thành công với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mới (erp)

Chính vì những điều này đã làm ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh của SES: - Công ty không thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, khi đối thủ cạnh tranh của họ áp dụng hệ thống tiê

CASESTUDY 5.2: SUMMIT ELECTRIC SUPPLY

THÀNH CÔNG VỚI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP MỚI (ERP)

MÔN: HỆ THỐNG THỒNG TIN QUẢN LÝ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

- -M C L C Ụ Ụ

LỜI MỞ ĐẦU

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình s

ản xuất kinh doanh

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu

là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng được rất nhiều nhà quản trị quan tâm trong việc điều hành công ty và hiện nay có không ít doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bị triển khai chính là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) Điển hình của việc áp dụng thành công hệ thống này phải kể đến Summit Electric Supply (SES) Ở bài thuyết trình này, chúng ta

sẽ cùng tìm hiểu xem SES đã áp dụng thành công hệ thống này như thế nào?

1.

1 SUMMIT ELECTRIC SUPPLY

1.1 Khái quát về Summit Electric Supply Co Inc

Summit Electric Supply Co Inc là một công ty tư nhân phân phối các thiết bị, phụ kiện công nghiệp được thành lập năm 1977, có trụ sở tại Albuquerque, New Mexico Summit có 27 trung tâm dịch vụ tại Hoa Kỳ - nằm ở New Mexico, Arizona, Texas, Louisiana và Oklahoma - và một trung tâm dịch vụ ở Dubai Hiện tại CEO của công ty là Victor Jury

Summit chuyên cung cấp, phân phối các linh kiện điện tử và các giải pháp chuỗi cung ứng cho các chuyên gia điện tử, nhà thầu, quản lý dự án, kĩ sư và những người làm trong lĩnh vực thương mại, công nghiệp, hàng hải, xuất khẩu Summit cũng cung cấp các nguyên vật liệu và dịch vụ điện cho các nhà thầu để bảo trì, sửa chữa vận hành tổng thể, các nhà sản xuất thiết bị gốc, các chuyên gia kĩ thuật, xây dựng

Năm 2014, Summit Electronic Supply đứng thứ 20 trên 200 công ty về cung cấp thiết bị và dịch vụ điện lớn nhất thế giới theo xếp hạng của tạp chí Electrical Wholesaling dựa vào doanh thu của hãng vào năm 2013 là 405,9 đô la mỹ

Summit Electric Supply sử dụng hệ thống ERP của SAP, bao gồm:

- SAP ERP 6.0

- SAP Paybacks & Chargeback by Vistex

- SAP NetWeaver MDM

- SAP NetWeaver BW

1.2 Nguyên nhân thay đổi hệ thống của SES

Summit Electronics là một tập đoàn lớn, bắt đầu từ năm 1977 Nó phát triển hệ thống thông tin di sản của riêng nó vào những năm 1980, nhưng sự tăng trưởng nhanh chóng của công ty đã nhanh chóng vượt qua các hệ thống CNTT của nó - và điều này

đã để lại những vấn đề lớn với các hệ thống lỗi thời với sự phân nhánh cao

Những vấn đề mà SES gặp phải khi sử dụng hệ thống cũ:

- Hệ thống được xây dựng riêng cho việc quản lý danh mục bán hàng và đơn đặt hàng hoàn toàn tách biệt khỏi hệ thống xử lý đưa báo cáo kết thúc

- Hệ thống xử lý theo phương pháp thủ công

- Hệ thống chỉ có thể xử lý một số lượng địa điểm trong mức nhất định và bị giới hạn phạm vi sử dụng dữ liệu, tạo ra vấn đề phải sử dụng lại dữ liệu từ giai đoạn này qua giai đoạn khác

- Hệ thống không còn có thể xử lý hàng tồn kho hàng đêm cũng như cập nhật tài chính

- Hệ thống gặp khó khăn trong việc kiểm soát số lượng

- Công ty khó có thể kết hớp với các phân tích và báo cáo tình hình kinh doanh

- Hệ thống không thể xử lý những thỏa thuận hoàn thuế lớn và phức tạp, khả năng báo cáo cũng hạn chế, dồi hỏi rất nhiều thao tác thủ công

Chính vì những điều này đã làm ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh của SES:

- Công ty không thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, khi đối thủ cạnh tranh của họ áp dụng hệ thống tiên tiến hơn

- Hạn chế việc kinh doanh của công ty trong việc muốn mở rộng quy mô kinh doanh do hệ thống chỉ có thể xử lý một phạm vi dữ liệu và địa điểm nhất định

- Gây chậm trễ và tốn thời gian trong việc quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn đặt hàng cũng như việc liên hệ với các đối tác sản xuất khác

- Bỏ lỡ một hoản hoàn thuế mà SES có đủ điều kiện nhận được, dẫn tới mất mát lợi nhuận cơ hội

