Đề cương tổ chức quản lý doanh nghiệp

Vai trò của nhà quản lý dự án • Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA • Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng : - Quản lý dự án - Kỹ thuật của dự án • Đ

Câu 1: Trình bày về dự án, vai trị của quản lý dự án trong tổ chức quản lý doanh nghiệp? Việc triển khai dự án và tổ chức quản lý dự án trong tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp?

1 GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN

1.1 Một số khái niệm về dự án

Dự án là gì ? Là một quá trình gồm các cơng tác, nhiệm vụ cĩ liên quan với nhau, được

thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

Dự án là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hay cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc năng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đĩ trong một khoảng thời gian xác định

Dự án là nỗ lực lớn và phức tạp được tạo thành bởi nhiều cơng việc cĩ liên quan lẫn nhau, nhằm hồn thành trong một thời gian xác định một tập hợp các mục tiêu đã định trước, với kế hoạch và nguồn lực đã được xác định rõ

Mỗi dự án gồm các đặc điểm như sau :

a Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng.

Thông thường người ta cố gắng lượng hoá mục tiêu thành ra các

chỉ tiêu cụ thể Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả

cụ thể Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án

b Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường <

3năm), nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời Tổ

chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới

Nghĩa là mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động Chu kỳ hoạt động của dự án gồm nhiều giai đoạn khác nhau:

+ Khởi đầu dự án

+ Triển khai dự án

+ Kết thúc dự án

Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase)

+ Khái niệm (Conception):

+ Định nghĩa dự án là gì ? (Definition)

+ Thiết kế (Design)

+ Thẩm định (Appraisal)

+ Lựa chọn (Selection)

+ Bắt đầu triển khai

Triển khai (Implementation phase)

+ Hoạch định (Planning)

+ Lập tiến độ (Scheduling)

+ Tổ chức công việc (Organizing)

+ Giám sát (Monitoring)

+ Kiểm soát (Controlling)

Kết thúc (Termination phase)

+ Chuyển giao (Handover)

+ Đánh giá (Evaluation)

Chu kỳ hoạt động dự án xảy ra theo tiến trình chậm - nhanh – chậm

Nỗ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau

Có những dự án khi gần kết thúc sẽ chuyển sang dự án mới nên nỗ lực của dự án ở giai đoạn cuối sẽ không bằng không Chi phí của dự án (Cost of project)

Ở giai đoạn khởi đầu -> chi phí thấp

Ở giai đoạn triển khai -> chi phí tăng

Càng về sau thì chi phí càng tăng

+ Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên rất nhiều

+ Theo thời gian tính chất bất định của chi phí sẽ tăng dần lên

c Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách

Thế giới của dự án là thế giới của các mâu thuẫn Bất kỳ

một dự án nào cũng tồn tại trong một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conficts)

Mâu thuẫn ở đâu ra?

+ Giữa các bộ phận trong dự án

+ Giữa các dự án trong tổ chức mẹ

+ Giữa dự án và khách hàng

d Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu

và việc phương

thức thực hiện dự án Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án

2.4 Các chức năng quản lý dự án (vai tro)

a Chức năng hoạch định

-> Xác định cái gì cần phải làm ?

- Xác định mục tiêu

- Định phương hướng chiến lược

- Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động

b Chức năng tổ chức

-> Quyết định công việc được tiến hành như thế nào ?

-> Là cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một

cách hợp lý để thực hiện kế hoạch

- Làm việc gì ?

- Ai làm ?

- Phối hợp công việc ra sao ?

- Ai báo cáo cho ai ?

- Chỗ nào cần ra quyết định ?

(Cụ thể hóa ra sơ đồ tổ chức)

c Chức năng lãnh đạo

- Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên

- Chọn lựa một kênh thông tin hiệu quả

- Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức

-> Nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức

d Chức năng kiểm soát

Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến

mục tiêu

Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai

3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA (PM

a Vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án

PM sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn:

• Các dự án cạnh tranh về nguồn lực

• Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án

• Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu

• Các nhà quản lý của tổ chức “Mẹ” muốn giảm chi phí

-> Người quản lý giỏi sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn này

b Vai trò của nhà quản lý dự án

• Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA

• Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng : - Quản lý dự án

- Kỹ thuật của dự án

• Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA

• Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án

-> PM phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

Vai trò của nhà quản lý chức năng (Functional Manager)

• Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How)

• Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu ? (Where)

-> Nhà quản lý chức năng sẽ cung cấp đầy đủ nguồn lực để hoàn thành mục

tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án

- Việc triển khai dự án và tổ chức quản lý dự án trong tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp:

