Phân tích thực trạng hoạt động đánh giá thực hiện công việc của tập thể tại công ty tài chính cổ phần xi măng

Hệ thống chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc của tập thể: HĐQT Tổng giám đốc Ban kiểm soát Hội đồng ALCO Phòng Đầu tư & Dịch vụ tài chính Phòng Nguồn vốn Phòng Tín dụng Phòng Kế toán

Đề bài: Phân tích thực trạng một trong bốn hoạt động sau tại tổ chức mà anh/chị đang làm việc:

- Tuyển dụng

- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

- Đánh giá thực hiện công việc

- Thù lao lao động

Trên cơ sở đó, nêu những hạn chế và đề xuất 1 số giải pháp để khắc phục

Bài làm: Phân tích thực trạng hoạt động đánh giá thực hiện công việc của tập thể tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

I Giới thiệu về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC) được thành lập theo Quyết định số 142/GP-NHNN ngày 29/5/2008 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành về việc Cấp giấy phép thành lập và hoạt động Công ty Tài chính cổ phần Xi măng Cổ đông sáng lập của Công bao gồm: Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Tổng công ty Thép Việt Nam Mục tiêu và chiến lược của Công ty là:

- Xây dựng công ty trở thành định chế đầu tư tài chính thực hiện chức năng cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tài chính, trong đó trước hết chú trọng các sản phẩm dịch vụ tài chính để phục vụ nhu cầu đầu tư và quản trị vốn đầu tư của các khách hàng chiến lược của công ty

- Xây dựng công ty trở thành định chế tài chính có khả năng hợp tác và hội nhập với hệ thống các định chế tài chính trong nước và quốc tế

để tạo lập vốn cho nhu cầu đầu tư phát triển, thực hiện quản trị vốn đầu tư và hoạt động trên thị trường vốn, thị trường tiền tệ

Các sản phẩm dịch vụ chủ yếu:

- Huy động và kinh doanh vốn

- Dịch vụ cung ứng ngoại hối

- Cho vay

- Hoạt động đầu tư

- Cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức của Công ty

II Hệ thống đánh giá thực hiện công việc của tập thể

1 Hệ thống chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc của tập thể:

HĐQT

Tổng giám đốc

Ban kiểm soát

Hội đồng ALCO

Phòng Đầu tư &

Dịch vụ tài chính Phòng Nguồn vốn Phòng Tín dụng Phòng Kế toán Phòng Công nghệ thông tin Phòng Hành chính – Nhân sự

Kiểm toán nội bộ

Đầu tư và kinh

doanh cổ phiếu,

vàng

Đầu tư trái phiếu

và giấy tờ có giá

Đầu tư dự án

Tư vấn dịch vụ tài

chính

Huy động và kinh doanh vốn trên thị trường liên ngân hàng

Kinh doanh ngoại hối

Huy động vốn từ các cá nhân và tổ chức kinh tế

Tổng hợp và kiểm soát rủi ro

Tín dụng doanh nghiệp

Tín dụng cá nhân

Kế toán phục vụ hoạt động kinh doanh

Kế toán thanh toán trong nước

và quốc tế

Tài chính – Thống kê

Kho quỹ

Hệ thống corebanking

Hệ thống phần cứng: vận hành, mạng & bảo mật, máy chủ & lưu trữ, hạ tầng

Hành chính

Nhân sự

Truyền thông

Pháp chế

Thu xếp vốn

dự án

Tổng hợp và kiểm soát rủi ro tín dụng

Dự án phần mềm:

ERP, BI, CRM,

Vận hành phần mềm

1.1 Hệ thống chỉ tiêu đánh giá là hệ thống các mục tiêu của Phòng/ban được Tổng giám đốc giao và được Hội đồng quản trị phê duyệt trong ngân sách hàng năm

1.2 Hệ thống chỉ tiêu đánh giá được chia theo các Khối như sau:

- Khối kinh doanh bao gồm: Phòng Tín dụng, Bộ phận Kinh doanh - phòng Nguồn vốn, Phòng Đầu tư & Dịch vụ tài chính, gồm có chỉ tiêu Kinh doanh và chỉ tiêu Quản trị

- Khối hỗ trợ kinh doanh bao gồm: Bộ phận Tổng hợp - phòng Nguồn vốn, Phòng Kế toán, Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Công nghệ thông tin, gồm có chỉ tiêu Nghiệp vụ và chỉ tiêu quản trị

1.3 Hệ thống chỉ tiêu kinh doanh:

A Chỉ tiêu kinh doanh

(1) Hiệu quả kinh doanh Là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng phòng/ban Công ty, bao gồm

chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận gộp, số dư cuối kỳ

(1.1) Chỉ tiêu doanh thu Là chỉ tiêu doanh thu, trong đó chia theo từng loại sản phẩm, dịch vụ