Vì vậy, Summit cần một hệ thống mới hiệu quả hơn Sau đó, Summit bắt đầu tìm kiếm một hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp mới Summit đã tìm đến hệ thống ERP của SAP để khắc phục được tình trạng hiện tại

2 Hệ thống hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp ERP và SES

ERP – Hệ thống hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản lý

Vậy với ERP, mọi hoạt động của công ty,

từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền

sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính

nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm,

trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được

thực hiện trên một hệ thống duy nhất ERP được

xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp

thành công nhất trên thế giới hiện nay Nếu triển

khai thành công ERP, doanh nghiệp sẽ có thể

tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và

thêm cơ hội để phát triển vững mạnh

ERP là một giải pháp tích hợp từ một nhà cung cấp cho các chức năng nghiệp vụ chính như: tiếp thị, tài chính, nhân sự, kế toán,… dựa trên một bộ các module phần mềm tích hợp và CSDL tập trung

Đối với Summit, các phần mềm ERP tại thời điểm Summit bắt đầu áp dụng hầu như chỉ dành cho việc sản xuất, bán lẻ chứ không chuyên về lĩnh vực phân phối Summit cần một hệ thống có khả năng xử lý một số lượng lớn SKUs và giao dịch, quy trình đặt hàng và phân phối hàng tồn kho cần nhanh chóng, bán với số lượng nhiều

3 Những thành tựu mà hệ thống ERP mang lại cho SES

Tháng 1 năm 2007, Summit áp dụng hệ thống ERP tại 19 khu vực kinh doanh, các tính năng đặt hàng và chuyển giao sản phẩm của SAP hầu như được thiết kế theo qui trình qua một đêm

Summit tìm ra giải pháp là vận hành từng phần nhỏ hơn, cập nhật thường xuyên

sẽ kiểm soát lượng hàng tồn kho kịp thời hơn Việc này giúp phản ánh kịp thời hơn các mặt hàng còn lại trong kho sẽ giúp quá trình đặt hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn

Ví dụ: Trước khi sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp khó kiểm soát số lượng dây cáp còn lại và phải nhập thêm bao nhiêu Sau khi áp dụng hệ thống ERP, khi khách hàng đặt mua dây với chiều dài nào đó, hệ thống sau khi nhận được thông tin về sản phẩm và chiều dài sẽ theo dõi bao nhiêu lô loại đó đã bán hết Khi biết những khách hàng nào đã mua các lô trong cùng 1 cuộn, doanh nghiệp có thể đối chiếu với nhà sản xuất

Summit sử dụng hệ thống ERP của SAP để thay đổi hình thức phân bổ hàng hóa vào các kho tạm thời bằng cách tạo quan hệ kho “mẹ - con” Hình thức này tránh được việc khách hàng mua phải những hàng tồn ký gửi trong kho

Summit triển khai kho dữ liệu NetWeaver BW của SAP để sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn trong hệ thống ERP Giúp doanh nghiệp định lượng khả năng sinh lời từ kênh bán hàng Qua đó quyết định chiến lược cho phù hợp

Summit đã có thể định lượng khả năng sinh lời từ người bán hàng, nhà sản xuất, khách hàng, chi nhánh Việc quản lý của doanh nghiệp có được tầm nhìn lớn hơn và đưa ra những quyết định tốt hơn

Phần mềm SAP còn mang về cho Summit một khoản ROI ( tỷ lệ lợi nhuận so với chi phí ban đầu) đáng kể từ việc hoàn thuế

Ví dụ: Trước đây Summit mất đi doanh thu cơ hội vì quy trình hoàn thuế thiếu chặt chẽ, qui trình thủ công nhiều thao tác, cồng kềnh dễ làm sai sót một khoản hoàn thuế mà Summit đủ điêu kiện nhận được, làm mất mát lợi nhuận cơ hội

Sau khi áp dụng hệ thống hoàn thuế của SAP, Summit thuận tiện xem lại giao dịch thường xuyên Phần hoàn thuế doanh nghiệp tăng 118% so với hệ thống cũ

4 Quy trình kinh doanh quan trọng nhất đối với SES

SES sử dụng rất nhiều các quy trình kinh doanh trong hoạt động của mình Tuy nhiên, theo nhóm chúng tôi, 2 quy trình quan trọng nhất đối với hoạt động của SES là:

- Quy trình chế tạo và sản xuất ( đặc biệt là quản lý hàng tồn kho và hoạch định yêu cầu nguyên liệu)

