Trưởng phòng Hành chính nhân sự Chịu trách nhiệm phê duyệt các hồ sơ/ tài liệu liên quan trong quá trình tuyển dụng đối với các vị trí từ cấp phó phòng, đội trưởng, chủ nhiệm công trình
Trang 1- - Phạm Duy Cường
ĐỀ BÀI
Phân tích quy trình tuyển dụng ở Công ty của Anh/Chị Phân tích các hạn chế
và các giải pháp để khắc phục các hạn chế đó
BÀI LÀM I.Sơ lược về Công ty :
1.Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN TASCO
2.Địa chỉ : Tầng 3 toà nhà B15 khu đô thị mới Đại Kim, Phường Đại Kim,
Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội
3 Ngành nghề kinh doanh:
Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, hạ tầng kỹ thuật, san lấp
mặt bằng;Xây lắp điện, nước; Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông
đúc sẵn
Kinh doanh phát triển nhà ở; kinh doanh bất động sản; cho thuê văn phòng, nhà
ở, nhà xưởng
II Giới thiệu về Quy trình tuyền dụng tại Công ty:
Quy trình tuyển dụng của Công ty cổ phần TASCO do bộ phận tuyển dụng của
Phòng Nhân sự Công ty xây dựng trên cơ sở tham khảo các chuyên gia về tuyển dụng
và đã được thông qua Hội đồng quản trị, Hội đồng cổ đông của Công ty
1 Mục đích:
Quy trình này nhằm quy định một phương pháp thống nhất trình tự các bước
tuyển dụng nhân sự vào làm việc tại Công ty Đảm bảo việc tuyển dụng nhân sự đáp
ứng các yêu cầu về chất lượng, số lượng, khách quan, trung thực
Giữ được uy tín của tổ chức đối với các ứng viên dự tuyển, đối với xã hội,
nhằm đáp ứng các yêu cầu về phát triển nguồn nhân lực phục vụ cho các hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty
2 Phạm vi áp dụng và Đối tượng áp dụng:
Áp dụng cho toàn thể người lao động tham gia tuyển dụng vào làm việc tại
Công ty cổ phần TASCO
Trang 2- - Phạm Duy Cường
Đối với một số vị trí tuyển dụng cao cấp (chuyên gia, vị trí quản lý cấp trưởng
phòng trở lên…) hoặc các nhu cầu tuyển dụng đột xuất Chủ tịch-Phó chủ tịch HĐQT,
TGĐ, Giám đốc tài chính, GĐ dự án được phép vận dụng linh hoạt quy trình này
Phương pháp Head-Hunter: Là cách thức săn tìm người tài giỏi cho các vị trí
quản lý cao cấp hoặc đứng đầu công ty của các nhà tuyển dụng khi đó có đưa ra những
ưu đãi đặc biệt đối với ứng viên đạt tiêu chuẩn
3 Tài liệu liên quan:
Luật lao động sửa đổi bổ sung ban hành ngày 29/ 11/ 2006 Nghị định số 39/
2003/ NĐ-CP ngày 18/ 04/ 2003, nghị định 117/ 2003/ NĐ-CP, thông tư số
20/2003/TT-BLĐTB&XH ngày 22/09/2003 của Bộ LĐTB&XH hướng dẫn chi tiết
một số điều của Nghị định 39/2003/NĐ-CP ngày 18/04/2003 của Chính phủ về tuyển
dụng lao động
Các văn bản quản lý hiện hành của công ty
Tuyển dụng và đãi ngộ người tài_Cẩm nang kinh doanh Harvard 201 câu hỏi
hay nhất có thể đặt ra cho nhà tuyển dụng_John Kador
4 Trách nhiệm thực hiện
4.1 Trưởng phòng Hành chính nhân sự
Chịu trách nhiệm phê duyệt các hồ sơ/ tài liệu liên quan trong quá trình tuyển
dụng đối với các vị trí từ cấp phó phòng, đội trưởng, chủ nhiệm công trình trở xuống
hoặc các vị trí tương đương như: Các đề thi viết, phỏng vấn trực tiếp, ký duyệt quyết
định tiếp nhận, HĐLĐ thử việc, HĐLĐ chính thức.Tổ chức phỏng vấn các ứng viên
vào vị trí nhân viên nghiệp vụ các phòng ban, đơn vị
Xác định nhu cầu và xây dựng kế hoạch tuyển dụng đội ngũ cán bộ, nhân viên
toàn công ty theo chiến lược sản xuất kinh doanh
