Phân tích quy trình của công tác tuyển dụng

Vậy nhân lực bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệ

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG TẠI TỔ CHỨC MÌNH ĐANG LÀM VIỆC TRÊN

CƠ SỞ ĐÓ, HÃY NÊU NHỮNG HẠN CHẾ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

I GIỚI THIỆU:

Trong mọi nguồn lực thì nguồn nhân lực là quan trọng nhất trong một tổ chức Nguồn nhân lực có vai trò rất lớn trong việc thành bại của tổ chức Vậy nhân lực bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức

để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp

Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên

và quản lý chất lượng - những người tham gia tích cực vào sự thành công của công

ty Các tổ chức trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng

và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả doanh nghiệp và nhân viên mới Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên lẫn công ty đều có lợi

Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo

ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu

tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp

Thực tiễn trong cuộc sống luôn thay đổi, nhà quản trị phải thường xuyên quan tâm đến việc tạo bầu không khí thân mật, cởi mở trong doanh nghiệp, phải làm cho nhân viên tự hào về doanh nghiệp, có tinh thần trách nhiệm với công việc của mình Ngoài ra nhà quản trị phải biết khéo léo kết hợp hai mặt của doanh nghiệp, một mặt

nó là một tổ chức tạo ra lợi nhuận mặt khác nó là một cộng đồng đảm bảo đời sống cho các cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, tạo ra các cơ hội cần thiết để mỗi người nếu tích cực làm việc thì đều có cơ hội tiến thân và thành công

Tuyển dụng là quy trình sàng lọc và tuyển chọn những người có đủ năng lực

đáp ứng một công việc trong một tổ chức, công ty, hoặc một chương trình tự nguyện hay nhóm cộng đồng Tại các công ty cỡ nhỏ, các lãnh đạo trực tiếp hoặc phòng nhân sự thường tham gia trực tiếp vào quá trình tuyển dụng Trong khi đó, các công ty cỡ lớn có thể thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ quy trình tuyển dụng cho các đơn vị làm dịch vụ nhân sự

Thị trường tuyển dụng có 4 dạng đơn vị như sau: chính công ty/tổ chức có nhu cầu tuyển dụng đứng ra tuyển dụng, đơn vị dịch vụ tuyển dụng bên ngoài, các website đăng tin và tìm kiếm công việc, dịch vụ tìm kiếm nhân lực quản lý hay "săn đầu người" và tuyển dụng " dành riêng cho việc tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp

và quản lý cấp cao Thường thì các công ty hay thuê ngoài việc tìm nguồn tuyển dụng, chọn lọc hồ sơ và phỏng vấn ban đầu để từ đó đi vào phỏng vấn chính thức tại đơn vị có nhu cầu tuyển dụng

II PHÂN TÍCH:

1 Quy trình của công tác tuyển dụng:

a Phân tích công việc

Bước khởi điểm đúng đắn nhất của tuyển dụng là thực hiện quá trình khảo sát công việc, để lập ra tài liệu mô tả về yêu cầu cho vị trí công việc hiện đang cần hoặc

có dự định tuyển Thông tin này được ghi nhận vào bản mô tả công việc và cung cấp cho quy trình tuyển dụng các mục tiêu và ranh giới của vị trí đó [1] Thông thường, trong bản mô tả công việc sẽ liệt kê mục tiêu công việc, trách nhiệm chính, trách nhiệm phụ, quyền hạn và yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cho một vị trí Đây cũng là cơ sở quan trọng để đánh giá thành tích trong quá trình làm việc Các bản

mô tả công việc cần phải được xem xét và điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với các thay đổi trong công việc của một người

b Tìm nguồn

Tìm nguồn là các công việc liên quan đến 1) quảng cáo, phần thường gặp của quy trình tuyển dụng, bao gồm một hay nhiều kênh thông tin qua các phương tiện đại chúng như báo chí, internet, tạp chí, hoặc dựa vào thông tin của trung tâm việc làm, hội chợ việc làm,công ty dịch vụ nhân lực, v.v và 2) nghiên cứu tuyển dụng,

là những hành động chủ động của công ty để nhận diện và loại bỏ trước những ứng viên không phù hợp với vị trí tuyển dụng và đưa ra kết quả là danh sách những ứng viên còn lại để tiếp tục liên hệ và thực hiện bước sàng lọc và tuyển dụng chính thức

c Sàng lọc và tuyển dụng

Thực hiện đánh giá các kiến thức đã được đào tạo, kinh nghiệm làm việc thông qua lý lịch công tác và thư xin việc, phỏng vấn và làm các bài tập để đánh giá các

kỹ năng, ví dụ như giao tiếp,xử lý vấn đề, kỹ năng sử dụng máy vi tính; và đánh giá thái độ thông qua buổi phỏng vấn và các tình huống khác nhau

Ở một số quốc gia, việc đưa ra các yêu cầu công bằng trong tuyển dụng (như cấm phân biệt giới tính hoặc xu hướng giới tính, màu da, khuyết tật, tôn giáo ) là yêu cầu bắt buộc

Khi tuyển dụng đại trà, các công ty cũng có thể sử dụng các bài trắc nghiệm hàng loạt hoặc các phần mềm có các bài kiểm tra để sàng lọc ứng viên

Khi có kết quả tuyển dụng, dù đạt hay không đạt, các ứng viên cũng nên được thông báo về kết quả để duy trì quan hệ tốt đẹp giữa bên tuyển dụng và bên dự tuyển Có thể lần khác ứng viên không đạt sẽ có công việc phù hợp tại một vị trí trong đợt tuyển dụng khác

d Hội nhập

"Hội nhập" là từ để mô tả giai đoạn giới thiệu và làm quen mà công ty thực hiện cho người mới được tuyển dụng Một giai đoạn giới thiệu được thực hiện tốt sẽ giúp nhân viên mới tham gia vào công việc nhanh chóng và thực sự hội nhập được với môi trường làm việc mới Việc này có thể được thực hiện trong khoảng thời gian từ

1 tuần đầu đến 6 tháng sau khi gia nhập Không chỉ thực hiện đối với nhân viên mới, đôi khi các công ty vẫn có các chương trình giới thiệu lại thông tin của công ty về các thành tích đạt được, các thay đổi trong kinh doanh nhằm mục đích giữ gìn các nhân viên đang làm việc

e Dịch vụ tuyển dụng

Bên cạnh việc tuyển dụng được thực hiện bởi chính bản thân công ty, hiện nay, các công ty lớn có khuynh hướng tìm đến các dịch vụ tuyển dụng nhằm giúp cho quá trình tìm kiếm nhân viên được diễn ra nhanh hơn và đạt kết quả tốt hơn Dịch

vu tuyển dụng của các công ty nhân sự thường hổ trợ các công ty tìm đúng người có khả năng cho vị trí tuyển dụng

2 Các giải pháp trước khi tuyển dụng

a Giờ phụ trội (làm thêm giờ)

Với đặc thù là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực VAS nên có khá nhiều công việc mang tính chất thời vụ vì vậy công ty thường xuyên khuyến kích nhân viên làm thêm giờ phụ trội Giờ phụ trội được tính theo đúng quy định của nhà nước (tính cao gấp đôi giờ công lao động bình thường)

Giải pháp này có ưu điểm là công ty không phải tuyển thêm lao động mà vẫn hoàn thành các công việc phát sinh Vẫn giữ được cơ cấu và không phải nuôi số người dư thừa khi hết công việc mang tính thời vụ

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là khi nhân viên làm việc phụ trội trong thời gian dài sẽ dẫn đến mệt mỏi, quá tải và kéo theo chất lượng công việc chính bị giảm Đồng thời nhân viện sẽ thiếu nhiệt tình khi trở lại làm việc ở mức độ bình thường như trước kia

b Hợp đồng gia công

Khi ở tình trạng công việc quá nhiều mà cần gấp, việc làm thêm giờ phụ trội không khả thi do nhân viên vừa mới qua một đợt làm việc dài thì công ty có thể chọn giải pháp là ký hợp đồng với các công ty khác cùng nghành với mình để thực hiện công việc Việc này về trước mắt có lợi cho cả đôi bên tuy nhiên đây là việc làm nên tránh vì có khả năng mất khách hàng vào tay công ty được thuê làm

c Nhân viên thời vụ (cộng tác viên)

Đây là một giải pháp được công ty tôi sử dụng khá nhiều bởi phát sinh rất nhiều công việc thời vụ Những nhân viên thời vụ này sẽ có hợp đồng lao động ngắn (thường là từ 1 đến 3 tháng) và hầu như được hưởng chế độ đãi ngộ rất ít so với nhân viên ký hợp đồng dài hạn (nhân viên chính thức)