- Quy trình tài chính và kế toán ( đặc biệt là quy trình quản lý bồi hoàn thuế) Summit là doanh nghiệp chuyên phân phối lại các thiết bị điện tử lấy từ nhà sản xuất cho các nhà thầu Như vậy, yêu cầu đặt ra đối với Summit là họ cần xử lý đơn đặt hàng một cách nhanh chóng do việc đặt hàng có thể đến bất cứ lúc nào do khách hàng

có thể chỉ có một khoảng thời gian rất ngắn để đặt hàng Ví dụ như khách hàng có thể đặt hàng ngay khi họ đang tìm một chỗ đỗ xe Yêu cầu đặt ra là công ty phải biết ngay

là sản phẩm nào đang có sẵn tại địa điểm nào

Bên cạnh đó, việc chờ đợi cập nhật hàng tồn kho qua đêm có thể làm chậm trễ tốc độ phát triển và ảnh hưởng tới doanh thu của Summit

Quy trình hoàn thuế cũng đặc biệt quan trọng đối với Summit Quản lý hoàn thuế

là một mảng quan trọng trong cơ cấu lợi nhuận của bất kỳ nhà phân phối nào Nhưng trong quá khứ, Summit đã bỏ lỡ nhiều khoản hoàn thuế đáng lẽ được hưởng, ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp

Quan trọng nhất của các quy trình kinh doanh trên là sự có mặt của các phần mềm hệ thống

- ERP:

Summit sử dụng hệ thống này vì khả năng mở rộng và khả năng hiển thị hàng tồn kho là những yêu cầu chính trong hoạt động của Summit Hệ thống này có khả năng

xử lý một số lượng lớn SKUs và giao dịch

Hệ thống duy trì kho hàng và hàng tồn kho phải khớp với phần mềm SAP vì việc bán hàng và phân phối cùng với việc quản lý tài chính và vật liệu cần được giữ kín để tiến hành các dự án và hoạt động hàng ngày

- The BATCH management process ( Qúa trình quản lý hàng loạt)

Tại Summit, quá trình quản lý hàng loạt khá là quan trọng Doanh nghiệp mua của những nhà sản xuất những cuộn(dây điệ và dây cáp) dài 5000 feet và cắt thành những độ dài theo các yêu cầu khác nhau Như cầu này có thể khác nhau theo thời gian

và rất khó để kiểm soát sản phẩm Thông qua việc sử dụng quy tình này, vấn đề kiểm

kê sản phẩm đó sẽ giảm và đôi khi được loại bỏ hoàn toàn

Cung cấp cho người sử dụng nhiều lợi ích cho tất cả các khía cạnh của quá trình quản lý quy trình kinh doanh và hỗ trợ toàn bộ vòng đời của quy trình kinh doanh, từ lập kế hoạch, triển khai và theo dõi đến tối ưu hóa Phần mềm Net Weaver giúp Summit Electric đánh giá lợi nhuận từ "kênh bán hàng" từ người tiêu dùng, bán hàng

và sản xuất Sử dụng các giải pháp kinh doanh thông minh (BI), Summit Electric đã tập trung vào việc báo giá đặt hàng, hiệu suất của nhà cung cấp và thời gian giao hàng

5 Hai cách mà khách hàng của SES đạt được lợi ích từ hệ thống mới

- Với việc đưa hệ thông ERP mới được đưa vào hoạt động, Summit có thể xử lý đơn đặt hàng ngay trong chỉ 1 đêm bằng việc vận hành từng phần nhỏ hơn, cập nhật thường xuyên và kiểm soát hàng tồn kho kịp thời Điều này đã đem lại lợi ích cực kỳ lớn đối với khách hàng, khi yêu cầu về đơn hàng của họ được đáp ứng ngay ngày hôm sau, sản phẩm có thể đến tay khách hàng nhanh chóng hơn, khách hàng sẽ dễ dàng kiểm soát việc sử dụng nguyên liệu của mình một cách hiệu quả, không phải lo về việc bảo quản

Với hiệu quả của hệ thống ERP, Summit Electric Supply (SES) muốn khách hàng của họ biết rằng họ có thể cung cấp những sản phẩm mà khách hàng mong muốn Khách hàng có thể tin tưởng vào công ty về việc đáp ứng những nhu cầu và hàng hóa

mà họ cần

Ví dụ: Khách hàng muốn 500m dây cáp cần lắp đặt ngay trong ngày mai, nếu đối với các nhà phân phối thông thường khách hàng phải dự trù việc này trong khoảng thời gian 2,3 ngày để nhà phân phối sắp xếp đơn hàng của mình bằng hệ thống thông thường, khách hàng phải chuẩn bị kho bải để bảo quản nếu hàng đến sớm hơn Nhưng với Summit thì họ có thể thực hiện đơn hàng này chỉ trong 1 đêm, giúp cho khách hàng có thể chủ động đặt hàng, tăng hiệu quả công việc của mình