Triển khai dự án và tổ chức quản lý dự án trong tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp theo 3 cấu trúc:

a Cấu trúc chức năng

Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng

hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp Dự án sẽ được tổng hợp bởi

nhà quản lý chức năng cấp cao

Ưu điểm:

- Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung

- Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát

- Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất

- Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực

- Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất

- Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên

- Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà

Nhược điểm:

- Không có quyền lực dự án tập trung  không có ai có trách nhiệm cho dự

án tổng thể

- Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án

- Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

- Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn

- Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng

- Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất

b Cấu trúc dự án

Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm / tổ gồm những thành viên nòng coat được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time) Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức

Ưu điểm:

- Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án

- Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng

- Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí

- Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án

- Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác

- Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

Nhược điểm:

- Sử dụng nguồn lực không hiệu quả

- Không chuẩn bị những công việc trong tương lai

- Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án

- Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án

- Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc

c Cấu trúc ma trận

Cấu trúc này là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc chức năng và dự án

Ưu điểm:

- Sử dụng hiệu quả nguồn lực

- Tổng hợp dự án tốt

- Luồng thông tin được cải thiện

- Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng

- Duy trì kỷ luật làm việc tốt

- Động lực và cam kết được cải thiện

Nhược điểm:

- Sự tranh chấp về quyền lực

- Gia tăng các mâu thuẫn

- Thời gian phản ứng lại chậm chạp

- Khó khăn trong giám sát và kiểm soát

- Quản lý phí tăng cao

- Trải qua nhiều căng thẳng (stress)

Cau 2: Tài chính doanh nghiệp trong hoạt động kinh tế của doanh nghiệp? Hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp hiện nay khi tham gia thị trường chứng khốn.

1 Những vấn đề cơ bản về tài chính doanh nghiệp

1.1 Tài chính doanh nghiệp và vai trị của tài chính doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm tài chính doanh nghiệp:

Tài chính doanh nghiệp là các quỹ tiền tệ của doanh nghiệp, được tạo lập và sử dụng cho mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Xét về mặt vật chất, quỹ tiền tệ cĩ thể là:

- Bằng hiện vật: phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị máy mĩc, cơng trình kiến trúc

- Bằng tiền: quỹ tiền mặt đáp ứng nhu cầu chi tiêu và thanh tốn hàng ngày

- Các chứng khốn dài và ngắn hạn

Tuy nhiên thực chất tài chính doanh nghiệp là tổng hợp các quan hệ kinh tế dưới hình thức giá trị, nảy sinh trong quá trình tạo lập và sử dụng các quỹ tiền tệ của DN Hay nĩi khác

đi, các quan hệ kinh tế này nảy sinh trong quá trình SXKD

- Quan hệ giữa DN với nhà nước: thể hiện trách nhiệm nộp thuế, lệ phí cho ngân sách nhà nước, đồng thời mối quan hệ này cịn thể hiện là sự cung cấp vốn cho các doanh nghiệp nhà nước

- Quan hệ giữa DN với thị trường: mối quan hệ này bao gồm:

+ Mối quan hệ giữa DN với thị trường tài chính

+ Mối quan hệ với thị trường lao động

+ Mối quan hệ với thị trường vật tư hàng hĩa và thị trường tiêu thụ sản phẩm bao gồm cả trong nước và thế giới)

- Quan hệ trong nội bộ DN: thể hiện :

+ Mối quan hệ giữa DN và cơ quan chủ quản

+ Mối quan hệ giữa DN và CBCNV trong DN

Ngoài ra còn mối quan hệ :

- Quan hệ tài chính giữa DN với các hoạt động xã hội: tài trợ cho các tổ chức xã hội,

quỹ từ thiện, quỹ đền ơn đáp nghĩ

+ Mối quan hệ giữa DN và cơ quan chủ quản

+ Mối quan hệ giữa DN và CBCNV trong DN

- Ngoài ra còn mối quan hệ :

Quan hệ tài chính giữa DN với các hoạt động xã hội: tài trợ cho các tổ chức xã hội, quỹ từ thiện, quỹ đền ơn đáp nghĩa

2 Nội dung chủ yếu của công tác quản lý tài chính của DN

 Đánh giá lựa chọn các dự án đầu tư và kế hoạch kinh doanh

Việc xây dựng, đánh gía và lựa chọn các dự án đầu tư và kinh doanh do nhiều bộ phận trong DNVT cùng phôí hợp thực hiện Tuy nhiên trên góc độ tài chính, điều cần phải chú ý là hiệu quả tài chính của các dự án Do đó cần phải sử dụng các chỉ tiêu tài chính để lựa chọn dự án

có mức sinh lợi cao

 Xác định nhu cầu vốn, tổ chức huy động nguồn đáp ứng:

- Căn cứ vào nhiệm vụ và mục tiêu SXKD của DN, xác định rõ nhu cầu về vốn cố định, vốn lưu động cần thiết cho sản xuất kinh doanh, cũng như đáp ứng nhu cầu tăng trưởng SXKD của

DN Cần xác định chính xác nhu cầu về vốn bằng phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp

- Từ nhu cầu vốn cần thiết, DN xây dựng các phương án huy động vốn, lựa chọn trên nguyên tắc phải đáp ứng thu hút vốn đáp ứng nhu cầu, chi phí sử dụng vốn thấp

 Sử dụng có hiệu quả số vốn hiện có, quản lý chặt chẽ các khoản thu và chi, thực hiện tốt công tác thanh toán

Đây là nội dung quan trọng trong quản lý tài chính của DN, nó đảm bảo cho DN bảo toàn và phát triển vốn SXKD, tăng trưởng không ngừng trong điều kiện nguồn lực tài chính

có hạn Làm tốt nội dung này giúp DN trong tình trạng lành mạnh về tài chính, tăng doanh thu tăng lợi nhuận, tăng vị thế cạnh tranh, không ngừng phát triển

 Thực hiện tốt việc phân phối lợi nhuận, trích lập và sử dụng các quỹ của DN

Việc này có tác dụng tích cực cho sự phát triển của DN, nếu công tác này không được chú trọng, thì lợi nhuận có tác động ngược trở lại

 Thường xuyên phân tích đánh giá tình hình tài chính của DN để kiểm soát tình hình hoạt động của DN

Thông qua việc phân tích đánh giá các chỉ tiêu tài chính, để thấy được những điểm mạnh, điểm yếu trong quản lý, thực trạng về tình hình tài chính của DN, dự báo trước tình hình tài chính của DN để có quyết định phù hợp

Thực hiện tốt việc kế hoạch hóa tài chính:

Kế hoạch tài chính cần phải được lập một cách khoa học và kịp thời nhằm đối phó với những thay đổi của thị trường

Hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp hiện nay khi tham gia thị trường chứng khoán

Thị trường chứng khoán là thị trường giao dịch, mua bán các chứng từ có giá trung hạn và dài hạn Thị trường chứng khoán là một bộ phận quan trọng nhất của thị trường vốn dài hạn, thực hiện cơ chế chuyển vốn trực tiếp từ nhà đầu tư sang nhà phát hành qua đó, thực hiện chức năng của thị trường tài chính là cung ứng nguồn vốn trung và dài hạn cho nền kinh tế Sản phẩm tài

chính trên thị trường chứng khoán là các loại trái phiếu, cổ phiếu và các công cụ tài chính khác như: chứng chỉ quỹ đầu tư tương lai, quyền chọn, quyền mua cổ phiếu, chứng quyền Thị trường chứng khoán tập trung vốn cho đầu tư và phát triển kinh tế Do đó, nó có tác động rất lớn đến môi trường đầu tư nói riêng và nền kinh tế nói chung

Khi tham gia thị trường chứng khoán, doanh nghiệp có thể gặp những bất lợi, như: Chi phí niêm yết khá tốn kém, để chứng khoán có thể niêm yết được, doanh nghiệp phải bỏ ra rất nhiều khoản chi phí như hội thảo, họp, thuê tư vấn, kiểm toán, chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, quảng cáo ; Áp lực đối với lãnh đạo doanh nghiệp về kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh nhằm duy trì và tăng giá cổ phiếu trên thị trường chứng khoán và những người đứng đầu doanh nghiệp hiển nhiên

sẽ chịu áp lực lớn nhất; Quyền kiểm soát có thể bị đe dọa bởi khi niêm yết, việc giao dịch chứng khoán khiến cơ cấu cổ đông thường thay đổi, dẫn đến sự biến đổi và bất ổn định trong quá trình quản lý doanh nghiệp và có thể đe dọa đến quyền kiểm soát của các cổ đông lớn; Chịu nhiều nghĩa vụ công bố thông tin, như số lượng chứng khoán do các nhân vật chủ chốt nắm giữ; thông tin về tình hình tài chính, doanh thu, chi phí, định hướng, chiến lược phát triển đòi hỏi nguồn lực về tài chính, con người Mặt khác, chính việc công bố này đôi khi cũng bất lợi cho doanh nghiệp, khi đối thủ cạnh tranh nắm được thông tin

