Công ty TNHH Phần mềm và giải pháp mạng HANET thành lập ngày 15/09/2000, là một trong những công ty đầu tiên Kinh doanh phần mềm ứng dụng tin học và các mặt hàng máy Văn phòng máy photoc
Trang 1Chủ đề: Thực trạng và giải pháp trong công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty
TNHH phần mềm và Giải pháp mạng Ha Net
Bài làm
Trong bối cảnh chung của nền kinh tế toàn cầu đang gặp khó khăn và suy thoái như hiện nay, để hoạt động kinh doanh hiệu quả, thì điều cần chú trọng nhất chính là yếu tố con người trong tổ chức Tuyển dụng và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực luôn là một bài toán khó cho các Doanh nghiệp và các Tổ chức Kinh doanh
1 Thực trạng về hoạt động tuyển dụng tại Công ty
a Giới thiệu về Công ty HANET
Công ty TNHH Phần mềm và giải pháp mạng HANET thành lập ngày 15/09/2000,
là một trong những công ty đầu tiên Kinh doanh phần mềm ứng dụng tin học và các mặt hàng máy Văn phòng (máy photocopy, máy in, máy fax … ) tại Hà Nội Bằng năng lực
và kinh nghiệm của mình, HaNET luôn cố gắng mang tới cho khách hàng những giải pháp linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Nhận biết được rằng dịch vụ là một phần không thể tách rời của sản phẩm, Công ty luôn nỗ lực mang đến những sản phẩm hiệu quả cao và làm hài lòng khách hàng
Sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm các phần mềm ứng dụng trong quan lý kế toán, xây dựng cơ bản, quản lý nhân sự
Trong kinh doanh Công ty cung cấp ra thị trường các sản phẩm máy văn phòng đa dạng như máy photocopy đen trắng, máy photocopy màu, máy văn phòng đa chức năng
Trang 2trên cơ sở kỹ thuật số và đặc biệt là các sản phẩm có tính năng riêng biệt như máy ảnh, máy in khổ lớn và máy in chuyên nghiệp Đồng thời, Công ty cũng cung cấp những sản phẩm công nghệ thông tin, viễn thông, thiết bị văn phòng khác như máy fax, máy in, máy
vi tính, thiết bị mạng, điện thoại, tổng đài… Về mảng dịch vụ có dịch vụ Bảo hành, sửa chữa và cho thuê máy.Với đội ngũ kỹ thuật viên hùng hậu gồm hơn 120 người được đào tạo và huấn luyện chính quy bới các chuyên gia hàng đầu của nhà sản xuất, Công ty luôn
cố gắng tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng vào dịch vụ sau bán hàng khi mua sản phẩm Các giải pháp tiện lợi, linh hoạt và hiệu quả luôn được quan tâm xem xét
b Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty HaNET
Với nhu cầu ngày càng phát triển, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, hàng năm, Công
ty đều có những đợt tuyển dụng nhân sự mới cho các phòng ban, đặc biệt là 2 phòng Kinh doanh trực tiếp là: Phòng Kinh doanh bán lẻ và Phòng Kỹ thuật
Theo quy trình tuyển dụng hiện tại, Công ty đang áp dụng 3 hình thức tuyển dụng chính:
- Tuyển thẳng: Đây là trường hợp được tuyển thẳng không qua thi tuyển, được Tổng giám đốc trực tiếp mời về đảm nhận những vị trí quan trọng (như Trưởng, phó phòng các phòng chức năng…) Thông thường những người được tuyển thẳng như vậy đều là những cá nhân có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty
- Tuyển thông qua thi tuyển
- Tuyển cán bộ chuyển công tác: Chuyển công tác nhân viên giữa các phòng ban trong công ty
Các bước tuyển dụng:
Bước 1: Tổ chức thông báo tuyển dụng:
Trên cơ sở kế hoạch tuyển dụng được Ban lãnh đạo duyệt, Phòng Hành chính nhân
sự lập thông báo tuyển dụng Thông báo này được đưa lên website của Công ty: www.Halongvip.com.vn , đăng trên 2 báo điện tử: www.vnexpress.net và www.24h.com.vn , đăng trên 2 báo giấy: báo Lao động, Báo Quáng Ninh Đồng thời, thông báo tuyển dụng cũng được dán trên bảng Thông báo chung của Công ty Thời gian
từ lần đăng đầu tiên đến ngày nhận hồ sơ ít nhất là 7 ngày Nội dung thông tin sẽ đăng chi tiết yêu cầu đối với từng vị trí tuyển dụng Dưới đây là một ví dụ về mẫu thông báo tuyển dụng mà Công ty đã sử dụng:
Trang 3HANET - Công ty hàng đầu cung cấp các sản phẩm, dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực Phần mềm và giải pháp mạng, Là nhà cung cấp thiết bị văn phòng, nhà phân phối chính thức của hãng Fuji Xerox liên tục tuyển dụng nhân sự làm việc tại các vị trí sau:
PHÒNG KINH DOANH
1 Vị trí: Phụ trách kinh doanh khối khách hàng nước ngoài
2 Vị trí: Nhân viên kinh doanh
3 Vị trí: Nhân viên văn phòng
Yêu cầu:
+ Nam, nữ tuổi từ 22 đến 30
+ Ưu tiên tốt nghiệp Đại học, đặc biệt chuyên ngành Marketing và Ngoại ngữ
+ Đối với vị trí Phụ trách kinh doanh khối khách hàng nước ngoài, yêu cầu sử
dụngTin học VP và Tiếng Anh thành thạo
+ Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt
Mô tả công việc chính: Nghiên cứu thị trường; Tìm kiếm khách hàng; Bán hàng theo các kênh: Bán hàng Đại lý; Bán hàng cho khối KH nước ngoài; Bán lẻ hoặc cho thuê máy văn phòng
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Yêu cầu:
Nữ tuổi từ 25 đến 30
Tốt nghiệp ĐH chuyên ngành Quản trị KD
Ưu tiên người có kinh nghiệm
Tiếng Anh: Tối thiểu Bằng A
Tin học: Thành thạo tin học văn phòng
Nhiệt tình, gắn bó lâu dài với công việc
Mô tả công việc chính:Thực hiện các công việc quản trị nhân sự và quản trị hành chính
PHỤ TRÁCH/ NHÂN VIÊN BỘ PHẬN MARKETING & CSKH
Yêu cầu:
Nam, nữ tuổi từ 25 đến 30
Sử dụng vi tính thành thạo ( Word, Excel, mạng cơ bản… )
Ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp chính quy các trường ĐH chuyên ngành Marketing, ngoại ngữ, ngoại thương;
Trang 4Ưu tiên người có kinh nghiệm tại vị trí tương đương
Đối với vị trí Phụ trách bộ phận yêu cầu Tiếng Anh thành thạo
Mô tả công việc chính:Quản lý, hoạch định và điều hành hoạt động chung của Phòng Marketing
Quyền lợi chung
Lương thỏa thuận
Môi trường làm việc chuyên nghiệp; chế độ đãi ngộ thỏa đáng
Các quyền lợi khác theo đúng quy định của Nhà nước
Hồ sơ dự tuyển bao gồm Đơn xin việc viết tay (bắt buộc)
Các văn bằng, chứng chỉ liên quan (Bản sao có công chứng)
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (06 tháng gần nhất)
Giấy chứng nhận sức khỏe (06 tháng gần nhất)
2 ảnh 4*6 mới nhất
CMND (Bản photocopy)
Thời hạn nộp hồ sơ: Hết ngày 30 tháng 6 năm 2009
Địa chỉ nhận hồ sơ: Số 68 - Đường Trần Khát Chân - Quận Hai Bà Trưng - TP.Hà Nội
Liên hệ: Nguyễn Quang Huy - Phòng Hành chính Nhân sự
(Lưu ý: Chỉ thông báo cho những ứng viên đủ điều kiện- không liên hệ qua điện thoại)
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ được nộp và chỉ nhận những hồ sơ đủ tiêu chuẩn theo quy định Trong trường hợp thí sinh mới thi tốt nghiệp chưa có bằng hoặc chưa có chứng nhận tốt nghiệp thì có thể sử dụng bảng điểm của nhà trường Sau khi thí sinh đã trúng tuyển sẽ đối chiếu, hoàn thiện hồ sơ theo quy định
Bước 3: tuyển chọn hồ sơ
Phòng Hành chính nhân sự sẽ sàng lọc những hồ sơ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của Công ty, loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu và lập danh sách sơ tuyển
Ví dụ: khi Công ty có nhu cầu tuyển Kỹ thuật viên thì yêu cầu tối thiểu là hồ sơ của thí sinh phải có bằng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp một trường trung cấp hoặc cao đẳng về Điện tử
Bước 4: Lập danh sách sơ tuyển
Trang 5Đây là danh sách những thí sinh có hồ sơ đạt yêu cầu và qua được vòng tuyển chọn
hồ sơ
Bước 5: Thành lập hội đồng tuyển dụng
Tùy từng nhu cầu tuyển dụng mà Công ty sẽ tổ chức những nội dung thi khác nhau Với nhu cầu tuyển dụng nhân viên Kinh doanh thì Công ty sẽ tổ chức một bài thi viết và Phỏng vấn Còn với nhu cầu tuyển dụng kỹ thuật viên, Công ty sẽ tổ chức 3 bài thi viết gồm: 1 bài về tin học, 1 bài về điện tử và 1 bài thi về tiếng Anh
Bước 6: Thông báo lịch tuyển dụng
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các điều kiện tổ chức thi tuyển và danh sách thí sinh đã được duyệt, Phòng Hành chính nhân sự sẽ thực hiện việc thông báo lịch thi và phát thẻ