(1.2) Chỉ tiêu lợi nhuận gộp Là chỉ tiêu lợi nhuận gộp, trong đó chia theo từng loại sản phẩm dịch vụ

(1.3) Chỉ tiêu số dư cuối kỳ Là chỉ tiêu áp dụng đối với phòng Nguồn vốn và Tín dụng

Ví dụ: Đối với phòng Nguồn vốn gồm có:

- Chỉ tiêu số dư huy động cuối kỳ (chia theo từng loại sản phẩm, dịch vụ)

- Số dư kinh doanh vốn cuối kỳ (chia theo từng loại sản phẩm, dịch vụ)

(2) Chất lượng kinh doanh Là chỉ tiêu đánh giá chất lượng hoạt động kinh doanh của từng phòng/ban Công ty, bao

gồm chỉ tiêu chất lượng sản phẩm, dịch vụ; thị phần, khách hàng và chỉ số đánh giá chất lượng

(2.1) Chỉ tiêu chất lượng sản phẩm, dịch vụ Là chỉ tiêu thể hiện mức độ đáp ứng sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng, bao gồm:

Chỉ tiêu Giải thích

- Mức độ đa dạng của sản phẩm, dịch vụ, thể hiện số lượng sản phẩm, dịch vụ đang cung cấp

- Mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ

- Mức độ hoàn thiện, tạo sản phẩm, dịch vụ mới, thể hiện chỉ tiêu số lượng sản phẩm, dịch vụ mới, tiện ích, khác biệt

(2.2) Chỉ tiêu thị phần, khách hàng Là chỉ tiêu thể hiện mục tiêu cơ cấu sản phẩm và khách hàng, bao gồm:

- Thị phần theo nhóm khách hàng

- Thị phần theo sản phẩm (2.3) Chỉ số đánh giá chất lượng hoạt động Là chỉ tiêu đánh giá chất lượng hoạt động của từng phòng/ban, theo danh mục chỉ số của Hội

đồng ALCO công bố

1.4 Hệ thống chỉ tiêu nghiệp vụ:

A Chỉ tiêu nghiệp vụ Là chỉ tiêu đánh giá tiến độ, chất lượng từng nghiệp vụ trong các phòng/ban thuộc khối

Hỗ trợ kinh doanh

1.5 Hệ thống chỉ tiêu quản trị:

B Chỉ tiêu quản trị

(3) Lập, báo cáo thực hiện mục tiêu và quản

lý ngân sách

Là chỉ tiêu quản trị mục tiêu và quản lý ngân sách của phòng/ban, bao gồm: Lập, báo cáo thực hiện mục tiêu; thực hiện mục tiêu quản trị và quản lý ngân sách

Chỉ tiêu Giải thích

(3.1) Chỉ tiêu lập, báo cáo thực hiện mục tiêu Là chỉ tiêu đánh giá tiến độ và chất lượng việc lập và báo cáo thực hiện mục tiêu năm,

quý, tháng của phòng/ban

(3.2) Chỉ tiêu thực hiện mục tiêu quản trị Là chỉ tiêu đánh giá tiến độ và chất lượng kết quả thực hiện các mục tiêu quản trị đã lập

đầu năm, theo báo cáo ngân sách năm Mục tiêu quản trị bao gồm:

- Mục tiêu nhân sự, ví dụ như hoàn thiện cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân sự, xây dựng tập thể đoàn kết,…

- Mục tiêu xây dựng, hoàn thiện quy trình, quy chế

- Mục tiêu công nghệ thông tin, vì dụ như phối hợp với CNTT xây dựng và vận hành chương trình corebaking,…

(3.3) Chỉ tiêu quản lý ngân sách Là chỉ tiêu đánh giá tỷ lệ thực hiện tổng chi phí hoạt động của phòng/ban so với ngân

sách Chi phí hoạt động của phòng/ban không bao gồm chi phí cho nhân viên

phòng/ban theo chức năng, nhiệm vụ

(5) Quan hệ phối hợp Là chỉ tiêu đánh giá tiến độ và chất lượng phối hợp của từng phòng/ban đối với các

phòng/ban còn lại

Chỉ tiêu này sẽ được các phòng/ban còn lại đánh giá

(6) Chỉ tiêu khác do TGĐ giao Là chỉ tiêu đánh giá nhiệm vụ khác do TGĐ giao không thuộc các công việc kể trên

2 Phương pháp đánh giá:

2.1 Đánh giá kết quả công việc của tập thể được dựa trên hệ thống chỉ tiêu đánh giá, căn cứ trên kết quả thực hiện so với mục tiêu ngân sách được duyệt và mục tiêu do Tổng giám đốc giao cho các phòng/ban Kết quả thực hiện từng chỉ tiêu được chuyển thành điểm số tương ứng Điểm số của từng chỉ tiêu bằng tích số của tỷ lệ hoàn thành của từng chỉ tiêu và trọng số tương ứng của từng chỉ tiêu đó

Tỷ lệ chỉ tiêu Tỷ lệ hoàn thành Điểm số

2.2 Tỷ lệ chỉ tiêu thể hiện mức độ quan trọng, cấp độ ưu tiên của chỉ tiêu trong hệ thống các chỉ tiêu khác

Tỷ lệ chỉ tiêu được quy định như sau:

- Đối với chỉ tiêu kinh doanh:

(2.4) Chỉ tiêu chất lượng sản phẩm, dịch vụ 3%

(2.5) Chỉ tiêu thị phần, khách hàng 2%

(2.6) Chỉ số đánh giá chất lượng hoạt động 15%

- Đối với chỉ tiêu quản trị:

(3) Lập, báo cáo thực hiện mục tiêu và quản

lý ngân sách

16%

Chỉ tiêu Tỷ lệ chỉ tiêu

(3.4) Chỉ tiêu lập, báo cáo thực hiện mục tiêu 3%

(3.5) Chỉ tiêu thực hiện mục tiêu quản trị 6%

- Đối với chỉ tiêu nghiệp vụ và các chỉ tiêu nhỏ thuộc các chỉ tiêu lớn nêu trên thì Trưởng/phụ trách các phòng/ban căn cứ vào mức độ quan trọng, cấp độ ưu tiên của các chỉ tiêu trong năm để quyết định tỷ lệ chi tiêu cụ thể

2.3 Tỷ lệ hoàn thành công việc được tính theo phương pháp sau:

- Đối với nhóm các chỉ tiêu định lượng (các chỉ tiêu kinh doanh): Tỷ lệ hoàn thành của chỉ tiêu được đánh giá dựa trên việc so sánh (tính theo %) giữa các chỉ tiêu kế hoạch và thực hiện

- Đối với nhóm chỉ tiêu quản lý ngân sách: Tỷ lệ hoàn thành của chỉ tiêu được đánh giá dựa trên việc so sánh (tính theo %) giữa các chỉ tiêu kế hoạch và thực hiện Việc đánh giá được quy định như sau:

Tổng chi phí hoạt động thực hiện (không bao gồm chi phí cho nhân viên)/Ngân sách từ 90% đến 100% 100%

Tổng chi phí hoạt động thực hiện (không bao gồm chi phí cho nhân viên)/Ngân sách từ trên 70% đến dưới 90% (*) <=90% Tổng chi phí hoạt động thực hiện (không bao gồm chi phí cho nhân viên)/Ngân sách dưới 70% (**) <= 60% Tổng chi phí hoạt động thực hiện (không bao gồm chi phí cho nhân viên)/Ngân sách trên 100% (***) < 100%

(*) Cứ 10% ít hơn ngân sách thì tỷ lệ hoàn thành trừ đi 5% tương ứng

(**) Cứ 10% ít hơn ngân sách thì tỷ lệ hoàn thành trừ đi 10% tương ứng

(***) Cứ 10% vượt ngân sách thì tỷ lệ hoàn thành trừ đi 10% tương ứng

- Đối với các chỉ tiêu định tính (Chỉ tiêu nghiệp vụ, chỉ tiêu quản trị - trừ chỉ tiêu quản lý ngân sách): Tỷ lệ hoàn thành công việc được đánh giá dựa theo 2 tiêu chí là tiến độ và chất lượng của việc thực hiện chỉ tiêu Việc đánh giá này được quy định như sau:

Không đảm bảo tiến độ (Chậm 2 ngày làm việc, trừ 10%, chậm các ngày tiếp theo trừ 20% mỗi ngày bị

Hoàn thành về tiến độ nhưng chưa đảm bảo chất lượng (tính chính xác, tính đầy đủ, tính hợp lệ) (*) ≤ 90%

Hoàn thành tốt tiêu chí tiến độ, tiêu chí chất lượng là hoàn thành Hoàn thành tốt tiêu chí tiến độ là hoàn

thành trước thời gian yêu cầu từ 03 ngày làm việc thực tế trở lên 100% < Tỷ lệ < 110% Hoàn thành tốt tiêu chí chất lượng, tiêu chí tiến độ là hoàn thành hay hoàn thành tốt ≥ 110%

(*) Cứ 1 nội dung yêu cầu của chỉ tiêu hoàn thành chưa tốt thì tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu đó sẽ bị trừ đi 10%

