ứng dụng phần mềm open erp trong quản lý chuỗi cung ứng

1.3.2 Phòng kỹ thuật  Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểmtra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng;  Theo dõi tình hì

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

-o0o -BÀI TẬP LỚN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

DOANH NGHIỆP

Đề tài:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM OPEN ERP TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

HÀ NỘI – 2015

MỤC LỤC

PHẦN 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GIẦY 7 1

1.1 Giới thiệu chung 1

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty 1

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 2

1.3.1 Giám đốc 2

1.3.2 Phòng kỹ thuật 2

1.3.3 Phân xưởng sản xuất 2

1.3.4 Bộ phận kho shàng 2

1.3.5 Phòng nhân sự 3

1.3.6 Phòng kế toán 3

1.3.7 Phòng marketing 3

1.3.8 Phòng kinh doanh 3

PHẦN 2 GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM OPEN ERP VÀ ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHUỖI CUNG ỨNG 4

2.1 Giới thiệu phần mềm OpenERP 4

2.1.1 Giới thiệu chung 4

2.1.2 Các phân hệ chính 5

2.2 Khái niệm chuỗi cung ứng 5

2.3 Ứng dụng phần mềm trong quản lý hệ thống chuỗi cung ứng 6

2.3.1 Quản lý mua hàng 6

2.3.2 Quản lý sản xuất 6

2.3.3 Quản lý kho 7

2.3.4 Quản lý bán hàng 7

PHẦN 3 ỨNG DỤNG QUY TRÌNH PHẦN MỀM OPENERP VÀO NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY GIẦY 7 8

3.1 Đặt mua nguyên liệu 8

3.1.1 Tạo nhà cung cấp 8

3.1.2 Tạo sản phẩm 9

3.1.3 Tạo đơn đặt hàng 10

3.2 Thanh toán cho nhà cung cấp và nhập kho 11

3.2.1 Thanh toán cho nhà cung cấp 11

3.2.2 Nhập kho hàng 13

3.3 Sản xuất 15

3.3.1 Tạo công thức 15

3.3.2 Quy trình sản xuất 15

3.4 Bán hàng 18

3.4.1 Tạo đầu mối (leads) 19

3.4.2 Tạo cơ hội bán hàng(Oppotunies) 20

3.4.3 Tạo đơn đặt hàng(Sales Order) 21

3.4.4 Tạo hóa đơn 23

3.4.5 Thanh toán hóa đơn 24

3.4.6 Tạo hóa đơn giao hàng (Delivery Order) 25

3.4.7 Hoàn thành giao hàng 26

PHẦN 4 ĐÁNH GIÁ ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM 28

4.1 Ưu điểm 28

4.2 Nhược điểm 28

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢN

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Thương mại và Dịch vụ Giầy 7 1

Sơ đồ 2.1: Quy trình mua nguyên vật liệu 6

Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất sản phẩm 6

Sơ đồ 2.3: Quy trình bán hàng 7

Hình 2.1: Giao diện cơ bản của phần mềm OpenERP v.7 4

Hình 2.2: Quy trình chuỗi cung ứng 5

PHẦN 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GIẦY 7

1.1 Giới thiệu chung

 Tên doanh nghiệp : Công ty thương mại và dịch vụ Giầy 7

 Trụ sở : Số 137, Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội

 Lĩnh vực hoạt động : Sản xuất và kinh doanh giầy thời trang

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Thương mại và Dịch vụ Giầy 7

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

SẢN XUẤT

KHO

PHÂN XƯỞNGSẢN XUẤT

PHÒNGKINH DOANH

PHÒNGMARKETING

PHÒNGNHÂN SỰ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾTOÁN

QUẢN LÝCỬA HÀNG

QUẢN LÝGIAO/NHẬNHÀNGGIÁM ĐỐC

KINH DOANH

 Đề ra các chiến lược dài hạn, ngắn hạn, các quy định nội bộ, giám sát các hoạtđộng tài chính, nhân sự, đối ngoại;

 Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với nhân viên trong công ty;

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty;

 Đại diện pháp nhân của Công ty trong các giao dịch Chịu trách nhiệm cho mọihoạt động của công ty và trước pháp luật về trách nhiệm quản lý điều hànhcông ty

1.3.2 Phòng kỹ thuật

 Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểmtra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng;

 Theo dõi tình hình sản xuất của công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra;

 Có trách nhiệm kiểm tra & đánh giá chất lượng sản phẩm;

 Đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động tốt, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữathiết bị, máy móc trong xưởng

1.3.3 Phân xưởng sản xuất

 Điều hành sản xuất, kiểm tra các tổ sản xuất;

 Nhận nguyên liệu từ kho, tiến hành sản xuất và làm đúng các quy trình, đảmbảo chất lượng sản phẩm, nắm rõ các yêu cầu kỹ thuật của bản vẽ sản phẩm;

 Thực hiện đóng gói hoàn thiện sản phẩm đúng quy trình công nghệ kỹ thuật

 Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng lao động;

 Thống kê tình hình nhân sự; tổng hợp dữ liệu chấm công, thực hiện công táclập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương;

 Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theo quy định hiện hành;

 Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của cán bộ, nhân viên và ngườilao động.

1.3.6 Phòng kế toán

 Thực hiện các chế độ tiền lương, tiền thưởng, các chỉ tiêu về phúc lợi, quản lývốn, bảo hiểm và các khoản cổ phiếu hành chính khác;

 Cân đối thu chi và thực hiện nhiệm vụ nộp ngân sách Nhà Nước;

 Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hànhcủa Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty;

 Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong công ty và báocáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc

1.3.7 Phòng marketing

 Xây dựng kế hoạch, giải pháp và tổ chức thực hiện các hoạt động tiếp thị;

 Thiết lập ngân sách marketing, trình Giám đốc duyệt;

 Giúp Giám đốc điều hành và quản lý mọi hoạt động tiếp thị của công ty mộtcách hiệu qua; bảo đảm các nguồn lực cho kinh doanh

1.3.8 Phòng kinh doanh

 Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ của công ty, lập kế hoạchphân giao, điều phối và bổ sung nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc;

 Tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm;

 Phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh tế theo tháng, quý, năm;

 Đề xuất với lãnh đạo công ty về các biện pháp quản lý nhằm tăng năng suấtlao động, nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh

3

PHẦN 2 GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM OPEN ERP VÀ ỨNG DỤNG TRONG

QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHUỖI CUNG ỨNG

2.1 Giới thiệu phần mềm OpenERP

2.1.1 Giới thiệu chung

OpenERP (Enterprise resource planning) là một hệ thống phần mềm mã nguồn

mở được thiết kế đặc biệt để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinhdoanh và tiết kiệm chi phí

Hiện tại OpenERP đã được phát triển với hơn 700 modules khác nhau đáp ứnghầu hết mọi yêu cầu quản lý của các công ty trong đa dạng các lĩnh vực khác nhau

Hình 2.1: Giao diện cơ bản của phần mềm OpenERP v.7

OpenERP tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trongmột phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộphận khác nhau

Mọi nhân viên khi có đủ quyền hạn đều có thể xem được thông tin như ý muốn,

và quan trọng hơn, giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp củaông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửilên trong một thời gian dài

2.1.2 Các phân hệ chính

- Quản lý quan hệ khách hàng - CRM

- Kế toán - Accounting

- Điểm bán hàng - Point of Sales

- Quản lý dự án - Project Management

- Quản lý kho - Warehouse Management

- Quản lý nhân sự - Human Resources

- Quản lý mua hàng - Purchase

- Quản lý sản xuất - Manufacturing

- Marketing

- Quản lý tiền lương - Payroll

- Hóa đơn - Invoicing

- Công cụ tùy chỉnh - Application Builder

2.2 Khái niệm chuỗi cung ứng

Theo Hội đồng chuỗi cung ứng, quản trị chuỗi cung ứng là việc quản lý cung vàcầu, xác định nguồn nguyên vật liệu và chi tiết, sản xuất và lắp ráp, kiểm tra hàng vàtồn kho, tiếp nhận đơn hàng và quản lý đơn hàng, phân phối qua các kênh và phânphối đến khách hàng cuối cùng

Các nội dung trong chuỗi cung ứng bao gồm:

2.3 Ứng dụng phần mềm trong quản lý hệ thống chuỗi cung ứng

2.3.1 Quản lý mua hàng

Phân hệ mua hàng có chức năng quản lí thông tin từ mua hàng đến nhập kho baogồm như: quản lí báo giá, quản lí yêu cầu mua hàng, quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn,thanh toán và kiểm tra hàng nhập kho Phân hệ này được tích hợp hoàn toàn với phân

hệ quản lý kho và kế toán

Sơ đồ 2.2: Quy trình mua nguyên vật liệu

2.3.2 Quản lý sản xuất

Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuất sản phẩm

 Tạo lập và quản lý hóa đơn của vật liệu để quản lý nhu cầu sản xuất;

 Quản lý quy trình sản xuất, quản lý chất lượng sản xuất, theo dõi các nguyênvật liệu bị lỗi và sản phẩm được sản xuất trong chương trình;

 Quản lý nhân công và nguyên vật liệu: chỉ định và lập kế hoạch sản xuất dựavào tài nguyên, nhân công và nguyên vật liệu một cách hiệu quả;

 Tích hợp với phân hệ mua hàng, quản lý kho, kế toán, bán hàng, và nhân sự

Nhập kho

Mua hàng Nhận hàng Thanh toán

Tạo đơn đặt hàng

Xác định nhà cung cấp Xác định nhà cung cấp Xác định nguyên vật liệu

2.3.3 Quản lý kho

 Được tích hợp với các phân hệ kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất;

 Thiết lập giá trị tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa cho các sản phẩm để tránhtình trạng thiếu hụt, dư thừa;

 Xem tức thời tình hình các kho, đưa ra các chỉ số tình hình của kho hàng;

 Tự động sinh ra các đơn mua hàng hoặc lệnh sản xuất để bổ sung hàng hóatrong kho dựa vào tối kho tối thiểu, tối đa;

 Các báo cáo: xuất nhập tồn, tuổi kho ở nhiều định dạng PDF, HTML, Excel

 Chuyển hàng từ kho này sang kho khác một cách chặt chẽ, dễ dàng;

 Điều khiển giao nhận hàng một cách dễ dàng;

 Hệ thống kế toán kho hỗ trợ các phương pháp tính giá xuất kho: bình quân giaquyền, tức thời; FIFO; LIFO; thực tế đích danh

2.3.4 Quản lý bán hàng

 Tạo kế hoạch bán hàng,thiết lập mục tiêu bán hàng và theo dõi tiến độ;

 Quản lý các khoản phải thu để đảm bảo các khoản được thu thập trong thờigian thiết lập và để giảm số lượng các khoản nợ xấu;

 Tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, hỗ trợ kết nối máyđọc/in mã vạch, màn hình cảm ứng, tích hợp thương mại điện tử B2B & B2C

 Đánh giá và quản lý quá trình bán hàng;

Sơ đồ 2.4: Quy trình bán hàng

7

PHẦN 3 ỨNG DỤNG QUY TRÌNH PHẦN MỀM OPENERP VÀO NGHIỆP

VỤ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY GIẦY 7

Bài toán đặt ra: doanh nghiệp Giầy 7 cần sản xuất 300 đôi giầy buộc giây đế thấp

& 200 đôi giầy lười, sau đó bán hàng

3.1 Đặt mua nguyên liệu

ST

T Tên sản phẩm Số lượng Đơn vị Giá mua Nhà cung cấp

1 Vải may 1500 m 170,000 Công ty vải Đông Tây

2 Chỉ may 700 cuộn 50,000 Công ty chỉ Thanh Thảo

3 Khuyên xỏ 5000 cái 400 Công ty Đức Bình

4 Đế giày 1000 cái 50,000 Công ty Thảo Thắng

5 Dây giầy 1000 cái 5,000 Công ty Thảo Thắng

3.1.1 Tạo nhà cung cấp

Purchases/ Address Book/ Supplier

 Chọn “creats” để tạo nhà cung cấp, điền các thông tin của nhà cung cấp vàosau đó ấn “save” để lưu lại

3.1.2 Tạo sản phẩm

Purchases/ Products/ Products/ Creats để tạo sản phẩm như bảng dưới

 Tạo sản phẩm để sản xuất

 Tạo sản phẩm để bán

3.1.3 Tạo đơn đặt hàng

Purchases/ Purchase Order/ Creats

 Chọn “Convert to Purchase Order” để xác nhận đơn đặt hàng

 Hệ thống sẽ chuyển tình trạng đơn đề nghị đặt hàng là “Approved”, đơn đặthàng đã được xác nhận

11

3.2 Thanh toán cho nhà cung cấp và nhập kho

3.2.1 Thanh toán cho nhà cung cấp

Accouting/Suppliers/Suppliers Invoice, đơn đặt hàng vừa tạo sẽ hiện ra

 Tìm bản hóa đơn có ID tương ứng với đơn hàng và tình trạng là “draft”

 Nhấp vào đơn đặt hàng vừa tạo, sau đó chọn “Aprrove” để xác nhận đơn

 Chọn “Pay Invoice” để thanh toán.

 Tiếp theo, ta chọn hình thức thanh toán ở “Payment Method”, và chọn

“Validate” để xác nhận thanh toán

13

3.2.2 Nhập kho hàng

Warehouse/ Warehouse Management/ Incoming Shipments

 Tại đây xuất hiện đơn đặt hàng được tạo ở bước trước Ấn chọn đơn đặthàng

 Sau khi ấn chọn đơn, tiếp tục chọn “Process” để tiến hành nhập kho

 Ấn Validate để xác nhận đơn hàng đã được giao.

Để kiểm tra đơn hàng đã hoàn thành hay chưa, ta vào Purchase/Purchse Orders:Chọn Approved, chọn Done Ở đây, ta sẽ quan sát cột Invoiced (đã thanh toán) vàReceived (đã nhận hàng), nếu là 100% tức là đã thanh toán và nhận hàng, nếu là 0%tức là chưa thanh toán, chưa nhận hàng

15

3.3 Sản xuất

STT Tên sản phẩm Số lượng

(đôi)

Định mức 1 sản phẩm Vải (m) (cuộn) Chỉ Khuyên xỏ (cái) Đế (cái)

1 Giày buộc dây 300 1,0 0,5 10 1

3.3.1 Tạo công thức

Manufacturing/ Master Data/ Bill of Materials/

 Sau đó chọn “Create” để nhập thông tin các nguyên vật liệu để sản xuất sảnphẩm Sau khi nhập đủ nguyên liệu, ấn “save” để lưu lại công thức

 Công thức để sản xuất 1 chiếc giày buộc dây

3.3.2 Quy trình sản xuất

Manufacturing/ Manufacturing Order/ Creats

Sau khi chọn “creats” sẽ hiện ra bảng, ta cần điền đầy đủ thông tin như sau:

 Tên sản phẩm (Product): Giầy buộc dây

 Số lượng (Product Qty): 300

 Tên mục nguyên vật liệu (Bill of Material): Giày buộc dây

 Nơi lưu trữ nguyên vật liệu (Raw Materials Location): Physical Locations/ Your Company/ Stock: Lưu trữ tại kho

 Nơi lưu trữ sản phẩm đã hoàn thiện (Finished Products Location): Physical Locations/ Your Company/ Stock: Lưu trữ tại kho

Sau đó chọn “Confirm Product” để xác định quy trình

 Chọn “Force Reservation” để xác nhận nguyên vật liệu đã đầy đủ để đưavào sản xuất

 “Start Product” để bắt đầu sản xuất

17

 Nhấn “Produce” để xác nhận sản phẩm bắt đầu được sản xuất.

 Xuất hiện bảng xác nhận, nếu đúng chọn “Corfirm”

 Quy trình sản xuất xong sẽ chuyển “Done”

3.4 Bán hàng

Thông tin khách hàng

Khách hàng 1 Khách hàng 2Người đại diện Nguyễn Hồng Ngọc Nguyễn Hồng NgọcTên đơn vị Cửa hàng Mạnh Tiến Bách hóa Đại Mỗ

Người liên hệ Nguyễn Mạnh Tiến Phan Ngọc Linh

Số điện thoại 0912.660.158 0905.123.7889

Email manhtien.shoes@gmail.com ngoclinhphan@gmail.com

Số lượng (đôi) 150 đôi giày buộc dây 100 buộc dây 100 lườiGiá bán/đôi 350.000 350.000 310.000

19

3.4.1 Tạo đầu mối (leads)

Sales/Leads/Create

 Điền các thông tin cần thiết, sau đó chọn “Open”

 Tiếp theo chọn “Convert To Opportunity” để chuyển đầu mối thành cơ hội

 Hiện ra bảng để xác nhận, nhấn chọn “Create Oppotunies”

3.4.2 Tạo cơ hội bán hàng(Oppotunies)

 Bảng xác nhận được hiện ra, ta chọn “Create”.

3.4.3 Tạo đơn đặt hàng(Sales Order)

 Sau khi tạo bào giá tiếp tục ấn “Create” để tạo đơn đặt hàng

 Chọn “Confirm Order” để xác nhận đơn báo giá.

 Chọn “Create Final Invoices” để xác nhận đơn đặt hàng bán

 Sau khi xác nhận đơn đặt hàng bán, ta được như sau

23

3.4.4 Tạo hóa đơn

Accounting/ Customers/ Customer Invoices

 Chọn hóa đơn, sau đó chọn “Validate” để xác nhận và thanh toán hóa đơnnhưng chưa trả tiền

3.4.5 Thanh toán hóa đơn

 Ta chọn “Payment” ở bước tiếp theo để thanh toán hóa đơn

 Chọn phương thức thanh toán “Payment Method” rồi chọn “Validate” đểxác nhận thanh toán hóa đơn

25

 Kết thúc các bước trên ta được hình.

3.4.6 Tạo hóa đơn giao hàng (Delivery Order)

Warehouse/Warehouse Management/Delivery Orders

 Chọn đơn hàng, sau đó chọn “Force Availability” để xác nhận hàng đã đầy

đủ và chuẩn bị giao cho khách hàng

3.4.7 Hoàn thành giao hàng

 Chọn “Process” để xác nhận hàng đã xuất kho

 Chọn “Validate” để xác nhận số lượng hàng giao

27

 Kiểm tra kho đã ở trạng thái “Done”.

PHẦN 4 ĐÁNH GIÁ ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM

 Khả năng linh hoạt cao, hoạt động như một bộ khung chuẩn giúp thay đổi theonhu cầu mà không cần phải lập trình Việc cung cấp khả năng thêm mới, sửa hoặc xóa,Open ERP quản lý các module một cách linh hoạt;

 OpenERP hỗ trợ các doanh nghiệp với mọi quy mô từ một vài cho đến hơn

29