dự thi Thông báo lịch thi (bằng điện thoại hoặc bằng giấy mời) đến các thí sinh trước ít nhất 3 ngày trước ngày thi, dán thông báo lịch thi tại Bảng Thông báo của Công ty
Bước 7: Tổ chức tuyển dụng
Hội đồng thi tuyển xây dựng đề thi, đáp án (trình Tổng Giám đốc phê duyệt) và tổ chức thi cụ thể như sau:
- Đối với Nhân viên Kinh doanh bán lẻ: Thi viết, tổ chức phỏng vấn
- Đối với Nhân viên Kỹ thuật: Thi viết
Bước 8: Tổng hợp kết quả
Thư ký Hội đồng thi chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả từng môn thi, kết quả trung bình các môn
Bước 9: Duyệt danh sách trúng tuyển
Hội đồng thi đề xuất danh sách trúng tuyển trình Tổng giám đốc quyết định
Bước 10: Công bố kết quả tuyển dụng
Bước 11: Ký hợp đồng thử việc
Bước 12: Ký hợp đồng lao động chính thức
2 Hạn chế của công tác tuyển dụng tại Công ty HANET
- Quá trình tuyển dụng tập trung kéo dài mất nhiều thời gian, quá nhiều công đoạn, gây nhiều lãng phí, tốn kém cho Công ty
Trang 6- Việc áp dụng cơ chế tuyển dụng thông qua thi tuyển mà nguồn tuyển dụng là những sinh viên tốt nghiệp từ những trường trung cấp, cao đẳng và đại học khiến chi phí đào tạo tăng thêm khi những sinh viên mới ra trường này hầu hết đều chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty Và nhân viên kinh doanh mới của công ty chỉ có thể làm việc sau khi hoàn thành các buổi học về sản phẩm, về kỹ năng bán hàng, giao tiếp…
- Đối với nhân viên Kỹ thuật, sau khi trúng tuyển không thể làm việc được ngay do tính đặc thù công việc là sửa chữa, bảo trì máy Văn phòng - sẽ phải tham dự một lớp đào tạo sửa chữa máy do Công ty tổ chức kéo dài 3-6 tháng Chi phí đào tạo cao, lại nhiều rủi
ro Kỹ thuật viên sau khi học nghề xong sẽ xin làm chỗ khác cũng là một hạn chế
- Mặc dù cơ chế tuyển dụng có áp dụng 3 hình thức tuyển dụng tuy nhiên hàng năm công tác tuyển dụng chủ yếu được thực hiện qua hình thức thi tuyển tự do, không linh hoạt trong quá trình tuyển dụng
- Yếu tố phỏng vấn trong thi tuyển đôi khi chưa thực sự được khách quan, một phần
là do các mối quan hệ trong nội bộ, phần khác là do người phỏng vấn thiếu kinh nghiệm, quá quan tâm đến ý muốn chủ quan của mình, hoặc đi sâu quá nhiều vào những đặc tính không liên quan gì đến công việc của ứng viên sau này
3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại HaNET
Để khắc phục những hạn chế nêu ra trên đây với mục đích hoàn thiện công tác tuyển dụng nhằm xây dựng một đội ngũ nhân lực trẻ, trình độ cao, có tính phấn đấu góp phần vào sự phát triển của Công ty cần:
- Áp dụng linh hoạt các hình thức tuyển dụng, tập trung hơn nữa vào việc tuyển dụng những người đã có thâm niên và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của Công
ty, đưa ra các chế độ đãi ngộ ưu đãi để mời những nhân viên giỏi của các Công ty đối thủ hoặc những Công ty trong cùng ngành
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và phân bổ chính xác nguồn nhân lực dựa trên nhu cầu thực tế của từng phòng ban chức năng Tránh trường hợp phòng thừa vẫn thừa còn phòng thiếu vẫn thiếu nhân sự
- Cần tập trung chú ý vào việc tuyển lựa những ứng viên có các kỹ năng, trình độ phù hợp với bản mô tả công việc cho từng vị trí tuyển dụng
Tuyển dụng là một quá trình phức tạp kết hợp nhiều yếu tố nhằm mục tiêu xây dựng được một đội ngũ nhân sự có trình độ cao phục vụ cho việc phát triển của doanh nghiệp,
Trang 7tổ chức Do đó, vấn đề đặt ra đối với mọi tổ chức là thiết kế và xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả đảm bảo tính khách quan có tác dụng hoàn thiện đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp và phát triển người lao động
Tài liệu tham khảo:
1 Quy trình tuyển dụng Công ty HANET năm 2008
2 Tài liệu môn học “Quản trị nguồn nhân lực” trong chương trình GaMBA của
Đại học Griggs – Hoa Kỳ
3 Trang web: www.halongvip.com.vn