Thực hiện kiểm tra, giám sát các hoạt động liên quan đến tuyển dụng, thử việc
của các đơn vị Cung cấp hồ sơ đầy đủ của nhân viên mới trong thời gian thử việc
4.2 Phòng Nhân sự Hành chính
Chịu trách nhiệm hướng dẫn các ứng viên khi đến đăng ký tham gia dự tuyển
Trang 3- - Phạm Duy Cường
Chuẩn bị hội trường, bố trí nhân sự và các phương tiện cần thiết phục vụ cho
buổi trình diện khi ứng viên đến nhận quyết định, HĐLĐ thử việc
Hướng dẫn hội nhập nhân viên mới với Công ty.Làm hợp đồng lao động thử
việc, các chế độ có liên quan cho nhân viên mới sau khi kết thúc quá trình tuyển dụng
4.3 Các phòng, ban, đơn vị
Xác định nhu cầu tuyển dụng của đơn vị mình, đề nghị Phòng Nhân sự cung
cấp bổ sung nguồn nhân lực
Tham gia xây dựng, cung cấp tài liệu để ra đề thi viết chuyên môn, tham gia
phỏng vấn, tiếp nhận ứng viên thử việc, đánh giá kết quả thử việc và tiếp nhận chính
thức đối với ứng viên đạt yêu cầu và từ chối tiếp nhận đối với ứng viên không đạt yêu
cầu Tham gia sửa đổi, cải tiến nội dung quy trình tuyển dụng để phù hợp khi đưa vào
áp dụng với thực tế
5 Nội dung
5.1 Lưu đồ của qui trình ( Trang kế tiếp)
5.2 Nhu cầu tuyển dụng
5.2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng
Chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty
Kế hoạch sản xuất kinh doanh theo từng thời kỳ của Công ty
Nhu cầu về nguồn nhân lực của Ban lãnh đạo và các phòng ban/ đơn vị trong
Công ty Căn cứ bản mô tả công việc, tiêu chí của các vị trí chức năng trong toàn Công
ty
Lưu đồ Quy trình tuyển dụng
Trang 4- - Phạm Duy Cường
Tiếp nhận chính thức
Các phòng ban
chức năng
Mục 6.2.1 NS-BM-01/01, NS-BM-01/03 NS-BM-01/02
Chuyên viên
Tuyển dụng
Các nhu cầu tuyển dụng định kỳ cũng như đột xuất đều gửi về phòng HCNS tổng hợp và trình TGĐ phê duyệt
định kỳ cũng như kế hoạch đột xuất
Chuyên viên
tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng năm Lập kế hoạch tuyển dụng tháng Mục 6.3
CVTD, GĐCN/
Trưởng/phó các
phòng ban chức
năng, TGĐ
Mục 6.4 NS-BM-01/05, NS-BM-01/06, NS-BM-01/07, NS-BM-01/08 NS-BM-01/09, NS-BM-01/10
Tp HCNS,
Trưởng/phó các
phòng ban CN
Mục 6.5 NS-BM-01/11
Trưởng/phó các
phòng ban chức
NS-BM-01/11
TGĐ, CVTD,
Phòng ban tiếp
nhận
Mục 6.7 NS-BM-01/12 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt Nhu cầu TD
Tuyển dụng ( Vòng sơ tuyển + Vòng 2+ Vòng 3)
Tiếp nhận, thử việc
Xem xét kết quả thử việc Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng
Trang 5- - Phạm Duy Cường
- Hàng năm, phòng nhân sự xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lương dựa trên kế
hoạch sản lượng do phòng kinh doanh cung cấp làm cơ sở hoạch định chiến lược nhân
sự năm Định kì trước ngày 15 tháng 12 hàng năm các phòng ban/đơn vị lập kế hoạch
tuyển dụng năm tới theo biểu mẫu NS-BM-01/01 và gửi về phòng Nhân sự, sau đó
chuyên viên tuyển dụng sẽ tập hợp lại cùng với nhu cầu nhân sự cho các đơn vị dự
kiến sẽ thành lập và trình cho cấp trên trực tiếp Sau 6 tháng sẽ điều chỉnh lại kế hoạch
tuyển dụng
- Trước ngày 25 hàng tháng các phòng ban/đơn vị gửi nhu cầu tuyển dụng cho
tháng kế tiếp của bộ phận mình về cho phòng Nhân sự theo biểu mẫu NS-BM-01/02
Sau ngày 25 hàng tháng CVTD tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban gửi
về theo biểu mẫu NS-BM01/03 để trình Trưởng phòng nhân sự xem xét rồi trình cho
Tổng Giám đốc phê duyệt Sau 35 ngày kể từ thời điểm nhu cầu tuyển dụng được phê
duyệt phòng Nhân sự phải đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị Đối với
vị trí cấp quản lý sẽ từ 45 đến 60 ngày
5.3 Lập và phê duyệt kế hoạch tuyển dụng
- Sau khi nhu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt, Chuyên viên tuyển dụng
thông báo chính thức việc đáp ứng hay không đáp ứng được các nhu cầu tuyển dụng
của các đơn vị gửi về
- Sau đó, chuyên viên tuyển dụng tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng
NS-BM0-01/04 trên cơ sở tổng hợp các nhu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt
- Trưởng phòng nhân sự xem xét, kiểm tra, Tổng giám đốc Công ty phê duyệt
kế hoạch tuyển dụng, việc này được hoàn tất chậm nhất sau 3 ngày
5.4 Tổ chức tuyển dụng
5.4.1 Thông báo tuyển dụng:
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt, chuyên viên tuyển dụng tiến
hành thiết kế nội dung và tổ chức thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin
đại chúng như:
Trang 6- - Phạm Duy Cường
- Thông báo trên bảng Tin, Website, mạng nội bộ công ty Đăng tuyển trên các
phương tiện thông tin: Đài truyền hình, cơ sở cung cấp nguồn lao động (Mạng
Internet, báo chí, trung tâm giới thiệu việc làm )
- Nội dung đăng tuyển trên các phương tiện thông tin đại chúng phải được công
bố trước 2 ngày tính từ ngày bắt đầu nhận hồ sơ và huỷ trước 01 ngày so với hạn cuối
cùng nhận hồ sơ
5.4.2 Sơ tuyển vòng 1
Chuyên viên Tuyển dụng tiến hành tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra các tài liệu có
trong túi hồ sơ Sau khi hồ sơ đã được kiểm tra, người tiếp nhận phải ký xác nhận bên
ngoài túi hồ sơ và viết phiếu giao nhận hồ sơ theo biểu mẫu NS-BM-01/05 Phiếu giao
nhận hồ sơ gồm có 2 liên Trên phiếu có dấu giáp lai của Công ty giữa các liên Các
liên này phải có đầy đủ chữ ký trước khi chuyển tới các bên liên quan
Sau khi nhận hồ sơ, Chuyên viên tuyển dụng hướng dẫn ứng viên khai báo Sơ
yếu lích lịch theo biểu mẫu NS-BM-01/06 và làm bài kiểm tra trắc nghiệm tại thời
điểm nộp hồ sơ
Căn cứ vào các yêu cầu đối với vị trí cần tuyển (bản mô tả công việc, nội dung
đã đăng trên thông báo tuyển dụng, các yêu cầu đối với hồ sơ theo quy định của pháp
luật và của công ty), căn cứ vào bài kiểm tra trắc nghiệm tuyển dụng ứng viên làm khi
đến nộp hồ sơ
+ Trắc nghiệm IQ, Ngoại ngữ, hiểu biết XH, kiến thức chuyên môn (cơ bản)
+ Trả lời câu hỏi phỏng vấn trực tiếp: Xử lý tình huống có thật
+ Riêng đối với lái xe, lái máy thi công Phòng Nhân sự kết hợp với Phân xưởng
Thiết bị tiến hành tổ chức thi kiểm tra tay nghề của ứng viên
Sau khi kết thúc vòng 1, Chuyên viên tuyển dụng ghi kết quả tuyển dụng vòng
sơ tuyển vào BM NS-BM-01/09 tổng hợp kết quả vào biểu mẫu NS-BM-01/07 và báo
cáo kết quả vòng 1 trình Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt
Trường hợp các ứng viên không đạt thì tiến hành lưu hồ sơ
Trang 7- - Phạm Duy Cường
5.4.2.Phỏng vấn vòng 2
- Chuyên viên Tuyển dụng tiến hành lập kế hoạch tổ chức phỏng vấn theo
NS-BM-01/08 trình cấp trên phê duyệt Kế hoạch phỏng vấn sẽ được gửi tới Hội đồng
phỏng vấn trước 5 ngày diễn ra buổi phỏng vấn vòng 2
- Căn cứ vào “ Danh sách ứng viên trúng tuyển vòng 1” và “Kế hoạch phỏng
vấn vòng 2” đã được phê duyệt thì Chuyên viên tuyển dụng sẽ liên lạc tới các ứng viên
(gửi thư mời phỏng vấn, viết email hoặc gọi điện) đến tham gia phỏng vấn vòng 2
(vòng phỏng vấn chuyên môn)
- Danh sách, hồ sơ dự tuyển (nếu có), yêu cầu của các ứng viên được phỏng vấn
vòng 2 sẽ được chuyển đến hội đồng phỏng vấn trước 2 ngày
- Trường hợp 1: Nếu ứng viên xin tuyển vào vị trí nhân viên nghiệp vụ các
phòng ban/ đơn vị thì phòng nghiệp vụ sẽ cử đại diện hoặc mời chuyên gia phỏng vấn
sâu về nghiệp vụ của các ứng viên Nội dung gồm 2 phần:
NS-BM-01/10
-Trường hợp2: Nếu ứng viên xin tuyển vào các vị trí quản lý từ cấp trưởng
phòng trở lên thì TổngGiám đốc,chuyên gia cao cấp sẽ phỏng vấn sâu về nghiệp vụ
chuyên môn và kỹ năng quản lý của các ứng viên.Nội dung tương tự như TH 1
- Kết quả phỏng vấn vòng 2 sẽ được CVTD phối hợp với hội đồng phỏng vấn
tổng hợp và báo cáo cấp trên kết quả phỏng vấn vòng 2 theo biểu mẫu NS-BM-01/07
- Trường hợp nếu ứng viên xin tuyển vào vị trí nhân viên nghiệp vụ các phòng
ban/ đơn vị, nếu đạt sau kỳ phỏng vấn vòng 2 thì CVTD sẽ báo cáo và đề xuất cấp
trên ký QĐ tiếp nhận và HĐLĐ thử việc Nếu không đạt thì lưu hồ sơ dự phòng
Trang 8- - Phạm Duy Cường
+ Trường hợp nếu ứng viên xin tuyển vào vị trí cấp quản lý, nếu đạt kết quả thì
CVTD sẽ liên lạc thông báo tới ứng viên đến phỏng vấn vòng 3 Nếu không đạt thì lưu
hồ sơ dự phòng
- Khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ thực hiện việc phỏng vấn các ứng viên
và ghi nội dung vào Phiếu phỏng vấn vòng 2 theo biểu mẫu NS-BM-01/09
5.4.3.Phỏng vấn vòng 3
- Sau khi có kết quả phỏng vấn vòng 2, CVTD báo cáo kết quả theo
NS-BM-01/09 và lên danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn vòng 3 theo NS-BM-01/07, và
liên lạc tới các ứng viên (gửi thư mời phỏng vấn, viết email hoặc gọi điện) đến tham
gia phỏng vấn vòng 3 Danh sách, hồ sơ các ứng viên được phỏng vấn vòng 3 sẽ được
chuyển đến CT HĐQT và Hội đồng phỏng vấn trước 03 ngày
- Các thành viên tham gia Hội đồng phỏng vấn vòng 3 sẽ do Chủ tịch HĐQT
quyết định và phân công nhiệm vụ dựa trên đề xuất của Tổng giám đốc
- Nội dung phỏng vấn vòng 3 gồm 3 phần:
+ Một là: Làm bài kiểm tra chuyên môn với cấp độ tương đương vị trí quản lý
xin tuyển Các ứng viên sẽ làm bài kiểm tra chuyên môn (phần trả lời) vào biểu
mẫu NS-BM-01/10;
+ Hai là: Phỏng vấn xử lý các tình huống thực tế cao hơn/ phức tạp hơn so với
các tình huống ở vòng 2
+ Ba là: Những nội dung công việc mang tính định hướng ở tầm vĩ mô để tìm
hiểu sâu hơn về trình độ/ kỹ năng quản lý, phương hướng giải quyết của các
ứng viên, có thể đưa ra tình huống có thật tại công ty nhưng chưa có giải pháp xử
lý để kiểm tra được cách tiếp cận vấn đề, cách tư duy của ứng viên
- Kết quả phỏng vấn vòng 3 sẽ do TGĐ kết hợp với Hội đồng phỏng vấn tổng
hợp và báo cáo CT HĐQT kết quả phỏng vấn vòng 3 theo biểu mẫu NS-BM-01/07
+ Trường hợp nếu đạt, TGĐ ký quyết định tiếp nhận và HĐLĐ thử việc
+ Trường hợp nếu kết quả phỏng vấn của ứng viên gần đạt so với các tiêu chí đã đề ra,
TGĐ ra quyết định về việc điều chỉnh tiêu chuẩn so với yêu cầu vị trí cần tuyển dụng
+ Trường hợp nếu không đạt, lưu hồ sơ dự phòng
Trang 9- - Phạm Duy Cường
- Các hồ sơ/tài liệu có liên quan đến kết quả trúng tuyển vòng 3 của các ứng
viên vào các vị trí quản lý từ cấp trưởng phòng trở lên sẽ do TGĐ hoặc Chủ tịch
HĐQT phê duyệt
5.5 Tiếp nhận, thử việc
- Căn cứ vào tình hình tuyển dụng thực tế, quy định thời gian thử việc ở các vị
trí tại Công ty với các đối tượng mới tuyển dụng như sau:
+ Sinh viên mới tốt nghiệp ra trường, thời gian thử việc là 02 tháng
+ Những người đã có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên, thời gian thử việc tối
thiểu là 01 tháng
- TGĐ ký quyết định tiếp nhận thử việc và hợp đồng thử việc với các ứng viên
sau khi đã trúng tuyển
5.5.1 Thủ tục trình diện
Một số quy định trước khi trình diện:
- Sau khi quyết định tiếp nhận và hợp đồng lao động thử việc đã được ký duyệt,
Phòng Nhân sự và các phòng, ban tiến hành thực hiện hướng dẫn hội nhập theo tài liệu
hướng dẫn hội nhập nhân viên mới
5.5.2 Nội dung thử việc
Cấp giao việc
Sau khi thực hiện xong thủ tục trình diện, nhân viên thử việc sẽ được giao công
việc cụ thể trong thời gian thử việc Nội dung công việc trong thời gian thử việc được
quy định như sau:
- Đối với các vị trí quản lý:
+ Nếu ứng viên vào vị trí Giám đốc chức năng, trưởng các phòng ban: Người
giao việc là TGĐ
+ Nếu ứng viên vào vị trí phó phòng/ ban: Người giao việc là Tổng giám đốc,
nội dung công việc sẽ do Trưởng phòng tiếp nhận đề xuất
- Đối với các vị trí nhân viên nghiệp vụ: Trưởng phòng tiếp nhận đề xuất nội
dung công việc trên cơ sở công việc thực tế của phòng
Nhận xét quá trình thử việc:
Trang 10- - Phạm Duy Cường
Trước khi hết thời gian thử việc 03 ngày, người hướng dẫn nhân viên thử việc
có trách nhiệm xem xét kết quả công việc và báo cáo với phụ trách bộ phận tiếp nhận
về kết quả hoàn thành công việc được giao của nhân viên thử việc
Kết quả cuối cùng về việc có tuyển chính thức hay không đối với nhân viên thử
việc sẽ do phụ trách phòng/ ban tiếp nhận nộp chậm nhất sau 01 ngày kể từ khi hết
thời gian thử việc
5.6 Xem xét kết quả thử việc
- Trước khi hết thời hạn thử việc 3 ngày, nhân viên thử việc phải nộp bản thu
hoạch công việc và tự đánh giá khả năng đáp ứng công việc của bản thân cho phụ
trách đơn vị Khi hết thời gian thử việc, phụ trách trực tiếp hoặc người hướng dẫn
(nếu được phụ trách ủy quyền) sẽ thực hiện đánh giá kết quả thử việc của nhân viên
thử việc vào phiếu nhận xét thời gian thử việc theo biểu mẫu NS-BM-01/11 trình TGĐ
phê duyệt
- Đối với các vị trí quản lý từ cấp trưởng phòng trở lên sẽ do TGĐ thực hiện
việc đánh giá kết quả thử việc của các nhân viên thử việc và báo cáo Chủ tịch HĐQT
- Nếu đạt, nhân viên thử việc sẽ được tiếp nhận chính thức
- Nếu không đạt, phụ trách phòng ban/ đơn vị có nhu cầu tuyển dụng sẽ yêu cầu
tiếp nhận thử việc đối với các ứng viên dự phòng sau khi phỏng vấn vòng 2
5.7 Tiếp nhận chính thức
5.7.1 Ký hợp đồng chính thức
- Sau khi có kết quả thử việc, các nhân viên đạt yêu cầu được tuyển dụng chính
thức vào làm việc tại Công ty HĐLĐ được lập thành 02 bản, người lao động giữ một
bản, P Nhân sự giữ một bản, TGĐ thay mặt công ty kí HĐLĐ
5.7.2 Sau khi ký hợp đồng chính thức
- Sau khi quyết định và hợp đồng lao động chính thức đã được ký kết Nhân
viên chính thức sẽ được giao cho các phòng ban/ đơn vị/ bộ phận và triển khai công
việc theo bản mô tả công việc cá nhân
- Sau mỗi đợt tuyển dụng, CVTD sẽ tổng hợp báo cáo Danh sách nhân sự mới
tuyển dụng theo biểu mẫu NS-BM-01/12 trình cấp trên