Các phương pháp đánh giá tình hình thực hiện công việc tại DN

Vai trò của Đánh giá thực hiện công việc: - Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên là việc nhân viên báo nội dung công việc thực hiện, dựa vào đó, các bộ phận quản lý mới

Đề bài:

Anh/chị hãy phân tích thực trạng Đánh giá thực hiện công việc tại tổ chức mà anh/chị đang công tác Từ đó nêu lên hạn chế và đề xuất một số giải pháp để khắc phục

Bài làm:

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I Khái niệm và vai trò của Đánh giá thực hiện công việc:

1 Khái niệm: Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá xem xét kết quả thực hiện

công việc so với kế hoach được giao

2 Vai trò của Đánh giá thực hiện công việc:

- Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên là việc nhân viên báo nội dung công việc thực hiện, dựa vào đó, các bộ phận quản lý mới có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và thù lao của nhân viên

- Giúp cho cán bộ nhân sự và nhân viên có cơ hội để nhìn nhận, đánh giá lại các khả năng liên quan đến công việc của một nhân viên Hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhận xét, đánh giá của người quản lý về việc thực hiện công việc của mình Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên cung cấp các thông tin này cho nhân viên

- Giúp cho các cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh, tránh lặp lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên Nội dung trình tự đánh giá tình hình thực hiện công việc được tiến hành theo ba bước

Bước 1: Xác định công việc

Xác định công việc là nội dung công việc đã được công ty mô tả rõ tại từng vị trí

đã được công ty phê duyệt, nhân việc đã hiểu rõ:

- Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực hiện cái gì – theo bản mô tả công việc của tầng vị trí, tầng bộ phận chức năng

- Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứ vào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Bước 2 Đánh giá việc thực hiện công việc: đánh giá sự hoàn thành công việc của

nhân viên với kế hoạch được giao

3 Cung cấp thông tin phản hồi:

Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc Các công việc rất đa dạng và phức tạp Đánh giá tình hình thực hiện công việc của công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động thì đơn giản, có thể căn cứ trực tiếp vào mức độ hoàn thành của công nhân Đánh giá tình hình thực hiện công việc của các nhân viên cấp cao hơn thị lại rất phức tạp, khó chính xác và thường sử dụng những phương pháp cần thiết

II- Các phương pháp đánh giá tình hình thực hiện công việc

1 Đánh giá bằng bảng điểm và đồ thị

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc Trong bảng liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc… và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (ví dụ: thang điểm

10, thang điểm 100) Mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc Sau đó tổng hợp lại, đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên

2 Xếp hạng luân phiên

Một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc …

Cách thực hiện:

- Liệt kê tất cả các nhân viên cần đánh giá

- Trên biểu mẫu, đối với từng điểm chính, xác định nhân viên được đánh giá cao nhất, lần lượt đến người kém nhất

3 So sánh cặp

Phương pháp so sánh cặp giúp cho việc sắp xếp nhân viên theo phương pháp sắp xếp, có hiệu quả cao hơn Đối với mỗi yêu cầu (hay điểm) chính yếu như số lượng

và chất lượng công việc… Mỗi nhân viên sẽ được so sánh với một nhân viên khác trong từng cặp

4 Phê bình lưu giữ

Theo phương pháp này cán bộ nhân sự lưu giữ lại một số vấn đề rắc rối, trục trặc liên quan đến tư cách thực hiện công việc của mỗi nhân viên, sau khoảng thời gian

từ 3 đến 6 tháng, cán bộ nhân sự gặp nhân viên để bàn về việc thực hiện công việc của nhân viên, nhắc lại các rắc rối hay trục trặc đó, và kiểm tra xem nhân viên có tự giải quyết được các rắc rối trục trặc đó chưa Ưu điểm của phương pháp này là nó yêu cầu các cán bộ nhân sự phải luôn luôn nhắc nhở đến các rắc rối, các trục trặc trong việc thực hiện công việc của nhân viên và từ đó có biện pháp kiểm tra, nhắc nhở nhân viên, tìm cách loại trừ các sai sót của họ trong thực hiện công việc