3 Thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty “Phần mềm và truyền thông VASC”

Công ty phần mềm và truyền thông VASC là đơn vị trực thuộc VNPT nên vẫn thuộc về nhà nước Các cơ chế tuyển dụng cũng được thực hiện theo quy chế nhà

nước tuy nhiên do đặc thù lĩnh vực hoạt động là công nghệ thông tin nên trong tuyển dụng công ty cũng áp dụng nhiều hình thức khá mới và tiên tiến

a Về phương pháp tuyển dụng:

• Sử dụng phương pháp phổ biến là quảng cáo trên báo chí, ngoài ra còn ở

tivi (rất ít), đài, tờ rơi, wap, web … Phương pháp tuyển dụng này khá

tốn kém (quảng cáo trên TV) và gây sự chú ý cho các đối thủ.Ngoài ra

công ty trước khi public thông tin tuyển dụng lên báo đài thì thường gửi thông tin tuyển dụng đến tất cả nhân viên trong công ty nhằm thu hút chính những nhân viên đang làm việc của mình tìm đến một công việc phù hợp trong công ty hoặc một vị trí thăng tiến

• Công ty có cử chuyên viên đến các trường đại học trong khu vực Hà Nội

để tuyển dụng Hầu hết các sinh viên giỏi đều được đưa vào tầm ngắm

tuy nhiên hiện nay phương pháp này được rất nhiều công ty thực hiện

vì vậy cũng cạnh tranh nhau khốc liệt trong vấn đề tuyển dụng sinh viên giỏi tại trường

• Công ty cũng đã kết hợp với một số trường cho phép sinh viên được đến công ty thực tập Trong quá trình thực tập, cán bộ quản lý có thể nhìn thấy được năng lực của những sinh viên thực tập này và nếu có thể đáp ứng được trong công việc, công ty sẽ mời sinh viên này làm việc cho

mình sau khi tốt nghiệp.Phương pháp này đem lại lợi ích cho cả 3 bên:

Doanh nghiệp, nhà trường và sinh viên tuy nhiên nó cũng đem lại những phiền toái nhất định đặc biệt là việc bị lộ những thông tin nhậy cảm, đôi khi những sinh viên được thực tập tại công ty mình, sau khi

ra trường lại được công ty đối thủ tuyển dụng

b Nguồn tuyển dụng:

• Gồm nguồn nội bộ như phần trên đã nói (gửi thông báo đến toàn thể nhân viện trước khi công bố public vị trí tuyển dụng) Khi công ty cần tìm gấp

một vài vị trí thì phương pháp này đem lại hiệu quả cao Tuy nhiên

không phải lúc nào cũng có thể tuyển dụng được đặc biệt những vị trí

có tính cách mạng, cần một luồng gió mới để đem lại hiệu quả cao trong công việc

• Nguồn bên ngoài gồm bạn bè nhân viên, nhân viên cũ (cái này thì thực sự thấy rất ít), các ứng viên tự nộp đơn xin việc hoặc nhân viên của các hãng khác được mời gọi về làm (khi dự án cần gấp thì nguồn nhân lực này lại

rất được ưa chuộng).Việc tuyển lại nhân viên cũ sẽ lợi là những nhân

viên này làm việc tốt hơn trước kia, vui vẻ và hoà đồng hơn tuy nhiên cũng đem đến cho những nhân viên đang gắn bó với công ty một tư tưởng về việc rời công ty bất cứ lúc nào họ muốn và có thể trở lại công

ty bất cứ lúc nào họ cần

• Đăng ký hồ sơ với những nhà tuyển dụng chuyên nghiệp ( như trang web vieclam.com, congviec.com.vn v.v.) Đây là một kênh tuyển dụng khá tốt đặc biệt chi phí lại rất rẻ

c Quá trình tuyển chọn nhân lực:

Thông thường công ty cũng sẽ thực hiện theo 7 bước chính trong quá trình tuyển chọn nhân lực:

✓ B1: Ứng viên nộp đơn

✓ B2: Phỏng vấn hồ sơ

✓ B3: Trắc nghiệm (IQ, EQ, trắc nghiệm tổng quát, trắc nghiệm cá tính

v.v.v)

✓ B4: Phỏng vấn sâu (phối hợp kiểm tra lại tất cả những dữ kiện mà ứng

viên cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt giai đoạn lựa chọn)

✓ B5: Sưu tra lý lịch

✓ B6: Khám sức khoẻ

✓ B7: Thử việc và quyết định tuyển dụng

Về thực chất thì rất nhiều trường hợp tuyển dụng không thực hiện theo 7 bước được nêu ở trên bởi vì vẫn còn cơ chế xin cho, người quen hoặc đôi khi được ép từ phía tập đoàn, đây là một thực trang mà hầu như doanh nghiệp

nào cũng gặp phải đặc biệt là những doanh nghiệp, công ty, cơ quan trực thuộc nhà nước, nơi mà mối quan hệ được đặt lên hàng đầu

