến khích

họ nộp hồ sơ xin tuyển vào làm các công việc ở một tổ chức”

công việc

- Các P cần tuyển dụng

- P1, tổng hợp trình LĐ

BM/P1-01-01 Xem 5.1.2.1

Lãnh đạo Ban

Xem 5.1.2.2

P1

Xem 5.1.2.4

P1, Phòng cần tuyển dụng

và có các chuyên gia (nếu

cần)

Xem 5.1.2.6

BM/P1-01-02

Tiếp nhận hồ sơ

Xem xét HS

Phóng vấn trực tiếp kiểm tra năng lực thực tế

Xác định nhu cầu

Xem xét phê duyệt

Thông báo tuyển dụng

Lập Tờ trình

Xem xét Xem xét lựa chọn

Quyết định tiếp nhận hoặc không

Hợp đồng lao động, thử việc

P1 Xem 5.1.2.8

Hội đồng tuyển dụng

Xem 5.1.2.9

Hội đồng tuyển dụng, P1

BM/P1-01-03 Xem5.1.2.10

P1 trình Trưởng Ban ký hợp

đồng lao động

Xem5.1.2.11

P1 và các Phòng liên quan

Để đáp ứng được yêu cầu công việc cho từng thời điểm cụ thể ngoài Quy trình tuyển dụng như trên đã được Ban QLDA thuỷ điện 1 đồng thời cũng kết hợp nhiều Phương án khác thay thế cho việc Tuyển dụng như:

Phương án 1 Thuê ngoài: thực hiện thuê các Tư vấn, Tổ chức Tư vấn giám sát thay mặt Ban quản lý chất lượng công tác thi công, Với hình thức này rất linh hoạt trong hoàn cảnh của Ban, không phải tuyển dụng và bố trí nơi làm việc và các công tác khác phục vụ đời sống đặc biệt là có thể giải tán sau khi kết thúc hợp đồng

Phương án 2 Làm việc ngoài giờ: là phương pháp được Ban thường xuyên sử dụng để đáp ứng những thay đổi ngắn hạn về khối lượng công việc, phương pháp này Người sử dụng lao động không phải tuyển, lựa chọn, và đặc biệt là Người lao động có thêm thu nhập

Phương án 3 Nhân viên ngoài biên chế: phương án này được áp dụng với các lao động phổ thông như Bảo vệ, Lao công

Với những giải pháp thay thế như nêu trên chỉ có tính chất thời vụ và áp dụng cho những công việc yêu cầu chất lượng không cao Do đó công tác tuyển dụng chính thức luôn được áp dụng với mong muốn tuyển dụng được nhân viên có những phẩm chất cần thiết đáp ứng công việc như chăm chỉ, trung thực, tinh thần học hỏi

và khả năng thu nạp kiến thức, và kinh nghiệm và nhiều tố chất khác Quy trình đã phát huy và hỗ trợ Ban tuyển dụng được nhiều cán bộ có năng lực Tuy nhiên trong quá trình áp dụng thực tiễn có rất nhiều những bất cập như: có những trường hợp không áp dụng được vào quy trình (như đối tượng tuyển dụng được Lãnh đạo cơ quan cấp trên giới thiệu, trong trường hợp này thì không áp dụng bất cứ một bước nào trong quy trình mặc dù ứng viên đó không đủ năng lực), bỏ giai đoạn hoặc một

số bước trong quy trình (như bỏ qua giai đoạn phỏng vấn hoặc thi do ứng viên ấy là người thân hoặc tuyển dụng theo đường “ngoại giao”…) Dưới đây là một số bước trong quy trình thường gặp như nêu trên:

Xác định nhu cầu nhân sự: Từ đầu năm, hoặc từng giai đoạn cụ thể, trên cơ sở

nhiệm vụ được giao, các phòng chức năng lập nhu cầu nhân sự, nêu rõ các yêu cầu

về trình độ, năng lực, kinh nghiệm… gửi cho Phòng nhân sự tổng hợp, trình lãnh đạo Ban xem xét phê duyệt kế hoạch tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng: Phòng nhân sự thông báo trong nội bộ cơ quan, trên

các phương tiện thông tin đại chúng và/hoặc các hình thức thông báo khác theo quy định của pháp luật đến người lao động về nhu cầu tuyển dụng lao động

Tiếp nhận Hồ sơ: Sau khi đã thông báo tuyển dụng, Phòng nhân sự tổ chức

tiếp nhận Hồ sơ, kiểm tra Hồ sơ Người nhận hồ sơ đăng ký tuyển dụng là Thư ký thường trực của Hội đồng tuyển dụng

Xem xét Hồ sơ: Thư ký thường trực của Hội đồng tuyển dụng trực tiếp xem

xét, lựa chọn hồ sơ đáp ứng các điều kiện tiêu chuẩn để trình hội đồng tuyển dụng xét, lựa chọn hình thức tuyển dụng Tại bước này người kiểm tra hồ sơ là phòng Nhân sự và Thu ký thường trực không phải là Phòng chức năng cần tuyển dụng kiểm tra do đó có thể loại bỏ hồ sơ có năng lực và kinh nghiệm ngay tại vòng này

Do đó cần bô sung vào trong quy trình khi kiểm tra hồ sơ cần có đại diện phòng cần tuyển dụng để cùng xem xét và thẩm định về chuyên môn (Ví dụ như: ứng viên có Bằng tốt nghiệp ngành xây dựng, nhưng cần tuyển kỹ sư xây dựng thuỷ điện trong trường hợp này nếu để Phòng nhân sự xem xét hồ sơ thì chắc chắn họ sẽ loại bỏ hồ

sơ vì họ không biết Kỹ sư xây dựng cũng sẽ làm rất tốt đối với ngành xây dựng thuỷ điện hay nói một cách khác xây dựng thuỷ điện chỉ là một phần của xây dựng nói chung) Do đó để khắc phục, khi thẩm tra hồ sơ của ứng viên cần có sự tham gia của phòng cần tuyển dụng

Tổ chức tuyển dụng: Phòng nhân sự giúp hội đồng tuyển dụng lao động cơ

quan tổ chức việc tuyển dụng lao động theo đúng trình tự, thủ tục được quy định Tại bước này hội đồng tuyển dụng của Cơ quan phối hợp phòng chức năng Tổ chức phỏng vấn, tuy nhiên bước này trog thực tế chưa thực sự phát huy được tác dụng do chưa đưa ra được tiêu chí cụ thể cần phải có cho một ứng viên cho một buổi phỏng vấn, thường các câu hỏi chung chung không đúng trọng tâm

Kết quả tuyển dụng: Hội đồng tuyển dụng lập báo cáo kết quả thi tuyển/Xét

tuyển, trình Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng phê duyệt

Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng xem xét: Trên cơ sở danh sách người trúng

tuyển, Chủ tịch Hội đồng xem xét, phê duyệt kết quả trúng tuyển của từng đợt tuyển dụng

Lãnh đạo Ban quyết định: Phòng nhân sự, căn cứ danh sách người trúng tuyển

của Hội đồng tuyển dụng; Thông báo kết quả tuyển dụng cho các ứng viên biết; dự

thảo các văn bản liên quan đến tuyển dụng theo quy định (Quyết định, hợp đồng thử việc…) trình lãnh đạo Ban ký

Tóm lại tài năng của con người của một đơn vị là vốn quý nhất, là nguồn tài nguyên đáng giá của đơn vị ấy,… ngay cả những áy móc tối tân cũng do con người tạo ra, những dây chuyền tự động hoá cao vẫn cần đến sự điều khiển của con người Càng có nhiều nhân viên năng động và sáng tạo bao nhiêu đơn vị càng vững mạnh

và phát triển nhanh bấy nhiêu Nói một cách khác nhân viên làm việc có tố chất cao hay thấp ảnh hưởng vô cùng lớn đến kết quả công việc cũng như sự thành bại của Ban Tuyển chọn được người tài chiêu mộ được các cá nhân ưu tú về làm việc chính

là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của Ban, do đó chúng Tôi luôn luôn cải tiến quy trình tuyển dụng cho phù hợp với thực tế môi trường lao động bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Lai Châu, Ngày 25/10/2009

Vũ Văn Dương