5 Phương pháp phối hợp

Phương pháp này phối hợp những ưu điểm của phương pháp mẫu tường thuật phê bình và cho điểm Trình tự thực hiện như sau:

- Xác định các điểm mấu chốt và rắc rối trong công việc

- Chia các điểm mấu chốt và rắc rối thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm là một đại lượng

- Với mỗi đại lượng cần được đánh giá chia theo nhiều mức khác nhau, phân loại

từ mức kém nhất đến mức tốt nhất Ở mỗi mức có minh họa giải thích bằng điểm mấu chốt hoặc rắc rối trong thực hiện công việc Ưu điểm của phương pháp này là: Tiêu chuẩn đánh giá được chọn lọc chính xác, rõ ràng, dễ hiểu Cung cấp thông tin nhận xét, đánh giá về người thực hiện công việc nhanh chóng Các đại lượng đánh giá độc lập với nhau và phù hợp với thực tế

IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc

1- Mục đích của phỏng vấn:

Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm nghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của nhân viên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên

Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau

a Thoả mãn – thăng tiến.Việc thực hiện công việc của nhân viên thoả mãn, hay đáp ứng các nhu cầu tiêu chuẩn đặt ra thì nhân viên đó sẽ có khả năng thực hiện thăng tiến Mục đích của phỏng vấn là thảo luận với nhân viên về kế hoạch nghề

nghiệp và các kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn cho nhân viên, tạo cho họ có đủ khả năng để thực hiện những công việc, chức

vụ và yêu cầu cao hơn

b Thoả mãn không thăng tiến: Nhằm duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên Hình thức phỏng vấn này áp dụng đối với các nhân viên đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ ở cương vị hiện nay nhưng họ không có cơ hội thăng tiến do các nguyên nhân:

- Nhân viên đã đạt được điểm hoặc mức cao nhất trong các cuộc thi

- Không có chức vụ trống

- Do hạn chế về trình độ giáo dục đào tạo của nhân viên

- Bản thân nhân viên không có nguyện vọng thăng tiến Vì việc thực hiện công việc của nhân viên đã thoả mãn các yêu cầu tiêu chuẩn cho nên người phỏng vấn phải tìm ra các biện pháp thích hợp để khuyến khích họ tiếp tục duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc, thông qua các hình thức khen thưởng thích hợp

c Không thoả mãn – điều chỉnh: Loại phỏng vấn này áp dụng đối với những nhân viên không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn trong thực hiện công việc Có hai cách giải quyết:

- Yêu cầu nhân viên điều chỉnh, sửa chữa những sai sót của họ trong thực hiện công việc

- Những nhân viên không có khả năng điều chỉnh lại hoạt động của mình, không thể đạt được yêu cầu tiêu chuẩn thì phải chuyển họ sang thực hiện công việc khác, đơn giản nhất hoặc phải cho nghỉ việc

2- Chuẩn bị phỏng vấn: Buổi chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả phỏng vấn Chuẩn bị phỏng vấn phải chú ý đến các nội dung chủ yếu sau đây:

a Thu thập dữ liệu thông tin cần thiết: Nghiên cứu bên mô tả công việc của nhân viên với các tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhận xét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhất

b Chuẩn bị cho nhân viên: Thông báo cho họ biết trước ít nhất là một tuần thời gian phỏng vấn Phân tích các vấn đề, thu thập các thắc mắc phàn nàn của nhân viên liên quan đến việc thực hiện công việc người bị phỏng vấn, nên chú ý vào các công việc quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của người bị phỏng vấn Khi kết

thúc phỏng vấn cần cám ơn nhân viên và tóm tắt những nội dung chủ yếu cho họ biết được những điểm chính của họ

3- Khuyến khích nhân viên nói nhiều trong phỏng vấn

Cách duy nhất và rất đơn giản để cho nhân viên có thể thay đổi hoạt động, cách làm việc của họ là để cho họ nói nhiều, sao cho họ có thể nhận ra sự thiếu hụt và chấp nhận sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt động của họ Những việc nên làm

để khuyến khích nhân viên nói nhiều

- Im lặng nghe họ nói một cách chăm chú, không ngắt lời họ

- Sử dụng các câu hỏi thăm dò như: Ông (hay bà) ?- Đặt câu hỏi vào dạng tình huống cần giải quyết : Giả sử ông là lãnh đạo phòng sản xuất, ông có nghĩ là ở đây còn nhiều lãng phí không?