III GIẢI PHÁP:

Tuyển chọn nhân lực là một quá trình phức tạp và tốn nhiều công sức Phải có nghiệp vụ chuyên môn, tầm hiểu biết rộng rãi đồng thời còn phụ thuộc vào chính sách tuyển dụng của công ty Tuyển chọn nhân lực là quyết định xem trong số các ứng viên đã được tuyển dụng ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công

ty

Có rất nhiều phương pháp truyển dụng được nêu ở trên, mỗi phương pháp đều

có ưu nhược điểm của nó tuy nhiên trên thực tế những công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin thường sử dụng phương pháp nhờ đến các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp để tìm kiếm nhân lực phù hợp cho mình Hiện nay đã có khá nhiều công ty chuyên về lĩnh vực tuyển dụng và săn đầu người cho các công ty Việc sử dụng những nhà tuyển dụng chuyên nghiệp này giúp doanh nghiệp đạt được mục đích tuyển dụng của mình hơn nữa chi phí cho tuyển dụng không quá cao, tuy nhiên phương pháp này cũng có bất lợi là nhân viên của mình cũng dễ bị nhà tuyển dụng chuyên nghiệp lôi kéo sang các công ty khác làm việc với mức lương hấp dẫn hơn Tăng cường công tác đào tạo, giúp nhân viên có nhận thức tốt hơn về công việc cũng như môi trường làm việc để nhân viên gắn bó với công ty hơn

Lương luôn là một mối quan tâm hàng đầu của người lao động, công ty nên có những chính sách lương, thưởng rõ ràng hơn, minh bạch hơn nhằm tạo hành lang về

cơ chế lương thưởng công bằng sẽ giúp người lao động yên tâm công tác Có áp dụng những chương trình khuyến khích/động viên các cá 
 nhân làm việc (ví dụ: cho thêm ngày nghỉ phép, tài trợ đi học 
 ngắn hạn / dài hạn, đi nghỉ, du lịch, vv )

Có áp dụng mức thưởng hàng năm Lao động được tham gia các sự kiện xã hội của công ty (liên hoan, tham quan, du lịch)

Công tác đánh giá nhân sự cần được đẩy mạnh hơn nữa nhằm có cái nhìn tốt hơn về những nhận sự đang hoạt động trong công ty Đánh giá nhân sự được thực hiện bởi người quản lý trực tiếp ít nhất một lần trong một năm Việc đánh giá nhân

sự sẽ giúp công ty tìm ra được những người có khả năng đặt ở vị trí mới hoặc cho thấy cần phải tuyển dụng thêm nhân sự nhằm bù đắp những thiếu hụt nhân sự do một số nhân sự yếu kém bị sa thải để lại

Công ty có thể tham gia hội chợ việc làm để tìm kiếm nguồn nhân lực cho mình đồng thời cũng đem đến cơ hội việc làm cho những người đang tìm kiếm một công việc phù hợp với mình

IV KẾT LUẬN

Việc tìm được nhân viên có đầy đủ năng lực và phẩm chất để sắp xếp đúng vị trí luôn là điều mơ ước của các nhà quản trị Tuy nhiên vì lý do này hay lý do khác mà các nhà quản trị đôi khi phải chấp nhận những phương án không phải là tối ưu Đó

là do sự tác động của môi trường (bên trong và bên ngoài) doanh nghiệp Những nhân tố ảnh hưởng này có thể là mối quan hệ (như đã nêu ở trên) hoặc từ chính môi trường bên trong doanh nghiệp (tính chất đặc điểm công việc của doanh nghiệp, thời gian, khả năng tài chính của doanh nghiệp, bầu không khí văn hoá của doanh nghiệp v…v.vv) hoặc do môi trường bên ngoài doanh nghiệp tác động (như bối cảnh kinh tế, dân số, lực lượng lao động) Vì vậy công tác tuyển dụng nhân lực được xem là hoạt đồng then chốt của tổ chức trong việc có được một đội ngũ nhân viên thoả mãn yêu cầu công việc mới Hoạt động tuyển dụng nhân lực sẽ quyết định lớn đến chất lượng và sự phù hợp của nhân viên, nếu công tác này được làm tốt thì

tổ chức sẽ có một cơ cấu tổ chức hợp lý, đủ sức tồn tại và phát triển