Thực trạng và giải pháp trong công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH phần mềm và thiết bị tin học an phương

Công ty TNHH phần mềm và thiết bị tin học An Phương thành lập ngày 15/09/2002, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2002000289 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Giang cấp, là một trong

Đề Bài: Thực trạng và giải pháp trong công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm và thiết bị tin học An Phương

Bài làm :

Trong bối cảnh chung của nền kinh tế toàn cầu đang gặp khó khăn và suy thoái như hiện nay, để hoạt động kinh doanh hiệu quả, thì điều cần chú trọng nhất chính là yếu tố con người trong tổ chức Tuyển dụng và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực luôn là một bài toán khó cho các Doanh nghiệp và các Tổ chức Kinh doanh

1 Thực trạng về hoạt động tuyển dụng tại Công ty

a Giới thiệu về Công ty TNHH phần mềm và thiết bị tin học An Phương Công ty TNHH phần mềm và thiết bị tin học An Phương thành lập ngày 15/09/2002, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2002000289 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Giang cấp, là một trong những công ty đầu tiên Kinh doanh phần mềm ứng dụng tin học và các mặt hàng máy Văn phòng (máy photocopy, máy in, máy fax … ) tại tỉnh Bắc Giang Bằng năng lực nghiên cứu

và ứng dụng của mình, Công ty An Phương luôn cố gắng mang tới cho khách hàng những giải pháp linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Nhận biết được rằng dịch vụ là một phần không thể tách rời của sản phẩm, Công ty luôn nỗ lực mang đến những sản phẩm hiệu quả cao và làm hài lòng khách hàng Sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm các phần mềm ứng dụng trong quan

lý kế toán, xây dựng cơ bản, quản lý nhân sự

Trong kinh doanh Công ty cung cấp ra thị trường các sản phẩm máy văn phòng như máy photocopy đen trắng, máy photocopy màu, máy văn phòng đa chức năng trên cơ sở kỹ thuật số và đặc biệt là các sản phẩm có tính năng riêng biệt như máy ảnh, máy in khổ lớn và máy in chuyên nghiệp Đồng thời, Công ty cũng cung cấp những sản phẩm công nghệ thông tin, viễn thông, thiết bị văn phòng khác như máy fax, máy in, máy vi tính, thiết bị mạng…

Về mảng dịch vụ có dịch vụ Bảo hành, sửa chữa tận nhà Với đội ngũ kỹ thuật viên hùng hậu gồm hơn 150 người được đào tạo và huấn luyện chính quy bới các chuyên gia hàng đầu của nhà sản xuất, Công ty luôn cố gắng tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng vào dịch vụ sau bán hàng khi mua sản phẩm Các giải pháp tiện lợi, linh hoạt và hiệu quả luôn được quan tâm xem xét

b Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty TNHH phần mềm và thiết bị tin học An Phương

Với nhu cầu ngày càng phát triển, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, hàng năm, Công ty đều có những đợt tuyển dụng nhân sự mới cho các phòng ban, đặc biệt là 2 phòng: Phòng Kinh doanh bán lẻ và Phòng Kỹ thuật

Quy trình tuyển dụng hiện tại Công ty đang áp dụng 3 hình thức tuyển dụng chính sau:

- Tuyển thẳng: Đây là trường hợp được tuyển thẳng không qua thi tuyển, được Giám đốc trực tiếp mời về đảm nhận những vị trí chủ chốt trong công ty (như Trưởng, phó phòng các phòng chức năng…) Những người được tuyển thẳng như vậy đều là những cá nhân có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hoạt động của Công ty

- Tuyển thông qua thi tuyển

- Tuyển cán bộ chuyển công tác: Chuyển công tác nhân viên giữa các phòng ban trong công ty

Các bước tuyển dụng:

Bước 1: Tổ chức thông báo tuyển dụng

Theo kế hoạch tuyển dụng được Ban lãnh đạo duyệt, Phòng Hành chính nhân sự lập thông báo tuyển dụng Thông báo này được đưa lên website của Công ty: www.bacgiang.gov.vn , đăng trên 2 báo điện tử: www.tuyendung.com ,

báo rao vặt Đồng thời, thông báo tuyển dụng cũng được dán trên bảng Thông báo chung của Công ty Thời gian từ lần đăng đầu tiên đến ngày nhận hồ sơ ít nhất là 7 ngày Nội dung thông tin sẽ đăng chi tiết yêu cầu đối với từng vị trí

tuyển dụng Dưới đây là một ví dụ về mẫu thông báo tuyển dụng mà Công ty đã

sử dụng:

AN PHƯƠNG - Công ty hàng đầu cung cấp các sản phẩm, dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực Phần mềm và thiết bị tin học, là nhà cung cấp các loại thiết bị văn phòng, là nhà phân phối chính thức của hãng Canon, Fuji Xerox liên tục tuyển dụng nhân sự làm việc tại các vị trí sau:

NHÂN VIÊN PHÒNG KINH DOANH:

1 Vị trí: Phụ trách kinh doanh ngoài địa bàn tỉnh

2 Vị trí: Nhân viên kinh doanh

3 Vị trí: Nhân viên văn phòng

Yêu cầu:

Nam, nữ tuổi từ 22 đến 30

Ưu tiên tốt nghiệp Đại học, đặc biệt chuyên ngành Marketing và Ngoại ngữ

Đối với vị trí Phụ trách kinh doanh ngoài địa bàn tỉnh, yêu cầu sử dụng tốt Tin học văn phòng và có 5 năm kinh nghiệm

Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt

Mô tả công việc chính: Nghiên cứu thị trường; Tìm kiếm khách hàng; Bán hàng theo các kênh: Bán hàng Đại lý; Bán lẻ hoặc cho thuê máy văn phòng

NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ:

Yêu cầu:

Nữ tuổi từ 25 đến 30

Tốt nghiệp ĐH chuyên ngành Quản trị KD, QT nhân sự

Ưu tiên người có kinh nghiệm

Tiếng Anh: Tối thiểu Bằng A

Tin học: Thành thạo tin học văn phòng

Nhiệt tình, gắn bó lâu dài với công việc

Mô tả công việc chính: Thực hiện các công việc quản trị nhân sự và quản trị hành chính

PHỤ TRÁCH/ NHÂN VIÊN BỘ PHẬN MARKETING & CSKH:

Yêu cầu:

Nam, nữ tuổi từ 25 đến 30

Sử dụng vi tính thành thạo ( Word, Excel, mạng cơ bản… )

Ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp chính quy các trường ĐH chuyên ngành Marketing, ngoại ngữ, ngoại thương;

Ưu tiên người có kinh nghiệm tại vị trí tương đương

Đối với vị trí Phụ trách bộ phận yêu cầu Tiếng Anh thành thạo

Mô tả công việc chính: Quản lý, hoạch định và điều hành hoạt động chung của Phòng Marketing

Quyền lợi chung:

Lương thỏa thuận

Môi trường làm việc chuyên nghiệp; chế độ đãi ngộ thỏa đáng

Các quyền lợi khác theo đúng quy định của Nhà nước

Hồ sơ dự tuyển bao gồm:

Đơn xin việc viết tay (bắt buộc)

Các văn bằng, chứng chỉ liên quan (Bản sao có công chứng)

Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (06 tháng gần nhất)

Giấy chứng nhận sức khỏe (06 tháng gần nhất)

2 ảnh 4*6 mới nhất

CMND (Bản photocopy)

Thời hạn nộp hồ sơ: Hết ngày 30 tháng 8 năm 2009

Địa chỉ nhận hồ sơ: Số 88 - Đường Hùng Vương - thành phố Bắc Giang - tỉnh Bắc Giang

Gặp chị Nguyễn Thị Thu Huyền - Phòng Hành chính Nhân sự

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ:

Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ được nộp và chỉ nhận những hồ

sơ đủ tiêu chuẩn theo quy định Trong trường hợp thí sinh mới thi tốt nghiệp chưa

có bằng hoặc chưa có chứng nhận tốt nghiệp thì có thể sử dụng bảng điểm của nhà trường Sau khi thí sinh đã trúng tuyển sẽ đối chiếu, hoàn thiện hồ sơ theo quy định

Bước 3: tuyển chọn hồ sơ

Phòng Hành chính nhân sự sẽ sàng lọc những hồ sơ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của Công ty, loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu và lập danh sách

sơ tuyển

Bước 4: Lập danh sách sơ tuyển

Đây là danh sách những thí sinh có hồ sơ đạt yêu cầu và qua được vòng tuyển chọn hồ sơ

Bước 5: Thành lập hội đồng tuyển dụng

Tùy từng nhu cầu tuyển dụng mà Công ty sẽ tổ chức những nội dung thi khác nhau Với nhu cầu tuyển dụng nhân viên Kinh doanh thì Công ty sẽ tổ chức một bài thi viết và Phỏng vấn Còn với nhu cầu tuyển dụng kỹ thuật viên, Công ty

sẽ tổ chức 3 bài thi viết gồm: 1 bài về tin học, 1 bài về điện tử và 1 bài thi về tiếng Anh

Bước 6: Thông báo lịch tuyển dụng

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các điều kiện tổ chức thi tuyển và danh sách thí sinh đã được duyệt, Phòng Hành chính nhân sự sẽ thực hiện việc thông báo lịch thi và phát thẻ dự thi Thông báo lịch thi (bằng điện thoại hoặc bằng giấy mời) đến các thí sinh trước ít nhất 5 ngày trước ngày thi, dán thông báo lịch thi tại Bảng Thông báo của Công ty

Bước 7: Tổ chức tuyển dụng

Hội đồng thi tuyển xây dựng đề thi, đáp án (trình Giám đốc công ty phê duyệt) và tổ chức thi cụ thể như sau:

- Đối với Nhân viên Kinh doanh bán lẻ: Thi viết, tổ chức phỏng vấn

- Đối với Nhân viên Kỹ thuật: Thi viết

Bước 8: Tổng hợp kết quả

Thư ký Hội đồng thi chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả từng môn thi, kết quả trung bình các môn

Bước 9: Duyệt danh sách trúng tuyển

Hội đồng thi đề xuất danh sách trúng tuyển trình Tổng giám đốc quyết định

Bước 10: Công bố kết quả tuyển dụng

Bước 11: Ký hợp đồng thử việc

Bước 12: Ký hợp đồng lao động chính thức

2 Một số hạn chế trong việc tuyển dụng tại Công ty An Phương

- Quá trình tuyển dụng tập trung kéo dài mất nhiều thời gian, quá nhiều công đoạn, gây nhiều lãng phí, tốn kém cho Công ty

- Việc áp dụng cơ chế tuyển dụng thông qua thi tuyển mà nguồn tuyển dụng

là những sinh viên tốt nghiệp từ những trường trung cấp, cao đẳng và đại học khiến chi phí đào tạo tăng thêm khi những sinh viên mới ra trường này hầu hết đều chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty Nhân viên kinh doanh mới của công ty chỉ có thể làm việc sau khi hoàn thành các buổi học về sản phẩm, về kỹ năng bán hàng, giao tiếp…

- Đối với nhân viên Kỹ thuật, sau khi trúng tuyển không thể làm việc được ngay do tính đặc thù công việc là sửa chữa, bảo trì máy Văn phòng - sẽ phải tham

dự một lớp đào tạo sửa chữa máy do Công ty tổ chức kéo dài 6 tháng Chi phí đào tạo cao, lại nhiều rủi ro Kỹ thuật viên sau khi học nghề xong sẽ xin làm chỗ khác cũng là một hạn chế

- Mặc dù cơ chế tuyển dụng có áp dụng 3 hình thức tuyển dụng tuy nhiên hàng năm công tác tuyển dụng chủ yếu được thực hiện qua hình thức thi tuyển tự

do, không linh hoạt trong quá trình tuyển dụng

- Yếu tố phỏng vấn trong thi tuyển đôi khi chưa thực sự được khách quan, một phần là do các mối quan hệ trong nội bộ, phần khác là do người phỏng vấn thiếu kinh nghiệm, quá quan tâm đến ý muốn chủ quan của mình, hoặc đi sâu quá nhiều vào những đặc tính không liên quan gì đến công việc của ứng viên sau này

3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm và thiết bị tin học An Phương

Để khắc phục những hạn chế nêu ra trên đây với mục đích hoàn thiện công tác tuyển dụng nhằm xây dựng một đội ngũ nhân lực trẻ, trình độ cao, có tính phấn đấu góp phần vào sự phát triển của Công ty cần:

- Áp dụng linh hoạt các hình thức tuyển dụng, tập trung hơn nữa vào việc tuyển dụng những người đã có thâm niên và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty, đưa ra các chế độ đãi ngộ ưu đãi để mời những nhân viên giỏi của các Công ty đối thủ hoặc những Công ty trong cùng ngành

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và phân bổ chính xác nguồn nhân lực dựa trên nhu cầu thực tế của từng phòng ban chức năng Tránh trường hợp phòng thừa vẫn thừa còn phòng thiếu vẫn thiếu nhân sự

- Cần tập trung chú ý vào việc tuyển lựa những ứng viên có các kỹ năng, trình độ phù hợp với bản mô tả công việc cho từng vị trí tuyển dụng

Tuyển dụng là một quá trình phức tạp kết hợp nhiều yếu tố nhằm mục tiêu xây dựng được một đội ngũ nhân sự có trình độ cao phục vụ cho việc phát triển của doanh nghiệp, tổ chức Do đó, vấn đề đặt ra đối với mọi tổ chức là thiết kế và xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả đảm bảo tính khách quan có tác dụng hoàn thiện đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp và phát triển người lao động