- Sử dụng các câu khuyến khích: Ông cứ nói tiếp đi, rồi sao nữa…

- Sử dụng các câu hỏi lựa chọn: Những vấn đề mà ông không muốn làm cho công

ty là gì ?

- Nhắc lại câu trả lời cuối cùng của nhân viên và đặt thành câu hỏi

- Chú ý nhận ra tình cảm, suy nghĩ thật của nhân viên thông qua những điều mà nhân viên nói

.Những điều cần tránh:

- Nói quá nhiều

- Hỏi các câu hỏi chỉ để nhân viên trả lời “có”, “không”

– Khuyên bảo nhân viên ; ví dụ: Ông nên làm… Nếu tôi là ông tôi sẽ.- Không nên nói ra những câu thô bạo

- Không nên nhạo báng, bông đùa nhân viên

- Không nên đi quá xa chủ đề

4 – Đối xử với tính phòng ngự của nhân viên: Thường ai cũng dựng lên cho mình

sự phòng ngự, hay tự bênh vực cho những yếu kém của mình

Khi bị phê bình là làm việc kém, nhân viên sẽ phản ứng lại bằng cách:

- Phủ nhận khuyết điểm, tránh trả lời các câu hỏi liên quan

- Tức giận, phản bác lại một cách quyết liệt.Vì vậy vấn đề hiểu biết, biết cách tiếp xúc và xử lý với tính phòng ngự của nhân viên là một kỹ năng quan trong trong việc đánh giá thực hiện công việc.Sau đây là một số chỉ dẫn trong cách xử lý với tính phòng ngự của nhân

viên

- Hãy suy nghĩ rằng tính phòng ngự là rất bình thường, không có gì đặc biệt và không cần ngạc nhiên về nó

- Không bao giờ tấn công vào tính phòng ngự của nhân viên cố gắng chỉ phê bình vấn đề, sự kiện, không đề cập đến con người

- Hoãn hành động lại: Đôi khi trong thực tế, điều tốt nhất nên thực hiện là không làm gì cả Giành một thời gian hiệu quả cho suy nghĩ và tìm ra giải pháp hợp lý

- Phát hiện ra những hạn chế của chính bạn.Đừng bao giờ nghĩ rằng bạn sẽ giải quyết được tất cả mọi vấn đề, nhất là những vấn đề nhân sự và cũng đừng cố gắng

tỏ ra bạn là một nhà tâm lý học đối với nhân viên Ngẫm nghĩ và tôn trọng ý kiến của nhân viên trước khi nhận xét, đánh giá về họ

- Khi cần phê bình nhân viên, cần phải thực hiện theo cách nào sao cho vấn đề nhân viên duy trì được lòng tự trọng Thông thường nên thực hiện phê bình nhân viên riêng biệt, và phê bình giảm nhẹ mức độ, có ví dụ cụ thể về tình huống phê bình, đồng thời có hướng dẫn sửa chữa, điều chỉnh Không lấy làm trò cười về những lỗi lầm của người khác Thực hiện phê bình có mục đích, không dựa theo định kiến cá nhân

5- Hướng phỏng vấn tới việc nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên Một nghiên cứu cho thấy, nhân viên có thoả mãn với cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc không, thường phụ thuộc vào 3 vấn đề:

- Không cảm thấy run sợ khi bị phỏng vấn

- Có cơ hội để chuẩn bị ý tưởng,cảm xúc, thuần phục với chương trình phỏng vấn

- Gặp một nhà phỏng vấn giỏi

Tuy nhiên mục đích chính của cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc không phải là làm cho nhân viên thấy thoả mãn hay hài lòng với cuộc phỏng vấn, mục đích chính của phỏng vấn là giúp nhân viên tiếp tục nâng cao kỹ năng thực hiện công việc

Do đó trách nhiệm của người phỏng vấn là phải:

- Làm sáng tỏ những vấn đề có liên quan đến công việc

- Xếp đặt các mục tiêu cần đạt được và lập thời gian biểu thực hiện, thông qua kế hoạch hành động cụ thể

- Tìm hiểu nhân viên và tìm ra biện pháp khuyến khích họ thích hợp

PHẦN 2: THỰC TRẠNG TẠI DOANH NGHIỆP

1 Tổng quan về Doanh nghiệp:

Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Bất động sản Song Lộc

Công ty Song Lộc là một công ty phát triển theo định hướng kinh doanh đa ngành nghề, có tính ưu tiên các lĩnh vực mũi nhọn là: buôn bán môi giới bất động sản, kinh doanh xây dựng các khu đô thị mới, chung cư cao cấp, khu công nghiệp, trung tâm Về dài hạn công ty lấy kinh doanh phát triển đô thị và bất động sản làm nòng cốt Công ty Song Lộc có thế mạnh trong các lĩnh vực hoạt động:

1 Môi giới kinh doanh bất động sản các khu đô thị mới

2 Xây dựng các khu công nghiệp

3 Xây dựng trung tâm thương mại, vui chơi giải trí

4 Hoạt động thương mại trong nước và quốc tế

5 Khai thác mỏ vật liệu: đá, cát,

6 Thiết kế đô thị, nhà, thi công nội ngoại thất

Trong hơn một năm hình thành và phát triển, Công ty Song Lộc đã và đang cố gắng xây dựng và hoàn thiện hệ thống nhân sự trên tinh thần “ Nhân sự là bản lề cho sự thành công và phát triển của công ty”

2 Thực trạng hệ thống đánh giá thực hiện công việc:

Chính vì công ty còn mới nên song song với việc ổn định bộ máy tổ chức toàn công ty, các chính sách động viên cán bô nhân viên trong Công ty cùng phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao, thì Công ty cũng áp dụng các biện pháp đánh giá hiệu quả hoàn thành công việc của cán bô nhân viên để đảm bảo không đánh đồng, cào bằng, khích lệ động viên người lao động

Công ty đã ban hành quy định chức năng nhiệm vụ của từng phòng/ban, từng bộ phận

và đã xây dựng Bản mô tả công việc cho từng chức danh, kể cả ban lãnh đạo Công ty Bản mô tả công việc được xây dựng theo trình tự sau:

- Lập bản mô tả công việc mẫu

- Giao cho mỗi người tự xây dựng bản mô tả công việc của chức danh mình đảm nhiệm

- Bộ phận nhân sự - Văn phòng rà soát, chỉnh sửa bản mô tả công việc của từng chức danh và ban hành

Công ty đã xây dựng bảng điểm đánh giá công việc theo thang điểm 100 bao gồm 4 mức như sau:

ĐIỂM ĐÁNH GIÁ CHO TỪNG YẾU TỐ

4: Xuất sắc

3: Đạt

2: Cần cố gắng hơn

1: Không đáp ứng

Số điểm (cột 5) = Điểm đánh giá (cột 4) x Trọng số (cột 3)