- Summit tính đến việc phục vụ trong dài hạn bằng việc tạo thêm một kho lưu trữ tạm thời Sử dụng tính năng trong hệ thống ERP của SAP để thay đổi hình thức phân

bổ hàng hoá vào các kho tạm thời bằng cách tạo quan hệ kho “mẹ con”, được quản lý như những phần nhỏ của kho chính Điều này đã giúp cho khách hàng đảm bảo rằng

họ sẽ không mua nhầm những hàng tồn ký gửi trong kho

6 Sơ đồ hệ thống cũ và hệ thống mới của SES trong xử lý các khoản hoàn thuế

Khoản hoàn thuế xuất hiện khi nhà cung cấp bán hàng cho nhà phân phối với giá

đã bao gồm thuế cao hơn giá mà nhà phân phối bán cho khách hàng Theo hợp đồng thì nhà phân phối thanh toán 1 khoản thêm vào để đạt được lợi nhuận từ thỏa thuận Chính vì vậy mà phần mềm của SAP đem về cho SES một khoản ROI đáng kể từ việc hoàn thuế mà hệ thống cũ trước đây không đem lại Hệ thống cũ lạc hậu của SES không thể xử lý những thỏa thuận hoàn thuế lớn và phức tạp, khả năng báo cáo cũng hạn chế, quá trình hoàn thuế hầu như đều là những thao tác thủ công Hệ thống hoàn thuế mới nhanh chóng hơn, giúp SES thuận tiện xem lại các giao dịch một cách thường xuyên Giờ đây SES đã có thể biết được nhà cung ứng, khách hàng, sản phẩm, đâu là nơi tạo ra lợi nhuận hoàn thuế nhiều nhất

NHÀ SẢN XUẤT

Hoàn thuế: 30 VNĐ

Cung cấp: 100 VND

KHÁCH HÀNG NHÀ PHÂN PHỐI

Bán 70 VND

Dò tòm thủ công và Trình

hoá đơn giao dịch với

khách hàng cho nhà sản

xuất

Dò tòm thủ công và Trình

hoá đơn giao dịch với

khách hàng cho nhà sản

xuất

Nhà sản xuất xem xét các khoản hoàn thuế mà Summit có thể nhận được

Nhà sản xuất xem xét các khoản hoàn thuế mà Summit có thể nhận được

Summit lưu dữ liệu vào MS

Excel

Summit lưu dữ liệu vào MS

Excel

Gửi bản sao cho nhà sản xuất

Gửi bản sao cho nhà sản xuất Nhận được phản hồi từ các nhà

cung cấp

Nhận được phản hồi từ các nhà

cung cấp kết thúc

1.3 Hệ thống cũ

1 Trình hoá đơn giao dịch với khách hàng cho nhà sản xuất

2 Nhà sản xuất xem xét các khoản hoàn thuế mà Summit có thể nhận được

3 Summit lưu dữ liệu vào MS Excel

4 Gửi bản sao cho nhà sản xuất

1.4 Hệ thống mới

1 Tự động xem lại những hoá đơn trong ngày và so sánh với những điều khoản đã nạp vào hệ thống

2 Khi hoá đơn hợp lệ, tự động tạo tài liệu hoà thuế riêng

3 Tự động gửi thông tin kèm theo tài liệu hoàn thuế cho nhà sản xuất

4 Nhà sản xuất có thể chấp nhận hoặc đưa ra thay đổi vô hiệu tài liệu hoàn thu

Tự động xem lại những hoá

đơn trong ngày và so sánh với

những điều khoản đã nạp vào

hệ thống

Tự động xem lại những hoá

đơn trong ngày và so sánh với

những điều khoản đã nạp vào

hệ thống

Khi hoá đơn hợp lệ, tự động tạo tài liệu hoà thuế riêng

Khi hoá đơn hợp lệ, tự động tạo tài liệu hoà thuế riêng

Tự động gửi thông tin kèm theo tài liệu hoàn thuế cho nhà sản

xuất

Tự động gửi thông tin kèm theo tài liệu hoàn thuế cho nhà sản

xuất

Nhà sản xuất có thể chấp nhận

hoặc đưa ra thay đổi vô hiệu

tài liệu hoàn thuế

Nhà sản xuất có thể chấp nhận

hoặc đưa ra thay đổi vô hiệu

tài liệu hoàn thuế kết thúc

KẾT LUẬN

Với việc áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động kinh doanh mà SES đã thu được những thành quả hết sức to lớn Qua đó có thể thấy vai trò quan trọng của hệ thống ERP trong doanh nghiệp Bài học mà SES rút ra được sau khi thay đổi chuyển sang sử dụng hệ thống mới là đừng bao giờ bó buộc hệ thống mới rập khuôn hệ thống cũ Điều chỉnh cái cũ không chỉ tốn kém khi thực hiện và bảo trì, có còn kéo dài sự lạc hậu