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt ở cả trong nước và nước ngoài như hiện hay, để đứng vững và phát triển mỗi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình một hướng đi phù hợp trong từng giai đoạn, trên cơ sở thực tế của từng đơn vị của đất nước, của điều kiện và môi trường quốc tế Với chiến lược đúng đắn bản thân các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những mục tiêu, kế hoạch và biện pháp cụ thể mang tính khả thi đảm bảo mang lại hiệu quả kinh doanh cao và đạt được những thắng lợi trong cạnh tranh

Mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của Doanh nghiệp trong những năm tới

Các doanh nghiệp hoạt động đều luôn hướng tới lợi nhuận Muốn vậy Doanh nghiệp phải quan tâm đến điều hoà vốn và thời gian hoàn vốn, từ đó xác định được doanh số bán hàng, thời gian cho lãi và các nhân tố chủ quan, khách quan ảnh hưởng tới lợi nhuận Để mục tiêu của Doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất trên cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ, tiền vốn, vật tư lao động của mình cần phải xác định phương hướng và biện pháp đầu tư, biện pháp sử dụng điều kiện sẵn có làm sao có hiệu quả tối ưu nhất

Trong quá trình hoạt động các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những mục tiêu chiến lược cụ thể:

• Tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất, tăng lợi nhuận, tăng thu cho ngân sách ổn định và nâng cao mức sống cho người lao động

• Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng năng suất lao động, bảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh

• Nâng cao chất lượng sản phẩm thoả mãn khách hàng nhằm tiêu thụ mạnh sản phẩm, chú trọng hơn về khâu marketing nâng cao chất lượng sản phẩm

• Nâng cao sức cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường để từng bước tiến tới hội nhập kinh tế thế giới

Sản phẩm luôn là nhân tố có ảnh hưởng lón dẫn tới chiến thắng trong cuộc cạnh tranh trên thị trường quốc tế luôn đòi hỏi phải có những sản phẩm không chỉ có chất lượng cao mà còn phải

có mẫu mã phù hợp với thị hiếu của khách hàng Nắm được điều đó các doanh nghiệp đã xác định các mục tiêu về chính sách sản phẩm của mình như sau:

• Cải tiến mẫu mã, tăng cường chất lượng là một giải pháp mang tính sống còn để tồn tại và phát triển

• Trên các thị trường khác nhau, các doanh nghiệp sẽ tập trung tiêu thụ các mặt hàng khác nhau, có lượng tiêu thụ ổn định và các mặt hàng có nhu cầu lớn nhằm khai thác triệt để tiềm năng của thị trường

Câu 3: Trình bày về doanh nghiệp, quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trường? Xu hướng phát triển của doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện thực tiễn phát triển và hội nhập?

2.1 Doanh nghiệp và bản chất pháp lý của doanh nghiệp

2.1.1 Doanh nghiệp

Xét theo quan điểm Luật pháp (Điều4 Luật doanh nghiệp năm 2005): Doanh nghiệp là tổ

chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh

Quan điểm chức năng: Doanh nghiệp là một đơn vị tổ chức sản xuất mà tại đó lao động là yếu tố trung tâm để kết hợp các yếu tố sản xuất khác nhau nhằm cung cấp sản phẩm dịch vụ trên thị trường để nhận được phần giá trị chênh lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản

phẩm ấy

Xét theo quan điểm phát triển Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra của cải Doanh nghiệp được sinh ra, phát triển, có thất bại, có thành công, có lúc vượt qua những thời kỳ nguy kịch và có lúc phải ngừng sản xuất, thậm chí tiêu vong do gặp phải những khó khăn không

vượt qua được

Xét theo quan điểm hệ thống: Doanh nghiệp bao gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổi cùng một mục tiêu Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm các phân hệ như: sản xuất thương mại, tổ chức, nhân sự…

Theo cách tiếp cận quản trị DN: Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế bao gồm một tập

thể lao động, hiệp tác và phân công lao động với nhau để khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả các yếu tố sản xuất nhằm sản xuất sản phẩm hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của xã hội

Theo điều kiện hình thành DN là một đơn vị kinh doanh thành lập nhằm mục đích thực

hiện 1 hoặc một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trường, với mục tiêu cuối cùng là sinh lợi

2 Phân loại doanh nghiệp

Có thể liệt kê các loại hình doanh nghiệp ở nước ta hiện nay bao gồm: