chu trình bán hàng thu tiền mặt tại công ty tnhh dvtm hoàng phan

GIỚI THIỆU CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN MẶT2.1 Mô tả chu trình bán hàng thu tiền mặt: Nhân viên bán hàng NVBH tiếp nhận đơn đặt hàng ĐĐH của khách hàng và nhập liệu vào máy sau đó gửi

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

- -BÀI TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI:

CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY TNHH DVTM HOÀNG PHAN

1

PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI

HOÀNG PHAN Các thông tin cơ bản về công ty:

Ngày cấp giấy phép: 05/01/2012

Ngày hoạt động: 05/01/2012 (Đã hoạt động 5 năm)

Địa chỉ: Số 19 Đoàn Thị Điểm - Phường Thuận Thành - Thành phố Huế - Thừa Thiên -

Huế

Ngành nghề chính: Bán buôn thực phẩm

Mã số thuế: 3301385172

Người đại diện: Phan Thế Nhật Minh

Địa chỉ

N.Đ.diện:

Số 19 Đoàn Thị Điểm-Phường Thuận Thành-Thành phố Huế-Thừa Thiên - Huế

Các loại thuế:

 Giá trị gia tăng

 Thu nhập doanh nghiệp

 Thu nhập cá nhân

 Môn bài Cách tính thuế: Khấu trừ

Điện thoại: 0901161262

-Ngành Đăng ký kinh doanh của Công Ty Tnhh Dịch Vụ Thương Mại Hoàng Phan:

 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

 Bán buôn đồ uống

 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống

 Bán buôn sản phẩm thuốc lá, thuốc lào

Bán buôn thực phẩm

 Bán lẻ lương thực trong các cửa hàng chuyên doanh

 Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh

 Đại lý, môi giới, đấu giá

 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

3

PHẦN II GIỚI THIỆU CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN MẶT

2.1 Mô tả chu trình bán hàng thu tiền mặt:

Nhân viên bán hàng (NVBH) tiếp nhận đơn đặt hàng (ĐĐH) của khách hàng và nhập liệu vào máy sau đó gửi qua cho kế toán công nợ Kế toán công nợ sẽ kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng trên tập tin dữ liệu khách hàng, nếu khoản công nợ của khách hàng còn nằm trong phạm vi cho phép thì tiến hành duyệt đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng đã duyệt sẽ được chuyển đến kế toán máy để lập Hóa đơn GTGT gồm 3 liên, lập Phiếu giao nhận và thanh toán 2 liên cùng với Phiếu thu 3 liên Hóa đơn GTGT liên 1 và phiếu thu liên 1 được lưu lại tại đây theo ngày Hóa đơn GTGT liên 2 được gửi đến thủ kho Còn lại là liên 3 hóa đơn GTGT, hai liên phiếu giao nhận và thanh toán cùng với liên 2,3 phiếu thu được chuyển cho nhân viên giao hàng

Khi thủ kho nhận được hóa đơn GTGT liên 2 thì sẽ tiến hành lập Phiếu xuất hàng (PXH) gồm có 2 liên Liên 1 sẽ được lưu theo ngày tại bộ phận kho để ghi thẻ kho, liên 2 PXH cùng với liên 2 hóa đơn GTGT được giao cho nhân viên giao hàng

Nhân viên giao hàng sẽ tiến hành giao hàng hóa cùng bộ chứng từ nhận được từ kế toán máy và thủ kho cho khách hàng Sau khi nhận hàng và kiểm tra, khách hàng tiến hành ký xác nhận lên các loại chứng từ này và thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên giao hàng Nhân viên đem tiền mặt và liên 2 phiếu thu về giao cho thủ quỹ, đồng thời chuyển liên 1 Phiếu giao nhận và thanh toán cùng với liên 3 hóa đơn GTGT về cho kế toán công nợ Khách hàng giữ lại liên 2 phiếu giao nhận và thanh toán, liên 2 hóa đơn GTGT, liên 3 phiếu thu và liên 2 PXH

Thủ quỹ nhận được phiếu thu cùng với tiền mặt từ nhân viên giao hàng sẽ tiến hành ghi sổ thủ quỹ rồi chuyển phiếu thu đến cho kế toán công nợ

Kế toán công nợ nhận phiếu giao nhận và thanh toán liên 1, hóa đơn GTGT liên 3 từ nhân viên giao hàng cùng với phiếu thu liên 2 từ thủ quỹ sẽ tiến hành cập nhật thông tin lên tập tin dữ liệu khách hàng và doanh số bán hàng sau đó được lưu theo ngày

2.2 Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu

 Lưu đồ

5

7

 Sơ đồ dòng dữ liệu

DFD khái quát

Hệ thống bán hàng thu tiền mặt

Khách hàng

Gửi ĐĐH

Lập Phiếu thu

 DFD luận l ý

9

Thẻ kho

2.1 Lập PXH

1.Kiểm tra, xét duyệt

Khách hàng

ĐĐH đã duyệt

2.Lập HĐ GTGT, PGN và TT, Phiếu thu

2.2 Ghi sổ thủ quỹ

Phiếu thu

Sổ thủ quỹ

Khách hàng

Phiếu thu

HĐ GTGT, PGN và TT, Phiếu thu

3 Cập nhật

dữ liệu KH

và doanh số

2.3 Chứng từ sử dụng

11

13

ƯU ĐIỂM:

 Hệ thống kiểm soát chu trình bán hàng tương đối đơn giản, dễ quản lý

 Chứng từ luân chuyển dàn trải trên các bộ phận dễ có sự kiểm tra, đối chiếu

 Các bộ phận có sự gắn kết tương đối mật thiết với nhau, phân chia công việc tương đối hợp lý

 Có sự tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán nhằm hạn chế gian lận

NHƯỢC ĐIỂM:

Thực hiện trên

máy tính

Dễ bị đánh cắp, sửa chữa thông tin

Thiết lập kiểm soát truy cập hệ thống

Sự cố kĩ thuật như mất điện, hư hỏng hệ thống, virus,…

Kiểm soát lưu trữ dữ liệu, giảm thời giam chết của hệ thống, kiểm soát máy tính mạng và internet,… Ghi nhận Đơn đặt

hàng

Không có sự xét duyệt của cấp trên dẫn đến nhân viên thông đồng với nhau

Phải có sự giám sát của thủ trưởng đơn vị tránh trường hợp lạm quyền

Hoạt động kiểm

tra công nợ

Khách hàng có thể thông đồng với kế toán công nợ khi kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng

Tăng cường kiểm soát, giám sát hoạt động quá trình kiểm tra công nợ

Thu tiền bằng

tiền mặt Mất, cháy, ướt, tiền giả,…

Khuyến khích hình thức thanh toán khác như chuyển khoản qua ngân hàng với số tiền lớn

Thủ kho Lập xuất kho nhưng không có sựkiểm kiểm tra đối chiếu với bộ

phận khác => sẽ dễ dàng biển thủ tài sản

Nên có thêm bộ phận giám sát việc xuất kho hàng hóa

Kiểm tra hạn mưc

tín dụng khách

Bỏ bớt hoạt động này khi bán hàng thu tiền mặt ngay

15