- Đối với các chỉ tiêu quan hệ phối hợp, Trưởng/phụ trách các phòng ban khác sẽ đánh giá tỷ lệ hoàn thành theo quy định trên về chỉ tiêu định tính, tỷ lệ hoàn thành được tính trung bình cộng của các tỷ lệ hoàn thành được các phòng đánh giá

2.4 Điểm số đánh giá và xếp loại hoàn thành

- Điểm số đánh giá kết quả công việc của tập thể là tổng số điểm đánh giá của các chỉ tiêu Điểm số đánh giá này là được xếp theo 5 cấp

độ sau:

1 Hoàn thành xuất sắc Trên 1100

- Xếp loại hoàn thành công việc của Ban điều hành được xếp theo quy định sau:

1 Hoàn thành xuất sắc 100% số tập thể đạt xếp loại hoàn thành tốt trở lên, không có tập thể yếu kém

2 Hoàn thành tốt 100% số tập thể đạt xếp loại hoàn thành trung bình trở lên, không có tập thể yếu kém

3 Hoàn thành trung bình

Từ 70% đến dưới 100% số tập thể đạt xếp loại hoàn thành trung bình trở lên, không có tập thể yếu kém

4 Chưa hoàn thành Từ 50% đến dưới 70% số tập thể đạt xếp loại hoàn thành trung bình trở lên

5 Yếu kém Trên 50% số phòng/ban đạt xếp loại chưa hoàn thành trở xuống

3 Các bước đánh giá

3.1 Bước 1: Báo cáo kết quả thực hiện công việc

- Trưởng/phụ trách các phòng/ban có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện công việc theo quy định của văn bản này

- Nội dung báo cáo:

• Cụ thể hệ thống chỉ tiêu đánh giá đối với các chỉ tiêu chưa được chi tiết trong biểu mẫu đánh giá Chi tiết mục tiêu của từng chỉ tiêu, nội dung chi tiết các các chỉ tiêu phải căn cứ vào báo cáo ngân sách hàng năm đã được phê duyệt

• Chi tiết kết quả thực hiện:

✓ Đối với chỉ tiêu định lượng được thể hiện bằng số liệu và đơn vị tính

✓ Đối với chỉ tiêu định tính tính, phải báo cáo theo tiêu chí là tiến độ và chất lượng

Ví dụ: Chỉ tiêu tuyển dụng thì báo cáo gồm:

+ Tiến độ: Chậm 01 tuần + Chất lượng: Đã tuyển dụng được 01 chuyên viên phần mềm

- Biểu mẫu:

• Biểu mẫu CFC- ĐGTT- BM02/KD: Đánh giá kết quả công việc của tập thể đối với khối kinh doanh

• Biểu mẫu CFC- ĐGTT- BM02/HTKD: Đánh giá kết quả công việc của tập thể đối với khối hỗ trợ kinh doanh

3.2 Bước 2: Đánh giá kết quả công việc

- Trưởng/phụ trách các phòng/ban có trách nhiệm đánh giá kết quả thực hiện công việc theo quy định của văn bản này

- Nội dung đánh giá:

• Đánh giá tỷ lệ hoàn thành công việc được quy định tại mục 3.3 của thông báo này

• Căn cứ vào mục 3.4 của thông báo này về điểm số đánh giá và xếp loại hoàn thành, Trưởng/phụ trách các phòng/ban tự tính điểm

số và xếp loại hoàn thành theo quy định

- Biểu mẫu:

• Biểu mẫu CFC- ĐGTT- BM02/KD: Đánh giá kết quả công việc của tập thể đối với khối kinh doanh (đính kèm)

• Biểu mẫu CFC- ĐGTT- BM02/HTKD: Đánh giá kết quả công việc của tập thể đối với khối hỗ trợ kinh doanh (đính kèm)

3.3 Bước 3: Tổng hợp kết quả đánh giá

- Bộ phận Nhân sự - Phòng HC – NS có trách nhiệm tổng hợp đánh giá kết quả công việc của tập thể đối với các phòng/ban Công ty

- Biểu mẫu: CFC- ĐGTT- BM03: Tổng hợp đánh giá kết quả công việc của tập thể

3.4 Bước 4: Họp hội đồng lương

Hội đồng lương của Công ty có trách nhiệm họp xét đánh giá kết quả công việc của tập thể, phê duyệt kết quả đánh giá theo quy định của văn bản này

III Những hạn chế và đề xuất giải pháp khắc phục

1 Hạn chế

- Việc tính doanh thu, chi phí của từng phòng kinh doanh gặp khó khăn do chưa xây dựng được lãi suất nội bộ tính cho các nghiệp vụ cho vay, đầu tư, kinh doanh cổ phiếu

- Chỉ tiêu nghiệp vụ đối với các phòng ban hỗ trợ còn chung chung

2 Đề xuất

- Hoàn thiện cơ chế lãi suất nội bộ