Stt CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ

Trọng

Số

Điểm đánh giá

Số điểm

1 Khối lượng công việc

Đối với các nhiệm vụ đề ra trong bản bàn giao công việc,xét

xem tốc độ làm việc như thế nào, có đúng với kế hoạch hoặc

yêu cầu của bộ phận hay không

7

Ý kiến của người quản lý trực tiếp

2 Chất lượng công việc

Xét đến tính đúng hạn, hiệu quả, kiến thức và kỹ năng về công

việc, sự chính xác, đúng đắn trong thực hiện công việc

8

Ý kiến của người quản lý trực tiếp

3 Thái độ làm việc

- Tự giác, đúng giờ, đi làm đầy đủ

- Nhiệt tình, chăm chỉ làm việc: xem xét biểu hiện trong

công việc có nhiệt tình không

- Thái độ với cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới, khách

hàng, đối tác, …

- Tinh thần tập thể, đồng đội: có khả năng làm việc phối

hợp nhiệt tình với các đồng nghịêp khác để đạt được

mục tiêu đề ra của bộ phận và công ty Xem xét, đánh

giá về thái độ hợp tác, sẵn sàng giúp đỡ mọi người

Tham gia hoạt động phong trào chung, nâng cao đời

sống tinh thần của tập thể

5

Ý kiến của người quản lý trực tiếp

4 Tư chất và kỹ năng cá nhân

- Trung thực, linh hoạt, sáng tạo, tự tin, tự chủ, tự phát

triển bản thân

- Khả năng giao tiếp, tổ chức công việc, giải quyết vấn

đề

5

Ý kiến của người quản lý trực tiếp

Đối với Lãnh đạo, có thêm mục đánh giá: Kỹ năng lãnh đạo và quản lý

5 Kỹ năng lãnh đạo và quản lý

- Ra quyết định, giải quyết vấn đế

- Tổ chức và lập kế hoạch

- Giải quyết xung đột

- Ủy quyền

- Tạo động lực cho nhân viên

- Phát triển nhân viên

Ý kiến của người quản lý trực tiếp

Trọng số tương ứng sẽ là: 6 – 7 – 4 – 4 – 4

Bảng tổng hợp xếp loại thực hiện công việc:

Thường xuyên vượt

các yêu cầu đặt ra và

có thành tích/sáng

kiến cụ thể

Đạt mọi yêu cầu đặt

ra

Đạt yêu cầu với mức

độ thấp

Không đạt yêu cầu tối thiểu đặt ra

90-100 điểm 70-<90 điểm 50-<70 điểm 0-<50 điểm Kết quả đánh giá thực hiện công việc sẽ là thước đo để xác định mức độ hoàn thành công việc của cán bô nhân viên, qua đó quyết định mức thù lao xứng đáng cũng như các hình thức khen thưởng, phạt đúng theo quy định được ban hành trong Quy chế tiền lương và Quy chế thi đua khen thưởng của Công ty; đồng thời còn là căn cứ để cất nhắc đề bạt cán bộ Mức độ hoàn thành công việc tương ứng với Hệ số lương hiệu quả công việc như sau:

Công ty đã quy định quy trình tổ chức thực hiện đánh giá công việc như sau:

- Hàng tháng, vào ngày đầu tiên của tháng tiếp theo, trên cơ sở bản mô tả công việc và bảng điểm tiêu chuẩn đánh giá, Trưởng các phòng/ban tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong tháng cho từng người từ cấp phó các phòng/ban xuống các nhân viên trong trong phòng/ban do mình phụ trách Tổng Giám đốc đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong tháng cho từng người từ Phó Tổng giám đốc đến Trưởng các phòng/ban

PHÒNG/BỘ PHẬN: ……

BẢNG PHÂN LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

THÁNG …… NĂM 2010

Stt Họ và tên

Đánh giá xếp loại Xuất sắc Đạt Chưa đạt Yếu

1

2

Tổng số

Tỷ lệ (%)

Ngày … tháng … năm Trưởng phòng/bộ phận Tổng giám đốc phê duyệt

- Hàng quý/năm, vào 5 ngày đầu tiên của quý/năm tiếp theo, Hội đồng thi đua khen thưởng tổ chức họp Hội đồng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng người, từ Phó Tổng Giám đốc trở xuống Kết quả đánh giá làm cơ sở quyết định thưởng - phạt, luân chuyển, xuống chức hay cất nhắc cán bộ

PHẦN 3: HẠN CHẾ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ:

I Một số hạn chế trong công tác đánh giá thực hiện công việc của Công ty cổ phần bất động sản Song Lộc:

- Chưa có bản mô tả công viêc rõ ràng

- Chưa có Hệ thống bảng biểu đánh giá chính xác

- Mức độ phân công công việc cho từng người chưa đều

II Một số đề xuất kiến nghị nâng cao việc thực hiện đánh giá công việc

Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc và những hạn chế đã được trình bầy ở trên, để công tác đánh giá đạt hiệu quả cao, kịp thời khuyến khích người làm tốt cũng như chỉ ra những hạn chế ở những người chưa đạt để họ có hướng khắc phục điểm yếu, Công ty cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:

1 Xây dựng bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí chức danh